O renomado autor e cientista da computação Damien Conway disse uma vez: “A documentação é uma carta de amor que você escreve para si mesmo. ”
Embora a declaração de Conway se referisse a princípios de codificação, a documentação clara e concisa é uma parte subestimada e muitas vezes negligenciada da gestão de uma empresa, que oferece inúmeros benefícios.
Uma empresa em funcionamento possui vários documentos críticos que ajudam no bom andamento das operações. Você trabalha duro para criar documentos cruciais, como contratos legais, arquivos de funcionários, SOPs, planos de emergência e muito mais.
Mas o que acontece quando alguém precisa acessá-los ou auditá-los? Digitalizá-los é o primeiro passo.
No entanto, quando você tenta digitalizar seus registros em papel, como evitar que eles se percam ou sejam corrompidos em sistemas de gerenciamento de documentos não regulamentados?
Como você garante que seus funcionários possam encontrar e usar os registros de que precisam? E como você cumpre as leis e regulamentações em constante mudança que regem a manutenção de registros?
Se você está enfrentando essas dificuldades ou deseja melhorar seu sistema atual de gerenciamento de registros, este artigo é para você. Compilamos uma lista dos 10 melhores softwares e sistemas de gerenciamento de registros em 2024.
Essas ferramentas ajudarão você a organizar, gerenciar e proteger seus registros, disponibilizando-os para as pessoas certas no momento certo. Continue lendo para saber mais! ?
O que é um software de gerenciamento de registros?
O software de gerenciamento de registros é uma solução que as empresas utilizam para rastrear, armazenar, acessar, compartilhar e organizar sua documentação ou registros relacionados aos negócios. O software de gerenciamento de registros gerencia todos os registros, desde a criação até o descarte dos documentos. O software de gerenciamento de registros é essencial para garantir o compartilhamento de conhecimento, o cumprimento dos requisitos de conformidade regulatória e o gerenciamento de riscos.
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de registros?
O gerenciamento digital de registros é essencial para qualquer empresa que deseja armazenar, acessar e gerenciar seus documentos de maneira eficaz. Você precisa encontrar um que atenda às suas necessidades e objetivos específicos.
Aqui estão alguns recursos importantes a serem considerados ao escolher um software de gerenciamento de registros:
- Recursos de importação e digitalização: você precisa de um software que importe facilmente documentos de várias fontes, como e-mail, armazenamento em nuvem ou outros aplicativos. Isso permite consolidar seus documentos e compartilhá-los com sua equipe. Se você ainda tem registros em papel, precisa de um software que possa digitalizá-los e convertê-los em arquivos digitais.
- Controle de acesso e segurança: procure um software que proteja dados confidenciais contra acesso não autorizado ou violações. Você deve poder definir permissões e funções para diferentes usuários, grupos ou departamentos. Certifique-se de que o software de gerenciamento de registros escolhido criptografa seus dados e está em conformidade com as leis e regulamentos relevantes.
- Automação e fluxos de trabalho: escolha um software para otimizar seus processos de negócios e economizar tempo e esforço. Você deve ser capaz de criar fluxos de trabalho e automatizar tarefas, como aprovações, notificações, lembretes ou relatórios. Você também deve procurar um software que se integre às suas outras ferramentas, como CRM, ERP ou software de contabilidade.
- Personalização e escalabilidade: o software ideal é aquele que se adapta às suas necessidades e preferências em constante mudança, permitindo que você personalize seus campos de dados, rótulos, categorias ou visualizações. Escolha um produto de software que possa ser ampliado ou adaptado à medida que sua empresa cresce ou muda.
- Confiabilidade e credibilidade: por fim, você precisa de um software de gerenciamento de registros no qual possa confiar. Procure um software com boa reputação, avaliações positivas e clientes satisfeitos. Você também deve procurar um que ofereça suporte, atualizações e backups.
Com esses recursos em mente, prepare-se para escolher entre nossa lista selecionada dos 10 melhores softwares e sistemas de gerenciamento de registros em 2024.
Os 10 melhores softwares de gerenciamento de registros para usar
1. ClickUp
O software de gerenciamento de registros poderoso e versátil da ClickUp permite organizar, gerenciar e compartilhar seus dados em toda a sua empresa. Você pode criar espaços e pastas para diferentes departamentos ou projetos e definir permissões e funções para cada um.
Você também pode criar novos documentos usando o ClickUp Docs, que podem ser compartilhados e acessados por outros membros em seu espaço de trabalho. Com o ClickUp, você pode definir tarefas como revisar, verificar ou atualizar documentos durante e após a criação, para que nada seja esquecido.
