"Lamentamos profundamente" foi tudo o que a CrowdStrike pôde dizer depois que uma atualização de software defeituosa causou a famosa Tela Azul da Morte (BSD) para milhões de usuários em todo o mundo. Além da queda de 10% no preço das ações em um dia, a CrowdStrike teve que prestar contas a clientes irritados e ao Congresso dos EUA, nada menos que isso.
Embora esse possa parecer um caso extremo, erros inadvertidos são bastante comuns nos negócios. Com várias equipes em diferentes regiões geográficas trabalhando em problemas complexos, várias coisas podem dar errado.
Uma das maneiras mais comuns - e eficazes - de evitar esses desastres é a auditoria interna. Com um processo sólido e Software de Governança, Risco e Conformidade (GRC) as organizações podem identificar proativamente os possíveis problemas e resolvê-los com antecedência.
Nesta postagem do blog, mostraremos como você pode criar uma estratégia de auditoria e implementá-la com uma poderosa lista de verificação de auditoria interna.
O que é uma auditoria?
Uma auditoria é um processo para examinar e avaliar sistematicamente os processos. Esses processos podem ser financeiros, operacionais ou relacionados à conformidade.
Por exemplo, os auditores internos examinam regularmente os extratos bancários de suas empresas para avaliar se há erros ou transações fraudulentas.
Uma organização de serviços, como um restaurante ou um spa, pode realizar auditorias de como a equipe conclui a entrega. As empresas de tecnologia geralmente usam dogfooding como uma forma de conduzir auditorias internas também.
Por que uma auditoria interna é necessária?
Em termos simples, uma auditoria interna é projetada para detectar problemas antes que qualquer trabalho seja publicado para o mundo externo. Isso garante o seguinte:
- Exatidão: As auditorias dão às equipes uma chance adicional de garantir que o trabalho seja preciso, completo e livre de erros
- Gerenciamento de riscos: A auditoria interna identifica possíveis riscos, que podem ser mitigados antecipadamente para evitar perdas e penalidades
- Qualidade: As auditorias também ajudam a garantir a qualidade dos resultados, verificando se eles atendem aos requisitos e aos padrões do setor
- Desempenho: As auditorias internas às vezes avaliam o desempenho para simular uma situação do mundo real
- Conformidade: Sendo o motivo mais comum, as auditorias internas ajudam a aderir às leis, aos regulamentos e aos padrões aplicáveis
- Garantia do acionista: Nas empresas em que há investidores ou acionistas, as auditorias internas criam confiança nas operações e nos relatórios da organização
Quais são os tipos de auditoria?
Dependendo da natureza do seu negócio, dos objetivos, das necessidades e das partes interessadas, você pode realizar várias auditorias diferentes. A maioria delas se enquadra nas três categorias a seguir.
Auditoria interna
Uma auditoria interna é realizada pela organização para suas próprias necessidades. Os auditores são funcionários ativos de sua organização ou especialistas no assunto do departamento que a executa.
Por exemplo, todos os anos, a equipe de gerenciamento de talentos pode realizar uma auditoria interna das estruturas de remuneração de cada funcionário. Isso seria usado para identificar quaisquer preconceitos ou desigualdades inconscientes.
Auditoria externa
Uma auditoria externa envolve trazer especialistas independentes para avaliar os processos ou o resultado de uma organização. Além da equipe de auditoria interna, os auditores externos oferecem uma gama mais ampla de conhecimento e experiência. Isso dá credibilidade e gera confiança na organização.
Os órgãos do setor e as organizações de padronização realizam regularmente auditorias externas para as empresas. Certificações ISO são as mais procuradas em todos os setores.
Outros exemplos incluem o Forest Stewardship Council (Conselho de Manejo Florestal) para gerenciamento florestal sustentável, LEED para projeto e gerenciamento de edifícios e Leaping Bunny para produtos 100% livres de testes em animais.
Auditoria de conformidade
As auditorias de conformidade avaliam se uma organização adere a leis, regulamentos ou políticas internas específicas. Essas auditorias se concentram exclusivamente na conformidade com padrões do setor, obrigações contratuais ou regulamentações governamentais para evitar penalidades e manter práticas éticas.
