“Lamentamos profundamente” foi tudo o que a CrowdStrike pôde dizer depois que uma atualização de software defeituosa causou a famosa tela azul da morte (BSD) para milhões de usuários em todo o mundo. Além da queda de 10% no preço das ações em um dia, a CrowdStrike teve que responder a clientes irritados e ao Congresso dos Estados Unidos, nada menos.
Embora isso possa parecer um caso extremo, erros inadvertidos são bastante comuns nos negócios. Com várias equipes em diferentes regiões geográficas trabalhando em problemas complexos, muitas coisas podem dar errado.
Uma das formas mais comuns — e eficazes — de evitar tais desastres é a auditoria interna. Com um processo robusto e um software de Governança, Risco e Conformidade (GRC), as organizações podem identificar proativamente problemas potenciais e resolvê-los antecipadamente.
Nesta publicação do blog, vamos orientá-lo sobre como você pode criar uma estratégia de auditoria e implementá-la com uma poderosa lista de verificação de auditoria interna.
O que é uma auditoria?
Uma auditoria é um processo para examinar e avaliar sistematicamente os processos. Esses processos podem ser financeiros, operacionais ou relacionados à conformidade.
Por exemplo, os auditores internos analisam regularmente os extratos bancários de sua empresa para avaliar se há erros ou transações fraudulentas.
Uma organização de serviços, como um restaurante ou um spa, pode realizar auditorias sobre como a equipe realiza a entrega. As empresas de tecnologia também costumam usar o dogfooding como forma de realizar auditorias internas.
Por que é necessária uma auditoria interna?
Em termos simples, uma auditoria interna tem como objetivo detectar problemas antes que qualquer trabalho seja publicado para o mundo exterior. Isso garante o seguinte:
- Precisão: as auditorias oferecem às equipes uma oportunidade adicional de garantir que o trabalho seja preciso, completo e sem erros.
- Gestão de riscos: a auditoria interna identifica riscos potenciais, que podem ser mitigados antecipadamente para evitar perdas e penalidades.
- Qualidade: as auditorias também ajudam a garantir a qualidade dos resultados, verificando se eles atendem aos requisitos e padrões do setor.
- Desempenho: as auditorias internas às vezes avaliam o desempenho para simular uma situação do mundo real.
- Conformidade: sendo o motivo mais comum, as auditorias internas ajudam a cumprir as leis, regulamentos e normas aplicáveis.
- Garantia para as partes interessadas: em empresas onde há investidores ou acionistas, as auditorias internas geram confiança nas operações e nos relatórios da organização.
Quais são os tipos de auditorias?
Dependendo da natureza da sua empresa, objetivos, necessidades e partes interessadas, você pode realizar várias auditorias diferentes. A maioria delas se enquadra nas três categorias a seguir.
Auditoria interna
Uma auditoria interna é realizada pela organização para suas próprias necessidades. Os auditores são funcionários ativos da sua organização ou especialistas no assunto dentro do departamento que a executa.
Por exemplo, todos os anos, a equipe de gestão de talentos pode realizar uma auditoria interna das estruturas de remuneração de cada funcionário. Isso seria usado para identificar quaisquer preconceitos inconscientes ou desigualdades.
Auditoria externa
Uma auditoria externa envolve a contratação de especialistas independentes para avaliar os processos ou resultados de uma organização. Além da equipe de auditoria interna, os auditores externos oferecem um leque mais amplo de conhecimentos e experiências. Isso confere credibilidade e gera confiança na organização.
Órgãos do setor e organizações de padronização realizam regularmente auditorias externas nas empresas. As certificações ISO são as mais procuradas em todos os setores.
Outros exemplos incluem o Forest Stewardship Council para gestão florestal sustentável, LEED para projeto e gestão de edifícios e Leaping Bunny para produtos 100% livres de testes em animais.
Auditoria de conformidade
As auditorias de conformidade avaliam se uma organização cumpre leis, regulamentos ou políticas internas específicas. Estas auditorias concentram-se exclusivamente na conformidade com as normas da indústria, obrigações contratuais ou regulamentos governamentais, a fim de evitar penalizações e manter práticas éticas.
