Sua equipe está cheia de atividades. Os projetos estão em pleno andamento, as equipes estão colaborando entre departamentos e os prazos estão se aproximando rapidamente.
Sem um plano claro, o gerenciamento dessas tarefas pareceria impossível. É aí que os fluxos de trabalho entram em ação, fornecendo um roteiro estruturado para orientar cada tarefa até a conclusão.
Então, como isso funciona e como você realmente cria um fluxo de trabalho digital para aumentar a produtividade? Vamos descobrir!
O que é um fluxo de trabalho?
Você pode pensar que um fluxo de trabalho é apenas uma lista de verificação glorificada, mas a realidade é bem diferente.
Os fluxos de trabalho são coleções estruturadas de tarefas fixas que devem ser executadas para realizar um processo comercial específico. Geralmente, eles são regidos por um conjunto de regras predefinidas.
Vamos detalhar isso usando um exemplo.
Considere o processo de pagamento de uma conta de luz em uma empresa. Esse fluxo de trabalho comercial pode incluir etapas como:
- Receber a conta
- Revisão das cobranças
- Aprovação do pagamento
- E, finalmente, desembolsar os fundos
Para as empresas, a criação de fluxos de trabalho como o descrito acima pode melhorar muito a eficiência (leia-se: evitar cobranças extras de energia elétrica) e obter insights de negócios acionáveis (leia-se: identificar onde a energia pode ser economizada).
você sabia que: O termo "fluxo de trabalho" remonta a 1921, quando foi mencionado pela primeira vez em um jornal de engenharia ferroviária.
A função dos fluxos de trabalho no gerenciamento de projetos
Embora o exemplo anterior tenha se concentrado em um processo comercial geral, o conceito de fluxos de trabalho se aplica igualmente a gerenciamento de projetos .
Afinal de contas, a empresa média desperdiça 11.4% de seus recursos totais devido ao mau gerenciamento de projetos, e essa ineficiência contribui para que mais da metade das empresas exceda regularmente seus orçamentos de projetos.
Ter uma ordem bem definida de tarefas em um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos pode ser a superpotência de uma empresa. Ao delinear claramente cada etapa do fluxo de trabalho, você pode:
- Economizar tempo
- Melhorar os resultados
- Aumentar a colaboração entre os membros da equipe
É por isso que 71% das pessoas que usam software de gerenciamento de projetos o recomendam. Seu veredicto? As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam as equipes a acompanhar o status exato dos projetos em seus fluxos de trabalho e a obter melhores resultados.
Vamos examinar um guia passo a passo para projetar um fluxo de trabalho eficiente de gerenciamento de projetos para sua organização.
Como criar um fluxo de trabalho em 9 etapas fáceis
Criar um fluxo de trabalho eficiente e fluxo de trabalho eficaz que possa abranger a maioria de seus processos de negócios é muito fácil! Veja como fazer isso.
1. Identifique suas metas e tarefas
Um bom fluxo de trabalho está incompleto sem uma visão de 360 graus de todas as tarefas que precisam ser realizadas.
Antes de criar fluxos de trabalho, você precisa ter uma meta focada com tarefas claramente definidas do início ao fim. Durante essa etapa, esteja atento às tarefas que devem ser concluídas em sequência ou em paralelo, com certas tarefas sendo condicionais antes de passar para a próxima etapa.
Aqui está um caso de uso simples.
Em um fluxo de trabalho de aprovação de reembolso de viagem, os dados de despesas são primeiro coletados do funcionário ou fornecedor que enviou a fatura. Em seguida, o gerente a analisa e, se aprovada, a equipe financeira a processa.
Sem entender essas estruturas de tarefas, seu fluxo de trabalho criará mais problemas do que soluções.
2. Defina os objetivos do fluxo de trabalho
Embora tenhamos identificado as tarefas, há uma etapa seguinte: definir as metas e os objetivos de seu projeto.
