os 10 melhores softwares e sistemas de gerenciamento de registros em 2024

O renomado autor e cientista da computação Damien Conway disse uma vez: "A documentação é uma carta de amor que você escreve para si mesmo"

Embora a declaração de Conway se refira aos princípios de codificação, a documentação limpa e clara é uma parte subestimada e frequentemente negligenciada da administração de uma empresa, que oferece inúmeros benefícios.

Uma empresa em funcionamento tem vários documentos essenciais que ajudam a facilitar as operações. Você trabalha duro para criar documentos essenciais, como contratos legais , arquivos de funcionários , SOPs planos de emergência, entre outros.

Mas o que acontece quando alguém precisa acessá-los ou auditá-los? Digitalizá-los é o primeiro passo.

No entanto, ao tentar digitalizar seus registros em papel, como evitar que eles se percam ou sejam corrompidos em sistemas de gerenciamento de documentos não regulamentados?

Como garantir que seus funcionários possam encontrar e usar os registros de que precisam? E como cumprir as leis e os regulamentos em constante mudança que regem a manutenção de registros?

Se você está enfrentando esses problemas ou deseja aprimorar seu sistema atual de gerenciamento de registros, este artigo é para você. Elaboramos uma lista dos 10 melhores softwares e sistemas de gerenciamento de registros em 2024.

Essas ferramentas o ajudarão a organizar, gerenciar e proteger seus registros e, ao mesmo tempo, disponibilizá-los para as pessoas certas no momento certo. Continue lendo para saber mais! 🚀

O que é um software de gerenciamento de registros?

O software de gerenciamento de registros é uma solução que as empresas utilizam para rastrear, armazenar, acessar, compartilhar e organizar a documentação ou os registros relacionados aos negócios. O software de gerenciamento de registros gerencia todos os registros, desde a criação até o descarte dos documentos. O software de gerenciamento de registros é essencial para garantir o compartilhamento de conhecimento, atender aos requisitos de conformidade regulamentar e gerenciar riscos.

O que você deve procurar em um software de gerenciamento de registros?

O gerenciamento de registros digitais é essencial para qualquer empresa que queira armazenar, acessar e gerenciar seus documentos com eficiência. Você precisa encontrar um software que atenda às suas necessidades e objetivos específicos.

Aqui estão alguns dos principais recursos a serem observados ao escolher um software de gerenciamento de registros:

• Recursos de importação e digitalização: Você deseja um software que importe facilmente documentos de várias fontes, como e-mail, armazenamento em nuvem ou outros aplicativos. Isso permite consolidar seus documentos e compartilhá-los com sua equipe. Se você ainda tiver registros em papel, precisará de um software que possa digitalizá-los e convertê-los em arquivos digitais
• Controle de acesso e segurança: Procure um software que proteja os dados confidenciais contra acesso não autorizado ou violações. Você deve ser capaz de definir permissões e funções para diferentes usuários, grupos ou departamentos. Certifique-se de que o software de gerenciamento de registros escolhido criptografe seus dados e esteja em conformidade com as leis e os regulamentos relevantes
• Automação e fluxos de trabalho: Escolha um software para otimizar seus processos de negócios eeconomizar tempo e esforço. Você deve ser capaz de criar fluxos de trabalho e automatizar tarefas, como aprovações, notificações, lembretes ou relatórios. Você também deve procurar um software que se integre a outras ferramentas, como CRM, ERP ou software de contabilidade
• Personalização e escalabilidade: O ideal é um software que se adapte às suas necessidades e preferências em constante mudança, permitindo que você personalize seus campos de dados, rótulos, categorias ou visualizações. Escolha um produto de software que possa ser ampliado ou adaptado à medida que sua empresa cresce ou muda
• Confiabilidade e credibilidade: Por fim, você precisa de um software de gerenciamento de registros no qual possa confiar. Procure um software com boa reputação, críticas positivas e clientes satisfeitos. Você também deve procurar um que ofereça suporte, atualizações e backups

Com esses recursos em mente, prepare-se para escolher um dos 10 melhores softwares e sistemas de gerenciamento de registros em 2024.

