Como usar diferentes tipos de canais de comunicação

Você já conversou sobre uma tarefa importante do projeto com seu colega de equipe e acabou percebendo que ambos se esqueceram dela? Isso pode acontecer quando se trabalha em vários projetos em uma equipe, certo?

Com locais de trabalho remotos, distribuídos e híbridos, você pode estar passando pelo que agora é oficialmente conhecido como sobrecarga de informações. Isso é comum hoje em dia, graças ao zumbido constante de notificações no bate-papo da equipe, mensagens pessoais, e-mails, telefonemas, etc

Então, como você pode estabelecer um canal de comunicação eficaz para a sua equipe sem sobrecarregá-la? Este guia detalhará os diferentes tipos de canais de comunicação, como eles funcionam e quando usá-los.

Entendendo os canais de comunicação

Um canal de comunicação é um meio que o ajuda a compartilhar informações ou a transmitir suas ideias ou expectativas ao remetente. Esse remetente pode ser um membro da sua equipe, outras equipes da sua organização, idosos, parceiros ou clientes.

Esses canais podem variar desde a comunicação escrita, como e-mail, bate-papo, mensagens instantâneas e SMS, até a comunicação digital, como chamadas de áudio, chamadas de vídeo, reuniões de grupo e muito mais.

Então, qual é o canal de comunicação mais eficaz atualmente? A resposta, em termos simples, é aquele com o qual ambas as partes se sentem confortáveis e que verificam regularmente para que nenhuma atualização seja perdida.

A escolha do canal de comunicação correto permite que você lide com:

Comunicação interna

Desde o compartilhamento de atualizações de projetos até a transmissão das políticas da empresa, os canais de comunicação interna permitem que você compartilhe informações dentro de uma organização. Esses canais de comunicação da equipe incentivam a colaboração, aumentam o moral dos funcionários e alinham as equipes em direção a metas comuns.

Como seu principal objetivo é apoiar a comunicação entre as equipes e com outros departamentos, as ferramentas certas oferecem opções robustas de segurança e privacidade de dados. Elas são fáceis de usar por todos os membros da equipe de uma empresa.

Comunicação externa

Esses canais de comunicação no local de trabalho ou opções de comunicação com o cliente são essenciais para interagir com clientes, parceiros, o público e qualquer pessoa fora da empresa. Eles ajudam a construir a reputação da marca, gerenciar relacionamentos com clientes e promover produtos ou serviços para seus clientes em potencial.

Leia também: Como melhorar a comunicação em um local de trabalho híbrido

Tipos de canais de comunicação

Dependendo das preferências pessoais e das mídias, há uma variedade de canais de comunicação atualmente. Embora existam inúmeras opções, elas são geralmente classificadas com base na abordagem da comunicação, como:

1. Canais de comunicação presenciais ou face a face

A comunicação face a face envolve interação direta entre indivíduos. Ela pode ser a forma mais rica de comunicação, pois podemos trocar informações usando sinais verbais e não verbais.

Os elementos essenciais da comunicação face a face incluem:

• Fala: A produção da linguagem falada
• Ouvir: A capacidade de compreender e responder a mensagens faladas
• Sinais não verbais: Linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz que complementam as palavras faladas. Muitas vezes, podemos perceber sinais de que alguém pode não estar sendo honesto ou transmitindo as informações corretas com base nesses fatores sutis

2. Canais de comunicação verbal

A comunicação verbal envolve o uso da linguagem falada para transmitir informações, ideias ou pensamentos. Ela também pode ser feita pessoalmente ou por meio de vários canais, como chamadas telefônicas ou mensagens de áudio.

A comunicação verbal eficaz requer articulação clara, escuta ativa e adaptação a diferentes públicos.

3. Canais de comunicação escrita

A comunicação escrita envolve o uso de palavras escritas para transmitir informações. Ela inclui cartas, e-mails, relatórios, memorandos e outros documentos escritos. A comunicação escrita eficaz exige clareza, concisão e gramática adequada.

4. Canais de comunicação digital

Antigamente, a maioria das nossas conversas eram interações presenciais ou comunicação face a face, que aconteciam com todos os membros da equipe presentes no mesmo espaço de escritório.

