Todos nós já ouvimos falar sobre o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).
É uma questão de privacidade de dados, certo? Em essência, sim.
Mas, para as empresas, isso significa uma mudança fundamental na forma como elas interagem e mantêm contato com seus clientes e público-alvo.
Por exemplo, a Meta recebeu uma multa pesada de 1.3 bilhões de dólares por não aderirem aos parâmetros de privacidade de dados definidos pelo GDPR. 😲
Portanto, se você tem clientes na região da UE, precisa fazer isso direito e o quanto antes!
Esta postagem do blog o equipará com uma compreensão clara da conformidade com o GDPR, uma lista de verificação útil para alcançá-la e algumas ferramentas úteis para automatizar e otimizar o processo.
Aqui vamos nós. 🎢
GDPR 101: Entendendo os conceitos básicos
O que é GDPR? O GDPR é um regulamento aplicado pela UE para proteger a privacidade dos dados dos indivíduos na região. Ele determina como os dados pessoais dos cidadãos da UE são coletados, armazenados, usados e, por fim, protegidos pelas empresas
A lei foi implementada em maio de 2018 e teve um impacto significativo na forma como as empresas interagem com os clientes. Essa diretriz exaustiva foi implementada para reger três aspectos amplos da proteção de dados:
- Privacidade de dados: O GDPR concede aos indivíduos maior controle sobre seus dados pessoais, incluindo o direito de acessar, retificar, apagar, restringir o processamento, a portabilidade de dados, opor-se ao processamento e ser informado sobre as atividades de processamento de dados
- Segurança de dados: Exige que as empresas implementem medidas técnicas e organizacionais apropriadasmedidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoaiscontra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição
- Responsabilidade: As empresas são responsáveis por demonstrar a conformidade com o GDPR. Isso inclui a realização de avaliações de impacto sobre a proteção de dados (DPIAs) para atividades de processamento de alto risco, como atividades bancárias, e a nomeação de um responsável pela proteção de dados (DPO) em determinados casos
🚦Lembre-se: Qualquer organização que colete ou processe dados pessoais de residentes da UE, independentemente da localização da empresa, precisa estar em conformidade com o GDPR. Isso inclui pequenas empresas, corporações multinacionais e até organizações sem fins lucrativos.
De quais dados estamos falando?
O GDPR se concentra em informações de identificação pessoal (PII), que são qualquer informação que possa ser usada para identificar um indivíduo, direta ou indiretamente. Os exemplos incluem:
- Identificadores diretos: Nome, endereço, número do seguro social ou equivalente, número de telefone, endereço de e-mail
- Identificadores indiretos: Gênero, raça, data de nascimento, indicador geográfico, ocupação, dados demográficos
- PII sensíveis: Número da carteira de motorista, número do passaporte, dados biométricos, informações financeiras, registros médicos, informações de contas eletrônicas e digitais, registros pessoais de funcionários, informações de senha, números de identificação escolar
Leia mais: 10 melhores softwares de governança de dados em 2024 (avaliações e preços) )
O que isso significa para as empresas?
Do ponto de vista do GDPR, você é um controlador de dados ou um processador de dados que trabalha com os dados de cidadãos da UE. Dependendo da categoria em que você se enquadra, as expectativas sobre você como empresa podem variar.
- Controlador de dados: Essa é a entidade que determina a finalidade e os meios de processamento de dados pessoais. Ela é responsável por garantir a conformidade com o GDPR
- Processador de dados: Essa é a entidade que processa dados pessoais em nome do controlador de dados. Ela deve seguir as instruções do controlador de dados
Em um exemplo do mundo real, um controlador de dados poderia ser um hospital e um processador de dados poderia ser um provedor de armazenamento em nuvem onde o hospital armazena registros de pacientes. Como controlador de dados, o hospital decide quais informações armazenar e como usá-las. O provedor de nuvem (processador de dados) simplesmente armazena os dados de forma segura, de acordo com as instruções do hospital.
