isenção de responsabilidade: este artigo tem o objetivo de fornecer uma lista de verificação de conformidade com a SOX e ferramentas que podem ajudar. Não se destina a substituir uma consultoria jurídica ou financeira profissional._
SOX, uma abreviação de Sarbanes-Oxley Act, é um elemento essencial da regulamentação financeira para empresas. Trata-se de um conjunto de regras criadas para manter as finanças da empresa transparentes e proteger os investidores.
Pense nela como um check-up da saúde financeira das empresas. Como se você fosse ao médico para um check-up de rotina, as empresas passam por auditorias da SOX para garantir que estejam em ótima forma financeira.
Essas auditorias são os pontos de referência por meio dos quais as empresas demonstram sua transparência, responsabilidade e honestidade com os investidores.
Portanto, neste artigo, exploraremos detalhadamente a conformidade com a SOX e a responsabilidade corporativa, discutiremos seus principais componentes, os desafios comuns de conformidade que as empresas enfrentam e as ferramentas para facilitá-la.
O que é conformidade com a SOX?
SOX, abreviação de Sarbanes-Oxley Act (Lei Sarbanes-Oxley), é como um livro de regras para que as empresas públicas sigam práticas financeiras éticas que garantam a governança corporativa. A lei federal dos EUA obriga as organizações a aderir a requisitos específicos de relatórios financeiros, segurança da informação e auditoria para evitar a possibilidade de fraude corporativa.
A Lei SOX foi criada em 2002 depois que algumas grandes empresas de capital aberto, como Enron, Tyco e WorldCom, foram pegas fraudando seus registros financeiros. Os escândalos consecutivos acabaram levando à infame crise financeira de 2002.
Isso motivou a criação de uma lei para garantir que todas as empresas de capital aberto fossem honestas e transparentes, de modo que as partes interessadas, como os investidores (banqueiros, acionistas, público em geral etc.), pudessem confiar no que as empresas informam sobre seus dados financeiros.
Com a introdução da SOX, as empresas agora têm a obrigação legal de serem mais cautelosas ao lidar e relatar suas finanças, da mesma forma que a conformidade com o GDPR exige cuidado extra ao processar dados pessoais.
Quem deve estar em conformidade com a SOX?
A SOX é principalmente para os grandes players do mundo dos negócios, especialmente aqueles que lidam com grandes quantidades de dados de clientes.
Aqui estão alguns exemplos:
- Empresas de contabilidade que auditam essas empresas
- Empresas públicas nos EUA (aquelas das quais você pode comprar ações)
- Empresas estrangeiras listadas nas bolsas de valores dos EUA
Mas mesmo que você não esteja nessa lista (por exemplo, empresas privadas), seguir os princípios da SOX é sensato, pois ajuda a evitar fraudes, melhorar a governança corporativa e evitar violações de segurança.
**Leia também 5 precauções de segurança de dados que toda equipe profissional deve tomar
Principais requisitos de conformidade com a SOX
Vamos deixar de lado o jargão jurídico por um segundo e tornar isso realmente fácil de entender.
Pense nos requisitos de conformidade com a SOX como os principais ingredientes de sua receita para "manter a empresa honesta".
Aqui está um resumo rápido dos principais requisitos de conformidade com a SOX:
1. Controles internos
Em termos de SOX, os controles internos são como as fechaduras e os sistemas de alarme que mantêm as informações financeiras de uma empresa seguras e precisas.
As empresas precisam estabelecer e manter esses controles para proteger os dados pessoais. Isso garante que ninguém esteja fazendo as contas ou perdendo "acidentalmente" alguns milhões de dólares.
Um exemplo de um processo de controles internos seria a segregação de funções (SOD), em que várias pessoas não estão envolvidas em tarefas críticas, como aprovações de pagamentos. Isso também garante que não haja conflito de interesses entre os participantes poderosos da organização. Seu objetivo é evitar a possível manipulação de informações financeiras confidenciais.
2. Relatórios financeiros
O relatório financeiro tem tudo a ver com ser honesto e claro ao informar o mundo sobre a situação financeira de sua empresa.
As empresas devem garantir que seus relatórios financeiros sejam precisos, completos e enviados dentro do prazo. Aquele iate caro da empresa não pode ser escondido na categoria "material de escritório"!
Os relatórios adequados também ajudam a cumprir as obrigações legais (como a conformidade com o GDPR), por meio do manuseio transparente de dados pessoais.
