Por curiosidade, por que você está criando seu próprio CRM?
É para substituir a pasta gigante no canto da sua mesa? Ou você está lidando com muitas ferramentas digitais caras?
É bom que nos tenhamos encontrado, porque o ClickUp não tolera processos mal elaborados ou goblins do dinheiro. 👹 💰
Imagine uma plataforma que funciona da mesma forma que o seu cérebro, independentemente do departamento ou localização em que você está. Tudo o que você precisa saber sobre como criar seu próprio sistema de CRM está aqui no ClickUp, para que você possa começar a agir em seu negócio hoje mesmo.
Simplesmente ter uma plataforma de CRM não significa automaticamente sucesso. Então, como saber se um CRM no ClickUp é ideal para você? Tudo se resume à flexibilidade de integrar pessoas e software sob um mesmo teto virtual. Você vai querer isso.
O que é um CRM?
CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema para gerenciar as comunicações diárias e os dados de clientes potenciais, contatos e clientes existentes. Um CRM moderno é um banco de dados dinâmico de clientes com modelos, rastreamento automático e relatórios para substituir planilhas e e-mails enfadonhos. Em sua essência, um CRM transforma as empresas para que se tornem menos transacionais e mais focadas no cliente.
O problema é que os contatos vêm de uma infinidade de fontes, como o LinkedIn e ligações telefônicas inesperadas. Deixar um bom lead ou um cliente valioso sem resposta na caixa de entrada pode levar a grandes problemas. É difícil para as empresas crescerem e se expandirem se sua energia for desperdiçada em administração, recolhimento de informações e suposições.
O CRM pode ajudar a gerar mais receita, construir relacionamentos de apoio e aumentar a qualidade dos leads e das campanhas — se você tiver os processos e as ferramentas certas em vigor. É aí que entra o ClickUp! ⚡️🌐
Como criar um CRM no ClickUp
Se você já tem uma conta gratuita no ClickUp, acompanhe este guia passo a passo! Você terá um CRM funcional em pouco tempo. ⏳
Passo 1: Baixe o modelo de CRM do ClickUp
Vamos começar baixando o modelo de CRM do ClickUp!
Uma janela aparecerá para você escolher entre criar um Espaço ou usar um Espaço existente em sua conta para armazenar a Pasta CRM. A escolha é sua! ♠️
Etapa 2: adicione visualizações para gerenciar e priorizar contatos
Você vê as tarefas de exemplo pré-carregadas do cliente? Antes de adicionar seus dados reais, usaremos essas tarefas para testar as diferentes visualizações que você prefere para estruturar seu CRM. Dessa forma, não mexeremos com dados confidenciais e teremos a liberdade de brincar como crianças em uma caixa de areia construindo coisas legais. 🏖
A visualização que você está vendo é a visualização em lista — a visualização padrão do modelo de CRM. Suponha que você prefira uma abordagem visual para gerenciar suas tarefas. Nesse caso, você pode alternar facilmente entre diferentes visualizações, incluindo:
Visualização do quadro do ClickUp. As tarefas são agrupadas em colunas por status por padrão, mostrando os clientes potenciais em fase inicial à esquerda e as contas fechadas à direita.
Visualização do calendário do ClickUp. Seu local preferido para tudo relacionado a agendamentos, enquanto acompanha as reuniões com clientes para garantir que você esteja sempre preparado para se conectar com seus clientes em potencial.
Exibição em tabela do ClickUp. Todas as informações pertinentes sobre suas contas estão em uma grade organizada e fácil de navegar.
Se você está começando a usar o ClickUp, confira este vídeo de introdução rápida sobre tarefas e visualizações no ClickUp! ⬇️
Etapa 3: crie status personalizados para adaptar cada fluxo de trabalho
Estamos na metade da configuração! Vamos passar para a área onde a personalização real entra em ação: status personalizados no ClickUp!
Use os status de fluxo de trabalho de CRM pré-existentes do modelo ou edite/crie os seus próprios. Não hesite nesta etapa.