Mas hoje, com a explosão de locais de trabalho remotos e híbridos, há vários Desafios na comunicação no local de trabalho especialmente porque não há substituto para a comunicação verbal presencial.

Os canais de comunicação digital estão ajudando a preencher essa lacuna, oferecendo maneiras exclusivas de colaborar e construir relacionamentos, mesmo trabalhando remotamente. Esses canais proporcionam velocidade, eficiência e alcance global, ajudando a criar um ambiente de trabalho mais seguro Comunicação centralizada para seu local de trabalho. Esses canais incluem:

a. Ferramentas de videoconferência

A videoconferência é uma excelente opção para aqueles que sentem falta da comunicação face a face em um local de trabalho remoto e distribuído. Essas ferramentas superaram as distâncias geográficas, permitindo interações face a face em um ambiente virtual

Essas plataformas têm recursos colaborativos como compartilhamento de tela, quadro branco e planos de fundo virtuais que aumentam a colaboração e a produtividade. Por exemplo, uma equipe de design pode colaborar em um projeto em tempo real, compartilhando elementos visuais e fornecendo feedback instantâneo como se estivessem na mesma sala.

Ferramentas populares: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, GoToMeeting

b. Chamadas telefônicas

De acordo com a Pesquisa recente a simples chamada telefônica foi o canal de comunicação mais preferido, com 52% dos trabalhadores locais, 42% dos trabalhadores remotos e 51% dos trabalhadores híbridos preferindo esse canal a outros.

As chamadas telefônicas oferecem uma conexão direta e mais pessoal, permitindo que os autores das chamadas tenham uma conversa em tempo real e recebam feedback imediato. Isso é particularmente útil para assuntos urgentes ou discussões delicadas, que não podem ser gerenciados com comunicação escrita.

Por exemplo, suponha que um cliente tenha um problema com o modelo de preços. Nesse caso, o representante de vendas pode fazer uma chamada rápida para entender o que ele está procurando e fazer alterações imediatamente, em vez de depender de e-mail ou de outros formatos escritos.

c. Mensagens instantâneas

Para aqueles que preferem a comunicação por escrito, as plataformas de mensagens instantâneas oferecem uma ótima opção. Essas ferramentas permitem enviar rapidamente uma mensagem em um grupo ou em um bate-papo pessoal, incluindo opções de multimídia como vídeo, foto, áudio, compartilhamento de arquivos e outros formatos.

Elas são ideais para comunicar informações importantes, compartilhar prazos de projetos com um indivíduo ou como parte de um grupo de trabalho Comunicação colaborativa atualizar.

Por exemplo, uma simples mensagem para o proprietário da tarefa ou para a equipe pode ser suficiente se um gerente de projeto precisar de uma atualização sobre uma determinada tarefa não urgente. Os destinatários podem responder quando tiverem um momento, o que o torna ideal para situações que não exigem alta urgência.

Ferramentas populares: ClickUp Chat, Slack, WhatsApp, Microsoft Teams, Google Chat

d. Mídia social

As plataformas de mídia social, como Instagram, LinkedIn, etc., são usadas principalmente para comunicação externa. Elas podem ajudar uma empresa a criar reconhecimento da marca, compartilhar informações e interagir com seu público-alvo. Por outro lado, os clientes podem entrar em contato rapidamente com a marca usando esses canais sociais, ajudando ambos os lados.

Por exemplo, uma empresa de tecnologia pode usar o LinkedIn para compartilhar e apresentar insights do setor. Isso permite que ela alcance seus clientes-alvo e atraia os melhores talentos.

Ferramentas populares: Instagram, Facebook, X, LinkedIn, TikTok

e. Emails

O e-mail é um dos canais de comunicação mais eficazes e ainda é bastante popular para a comunicação profissional. 18% dos profissionais preferem o e-mail em vez de outros canais de comunicação sendo que esse número é de 25% para trabalhadores remotos.

Ele oferece um método formal e assíncrono para compartilhar informações, documentos e atualizações. Embora os e-mails possam ser propensos à sobrecarga de informações, eles podem se tornar mais eficazes com linhas de assunto claras, conteúdo conciso e organização adequada.

