Uma comunicação desarticulada pode atrasar o trabalho, causar desalinhamento e prejudicar o relacionamento com os clientes.
É comum as empresas perderem clientes por causa de padrões de resposta lentos e inconsistentes resultantes de práticas de comunicação interna ruins. Essas falhas podem prejudicar significativamente a reputação de sua marca entre os clientes.
As mensagens comerciais resolvem esse problema unindo a comunicação interna e externa. Internamente, ela ajuda a manter a organização com uma comunicação clara entre departamentos e membros da equipe. Externamente, ela permite que você crie e mantenha relacionamentos com clientes, fornecedores, mídia e o público em geral.
Este blog explora tudo o que você precisa saber sobre mensagens comerciais, incluindo exemplos de mensagens comerciais, as etapas para implementar mensagens comerciais internas e externas e as ferramentas para ajudá-lo a fazer isso.
O que são mensagens comerciais?
Business messaging refere-se ao conjunto amplo de processos que uma empresa emprega para se comunicar com seus clientes em várias plataformas. Seu objetivo é dar às empresas uma presença omnicanal, permitindo que elas atendam aos clientes em seus canais de comunicação preferidos com facilidade.
O direito aplicativos de mensagens empresariais utilizam diversos canais de mensagens para enviar e-mails promocionais, atualizações de recursos de produtos e notificações de transações aos clientes.
Diferentemente dos métodos de comunicação tradicionais, como e-mails, as mensagens comerciais facilitam conversas bidirecionais em tempo real com públicos-alvo em plataformas de mensagens com as quais eles já estão familiarizados.
As mensagens comerciais podem parecer semelhantes ao bate-papo, mas as duas têm finalidades muito diferentes em um contexto comercial.
Como as mensagens comerciais diferem do chat?
| Aspecto | Chat | Mensagens de negócios |
|---|---|---|
| Comunicação informal e casual; normalmente usada para conversas pessoais ou leves no local de trabalho. Comunicação orientada por objetivos; projetada para necessidades comerciais específicas, como atendimento ao cliente, atualizações da empresa e marketing | ||
| Integração de plataformas | Aplicativos de bate-papo simples, geralmente não integrados aos sistemas de negócios | Frequentemente integrados a ferramentas de negócios mais amplas, como CRMs, análises e sistemas de mensagens multicanais, possibilitando uma estratégia de comunicação abrangente |
| Automatização e IA | Recursos limitados de IA e automação | As plataformas avançadas incorporam recursos de IA e automação, como chatbots e respostas automatizadas, permitindo que as empresas gerenciem grandes volumes de interações, mantendo a qualidade que os clientes esperam |
| Conformidade e segurança | Falta de medidas formais de conformidade e proteção de dados | Adere a regulamentos rigorosos como GDPR e CAN-SPAM, garantindo uma comunicação segura e em conformidade, especialmente para empresas que lidam com dados confidenciais de clientes |
Benefícios das mensagens comerciais
Suporte ao cliente mais rápido
Diferentemente dos canais tradicionais, como telefone ou e-mail, os protocolos de mensagens comerciais permitem que as equipes de suporte lidem com várias conversas de forma eficiente, permitindo que você forneça suporte eficiente em tempo real. Enquanto os bots com tecnologia de IA respondem rapidamente às consultas de rotina dos clientes, os agentes de atendimento podem resolver problemas críticos, reduzindo o tempo de espera e aumentando a satisfação do cliente.
As equipes remotas podem usar ferramentas de comunicação assíncrona para permitir que seus agentes de suporte ao cliente colaborem em questões complicadas de qualquer lugar do mundo e as resolvam rapidamente para os clientes.
Dica profissional: Implantar estratégias de comunicação centralizadas para quebrar os silos de dados e reunir o contexto do cliente de vários canais de mensagens em um só lugar usando uma plataforma unificada de gerenciamento de agentes de suporte.
Aumento do envolvimento do cliente
As mensagens comerciais são personalizadas com base no comportamento e nas preferências do usuário. Isso permite engajar os clientes nos principais pontos de contato e mantê-los interessados em produtos ou serviços, aumentando o valor do tempo de vida do cliente.
Custos reduzidos
Ao contrário do que se pensa, as mensagens comerciais são mais econômicas do que as chamadas telefônicas tradicionais ou o suporte presencial, pois permitem que você interaja diretamente com vários clientes ao mesmo tempo. Por exemplo, as consultas rotineiras podem ser automatizadas por meio de bots e opções de autoatendimento, permitindo que os agentes humanos se concentrem em tarefas mais complexas, como participar de chamadas de vídeo para orientar os clientes na solução de problemas. Isso elimina a necessidade de uma grande equipe de suporte ao cliente, reduzindo o treinamento, a integração e outros custos operacionais.