É importante que esses status forneçam um contexto rápido e claro sobre o estágio em que uma tarefa se encontra. Eles também desempenham um papel importante nos relatórios, fornecendo informações sobre gargalos no processo, alocação de recursos e duração do ciclo de cada estágio no pipeline.
Como adicionar e editar status personalizados
1. Passe o mouse sobre o nome de um status e clique no botão de reticências > Gerenciar Status
2. Digite um nome para o seu novo status ou edite um status (não se esqueça de adicionar emojis, porque não?). Você pode usar o seletor de cores para alterar a cor padrão ou clicar no ícone do conta-gotas para ver mais opções de cores! Clique em Salvar quando estiver satisfeito com os status do seu CRM.
Próximo passo: campos personalizados!
Etapa 4: Reúna as informações mais importantes nas visualizações com campos personalizados
Você pode aumentar sua produtividade em 10 vezes com os campos personalizados no ClickUp. Esse recurso permite adicionar qualquer informação da tarefa às visualizações! Você não precisará abrir e fechar uma tarefa individual para encontrar aquela informação específica — data da próxima etapa, e-mail, tamanho da conta, etc.
Além dos campos personalizados pré-carregados em seu modelo de CRM, experimente estes outros campos populares para CRM:
- Menu suspenso para leads (quentes, mornos, frios) use o campo menu suspenso.
- Localização da empresa/cliente potencial usar Campo de localização
- LTV (valor ao longo da vida útil) usar campo numérico
- Tamanho da empresa que utiliza Campo numérico
- Uso do número de telefone Campo Telefone
- Uso do orçamento Campo Moeda
- Uso do e-mail Campo de e-mail
- Uso do nome Campo de texto
Como o modelo de CRM já vem com campos personalizados essenciais relacionados ao CRM, vamos exibi-los na visualização de lista!
Como mostrar/ocultar campos personalizados na visualização de lista
1. Clique no ícone +
2. Selecione Mostrar/Ocultar
3. Role o menu para baixo e selecione qualquer campo personalizado na seção Campos na pasta. Os campos personalizados em que você clicar serão exibidos na categoria Mostrar campos na parte superior! Por outro lado, se você não quiser ver um campo personalizado específico, clique em seu nome na categoria Mostrar campos e ele será removido da visualização.
Neste momento, já temos a base do CRM configurada: visualizações e campos personalizados! 🙌
Etapa 5: crie tarefas com seus dados
Estamos na reta final! Vamos adicionar seus dados reais ao CRM criando tarefas. Você pode criar uma nova tarefa de três maneiras:
- Clique em + Nova tarefa abaixo de um grupo de status.
- Clique em + Tarefa no canto inferior direito.
- Pressione a letra t no teclado.
Se você deseja importar seus dados de um arquivo ou de outros aplicativos de gerenciamento de projetos, confira nosso guia Importando para o ClickUp!
Reserve tempo suficiente para realizar suas tarefas. Se você tiver uma grande quantidade de dados para analisar, afaste-se da mesa e faça uma pausa para dançar por cerca de 10 minutos. 🕺
Etapa 6: Conecte-se como uma equipe com bancos de dados relacionais no CRM
Você pode parar por aqui e usar seu CRM recém-criado no ClickUp. Ou pode dar um passo adiante e explorar o recurso Relacionamentos do ClickUp.
É bom demais para perder. É aqui que você pode criar links simples entre tarefas relacionadas em seu espaço de trabalho ou criar um banco de dados avançado usando relacionamentos entre diferentes listas (contas, contatos, oportunidades, etc.). Você vai querer isso.
Veja a seguir como funcionam os bancos de dados relacionais no ClickUp e por que eles são sempre melhores do que planilhas: os relacionamentos permitem que você alterne facilmente entre tarefas e documentos relacionados sem abrir uma guia extra no navegador.
Empresa (tarefa) ⇔ Contato A (tarefa) ⇔ Contato B (tarefa) ⇔ Cotações Documentação (Doc)
Como adicionar um relacionamento a partir de uma visualização de tarefa
1. Role para baixo até a seção Relacionamento.
2. Clique no botão +Adicionar relacionamento.
3. Selecione qualquer tarefa no menu suspenso ou use a barra de pesquisa para encontrar uma tarefa.
Confira estas alternativas de CRM!
5 dicas para aproveitar ao máximo seu CRM no ClickUp
Tudo o que você aprendeu até agora fornece as etapas necessárias para criar um CRM no ClickUp. Mas, se eu o conheço como acho que conheço, você está curioso para aprender mais maneiras de usar o ClickUp — e eu respeito isso. Essas dicas levarão seu CRM no ClickUp de bom a ótimo.
Dica 1: integre o ClickUp com seus aplicativos favoritos para fazer mais em menos tempo.
No momento, você está alternando entre vários canais que bagunçam sua área de trabalho. Essa não é a maneira mais produtiva de usar seu tempo ou sua capacidade intelectual. As integrações do ClickUp agregam valor aos seus fluxos de trabalho pessoais e da equipe, funcionando como um gerenciador de tarefas e uma ferramenta de comunicação! Aqui estão as integrações do ClickUp com alguns dos seus aplicativos favoritos:
Loom: cole o link para uma gravação de tela do Loom em uma descrição de tarefa ou em um novo comentário para incorporar um vídeo diretamente no ClickUp.
Google Agenda: sincronize o ClickUp com sua Google Agenda para fazer alterações automáticas em tempo real.
Front: vincule, crie e alterne rapidamente entre tarefas no ClickUp e tickets no Front para facilitar o gerenciamento da caixa de entrada.
Slack: expanda automaticamente todos os links do ClickUp que você publicar com informações detalhadas e ações.
Calendly: crie automaticamente uma tarefa no ClickUp com todas as informações da reunião.
Zoom: organize reuniões em qualquer lugar do mundo diretamente de uma tarefa do ClickUp.
Dica 2: Acesse seu trabalho de qualquer lugar
Carregar um laptop de dois quilos está entre as dez primeiras coisas da minha lista de “Coisas das quais posso prescindir”. Alguém mais se identifica com isso?
Soluções que priorizam os dispositivos móveis em um mundo remoto são mais importantes — e esperadas — do que nunca, não apenas para atrair e reter talentos, mas também para permitir que os membros da equipe realizem seu trabalho e se mantenham informados de qualquer lugar. Por meio do aplicativo móvel ClickUp, você pode acessar suas tarefas, calendários, documentos, painéis (mais sobre isso na dica 5!) e um conjunto de outros recursos, para que você esteja sempre conectado em qualquer lugar. 🌎
Defina lembretes, anote itens de ação após uma ligação com um cliente ou mova tarefas pelo pipeline com apenas alguns cliques. E com a segurança completa do ClickUp, você terá a tranquilidade de saber que seus dados estão protegidos!
Dica 3: Automatize o trabalho administrativo para liberar tempo para interações com os clientes
Você não criou ou se juntou a uma organização para ficar preso à tela do computador e inserir dados o dia inteiro! A automação do CRM é uma necessidade do fluxo de trabalho, e o ClickUp tem todas as ferramentas para ajudá-lo a se concentrar em tarefas estratégicas. Vejamos três automações do ClickUp que você pode adicionar ao seu CRM recém-criado para começar a economizar tempo agora:
| Gatilho de automação e script de ação | Exemplo de caso de uso de CRM |
|---|---|
| Quando a Tarefa for criada, envie um e-mail. | Uma das maiores perdas de tempo em uma semana de trabalho é o acompanhamento. Por outro lado, o acompanhamento é uma responsabilidade vital, para que seus novos leads continuem em destaque. O ClickUp faz o acompanhamento para você e envia seu e-mail de boas-vindas personalizado sempre que um formulário de contato é enviado ou você mesmo adiciona uma tarefa! |
| Quando o status mudar, então altere os responsáveis. | Outros departamentos — Vendas, Marketing, TI — podem precisar interagir com um cliente; eles devem ter acesso às informações do cliente, como com quem já se comunicaram, para que possam aproveitar essa experiência. Quando o status de uma tarefa muda para a próxima etapa da jornada do cliente, o ClickUp atribui automaticamente uma nova propriedade à tarefa. É uma pequena ação repetitiva que acelerará a transição de responsabilidade! |
| Quando o campo personalizado mudar, adicione um comentário. | Para quem lida diariamente com threads de e-mail desorganizadas, essa automação é para você! Se faz parte do seu procedimento operacional padrão informar imediatamente ao seu parceiro de contabilidade que um pagamento do cliente foi recebido, o ClickUp envia um comentário @mention para notificá-lo sobre a atualização. Ele pode abrir a tarefa e reagir com um emoji para confirmar o recebimento ou responder. A melhor parte? Chega de e-mails em threads! |
O ClickUp faz o acompanhamento por você e envia seu e-mail de boas-vindas personalizado sempre que um formulário de contato é enviado ou você mesmo adiciona uma tarefa!
