Como usar o WhatsApp for Business CRM para otimizar as operações

E se você pudesse encontrar seus clientes exatamente onde eles estão - no WhatsApp?

Com quase 3 bilhões de usuários em todo o mundo o WhatsApp é onde as conversas reais acontecem todos os dias. Ele é rápido, familiar e confiável, o que o torna a ferramenta perfeita para otimizar as interações com os clientes.

Seja por meio de respostas instantâneas, suporte personalizado ou compartilhamento rápido de arquivos, o WhatsApp mudou a forma como as empresas se conectam com seu público.

Neste artigo, mostraremos como o WhatsApp Business pode simplificar seu fluxo de trabalho, aliviar a pressão e manter seus clientes mais felizes do que nunca.

**Resumo de 60 segundos

• O WhatsApp Business oferece recursos eficazes de CRM
• Permite comunicação em tempo real, multimídia e compartilhamento de catálogos de produtos
• A configuração do WhatsApp for Business CRM é simples
• A integração com ferramentas de CRM agiliza os fluxos de trabalho e rastreia os dados dos clientes
• Dicas importantes para usar o WhatsApp Business como um CRM
• O WhatsApp Business não possui análises avançadas, limitando seu uso para empresas maiores com necessidades complexas de CRM
• Para recursos avançados de CRM, o ClickUp oferece modelos personalizáveis, painéis de controle e automação

O que é o WhatsApp Business CRM?

O WhatsApp Business CRM é a combinação perfeita de comunicação e gerenciamento de clientes. Embora tenha sido projetado principalmente para pequenas e médias empresas, ele também atua como um CRM, ajudando a gerenciar dados, interações e consultas de clientes.

Principais recursos

👤 Perfil da empresa: Compartilhe detalhes essenciais, como informações de contato, um link para o site e uma breve descrição da sua empresa

💬 Respostas rápidas: Economize tempo com respostas pré-escritas a perguntas frequentes, poupando tempo e esforço para ambas as partes

mensagens automatizadas: Configure mensagens de saudação ou de ausência para manter os clientes envolvidos, mesmo quando você estiver off-line

rótulos: Organize facilmente os bate-papos em categorias de acordo com o status, os tipos, as consultas ou as prioridades dos clientes

Benefícios de usar o WhatsApp Business como um CRM

Vamos ver como o WhatsApp Business pode transformar seu gerenciamento de relacionamento com o cliente:

🌟 Comunicação aprimorada com o cliente

Como o WhatsApp é um dos aplicativos mais usados plataformas de bate-papo globalmente, não é de surpreender que os clientes o prefiram para comunicações comerciais.

A capacidade de enviar e receber mensagens rapidamente permite a comunicação em tempo real, o que é essencial para oferecer um ótimo atendimento ao cliente. As respostas instantâneas a perguntas ou problemas ajudam a criar um senso de proximidade, levando a relacionamentos mais sólidos com os clientes.

🌟 Integração perfeita do fluxo de trabalho

Em vez de gerenciar várias plataformas ou depender de planilhas intermináveis, o WhatsApp Business se integra perfeitamente ao seu fluxo de trabalho existente. Ele funciona sem esforço junto com outros Sistemas de CRM e ferramentas de gerenciamento de projetos, centralizando todos os dados e a comunicação com os clientes em um só lugar.

Dessa forma, você pode acompanhar tudo, desde as discussões de vendas até o atendimento ao cliente, sem alternar constantemente entre aplicativos.

Aumento do envolvimento do cliente

A natureza conversacional do WhatsApp o torna ideal para interações comerciais mais envolventes. É possível enviar conteúdo multimídia, como imagens, notas de voz e vídeos, tornando a comunicação mais pessoal e interativa.

Além disso, o WhatsApp permite que você envie atualizações, promoções e notificações, transformando-o em um canal importante para manter os clientes envolvidos e informados.

Leia mais: 10 melhores softwares de CRM para empresas de serviços

Como usar o WhatsApp Business como um CRM?

Pronto para transformar sua conta do WhatsApp Business em uma ferramenta de CRM completa? Veja como fazer isso.