Por exemplo, o e-mail como canal pode ser usado por cada equipe para suas necessidades específicas:

• O marketing pode aproveitá-lo para divulgar e compartilhar mensagens de marca usando boletins informativos ou campanhas de e-mail direcionadas
• As equipes de vendas podem usá-lo para interação individual com os clientes e para compartilhar documentos essenciais por meio de um canal formal
• As equipes de RH podem usá-lo para anunciar eventos importantes, distribuir políticas da empresa ou compartilhar comunicação direta com seus funcionários

f. Mensagens de texto

As mensagens de texto ou móveis oferecem uma forma rápida e informal de se comunicar com funcionários, clientes ou parceiros. É eficaz, pois permite que você entre em contato com uma pessoa que talvez não tenha acesso à Internet ou comunique mensagens urgentes e curtas, especialmente lembretes de compromissos, atualizações sobre um projeto ou outros detalhes críticos.

Por exemplo, um gerente de projeto pode enviar uma mensagem de texto a um membro da equipe que ele vem tentando contatar por outros canais, mas que não responde.

g. Mensagens de aplicativos móveis

Muitas empresas preferem usar seus próprios canais de comunicação, como um aplicativo móvel, para Compartilhar informações internamente ou com os clientes. Esses aplicativos podem ser usados para suporte ao cliente, rastreamento de pedidos e comunicação personalizada.

Por exemplo, uma loja de varejo pode usar seu aplicativo para enviar recomendações personalizadas de produtos aos clientes com base em seu histórico de compras. Ela também pode enviar atualizações específicas sobre o pedido de um cliente para ajudá-lo a se manter informado sobre a data de entrega e o andamento.

Canais de comunicação na estrutura organizacional

Embora existam vários canais de comunicação, a comunicação organizacional está estruturada em três áreas principais:

Canais de comunicação formal

Esses são os canais de comunicação oficiais da organização, que seguem um conjunto estabelecido de protocolos e procedimentos, garantindo que as informações sejam disseminadas de forma precisa e sistemática. A comunicação formal pode assumir as seguintes formas:

• Comunicação descendente: Envolve o fluxo de informações da alta gerência para os subordinados. Inclui memorandos, e-mails, boletins informativos da empresa e reuniões de equipe
• Comunicação ascendente: Permite que os funcionários compartilhem feedback, sugestões e preocupações com os superiores. Avaliações de desempenho, caixas de sugestões e políticas de portas abertas facilitam a comunicação ascendente
• Comunicação horizontal: Esse tipo de comunicação ocorre entre funcionários do mesmo nível hierárquico, promovendo a colaboração e o compartilhamento de informações dentro dos departamentos
• Comunicação diagonal: Envolve a comunicação entre diferentes departamentos e níveis da organização, impulsionandoA colaboração multifuncional ### Canais de comunicação informal

Os canais de comunicação informais são meios que nunca foram definidos no método oficial ou formal, mas emergem espontaneamente à medida que a organização cresce ou devido a mudanças nos ambientes de trabalho.

Esses canais não têm regras e regulamentos, o que ajuda os colegas de trabalho a ter discussões informais, criar laços e contribuir para uma cultura organizacional positiva.

Alguns canais de comunicação informal incluem:

• Conversas no bebedouro: Interações casuais entre os funcionários podem levar à troca de informações e ideias
• Passeios da equipe: Eventos da empresa e atividades de formação de equipe que oferecem oportunidades de comunicação informal
• Bate-papos em grupo: Grupos de equipes ou grupos de toda a empresa no WhatsApp ou Slack, onde as equipes podem conversar além da vida cotidiana no trabalho
• Sessões casuais de mentoria: Os relacionamentos entre funcionários experientes e novos podem facilitar o compartilhamento de conhecimento e o desenvolvimento de carreira além da relação de trabalho

Canais de comunicação não oficiais

Existem canais de comunicação não oficiais que podem ir além das discussões no local de trabalho, incluindo esportes, política, entretenimento, assuntos pessoais e muito mais. Esses canais podem incluir:

• Reuniões sociais: Discussão verbal ou conversas informais em um evento social, que pode incluir os funcionários da empresa, investidores, parceiros, fornecedores ou alguém de fora da organização
• Fofocas de escritório: Rumores ou informações não verificadas que frequentemente se espalham dentro ou fora da organização e que geralmente são difíceis de rastrear até a fonte

Canais de comunicação não oficiais populares: WhatsApp, X, Instagram, etc.