No setor de tecnologia, auditorias regulares para conformidade com o GDPR ou HIPAA são uma prática padrão. Cada setor tem seus próprios requisitos de conformidade, para os quais as organizações precisam realizar auditorias regulares.
Quer você faça isso internamente ou com ajuda externa, as auditorias são uma necessidade se você administra uma empresa. Elas garantem a todas as partes interessadas — clientes, investidores, acionistas, funcionários, fornecedores, parceiros etc. — que a organização cumpre seus padrões.
Para garantir isso, você precisa de uma estratégia de auditoria abrangente e orientada para objetivos. Veja como você pode criar isso.
Preparação para uma auditoria
Antes de iniciar qualquer auditoria, prepare-se cuidadosamente. Isso estabelecerá uma base sólida para o processo de auditoria ao longo do tempo.
1. Defina os objetivos da auditoria
Defina claramente o objetivo da sua auditoria. Rastreie o histórico do problema e compreenda o contexto enquanto faz isso.
Por exemplo, um chefe de engenharia pode solicitar uma auditoria de DevOps porque o número de reversões de produção nos últimos seis meses tem sido alto. Nesse caso, não defina o objetivo como “realizar auditoria de DevOps”. Em vez disso, defina como meta “identificar os motivos da reversão da produção”.
2. Determine o escopo da auditoria
Esta seção determina como você conduzirá a auditoria. Uma boa maneira de abordar isso é através das 4 perguntas.
- Quem: As pessoas e departamentos responsáveis pela auditoria e pela sua execução.
- O quê: Os processos ou sistemas sob auditoria
- Quando: O prazo dentro do qual a auditoria deve ser concluída
- Onde: Os limites físicos onde a auditoria precisa ser realizada, se houver.
Por exemplo, ao realizar uma auditoria de DevOps, o escopo pode ser o seguinte.
Quem: O líder de engenharia é responsável pela supervisão da auditoria. A equipe de auditoria, composta por dois desenvolvedores, dois analistas de qualidade e três engenheiros de DevOps, será responsável pela execução.
O que: O pipeline de CI/CD será auditado, incluindo todos os processos automatizados e manuais. O software de conformidade SOC 2 também está incluído.
Quando: A auditoria será realizada durante as oito semanas a partir de 1º de julho de 2025.
Onde: A auditoria do processo será realizada nos ambientes de preparação e produção.
3. Divida as áreas de auditoria
Quando o escopo do trabalho estiver pronto, divida-o em subprojetos, tarefas e subtarefas menores e mais fáceis de gerenciar. Agrupe tarefas relacionadas e organize-as sistematicamente.
4. Crie tarefas e perguntas específicas
Esta é a etapa em que você realmente cria as listas de verificação da auditoria interna. Aqui, você lista todas as tarefas acionáveis e mensuráveis para cada área da auditoria.
Por exemplo, uma lista de verificação de auditoria de DevOps pode incluir perguntas como:
- O código está livre de erros antes do lançamento da produção?
- Que porcentagem dos bugs conhecidos é enviada para produção?
- Existe uma revisão do código pelo desenvolvedor sênior antes da produção?
- É realizada uma auditoria de conformidade de TI antes da produção?
- Quem tem acesso para dar início à produção?
Algumas dicas para criar sua lista de verificação de auditoria interna são:
Mantenha a simplicidade: use uma linguagem clara e concisa, evitando complexidade desnecessária. Concentre-se em tarefas práticas que todos possam entender e seguir facilmente.
Torne-a relevante: alinhe sua lista de verificação com os objetivos, o escopo e os padrões aplicáveis da auditoria. Inclua apenas itens que abordem diretamente as áreas que você está auditando.
Por exemplo, se você estiver criando uma lista de verificação de conformidade com o GDPR, evite adicionar qualquer outro requisito legal à mesma auditoria.
Mantenha a consistência: use formatos, terminologia e critérios de avaliação padronizados em todas as tarefas.
5. Prepare a documentação necessária
Determine os registros, relatórios ou dados específicos que verificarão a conformidade ou a eficácia operacional para cada item da lista de verificação. Por exemplo, em uma auditoria financeira, você pode precisar de balanços patrimoniais, faturas e declarações fiscais.
