Imagine uma situação em que uma tarefa de manutenção é programada para consertar uma máquina crítica. No entanto, devido a falhas de comunicação e à falta de detalhes na ordem de serviço, as peças não foram encomendadas a tempo ou os técnicos foram enviados sem o conjunto de ferramentas essenciais ou os materiais necessários.
as consequências?_ Atraso nas operações, clientes frustrados e custos adicionais.
Então, como você pode garantir que suas ordens de serviço sejam completas, personalizáveis e fáceis de gerenciar? Este artigo fornece as etapas e as ferramentas necessárias para isso.
O que é uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço é um documento formal que detalha uma tarefa ou um conjunto de tarefas a serem concluídas, geralmente em resposta a uma solicitação ou necessidade de manutenção📝
As ordens de serviço funcionam como uma fonte central de informações, especificando todos os detalhes do trabalho, cronogramas, pessoal responsável, custos de mão de obra, detalhes de contato e materiais necessários.
Um sistema de ordens de serviço bem organizado é vital para empresas de manufatura, gerenciamento de instalações e trabalhos de serviço de campo. Ele garante uma comunicação clara e fluxos de trabalho simplificados.
As ordens de serviço podem abranger uma variedade de solicitações, desde manutenção de rotina até trabalhos de reparo urgentes. Cada uma delas requer informações específicas para garantir a precisão e a conclusão em tempo hábil.
Elementos essenciais de um formato de ordem de serviço
Um formato de ordem de serviço bem projetado deve capturar todas as informações necessárias para garantir que todas as lacunas sejam compreendidas.
Aqui estão os elementos fundamentais a serem incluídos:
- Número da ordem de serviço: Um identificador exclusivo para rastreamento e referência
- Data da solicitação: Quando a ordem de serviço foi criada
- **Descrição do trabalho necessário:Uma descrição clara e detalhada que ofereça informações sobre a tarefa a ser concluída
- Pessoal ou equipe designada: Os indivíduos ou equipes responsáveis pela execução da tarefa
- Nível de prioridade: Indicar se a tarefa é urgente, padrão ou de baixa prioridade
- Data de conclusão prevista: Definição de um cronograma realista para a conclusão da tarefa
- Materiais e equipamentos necessários: Listar todos os recursos necessários para evitar atrasos
- Estimativa de custo: Custo projetado, especialmente útil para fins de orçamento e faturamento
- Assinatura(s) de aprovação: Autorização para a tarefa, essencial para a responsabilidade
Tipos de ordens de serviço
As ordens de serviço têm várias formas, dependendo da natureza da tarefa e do setor. Alguns tipos comuns incluem:
- Ordens de serviço de manutenção preventiva: Programadas para manter o equipamento ou o maquinário em condições ideais
- Ordens de serviço de manutenção corretiva: Emitidas em resposta a problemas que exigem reparos urgentes
- Ordens de trabalho de inspeção: Verificações de rotina para garantir qualidade, segurança ou conformidade
- Ordens de trabalho de serviço: Normalmente usadas em áreas voltadas para o cliente para serviços como instalações ou reparos
- Ordens de serviço de projeto especial: Projetos únicos ou exclusivos com objetivos distintos
Ao compreender esses tipos, as empresas podem categorizar e gerenciar melhor as tarefas, garantindo que os recursos adequados sejam alocados para cada uma delas.
Etapas para criar um formato de ordem de serviço
A criação de um formato de ordem de serviço envolve mais do que apenas o preenchimento de um formulário; requer planejamento estratégico para garantir que o formato seja claro, funcional e eficiente. Um software de gerenciamento de projetos abrangente e fácil de usar, como o Clique emUp pode simplificar todo o processo.
Veja como:
Etapa 1: Definir objetivos
Documentar processos, diretrizes ou instruções de ordens de serviço em um ClickUp Docs colaborativo
Identifique o que você pretende realizar com o sistema de ordens de serviço. _Você está se concentrando em manutenção, serviço ou acompanhamento de projetos?
Use Documentos do ClickUp para rastrear anotações colaborativas sobre objetivos. Ele permite:
- Colaboração em tempo real: Vários membros da equipe podem trabalhar no mesmo modelo de ordem de serviço simultaneamente, simplificando o processo de criação
- Comentários e feedback: Deixar comentários e sugestões diretamente no documento, facilitando a colaboração e o feedback eficientes
- Atribuição de tarefas: Atribua tarefas específicas relacionadas à criação ou revisão de ordens de serviço a diferentes membros da equipe, garantindo responsabilidades claras
Etapa 2: identificar os principais dados
Capture todos os detalhes de qualquer projeto usando o ClickUp Custom Fields
Determine quais Campos personalizados do ClickUp são necessários com base em seus objetivos. Isso o ajudará a personalizar modelos de formulário de pedido ou registros de trabalho prontos para uso que você deseja usar.