3. Segurança de dados
A segurança dos dados é um grande negócio para as empresas, especialmente com a crescente dependência do armazenamento em nuvem e o aumento das violações de segurança. As empresas precisam proteger seus dados financeiros contra hackers, concorrentes intrometidos ou qualquer outra pessoa que não deveria estar espiando seus números.
Isso significa configurar senhas fortes (e a "senha123" não é suficiente), usar criptografia e garantir que somente as pessoas certas possam acessar informações confidenciais.
Assim como a lista de verificação do GDPR, essas práticas ajudam os processadores de dados a manter os controles de segurança e a privacidade dos dados.
**Leia também Como criar uma lista de verificação de conformidade
4. Proteção ao denunciante
A SOX exige que as empresas tenham um sistema para que os funcionários denunciem atividades suspeitas sem medo de serem demitidos ou rebaixados.
Por exemplo, se você perceber que alguém da contabilidade está fraudando os números ou ocultando despesas, poderá fazer uma denúncia anônima. A empresa é legalmente obrigada a protegê-lo contra retaliações.
Semelhante a um titular de dados que pode registrar uma reclamação junto à autoridade supervisora de acordo com o GDPR, essa regra permite que os funcionários se manifestem. Eles podem fazer isso sem se preocupar com a segurança no emprego.
5. Trilha de auditoria
As empresas devem manter registros detalhados de todas as suas atividades financeiras, desde transações de vendas e relatórios de despesas até registros de folha de pagamento. Pense nisso como um diário financeiro que rastreia cada centavo que entra e sai.
Essa trilha de auditoria ajuda a provar que a empresa segue as regras e facilita a identificação de irregularidades. Além disso, ajuda a resolver divergências, mostrando provas claras das atividades de processamento de dados e garantindo a responsabilidade, rastreando quem aprovou ou iniciou cada transação.
Assim como o GDPR exige o registro das operações de processamento de dados, a SOX confirma a transparência em todas as transações financeiras.
ponto a ser lembrado: Os requisitos de conformidade da SOX não são apenas regras enfadonhas. Eles existem para proteger os investidores, os funcionários e o público contra as travessuras financeiras. A obtenção da conformidade com a SOX ajuda a manter a honestidade no mundo dos negócios. Ela oferece proteção adicional semelhante ao Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) para proteger os dados dos clientes.
Lista de verificação de conformidade com a SOX
A lista de verificação abaixo fornece uma visão geral das principais etapas para obter e manter a conformidade com a SOX.
I. Estabelecimento de uma estrutura de controle
Comece criando uma estrutura de controle interno adequada, que é a base do seu plano de conformidade. Certifique-se de implementar relatórios financeiros confiáveis e precisos. Atribua funções claras a todos os envolvidos na manutenção desses controles.
É fundamental desenvolver procedimentos eficazes e usá-los de forma consistente em toda a organização. Pense nisso como se um diretor de proteção de dados gerenciasse o processamento de dados pessoais em empresas que seguem as regras do GDPR.
II. Auditorias e avaliações regulares
Configure um sistema para monitoramento constante e auditorias regulares. Isso o ajuda a detectar e corrigir problemas com antecedência. Programe uma auditoria SOX regular e verificações frequentes de seus demonstrativos financeiros, práticas e sistema de gerenciamento de incidentes.
É como fazer um exame de saúde financeira todo ano e manter as questões fiscais da sua organização em boa forma. Essas revisões são semelhantes à forma como as empresas monitoram regularmente sua conformidade com as autoridades de proteção de dados.
III. Documentação e relatórios
Mantenha anotações detalhadas sobre todos os seus processos financeiros, decisões e alterações. Isso cria um rastreio de papel claro para referência futura
Uma boa manutenção de registros facilita a apresentação de relatórios aos órgãos reguladores, mostrando que você leva a sério o cumprimento das regras. É comparável à forma como uma avaliação do impacto da proteção de dados reflete a transparência no manuseio de dados pessoais de acordo com o GDPR.
Está com dificuldades para manter o controle dos seus registros de dados financeiros e operacionais? Confira nossa lista com curadoria dos 10 melhores softwares e sistemas de gerenciamento de registros em 2024
IV. Treinamento e conscientização dos funcionários
Crie programas de treinamento completos para toda a sua equipe. Certifique-se de que todos entendam os requisitos da lista de verificação de auditoria de conformidade com a SOX e sua parte nela. Realize sessões de treinamento regulares para manter todos atualizados sobre os padrões de conformidade e as práticas recomendadas.