Ter uma meta clara o motiva a selecionar as tarefas certas e garante que você permaneça no caminho certo durante todo o processo. A melhor abordagem é definir metas e depois dividi-las em objetivos menores e acionáveis que possam ser atribuídos aos membros da equipe.
Por exemplo, se a meta da sua equipe de vendas for aumentar o tamanho médio das negociações, você pode definir metas mensuráveis, como
- Fechamento de negócios acima de um valor específico (por exemplo, acima de US$ 50.000 por cliente por ano)
- Agrupar mais produtos ou serviços em contratos anuais
Nesse estado, usando ferramentas como Metas do ClickUp o ajudará a dividir metas grandes em metas menores. À medida que os membros da equipe progridem, eles podem atualizar suas metas no ClickUp. Isso mantém o restante da equipe informado e alinhado com os objetivos do projeto.
O ClickUp Goals ajuda você a atingir seus objetivos com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
A melhor parte? Software de gerenciamento de projetos e fluxo de trabalho do ClickUp pode calcular automaticamente o progresso de seu projeto em tempo real. Isso dá à sua equipe uma compreensão clara do progresso e ajuda a gerenciar os cronogramas.
3. Visualize o processo
Com as bases estabelecidas, agora é hora de criar um diagrama de fluxo de trabalho para visualizar todo o processo.
Veja por que os diagramas ajudam: Eles oferecem uma representação clara do fluxo de trabalho, facilitando a identificação de gargalos até mesmo nos fluxos de trabalho mais complexos.
Durante essa etapa, você deve sempre optar por uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que permita uma fácil criação de diagramas de fluxo de trabalho com a função arrastar e soltar . O ClickUp se destaca nessa área, com suas ferramentas e modelos altamente personalizáveis.
Gerentes de projeto em todo o mundo usam Quadros brancos ClickUp para maximizar suas sessões de brainstorming. Os quadros brancos fornecem diagramas dignos de apresentação e ajudam os gerentes de projeto a verificar o progresso do início ao fim, acelerar a entrega do projeto e satisfazer as partes interessadas
O ClickUp tornou o alinhamento assíncrono muito mais simples e eficaz.
Ao criar uma estrutura para delinear e estruturar objetivos e resultados, as equipes remotas podem entender as expectativas e fornecer atualizações de status com fluidez.
O brainstorming com quadros brancos é fácil, a reorganização de prioridades é fácil e a adição de imagens de referência etc. é muito fluida.
Bazza Gilbert, gerente de produtos, Accuweather
Mas há mais razões pelas quais os gerentes de projeto valorizam os quadros brancos do ClickUp.
Colabore com sua equipe nos quadros brancos do ClickUp para mapear visualmente roteiros e fluxos de trabalho
A capacidade de desenhar conexões, vincular objetos e criar roteiros ou fluxos de trabalho diretamente nos quadros brancos garante que todos na sua equipe estejam na mesma página (literalmente).
Além disso, esse recurso oferece colaboração em tempo real, permitindo que você veja quem está visualizando e contribuindo para o seu quadro, minimizando a sobreposição e a confusão.
Quando chegar a hora de obter aprovações de clientes ou partes interessadas externas, basta enviar um link público para conceder acesso de visualização. Simples e eficaz, não é mesmo?
4. Identificar gargalos
Antes de prosseguir com a atribuição de responsabilidades em seus fluxos de trabalho, dê um passo atrás e identifique possíveis gargalos no processo. Aqui estão alguns indicadores-chave que sinalizam a ineficiência do processo.
- Aumento dos tempos de espera: Se você perceber que os tempos de espera em seu fluxo de trabalho começam a exceder o intervalo esperado, isso geralmente é um indicador claro de um gargalo. Longos tempos de espera afetam a satisfação do cliente e causam atrasos na conclusão do projeto
- Taxa de transferência desequilibrada: Avalie a taxa de transferência em cada estágio do seu fluxo de trabalho - a quantidade de trabalho que cada estágio pode processar em comparação com o volume que está realmente recebendo. Quando um estágio recebe consistentemente mais trabalho do que pode suportar, é sinal de um gargalo que pode estar atrasando todo o seu processo
- Acúmulos crescentes: Um backlog crescente é um sinal revelador de ineficiência. Quando o trabalho se acumula em um determinado estágio, isso significa que o estágio está recebendo mais tarefas do que pode processar, o que estagna a produtividade
O acompanhamento dessas métricas pode ajudá-lo a eliminar os gargalos logo no início e a criar um fluxo de trabalho mais eficaz.
