E se você pudesse encontrar seus clientes exatamente onde eles estão: no WhatsApp?
Com quase 3 bilhões de usuários em todo o mundo, o WhatsApp é onde conversas reais acontecem todos os dias. É rápido, familiar e confiável, tornando-o a ferramenta perfeita para otimizar as interações com os clientes, especialmente se você tiver uma base de clientes global.
Seja com respostas instantâneas, suporte personalizado ou compartilhamento rápido de arquivos, o WhatsApp mudou a forma como as empresas se conectam com seu público.
Neste artigo, mostraremos como o WhatsApp Business pode simplificar seu fluxo de trabalho, aliviar a pressão e manter seus clientes mais satisfeitos do que nunca.
⏰ Resumo de 60 segundos
- O WhatsApp Business oferece recursos eficazes de CRM
- Permite comunicação em tempo real, multimídia e compartilhamento de catálogo de produtos
- Configurar o WhatsApp for Business CRM é simples
- A integração com ferramentas de CRM otimiza os fluxos de trabalho e rastreia os dados dos clientes
- Dicas importantes para usar o WhatsApp Business como um CRM
- O WhatsApp Business carece de análises avançadas, limitando seu uso para empresas maiores com necessidades complexas de CRM
- Para recursos avançados de CRM, o ClickUp oferece modelos personalizáveis, painéis e automação
O que é o WhatsApp Business CRM?
O WhatsApp Business CRM é a combinação perfeita de comunicação e gestão de clientes. Embora tenha sido projetado principalmente para pequenas e médias empresas, ele também atua como um CRM, ajudando a gerenciar dados, interações e consultas de clientes.
Principais recursos
👤 Perfil comercial: compartilhe detalhes essenciais, como informações de contato, um link para o site e uma breve descrição da sua empresa
💬 Respostas rápidas: economize tempo com respostas pré-escritas para perguntas frequentes, poupando tempo e esforço para ambas as partes
📌 Mensagens automatizadas: configure mensagens de saudação ou de ausência para manter os clientes engajados, mesmo quando você estiver offline
🔶 Etiquetas: organize os chats em categorias de acordo com o status, tipo, dúvida ou prioridade do cliente com facilidade
Benefícios de usar o WhatsApp Business como um CRM
Vamos ver como o WhatsApp Business pode transformar sua gestão de relacionamento com o cliente:
🌟 Comunicação aprimorada com o cliente
Como o WhatsApp é uma das plataformas de chat mais utilizadas globalmente, não é surpresa que os clientes o prefiram para comunicações comerciais.
A capacidade de enviar e receber mensagens rapidamente permite a comunicação em tempo real, essencial para oferecer um ótimo atendimento ao cliente. Respostas instantâneas a dúvidas ou problemas ajudam a criar uma sensação de proximidade, levando a relacionamentos mais sólidos com os clientes.
🌟 Integração perfeita do fluxo de trabalho
Em vez de gerenciar várias plataformas ou depender de planilhas intermináveis, o WhatsApp Business se integra perfeitamente ao seu fluxo de trabalho existente. Ele funciona facilmente em conjunto com outros sistemas de CRM e ferramentas de gerenciamento de projetos, centralizando todos os dados e comunicações dos seus clientes em um único lugar.
Dessa forma, você pode acompanhar tudo — desde discussões de vendas até atendimento ao cliente — sem precisar alternar constantemente entre aplicativos.
🌟 Maior engajamento do cliente
A natureza conversacional do WhatsApp o torna ideal para interações comerciais mais envolventes. Você pode enviar conteúdo multimídia, como imagens, notas de voz e vídeos, tornando a comunicação mais pessoal e interativa.
Além disso, o WhatsApp permite enviar atualizações, promoções e notificações, tornando-o um canal fundamental para manter os clientes envolvidos e informados.
Leia mais: Os 10 melhores softwares de CRM para empresas de serviços
Como usar o WhatsApp Business como um CRM?
Pronto para transformar sua conta do WhatsApp Business em uma ferramenta de CRM completa? Veja como fazer isso.