Análises e relatórios
Um software de mensagens comerciais ideal oferece recursos avançados de gerenciamento de projetos para utilização eficaz de recursos e acompanhamento de marcos. Além disso, há painéis de controle para uma visão geral abrangente da integridade do projeto e integrações para um fluxo de dados perfeito entre sistemas diferentes.
Quando combinados, esses recursos ajudam a rastrear as principais métricas e KPIs, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e estratégica.
Leia mais: KPIs vs. métricas: O que são e como rastreá-los
Casos e exemplos de uso de mensagens de negócios
Comunicação de atendimento ao cliente
Caso de uso: Informações sobre pedidos e produtos
Exemplo: As plataformas de comércio eletrônico podem implementar um recurso de bate-papo ao vivo além de outros canais de comunicação que permite que os clientes se conectem imediatamente com um agente de suporte. Um canal de mensagens instantâneas ajuda os agentes a resolver consultas de pedidos ou solicitações de informações sobre produtos. Essa linha direta de comunicação em vários canais reduz os tempos de resposta e facilita a resolução mais rápida de consultas simples.
Notificações de confirmação e envio
Caso de uso: Confirmação de pedido e rastreamento de remessa
Exemplo: Os varejistas on-line enviam aos clientes mensagens de texto e e-mails automatizados para confirmações de pedidos, datas de entrega previstas e detalhes de rastreamento. Quando o produto é enviado, o cliente recebe uma mensagem com um link para rastrear a remessa em tempo real.
Promoções de marketing
Caso de uso: Detalhes de ofertas especiais e descontos
Exemplo: As marcas on-line notificam os clientes sobre uma próxima venda na Black Friday. Elas criam um senso de urgência e escassez para atrair clientes novos e existentes e obter lucros durante a temporada de festas.
Alertas e verificações de segurança
Caso de uso: Alertas de transação
**Exemplo: Os bancos usam SMS e notificações push para enviar alertas em tempo real aos consumidores sempre que uma atividade suspeita é detectada em suas contas. Quando uma pessoa não autorizada tenta fazer login a partir de um dispositivo não reconhecido, o sistema envia automaticamente um código de verificação para o número de telefone registrado do cliente para autenticação de dois fatores.
Aprimorando a experiência do cliente
Caso de uso: Serviços personalizados
**Exemplo: Antes da chegada, os hóspedes do hotel recebem uma mensagem de boas-vindas com informações sobre as comodidades, os procedimentos de check-in e as recomendações de passeios turísticos locais. Durante a visita, os hóspedes podem usar as mensagens para solicitar serviço de quarto, limpeza ou agendar compromissos no spa. Essa comunicação personalizada e em tempo real faz com que os hóspedes se sintam valorizados e atendidos durante toda a estadia.
Etapas para a implementação de mensagens comerciais
Cumprir os pré-requisitos das mensagens de negócios
Antes de implementar o business messaging, siga estas etapas fundamentais para garantir uma implementação tranquila:
- Pesquise as plataformas de comunicação preferidas de seus clientes e como eles interagem com as empresas. Determine se eles são mais propensos a responder a mensagens por SMS, e-mail ou mídia social
- Identifique os canais certos para atingir seu público. Considere se você precisa de SMS para alertas instantâneos, WhatsApp para suporte direto ao cliente ou e-mail para marketing
- Certifique-se de que sua estratégia de mensagens esteja em conformidade com as normas GDPR, CAN-SPAM ou TCPA para proteger a privacidade e os dados confidenciais dos clientes
Defina metas e categorize o tipo de mensagens
Comece identificando o que você deseja alcançar com sua estratégia de mensagens comerciais. Sua meta é melhorar o **suporte ao cliente, aumentar o envolvimento ou aumentar as vendas?
A definição de metas específicas e mensuráveis fornecerá uma direção clara para seus esforços de mensagens. Depois que as metas forem definidas, você poderá categorizar as mensagens nos seguintes tipos
- Operacionais: São tarefas essenciais de comunicação comercial, incluindo e-mails de boas-vindas, atualizações de T&C etc.
- Transacionais: Essa categoria inclui interações com o cliente relacionadas a confirmações de pedidos, informações de remessa e alertas de atraso na entrega
- Promoções de marketing: Use essas mensagens para enviar aos seus clientes conteúdo promocional, como informações sobre descontos e ofertas especiais
Selecione a plataforma certa
A seleção do software certo para mensagens comerciais é uma das melhores maneiras de se obter um bom resultado estratégias de comunicação que você pode implementar de forma eficaz em sua equipe e com seus clientes.