Quando o status de uma tarefa muda para a próxima etapa da jornada do cliente, o ClickUp atribui automaticamente uma nova propriedade à tarefa. É uma pequena ação repetitiva que acelerará a transição de responsabilidade!
Se estiver em seu procedimento operacional padrão (S. O. P.) informar imediatamente ao seu parceiro de contabilidade que um pagamento do cliente foi recebido, o ClickUp envia um comentário @mention para notificá-lo sobre a atualização. Ele pode abrir a tarefa e reagir com um emoji para confirmar ou responder. A melhor parte? Chega de e-mails em cadeia!
Dica 4: Forneça um wiki interno para treinamento consistente e contínuo dos funcionários
Existe um documento do Word chamado “Sales_Process_v28” em algum lugar na unidade compartilhada da sua equipe? Como um documento independente, ele representa uma etapa extra (e uma guia extra no navegador) para os membros da equipe. Essa única fonte de verdade deve ser um documento dinâmico, acessível dentro do seu CRM.
Acesse o ClickUp Docs. Aqui está apenas uma prévia do que você pode fazer com esse recurso nativo:
- Defina permissões e compartilhe seu conteúdo com sua organização (ou com o mundo!).
- Importe conteúdo de aplicativos como Loom, YouTube, Google Slides e muito mais.
- Aplique tags para filtrar e encontrar os documentos que você está procurando ainda mais rápido.
- Faça e responda perguntas, forneça feedback e aprovações ou sugira conteúdo com formatação de texto rico, incorporações e anexos.
Mais uma coisa... lembra-se do recurso Relacionamentos que abordamos anteriormente em nosso guia? Você pode mencionar e vincular tarefas e documentos para referenciar informações e itens de ação. Você vai querer isso. 💜
Dica 5: Analise dados e processos com relatórios intuitivos
Um painel de CRM no ClickUp é o resumo perfeito das métricas mais importantes que um membro da equipe ou parte interessada precisa em um determinado momento.
Você precisa verificar o progresso de cada membro da equipe em relação às metas de vendas? O gerente do programa precisa de um relatório semanal para avaliar as melhorias no processo? Você pode criar vários painéis personalizados para um público específico para contar a história sob demanda.
Os painéis do ClickUp reúnem gráficos de comunicação e informações para destacar o que está acontecendo em tempo real. O nível de personalização e privacidade depende inteiramente de você!
Confira o artigo Guia para iniciantes sobre painéis no ClickUp para configurar um painel. (Também compartilhamos dicas para organizar seus widgets e criar uma hierarquia visual e equilíbrio. E você não precisa ser um designer para conseguir isso!)
Relacionado: Relatórios de CRM: como criar relatórios de CRM para sua equipe de vendas
Tenha sucesso com o ClickUp.
Amigo, adorei nossa aventura de criação do CRM e espero que você esteja animado e se sinta ainda mais apoiado para alcançar seus objetivos!
Nas próximas semanas e meses, continue adicionando e ajustando seu CRM no ClickUp para refletir o crescimento e as necessidades do seu negócio. O ClickUp não foi projetado para a primeira iteração do seu CRM, mas para a segunda, terceira e todas as iterações seguintes!
Se você está ansioso para ver como o ClickUp pode ser adaptado às suas necessidades específicas, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de especialistas para obter mais informações!