5. Atribua tarefas às pessoas certas
Em seguida, é hora de determinar quem é responsável por cada etapa em um fluxo de trabalho e atribuir proprietários de processos.
Conforme discutido em nossos exemplos anteriores de fluxo de trabalho, algumas tarefas podem progredir automaticamente, enquanto outras podem exigir aprovação ou revisão.
Por exemplo, em um fluxo de trabalho de gerenciamento de férias, o funcionário inicia uma solicitação de férias, o gerente a aprova ou rejeita e as equipes de RH ou financeira talvez precisem apenas visualizar o status.
É nesse ponto que os modelos automatizados podem ajudá-lo a simplificar sua jornada.
Modelo de plano de gerenciamento de equipe do ClickUp
Modelo de plano de gerenciamento de equipe do ClickUp
O modelo Modelo de plano de gerenciamento de equipe do ClickUp é perfeito para iniciantes e é totalmente personalizável, permitindo que você comece a trabalhar em segundos. Ele ajuda as equipes a organizar e gerenciar projetos com eficiência, fornecendo status, campos e exibições personalizados.
O que você pode conseguir com esse modelo:
- Planejar e gerenciar tarefas
- Comunicar claramente as funções
- Garantir que todos estejam alinhados com as metas do projeto
Modelo de planejamento RACI do ClickUp
Modelo de planejamento RACI do ClickUp
O modelo Modelo de planejamento RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) do ClickUp é ideal para equipes que precisam esclarecer funções e responsabilidades. É um modelo amigável para iniciantes, documento personalizável que ajuda a evitar falhas de comunicação por meio da atribuição clara de tarefas.
O modelo de planejamento RACI garante que todos entendam sua função no projeto. Isso aumenta a colaboração e a responsabilidade e facilita o gerenciamento de projetos complexos.
6. Estabeleça fases e marcos
Você já teve dificuldades para manter sua equipe de projeto alinhada e motivada? Os marcos podem ser a solução.
Os marcos do projeto ajudam a manter os projetos no caminho certo e alinhados com os membros da equipe e as partes interessadas. Milhares de equipes de gerenciamento de projetos comemoram suas pequenas vitórias com os gráficos de Gantt do ClickUp. Vamos dar uma olhada em como eles estão fazendo uso deles: Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp permite que os gerentes de projeto planejem e monitorem visualmente as tarefas, como o lançamento de campanhas de marketing ou atualizações de desenvolvimento de software.
Visualize o progresso de suas tarefas mais importantes com os gráficos de Gantt do ClickUp
Essa representação visual ajuda a garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo. A visualização do gráfico de Gantt também fornece um caminho claro para a data de ativação e permite ajustes conforme necessário para manter o projeto no caminho certo.
Da mesma forma, para projetos de desenvolvimento de software, a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp ajuda a acompanhar o progresso em direção a marcos significativos, como a versão beta.
Isso também facilita a programação e o monitoramento das tarefas necessárias para implementar o feedback durante a fase beta.
7. Implementar e testar o fluxo de trabalho
Não importa o quanto um fluxo de trabalho pareça bem projetado, sua eficácia só pode ser detectada por meio de testes rigorosos (o que não quebra, fortalece!).
**Portanto, antes de implantar o novo fluxo de trabalho, envolva as pessoas que o usarão nessa fase de testes. Lembre-se de que você está buscando feedback para detectar problemas no seu fluxo de trabalho.