Configure o WhatsApp para Empresas
Criar uma conta no WhatsApp Business é simples. Veja como começar:
1. Instale o aplicativo WhatsApp Business: baixe-o no Google Play ou na Apple App Store.
2. Verifique o número da sua empresa: digite o número de telefone da sua empresa, selecione seu país e digite o código de 6 dígitos enviado pelo WhatsApp. Para adicionar contatos à sua conta do WhatsApp Business, habilite o acesso do aplicativo aos contatos do seu dispositivo.
3. Insira as informações da sua empresa: Vá para Configurações > Ferramentas de negócios > Perfil para inserir o nome da sua empresa, categoria, foto do perfil, endereço e descrição. Certifique-se de que sua descrição seja atraente para atrair clientes.
4. Explore as ferramentas de negócios: acesse Configurações > Ferramentas de negócios para acessar recursos como etiquetas, catálogos de produtos, links curtos e mensagens automatizadas. Essas ferramentas ajudam a otimizar as interações com os clientes diretamente no aplicativo.
O WhatsApp Business pode funcionar como um CRM simples, permitindo que você organize e gerencie as interações com os clientes diretamente no aplicativo. No entanto, para explorar todo o seu potencial, considere integrá-lo a ferramentas de CRM dedicadas de terceiros.
Integre o software de CRM ao WhatsApp
A integração do CRM permite recursos avançados, como rastreamento de dados de clientes, análise de métricas de comunicação e sincronização de interações entre equipes.
Veja como começar:
1. Configure a API do WhatsApp Business: isso permite que as empresas conectem o WhatsApp a CRMs de terceiros. Para começar, solicite acesso à API por meio de um provedor de soluções empresariais (BSP), como Twilio, 360dialog ou parceiros aprovados pela Meta.
2. Escolha um CRM: escolha um CRM que ofereça integração com o WhatsApp, seja de forma nativa ou por meio de ferramentas de integração de terceiros. Algumas opções populares de CRM incluem ClickUp, HubSpot e Salesforce.
3. Conecte o CRM à API do WhatsApp: use middleware de terceiros, como Zapier, Make (anteriormente Integromat) ou plug-ins específicos para CRM, para conectar o WhatsApp ao seu CRM. Alguns CRMs também podem oferecer opções de integração direta com API, tornando o processo mais simples.
4. Personalize sua integração: configure fluxos de trabalho que gerenciem conversas do WhatsApp diretamente em seu CRM. Isso inclui:
✅ Registrando automaticamente as interações com os clientes
✅ Atribuir leads aos representantes de vendas adequados
✅ Usando modelos de chat para manter mensagens consistentes
5. Automatize e otimize: automatize tarefas como o envio de lembretes, acompanhamentos e notificações pelo WhatsApp. Use análises geradas pela integração do CRM para acompanhar métricas importantes, como tempo de resposta, desempenho das mensagens e engajamento geral do cliente.
Dicas e melhores práticas para usar o WhatsApp Business como um CRM de forma eficaz
Veja como você pode usar a ferramenta WhatsApp CRM para oferecer experiências excepcionais aos clientes:
Aproveite as mensagens automatizadas e os modelos
Quando você lida com inúmeras consultas diárias, a automação se torna necessária. O WhatsApp CRM permite simplificar a comunicação com recursos como respostas rápidas e mensagens comerciais automatizadas.
Vamos ver como:
💬 Configure uma mensagem de boas-vindas: a primeira impressão é importante. Cumprimente os novos clientes com uma mensagem amigável que defina o tom para uma interação calorosa. Você pode incluir uma CTA para incentivar uma ação imediata, como navegar em um catálogo de produtos ou marcar uma consulta.
Exemplo: Olá, [nome do cliente]! 👋 Bem-vindo à [nome da sua empresa]. Estamos muito felizes por você estar aqui! Confira nosso catálogo de produtos aqui: [link] ou marque uma consulta hoje mesmo: [link]. Diga-nos como podemos ajudá-lo!
🤖 Use respostas automatizadas para perguntas comuns: os clientes costumam fazer perguntas repetitivas, como “Quando minha encomenda chegará?” ou “Qual é o horário de funcionamento?”