Os 10 melhores softwares de gerenciamento de registros para usar em 2024

1. ClickUp

Organize seus registros e projetos rapidamente com as ferramentas facilmente personalizáveis oferecidas pelo ClickUp O poderoso e versátil software de gerenciamento de registros do ClickUp permite organizar, gerenciar e compartilhar seus dados em toda a empresa. Você pode criar Spaces e pastas para diferentes departamentos ou projetos e definir permissões e funções para cada um deles.

Você também pode criar novos documentos usando Documentos do ClickUp que podem ser compartilhados e acessados por outros membros do seu espaço de trabalho. Com o ClickUp, você pode definir tarefas como revisão, verificação ou atualização de documentos durante e após a criação, para que nada passe despercebido.

Crie documentos em um local digital centralizado com o ClickUp Docs e compartilhe-os facilmente

Você também pode usar outros recursos que simplificam a organização e a visualização de dados, como Campos personalizados do ClickUp , Visualizações personalizadas do ClickUp e Dashboards clicáveis .

A estrutura hierárquica detalhada do ClickUp permite que você visualize seus projetos Hierarquia de projetos do ClickUp ajuda a criar espaços de trabalho em vários subtemas para diferentes projetos em que sua equipe possa estar trabalhando. Por exemplo, no espaço de trabalho "Creative Team", é possível adicionar subcategorias para diferentes equipes e projetos.

Além disso, você pode usar Livro de registro de negócios do ClickUp para manter registros dos documentos essenciais da sua organização. Ele permite que você cumpra as normas de manutenção de registros e reúna todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Faça o download deste modelo

Use o modelo Book of Record Business do ClickUp para manter os registros vitais da sua empresa

Esses recursos permitem que você personalize a estrutura, a exibição e a análise dos dados, tornando o ClickUp ideal para o gerenciamento e a colaboração de dados.

Acompanhe seus projetos e o progresso de sua equipe nos ClickUp Dashboards

Melhores recursos do ClickUp:

• Use os documentos do ClickUp paradocumento colaborativo criação e edição de documentos
• Aproveite os campos personalizados para armazenar e exibir informações como tipo de documento, status, prioridade ou proprietário
• Use exibições personalizadas para monitorar métricas e indicadores importantes
• Defina permissões e controle o acesso a espaços, pastas e muito mais

Limitações do ClickUp:

• Alguns usuários relatam uma curva de aprendizado mais acentuada para recursos avançados

Preços do ClickUp:

• Gratuito para sempre
• Ilimitado: uS$ 7/mês por usuário
• Business: $12/mês por usuário
• Empresa: Entre em contato para saber o preço
• ClickUp Brain: Disponível em todos os planos pagos por US$ 5/membro do Workspace/mês

Avaliações e resenhas do ClickUp:

• G2: 4,7/5 (mais de 9.000 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (mais de 4.000 avaliações)

2. ArquivoHold

via ArquivoHold O FileHold é um sistema avançado de gerenciamento de documentos projetado para simplificar o gerenciamento de documentos.

Ele oferece um espaço de armazenamento seguro para todos os tipos de registros e uma interface amigável para uma navegação perfeita.

Se o seu foco é a segurança dos dados, o FileHold pode funcionar bem para você. O FileHold ajuda os usuários a organizar e proteger seus registros com facilidade e, ao mesmo tempo, garante a conformidade com as normas regulamentares.