Para a auditoria de DevOps, você pode precisar de procedimentos operacionais padrão (SOPs), matriz de funções e responsabilidades, processos de lançamento de produção, etc.
6. Finalize e padronize
Realize uma metaauditoria em pequena escala para verificar se há redundâncias, lacunas ou itens pouco claros em sua lista de verificação de auditoria. Use os resultados para refinar a lista de verificação e melhorar sua usabilidade e eficácia.
Formate-a para maior clareza, com seções organizadas e espaço para notas ou conclusões. Padronize-a para auditorias futuras, a fim de garantir consistência e facilidade de uso em toda a organização.
Exemplo de uma lista de verificação de auditoria interna
Quando sua preparação estiver concluída, você terá uma lista de verificação de auditoria interna semelhante à apresentada abaixo.
Objetivos e escopo da auditoria
Esta é uma seção curta que descreve as metas e os objetivos do processo de auditoria. Ela também inclui a matriz RACI e os processos de escalonamento.
Lista de verificação de auditoria
Isso incluiria todo o trabalho que precisa ser feito como parte do processo de auditoria. Alguns itens comumente usados seriam:
Preparação
- Reúna todas as informações relevantes e acesse
- Programe o trabalho a ser concluído a cada dia
- Obtenha as aprovações necessárias das principais partes interessadas.
Implementação da auditoria
- Avalie a eficiência de cada processo
- Identifique gargalos
- Analise os principais indicadores de desempenho e as métricas correspondentes.
- Avalie a conformidade com a política
- Execute a lista de verificação de conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley SOX.
Ações de acompanhamento
- Documente as conclusões
- Forneça recomendações para ações corretivas e preventivas.
- Atribua responsabilidades e prazos para resolver problemas.
- Atualize a lista de verificação de conformidade
- Programe auditorias de acompanhamento para monitorar o progresso.
Resultados da auditoria
O resultado típico de uma auditoria interna seria um relatório para a parte interessada correspondente, descrevendo as conclusões e recomendações.
Por exemplo, se a auditoria de DevOps revelou que as reversões são causadas pelo envio de código errado ou defeituoso para produção, o relatório de auditoria mencionará isso. Além disso, ele também pode sugerir um processo formal de revisão de código para evitar reversões no futuro.
Você está pronto e com tudo planejado; vamos ver como você pode conduzir sua auditoria da maneira correta.
Realização de uma auditoria: processo passo a passo
Apenas para reiterar, a preparação da auditoria é, sem dúvida, a etapa mais crítica do processo. Ela determina o que você está auditando, como, quando e onde. Portanto, antes de começar a avaliar qualquer coisa, conclua suas atividades e planejamento pré-auditoria.
Crie uma lista de verificação de auditoria abrangente e, em seguida, comece suas verificações.
1. Colete dados
Reúna todos os dados que existem atualmente. Por exemplo, se você estiver realizando uma auditoria de DevOps, seus dados podem incluir:
- Relatórios existentes de impulsos e reversões de produção anteriores
- Registros de auditoria automatizados
- Retrospectivas existentes sobre o motivo pelo qual isso ocorreu
- Projetos arquitetônicos e outros mapas de processos
- Feedback dos líderes e membros da equipe sobre o processo
Em alguns casos, você também pode querer ver os dados do software GRC.
2. Faça suas verificações
Isso pode parecer simples, mas certamente não é fácil. A função do comitê de auditoria é avaliar cada etapa de cada processo. Certifique-se de ser cuidadoso e meticuloso.
- Analise todos os dados em detalhes minuciosos.
- Verifique todos os processos no âmbito da sua auditoria utilizando a sua lista de verificação de auditoria interna.
- Se algo estiver errado, faça as perguntas apropriadas ao membro da equipe responsável.
- Anote suas observações de forma clara em cada etapa.
3. Reúna evidências de auditoria
A diferença entre uma auditoria e uma opinião aleatória é a evidência. Uma auditoria interna completa fornecerá evidências concretas das ineficiências, anomalias, erros, fraudes ou outros desvios do processo. Concentre-se em coletar evidências suficientes, relevantes e confiáveis para construir uma base robusta para suas conclusões.