No setor de tecnologia, as auditorias regulares de conformidade com o GDPR ou a HIPAA são uma prática padrão. Cada setor tem seus próprios requisitos de conformidade, para os quais as organizações precisam realizar auditorias regulares.
Seja internamente ou com ajuda externa, as auditorias são uma necessidade se você estiver administrando uma empresa. **Garante a todas as partes interessadas - cliente, investidor, acionista, funcionário, fornecedor, parceiro etc. - que a organização atende a seus padrões
Para garantir isso, você precisa de uma estratégia de auditoria abrangente e orientada por objetivos. Veja como você pode criá-la.
Preparação para uma auditoria
Antes de iniciar qualquer auditoria, prepare-se completamente. Isso estabelecerá uma base sólida para o processo de auditoria ao longo do tempo.
1. Defina os objetivos da auditoria
Defina claramente o objetivo de sua auditoria. Trace o histórico do problema e entenda o contexto ao fazer isso.
Por exemplo, um chefe de engenharia pode solicitar uma auditoria de DevOps porque o número de reversões de produção nos últimos seis meses tem sido alto. Nesse caso, não defina o objetivo como "conduzir auditoria de DevOps" Em vez disso, defina como meta "identificar os motivos da reversão da produção".
2. Determinar o escopo da auditoria
Esta seção determina como você conduzirá a auditoria. Uma boa maneira de abordar isso são os 4Ws.
- Quem: As pessoas e os departamentos responsáveis pela execução da auditoria
- O que: Os processos ou sistemas que estão sendo auditados
- Quando: O cronograma dentro do qual a auditoria deve ser concluída
- Onde: Os limites físicos de onde a auditoria precisa ser realizada, se houver
Por exemplo, ao realizar uma auditoria de DevOps, o escopo pode ser o seguinte.
Quem: O líder de engenharia é responsável pela supervisão da auditoria. A equipe de auditoria, composta por dois desenvolvedores, dois analistas de qualidade e três engenheiros de DevOps, executará.
**O quê? O pipeline de CI/CD será auditado, incluindo todos os processos automatizados e manuais. Software de conformidade SOC 2 também está incluído.
Quando: A auditoria será realizada durante as oito semanas que começam em 1º de julho de 2025.
Onde: A auditoria de processo será realizada nos ambientes de preparação e produção.
3. Desmembrar as áreas de auditoria
Quando o escopo do trabalho estiver pronto, divida-o em subprojetos, tarefas e subtarefas menores e gerenciáveis. Agrupe tarefas relacionadas e organize-as sistematicamente.
4. Crie tarefas e perguntas específicas
Esta é a etapa em que você realmente faz as listas de verificação de auditoria interna. Aqui, você lista todas as tarefas acionáveis e mensuráveis para cada área da auditoria.
Por exemplo, uma lista de verificação de auditoria de DevOps pode incluir perguntas como:
- O código está livre de bugs antes do envio para produção?
- Qual a porcentagem de bugs conhecidos que são enviados para a produção?
- Há uma revisão de código pelo desenvolvedor sênior antes da produção?
- Existe umAuditoria de conformidade de TI é realizada antes da produção?
- Quem tem acesso para fazer o push de produção?
Algumas dicas ao criar sua lista de verificação de auditoria interna são:
Mantenha a simplicidade: Use uma linguagem clara e concisa que evite complexidade desnecessária. Concentre-se em tarefas acionáveis que todos possam entender e seguir facilmente.
Torne-o relevante: Alinhe sua lista de verificação com os objetivos, o escopo e as normas aplicáveis da auditoria. Inclua apenas itens que abordem diretamente as áreas que você está auditando.
Por exemplo, se você estiver criando uma Lista de verificação de conformidade com o GDPR evite adicionar qualquer outro requisito legal à mesma auditoria.
Mantenha a consistência: Use formatos padronizados, terminologia e critérios de avaliação em todas as tarefas.
5. Preparar a documentação necessária
Determine os registros, relatórios ou dados específicos que verificarão a conformidade ou a eficácia operacional de cada item da lista de verificação. Por exemplo, em uma auditoria financeira, você pode precisar de balanços, faturas e registros de impostos.
Para a auditoria de DevOps, você pode precisar de procedimentos operacionais padrão (SOPs), matriz de funções e responsabilidades, processos de liberação de produção, etc.
6. Finalizar e padronizar
Realize uma meta auditoria em pequena escala para verificar se há redundâncias, lacunas ou itens pouco claros em sua lista de verificação de auditoria. Use os resultados para refinar a lista de verificação e melhorar sua usabilidade e eficácia.
Formate-a para maior clareza, com seções organizadas e espaço para anotações ou descobertas. Padronize-a para futuras auditorias a fim de garantir a consistência e a facilidade de uso em toda a organização.
Exemplo de uma lista de verificação de auditoria interna
Quando a preparação estiver concluída, você terá uma lista de verificação de auditoria interna parecida com a que está abaixo.
Objetivos e escopo da auditoria
Esta é uma seção curta que descreve as metas e os objetivos do processo de auditoria. Ela também inclui a matriz RACI e os processos de escalonamento.
Lista de verificação de auditoria
Isso incluiria todo o trabalho que precisa ser feito como parte do processo de auditoria. Alguns itens comumente usados seriam:
Preparação
- Coletar todas as informações e acessos relevantes
- Programar o trabalho a ser concluído a cada dia
- Obter as aprovações necessárias das principais partes interessadas
**Implementação da auditoria
- Medir a eficiência de cada processo
- Identifique os gargalos
- Analisar os principais indicadores de desempenho e as métricas correspondentes
- Avaliar a conformidade com a política
Executar oLista de verificação de conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley SOX **Ações de acompanhamento
- Documentar as descobertas
- Fornecer recomendações para ações corretivas e preventivas
- Atribuir responsabilidades e prazos para a resolução de problemas
- Atualizar olista de verificação de conformidade
- Agendar auditorias de acompanhamento para monitorar o progresso
Resultados da auditoria
O resultado típico de uma auditoria interna seria um relatório para a parte interessada correspondente descrevendo as constatações e recomendações.
Por exemplo, se a auditoria de DevOps revelou que as reversões são causadas pelo envio de código errôneo ou defeituoso para a produção, o relatório de auditoria mencionará isso. Além disso, ele também pode sugerir um processo formal de revisão de código para evitar reversões no futuro.
Você já está planejado e pronto; vamos ver como conduzir sua auditoria corretamente.
Conduzindo uma auditoria: Processo passo a passo
Apenas para reiterar, a preparação da auditoria é, sem dúvida, a etapa mais importante do processo. Ela determina o que você está auditando, como, quando e onde. Portanto, antes de começar a avaliar qualquer coisa, conclua as atividades e o planejamento da pré-auditoria.
Crie uma lista de verificação de auditoria abrangente e, em seguida, inicie suas verificações.
1. Colete dados
Reúna todos os dados que existem atualmente. Por exemplo, se você estiver realizando uma auditoria de DevOps, seus dados podem incluir:
- Relatórios existentes de push e rollbacks de produção anteriores
- Registros de auditoria automatizados
- Retrospectivas existentes sobre o motivo da ocorrência
- Projetos arquitetônicos e outros mapas de processos
- Feedback dos líderes e membros da equipe sobre o processo
Em alguns casos, talvez você também queira ver os dados do software GRC.
2. Faça suas verificações
Isso pode parecer simples, mas certamente não é fácil. O trabalho do comitê de auditoria é avaliar cada etapa de cada processo. Certifique-se de que você seja cuidadoso e minucioso.
- Examine todos os dados em detalhes granulares
- Verifique todos os processos em seu escopo de auditoria usando sua lista de verificação de auditoria interna
- Se algo estiver errado, faça as perguntas apropriadas ao membro da equipe relevante
- Anote claramente suas observações em cada etapa
3. Reúna evidências de auditoria
A diferença entre uma auditoria e uma opinião aleatória é a evidência. Uma auditoria interna completa fornecerá evidências concretas de ineficiências, anomalias, erros, fraudes ou outros desvios do processo. Concentre-se em coletar evidências suficientes, relevantes e confiáveis para criar uma base sólida para suas conclusões.
4. Analisar evidências de auditoria
Analise as evidências cuidadosamente para entender o que está acontecendo e por quê. Use técnicas de análise de dados, benchmarking e avaliação de riscos para identificar padrões, anomalias ou áreas de preocupação.