O feedback delas é a chave para identificar quaisquer falhas e refinar o fluxo de trabalho para garantir que ele funcione sem problemas.
Depois de aperfeiçoar o fluxo de trabalho, use Automações do ClickUp para executar esses fluxos de trabalho no piloto automático. Você pode criar regras personalizadas ou escolher em uma biblioteca de modelos de fluxo de trabalho para automatizar tarefas repetitivas.
Automatize tarefas e fluxos de trabalho com eficiência com o ClickUp Automations
Da mesma forma, você pode configurar a automação para atualizar as prioridades das tarefas com base em critérios predefinidos ou enviar notificações após a conclusão da tarefa. Essas automações baseadas em gatilhos mantêm você atualizado sobre todas as atividades.
8. Treine sua equipe
Mesmo o fluxo de trabalho mais eficiente não será bem-sucedido se a sua equipe não estiver integrada.
É por isso que o treinamento é essencial. Ele garantirá que todos entendam e se sintam à vontade para usar o novo fluxo de trabalho. Uma ótima maneira de fazer isso é utilizar Documentos do ClickUp .
O ClickUp Docs foi projetado para atender a qualquer tipo de documentação, inclusive roteiros, wikis e bases de conhecimento. Você pode criar páginas aninhadas, trabalhar com uma grande variedade de modelos úteis e personalizar seus documentos exatamente como você precisa.
O ClickUp Docs permite que você atribua comentários aos membros da equipe para facilitar a colaboração
Por exemplo, ao implantar um novo processo comercial, você pode criar um documento de treinamento que inclua diagramas de fluxo de trabalho, etapas para a criação do fluxo de trabalho e um esboço claro das tarefas envolvidas.
No ClickUp Docs, você pode colaborar com ideias com sua equipe em tempo real. Marque os membros da equipe com comentários, atribua itens de ação e até mesmo converta o texto em tarefas rastreáveis, garantindo que todos fiquem a par do processo.
Dica profissional: Ofereça sessões de treinamento que expliquem o processo de criação do fluxo de trabalho e compartilhe os diagramas de fluxo de trabalho com a sua equipe. Sua equipe pode, então, revisitar os diagramas para quaisquer dúvidas futuras.
9. Monitorar, revisar e otimizar
Após testes e treinamentos bem-sucedidos, é hora de implementar seu fluxo de trabalho.
comece* liberando-o para uma pequena equipe para monitorar seu desempenho em tempo real. Com base nos resultados, você pode implementá-lo em toda a organização ou fazer os ajustes necessários.
Lembre-se: os fluxos de trabalho são dinâmicos e você sempre pode criar ou atualizar os fluxos de trabalho existentes à medida que seus requisitos evoluem.
Para fazer essas atualizações, você precisa de insights comerciais mais acionáveis em tempo real. É nesse ponto que ClickUp Dashboards pode ajudar.
Priorize tarefas, acompanhe o progresso e assuma o controle de seus fluxos de trabalho com o ClickUp Dashboards
Esse recurso ajuda a monitorar o desempenho do seu fluxo de trabalho em tempo real. Você pode acessar rapidamente os dados, entender as principais métricas e identificar gargalos no seu fluxo de trabalho.
Além disso, à medida que seus processos de negócios evoluem, atualize e automatize seus painéis para atender aos KPIs variáveis e às necessidades da equipe.
Práticas recomendadas para criar fluxos de trabalho
Você já deu uma olhada na Netflix e se perguntou como o aplicativo parece saber exatamente o que recomendar? Surpresa, surpresa - o segredo está em seus fluxos de trabalho.
Por exemplo, A Netflix usa um orquestrador de fluxo de trabalho para organizar e executar um grande número de pipelines de dados e de aprendizado de máquina. Isso garante recomendações personalizadas para cada usuário.
Independentemente do tamanho de sua empresa, a criação de fluxos de trabalho é imprescindível se você valoriza a eficiência. Para configurá-los perfeitamente, siga estas práticas recomendadas:
1. Priorize a comunicação clara A Estudo da Harvard Business School
constatou que as organizações com estratégias de comunicação eficazes apresentam maior envolvimento dos funcionários e maior produtividade.
