Gerenciar um projeto é como orquestrar uma sinfonia - e o software de gerenciamento de projetos é o maestro que garante o alinhamento de todas as notas.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos lhe dá visibilidade de cada tarefa, monitora o progresso e os cronogramas e facilita a colaboração. Entretanto, nem todas as ferramentas são adequadas a todas as equipes, portanto, é essencial avaliar cuidadosamente o software de gerenciamento de projetos antes de fazer uma escolha.
Gerenciamento de projetos avaliação de software é mais do que pesar recursos e capacidades. É uma avaliação multifuncional da usabilidade, aplicabilidade e valor de longo prazo da solução de software.
Nesse sentido, analisamos mais de 10 parâmetros-chave para facilitar essa avaliação.
Resumo de 60 segundos ⏰
Para selecionar o software de gerenciamento de projetos correto, é necessário avaliar as ferramentas com base em critérios-chave, como:
Preço: Custo-benefício para o seu orçamento Facilidade de uso: interfaces e aplicativos móveis fáceis de usar Colaboração: recursos para comunicação e trabalho em equipe contínuos Recursos: automação, rastreamento em tempo real, gerenciamento de recursos e análises Compatibilidade: integração com outras ferramentas e escalabilidade para crescimento futuro **Suporte: medidas de segurança, integração e atendimento ao cliente ágil
Principais ferramentas de gerenciamento de projetos: ClickUp, Asana, Monday.com, Wrike e Trello se destacam por atender a esses padrões.
Processo de avaliação:
- Defina suas necessidades
- Listar e categorizar os recursos essenciais
- Explorar e selecionar ferramentas
- Experimentar plataformas e coletar feedback da equipe
- Analisar os resultados para escolher a melhor opção
Entendendo o software de gerenciamento de projetos
Pense no software de gerenciamento de projetos como o QG virtual da sua equipe. É nele que você planeja, organiza e executa projetos. Ele é um hub para centralizar tarefas, cronogramas e interações, permitindo que os membros da equipe trabalhem de forma mais inteligente, e não mais árdua.
As principais funcionalidades de qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos incluem gerenciamento de tarefas, gerenciamento de recursos, acompanhamento do progresso e relatórios.
As ferramentas modernas de gerenciamento de projetos oferecem automação, colaboração em tempo real, recursos de IA e integrações perfeitas para espaços de trabalho digitais flexíveis.
➡️Read Mais: 10 tipos diferentes de software de gerenciamento de projetos Critérios para avaliação de software de gerenciamento de projetos
Selecionar a ferramenta certa de gerenciamento de projetos é mais do que marcar as caixas em sua lista. Trata-se de garantir que a sua equipe de projeto tenha os meios e a mídia para resolver problemas do mundo real e implementar planos em escala.
Aqui estão os critérios que devem ser considerados:
Preço e custo-benefício
Os gerentes de projeto devem se concentrar na relação custo-benefício do software, não apenas em suas despesas. Eles devem avaliar se os recursos estão alinhados com as necessidades atuais e futuras da equipe.
Em seguida, compare o preço escalonado e o valor que cada opção oferece. Por fim, considere todos os custos ocultos ou recorrentes, como integrações premium, treinamento e implementação, para não ultrapassar o orçamento.
Exemplo: Imagine que sua equipe seja pequena no momento, mas você planeja dobrar o tamanho dela em dois anos. Opte por uma ferramenta que ofereça escalabilidade em níveis de preços para que você possa fazer o upgrade sem problemas, sem incorrer em custos desnecessários antecipadamente.
Usabilidade e facilidade de uso
A usabilidade de seu recursos do software de gerenciamento de projetos afeta o desempenho e a produtividade da sua equipe de projeto.
Procure ferramentas de gerenciamento de projetos que apresentem elementos fáceis de usar. Pense em funcionalidades de arrastar e soltar, fluxos de trabalho personalizáveis, visualização de dados do projeto por meio de Gráficos de Gantt e quadros Kanban, entre outros.
As ferramentas fáceis de usar agregam valor desde o primeiro dia, tornando-o o melhor software de gerenciamento de projetos em todas as situações, de projetos básicos a complexos!
Exemplo: Imagine que sua equipe esteja se preparando para o início de um projeto urgente de um cliente. Uma ferramenta com modelos pré-construídos para fluxos de trabalho e atribuições de tarefas permite que você configure todo o plano do projeto em minutos, possibilitando que a equipe mergulhe imediatamente na execução sem perder tempo com a configuração manual.