5. Relate os resultados da auditoria
Agora, reúna os resultados da sua auditoria em um documento. Isso incluiria:
- Objetivos: Uma breve introdução sobre o que você se propôs a alcançar
- Conclusões: Observações e conclusões baseadas na auditoria
- Recomendações: Sugestões de melhorias para quaisquer ineficiências ou não conformidades observadas
- Próximas etapas: Planos futuros para a próxima auditoria ou mudanças necessárias
Embora as auditorias sejam parte do curso de qualquer organização, há uma série de coisas que podem dar errado. Aqui estão algumas práticas recomendadas para evitar isso.
Melhores práticas para usar uma lista de verificação de auditoria
Uma lista de verificação de auditoria é o seu mapa do tesouro. Ele mostra o caminho que você precisa seguir para concluir sua missão de auditoria. Um mapa do tesouro claro, relevante e utilizável é essencial para seu sucesso. Considere estas dicas enquanto estiver criando o seu próprio.
Audite sua lista de verificação de auditoria: Sim, você leu certo. Para garantir que sua lista de verificação permaneça relevante e eficaz, revise-a regularmente. Atualize-a para refletir os processos organizacionais, as partes interessadas responsáveis, as alterações no sistema etc.
Olhe de fora para dentro: Não fique isolado do mundo externo ao criar sua lista de verificação de auditoria interna. Considere periodicamente os padrões do setor e os avanços regulatórios. Isso ajuda a manter a lista de verificação de auditoria apropriada para seu tempo e lugar.
Obtenha feedback: Os auditores precisam manter um senso de distância e autoridade para serem levados a sério. No entanto, isso não deve impedir a coleta de feedback significativo das partes interessadas internas, muitas das quais podem fazer parte do processo que você está auditando. Estabeleça um processo de revisão da documentação para coletar feedback.
Adaptar listas de verificação padronizadas: Os órgãos do setor e as organizações de certificação já devem ter listas de verificação de auditoria robustas. Procure por qualquer uma delas disponível em licenças Creative Commons e adapte-as aos seus processos.
Mantenha-a digital: use uma lista de verificação digital para maximizar a acessibilidade e a eficiência. Você pode até encontrar valor em ferramentas de gerenciamento de conformidade que fornecem alertas em tempo real, automações e recursos de colaboração. Vamos ver como isso funcionaria.
Ferramentas e recursos para criar listas de verificação de auditoria
As auditorias são processos demorados que consomem muito tempo e esforço. Uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como ClickUp pode ajudar a facilitar isso para você. Veja como.
Planejamento estruturado com modelos
Não se sinta pressionado a começar seu modelo de auditoria a partir de uma página em branco. Adapte qualquer uma das listas de verificação disponíveis publicamente às suas necessidades.
Você também pode usar o modelo totalmente personalizável e fácil de usar para iniciantes Modelo de plano de auditoria do ClickUp para estruturar seu trabalho. Com a ajuda desse modelo de documento, você pode identificar as principais áreas para as necessidades de conformidade, coletar dados, organizar o conhecimento, planejar e executar a auditoria sem problemas.
Listas de verificação eficazes e reutilizáveis
Uma boa lista de verificação é a base de sua auditoria. Portanto, crie uma modelo de lista de verificação que você pode reutilizar várias vezes. Se não tiver certeza por onde começar, dê uma olhada em Modelo de lista de verificação de auditoria interna do ClickUp . Você pode usar esse modelo pronto para uso e amigável para iniciantes para:
- Identificar itens de auditoria
- Criar listas de verificação reutilizáveis com pontuações de auditoria correspondentes, níveis de esforço e outros campos personalizados
- Duplicar e usar sempre que necessário
- Colaborar com as partes interessadas e manter-se ágil
Modelo de lista de verificação de auditoria interna do ClickUp
Gerenciamento de tarefas para auditorias
O que é uma auditoria, se não uma série de tarefas específicas? Gerencie suas auditorias de forma eficiente com o Tarefas do ClickUp . Divida a auditoria em tarefas e subtarefas. Crie listas de verificação menores dentro das tarefas, se necessário. Colabore com as pessoas relevantes @mencionando-as nos comentários. Você também pode atribuir itens de ação às pessoas, conforme necessário.