Melhores recursos do FileHold:

• Aproveite o gerenciamento de documentos e registros de nível empresarial
• Use recursos avançados de digitalização e geração de imagens de documentos
• Automatize os fluxos de trabalho para agilizar os processos
• Defina o controle de acesso baseado em funções para aumentar a segurança

Limitações do FileHold:

• Integrações de terceiros limitadas em comparação com outras alternativas
• O design da interface pode não ser tão moderno ou intuitivo quanto o de outras soluções

Preços do FileHold:

• Empresa: US$ 10/mês por usuário
• Servidor em nuvem/In-house: US$ 15/mês por usuário
• Express: US$ 15/mês para cinco usuários
• Nuvem (Microsoft Azure): US$ 30/mês por usuário
• Plano personalizado: Entre em contato para saber o preço

Classificações e resenhas do FileHold:

• G2: 4,6/5 (mais de 30 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (45+ avaliações)

3. DocSavy

via DocSavy O DocSavy é um software de gerenciamento de registros baseado em nuvem que ajuda a armazenar, organizar e acessar documentos com eficiência. Ele permite que você defina o que são seus documentos e para onde eles devem ir usando tags, metadados e associações.

Sua pesquisa de texto completo altamente eficaz e seus filtros facilitam e agilizam a localização dos documentos de que você precisa. Ao mesmo tempo, seus recursos avançados de segurança protegem informações confidenciais. Os recursos simples e fáceis de usar do DocSavy fazem dele uma ferramenta de gerenciamento de registros realmente inteligente.

Os melhores recursos do DocSavy:

• Carregue, digitalize ou envie por e-mail seus documentos e armazene-os na nuvem
• Atribua tags aos seus registros, como tipo de documento, categoria, status ou proprietário
• Pesquise documentos usando palavras-chave, frases ou operadores
• Compartilhe seus documentos com membros da equipe, clientes ou parceiros, usando e-mail, links ou integrações

Limitações do DocSavy:

• Falta de recursos avançados de automação em comparação com soluções mais robustas.
• Escalabilidade limitada para empresas de grande porte com sistemas complexosgerenciamento de documentos necessidades.

Preços do DocSavy:

• Plano inicial: US$ 0,99/mês por usuário
• Plano 20: US$ 9,99/mês para três usuários
• Plano 50: US$ 49,00/mês para sete usuários
• Plano 100: US$ 99/mês
• Plano 200: $149,99/mês
• Plano 300: US$ 199,99/mês
• **Plano personalizado

DocSavy avaliações e comentários:

• G2: Não há avaliações suficientes
• Capterra: Não há avaliações suficientes

4. Cofre do Veeva

via Cofre da Veeva O Veeva Vault é uma plataforma em nuvem projetada especificamente para setores altamente regulamentados, como o de ciências da vida e saúde. É uma solução abrangente e altamente segura que permite gerenciar conteúdo e dados em uma única plataforma.

Você pode usar o Veeva Vault para criar, armazenar, acessar e compartilhar documentos, como ensaios clínicos, submissões regulatórias, documentos de qualidade e muito mais.

O Veeva Vault garante a integridade absoluta dos dados e a conformidade regulatória. Suas medidas de segurança robustas atendem aos mais altos padrões de qualidade, escalabilidade e desempenho.

Os melhores recursos do Veeva:

• Gerencie todo o ciclo de vida de seus documentos, desde a criação até a aprovação, distribuição e arquivamento
• Garantir que seus documentos estejam em conformidade com as leis e regulamentações relevantes, como FDA, EMA ou ISO
• Use assinaturas eletrônicas para autorizar seus documentos de forma segura e eficiente

Limitações do Veeva:

• Os usuários relatam que a versão empresarial tem um preço relativamente alto quando comparada a outras ferramentas
• As opções de personalização podem ser limitadas para determinados requisitos específicos do setor

Preços do Veeva:

• Gratuito para sempre
• Enterprise: Preços personalizados

Avaliações e resenhas do Veeva:

• G2: 4,1/5 (mais de 40 avaliações)
• Capterra: 4,5/5 (mais de 20 avaliações)

5. SharePoint

via SharePoint O SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos desenvolvida pela Microsoft. Muito popular entre empresas de todos os tamanhos e setores, o SharePoint permite monitorar e criar relatórios sobre o tratamento de registros de acordo com políticas e processos definidos.

O SharePoint é ideal para gerenciamento de registros se você usa o pacote Microsoft, pois ele se integra perfeitamente aos aplicativos do Office 365, como Word, Excel, PowerPoint e OneDrive.