Economize tempo criando modelos de perguntas frequentes para responder a questões repetitivas. Essas respostas predefinidas garantem que os clientes obtenham respostas instantâneas sem a necessidade de intervenção manual.
Exemplo: Obrigado por entrar em contato! Seu pedido será entregue em 3 a 5 dias úteis. 🚚 Você pode rastreá-lo aqui: [Link de rastreamento]. Entre em contato conosco se precisar de mais ajuda!
⭕ Aproveite as mensagens de “ausência”: Durante o horário fora do expediente, use mensagens de ausência para informar aos clientes que você responderá mais tarde. Você pode até incluir opções de autoatendimento, como links para perguntas frequentes ou um chatbot para dúvidas básicas.
Exemplo: Olá, [Nome], obrigado por entrar em contato! No momento, estamos fechados, mas nossa seção de perguntas frequentes pode ajudar: [link]. Entraremos em contato com você amanhã, às 9h.
💡Dica profissional: você também pode direcionar os clientes para ofertas em andamento para mantê-los engajados enquanto esperam!
Exemplo: No momento, estamos offline, mas estaremos de volta às 9h. Enquanto isso, por que você não dá uma olhada em nossa promoção da Black Friday: [Link]
Use etiquetas para organizar contatos
As etiquetas do WhatsApp Business permitem codificar as conversas por cores, facilitando o gerenciamento de grandes volumes de consultas ou campanhas.
Veja como usá-los de forma eficaz:
- Categorize os contatos: atribua rótulos claros e específicos, como Novo lead, Acompanhamento, Pagamento pendente ou Cliente VIP, para segmentar seus contatos com base em sua interação ou status
- Priorize tarefas: filtre as conversas por rótulos para identificar rapidamente tarefas urgentes ou acompanhamentos. Por exemplo, concentre-se nas conversas “Acompanhamento” para reengajar leads e “Pagamento pendente” para concluir transações
- Acompanhe os resultados da campanha: agrupe os clientes por engajamento na campanha com rótulos como “Campanha A – Interessados” ou “Campanha B – Compradores” para acompanhar o desempenho das iniciativas de marketing
💡Dica profissional: combine rótulos com listas de transmissão para enviar mensagens personalizadas a grupos específicos de clientes sem criar novos grupos.
📌 Exemplo: uma loja online de produtos para a pele classifica os clientes como “Primeira compra” ou “Compradores frequentes”. Quando um novo produto é lançado, os clientes “Primeira compra” recebem um código de desconto para sua próxima compra, enquanto os clientes “Compradores frequentes” têm acesso antecipado a promoções e ofertas exclusivas.
Acompanhe os dados e as interações dos clientes
Um CRM só é bom se tiver a capacidade de ajudá-lo a entender e atender melhor seus clientes. Use o WhatsApp para coletar e organizar dados de clientes, acompanhando as interações.
Veja como:
- Mantenha um histórico de bate-papos: o WhatsApp Business permite armazenar e revisar interações anteriores com os clientes. Você pode acompanhar perguntas, problemas ou comentários comuns para melhorar seus produtos e serviços
- Aproveite as estatísticas: o WhatsApp Business fornece análises básicas para ajudar as empresas a acompanhar métricas importantes de mensagens, como mensagens enviadas, entregues, recebidas e lidas. Isso permite que as empresas avaliem a eficácia de seus esforços de comunicação, entendam os níveis de engajamento dos clientes e identifiquem possíveis problemas (por exemplo, falhas na entrega ou baixas taxas de leitura).
- Sincronize dados com uma ferramenta de CRM: use integrações com ClickUp, HubSpot ou Salesforce para acompanhar as preferências dos clientes, reclamações e histórico de compras
Use o recurso de mensagens marcadas com estrela do WhatsApp para destacar informações importantes do cliente, como detalhes de entrega ou solicitações urgentes. Exporte essas mensagens marcadas com estrela para o seu sistema CRM principal para facilitar a consulta.
📌 Exemplo: uma agência de viagens usa o WhatsApp Business para confirmar reservas e acompanhar as preferências dos clientes (por exemplo, assentos no corredor ou refeições vegetarianas). Após sincronizar com um sistema de CRM, eles podem atribuir tarefas de acompanhamento aos agentes, garantindo que todas as solicitações especiais sejam atendidas antes da viagem do cliente.