Configurar o WhatsApp for Business

Criar uma conta do WhatsApp Business é simples. Veja aqui como começar:

1. Instale o aplicativo WhatsApp Business: Faça o download no Google Play ou na Apple App Store.

2. Verifique seu número comercial: Digite seu número de telefone comercial, selecione seu país e digite o código de 6 dígitos enviado pelo WhatsApp. Para adicionar contatos à sua conta do WhatsApp Business, ative o acesso do aplicativo aos contatos do seu dispositivo.

3. Insira as informações de sua empresa: Vá para Configurações > Ferramentas de negócios > Perfil para inserir o nome, a categoria, a foto do perfil, o endereço e a descrição de sua empresa. Certifique-se de que sua descrição seja envolvente para atrair clientes.

Atualizar seu perfil do WhatsApp Business

4. Explore as ferramentas de negócios: Acesse Configurações > Ferramentas de negócios para acessar recursos como etiquetas, catálogos de produtos, links curtos e mensagens automatizadas. Essas ferramentas ajudam a simplificar as interações com os clientes diretamente no aplicativo.

Melhore a comunicação com recursos como rótulos e mensagens automatizadas

O WhatsApp Business pode funcionar como um CRM simples, permitindo que você organize e gerencie as interações com os clientes diretamente no aplicativo. No entanto, para liberar todo o seu potencial, considere integrá-lo a ferramentas de CRM dedicadas e de terceiros.

Integrar o software de CRM com o WhatsApp Integração de CRM permite recursos avançados, como rastreamento de dados de clientes, análise de métricas de comunicação e sincronização de interações entre equipes.

Veja como começar:

1. Configure o WhatsApp Business API: Isso permite que as empresas conectem o WhatsApp a CRMs de terceiros. Para começar, solicite acesso à API por meio de um provedor de soluções comerciais (BSP), como Twilio, 360dialog ou parceiros aprovados da Meta.

2. Escolha um CRM: Escolha um CRM que ofereça integração com o WhatsApp, seja nativamente ou por meio de ferramentas de integração de terceiros. Algumas opções populares de CRM incluem ClickUp, HubSpot e Salesforce.

3. Conecte o CRM com a API do WhatsApp: Use middleware de terceiros como Zapier, Make (anteriormente Integromat) ou plug-ins específicos de CRM para conectar o WhatsApp ao seu CRM. Alguns CRMs também podem oferecer opções de integração direta de API, tornando o processo mais fácil.

4. Personalize sua integração: Configure fluxos de trabalho que gerenciem as conversas do WhatsApp diretamente em seu CRM. Isso inclui:

✅ Registro automático de interações com clientes

atribuição de leads aos representantes de vendas apropriados

uso de modelos de bate-papo para manter a consistência das mensagens

5. Automatizar e otimizar: Automatizar tarefas como o envio de lembretes, acompanhamentos e notificações via WhatsApp. Use a análise gerada por meio da integração com o CRM para rastrear as principais métricas, como tempo de resposta, desempenho da mensagem e envolvimento geral do cliente.

Leia mais: ClickUp vs. HubSpot: Qual é a melhor ferramenta de CRM?

Dicas e práticas recomendadas para usar o WhatsApp Business como CRM de forma eficaz

Veja como você pode usar o WhatsApp Business como um CRM para oferecer experiências excepcionais aos clientes:

Aproveite as mensagens e os modelos automatizados

Quando você está lidando com inúmeras consultas diárias, a automação se torna necessária. O WhatsApp CRM permite que você simplifique a comunicação com recursos como respostas rápidas e mensagens automatizadas mensagens de negócios .

Vamos ver como:

💬 Configure uma mensagem de boas-vindas: Sua primeira impressão é importante. Cumprimente os novos clientes com uma mensagem amigável que defina o tom para uma interação calorosa. Você pode incluir uma CTA para incentivar uma ação imediata, como navegar em um catálogo de produtos ou marcar uma consulta.

Exemplo: Olá [Nome do cliente]! bem-vindo à [Nome de sua empresa]. Estamos muito felizes por tê-lo aqui! Dê uma olhada em nosso catálogo de produtos aqui: [Link], ou marque uma visita hoje mesmo: [Link]. Diga-nos como podemos ajudá-lo!

Use respostas automatizadas para consultas comuns: Os clientes geralmente fazem perguntas repetitivas, como "Quando meu pedido chegará?" ou "Qual é o seu horário de funcionamento?"