Essa abordagem é semelhante às listas de verificação de conformidade com o GDPR, que garantem que a equipe esteja ciente dos direitos dos titulares dos dados e de como lidar adequadamente com dados confidenciais.
V. Avaliação e gerenciamento de riscos
Avalie regularmente os possíveis riscos financeiros, defina salvaguardas de segurança e desenvolva estratégias para mitigar e reduzir os riscos de forma eficaz. **Isso inclui lidar com ameaças à segurança cibernética, mudanças no mercado e pontos fracos em seus controles internos para minimizar incidentes de segurança
Ser proativo no gerenciamento de riscos é fundamental. É como realizar avaliações do impacto da proteção de dados para o processamento de dados de alto risco de acordo com o GDPR.
VI. Tecnologia e gerenciamento de dados
Use soluções tecnológicas totalmente à prova de falhas para gerenciar e proteger seus dados financeiros. Isso inclui instalação de bancos de dados seguros e métodos de criptografia. Certifique-se de que suas práticas de manuseio de dados atendam aos requisitos da SOX, especialmente nas áreas de integridade e segurança de dados.
Assim como o GDPR, que rege o processamento de dados pessoais, a SOX se concentra na proteção de informações financeiras contra acesso não autorizado ou uso indevido.
Leitura obrigatória: 7 melhores ferramentas de software de conformidade SOC 2 em 2024
Desafios comuns de conformidade com a SOX
Manter a conformidade com a SOX pode ser complicado, com vários desafios que as organizações devem enfrentar para se manterem nos trilhos regulamentares.
Problemas de gerenciamento de dados
Lidar com grandes volumes de dados de forma segura é um grande desafio. As organizações coletam dados constantemente e precisam gerenciá-los, mantendo-os protegidos contra acesso não autorizado.
Os controladores de dados devem realizar avaliações do impacto da proteção de dados para proteger os dados pessoais durante o processamento. Isso é especialmente importante para dados confidenciais, como dados biométricos, que precisam de medidas de segurança rigorosas.
Regulamentações em evolução
Outro obstáculo é acompanhar as mudanças nos requisitos de conformidade. As normas SOX, como as do GDPR, podem mudar e evoluir, e as organizações precisam se adaptar rapidamente.
As empresas devem comunicar as novas medidas de conformidade usando uma linguagem clara e simples para que todos entendam. Sessões de treinamento regulares ajudam a manter todos informados e em conformidade.
Desalinhamento da propriedade do controle
Às vezes, há uma incompatibilidade entre quem é o proprietário dos controles e as operações diárias. Os proprietários dos controles podem não integrar totalmente as responsabilidades de conformidade em suas rotinas, o que leva a lacunas.
**Por exemplo, se um responsável pela proteção de dados não se envolver regularmente nas atividades de processamento de dados, isso pode resultar em não conformidade com os requisitos de proteção de dados
Documentação complexa
O excesso de documentação pode dificultar os esforços de conformidade.
Embora sejam necessários registros detalhados, uma documentação excessivamente complexa pode ocultar resultados importantes de conformidade. Para um gerenciamento eficaz da conformidade, é fundamental criar formulários concisos e de fácil acesso.
Desafios do gerenciamento de fornecedores
O gerenciamento de fornecedores terceirizados aumenta a complexidade da conformidade com a SOX. As organizações devem garantir que os fornecedores sigam os mesmos padrões de conformidade, especialmente em governança de dados e atividades de processamento.
Isso requer um monitoramento regular e sistemático da conformidade dos fornecedores para garantir que eles cumpram as obrigações legais e protejam os dados pessoais.
Ferramentas para facilitar a conformidade com a SOX
Para tornar a conformidade com a SOX mais gerenciável, você pode usar várias ferramentas e softwares de gerenciamento de conformidade soluções para otimizar vários aspectos do processo.
Aqui estão algumas delas:
- Você pode usar plataformas de gerenciamento de conformidade eSoftware de GRC para empregar estruturas abrangentes específicas para SOX, GDPR e outros regulamentos. Eles ajudam as organizações a processar dados com eficiência e, ao mesmo tempo, aderir aos padrões de conformidade
- Você também pode usar o Software de gerenciamento de auditoria para centralizar e automatizar os processos de auditoria. Essas ferramentas simplificam o gerenciamento de sistemas internos, facilitando o rastreamento e a conclusão das auditorias
- Ferramentas de avaliação de risco permitem identificar e gerenciar riscos potenciais de forma eficaz. Essas ferramentas garantem que você esteja lidando com o processamento de dados em larga escala com a devida atenção aos interesses legítimos e às possíveis vulnerabilidades
- Por fim, a análise de dados esoftware de governança oferecem suporte a uma análise abrangente dos dados processados, gerando relatórios perspicazes para revisões de conformidade. Essas ferramentas ajudam a rastrear e analisar a coleta de dados
Leia também: Como usar a IA para governança de dados
A conformidade com a SOX é melhor com o ClickUp
Gerenciamento de tarefas para conformidade
Até agora, abordamos o que significa a conformidade com a SOX, alguns de seus principais requisitos e alguns de seus desafios diários.