Uma plataforma robusta de mensagens comerciais também é capaz de manipular a comunicação multicanal, integrar-se perfeitamente às ferramentas existentes, oferecer recursos avançados como automação e fornecer recursos de rastreamento em tempo real. ClickUp é uma plataforma integrada de gerenciamento de projetos e comunicação empresarial que oferece suporte a todas as formas de comunicação empresarial, o que a torna uma excelente opção para empresas de todos os portes.
Ao combinar CRM do ClickUp e Atendimento ao cliente do ClickUp você pode criar um sistema abrangente para gerenciar as mensagens da sua empresa.
O ClickUp CRM pode armazenar informações de clientes, rastrear interações e gerenciar pipelines de vendas, enquanto os recursos de suporte ao cliente podem lidar com consultas recebidas, rastrear problemas e fornecer resoluções. Juntas, essas ferramentas permitem agilizar os processos de comunicação, melhorar a satisfação do cliente e aumentar a eficiência geral dos negócios.
Use essas duplas poderosas para referenciar facilmente o histórico do cliente e as interações anteriores ao lidar com tíquetes de suporte, garantindo respostas consistentes e personalizadas. Elas podem ajudá-lo a identificar áreas de melhoria em seus processos de atendimento ao cliente e vendas, levando a melhores resultados comerciais.
E isso não é tudo. Vamos dar uma olhada em como os recursos robustos do ClickUp podem ajudar a facilitar o alinhamento interno e um processo de mensagens comerciais tranquilo.
Obtenha uma visão geral de seu projeto usando o recurso de gerenciamento de projetos do ClickUp
Integrando mensagens de negócios ao ClickUp
Reúna as equipes com o ClickUp Chat View Visualização do bate-papo do ClickUp é fundamental para a criação de uma estratégia eficaz de mensagens comerciais externas. Ele permite que você discuta projetos em andamento, adicione arquivos e compartilhe atualizações em tempo real sem alternar entre aplicativos diferentes, o que o torna uma ferramenta centrada no cliente
software de comunicação empresarial interna para equipes.
É fácil enviar mensagens individuais ou em grupo e adicionar qualquer pessoa à conversa usando @menções. Ao contrário dos aplicativos de mensagens autônomos, o Chat View mantém as discussões focadas e garante que as conversas estejam diretamente vinculadas a tarefas acionáveis.
Por exemplo, você pode discutir facilmente um possível bug com a equipe de suporte ao cliente, criar uma tarefa a partir do bate-papo via Tarefas do ClickUp e atribua-o à equipe de produtos. Isso facilita o alinhamento interno e melhora o tempo de resposta que os clientes esperam de sua empresa.
Use o ClickUp Chat para ajudar as equipes a se conectarem e colaborarem em tempo real
Gerencie projetos em sua caixa de entrada com o ClickUp Email Project Management
Às vezes, você precisa discutir um projeto com várias partes interessadas, como clientes, fornecedores ou parceiros, mantendo tudo vinculado ao projeto ou tarefa relevante. Em vez de alternar entre o aplicativo de e-mail e a ferramenta de gerenciamento de projetos, Software de gerenciamento de projetos de e-mail ClickUp facilita o gerenciamento de comunicações internas e externas a partir de sua caixa de entrada.
Converta e-mails em tarefas e atribua-as aos membros da equipe a partir da sua caixa de entrada com o ClickUp Email Project Management Software
Ao vincular e-mails diretamente a tarefas e projetos relevantes, você pode facilmente fazer referência a conversas e manter todos na mesma página. Além disso, os recursos de automação de e-mail do ClickUp podem simplificar as tarefas de rotina e garantir respostas oportunas aos clientes.
Isso economiza tempo e ajuda a manter uma imagem positiva e profissional.
Dica profissional: Adicione endereços de e-mail individuais a uma lista de distribuição para agilizar comunicação no local de trabalho e garantir que todas as partes interessadas recebam atualizações em tempo hábil.
Compartilhe feedback claramente com o ClickUp Clips Clipes do ClickUp oferecem uma maneira eficiente de aprimorar suas mensagens comerciais externas, criando conteúdo visualmente atraente e compartilhável. Esses clipes de vídeo curtos podem ser usados para explicar conceitos complexos, mostrar produtos ou serviços e fornecer atualizações rápidas a clientes ou parceiros
Tem um cliente confuso com um problema complexo no bate-papo? Grave um clipe e mostre a solução passo a passo.