exemplo:
- Campos de texto: Para entradas abertas como "Descrição da solicitação" ou "Comentários
- Campos dropdown: Use para "Prioridade" ou "Status" para padronizar as opções
- Campos de data: Atribua "Data de início" e "Data de vencimento" para planejar cronogramas
Alguns exemplos desses campos de dados correspondentes a objetivos comuns:
**Objetivo 1: Identificar e gerenciar o progresso do trabalho
- Nome do solicitante/empresa
- Data da solicitação
- Descrição da solicitação
- Categoria/tipo de solicitação
- Data de conclusão real
**Objetivo 2: Atribuir e monitorar o progresso do trabalho
- Atribuído a
- Status
- Data de início e data de vencimento
**Objetivo 3: Monitorar recursos e custos
- Horas estimadas
- Requisitos de material
- Estimativa de custos
**Objetivo 4: Garantir a qualidade e a conformidade
- Lista de verificação de requisitos
- Campos de aprovação
- Anexos
**Objetivo 5: Analisar e melhorar os fluxos de trabalho
- Nível de prioridade
- ID da ordem de trabalho
- Comentários/Notas
Adicionalmente, Tarefas do ClickUp é um ótimo recurso para manter-se mais organizado e capturar todos os detalhes das ordens de serviço.
Adapte seu fluxo de trabalho com o ClickUp Tasks
Veja como ele pode ajudar:
- Atualizações do status da tarefa: Acompanhe o progresso de cada tarefa em tempo real, permitindo que você visualize o status geral da ordem de serviço
- Rastreamento de tempo: Integre o rastreamento de tempo para monitorar o tempo gasto em cada tarefa, ajudando a otimizar a alocação de recursos e o orçamento
- Rastreamento de progresso: Use barras de progresso ou listas de verificação para visualizar o status de conclusão de cada tarefa, fornecendo uma visão geral clara do progresso da ordem de serviço
Etapa 3: Configure seu espaço de trabalho
Depois de ter seus objetivos e dados de campo prontos, é hora de começar a criar o formato da ordem de serviço. Há três métodos para fazer isso:
**Método 1: Usando Formulários ClickUp Essa opção funciona melhor se você tiver um plano Unlimited no ClickUp.
No Espaço ClickUp escolhido, clique em "+" > Formulário > Formulário de pedido. Isso abrirá um formato editável para você personalizar a ordem de serviço.
Ajuste os campos, as opções e o layout para atender às suas necessidades específicas e aos requisitos do setor. Em seguida, você pode facilmente adicionar e atribuir tarefas, definir prioridades e datas de vencimento, acompanhar o progresso e muito mais.
**Método 2: Usando Visualização de tabela ClickUp É ideal para criar formatos clássicos e simplificados.
Escolha um espaço para trabalhar ou crie um novo para sua nova ordem de serviço.
Vá para + Visualizar > Tabela para iniciar o formato básico de tabela.
Comece a personalizar a tabela de acordo com os objetivos e as tarefas de dados que você identificou durante a Etapa 2 da criação do formato da ordem de serviço.
Basta adicioná-los como tarefas, definir datas de vencimento e prioridades clicando nos ícones à direita e, em seguida, salvar cada tarefa.
Quando estiver satisfeito com a tabela, compartilhe o formato com os membros da equipe e as partes interessadas relevantes para colaboração em tempo real.
Método 3: Usando o Modelo de solicitação de trabalho do ClickUp
Modelo de solicitação de trabalho do ClickUp
A plataforma ClickUp se transforma em um serviço dedicado de software de ordem de serviço com diferentes recursos e modelos de ordens de serviço .
Por exemplo, ao adicionar o modelo de solicitação de trabalho do ClickUp ao seu espaço de trabalho, ele será pré-carregado com campos e estruturas adequados para o gerenciamento de solicitações e pedidos de trabalho.
Todos os campos que você vê aqui podem ser renomeados e personalizados para atender às suas necessidades e preferências específicas.
Esse modelo de ordem de serviço simplifica o processo de gerenciamento e rastreamento de solicitações de serviço, tornando-o uma ferramenta valiosa para:
- Consolidar todas as solicitações de trabalho em um único local para melhor visibilidade
- Reduzir o risco de perda ou mau gerenciamento de solicitações
- Criar formulários personalizados para capturar os detalhes necessários (por exemplo, prioridade, descrição do trabalho, prazo)
- Garantir informações completas e precisas para cada solicitação
Dicas rápidas:
- UseMarcos do ClickUp eVisualização do calendário do ClickUp para monitorar todos os prazos e garantir entregas, atualizações e revisões em tempo hábil
- Configure notificações automáticas para garantir que todos estejam na mesma página com relação ao status das tarefas
- Visualize projetos facilmente comVisualização do quadro do ClickUp
Etapa 4: Monitorar o progresso e gerar relatórios
Visualize sua produtividade usando os ClickUp Dashboards
Use Painéis do ClickUp para monitorar todas as ordens de serviço ativas e concluídas. O recurso de relatórios ajudará a analisar tendências, como o tempo médio para concluir ordens de serviço e os tipos de solicitação mais frequentes.
Recursos profissionais para o gerenciamento perfeito de ordens de serviço
Criar um formato de ordem eficaz é apenas o começo. O formato certo gerenciamento de ordens de serviço elevará seu sistema de ordens de serviço de funcional para otimizado, oferecendo benefícios como flexibilidade e maior precisão, além de ajudá-lo a economizar tempo.
Aqui estão alguns benefícios de um formato de ordem de serviço personalizado:
- Soluções eficientes em termos de tempo: Pré-fabricadasmodelos de cronograma de trabalho e ferramentas de automação podem economizar horas de trabalho manual com o preenchimento automático de campos e o controle de prazos
- Múltiplas opções de compartilhamento: O compartilhamento contínuo entre departamentos, clientes e fornecedores mantém todos informados
- Criação em diferentes formatos: Com softwares como o ClickUp, você pode criar ordens de serviço como documentos, formulários ou listas de verificação, dependendo do tipo de trabalho e das preferências
Ferramentas para rastrear, gerenciar e organizar o inventário
O rastreamento de recursos e inventário é fundamental para gerenciar as ordens de serviço com eficiência. Os recursos de automação e integração do ClickUp podem simplificar e otimizar significativamente seus processos de gerenciamento de ordens de serviço.
A automação de tarefas repetitivas e a integração com outras ferramentas podem melhorar a eficiência, reduzir erros e aumentar a produtividade.
Automatize tarefas repetitivas no gerenciamento de ordens de serviço com o ClickUp Automations Automações do ClickUp permite que você configure fluxos de trabalho automatizados para acionar ações específicas com base em condições predefinidas. Por exemplo, ao criar uma nova ordem de serviço, é possível atribuí-la automaticamente ao técnico ou à equipe adequada.
Além disso, você pode programar ações automatizadas em horários específicos, como o envio de lembretes aos técnicos sobre prazos futuros ou a geração de relatórios semanais ou mensais.
Use as integrações do ClickUp para simplificar o gerenciamento de ordens de serviço
Sem interrupções Integrações do ClickUp com várias ferramentas podem ajudar a aprimorar seu gerenciamento de ordens de serviço. A integração com o sistema de CRM permite que você crie automaticamente ordens de serviço a partir de solicitações de clientes ou tíquetes de serviço, garantindo tempos de resposta mais rápidos.
A integração com ferramentas de gerenciamento de serviços de campo permite despachar técnicos automaticamente, rastrear sua localização e atualizar o status da ordem de serviço em tempo real. Além disso, a integração com sistemas de gerenciamento de estoque ajuda a atualizar automaticamente os níveis de estoque quando as peças são usadas para ordens de serviço, evitando a escassez e garantindo a alocação eficiente de recursos.
Por fim, a integração com ferramentas de comunicação como o Slack ou o Microsoft Teams permite enviar notificações e atualizações sobre ordens de serviço diretamente aos membros relevantes da equipe, melhorando a colaboração e reduzindo o tempo de resposta.
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Por que é importante padronizar as ordens de serviço
Padronização de ordens de serviço e pedidos de compra em uma organização traz um senso de estrutura e confiabilidade. Isso garante que todas as equipes sigam o mesmo formato, resultando em menos discrepâncias e dados mais consistentes entre os projetos.
Essa padronização é fundamental para os setores que dependem de conformidade, como saúde, manufatura e serviços governamentais.
O uso dos recursos de Relatórios e Análises do ClickUp oferece insights sobre tendências de ordens de serviço, taxas de conclusão e alocação de recursos. Com acesso a análises detalhadas, os gerentes podem tomar decisões informadas, criar e otimizar fluxos de trabalho e aprimorar a qualidade do serviço, obtendo melhores resultados e produtividade.
Leia também: Como criar um documento prático "Trabalhe comigo
Setores que usam formatos de ordem de serviço
Muitos setores dependem de ordens de serviço para agilizar as operações e controlar as tarefas essenciais.
Aqui estão alguns deles:
- Fabricação: Ajuda a equipe de manutenção a acompanhar os reparos de equipamentos, a manutenção e as tarefas de produção
- Gestão de instalações: Programar manutenção regular, inspeções e reparos de emergência
- Construção: Gerencia inspeções de edifícios, problemas no local e projetos especiais
- **Saúde: organiza a manutenção de equipamentos, os serviços aos pacientes e a manutenção das instalações
- Serviços de TI: Agenda instalações, reparos e manutenção de rede
- Hospitalidade: Gerencia reparos de quartos, cronogramas de limpeza e serviços aos hóspedes
Esses setores usam ordens de serviço para garantir que as tarefas sejam executadas no prazo, que os recursos sejam gerenciados adequadamente e que os serviços atendam aos padrões de qualidade.
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Usando a ferramenta certa para o gerenciamento de ordens de serviço
Um sistema de ordens de serviço bem organizado é essencial para o sucesso operacional, e uma plataforma abrangente como o ClickUp garante essa eficiência.
O ClickUp oferece opções de automação, integração e personalização, tornando-o uma opção valiosa em todos os setores. Desde a redução do esforço manual até o aumento da eficiência e da responsabilidade, as ferramentas do ClickUp capacitam as equipes a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil.
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