A ferramenta permite armazenar, organizar e compartilhar documentos com segurança, aprimorando a colaboração e a produtividade.

Melhores recursos do SharePoint:

• Crie bibliotecas de documentos para armazenar e gerenciar seus documentos em um local centralizado
• Rastrear e restaurar alterações em documentos usando o histórico de versões
• Acesse e edite seus documentos usando os aplicativos do Office 365

Limitações do SharePoint:

• Limitações de espaço de dados para a biblioteca de documentos
• As opções de personalização exigem conhecimento técnico

Preços do SharePoint:

• SharePoint (Plano 1): US$ 5,00/mês por usuário
• Microsoft 365 Business Standard: US$ 12,50/mês por usuário

Classificações e resenhas do SharePoint:

• G2: 4/5 (mais de 8.000 avaliações)
• Capterra: 4,3/5 (mais de 5.000 avaliações)

6. Fluix

via Fluix O Fluix é uma solução de software sem código que ajuda as empresas a digitalizar documentos e automatizar tarefas de rotina, tudo em um só lugar. Ele foi projetado para ajudar as equipes a simplificar os processos relacionados a documentos, melhorar a eficiência e garantir a conformidade, mesmo em trânsito.

O Fluix é ideal para equipes móveis, permitindo que você assine e gerencie documentos facilmente em seus dispositivos móveis. Você também pode trabalhar off-line e sincronizar seus dados quando estiver on-line.

Melhores recursos do Fluix:

• Acesse seus documentos a qualquer momento, em qualquer lugar, usando dispositivos iOS ou Android
• Anotar e editar seus documentos usando destaques, notas, carimbos ou desenhos
• Automatize seus fluxos de trabalho e processos de documentos, como aprovações, notificações ou lembretes

Limitações do Fluix:

• Integrações limitadas com aplicativos de terceiros em comparação com outras plataformas

Preços do Fluix:

• Fluix core: US$ 30/mês por usuário
• Enterprise: Entre em contato com a equipe de vendas para obter os preços

Avaliações e opiniões sobre o Fluix:

• G2: Não há avaliações suficientes
• Capterra: 4.8/5 (mais de 40 avaliações)

7. Plataforma Alfresco

via Plataforma Alfresco O Alfresco é uma interface da Web segura e de código aberto que ajuda as empresas a gerenciar e proteger seus registros impressos e digitais em um único local.

Com o Alfresco, você obtém uma solução de governança e gerenciamento de ciclo de vida de ponta a ponta para todos os seus registros. Seu uso também garante a conformidade com leis e regulamentos.

Vale a pena considerar o Alfresco se você estiver procurando uma solução flexível e dimensionável que possa se adaptar às necessidades e preferências de organizações de todos os tamanhos.

Melhores recursos da Alfresco Platform:

• Organize e armazene seus registros em um repositório centralizado usando metadados, categorias e tags
• Simplifique seus processos e fluxos de trabalho, como aprovações, revisões ou auditorias
• Comunique-se e colabore com os membros da sua equipe usando chat, vídeo ou mídia social

Limitações da plataforma Alfresco:

• Requer assistência para configuração e personalização, o que pode ser um desafio para organizações menores
• A interface do usuário pode não ser tão intuitiva quanto outras soluções

Preços da Alfresco Platform:

• Comunidade Alfresco: Gratuito
• Equipe básica: US$ 2/mês por usuário
• Empresa: $22/mês por usuário

Alfresco Platform ratings and reviews:

• G2: 3,6/5 (mais de 40 avaliações)
• Capterra: 4,1/5 (mais de 20 avaliações)

8. OpenText

via OpenText O OpenText é uma solução de software de gerenciamento de registros completa, altamente escalável e de nível empresarial que ajuda as organizações a aumentar a eficiência e a conformidade.

A plataforma única e segura do OpenText permite organizar e compartilhar conteúdo eletrônico e físico em toda a empresa.

É a solução ideal se você quiser aproveitar o poder da IA transformadora com o software de gerenciamento de documentos.