4. Analise as evidências da auditoria
Analise cuidadosamente as evidências para entender o que está acontecendo e por quê. Use técnicas de análise de dados, benchmarking e avaliação de riscos para identificar padrões, anomalias ou áreas de preocupação.
5. Relate as conclusões da auditoria
Agora, reúna os resultados da sua auditoria em um documento. Isso inclui:
- Objetivos: uma breve introdução sobre o que você se propôs a alcançar.
- Conclusões: Observações e conclusões com base na auditoria
- Recomendações: sugestões de melhorias para quaisquer ineficiências ou não conformidades observadas.
- Próximos passos: planos futuros para a próxima auditoria ou alterações necessárias.
Embora as auditorias sejam comuns em qualquer organização, há uma série de coisas que podem dar errado. Aqui estão algumas práticas recomendadas para evitar isso.
Melhores práticas para usar uma lista de verificação de auditoria
Uma lista de verificação de auditoria é o seu mapa do tesouro. Ela mostra o caminho que você precisa seguir para concluir sua missão de auditoria. Um mapa do tesouro claro, relevante e útil é fundamental para o seu sucesso. Considere estas dicas ao criar o seu próprio mapa.
Audite sua lista de verificação de auditoria: sim, você leu certo. Para garantir que sua lista de verificação continue relevante e eficaz, revise-a regularmente. Atualize-a para refletir os processos organizacionais, as partes interessadas responsáveis, as mudanças no sistema etc.
Olhe de fora para dentro: não se isole do mundo exterior ao criar sua lista de verificação de auditoria interna. Considere periodicamente os padrões do setor e os avanços regulatórios. Isso ajuda a manter a lista de verificação de auditoria adequada ao momento e ao local.
Obtenha feedback: os auditores precisam manter uma certa distância e autoridade para serem levados a sério. No entanto, isso não deve impedir a coleta de feedback significativo das partes interessadas internas, muitas das quais podem fazer parte do processo que você está auditando. Estabeleça um processo de revisão de documentação para coletar feedback.
Adapte listas de verificação padronizadas: órgãos do setor e organizações certificadoras certamente já possuem listas de verificação de auditoria robustas. Procure por qualquer uma delas disponível em licenças Creative Commons e adapte-as aos seus processos.
Mantenha-a digital: Use uma lista de verificação digital para maximizar a acessibilidade e a eficiência. Você pode até mesmo encontrar valor em ferramentas de gerenciamento de conformidade que fornecem alertas em tempo real, automações e recursos de colaboração. Vamos ver como isso funcionaria.
Ferramentas e recursos para criar listas de verificação de auditoria
As auditorias são processos demorados que exigem muito tempo e esforço. Uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode ajudar a facilitar isso para você. Veja como.
Planejamento estruturado com modelos
Não se sinta pressionado a começar seu modelo de auditoria a partir de uma página em branco. Adapte qualquer uma das listas de verificação disponíveis publicamente às suas necessidades.
Você também pode usar o modelo de plano de auditoria do ClickUp, totalmente personalizável e fácil de usar para iniciantes, para estruturar seu trabalho. Com a ajuda desse modelo de documento, você pode identificar áreas-chave para necessidades de conformidade, coletar dados, organizar conhecimentos e planejar e executar a auditoria sem complicações.
Listas de verificação eficazes e reutilizáveis
Uma boa lista de verificação é a base da sua auditoria. Portanto, crie um modelo de lista de verificação que você possa reutilizar várias vezes. Se não souber por onde começar, confira o modelo de lista de verificação de auditoria interna do ClickUp. Você pode usar esse modelo pronto para uso e fácil para iniciantes para:
- Identifique os itens de auditoria
- Crie listas de verificação reutilizáveis com pontuações de auditoria correspondentes, níveis de esforço e outros campos personalizados.
- Duplique e utilize sempre que necessário.
- Colabore com as partes interessadas e mantenha-se ágil.
Gerenciamento de tarefas para auditorias
O que é uma auditoria, senão uma série de tarefas específicas? Gerencie suas auditorias com eficiência usando o ClickUp Tasks. Divida a auditoria em tarefas e subtarefas. Crie listas de verificação menores dentro das tarefas, se necessário. Colabore com as pessoas relevantes mencionando-as nos comentários. Você também pode atribuir itens de ação às pessoas, conforme necessário.