Embora esses canais não oficiais possam ajudar a entender o clima no escritório, eles também podem ter algumas consequências negativas, como

• Espalhar medo ou desinformação
• Criar conflitos
• Diminuir a confiança no local de trabalho

Pior ainda, eles podem até mesmo afetar negativamente a cultura da organização e o ambiente geral da equipe.

Portanto, as organizações devem ter como objetivo minimizar o impacto dos canais não oficiais, promovendo a comunicação aberta, a transparência e a divulgação oportuna de informações precisas.

Ferramentas para comunicação empresarial

A comunicação é a força vital de qualquer organização bem-sucedida e é um fator crucial na definição de organizações que trabalham juntas de forma eficaz. No entanto, os métodos tradicionais de comunicação podem ser insuficientes no ambiente de negócios acelerado de hoje, em que as equipes geralmente estão geograficamente dispersas e os projetos exigem colaboração em tempo real.

É por isso que a comunicação unificada Ferramentas de comunicação unificadas podem ser um divisor de águas para sua organização. Ferramentas como o ClickUp podem ajudá-lo a destruir os silos de comunicação e aumentar a colaboração em toda a organização.

Imagine uma plataforma que integre perfeitamente tarefas, discussões, compartilhamento de arquivos e atualizações em tempo real - tudo em uma única interface intuitiva. O ClickUp oferece tudo isso, simplificando o fluxo de trabalho de comunicação e aumentando a produtividade da sua equipe.

Comunique-se facilmente com sua equipe e partes interessadas em uma tarefa ou projeto usando a visualização do ClickUp Chat

Simplifique a comunicação empresarial com o ClickUp

Alguns dos principais recursos do ClickUp para comunicação empresarial incluem:

• Consolide todos os seus bate-papos em uma única plataforma:Visualização do ClickUp Chat elimina a necessidade de alternar o contexto entre diferentes canais de comunicação. Crie exibições de bate-papo diretamente em tarefas, documentos, listas ou projetos, promovendo discussões em tempo real e tomada de decisões exatamente onde o trabalho acontece. Precisa fazer um brainstorming de ideias sobre uma campanha de marketing específica? Abra uma visualização de bate-papo dentro do seu projeto de marketing e comece a trocar ideias com a sua equipe em tempo real

Mapeie facilmente as ideias e crie fluxogramas detalhados usando os quadros brancos ClickUp para as discussões da sua equipe

• Brainstorm usando uma tela virtual para suas discussões: ComQuadros brancos ClickUpvocê não precisa mais estar em uma sala para suas discussões de brainstorming. Você tem a mesma experiência em uma tela virtual, o que lhe permite capturar ideias, transformá-las em mapas mentais ou fluxos de trabalho e comunicar essas ideias como tarefas às suas equipes. Isso permite que suas equipes colaborem e mantenham o entusiasmo criativo, mesmo em um ambiente remoto

Use @mentions para atribuir comentários e obter atualizações rápidas dos membros da sua equipe no chat em grupo ou no documento

• Sinalize mensagens e comentários importantes usando @menções: Muitas vezes, as coisas podem se perder devido a vários tópicos de comunicação e bate-papos, levando à perda de ações. Usando @menções, notifique diretamente membros específicos da equipe em comentários, tarefas ou bate-papos. Atribuir comentários a colegas, transformando discussões em itens acionáveis com propriedade clara. Não há mais dúvidas sobre quem é responsável pelo quê - o ClickUp mantém todos na mesma página e garante o cumprimento dos prazos

Crie um passo a passo e capture sua tela usando o ClickUp Clips para transmitir seu ponto de vista