No entanto, uma coisa é certa: há muitas etapas e procedimentos que as equipes precisam seguir para garantir a conformidade. Isso se torna difícil para grandes empresas em que diferentes equipes precisam de uma plataforma comum para delegar, aprovar e revisar tarefas.
Felizmente, temos a ferramenta certa para você ClickUp é uma plataforma completa para suas necessidades de conformidade. Vamos explorar seus recursos juntos. Tarefas do ClickUp ajuda a simplificar processos complexos de lista de verificação de auditoria de conformidade com a SOX, dividindo-os em etapas menores e mais gerenciáveis.
Agilize e personalize as auditorias de conformidade com o ClickUp Tasks
É possível criar tarefas individuais para cada seção da SOX, atribuí-las aos membros da equipe e definir datas de vencimento para garantir a conclusão em tempo hábil. Essa abordagem estruturada ajuda a manter o processo de auditoria organizado e no caminho certo.
Além disso, o ClickUp permite acompanhar o progresso de cada tarefa, definir lembretes e colaborar com a sua equipe em tempo real. Isso ajuda na conclusão programada dos processos de conformidade que, em última análise, ajudam as equipes a se concentrarem em seus objetivos.
ClickUp Tasks vem com tags personalizadas que permitem diferenciar várias tarefas
As tarefas também podem ser personalizadas com campos específicos, como nível de risco, tipo de controle ou a seção SOX relevante. Esses campos personalizáveis organizam todos os detalhes necessários e facilitam a identificação de áreas que exigem atenção especial.
Documentação e trilhas de auditoria
Gerencie e acompanhe com segurança os documentos de conformidade com o Docs centralizado do ClickUp Documentos do ClickUp oferece um espaço centralizado para armazenar toda a sua documentação relacionada à conformidade, incluindo políticas, procedimentos, registros de processamento de dados e evidências de conformidade.
Ele garante que todos os documentos necessários sejam facilmente acessíveis e bem organizados em um único local, facilitando o gerenciamento e a recuperação rápida quando necessário. O recurso de histórico de versões é fundamental para a criação de trilhas de auditoria, rastreando as alterações nos documentos ao longo do tempo.
Com o ClickUp Docs, você sempre pode alterar suas permissões de acesso a documentos a qualquer momento
Ele também é particularmente útil para lidar com solicitações de acesso ao assunto ou fornecer relatórios às autoridades de proteção de dados, pois oferece um registro confiável das modificações feitas em qualquer documento relacionado à conformidade.
Para aumentar a segurança, o ClickUp também inclui configurações de permissão que permitem controlar quem pode acessar documentos confidenciais de conformidade. Além disso, o sistema se alinha aos padrões GDPR e SOX, garantindo que sua documentação permaneça segura e em conformidade com as principais normas de proteção de dados e responsabilidade.
Melhor processamento de conformidade e avaliação de riscos
Os recursos do ClickUp facilitam o manuseio de seus processos de conformidade e a realização de avaliações de risco. Veja como eles podem ajudar a manter a conformidade com a SOX.
1. Visão geral visual da conformidade
Monitore o status de conformidade em um piscar de olhos com o painel personalizável do ClickUp Painel de controle do ClickUp fornece um instantâneo visual do seu status de conformidade, permitindo que você identifique rapidamente preocupações ou possíveis problemas.
As exibições personalizadas podem ser adaptadas para rastrear vários aspectos da conformidade, como eficácia do controle ou descobertas de auditoria. Dessa forma, sua equipe permanece informada e pode se concentrar em áreas de alta prioridade.
2. Categorização e priorização de riscos
Com Visualização da diretoria do ClickUp você pode priorizar os riscos com base em seu impacto potencial e probabilidade.