Limitações do WhatsApp Business CRM
Embora o WhatsApp Business seja uma ferramenta útil, ele tem suas limitações.
Ferramentas analíticas limitadas
Ao contrário de alguns sistemas completos de CRM, o WhatsApp Business não possui ferramentas avançadas de análise e relatórios. Isso pode dificultar o acompanhamento de métricas detalhadas, como satisfação do cliente, eficácia da campanha ou taxas de resposta.
Desafios de escalabilidade
O WhatsApp Business CRM foi projetado para pequenas e médias empresas, portanto, pode ter dificuldade em se adaptar a grandes bases de clientes ou fluxos de trabalho complexos. Empresas maiores podem precisar de sistemas mais avançados para lidar com equipes maiores e processos de CRM mais complexos.
Portanto, para empresas que buscam recursos mais robustos, explorar alternativas ao WhatsApp com recursos avançados de CRM pode ser a chave para se manter à frente.
Por que escolher o ClickUp para CRM?
Gerenciar várias ferramentas de CRM pode ser complicado: dados desconectados, acompanhamentos perdidos e tempo desperdiçado alternando entre aplicativos. É difícil acompanhar as necessidades dos clientes quando tudo está disperso.
É aí que entra o ClickUp.
Não se trata apenas de gerenciamento de projetos; é um poderoso software de gerenciamento de projetos CRM que unifica o gerenciamento de tarefas, o acompanhamento de projetos, o compartilhamento de documentos e o armazenamento de dados, tudo em um só lugar.
Com lembretes automatizados, painéis personalizáveis e integrações perfeitas de ferramentas, nunca foi tão fácil manter-se a par das interações com os seus clientes. É CRM, mas melhor.
Com mais de 15 visualizações personalizadas altamente flexíveis no ClickUp, o gerenciamento de seus relacionamentos com clientes e funis de vendas se torna perfeito.
A visualização do quadro Kanban oferece uma visão clara da situação de cada negócio ou projeto, facilitando o acompanhamento do progresso nas diferentes etapas do seu funil de vendas. Para um gerenciamento de tarefas mais detalhado e dados organizados, a visualização em lista oferece um layout eficiente.
Além disso, se você estiver procurando insights numéricos ou uma visão geral dos seus projetos, a Visualização em Tabela oferece a solução perfeita.
Independentemente do seu fluxo de trabalho, as visualizações versáteis do ClickUp ajudam você a ficar por dentro de tudo.
Os painéis do ClickUp reúnem todos os dados dos seus clientes em uma visualização interativa e em tempo real. Com mais de 50 widgets à sua escolha, você pode exibir facilmente métricas essenciais, como previsões de receita, valor da vida útil do cliente e taxas de conversão de vendas.
E isso não é tudo! O ClickUp Automations reduz ainda mais a carga de tarefas repetitivas, tornando os fluxos de trabalho mais eficientes. As tarefas são atribuídas automaticamente à medida que avançam, e os gatilhos notificam as equipes ou os clientes quando ocorrem mudanças importantes.
Vejamos estes exemplos:
| Gatilho de automação | Script de ação | Exemplo de caso de uso do CRM |
| Quando uma tarefa é criada | Envie um e-mail para o representante de vendas designado com os detalhes da tarefa | O ClickUp envia automaticamente um e-mail com todas as informações relevantes para o representante designado |
| Quando um status muda | Altere o responsável e notifique-o por e-mail | Quando uma tarefa de proposta de vendas passa para “Aprovação necessária”, o ClickUp a reatribui ao chefe do departamento para revisão final e aprovação |
| Quando um campo personalizado é alterado | Adicione um comentário à tarefa notificando a equipe sobre a mudança | Se o campo personalizado “Prioridade” mudar de “Média” para “Alta”, o ClickUp CRM adiciona um comentário para informar a equipe sobre a escalação |
Falando em comunicação, o recurso de e-mail do ClickUp permite enviar atualizações de projetos, comunicar-se com clientes e gerenciar threads de e-mail, tudo dentro do ClickUp CRM. Além disso, você pode vincular e-mails a tarefas específicas, garantindo que toda a comunicação relacionada a uma tarefa ou projeto seja organizada em um único lugar.