Para dominar os componentes de uma comunicação bem-sucedida, considere os seguintes elementos-chave.
| Componente | Descrição |
|---|---|
| Escuta ativa | Prestar atenção e participar das conversas |
| Clareza | Expressar ideias com clareza e fornecer informações concisas |
| Sinais não verbais | Usar a linguagem corporal e as expressões faciais para se comunicar |
| Feedback | Oferecer críticas construtivas e pedir esclarecimentos |
| Inteligência emocional | Reconhecer e gerenciar emoções para melhorar a comunicação |
2. Manter a transparência e a responsabilidade
Uma grande parte do gerenciamento de projetos é o gerenciamento de expectativas. Isso será fácil se todos estiverem na mesma página com relação às prioridades.
Portanto, seja transparente ao compartilhar informações sobre metas, progresso, desafios e requisitos. Esse é o catalisador mais importante para a confiança entre os membros da equipe.
3. Agende check-ins e atualizações regulares
Conecte-se com seus colegas de equipe do projeto regularmente para garantir uma processo eficaz de gerenciamento do fluxo de trabalho . Check-ins regulares ajudam a identificar onde os membros da equipe podem estar presos ou enfrentando desafios.
Isso resultará na resolução imediata de quaisquer problemas e no sucesso geral de todo o seu fluxo de trabalho.
4. Use as ferramentas certas para visualizar e gerenciar fluxos de trabalho
Lembra-se de como o ClickUp Docs pode oferecer suporte à colaboração em tempo real? Você também pode usar o ClickUp Whiteboards ou o Mapas Mentais do ClickUp para colaborar melhor com sua equipe!
faça um brainstorming colaborativo com sua equipe na fase de iniciação do projeto _usando mapas mentais
Se estiver procurando uma maneira fácil de criar um diagrama de fluxo de trabalho, esses dois oferecem todas as ferramentas para criar e colaborar em fluxos de trabalho em tempo real.
Depois de se inscrever, navegue até + View e selecione Whiteboard para começar a criar seu diagrama do zero.
Simplifique a transição da ideação para a execução usando os ClickUp Whiteboards
Você pode convidar membros da equipe para colaborar, permitindo que todos contribuam à medida que você cria formas, conecta tarefas e rotula cada etapa.
Enquanto você estiver ocupado criando diagramas de fluxogramas, os membros da sua equipe ou superiores serão atualizados sobre o andamento do projeto, melhorando efetivamente a comunicação e o desempenho.
Exemplos e modelos de fluxo de trabalho
Para garantir que você não precise começar do zero, o ClickUp oferece um enorme repositório de gerenciamento de projetos modelos de fluxo de trabalho que podem ser personalizados para projetar seus fluxos de trabalho.
Aqui estão alguns exemplos de fluxo de trabalho que podem ajudá-lo.
Fluxo de trabalho 1: conclusão de um projeto de desenvolvimento de software
- Início do projeto: Definir as metas, o escopo e o cronograma do projeto
- **Planejamento: crie um plano de projeto detalhado, incluindo tarefas, recursos e dependências
- **Execução: Atribua tarefas aos membros da equipe, acompanhe o progresso e resolva quaisquer problemas
- **Monitoramento e controle: Monitore regularmente o desempenho do projeto em relação ao plano e faça os ajustes necessários
- **Encerramento: Concluir o projeto, avaliar os resultados e documentar as lições aprendidas
Fluxo de trabalho 2: resolução de uma reclamação de cliente
- Recebimento da reclamação: Receber e registrar a reclamação do cliente
- **Investigação: coletar informações sobre o problema e avaliar sua validade
- **Resolução: determinar o curso de ação apropriado para tratar da reclamação, como reembolso, substituição ou pedido de desculpas
- **Comunicação: informar o cliente sobre a resolução e fornecer qualquer acompanhamento necessário
- **Documentação: Registre a reclamação e a resolução para referência futura
Independentemente de como são seus fluxos de trabalho, o ClickUp tem um modelo para ajudá-lo.