Melhores recursos do OpenText:

• Digitalize seus documentos impressos usando scanners, dispositivos móveis ou e-mail
• Arquive seus registros para retenção e conformidade de longo prazo usando opções de armazenamento seguras e econômicas
• Certifique-se de que seus registros estejam em conformidade com as leis e regulamentos relevantes, como GDPR, HIPAA ou SOX
• Use o OpenText Magellan, uma plataforma flexível de IA e análise, para automatizar fluxos de trabalho

Limitações do OpenText:

• Preço mais alto do que o de muitos concorrentes, especialmente para empresas de pequeno e médio porte
• Recursos complexos podem exigir treinamento adicional

Preços do OpenText:

• Preços personalizados

Avaliações e resenhas do OpenText:

• G2: 4,3/5 (mais de 20 avaliações)
• Capterra: Não há avaliações suficientes

9. Ademero

via Ademero O Ademero é uma ferramenta de gerenciamento de documentos criada para simplificar a organização e a recuperação de documentos. Ela ajuda as organizações a otimizar seus processos relacionados a documentos e a melhorar a eficiência geral na manutenção de registros.

Se você estiver usando o Quickbooks para fazer a contabilidade da sua empresa, o Ademero será a escolha ideal, com sua forte integração e fluxos de trabalho automatizados.

Melhores recursos do Ademero:

• Digitalize seus documentos impressos usando scanners, dispositivos móveis ou e-mail
• Indexar seus documentos usando metadados
• Pesquise seus documentos usando palavras-chave, frases ou operadores

Limitações do Ademero:

• Um número limitado de recursos avançados e uma interface de usuário menos intuitiva em comparação com outras soluções empresariais

Preços da Ademero:

• Hosted Standard: US$ 35/mês por usuário
• Hospedagem Premium: US$ 70/mês por usuário

Ademero ratings and reviews:

• G2: Não há avaliações suficientes
• Capterra: 4,3/5 (41+ avaliações)

10. Hyland

via Hyland A Hyland é uma plataforma líder de gerenciamento de conteúdo empresarial que oferece gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros e automação de processos de negócios.

A Hyland ajuda organizações de todos os setores a integrar perfeitamente seu conteúdo, dados e processos para fornecer as informações certas às pessoas certas, onde e quando necessário.

É uma opção confiável para organizações com diversas necessidades de manutenção de registros.

Os melhores recursos da Hyland:

• Digitalize documentos em papel usando scanners, dispositivos móveis ou e-mail
• Simplifique processos e fluxos de trabalho, como aprovações, revisões ou auditorias, usando ferramentas e modelos de arrastar e soltar
• Garanta que seus registros estejam em conformidade com as leis e regulamentações relevantes, como GDPR, HIPAA ou SOX

Limitações da Hyland:

• A implementação e a personalização podem exigir a assistência de consultores da Hyland, que têm um custo adicional

Preços do Hyland:

• Entre em contato com o departamento de vendas para obter os preços

Avaliações e resenhas do Hyland:

• G2: 4,3/5 (mais de 150 avaliações)
• Capterra: Não há avaliações suficientes

Escolha o melhor sistema de gerenciamento de registros para a sua empresa

Os registros mantidos com diligência são a espinha dorsal de qualquer empresa. Eles contêm informações valiosas, como contratos, faturas, relatórios etc. Um sistema robusto de gerenciamento de registros pode ajudá-lo a aumentar a eficiência e a colaboração e garantir a segurança e a conformidade dos documentos.

Cada software desta lista oferece recursos e benefícios exclusivos. Qualquer que seja a opção escolhida, certifique-se de que ela seja adaptada aos requisitos em evolução de sua empresa e que seja compatível com a segurança de auditorias.

Aqui, a versátil plataforma de gerenciamento de projetos do ClickUp se destaca das demais. Seus recursos avançados, o design centrado no usuário e a capacidade de oferecer opções personalizáveis para o gerenciamento eficiente de registros fazem dela uma solução de local de trabalho completa na qual você pode confiar seus documentos e negócios. Registre-se para obter sua conta ClickUp gratuita hoje mesmo!