Economize tempo criando modelos de FAQ para responder a essas perguntas repetitivas. Essas respostas predefinidas garantem que os clientes obtenham respostas instantâneas sem a necessidade de intervenção manual.

Exemplo: Obrigado por entrar em contato! Seu pedido será entregue dentro de 3 a 5 dias úteis. você pode rastreá-lo aqui: [Tracking Link]. Entre em contato conosco se precisar de mais assistência!

Aproveite as mensagens "ausentes": Durante o horário não comercial, use mensagens ausentes para informar aos clientes que você responderá mais tarde. Você pode até incluir opções de autoatendimento, como links para perguntas frequentes ou um chatbot para consultas básicas.

Exemplo: Olá [Name], obrigado por entrar em contato! No momento, estamos fechados, mas nossa seção de perguntas frequentes pode ajudar: [link]. Entraremos em contato com você até as 9h de amanhã.

Dica profissional: Você também pode direcionar os clientes para ofertas em andamento para mantê-los envolvidos enquanto esperam!

Exemplo: No momento, estamos off-line, mas voltaremos às 9 horas. Enquanto isso, por que você não dá uma olhada em nossa Promoção da Black Friday? [Link]

Use etiquetas para organizar os contatos

As etiquetas do WhatsApp Business permitem que você codifique os bate-papos por cores, facilitando o gerenciamento de grandes volumes de consultas ou campanhas.

Simplifique o gerenciamento de bate-papo com etiquetas no WhatsApp Business

Veja como usá-las de forma eficaz:

• Categorizar contatos: Atribua rótulos claros e específicos, como Novo lead, Acompanhamento, Pagamento pendente ou Cliente VIP para segmentar seus contatos com base na interação ou no status deles
• Priorizar tarefas: Filtre os bate-papos por rótulos para identificar rapidamente tarefas ou acompanhamentos urgentes. Por exemplo, concentre-se nos chats "Follow-Up" para reengajar leads e "Payment Pending" para concluir transações
• Rastreie os resultados da campanha: Agrupe os clientes por envolvimento na campanha com rótulos como "Campanha A - Interessado" ou "Campanha B - Comprado" para rastrear o desempenho dos esforços de marketing

Dica profissional: Combine rótulos com listas de transmissão para enviar mensagens personalizadas a grupos de clientes específicos sem criar novos grupos.

exemplo: Uma loja on-line de produtos para a pele rotula os clientes como "Primeira compra" ou "Compradores frequentes" Quando um novo produto é lançado, os clientes "Primeira Compra" recebem um código de desconto para a próxima compra, enquanto os clientes "Compradores Frequentes" têm acesso antecipado a vendas e ofertas exclusivas.

Rastreie os dados e as interações dos clientes

Um CRM é tão bom quanto sua capacidade de ajudá-lo a entender e atender melhor seus clientes. Use o WhatsApp para reunir e organizar os dados dos clientes e acompanhar as interações.

Veja como:

• Mantenha um histórico de bate-papo: O WhatsApp Business permite que você armazene e revise as interações anteriores com os clientes. Você pode rastrear perguntas, problemas ou comentários comuns para melhorar seus produtos e serviços
• Aproveitar as estatísticas: O WhatsApp Business fornece análises básicas para ajudar as empresas a rastrear as principais métricas de mensagens, como mensagens enviadas, entregues, recebidas e lidas. Isso permite que as empresas avaliem a eficácia de seus esforços de comunicação, entendam os níveis de envolvimento do cliente e identifiquem possíveis problemas (por exemplo, falhas na entrega ou baixas taxas de leitura)
• Sincronize dados com uma ferramenta de CRM: Use integrações com ClickUp, HubSpot ou Salesforce para rastrear as preferências, reclamações e histórico de compras dos clientes

Use o recurso de mensagens com estrela do WhatsApp para destacar informações críticas do cliente, como detalhes de entrega ou solicitações urgentes. Exporte essas mensagens com estrela para seu sistema CRM principal para facilitar a consulta.

exemplo: Uma agência de viagens usa o WhatsApp Business para confirmar reservas e rastrear as preferências dos clientes (por exemplo, assentos no corredor ou refeições vegetarianas). Após a sincronização com um sistema de CRM, eles podem atribuir tarefas de acompanhamento aos agentes, garantindo que todas as solicitações especiais sejam atendidas antes da viagem do cliente.