Modelo de fluxo de trabalho de mapa mental simples
Modelo de mapa mental simples da ClickUp
Modelo de fluxo de trabalho de mapa mental simples do ClickUp é perfeito para iniciantes que desejam explorar ideias e tarefas relacionadas a um objetivo central por meio de mapas mentais visuais.
Esse modelo vem com dois modos: o modo Tarefa para gerenciamento de tarefas e o modo Em branco para exploração criativa, o que o ajuda a melhorar:
- Gerenciamento de tarefas: Converter nós de mapas mentais em tarefas acionáveis, atribuindo-as a membros da equipe e definindo prazos
- Colaboração: Trabalhar com outras pessoas para desenvolver e refinar seus mapas mentais
- Personalização: Personalize a aparência de seus mapas mentais com diferentes cores, formas e estilos
Modelo de fluxo de trabalho de design gráfico
Simplifique seus processos de design e resultados com o modelo de fluxo de trabalho de design gráfico do ClickUp
Modelo de fluxo de trabalho de design gráfico do ClickUp é ideal para gerenciar projetos de design gráfico em várias etapas.
Esse modelo é equipado com 25 status personalizados, cinco campos personalizados e visualizações de fluxo de trabalho para cumprir prazos com eficiência.
- Visualização de lista: Crie uma lista personalizável de tarefas para organizar e priorizar seu fluxo de trabalho de design
- **Visualização de incorporação: Integre perfeitamente seu trabalho de design de várias ferramentas e plataformas on-line no ClickUp
- Visualização de Gantt: Visualize a linha do tempo do seu projeto com um gráfico de Gantt dinâmico, facilitando o acompanhamento do progresso e o gerenciamento dos prazos
⚡️Template Archive: Você também pode encontrar mais desses modelos, como o Modelo de gerenciamento de conteúdo do ClickUp e Modelo de fluxo de trabalho de pedido de vendas do ClickUp na biblioteca de modelos do ClickUp.
Benefícios da criação de fluxos de trabalho
Antes de concluirmos, aqui está uma rápida recapitulação de como os fluxos de trabalho podem melhorar o desempenho da sua equipe:
- Melhores percepções das operações: O mapeamento de fluxos de trabalho fornece uma visão geral clara dos processos de negócios, o que permite uma melhor tomada de decisões
- Identificação de erros: As percepções do fluxo de trabalho ajudam a identificar e eliminar tarefas redundantes, o que permite que os funcionários concentrem seu tempo em atividades mais importantes
- Reduzir o microgerenciamento: Fluxos de trabalho claros descrevem tarefas, prazos e responsabilidades. Isso incentiva um ambiente de trabalho mais autônomo, aumentando a satisfação no trabalho e melhorando o relacionamento entre a gerência e os funcionários
- Melhor comunicação: Fluxos de trabalho transparentes melhoram a comunicação, reduzem mal-entendidos, minimizam conflitos e facilitam as operações cotidianas. Isso é vantajoso para todos da equipe
Adicione o fluxo certo ao seu trabalho com o ClickUp
Os fluxos de trabalho oferecem benefícios significativos para organizações de todos os tamanhos. Ao automatizar tarefas repetitivas, simplificar processos e melhorar a colaboração, os fluxos de trabalho podem aumentar a eficiência, reduzir erros e melhorar a produtividade geral.
Felizmente, você pode fazer tudo isso e muito mais com o ClickUp. Além dos recursos de gerenciamento de projetos, a plataforma também oferece excelentes recursos de monitoramento para estudar insights e dados em painéis centralizados. Ela lhe dá uma vantagem inicial nos fluxos de trabalho com modelos pré-criados para vários setores.
Ainda não está convencido? Crie uma conta gratuita no ClickUp hoje e experimente a mágica por si mesmo.