Você também pode usar outros recursos que simplificam a organização e a visualização de dados, como os campos personalizados do ClickUp, as visualizações personalizadas do ClickUp e os painéis do ClickUp.
A Hierarquia de Projetos do ClickUp ajuda você a criar Espaços de Trabalho em vários subtemas para diferentes projetos nos quais sua equipe possa estar trabalhando. Por exemplo, dentro do Espaço de Trabalho “Equipe Criativa”, você pode adicionar subcategorias para diferentes equipes e projetos.
Além disso, você pode usar o modelo Book of Record Business do ClickUp para manter registros dos documentos essenciais da sua organização. Ele permite que você cumpra as regulamentações de manutenção de registros e reúna todos os seus documentos importantes em um só lugar.
Esses recursos permitem que você personalize sua estrutura de dados, exibição e análise, tornando o ClickUp ideal para gerenciamento de dados e colaboração.
Melhores recursos do ClickUp:
- Use o ClickUp Docs para criar e editar documentos de forma colaborativa.
- Aproveite os campos personalizados para armazenar e exibir informações como tipo de documento, status, prioridade ou proprietário.
- Use visualizações personalizadas para monitorar métricas e indicadores importantes.
- Defina permissões e controle o acesso a espaços, pastas e muito mais.
Limitações do ClickUp:
- Alguns usuários relatam uma curva de aprendizado mais íngreme para recursos avançados.
Preços do ClickUp:
Avaliações e comentários do ClickUp:
- G2: 4,7/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 4.000 avaliações)
2. FileHold
O FileHold é um poderoso sistema de gerenciamento de documentos projetado para simplificar o gerenciamento de documentos.
Ele oferece um espaço de armazenamento seguro para todos os tipos de registros e uma interface amigável para uma navegação perfeita.
Se o seu foco é a segurança dos dados, o FileHold pode ser uma boa opção para você. O FileHold ajuda os usuários a organizar e proteger seus registros com facilidade, garantindo a conformidade com as normas regulatórias.
Melhores recursos do FileHold:
- Aproveite o gerenciamento de documentos e registros de nível empresarial
- Use recursos avançados de digitalização e imagem de documentos
- Automatize fluxos de trabalho para otimizar processos
- Defina o controle de acesso baseado em funções para aumentar a segurança
Limitações do FileHold:
- Integrações de terceiros limitadas em comparação com outras alternativas
- O design da interface pode não ser tão moderno ou intuitivo quanto outras soluções.
Preços do FileHold:
- Empresa: US$ 10/mês por usuário
- Servidor na nuvem/interno: US$ 15/mês por usuário
- Express: US$ 15/mês para cinco usuários
- Nuvem (Microsoft Azure): US$ 30/mês por usuário
- Plano personalizado: entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários do FileHold:
- G2: 4,6/5 (mais de 30 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 45 avaliações)
3. DocSavy
O DocSavy é um software de gerenciamento de registros baseado em nuvem que ajuda você a armazenar, organizar e acessar documentos com eficiência. Ele permite que você defina o que são seus documentos e onde eles devem ser armazenados usando tags, metadados e associações.
Sua pesquisa de texto completo e filtros altamente eficazes facilitam e agilizam a localização dos documentos de que você precisa. Ao mesmo tempo, seus recursos avançados de segurança protegem informações confidenciais. Os recursos simples, mas fáceis de usar do DocSavy tornam-no uma ferramenta de gerenciamento de registros verdadeiramente inteligente.
Os melhores recursos do DocSavy:
- Carregue, digitalize ou envie seus documentos por e-mail e armazene-os na nuvem.
- Atribua etiquetas aos seus registros, como tipo de documento, categoria, status ou proprietário.
- Pesquise documentos usando palavras-chave, frases ou operadores
- Compartilhe seus documentos com membros da sua equipe, clientes ou parceiros, usando e-mail, links ou integrações.
Limitações do DocSavy:
- Falta de recursos avançados de automação em comparação com soluções mais robustas.
- Escalabilidade limitada para grandes empresas com necessidades complexas de gerenciamento de documentos.
Preços do DocSavy:
- Plano Inicial: US$ 0,99/mês por usuário
- Plano 20: US$ 9,99/mês para três usuários
- Plano 50: US$ 49,00/mês para sete usuários
- Plano 100: US$ 99/mês
- Plano 200: US$ 149,99/mês
- Plano 300: US$ 199,99/mês
- Plano personalizado
Avaliações e comentários do DocSavy:
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: Avaliações insuficientes
4. Veeva Vault
O Veeva Vault é uma plataforma em nuvem projetada especificamente para setores altamente regulamentados, como ciências da vida e saúde. É uma solução abrangente e altamente segura que permite gerenciar conteúdo e dados em uma única plataforma.
Você pode usar o Veeva Vault para criar, armazenar, acessar e compartilhar documentos, como ensaios clínicos, submissões regulatórias, documentos de qualidade e muito mais.
O Veeva Vault garante integridade absoluta dos dados e conformidade regulatória. Suas medidas de segurança robustas atendem aos mais altos padrões de qualidade, escalabilidade e desempenho.
Melhores recursos do Veeva:
- Gerencie todo o ciclo de vida dos seus documentos, desde a criação até a aprovação, distribuição e arquivamento.
- Garanta que seus documentos estejam em conformidade com as leis e regulamentações relevantes, como FDA, EMA ou ISO.
- Use assinaturas eletrônicas para autorizar seus documentos com segurança e eficiência.
Limitações do Veeva:
- Os usuários relatam que a versão empresarial é relativamente cara quando comparada a outras ferramentas.
- As opções de personalização podem ser limitadas para determinados requisitos específicos do setor.
Preços da Veeva:
- Gratuito para sempre
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários da Veeva:
- G2: 4,1/5 (mais de 40 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 20 avaliações)
5. SharePoint
O SharePoint é uma plataforma de gerenciamento de documentos e colaboração desenvolvida pela Microsoft. Amplamente popular entre empresas de todos os tamanhos e setores, o SharePoint permite monitorar e criar relatórios sobre o manuseio de registros de acordo com políticas e processos definidos.
O SharePoint é ideal para gerenciamento de registros se você usa o pacote Microsoft, pois se integra perfeitamente aos aplicativos do Office 365, como Word, Excel, PowerPoint e OneDrive.
A ferramenta permite armazenar, organizar e compartilhar documentos com segurança, melhorando a colaboração e a produtividade.
Melhores recursos do SharePoint:
- Crie bibliotecas de documentos para armazenar e gerenciar seus documentos em um local centralizado.
- Acompanhe e restaure alterações em documentos usando o histórico de versões.
- Acesse e edite seus documentos usando os aplicativos do Office 365
Limitações do SharePoint:
- Limitações de espaço de dados para a biblioteca de documentos
- As opções de personalização exigem conhecimentos técnicos especializados.
Preços do SharePoint:
- SharePoint (Plano 1): US$ 5,00/mês por usuário
- Microsoft 365 Business Standard: US$ 12,50/mês por usuário
Avaliações e comentários do SharePoint:
- G2: 4/5 (mais de 8.000 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 5.000 avaliações)
6. Fluix
O Fluix é uma solução de software sem código que ajuda as empresas a digitalizar documentos e automatizar tarefas rotineiras, tudo em um só lugar. Ele foi projetado para ajudar as equipes a otimizar os processos relacionados a documentos, melhorar a eficiência e garantir a conformidade, mesmo em trânsito.
O Fluix é ideal para equipes móveis, permitindo que você assine e gerencie documentos facilmente em seus dispositivos móveis. Você também pode trabalhar offline e sincronizar seus dados quando estiver online.
Melhores recursos do Fluix:
- Acesse seus documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, usando dispositivos iOS ou Android.
- Anote e edite seus documentos usando destaques, notas, carimbos ou desenhos.
- Automatize seus fluxos de trabalho e processos de documentos, como aprovações, notificações ou lembretes.
Limitações do Fluix:
- Integrações limitadas com aplicativos de terceiros em comparação com outras plataformas
Preços do Fluix:
- Fluix core: US$ 30/mês por usuário
- Empresa: entre em contato com o departamento de vendas para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o Fluix:
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: 4,8/5 (mais de 40 avaliações)
7. Plataforma Alfresco
O Alfresco é uma interface web segura de código aberto que ajuda as empresas a gerenciar e proteger seus registros físicos e digitais em um único local.
Com o Alfresco, você obtém uma solução completa de gerenciamento do ciclo de vida e governança para todos os seus registros. Usá-lo também garante que você permaneça em conformidade com as leis e regulamentações.
O Alfresco vale a pena ser considerado se você estiver procurando uma solução flexível e escalável que possa se adaptar às necessidades e preferências de organizações de todos os tamanhos.
Melhores recursos da plataforma Alfresco:
- Organize e armazene seus registros em um repositório centralizado usando metadados, categorias e tags.
- Otimize seus processos e fluxos de trabalho, como aprovações, revisões ou auditorias.
- Comunique-se e colabore com os membros da sua equipe usando chat, vídeo ou mídias sociais.
Limitações da plataforma Alfresco:
- Requer assistência para configuração e personalização, o que pode ser um desafio para organizações menores.
- A interface do usuário pode não ser tão intuitiva quanto outras soluções.