Leia mais: Componentes do CRM: Como gerenciar e otimizar seu CRM

Limitações do WhatsApp Business CRM

Embora o WhatsApp Business seja uma ferramenta útil, ele tem suas limitações.

Ferramentas analíticas limitadas

Ao contrário de alguns sistemas de CRM completos, o WhatsApp Business não possui ferramentas avançadas de análise e geração de relatórios. Isso pode dificultar o rastreamento de métricas detalhadas, como satisfação do cliente, eficácia da campanha ou taxas de resposta.

Desafios de escalabilidade

O WhatsApp Business CRM foi projetado para pequenas e médias empresas, portanto, pode ter dificuldades para escalar com grandes bases de clientes ou fluxos de trabalho complexos. Empresas maiores podem precisar de sistemas mais avançados para lidar com equipes maiores e fluxos de trabalho mais complexos Processos de CRM .

Portanto, para empresas que buscam recursos mais robustos, explorar o Alternativas ao WhatsApp com recursos avançados de CRM podem ser a chave para se manter à frente.

Por que escolher o ClickUp para CRM?

O gerenciamento de várias ferramentas de CRM pode ser esmagador - dados desconectados, acompanhamentos perdidos e perda de tempo alternando entre aplicativos. É difícil ficar por dentro das necessidades dos clientes quando tudo está disperso.

É por isso que a ClickUp entra em cena.

Ele não serve apenas para o gerenciamento de projetos; é um poderoso Software de gerenciamento de projetos de CRM que unifica o gerenciamento de tarefas, o acompanhamento de projetos, o compartilhamento de documentos e o armazenamento de dados, tudo em um só lugar.

Com lembretes automatizados, painéis de controle personalizáveis e integrações perfeitas de ferramentas, nunca foi tão fácil manter o controle das interações com os clientes. É o CRM, mas melhor. Saiba como configurar um CRM personalizado em seu ClickUp Workspace.

Gerencie com eficiência os relacionamentos com os clientes enquanto monitora tarefas e projetos no ClickUp CRM

Com um sistema altamente flexível mais de 15 visualizações personalizadas no ClickUp com o ClickUp, o gerenciamento dos relacionamentos com os clientes e dos pipelines de vendas se torna perfeito.

As Visão do quadro Kanban oferece uma visão clara da situação de cada negócio ou projeto, facilitando o acompanhamento do progresso em diferentes estágios do pipeline de vendas. Para um gerenciamento de tarefas mais detalhado e dados organizados, o Visualização de lista oferece um layout eficiente.

Além disso, se você estiver procurando insights numéricos ou uma visão geral dos seus projetos, a Visualização de tabela oferece uma solução perfeita.

Independentemente do seu fluxo de trabalho, as visualizações versáteis do ClickUp ajudam você a ficar por dentro de tudo.

Organize e visualize as informações do cliente e o status do projeto com as visualizações personalizadas no ClickUp Painéis do ClickUp reúnem todos os dados de seus clientes em uma única exibição interativa e em tempo real. Com mais de 50 widgets para escolher, você pode exibir facilmente métricas essenciais, como previsões de receita, valor do tempo de vida do cliente e taxas de conversão de vendas.

Visualize seus dados de CRM, pipeline de vendas e desempenho da equipe em um piscar de olhos usando o ClickUp Dashboards

E isso não é tudo! Automações do ClickUp reduz ainda mais a carga de tarefas repetitivas, tornando os fluxos de trabalho mais eficientes. As tarefas são atribuídas automaticamente à medida que progridem, e os acionadores notificam as equipes ou os clientes quando ocorrem mudanças importantes.

Simplifique seu fluxo de trabalho configurando o ClickUp Automations para tarefas repetitivas e atribuição de tarefas

Vamos dar uma olhada nestes exemplos:

Falando sobre comunicação, E-mail do ClickUp do ClickUp permite que você envie atualizações de projetos, comunique-se com clientes e gerencie tópicos de e-mail, tudo de dentro do ClickUp CRM . Além disso, você pode vincular e-mails a tarefas específicas, garantindo que toda a comunicação relacionada a uma tarefa ou projeto seja organizada em um único local.