Compatibilidade com aplicativos móveis
Suas ferramentas devem atender às demandas de projetos complexos, como construção, imóveis, seguros e saúde, permitindo produtividade além da mesa de trabalho.
Procure um aplicativo de gerenciamento de projetos com recursos completos para dispositivos iOS e Android. Esse aplicativo deve oferecer atualizações em tempo real, análises do andamento do projeto e comunicação com a equipe a qualquer hora e em qualquer lugar.
Esses recursos e a funcionalidade off-line formam uma combinação vencedora, especialmente quando seu projeto envolve trabalho de campo em áreas com pouca ou nenhuma conectividade.
Exemplo: Imagine que você esteja gerenciando um projeto de construção com trabalhadores no local. Um aplicativo móvel que ofereça atualizações em tempo real e funcionalidade off-line garante o acompanhamento do progresso, mesmo em áreas com conectividade limitada.
Canais de comunicação
A comunicação eficaz alinha as equipes de projeto. Os melhores softwares conectam os membros por meio de vários canais, como bate-papo em tempo real, videoconferência, gravação de tela, quadros de mensagens e comentários.
A comunicação centralizada reduz a dependência de aplicativos externos, mantém as discussões focadas e promove a transparência, a responsabilidade e o trabalho em equipe, fortalecimento do gerenciamento de projetos .
Exemplo: Suponha que uma equipe de design compartilhe atualizações por e-mail, enquanto a equipe de desenvolvimento usa o Slack. Uma plataforma centralizada como o ClickUp elimina os silos, permitindo que todos os membros da equipe visualizem atualizações contextuais dentro das tarefas.
Integração de e-mail
Envie e receba e-mails diretamente em ClickUp sem sair do aplicativo
Embora as ferramentas de gerenciamento de projetos ofereçam suporte à comunicação multicanal, elas também devem integrar a funcionalidade de e-mail.
As ferramentas de gerenciamento de projetos com integração nativa de e-mail permitem que as equipes convertam e-mails em tarefas, compartilhem atualizações sem mudar de plataforma e vinculem tópicos de conversa a uma tarefa ou projeto específico.
Isso aumenta a eficiência e evita casos de falhas de comunicação. Além disso, é muito mais fácil classificar um único rastro de e-mail. Essa consolidação dá contexto a decisões importantes e garante que nenhum detalhe crítico seja perdido.
Exemplo: Imagine que você receba uma atualização por e-mail sobre remessas atrasadas de um fornecedor. Com a integração de e-mail, você marca a atualização diretamente na tarefa de logística do projeto, garantindo que a alteração fique imediatamente visível para todos os participantes relevantes.
**Você sabia?
das pessoas se comunicam com seus colegas principalmente por e-mail.
Medidas de segurança
A segurança é fundamental, especialmente ao lidar com dados sensíveis ou confidenciais.
A solução de gerenciamento de projetos deve ter recursos de segurança avançados, como criptografia de dados, autenticação de dois fatores, logon único, permissões de usuário personalizáveis e acesso baseado em contas.
Além disso, para manter e proteger a integridade dos dados, uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada na nuvem deve estar em conformidade com os padrões do setor, como o GDPR ou o SOC 2.
Mais importante ainda, os fornecedores de software de gerenciamento de projetos devem lançar atualizações regulares de software e patches de segurança para reforçar a segurança dos dados de seu projeto.
Exemplo: Pense no gerenciamento de um projeto de saúde em que os dados dos pacientes são armazenados. Uma ferramenta com criptografia robusta e acesso baseado em funções garante que as informações confidenciais estejam seguras e acessíveis somente ao pessoal autorizado.
Rastreamento do progresso em tempo real
O acompanhamento do progresso do projeto em tempo real ajuda os gerentes a alocar recursos, atualizar as partes interessadas, intervir quando necessário e melhorar os resultados.
É aqui que os recursos de acompanhamento do progresso em tempo real serão úteis.
Além de conceder visibilidade em tempo real do status do projeto, ele incentiva a responsabilidade e a solução proativa de problemas para converter marcos em sucesso sustentado.
Exemplo: Imagine uma campanha de marketing prestes a ser lançada. O rastreamento em tempo real identifica atrasos na entrega de ativos, permitindo que você realoque recursos e evite perder prazos.
Gerenciamento de recursos
O gerenciamento eficaz de recursos é fundamental para evitar gargalos e maximizar a produtividade. Os gerentes de projeto precisam de controle granular sobre o gerenciamento de recursos, sejam eles de pessoal, tempo, software ou material.
Escolha ferramentas de gerenciamento de recursos para gerenciar calendários, distribuir cargas de trabalho, visualizar a disponibilidade e otimizar as atribuições em tempo real. Essa abordagem evita a utilização excessiva ou insuficiente de recursos e o esgotamento, especialmente em vários projetos.
Exemplo: Imagine gerenciar uma empresa de planejamento de eventos com vários eventos simultâneos. Uma ferramenta que visualiza a alocação de recursos permite que você identifique um fotógrafo com excesso de reservas e o reatribua para garantir uma execução tranquila.
**Você sabia que?
dos gerentes de projeto lidam com dois a cinco projetos simultaneamente!
Treinamento e integração
O treinamento e a experiência de integração determinam a rapidez com que sua equipe adota a ferramenta de gerenciamento de projetos.
Procure suporte de integração, como guias de instruções, tutoriais em vídeo, visitas ao produto no aplicativo, sessões de treinamento ao vivo, suporte da comunidade e guias do usuário.
Algumas ferramentas oferecem equipes de sucesso do cliente e módulos de aprendizagem interativos para ajudar sua equipe a se adaptar rapidamente ao software de gerenciamento de projetos. Esse treinamento prático durante a integração reduz a resistência e capacita sua equipe a maximizar o potencial da ferramenta.
Exemplo: Suponha que sua equipe inclua freelancers que não estejam familiarizados com seus processos. Uma ferramenta com guias interativos passo a passo os ajuda a se integrarem rapidamente, reduzindo os atrasos no início de suas tarefas.
**Suporte ao cliente
Um suporte ao cliente confiável pode lhe poupar horas de trabalho, especialmente ao lidar com problemas críticos. Procure um fornecedor de software de gerenciamento de projetos que ofereça suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, em vários canais - bate-papo ao vivo, e-mail e telefone, para citar alguns.
Além disso, explore o fórum da comunidade e a base de conhecimento da ferramenta para avaliar seus recursos de autoatendimento e solução de problemas, garantindo suporte em todas as etapas.
Exemplo: Suponha que um bug interrompa as atribuições de tarefas durante o lançamento de um projeto. O acesso imediato a um agente de bate-papo ao vivo minimiza o tempo de inatividade e mantém o projeto no caminho certo.
Recursos de automação
ClickUp usando lógica condicional
A automação elimina o incômodo das tarefas repetitivas, liberando sua equipe para se concentrar no que realmente importa.
Procure um software de gerenciamento de projetos que ofereça suporte à criação de fluxos de trabalho de automação. Seja a priorização e o agendamento de tarefas ou notificações oportunas, isso garante que a sua equipe de projeto permaneça no caminho certo.
Alguns softwares avançados de gerenciamento de projetos com assistentes de IA sugerem tarefas para automação a fim de aumentar a eficiência e a tomada de decisões.
Outra maneira de automatizar o gerenciamento de projetos é por meio de modelos de gerenciamento de projetos . Essas estruturas pré-criadas permitem que sua equipe inicie um projeto sem criar uma estrutura do zero. Tudo o que você precisa fazer é configurar alguns valores e o projeto estará pronto!
Exemplo: Imagine automatizar uma tarefa recorrente, como o envio de atualizações de status. A configuração de uma automação para notificar as partes interessadas semanalmente economiza horas de trabalho repetitivo.
Recursos de colaboração
A colaboração é a comunicação em ação.
Para que a equipe seja eficiente, o software de gerenciamento de projetos deve incluir ferramentas de colaboração, como espaços de trabalho compartilhados, compartilhamento de arquivos, edição em tempo real, comentários de tarefas, controle de versão, conversas encadeadas e @menções.
Além disso, use um software que ofereça recursos avançados, como atribuições de tarefas, notificações, rastreamento e calendários compartilhados, que promovem a responsabilidade, a transparência e o alinhamento da equipe em relação às metas compartilhadas.
Exemplo: Imagine coordenar com uma agência de design um projeto de rebranding. Um espaço de trabalho compartilhado com edição ao vivo para arquivos de design elimina a troca de e-mails, acelerando os cronogramas de aprovação.
➡️Read Mais: 10 softwares de colaboração de gerenciamento de projetos para equipes 🔍 Você sabia? Quase 40% das equipes de projeto são compostas por seis a dez pessoas!
Relatórios e análises
Um bom software de gerenciamento de projetos tem relatórios e análises poderosos para alimentar decisões orientadas por dados. Ele oferece painéis personalizáveis, percepções em tempo real e acionáveis e relatórios detalhados sobre o desempenho do projeto.
Isso coloca o gerente de projeto no lugar do motorista e permite que ele tome decisões mais inteligentes e estratégicas sobre o projeto.
Considere também os recursos de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, gráficos de burndown, tendências de desempenho, etc., que permitem que os gerentes de projetos avaliem o progresso, prevejam possíveis atrasos e mantenham o projeto no caminho certo.
Exemplo: Imagine sua equipe tentando melhorar a velocidade do sprint. Painéis personalizáveis permitem que você compare dados de sprints anteriores, identifique padrões de atrasos e implemente estratégias para melhorar o desempenho.
Capacidade de dimensionamento
O valor de longo prazo é fundamental ao escolher um software de gerenciamento de projetos. Portanto, opte por uma solução que se adapte às necessidades em evolução de sua empresa.
Alguns dos melhores softwares de gerenciamento de projetos oferecem escalabilidade, o que permite que as equipes se adaptem à crescente complexidade do projeto, a equipes maiores e a cargas de trabalho mais elevadas. Se necessário, eles podem até mesmo lidar com vários projetos em diferentes setores.
Selecione uma opção que ofereça planos e recursos flexíveis com complementos modulares para acomodar os requisitos atuais e a expansão futura. Isso evita o incômodo de trocar de ferramentas e plataformas em um estágio posterior.
Exemplo: Suponha que sua startup comece a gerenciar projetos para clientes internacionais. Uma ferramenta que ofereça interfaces multilíngues e suporte global pode ser dimensionada sem problemas à medida que suas operações se expandem.
Capacidades de integração
Use integrações como um extensão do ClickUp Ferramentas desconectadas ou incompatíveis resultam em ineficiências, lacunas de conhecimento e erros, que são alguns dos graves problemas que podem afetar a qualidade do serviço desafios do gerenciamento de projetos .
Você precisa de um software que se integre perfeitamente a ferramentas, plataformas e sistemas populares. A integração perfeita promove a movimentação irrestrita de dados e estabelece uma única fonte de verdade em toda a sua organização.
Quer você use o Google Drive, OneDrive, Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Zendesk, Calendly ou outros, a integração une seu espaço de trabalho digital e centraliza todos os recursos e dados.
Além disso, ela permite que os gerentes de projeto selecionem e adicionem ferramentas e funcionalidades específicas ao ambiente do projeto.
Exemplo: Imagine a execução de uma campanha que depende de dados do Salesforce e do HubSpot. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp que se integra a ambas as plataformas, extrai leads, atualizações de tarefas e análises, criando um fluxo de trabalho unificado.
As 5 principais ferramentas de software de gerenciamento de projetos em 2024
Com base nos critérios acima, selecionamos alguns dos melhores softwares de gerenciamento de projetos. Aqui está uma rápida comparação de seus recursos:
| Criteria | ClickUp | Asana | Monday.com | Wrike | Trello |
|---|---|---|---|---|---|
| Facilidade de uso | Flexível, arrastar e soltar; personalizável | Minimalista, fácil de usar | Altamente visual e intuitivo | Fluxos de trabalho personalizáveis | Interface Kanban simples |
| Aplicativo móvel | Completo, atualizações em tempo real | Funcional, menos robusto | Gerenciamento de tarefas em movimento | Atualizações e rastreamento | Funcionalidade básica |
| Comunicação | Bate-papo integrado, integração com Slack/Zoom | Comentários, compartilhamento de arquivos | Atualizações e marcação em tempo real | Edição ao vivo | Comentários nas tarefas |
| Automação | Fluxos de trabalho avançados, sugestões de IA | Automatiza tarefas recorrentes | Modelos configuráveis | Fluxo de trabalho e automação de recursos | Automação de tarefas básicas (Butler) |
| Analytics & Reporting | Painéis abrangentes, controle de tempo | Limitado aos planos premium | Painéis personalizados | Insights robustos e detalhados | Relatórios básicos via power-ups |
| Integrações | Extensivas (Slack, Zoom, Drive, etc.) | Suporte a ferramentas populares | Sem problemas com muitos aplicativos | Mais de 400 integrações de terceiros | Limitado sem power-ups pagos |
| Escalabilidade | Altamente flexível para todos os tamanhos de equipe | Ótimo para tarefas simples e de nível médio | Versátil em todos os setores | Excelente para projetos de TI/criativos | Melhor para equipes pequenas ou projetos simples |
| Pontos fortes exclusivos | Recursos com IA, modelos avançados | Design intuitivo e minimalista | Visuais vibrantes, forte automação | Rastreamento e relatórios detalhados | Perfeito para gerenciamento visual de tarefas |
| Principais limitações | Curva de aprendizado acentuada, atraso no celular | Sem controle de tempo, relatórios limitados | Armazenamento limitado nos níveis inferiores | Plano gratuito restritivo, integração | Recursos avançados precisam de planos pagos |
Se você está procurando software gratuito de gerenciamento de projetos ou soluções premium, aqui está uma análise mais detalhada de algumas das principais opções:
1. ClickUp
ClickUp
ClickUp é um poderoso gerenciamento de projetos para obter a máxima flexibilidade no planejamento e na execução do projeto.
Essa ferramenta aprimora o gerenciamento de projetos combinando gerenciamento de tarefas, acompanhamento de metas, gerenciamento de recursos, automação de fluxo de trabalho e integrações. Ela também se adapta a equipes de todos os tamanhos, setores e aplicativos.
Ela se orgulha de Cérebro ClickUp o ClickUp Brain é o módulo de IA de última geração para gerenciamento de projetos. O ClickUp Brain pode criar repositórios de conhecimento e gerenciar tarefas autônomas.
Além disso, você tem acesso a uma ampla biblioteca de modelos de gerenciamento de projetos que o ajudam a começar do zero!
Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp
Para começar, Modelo de gerenciamento de projetos do ClickUp simplifica a organização, o controle e o gerenciamento de projetos, independentemente do tamanho. Ele permite dividir facilmente as tarefas, definir prioridades e monitorar o progresso. Esse modelo apresenta exibições integradas para linhas do tempo, fluxos de trabalho e metas e mantém a equipe do projeto alinhada e produtiva.
Principais recursos
- Visualize seus projetos e tarefas em várias exibições - quadros Kanban, gráficos de Gantt, listas, calendários, etc.
- Monitore a produtividade individual e da equipe em tempo real com recursos de controle de tempo e painéis interativos
- Crie e organize documentação abrangente e wikis de informações do projeto usando Documentos do ClickUp e colabore com eles
- Automatize fluxos de trabalho rotineiros e repetitivos com uma poderosa automação
- Converta ideias abstratas em fluxogramas ou faça brainstorming com sua equipe usando Quadros brancos ClickUp
- Comunique-se de forma significativa com as partes interessadas internas e externas usando ClickUp Chat
- Integre-se a outros aplicativos e plataformas de produtividade, como Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom, etc.
Estudo de caso: A QubicaAMF simplifica as operações usando o ClickUp
A QubicaAMF, líder global em soluções de boliche e entretenimento, teve dificuldades para gerenciar equipes distribuídas em 10.000 centros de boliche em 90 países. Eles usaram o ClickUp para consolidação do sistema, coordenação e colaboração da equipe e gerenciamento eficaz da carga de trabalho.
As ferramentas personalizáveis e a versatilidade do ClickUp permitiram que a QuibcaAMF permanecesse ágil, alinhasse equipes globalmente, acelerasse os cronogramas de entrega de projetos e gerenciasse a sobrecarga de dados. Isso teve um efeito transformador em seus processos, o que resultou em:
- aumento de 35% na entrega de projetos dentro do prazo
- 40% de economia de tempo que, de outra forma, seria gasto na criação de relatórios e gráficos
- aumento de 60% na colaboração da equipe em toda a organização
- Consolidação do sistema com integrações perfeitas
Leia mais sobre como a QubicaAMF usou o ClickUp para organizar seu mundo de trabalho e dimensionar as operações em
nosso estudo de caso detalhado
.
**Vantagens
- Apresenta uma interface intuitiva e sem desordem, com funcionalidade de arrastar e soltar fácil de usar
- Oferece suporte a um plano gratuito generoso com recursos substanciais, tornando-o ideal para indivíduos, freelancers e pequenas equipes
- Oferece imensa flexibilidade e escalabilidade, o que permite que a ferramenta cresça com a sua equipe
- Gera relatórios acionáveis apoiados por análises orientadas por dados para possibilitar a tomada de decisões eficazes
Limitações
- Os recursos abrangentes de gerenciamento de projetos podem tornar a curva de aprendizado íngreme
- O aplicativo de gerenciamento de projetos pode ficar um pouco defasado no celular ao lidar com grandes conjuntos de dados
➡️ Leia mais:
Como usar a IA no gerenciamento de projetos (casos de uso e ferramentas)
2. Asana
via Asana O Asana é um software popular de gerenciamento de projetos conhecido por sua interface intuitiva e minimalista. Criada para facilitar a colaboração, a Asana coloca as equipes de projeto na mesma página com excelentes recursos para visualizar os cronogramas e as dependências de tarefas do projeto.
A interface livre de desordem e o foco na clareza das tarefas tornam a Asana adequada para projetos que exigem foco e comunicação clara.
Principais recursos
- Gerencie projetos, tarefas, marcos e dependências na visualização da linha do tempo
- Automatizar tarefas e fluxos de trabalho recorrentes com ferramentas de automação de projetos
- Priorizar e organizar tarefas com tags personalizadas
- Obtenha insights acionáveis com painéis de relatórios avançados
Vantagens
- A interface amigável facilita o uso da ferramenta de gerenciamento de projetos até mesmo para iniciantes
- Facilita a colaboração da equipe por meio de recursos como compartilhamento de arquivos, comentários de tarefas, etc.
- Oferece modelos de projetos detalhados para fluxos de trabalho comuns
Limitações
- Não possui uma funcionalidade nativa de registro de tempo
- Os painéis de relatórios só estão disponíveis nos planos premium
- Parece excessivamente simplista para projetos altamente complexos
3. Monday.com
via Monday.com O Monday.com é um sistema operacional de trabalho versátil que combina o gerenciamento visual de projetos com uma poderosa automação para economizar tempo e aumentar a eficiência.
Essa ferramenta apresenta uma interface altamente visual e vibrante, facilitando o gerenciamento de tarefas. Desde a oferta de informações em um piscar de olhos até o suporte à colaboração em equipe, é um espaço de trabalho virtual estruturado para as equipes trabalharem.
Principais recursos
- Visualize o conteúdo de projetos e tarefas em um quadro altamente visual com colunas personalizáveis
- Configure modelos de projetos para atender a requisitos específicos do setor ou da função da equipe
- Monitore a produtividade e gere faturas precisas com widgets de controle de tempo
- Configure a automação para simplificar tarefas repetitivas e recorrentes
Vantagens
- Altamente versátil, atendendo a diversas empresas e equipes de diferentes setores
- Oferece suporte à colaboração em equipe com atualizações e marcações em tempo real
- Potencializa as decisões baseadas em dados por meio de painéis e relatórios personalizáveis
Limitações
- A natureza altamente visual dos quadros do Monday.com faz com que o ambiente de gerenciamento de projetos excessivamente simplista
- As opções de armazenamento são limitadas nos planos de nível inferior
- Não oferece suporte off-line
➡️Read Mais:
4. Wrike
via Wrike O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para acompanhamento e relatórios detalhados de projetos. Ele enfatiza a produtividade e a personalização, o que o torna ideal para projetos de TI, marketing e criatividade.
A ferramenta inclui recursos avançados de gerenciamento de trabalho, como
e controle de tempo, que permitem que as equipes se mantenham organizadas e eficientes.
Principais recursos
- Mapeie tarefas com base em prioridades, dependências e marcos
- Colabore com outros membros da equipe em tempo real com recursos como edição de documentos ao vivo
- Personalize fluxos de trabalho e gerencie recursos de acordo com os requisitos da equipe
- Tome decisões mais inteligentes com painéis e relatórios visuais e orientados por dados
Vantagens
- Os fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos e as ferramentas de relatórios são altamente personalizáveis de acordo com os requisitos do projeto
- Oferece um ambiente seguro com acesso robusto e controles e permissões baseados em funções
- Facilita o gerenciamento intuitivo de arquivos e os processos de aprovação
Limitações
- A estrutura de preços é restritiva para equipes pequenas
- Exige integração significativa para novos usuários
- A funcionalidade de gerenciamento de projetos no plano gratuito é restritiva, especialmente quando comparada aos concorrentes
**Você sabia? Uma em cada quatro organizações atualmente usam software ou ferramentas de gerenciamento de projetos.
5. Trello
via Trello Os recursos de gerenciamento de tarefas com foco visual do Trello o tornam um software de gerenciamento de projetos popular entre os alunos visuais. Ele é totalmente baseado em quadros Kanban e é adequado para pequenos projetos com requisitos básicos de gerenciamento de tarefas.
Os power-ups disponíveis no Trello aumentam a flexibilidade e os recursos de integração da plataforma. Isso permite que os gerentes de projeto personalizem seus fluxos de trabalho e incluam recursos avançados conforme necessário.
Principais recursos
- Organize tarefas em quadros, listas e cartões intuitivos para um gerenciamento eficaz de tarefas
- Mapeie os prazos na visualização de calendário para planejamento estratégico e implementação em relação a uma linha do tempo
- Use o Butler para automatizar e simplificar os fluxos de trabalho do projeto
- Adicione power-ups para integração com o Slack, Google Drive, GitHub, etc.
Vantagens
- Simples e fácil de usar com uma funcionalidade de arrastar e soltar
- A versão gratuita oferece suporte a quadros e membros de equipe ilimitados
- Adequado para gerenciar projetos pessoais e profissionais
Limitações
- Não oferece suporte a recursos avançados para relatórios e análises
- Apresenta limitações ao gerenciar projetos complexos
- Os power-ups estão disponíveis apenas em planos pagos para obter a funcionalidade completa
Processo de avaliação de software de gerenciamento de projetos: Um guia passo a passo
A seleção da melhor plataforma de gerenciamento de projetos é um processo exaustivo. Aqui está um guia passo a passo para escolher o software de gerenciamento de projetos correto:
Passo 1: Defina suas necessidades
Antes de mergulhar nas muitas gerenciamento de projetos ferramentas, documente suas necessidades- tipos de projetos o tamanho e a estrutura da equipe, os objetivos comerciais e as expectativas básicas para definir seus requisitos.
Além disso, considere as integrações, os requisitos de sistema e a compatibilidade de dispositivos.
Etapa 2: listar e categorizar os recursos
Assim que tiver suas necessidades, segmente os recursos em categorias "obrigatórias", "boas para ter" e "não essenciais".
Por exemplo, os indispensáveis devem incluir gerenciamento de tarefas, ferramentas de colaboração, relatórios e análises e integrações. Da mesma forma, os recursos avançados, como automação, podem se enquadrar na categoria "bom para se ter".
Ajuste essa lista para priorizar o que a sua empresa, projeto ou equipe precisa imediatamente e, ao mesmo tempo, manter espaço para crescimento e aprimoramentos futuros.
Etapa 3: Explore diferentes opções
Comece com uma pesquisa on-line ou entre em contato com colegas ou grupos do setor para obter indicações. Concentre-se nas ferramentas de gerenciamento de projetos que se alinham com seu setor e escala de operação.
Por exemplo, uma grande empresa pode exigir recursos de gerenciamento de portfólio, enquanto uma pequena empresa pode se contentar com um simples gerenciamento de tarefas. Portanto, liste de cinco a dez ferramentas de gerenciamento de projetos que atendam aos seus critérios iniciais.
Dica profissional: Use sites de avaliação de software de terceiros, como G2, Capterra, TrustPilot, etc., para ler as avaliações e classificações dos usuários de software de gerenciamento de projetos e entender o impacto e os recursos da ferramenta em nível de base.
Etapa 4: Avaliar as opções pré-selecionadas
Compare conjuntos de recursos, preços, avaliações de clientes, classificações e escalabilidade para entender o que eles oferecem.
Quando tiver uma lista menor, faça a si mesmo e à sua equipe perguntas importantes como:
- Como esse software de gerenciamento de projetos atende às nossas necessidades mais críticas?
- Essa solução de gerenciamento de projetos se integra com nossas outras ferramentas?
- Há algum custo oculto ou complemento necessário para o funcionamento básico?
- O custo total do software de gerenciamento de projetos está de acordo com nosso orçamento?
- A plataforma é intuitiva e fácil de usar para a nossa equipe?
- A plataforma pode ser dimensionada de acordo com nossas necessidades futuras?
Essa avaliação detalhada o ajudará a refinar suas opções e a identificar as soluções que se alinham às suas necessidades.
Etapa 5: Experimente a plataforma de gerenciamento de projetos
É aqui que você realiza uma avaliação prática da plataforma de gerenciamento de projetos.
Solicite uma avaliação gratuita ou agende uma demonstração para experimentar a solução de gerenciamento de projetos. Teste sua facilidade de uso, capacidade de resposta e eficácia com tarefas reais e avalie a interface, o manuseio do processo de negócios e a adaptabilidade da equipe.
Além de testar os recursos e a funcionalidade, avalie os recursos de computação em nuvem do software, concentrando-se na escalabilidade, acessibilidade e desempenho
Verifique se há soluções de nuvem confiáveis, garantias de tempo de atividade, disponibilidade global do servidor, sincronização em tempo real, compatibilidade entre dispositivos e acesso off-line. Garanta a conformidade com regulamentos como GDPR/HIPAA e avalie os protocolos de recuperação de desastres.
Por fim, o uso e a velocidade da largura de banda devem ser revisados para garantir o desempenho durante os picos de carga, dando suporte à continuidade operacional e ao trabalho híbrido/remoto.
Etapa 6: coletar feedback da equipe
A equipe é o principal usuário do software de gerenciamento de projetos, além do seu gerente de projetos. Por isso, suas opiniões são importantes.
Portanto, peça aos membros da equipe que participaram do teste que compartilhem seus pensamentos e opiniões honestos sobre a experiência com o produto. Concentre-se em aspectos como facilidade de uso, melhorias de produtividade e quaisquer desafios que tenham enfrentado.
Você pode envolver a equipe de TI para analisar os recursos de nuvem da plataforma e a equipe de segurança cibernética para avaliar seus recursos de segurança.
Obter esse feedback direto garante que a solução escolhida beneficie todos os envolvidos.
Dica profissional: Escolha uma de nossas
11 modelos de formulários de feedback gratuitos
no ClickUp para obter insights práticos da sua equipe de projeto!
Passo 7: Analise suas descobertas
A etapa final da avaliação do software de gerenciamento de projetos é a consolidação de todos os comentários e dados em um documento centralizado.
Use um sistema de pontuação ou desenvolva uma matriz ponderada para comparar as ferramentas pré-selecionadas com seus requisitos iniciais e experiência de uso e avalie objetivamente se cada plataforma atende às suas necessidades.
Os critérios de avaliação de software de gerenciamento de projetos compartilhados acima funcionam bem como parâmetros para essas comparações. Para uma avaliação equilibrada, considere os benefícios de longo prazo e as possíveis desvantagens.
Depois, é só tomar a decisão final!
Implementando o software de gerenciamento de projetos nas organizações
Gerenciamento de projetos
requer planejamento e execução estratégicos para proporcionar uma transição tranquila e sucesso a longo prazo.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para adoção e implementação eficazes:
- Garanta a adesão da liderança destacando asbenefícios do software de gerenciamento de projetos. Seu apoio ativo influencia a aceitação e a adoção pela equipe
- Exemplifique como a solução de gerenciamento de projetos simplifica o trabalho e aumenta a produtividade para neutralizar qualquer resistência à mudança
- Lance um projeto piloto envolvendo equipes menores para uma implementação gradual. Depois de resolver os problemas de implementação e ganhar familiaridade com a equipe, faça a transição para operações em grande escala.
- Planeje uma estratégia de transferência de dados em fases para evitar perdas e minimizar as interrupções
- Forneça treinamento abrangente e suporte de integração por meio de tutoriais, guias de instruções, seminários de treinamento, workshops práticos e outros recursos para abordar os desafios comuns da sua equipe
- Definir funções, responsabilidades e fluxos de trabalho no software para garantir a transparência, reduzir a confusão e aumentar a eficiência
- Incentive o feedback ativo dos membros da equipe e ajuste os fluxos de trabalho de acordo com essas informações para adotar novas formas de trabalho
**Você sabia? Sobre oito em cada dez projetos de alto desempenho têm algum escritório de gerenciamento de projetos.
Torne-se um profissional na avaliação de software de gerenciamento de projetos
A avaliação do software de gerenciamento de projetos é fundamental para o sucesso e a eficiência da equipe. A definição de critérios claros garante que você escolha a ferramenta certa e siga um processo de avaliação estruturado.
Entre as diferentes plataformas de gerenciamento de projetos disponíveis, o ClickUp se destaca por sua capacidade de usar várias funções.
Com seus poderosos recursos de gerenciamento de tarefas, ferramentas de colaboração em equipe e funcionalidades avançadas, o ClickUp é uma solução completa e eficaz de gerenciamento de projetos. Registrar-se no ClickUp agora e veja como ele supera outras ferramentas de gerenciamento de projetos!