🚦Lembre-se: O GDPR coloca mais responsabilidade sobre os controladores de dados para criar e implementar a privacidade desde a concepção em todos os seus processos de negócios.
**GDPR: Uma lei de privacidade ou uma lei de privacidade de informações?
As leis de privacidade e de privacidade de informações são frequentemente usadas de forma intercambiável, mas elas têm nuances distintas. Embora ambas estejam preocupadas em proteger os dados dos indivíduos, elas abordam a questão de ângulos ligeiramente diferentes
A lei de privacidade, em seu sentido mais amplo, diz respeito à proteção dos indivíduos contra intrusões em suas vidas pessoais e em seu espaço físico, como consultas domiciliares indesejadas. A lei de privacidade de informações, por outro lado, concentra-se especificamente na proteção de dados pessoais, como endereços IP ou e-mails.
Na prática, um serviço no qual você se inscreveu pode acessar sua localização por meio do GPS do telefone e enviar atualizações específicas para a sua localidade, ou um serviço de entrega pode estar enviando itens para o seu endereço residencial. Se uma dessas empresas sofrer uma violação de dados, a localização de sua residência será repentinamente divulgada e poderá ser explorada.
Nesse contexto, embora o GDPR proteja principalmente os dados pessoais, ele também aborda questões de privacidade mais amplas
O GDPR não trata apenas de proteção de dados. Trata-se de direitos fundamentais, incluindo o direito à privacidade e o direito de ser esquecido. Max Schrems , Ativista de privacidade
A lista de verificação de conformidade com o GDPR: Seu roteiro para a proteção de dados
Agora que deciframos o código do GDPR (bem, pelo menos o básico!), vamos dar uma olhada nas etapas gerais que você precisa incluir em uma lista de verificação de auditoria do GDPR para ficar em conformidade.
1. Mapeie suas fontes de dados
Antes de poder protegê-los, você precisa entender quais dados está coletando. Realize uma auditoria para identificar todos os dados pessoais que sua empresa acumula, de onde eles vêm e como são usados.
Para fazer isso de forma eficiente, você precisa observar o seguinte:
- Inventário de dados: Crie um inventário detalhado de todas as categorias de dados pessoais coletados, incluindo nomes, endereços, informações de contato, dados financeiros, dados biométricos e outros
- Fontes de dados: Identifique as fontes desses dados, como sites, formulários, fornecedores terceirizados ou interações físicas
- Atividades de processamento de dados: Determine como os dados são usados, incluindo armazenamento, processamento, transmissão e compartilhamento
- Retenção de dados: Estabeleça políticas de retenção de dados (por quanto tempo os dados permanecem em seu sistema) que se alinhem aos princípios do GDPR e minimizem o armazenamento de dados pessoais
- Fluxo de dados: Mapeie o fluxo de dados dentro de sua organização e para partes externas. Por exemplo, um serviço de entrega terceirizado que esteja executando seu pedido de remessa se enquadraria nessa categoria
Dica profissional: ClickUp CRM pode ser sua solução de dados abrangente aqui para mapear e armazenar dados de clientes. Desde a captura dos endereços de e-mail nos leads de vendas até o acompanhamento das jornadas dos clientes e de quaisquer interações adicionais, ele o ajudará a organizar todos os dados em um só lugar.
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2. Traga um diretor de proteção de dados (DPO) a bordo
Um DPO atua como o único ponto de contato para a privacidade de dados na sua organização.
Como especialista em privacidade de dados, o diretor de proteção de dados garante que as práticas de dados da organização estejam alinhadas com os requisitos do GDPR. Em sua função, o DPO trata das solicitações dos titulares dos dados, responde a violações de dados, auxilia nas avaliações de risco e serve como contato com as autoridades de proteção de dados.
Para se qualificar como DPO, o candidato deve ter experiência em leis de proteção de dados e ser facilmente acessível aos funcionários e aos titulares dos dados. Ao nomear um DPO qualificado, você pode demonstrar seu compromisso com a privacidade dos dados, reduzir o risco de não conformidade e aumentar sua credibilidade como empresa entre os clientes.
Leia mais: Como usar a IA para governança de dados (casos de uso e ferramentas)
3. Documente seu processo de GDPR de ponta a ponta
Documente tudo! A elaboração de uma política de processamento de dados envolve a descrição de cada processo ao longo do caminho para que você possa identificar onde os dados de um cliente serão armazenados ou por quanto tempo serão armazenados após o cancelamento da assinatura, por exemplo.
Certifique-se de que a visão geral do processo e os detalhes granulares estejam claramente definidos e acessíveis a todas as equipes que precisarão atualizá-los ou consultá-los periodicamente
Aproveite Documentos do ClickUp para manter um registro centralizado e de fácil acesso das suas atividades de processamento de dados, incluindo o tipo de dados, a base legal para a coleta e o período de retenção.
A documentação de conformidade não precisa ser monótona; experimente o ClickUp Docs!
Crie documentos separados para diferentes aspectos da conformidade, como mapeamento de dados, políticas de retenção de dados, planos de resposta a violações de dados e avaliações de risco.
Esses documentos podem ser organizados em uma estrutura hierárquica usando páginas aninhadas, facilitando a navegação e a referência. Você também pode usar os recursos de colaboração do ClickUp, como @mentions, para envolver equipes e indivíduos relevantes no processo, garantindo que todos estejam alinhados e informados.
4. Reavalie seus processos de coleta de dados
Você realmente precisa de todos esses dados? O GDPR enfatiza o princípio da minimização de dados, que exige que as organizações coletem e processem somente os dados pessoais necessários para fins específicos.
Para garantir a conformidade, avalie regularmente suas práticas de coleta de dados e garanta que elas sejam limitadas ao que é necessário e proporcional aos seus objetivos comerciais. Aqui estão alguns aspectos a serem considerados:
Limitação da finalidade
Certifique-se de que os dados coletados estejam diretamente relacionados aos seus objetivos comerciais e não sejam usados para fins não intencionais. Para processar pedidos, um site de comércio eletrônico pode coletar nomes de clientes, endereços e informações de pagamento. Esses dados não devem ser usados para publicidade direcionada sem o consentimento do cliente.
Minimização de dados
Identifique se algum campo de dados pode ser eliminado ou anonimizado sem comprometer a finalidade da coleta de dados. Uma plataforma de mídia social pode inicialmente coletar nomes completos, endereços de e-mail e datas de nascimento dos usuários. Entretanto, se a plataforma puder funcionar adequadamente apenas com nomes de usuário e endereços de e-mail, ela deverá minimizar a coleta de dados pessoais.
Retenção de dados
Estabeleça políticas adequadas de retenção de dados para garantir que os dados não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário. Para fins de conformidade regulamentar, um banco pode reter registros de solicitação de cartão de crédito por um período específico. Após o período obrigatório, esses dados podem ser anonimizados ou excluídos.
Consentimento
Se estiver contando com o consentimento como base legal para o processamento, certifique-se de que ele seja dado livremente, específico, informado e inequívoco. Um aplicativo móvel solicita o consentimento dos usuários para coletar dados de localização para recomendações personalizadas. O consentimento deve ser dado livremente e específico (por exemplo, acessar a localização somente ao usar o aplicativo).
Interesses legítimos
Se estiver se baseando em interesses legítimos, avalie cuidadosamente se eles superam os interesses, os direitos e as liberdades do indivíduo. Uma organização de notícias pode processar informações de contato de jornalistas para facilitar a comunicação e a colaboração. Isso pode ser considerado um interesse legítimo para atividades jornalísticas.
você sabia? SOC 2 é uma estrutura equivalente ao GDPR mais associada às empresas americanas. É um padrão voluntário usado pelas organizações para demonstrar seu compromisso com a segurança e a privacidade dos dados.
Embora o GDPR seja um regulamento legal voltado para a proteção dos dados pessoais de indivíduos na União Europeia, o SOC 2 pode ser visto como um padrão complementar. Por alcançar a conformidade com o SOC 2 você pode demonstrar que é uma entidade comercial responsável pelos dados e que mantém a adesão a medidas de segurança de dados reconhecidas mundialmente.
5. Fique atento às violações de dados e aja rapidamente
Ao relatar uma violação de dados de acordo com o GDPR, as organizações devem avaliar o risco potencial aos direitos e liberdades dos indivíduos. Isso envolve considerar o tipo de dados comprometidos, a probabilidade de acesso não autorizado e as possíveis consequências para os indivíduos afetados.
O GDPR exige relatar violações de dados dentro de 72 horas se houver um alto risco de afetar negativamente os direitos e as liberdades dos indivíduos
Em muitos casos, as organizações também devem notificar diretamente os indivíduos afetados, fornecendo informações claras sobre a violação, os dados envolvidos e as medidas que estão sendo tomadas para solucioná-la.
Além disso, é necessária uma investigação completa para entender a causa da violação e implementar medidas preventivas. É essencial manter registros detalhados de todo o processo, incluindo as medidas tomadas para relatar a violação e mitigar seu impacto.
**Caso em questão: violação de dados da British Airways
Em 2018, British Airways sofreu uma violação de dados significativa que afetou aproximadamente 500.000 clientes. Os hackers conseguiram obter acesso não autorizado ao sistema de reservas da companhia aérea, roubando informações pessoais, como nomes, endereços, detalhes de cartões de pagamento e itinerários de viagem.
Essa violação foi uma clara violação do GDPR, pois envolveu o processamento não autorizado de dados pessoais em grande escala. A British Airways foi multada em £ 20 milhões pelo Information Commissioner's Office (ICO) do Reino Unido pelo incidente.
6. Priorize a transparência em sua coleta de dados
Seus clientes têm o direito de saber exatamente quais dados você está coletando e como os utiliza. Aqui estão algumas medidas que você pode tomar para garantir a transparência em seus processos de coleta de dados:
- Políticas de privacidade claras e concisas: Forneça políticas de privacidade facilmente acessíveis e compreensíveis que descrevam claramente suas práticas de dados. Essas políticas devem ser escritas em linguagem simples e evitar o jargão jurídico
- Consentimento informado: Exponha as finalidades da coleta de dados, os tipos de dados que estão sendo coletados e os direitos dos clientes em relação aos dados durante o processo de coleta de consentimento
- Solicitações de acesso do titular dos dados: Responda às solicitações de acesso do titular dos dados de forma rápida e abrangente. Isso significa fornecer aos indivíduos uma cópia de seus dados pessoais e informações sobre como eles estão sendo processados
- Compartilhamento de dados com terceiros: Se os dados pessoais forem compartilhados com terceiros, certifique-se de que as salvaguardas apropriadas estejam em vigor para proteger os dados e que os terceiros também estejam em conformidade com o GDPR
7. Garantir o consentimento dos pais para clientes menores de idade
O GDPR exige que as empresas obtenham o consentimento dos pais ou do responsável legal antes de processar dados pessoais de crianças menores de 16 anos na maioria dos países da UE.
Para verificar a idade dos seus usuários, empregue métodos confiáveis, como exigir o consentimento dos pais ou usar serviços de verificação de idade. Se o consentimento dos pais for obtido, ele deverá ser dado livremente, específico, informado e inequívoco.
Além disso, mantenha registros detalhados do processo de consentimento, incluindo a data, o método e a identidade da parte que consentiu. Adicione etapas adicionais para garantir que nenhuma informação sensível seja coletada de crianças e que seus dados não sejam retidos por mais tempo do que o necessário.
Caso em questão: TikTok vs. Comissão Irlandesa de Proteção de Dados A TikTok foi multada em US$ 379 milhões pela Comissão Irlandesa de Proteção de Dados (DPC) por não proteger adequadamente os dados pessoais de crianças. A DPC constatou que a TikTok não havia obtido consentimento válido de crianças com menos de 13 anos, conforme exigido pelo GDPR.