Dependendo do seu caso de uso, você pode incorporar os clipes do ClickUp em e-mails, publicações em mídias sociais ou no seu site. A capacidade de gerar links compartilháveis publicamente para seus clipes permite que você os distribua facilmente para um público mais amplo e aumente seu alcance.
Use a gravação de tela com o ClickUp Clips para compartilhar feedback e explicar tópicos complexos
Você também pode converter clipes em tarefas e atribuir proprietários para ações futuras. Isso funciona muito bem para alinhar sua equipe internamente em torno de mensagens comerciais.
Dica profissional: Use Cérebro ClickUp para transcrever seus clipes automaticamente, verificar destaques, clicar em marcas de tempo e copiar trechos para usar onde precisar.
Transcreva anotações de voz e vídeo com IA usando o ClickUp Clips
Envie notificações automatizadas com o ClickUp Automations Automação do ClickUp tem como objetivo eliminar as tarefas chatas e repetitivas do seu processo de mensagens comerciais.
Ao configurar fluxos de trabalho automatizados, é possível acionar ações específicas com base em condições predefinidas, como envio de e-mails de acompanhamento, atribuição de tarefas a membros da equipe com base em e-mails de clientes ou atualização de registros de clientes
Essa automação não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros e garante que todas as mensagens sejam enviadas com precisão e em tempo hábil. Além disso, Integração do ClickUp com outras ferramentas permite que você automatize processos em várias plataformas, aumentando ainda mais a eficiência e melhorando a reputação de sua marca.
Crie automações personalizadas com o ClickUp Automations
Benefícios de usar o ClickUp para mensagens comerciais
- Centralize a comunicação de todos os canais, seja interna ou com clientes, em uma única plataforma
- Escale à medida que sua empresa cresce, com o ClickUp evoluindo junto com você, oferecendo recursos avançados sem comprometer o desempenho
- Garanta que todos em suas equipes voltadas para o cliente estejam na mesma página com uma comunicação clara e rastreável
Implementação e treinamento de sua equipe
Ofereça treinamento abrangente para garantir que sua equipe esteja familiarizada com os canais de mensagens e entenda o tom, o estilo e o momento adequados das mensagens.
Você pode tentar modelos de planos de comunicação para garantir que todos estejam se comunicando adequadamente. O modelo descreve um plano de comunicação para compartilhar detalhes do projeto, objetivos, resumo executivo e análise da concorrência para ajudar a elaborar estratégias eficazes de comunicação empresarial.
Use o Modelo de plano de comunicação do ClickUp para criar um plano acionável e orientado por insights para melhorar a comunicação interna e externa.
Modelo de plano de comunicação do ClickUp
Ele o ajuda a definir metas de mensagens comerciais e a identificar os melhores canais para atingir seu público-alvo. Com os recursos de definição de metas e acompanhamento do progresso, você pode acompanhar os resultados dos seus esforços de comunicação e melhorar o planejamento. Use esse modelo para definir linhas de comunicação claras e consistentes para clientes e equipes multifuncionais.
Como promover o envolvimento do cliente por meio de mensagens comerciais
Depois que seu sistema de mensagens comerciais estiver implementado, concentre-se em aproveitá-lo para aumentar o envolvimento, impulsionar as vendas e promover conversas mais significativas com seus usuários:
- Personalização: Adapte as mensagens comerciais com base nas preferências do cliente e nas interações anteriores para criar uma experiência mais personalizada
- Comunicação bidirecional: Incentive os clientes a se envolverem com sua empresa por meio de canais de mensagens comerciais. Por exemplo, permita que eles façam perguntas ou forneçam feedback diretamente via SMS, WhatsApp ou bate-papo ao vivo
- Acompanhamentos automatizados: Configure mensagens de acompanhamento automatizadas para carrinhos abandonados ou avaliações pós-compra para manter os clientes envolvidos
Melhore suas mensagens comerciais com o Clickup
Um protocolo eficaz de mensagens comerciais mantém as equipes internas alinhadas e os clientes envolvidos. A integração de mensagens comerciais em suas operações permite que você forneça suporte mais rápido ao cliente e crie interações mais personalizadas com ele.
Com recursos como Chat View, Email Integration e Clips, o ClickUp centraliza toda a comunicação e o gerenciamento de projetos em uma plataforma fácil de usar. Isso permite que sua equipe mantenha o controle das tarefas, interaja com os clientes de forma eficaz e mantenha a mensagem no ponto em todas as plataformas de comunicação empresarial.
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