Os membros da equipe podem conversar sobre tarefas, atualizações e necessidades dos clientes diretamente no ClickUp Chat . Isso torna as conversas rápidas e concentradas, sem a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.

Fique por dentro de todas as comunicações com clientes e equipes com a interface amigável do ClickUp Chat

Você também pode criar e gerenciar tarefas diretamente no Chat. Por exemplo, ao discutir as necessidades de um cliente, transforme instantaneamente as mensagens em tarefas, garantindo que os acompanhamentos e os itens de ação sejam monitorados sem sair do chat.

Dica Profissional: Cérebro ClickUp atua como um assistente inteligente que ajuda você a pesquisar e recuperar informações relacionadas a tarefas, respostas a perguntas ou conversas anteriores. Isso economiza seu tempo ao fornecer insights relevantes exatamente quando você precisa deles.

Além disso, o ClickUp tem um tesouro de ferramentas gratuitas e prontas para uso Modelos de CRM .

Os Modelo de CRM do ClickUp é uma solução ideal para empresas que buscam gerenciar com eficiência leads, relacionamentos com clientes e seu pipeline de vendas em uma plataforma centralizada. Projetada para iniciantes, essa pasta pronta para uso e totalmente personalizável permite que você comece a trabalhar em segundos, com o mínimo de configuração necessária.

Faça o download deste modelo

Modelo de CRM do ClickUp

Ele também oferece várias exibições para gerenciar seus leads e interações com os clientes:

• Visualização de calendário: Mapeie datas importantes, como acompanhamentos, renovações de contratos ou lançamentos de campanhas. Exemplo: As equipes de vendas podem agendar check-ins semanais com clientes em potencial para manter o ritmo vivo
• Visualização de documentos: Economize tempo armazenando contratos, propostas ou apresentações em um só lugar. exemplo: um designer freelancer pode manter o feedback do cliente e os resultados facilmente acessíveis
• Visualização de lista: Organize leads, informações de contato e estágios do negócio em uma lista limpa e rolável. exemplo:_ Agentes imobiliários podem rastrear possíveis compradores, preferências de propriedades e agendas de compromissos

Além disso, os status personalizados facilitam o conhecimento da situação de cada negócio:

• Closed [Won]: Marque os negócios que tiraram a sorte grande e concentre-se na integração do cliente
• Closed [Lost]: Rastreie as oportunidades perdidas e adicione notas para melhorar as apresentações futuras. Exemplo: Uma agência de marketing poderia marcar motivos como "problemas de orçamento" ou "concorrente preferido" para fazer um acompanhamento mais inteligente posteriormente.

Você também pode usar Modelo de CRM do ClickUp para aprimorar os relacionamentos com os clientes, rastreando leads e oportunidades, centralizando informações de contato e priorizando tarefas com base no estágio de vendas para um melhor gerenciamento.

Além disso, o Modelo de CRM de vendas do ClickUp mantém sua equipe de vendas organizada, aumenta o acompanhamento do desempenho e oferece visibilidade clara das interações com os clientes. Ele também ajuda a identificar clientes potenciais, fechar negócios mais rapidamente e tomar decisões inteligentes e orientadas por dados.

Assuma o controle de seus relacionamentos com os clientes com o ClickUp

O WhatsApp Business é ótimo para conversas rápidas, mas quando se trata de gerenciar relacionamentos com clientes em uma escala maior, ele deixa a desejar. É aí que o ClickUp CRM entra em cena.

Com exibições personalizadas, você pode organizar os dados dos clientes exatamente como quiser. Precisa acompanhar os leads ou ver o desempenho da sua equipe? Os Dashboards fornecem uma visão clara do seu pipeline de vendas e do progresso - tudo em um piscar de olhos.

Como configurar? Fácil. Os modelos de CRM gratuitos do ClickUp ajudam você a começar com o pé direito. Quer esteja gerenciando uma equipe pequena ou expandindo rapidamente, esses modelos estão prontos para manter seus leads, negócios e detalhes de clientes em ordem.

Enquanto o WhatsApp Business lida com bate-papos rápidos, o ClickUp lhe dá as ferramentas para criar relacionamentos duradouros com os clientes e escalar seus esforços sem o caos.

Deseja levar seus relacionamentos com os clientes para o próximo nível? Registre-se no ClickUp hoje.