Além disso, a DPC criticou a TikTok por não fazer o suficiente para impedir que as crianças visualizassem conteúdo potencialmente prejudicial. Essa é uma das maiores multas impostas pelo GDPR, destacando a importância de proteger os dados de crianças on-line.
8. Empregar um consentimento duplo de opt-in
Para facilitar um processo de consentimento verdadeiramente informado, obtenha o consentimento explícito dos clientes antes de processar seus dados, inclusive seus endereços de e-mail, para fins de marketing. Um processo de opt-in duplo é um método robusto para garantir que os indivíduos tenham se inscrito em uma lista de e-mail de forma consciente e voluntária.
**Como funciona o double opt-in?
- Assinatura inicial: Quando um indivíduo insere seu endereço de e-mail para se inscrever em uma lista de e-mails, ele recebe um e-mail de confirmação
- Confirmação: O indivíduo deve clicar em um link ou botão no e-mail de confirmação para concluir o processo de assinatura
Esse processo de verificação em duas etapas ajuda a evitar spam e garante que os indivíduos tenham consentido ativamente em receber e-mails. Ao implementar um processo de opt-in duplo, você pode reduzir o risco de ser sinalizado por marketing por e-mail não solicitado.
9. Atualize sua política de privacidade periodicamente
Revise e atualize sua política de privacidade regularmente para refletir quaisquer alterações em suas práticas de dados ou requisitos legais. Concentre-se nas dicas a seguir para manter sua política de privacidade em ótima forma:
- Precisão: Certifique-se de que as informações em sua política de privacidade sejam precisas e atualizadas
- Acessibilidade: Torne sua política de privacidade facilmente acessível em seu site e forneça um link para ela a partir de outras páginas relevantes
- Consistência: Certifique-se de que sua política de privacidade seja consistente com suas práticas reais de dados
bônus: Está procurando inspiração? Veja
Política de privacidade do ClickUp.
Exemplo da política de privacidade do ClickUp
10. Avaliar riscos de terceiros
Como uma entidade comercial responsável por dados, você é responsável por verificar se seus associados terceirizados estão em conformidade com o GDPR. É mais fácil falar do que fazer, nós sabemos! Mas aqui está uma visão geral do processo para ajudá-lo a criar uma política para suas auditorias de terceiros:
- Estabeleça um contrato explícito de processamento de dados que descreva o escopo do trabalho, os dados compartilhados, as medidas de segurança e as responsabilidades de ambas as partes
- Realize uma diligência prévia completa sobre esses terceiros, avaliando suas políticas de privacidade, certificações e referências
- Avalie os riscos envolvidos no compartilhamento de dados com esses terceiros, considerando fatores como a sensibilidade dos dados, as atividades de processamento e a localização geográfica deles, se estão localizados dentro ou fora da UE
Mantenha uma supervisão regular, monitorando sua conformidade e realizando auditorias
Leia mais: 10 melhores ferramentas de governança, risco e conformidade (GRC) em 2024
Conquistando a conformidade com o GDPR com ferramentas automatizadas
Bem, essa é uma lista de verificação e tanto. Felizmente, você não precisa navegar sozinho nessa jornada de conformidade.
Várias ferramentas digitais de GRC como uma plataforma de gerenciamento de projetos tudo-em-um, o ClickUp pode facilmente funcionar como sua sede de conformidade com o GDPR.
Ao configurar um processo tão assustador quanto um Lista de verificação de conformidade com o GDPR você precisa de uma abordagem passo a passo, e nós aqui no ClickUp só falamos de etapas. 🪜
Recursos como o Listas de verificação de tarefas do ClickUp são projetadas para dividir e gerenciar processos complexos como esses. Pense nelas como listas de tarefas dentro de suas tarefas. Ao criar listas de verificação, você pode definir claramente as ações específicas necessárias para concluir uma tarefa, atribuí-las aos membros da equipe e acompanhar seu progresso.
Crie facilmente listas de verificação em cada tarefa usando as listas de verificação de tarefas do ClickUp
Para usar as listas de verificação de tarefas no ClickUp, basta criar uma nova tarefa, clicar na guia "Checklists" da tarefa e adicionar as etapas individuais. Em seguida, você pode organizar sua lista de verificação de conformidade em subtarefas menores e mais gerenciáveis, como esta:
Criação de subtarefas em listas de verificação
Quando todas as etapas estiverem prontas nas listas de tarefas, atribua cada tarefa às equipes relevantes, como a equipe jurídica, para dar andamento ao processo.
Você também pode usar a função Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para visualizar esse processo em uma linha do tempo, ver como você está progredindo e desenvolver estimativas claras da linha do tempo para a conclusão do projeto.
Visualize suas tarefas mais importantes com os gráficos de Gantt do ClickUp
E não termina aí. Quando você tiver um processo, traga Automação do ClickUp para concluir ações específicas com base em suas regras definidas. Por exemplo, você pode definir uma automação personalizada notificando as pessoas para que adicionem informações, revisem e atualizem a política de privacidade a cada três meses.
Crie automações personalizadas para mover suas tarefas de conformidade ao longo do processo
E, por fim, a conformidade com a política do GDPR envolve MUITA documentação.
Se você se sentir preso em qualquer ponto do processo, use Cérebro ClickUp o ClickUp Brain /%href/, o assistente de IA integrado do ClickUp, pode ajudá-lo a redigir políticas em linguagem simples e fácil de entender ou até mesmo fazer algumas pesquisas sobre as práticas recomendadas do setor para o GDPR.
O AI Writer do ClickUp Brain pode ajudá-lo a criar rascunhos de documentação mais rapidamente
Além disso, o ClickUp tem modelos personalizados para ajudar a facilitar muito o processo de planejamento da lista de verificação.
Modelo de plano de projeto de conformidade do ClickUp
O modelo de plano de projeto de conformidade do ClickUp oferece uma vantagem inicial no seu processo de planejamento
Modelo de plano de projeto de conformidade do ClickUp sua Visão de Requisitos de Conformidade permite listar todas as regulamentações necessárias, enquanto a Visão de Status de Conformidade oferece uma visão geral clara do progresso e identifica as áreas não conformes. A Visão de adição de requisitos garante que você possa incorporar facilmente novos regulamentos à medida que eles surgirem. Em geral, esse modelo simplifica o processo de conformidade ajudando você a se manter organizado, acompanhar o progresso e garantir a adesão aos padrões do GDPR.
Modelo de lista de verificação de projeto do ClickUp
Modelo de lista de verificação de projeto do ClickUp
Modelo de lista de verificação de projeto do ClickUp pode ajudá-lo a delinear as etapas essenciais do seu processo de conformidade. Ele inclui esboços de subtarefas gerais que formam a base de qualquer projeto. Use este modelo para:
- Delinear a sequência adequada de tarefas para garantir que cada etapa se baseie na anterior. Isso ajudará a evitar erros e omissões
- Antecipar possíveis desafios e riscos relacionados à conformidade com o GDPR e abordar esses problemas de forma proativa
- Incluir prazos para cada tarefa, garantindo que o projeto geral seja concluído no prazo
Compliance Made Easy With ClickUp
Uma lista de verificação de conformidade com o GDPR bem estruturada é essencial para garantir que sua organização esteja cumprindo os requisitos desse importante regulamento.
Os recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp fornecem uma plataforma poderosa para criar e gerenciar sua lista de verificação de conformidade com o GDPR. Ao dividir esse processo aparentemente complexo em tarefas menores e gerenciáveis, você pode acompanhar efetivamente o progresso, identificar possíveis problemas e garantir a conformidade.
Desde a definição do processo até a atribuição de responsabilidades, o monitoramento do progresso e a colaboração com a sua equipe, o ClickUp pode ajudar a manter o seu projeto de conformidade no caminho certo. Registre-se para obter uma conta gratuita do ClickUp e comece seu processo de GDPR!