Automações de auditoria
As auditorias são um conjunto de pequenas tarefas repetitivas, muitas das quais podem ser automatizadas de forma eficaz. O ClickUp Automations inclui modelos pré-concebidos e gatilhos para dar suporte a uma ampla gama de cenários.
- Precisa atualizar itens em várias listas de verificação? Automatize com base em gatilhos em uma das listas.
- Precisa notificar uma parte interessada sobre itens altamente não conformes? Automatize a marcação e as @menções.
- Precisa criar novas tarefas com base na pontuação da auditoria? Automatize a criação de tarefas com base na alteração de status.
Insights colaborativos
Mantenha suas descobertas organizadas no ClickUp Docs. Compartilhe-as com segurança com outras pessoas para obter comentários e sugestões. Você também pode criar tarefas diretamente a partir dos documentos, se necessário.
Para problemas mais complexos, use IA. O ClickUp Brain ajuda você a gerar ideias, resumir notas e obter atualizações de progresso instantaneamente. Você também pode obter respostas para suas perguntas sobre como o projeto de auditoria está sendo gerenciado.
Com isso, sua auditoria está concluída e o relatório está pronto. O que vem a seguir?
Ações e melhorias pós-auditoria
A auditoria não é a etapa final. Na verdade, é apenas um marco importante no ciclo de melhoria contínua. Isso significa que você precisa realizar muito trabalho após a auditoria.
Implemente ações corretivas: execute as recomendações da auditoria para resolver não conformidades, eliminar lacunas de controle e corrigir ineficiências.
Por exemplo, se a recomendação da auditoria DevOps for adicionar uma etapa para revisão central, implemente-a como parte do gerenciamento do seu projeto de engenharia.
Atribua responsabilidades: integre as recomendações da auditoria aos seus processos. Atribua responsabilidades, defina prazos e monitore o progresso.
Estabeleça medidas preventivas: depois de corrigir o problema, estabeleça medidas para evitar que ele se repita.
Por exemplo, você pode implementar uma revisão automatizada de código como parte do seu pipeline de DevOps. Você também pode configurar um processo de aprovação, que garante que um desenvolvedor sênior libere o código para envio à produção.
Atualize as políticas: com base nas recomendações da auditoria, atualize os controles internos, políticas, procedimentos operacionais padrão, treinamentos etc. Estabeleça um processo para monitorar regularmente as mudanças no quadro jurídico e se adaptar de acordo. Torne isso parte do conhecimento da sua organização.
Acompanhe o progresso: não espere até a próxima auditoria para saber se funcionou! Acompanhe e avalie seu progresso em cada etapa do processo. Use os painéis do ClickUp para monitoramento em tempo real e relatórios de desempenho.
Por exemplo, você pode criar widgets nos painéis do ClickUp para tarefas com revisão de código e reversões. Use isso para monitorar a correlação entre os dois e garantir que suas recomendações de auditoria sejam úteis para resolver os problemas subjacentes.
Nunca perca uma auditoria com o ClickUp
Vamos ser sinceros. Erros acontecem o tempo todo, especialmente quando há seres humanos envolvidos. Embora isso não possa ser totalmente evitado, eles podem ser minimizados com processos adequados.
Uma boa auditoria interna mantém a precisão, eficácia, eficiência e integridade dos processos organizacionais. Ela também ajuda a manter os padrões dos sistemas de segurança, estatutários, regulatórios e de gestão da qualidade. Auditorias internas e externas frequentes abordam os riscos e os mitigam.
Por outro lado, auditorias frequentes também podem consumir muito tempo, recursos e orçamento. A única maneira de realizar auditorias de forma consistente e melhorar continuamente os processos é operacionalizá-las.
A ferramenta de gerenciamento de projetos ClickUp é uma opção poderosa para isso. Com seu gerenciamento de tarefas eficiente, fluxos de trabalho simplificados, monitoramento em tempo real e colaboração sem esforço, o ClickUp oferece suporte ao gerenciamento de auditorias em grande escala. Configure suas auditorias personalizadas no ClickUp. Experimente o ClickUp hoje gratuitamente!