Divida seu processo de auditoria em tarefas do ClickUp para um gerenciamento eficaz
Automações de auditoria
As auditorias são um conjunto de pequenas tarefas repetitivas, muitas das quais podem ser automatizadas de forma eficaz. Automações do ClickUp inclui modelos e acionadores predefinidos para dar suporte a uma ampla variedade de cenários.
Deixe suas tarefas manuais para o ClickUp Automations
- Precisa atualizar itens em várias listas de verificação? Automatize com base em acionadores em uma das listas
- Precisa notificar uma parte interessada sobre itens altamente fora de conformidade? Automatize a marcação e as @menções
- Precisa criar novas tarefas com base na pontuação da auditoria? Automatize a criação de tarefas com base na alteração de status
Insights colaborativos
Mantenha suas descobertas organizadas em Documentos do ClickUp . Compartilhe-os de forma segura com as pessoas para obter comentários e sugestões. Você também pode criar tarefas diretamente dos documentos, se necessário.
Para problemas mais complexos, use a IA. Cérebro ClickUp ajuda você a gerar ideias, resumir anotações e obter atualizações de progresso instantaneamente. Você também pode obter respostas às suas perguntas sobre como o projeto de auditoria está sendo gerenciado.
Obtenha mais da auditoria com o ClickUp Brain
Com isso, sua auditoria está concluída e o relatório está pronto. O que vem a seguir?
Ações e melhorias pós-auditoria
A auditoria não é a etapa final. Na verdade, ela é apenas um marco crítico no ciclo de melhoria contínua. Isso significa que você precisa fazer muito trabalho após a auditoria.
Implementar ações corretivas: Execute as recomendações da auditoria para resolver a não conformidade, fechar as lacunas de controle e corrigir as ineficiências.
Por exemplo, se a recomendação da auditoria de DevOps for adicionar uma etapa para a revisão do núcleo, implemente-a como parte do gerenciamento do projeto de engenharia.
Atribua responsabilidades: Integre a recomendação da auditoria em seus processos. Atribua responsabilidades, defina prazos e monitore o progresso.
Estabeleça medidas preventivas: Depois de corrigir o problema, estabeleça medidas para evitar que ele se repita.
Por exemplo, você pode implementar uma revisão de código automatizada como parte de seu pipeline de DevOps. Você também pode configurar um processo de aprovação que garanta que um desenvolvedor sênior libere o código para o envio à produção.
Atualizar políticas: Com base nas recomendações da auditoria, atualize os controles internos, as políticas, os SOPs, o treinamento etc. Estabeleça um processo para monitorar regularmente as mudanças na estrutura legal e adaptar-se adequadamente. Faça disso uma parte de seu conhecimento organizacional.
Acompanhe o progresso: Não espere até a próxima auditoria para saber se funcionou! Acompanhe e meça seu progresso em cada etapa do processo. Use Painéis do ClickUp para monitoramento em tempo real e relatórios de desempenho.
Obtenha atualizações de auditoria em tempo real com o ClickUp Dashboards
Por exemplo, você pode criar widgets no ClickUp Dashboards para tarefas com revisão de código e reversões. Use isso para monitorar a correlação entre os dois e garantir que suas recomendações de auditoria sejam úteis para resolver os problemas subjacentes.
Nunca perca uma auditoria com o ClickUp
Vamos encarar os fatos. Erros acontecem o tempo todo, especialmente quando há seres humanos envolvidos. Embora isso não possa ser totalmente evitado, eles podem ser minimizados com processos adequados.
Uma boa auditoria interna mantém a precisão, a eficácia, a eficiência e a integridade dos processos organizacionais. Ela também ajuda a manter os padrões dos sistemas de gerenciamento de segurança, estatutários, regulatórios e de qualidade. Auditorias internas e externas frequentes tratam dos riscos e os atenuam.
Por outro lado, as auditorias frequentes também podem consumir muito tempo, recursos e orçamentos. A única maneira de conduzir auditorias de forma consistente e melhorar continuamente os processos é operacionalizá-los.
A ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp é uma opção poderosa para isso. Com seu gerenciamento eficiente de tarefas, fluxos de trabalho simplificados, monitoramento em tempo real e colaboração sem esforço, o ClickUp oferece suporte ao gerenciamento de auditoria em escala. Configure suas auditorias personalizadas no ClickUp. Experimente o ClickUp hoje gratuitamente!