• Crie orientações detalhadas e wikis: OClipes do ClickUp permite gravar capturas de tela curtas e compartilhá-las diretamente em tarefas, comentários ou bate-papos. Precisa demonstrar um processo complexo ou exibir um modelo de design? Grave um rápido ClickUp Clip e compartilhe-o com sua equipe para obter clareza e feedback instantâneos. Isso elimina a necessidade de longas explicações por escrito e promove um estilo de comunicação mais visual e envolvente
• Use a IA para resumir discussões: Precisa de respostas instantâneas ou resumos rápidos de um longo e-mail ou bate-papo? ComCérebro ClickUpfaça exatamente isso. Use-o para fornecer a você todas as informações de forma concisa. Além disso, o assistente de IA pode até mesmo ajudá-lo a escrever respostas eficazes, seja em um e-mail ou em uma simples mensagem de bate-papo. Tudo isso usando apenas o contexto de seu trabalho

O ClickUp também oferece uma biblioteca robusta de Modelos de comunicação pré-criados projetados para otimizar a comunicação interna. Esses modelos fornecem uma base sólida para a elaboração de uma comunicação eficaz, economizando um tempo valioso e garantindo a consistência em sua organização.

Use esses modelos para construir um plano de comunicação de ponta a ponta para sua organização. Esse plano deve incluir uma estrutura estruturada para definir suas metas de comunicação, identificar as principais partes interessadas e delinear os canais de comunicação.

Faça o download deste modelo

Modelo de plano de comunicação do ClickUp

A Modelo de plano de comunicação do ClickUp permite que você:

• Criar modelos de mensagens e fluxos de trabalho para atingir o público desejado de forma eficaz
• Identificar os melhores canais para alcançar seu público, dependendo do contexto e da mensagem
• Planejar e organizar as mensagens de toda a sua organizaçãoEstratégias de comunicação* Acompanhar e medir o sucesso de seus esforços de comunicação

Isso garante que todos os envolvidos estejam na mesma página, levando a uma execução mais tranquila do projeto.

Faça o download deste modelo

Modelo de comunicação interna do ClickUp

Use o ClickUp em sua comunicação interna para aprimorar a experiência geral de suas equipes usando Modelo de comunicação interna do ClickUp . Esse modelo permite que você:

• Fornecer uma abordagem consistente em sua comunicação interna usando modelos predefinidos e instruções de mensagens
• Centralizar os esforços de comunicação interna
• Garantir que todos recebam informações críticas prontamente

Este modelo pode ser usado para todas as suas comunicações internas, especialmente notícias da empresa, atualizações de projetos ou anúncios departamentais. Ele manterá toda a sua equipe informada e alinhada.

Você também pode usar Modelo de comunicação com o funcionário do ClickUp para garantir que cada funcionário receba a mensagem certa, sem criar falhas em sua equipe.

Selecionando os canais de comunicação corretos

Então, qual canal de comunicação você deve usar? A decisão não é simples. Ela tem a ver com vários fatores, como:

• Urgência: Mensagens urgentes exigem canais imediatos, como chamadas telefônicas ou mensagens instantâneas, para obter resposta em tempo real
• Complexidade: Informações complexas geralmente requerem reuniões presenciais ou videoconferências para explicações detalhadas e discussões rápidas de perguntas e respostas
• Tamanho e localização do público: Para compartilhar informações com um grande público, o e-mail ou as mídias sociais podem ser ideais, enquanto equipes menores e geograficamente dispersas podem preferir a videoconferência
• Resultado desejado: Independentemente de seu objetivo ser informar, persuadir ou colaborar, o canal escolhido deve estar alinhado com seuObjetivo de comunicação *Cultura organizacional: Considere as preferências e normas de comunicação de sua organização para ajudar a escolher os melhores canais de comunicação. Por exemplo, enviar informações sobre desempenho ou decisões salariais por e-mail pode não ser o ideal. Em vez disso, você pode usar um canal direto para fornecer feedback, como uma discussão verbal com as partes interessadas. Só então é possível compartilhar a decisão por e-mail ou por outros canais de comunicação formais

Como escolher o melhor canal para comunicação externa

O canal ideal para o público externo, especialmente a comunicação com o cliente, deve depender das preferências do cliente ou de terceiros. Aqui estão algumas dicas para ajudar:

• Empatia: Entenda as preferências de comunicação de seu público e adapte-se de acordo com elas. Enquanto alguns clientes preferem receber uma ligação para atualizar informações específicas, outros preferem se comunicar por e-mail ou bate-papo
• Escuta ativa: Preste atenção aos sinais verbais e não verbais para garantir a entrega eficaz da mensagem e observe as preferências do cliente
• Mensagens: Semelhante às comunicações internas, os canais de comunicação externa devem ser determinados com base no tipo de mensagem que está sendo compartilhada. Uma atualização importante sobre um produto poderia ser compartilhada por meio de uma ferramenta de videoconferência ou webinar, seguida de um e-mail detalhado explicando os detalhes

Ao considerar cuidadosamente esses fatores e adaptar sua abordagem de comunicação à situação específica, você aumenta a compreensão, constrói relacionamentos e alcança os resultados desejados com as partes envolvidas.

Os prós e contras dos diferentes canais de comunicação

Embora cada canal de comunicação seja poderoso o suficiente para ajudá-lo a colaborar e fornecer atualizações oportunas, ele precisa ser usado da maneira correta. Portanto, quando se trata de selecionar o canal certo, é útil conhecer os prós e os contras de cada ferramenta.

Aqui está uma olhada nos benefícios de cada canal que discutimos neste guia:

• Reuniões presenciais: Ideais para construir relacionamentos, resolver conflitos e transmitir informações complexas
• Videoconferência: Eficaz para equipes remotas, projetos colaborativos e apresentações
• Chamadas telefônicas: Adequadas para discussões rápidas, assuntos urgentes e conexões pessoais
• E-mail: Apropriado para comunicação formal, compartilhamento de documentos e colaboração assíncrona
• Mensagens instantâneas: Melhor para trocas rápidas e informais e colaboração em tempo real
• Mídia social: Eficaz para atingir um público amplo, criar reconhecimento da marca e interagir com os clientes

No entanto, além das vantagens, você também deve considerar os contras de cada um desses canais para fazer uma escolha informada:

• Conversa cara a cara: Consome tempo, tem alcance limitado, é suscetível a distrações e pode gerar mal-entendidos se a pessoa não tiver as habilidades de comunicação desejadas. Além disso, como as informações são compartilhadas principalmente de forma verbal, elas podem não ser anotadas com precisão, o que leva a erros de comunicação
• Videoconferência: A dependência excessiva da tecnologia para a comunicação pode levar a dificuldades técnicas, possibilidade de atraso, falta de conexão pessoal que podemos obter em discussões presenciais
• Chamadas telefônicas: Falta de sinais visuais, possibilidade de interrupções, compartilhamento limitado de informações ou problemas de rede que podem prejudicar a experiência e as expectativas do cliente
• E-mail: Canal de comunicação formal com possibilidade de sobrecarga de informações, gerenciamento demorado, falta de feedback imediato
• Mensagens instantâneas: Falta de formalidade, compartilhamento limitado de informações, chances de falhas de comunicação ou de não se perceber a intenção devido ao foco na comunicação escrita
• Mídia social: Demora para gerenciar, possibilidade de feedback negativo, mudanças de algoritmo, limitações de plataforma, muitas distrações

Centralize sua comunicação com o ClickUp

Os canais de comunicação modernos podem ajudar as equipes a se comunicarem de forma eficaz no local de trabalho digital e remoto, independentemente do local ou fuso horário. No entanto, o excesso de canais também pode levar à sobrecarga de informações ou a uma sensação constante de incômodo em alguns casos.

Portanto, faz sentido consolidar todas as suas comunicações internas e externas em uma única plataforma, facilitando para a sua equipe receber as atualizações sem as notificações extras.O ClickUp foi projetado para se adequar ao seu fluxo de trabalho, garantindo que cada item de ação, informação e documento possa ser facilmente compartilhado com uma parte interessada adequada. Ele tem vários modelos de planos de comunicação e personalizações, permitindo que você o adapte às necessidades exclusivas da sua equipe. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e comece a experimentar a diferença que um sistema de comunicação centralizado pode fazer.