Navegue e reduza os riscos sem esforço com a visualização dinâmica da diretoria do ClickUp
Esse recurso ajuda a identificar áreas que precisam de atenção, garantindo uma abordagem proativa para o gerenciamento de riscos. Da mesma forma que você avaliaria o processamento de dados em larga escala de acordo com o GDPR, o ClickUp o ajuda a abordar e atenuar os riscos de forma eficaz.
3. Campos personalizados para pontuações de risco
Usando Campos personalizados do ClickUp se você tiver um controle de conformidade, poderá atribuir pontuações de risco e estratégias de atenuação a cada tarefa ou controle de conformidade.
Quantifique e enfrente os riscos de conformidade com os campos personalizados do ClickUp para um gerenciamento mais inteligente
Ele pode ajudá-lo oferecendo uma abordagem abrangente e orientada por dados para o gerenciamento de riscos. Ao quantificar os riscos, sua equipe pode se concentrar em mitigar os problemas mais urgentes, garantindo melhores resultados de conformidade.
4. Automação para tarefas de conformidade
Aumentar os fluxos de trabalho de conformidade orientados por processos e reduzir os erros com a automação do ClickUp Automação do ClickUp simplifica tarefas repetitivas, como o envio de lembretes para testes de controle ou o encaminhamento de problemas de alto risco.
Embora os recursos do ClickUp sejam muito fáceis de usar para conformidade com a SOX, há um método ainda mais fácil de realizar seu trabalho de conformidade: modelos.
Espere, tem mais. Além dos recursos que facilitam a conformidade, o ClickUp também tem vários modelos para ajudar você. Eles são ótimos para tornar os processos de conformidade mais eficientes, oferecendo uma abordagem estruturada - isso ajuda a economizar tempo e a reduzir o risco de erros. Eles são especialmente úteis para a conformidade com a SOX, pois facilitam a compreensão de processos de auditoria complexos.
Modelo de plano de projeto de conformidade do ClickUp
Acompanhe os marcos de conformidade e garanta os padrões legais com o modelo de plano de projeto de conformidade dinâmico do ClickUp
O modelo Modelo de plano de projeto de conformidade do ClickUp é uma ferramenta completa para elevar os esforços de conformidade. Ele oferece uma abordagem estruturada para gerenciar requisitos de conformidade complexos, dividindo os diferentes processos em etapas gerenciáveis.
Os principais recursos desse modelo incluem:
- Status personalizados: Acompanhe o progresso da conformidade com status como Conformidade, Em andamento, Não compatível, Conformidade parcial e A fazer. Isso o ajuda a visualizar rapidamente a posição de cada tarefa no processo de conformidade
- Campos personalizados: O modelo inclui 11 atributos, como 1º Grau de Conformidade, 2ª Data de Revisão e Categoria de Ameaça à Conformidade. Esses campos permitem que você categorize e gerencie as tarefas de forma eficaz, fornecendo uma visão geral clara do progresso do seu projeto
- Visualizações personalizadas: Acesse quatro visualizações diferentes, incluindo Requisitos de conformidade, Status de conformidade, Adicionar requisitos e Guia de introdução. Essas visualizações o ajudam a organizar o trabalho e a garantir a cobertura de todos os aspectos da conformidade
- Recursos de gerenciamento de projetos: Utilize marcação, subtarefas aninhadas, vários responsáveis e rótulos de prioridade para aprimorar o gerenciamento de projetosa conformidade do projeto rastreamento e gerenciamento
O modelo é útil para gerentes de risco e equipes de conformidade que trabalham com vários regulamentos, como GDPR ou HIPAA. Ele oferece uma estrutura clara para definir regras, atribuir tarefas, estabelecer prazos, acompanhar o progresso e registrar os resultados, o que é essencial para confirmar que a sua organização cumpre os requisitos essenciais de conformidade.
O ClickUp torna a conformidade com a SOX incrível
Entender os requisitos da SOX e implementar os processos de conformidade pode ser um pouco complicado para qualquer organização. Mas a boa notícia é que não precisa ser difícil manter a conformidade e a diligência.
Com as ferramentas, estratégias e processos corretos, é fácil aderir às normas e, às vezes, até mesmo recompensador. Isso é especialmente verdadeiro se você usar ferramentas como o ClickUp, que oferece modelos fáceis de usar e uma série de recursos que o ajudam a acompanhar, gerenciar e aprovar todas as suas tarefas de conformidade.
Pronto para assumir o controle de seus processos de conformidade? Registre-se no ClickUp hoje mesmo e prepare o caminho para 100% de conformidade com a SOX!