Preços da plataforma Alfresco:
- Alfresco Community: Gratuito
- Equipe básica: US$ 2/mês por usuário
- Empresa: US$ 22/mês por usuário
Avaliações e comentários sobre a plataforma Alfresco:
- G2: 3,6/5 (mais de 40 avaliações)
- Capterra: 4,1/5 (mais de 20 avaliações)
8. OpenText
O OpenText é uma solução de software de gerenciamento de registros completa, altamente escalável e de nível empresarial que ajuda as organizações a melhorar a eficiência e a conformidade.
A plataforma única e segura da OpenText permite organizar e compartilhar conteúdo eletrônico e físico em toda a empresa.
É a solução ideal se você deseja aproveitar o poder da IA transformadora com um software de gerenciamento de documentos.
Melhores recursos do OpenText:
- Digitalize seus documentos em papel usando scanners, dispositivos móveis ou e-mail.
- Arquive seus registros para retenção de longo prazo e conformidade usando opções de armazenamento seguras e econômicas.
- Garanta que seus registros estejam em conformidade com as leis e regulamentações relevantes, como GDPR, HIPAA ou SOX.
- Use o OpenText Magellan, uma plataforma flexível de IA e análise, para automatizar fluxos de trabalho.
Limitações do OpenText:
- Preço mais elevado do que muitos concorrentes, especialmente para pequenas e médias empresas.
- Recursos complexos podem exigir treinamento adicional.
Preços da OpenText:
- Preços personalizados
Avaliações e comentários da OpenText:
- G2: 4,3/5 (mais de 20 avaliações)
- Capterra: Avaliações insuficientes
9. Ademero
O Ademero é uma ferramenta de gerenciamento de documentos projetada para simplificar a organização e a recuperação de documentos. Ele ajuda as organizações a otimizar seus processos relacionados a documentos e melhorar a eficiência geral na manutenção de registros.
Se você usa o Quickbooks para gerenciar a contabilidade da sua empresa, o Ademero seria a escolha ideal, com sua integração perfeita e fluxos de trabalho automatizados.
Melhores recursos do Ademero:
- Digitalize seus documentos em papel usando scanners, dispositivos móveis ou e-mail.
- Indexe seus documentos usando metadados
- Pesquise seus documentos usando palavras-chave, frases ou operadores.
Limitações do Ademero:
- Um número limitado de recursos avançados e uma interface de usuário menos intuitiva em comparação com outras soluções empresariais.
Preços do Ademero:
- Hosted Standard: US$ 35/mês por usuário
- Premium hospedado: US$ 70/mês por usuário
Avaliações e comentários da Ademero:
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: 4,3/5 (mais de 41 avaliações)
10. Hyland
A Hyland é uma plataforma líder em gerenciamento de conteúdo empresarial que oferece gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros e automação de processos de negócios.
A Hyland ajuda organizações de todos os setores a integrar perfeitamente seu conteúdo, dados e processos para fornecer as informações certas às pessoas certas, onde e quando necessário.
É uma escolha confiável para organizações com diversas necessidades de manutenção de registros.
Melhores recursos do Hyland:
- Digitalize documentos em papel usando scanners, dispositivos móveis ou e-mail.
- Otimize processos e fluxos de trabalho, como aprovações, revisões ou auditorias, usando ferramentas e modelos de arrastar e soltar.
- Garanta que seus registros estejam em conformidade com as leis e regulamentações relevantes, como GDPR, HIPAA ou SOX.
Limitações do Hyland:
- A implementação e personalização podem exigir a assistência de consultores da Hyland, o que acarreta um custo adicional.
Preços da Hyland:
- Entre em contato com o departamento de vendas para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários da Hyland:
- G2: 4,3/5 (mais de 150 avaliações)
- Capterra: Avaliações insuficientes
Escolha o melhor sistema de gerenciamento de registros para sua empresa
Registros mantidos com diligência são a espinha dorsal de qualquer negócio. Eles contêm informações valiosas, como contratos, faturas, relatórios, etc. Um sistema robusto de gerenciamento de registros pode ajudá-lo a melhorar a eficiência e a colaboração, além de garantir a segurança e a conformidade dos documentos.
Cada software desta lista oferece recursos e benefícios exclusivos. Seja qual for a opção escolhida, certifique-se de que ela seja adaptada às necessidades em evolução da sua empresa e atenda aos requisitos de segurança de auditoria.
Aqui, a versátil plataforma de gerenciamento de projetos ClickUp se destaca das demais. Seus recursos avançados, design centrado no usuário e capacidade de oferecer opções personalizáveis para um gerenciamento eficiente de registros a tornam uma solução completa para o local de trabalho, na qual você pode confiar seus documentos e negócios.
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