Os membros da equipe podem conversar sobre tarefas, atualizações e necessidades dos clientes diretamente no ClickUp Chat. Isso torna as conversas rápidas e focadas, sem a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.
Você também pode criar e gerenciar tarefas diretamente no Chat. Por exemplo, enquanto discute as necessidades de um cliente, transforme mensagens em tarefas instantaneamente, garantindo que os acompanhamentos e itens de ação sejam rastreados sem sair do chat.
💡Dica profissional: O ClickUp Brain funciona como um assistente inteligente que ajuda você a pesquisar e recuperar informações relacionadas a tarefas, respostas a perguntas ou conversas anteriores. Isso economiza seu tempo, fornecendo insights relevantes exatamente quando você precisa deles.
Além disso, o ClickUp possui um acervo valioso de modelos de CRM gratuitos e prontos para uso.
O modelo ClickUp CRM é a solução ideal para empresas que desejam gerenciar com eficiência leads, relacionamentos com clientes e seu funil de vendas em uma plataforma centralizada. Projetada para iniciantes, esta pasta pronta para uso e totalmente personalizável permite que você comece em segundos, com o mínimo de configuração necessária.
Ele também oferece várias visualizações para gerenciar seus leads e interações com os clientes:
- Visualização do calendário: planeje datas importantes, como acompanhamentos, renovações de contratos ou lançamentos de campanhas. Exemplo: as equipes de vendas podem agendar check-ins semanais com clientes potenciais para manter o ritmo
- Visualização de documentos: Economize tempo armazenando contratos, propostas ou apresentações em um único lugar. Exemplo: Um designer freelancer pode manter o feedback dos clientes e os resultados facilmente acessíveis
- Exibição em lista: organize leads, informações de contato e estágios de negócios em uma lista organizada e rolável. Exemplo: corretores imobiliários podem acompanhar potenciais compradores, preferências de imóveis e agendas de compromissos
Além disso, os status personalizados facilitam saber em que pé está cada negócio:
- Fechado [Ganho]: marque os negócios que deram certo e concentre-se na integração do cliente
- Fechado [Perdido]: acompanhe as oportunidades perdidas e adicione notas para melhorar futuras apresentações. Exemplo: uma agência de marketing poderia marcar motivos como “problemas orçamentários” ou “concorrente preferido” para um acompanhamento mais inteligente posteriormente.
Você também pode usar o modelo de CRM do ClickUp para melhorar o relacionamento com os clientes, acompanhando leads e oportunidades, centralizando informações de contato e priorizando tarefas com base no estágio de vendas para uma melhor gestão.
Além disso, o modelo de CRM de vendas do ClickUp mantém sua equipe de vendas organizada, melhora o acompanhamento do desempenho e oferece visibilidade clara das interações com os clientes. Ele também ajuda a identificar clientes potenciais, fechar negócios mais rapidamente e tomar decisões inteligentes e baseadas em dados.
Assuma o controle de seus relacionamentos com os clientes com o ClickUp
O WhatsApp Business é ótimo para trocas rápidas, mas quando se trata de gerenciar relacionamentos com clientes em uma escala maior, ele fica aquém. É aí que o ClickUp CRM entra em ação.
Com visualizações personalizadas, você pode organizar os dados dos clientes exatamente como desejar. Precisa acompanhar leads ou ver o desempenho da sua equipe? Os painéis oferecem uma visão clara do seu funil de vendas e do seu progresso, tudo em um só lugar.
Configuração? Fácil. Os modelos gratuitos de CRM do ClickUp ajudam você a começar com o pé direito. Quer você esteja gerenciando uma equipe pequena ou expandindo rapidamente, esses modelos estão prontos para manter seus leads, negócios e detalhes de clientes em ordem.
Enquanto o WhatsApp Business lida com conversas rápidas, o ClickUp oferece as ferramentas para construir relacionamentos duradouros com os clientes e ampliar seus esforços sem o caos.
Quer levar seu relacionamento com os clientes para o próximo nível? Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp.