As organizações agora precisam se esforçar constantemente para atingir suas metas e objetivos anuais no atual mundo competitivo. Felizmente, há uma maneira de fazer isso sem entrar em pânico e roer as unhas todos os dias.
E isso começa com a compreensão do gerenciamento do trabalho.
O gerenciamento do trabalho é um processo que ajuda uma empresa a gerenciar seus fluxos de trabalho e cargas de trabalho simultaneamente.
é como um superpoder corporativo que pode até deixar os Vingadores boquiabertos!
Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de trabalho incluindo seus principais benefícios e processos. Também destacaremos a melhor ferramenta de gerenciamento de trabalho que você pode usar atualmente.
Vamos nos aprofundar. 🏊
O que é gerenciamento de trabalho?
O gerenciamento de trabalho é um sistema que ajuda as empresas a criar uma estrutura eficiente de fluxo de trabalho que funciona em todos os níveis da organização. Seu objetivo é otimizar vários processos de negócios para que as equipes internas e equipes virtuais podem trabalhar com eficiência para maximizar os lucros.
E, para isso, você avalia cuidadosamente a trabalho operacional para identificar as deficiências da estrutura existente.
O gerenciamento do trabalho também integra procedimentos que ajudam as organizações a alinhar seu trabalho e executá-lo com perfeição.
Em última análise, tudo isso contribui para (rufar de tambores, por favor...)
- Aumentar o desempenho organizacional
- Eliminar redundâncias no sistema
- Atender às expectativas do cliente (e parecer superlegal ao fazer isso 😎)
- Utilização eficiente dos recursos
- Excelente colaboração da equipe
Agora, a maioria das pessoas confunde gerenciamento de trabalho com gerenciamento de projetos porque ambas as práticas compartilham alguns pontos em comum.
No entanto, elas não são a mesma coisa.
Portanto, vamos esclarecer os fatos e entender rapidamente suas diferenças.
Gerenciamento de trabalho vs. gerenciamento de projetos
É claro que o gerenciamento do trabalho envolve a simplificação de tarefas, o aprimoramento utilização de recursos etc.
Basicamente, são coisas que você também realiza com seu processo de gerenciamento de projetos.
Mas há uma enorme diferença entre os dois no que diz respeito ao escopo.
Veja como o gerenciamento do trabalho e o gerenciamento de projetos são dois conceitos diferentes:
Comparando o gerenciamento do trabalho com o gerenciamento de projetos | Gerenciamento de trabalho | Gerenciamento de projetos | | ----------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Ajuda a organizar e executar tarefas relacionadas a vários projetos e tarefas ad hoc | Permite que você atinja metas de longo prazo com foco na eficiência e no sucesso dos negócios | É um processo repetitivo com uma estrutura flexível e em evolução | Envolve todas as equipes de uma organização; envolve apenas os membros da equipe de projeto associados a um projeto específico | Ajuda a atingir as metas comerciais e a atender às expectativas do projeto
Com isso esclarecido, vamos explorar os diferentes estágios do processo de gerenciamento do trabalho.
O processo de gerenciamento do trabalho
O processo de gerenciamento do trabalho consiste em seis etapas que o ajudam a adotar uma abordagem coerente e estruturada para gerenciar o trabalho:
- Identificação do trabalho
- Planejamento do trabalho
- Programação do trabalho
- Execução do trabalho
- Acompanhamento do trabalho
- Análise do trabalho
O objetivo final de todas essas etapas é oferecer qualidade que atendam às partes interessadas e se alinhem ao orçamento aprovado.
Felizmente, com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho como o ClickUp, você poderá automatizar e simplificar todas as seis etapas.
Mas antes de vermos como o ClickUp facilita o gerenciamento de trabalho empresarial, veja o que acontece durante cada etapa do processo de gerenciamento de trabalho:
1. Identificação do trabalho
Essa etapa envolve a identificação da tarefa em questão.
Você define exatamente o que é o trabalho, como realizá-lo e quando concluí-lo.
Também é essencial documentar essas informações para garantir que todos estejam na mesma página.
2. Planejamento do trabalho
O planejamento do trabalho envolve a identificação dos recursos necessários e a criação de estimativas de tempo para garantir que as coisas sejam feitas no prazo. Depois de combinar todos os dados relevantes, você precisa elaborar um plano de ação.
Um que seja executável, ao contrário de todos os seus planos de férias para 2020... 😐
Felizmente, como os aplicativos de gerenciamento de trabalho têm gráficos de Gantt incorporados você não precisará depender de planilhas para planejar o trabalho!
3. Planejamento de trabalho
Nesta etapa, um líder de equipe ou gerente de projeto mapeia o trabalho ao longo de dias, semanas ou até meses.
E com esses cronogramas de gerenciamento de projetos em mãos, você informa a equipe sobre suas responsabilidades em detalhes.
4. Execução do trabalho
Com tudo programado e mapeado, é hora de agir.
Os membros da equipe começam a trabalhar na tarefa seguindo o plano de ação predefinido discutido nos estágios iniciais. Você também prioriza os trabalhos urgentes (e as pausas para reabastecer o café) para garantir o cumprimento dos objetivos no prazo. ☕
5. Acompanhamento do trabalho
Todos nós sabemos como pode ser frustrante perder um prazo importante..
Mas os planos nem sempre saem como planejado, e não há problema nisso.
É por isso que é essencial acompanhar o trabalho e verificar se todos os membros da equipe estão trabalhando de acordo com o cronograma.
Se algo não parecer certo, vocês podem fazer um brainstorming juntos e criar planos de backup para ajudá-los a se aproximar dos resultados.
6. Análise do trabalho
_Quais foram os obstáculos? _O que você poderia ter feito melhor?
Nesta etapa, você consulta os dados e a documentação coletados para avaliar a qualidade do trabalho. É útil anotar todas as principais conclusões para refinar seus processos.
Como otimizar com o software de gerenciamento de trabalho
Para um gerenciamento de trabalho bem-sucedido, é preciso planejar, programar, monitorar e organizar vários aspectos diferentes para aumentar a eficiência da sua equipe.
Fazer isso para um único projeto já é cansativo.
Pense em fazer isso em um nível organizacional!
Não se preocupe. Com o software de gerenciamento de trabalho correto, isso pode ser muito fácil.
Independentemente do setor em que você atua, o software pode ajudá-lo em algumas, se não em todas, essas áreas:
- Gerenciamento de processos (Dê uma olhada nestessoftware de gerenciamento de processos de negócios!)
- Gerenciamento de recursos
- Gerenciamento de tempo
- Gerenciamento do relacionamento com o cliente
- Gerenciamento de projetos
- Inteligência de negócios
Vamos dar uma olhada mais de perto nos três principais motivos pelos quais você precisa usar um software de gerenciamento de trabalho.
**1. Delegar como um chefe!
O gerenciamento de tarefas e as delegações são muito mais complicados do que parecem (temos certeza de que qualquer gerente concordaria conosco)
Felizmente, a atribuição de tarefas se torna muito fácil com uma solução de gerenciamento de trabalho. Os gerentes podem atribuir tarefas com apenas alguns cliques e ficar atualizados sobre o progresso em tempo real. Ela também ajuda você a definir prioridades e gerenciar prazos em um instante!
2. Colabore com facilidade
Já se perdeu ao procurar informações relevantes em uma longa conversa por e-mail?
É como perguntar se você já teve vontade de faltar ao trabalho na segunda-feira? _Sim, é claro! #MondayBlues 😰
Bem, isso não vai acontecer quando você usar um software de gerenciamento de trabalho. Uma plataforma de gerenciamento de trabalho permite armazenar e compartilhar todos os arquivos relevantes para que eles possam ser facilmente acessados pelos membros da equipe.
3. Gerenciamento eficaz da carga de trabalho
Com software de gerenciamento de fluxo de trabalho gerenciar a carga de trabalho da sua equipe se torna muito fácil. Você pode obter um resumo rápido do que está sendo feito por todos! 🍽 Gerenciamento eficaz de recursos também permite que você identifique quem está sobrecarregado e realoque esses recursos para um funcionário com menos tarefas.
**Como escolher a ferramenta de gerenciamento de trabalho correta
O software de gerenciamento de trabalho é bastante útil, certo?
mas escolher a ferramenta certa pode ser tão difícil quanto entender o enredo de um filme de Christopher Nolan
A ferramenta de gerenciamento de trabalho que você escolher deve corresponder ao fluxo de trabalho existente e aos objetivos comerciais de sua organização.
Portanto, aqui estão alguns aspectos aos quais você deve estar atento:
- Analise seus processos existentes e veja quais departamentos contribuem imensamente ou quem precisa de um empurrãozinho extra (e talvez uma conversa animada!).
- Com base em sua estrutura organizacional, determine quais recursos são necessários para simplificar o gerenciamento do trabalho
- Quanto maior a equipe e o volume de trabalho, mais sofisticada deve ser a solução de software que a organização deve procurar. Sua equipe pode até usar uma solução de gerenciamento de trabalho empresarial baseada em nuvem
- Se o fluxo de trabalho existente for trabalhoso, as organizações devem considerar uma solução de gerenciamento de trabalho empresarial baseada na nuvemprocesso de gerenciamento de trabalho automatizado com sincronização automática de dados, atualizações e alertas
- O objetivo principal é aumentar a eficiência dos funcionários? Ou escalar o crescimento dos negócios? A identificação dos principais objetivos comerciais pode ajudar as empresas a identificar o software quecapacitará sua força de trabalho atinja essas metas
_P.S. Quanto maior for sua conquista, maior será a festa anual de trabalho
Discuta esses aspectos com sua equipe e você poderá decidir qual é o software de gerenciamento de trabalho mais adequado às suas necessidades.
E para ajudá-lo a tomar essa decisão agora mesmo, vamos apresentá-lo formalmente ao ClickUp.
A melhor ferramenta de gerenciamento de trabalho em 2022
então, como você e sua equipe podem aumentar os níveis de produtividade e criar um fluxo de trabalho inigualável?
Fazendo uma parceria com o melhor software de gerenciamento de trabalho do mercado, o ClickUp!
_ClickUp é como Yoda, dando às equipes virtuais a força necessária para liberar todo o seu potencial
Com modelos personalizados e recursos inovadores como Mind Maps e um kanban board, o ClickUp ajuda as organizações a estabelecer uma estrutura de trabalho sadia e estável. 😇
Aqui está uma rápida visão geral de alguns dos melhores Recursos do ClickUp que o tornam a melhor ferramenta de gerenciamento de trabalho:
- Visualizações do ClickUp: gerenciar o trabalho em uma visualização de lista e caixa,Quadro ágil ou qualquer outro estilo de projeto de sua escolha
- Atribuir tarefas: atribuir uma tarefa a um único responsável, a vários responsáveis ou a uma equipe, dependendo do requisito do trabalho e do prazo
- Comentários eComentários atribuídos: comentário sobre uma alteração necessária ou informação desejada e atribua-o ao funcionário para garantir que ele assuma a tarefa imediatamente
- ClickUp Dashboards: obtenha uma visão de alto nível do projeto com Dashboards em tempo real. Use widgets personalizáveis para obter insights valiosos sobre tarefas, projetos e pessoas
- Perfis: Mantenha o controle sobre os perfis de seus funcionárioslistas de tarefas e tenha uma ideia melhor da atividade de trabalho deles
- Estimativas de tempo: adicione estimativas de tempo às tarefas para ajudar os membros da equipe a entender se o trabalho está no caminho certo
- Automações do ClickUp **Automatize tarefas de rotina com receitas de automação pré-criadas e personalizáveis. O ClickUp cuida dessas tarefas tediosas para que você possa se concentrar nas coisas importantes
- Listas de verificação de tarefas do ClickUp **Bem-vindo ao futuro das listas de tarefas inteligentes e simples! Ele também vem com subtarefas simples e listas de verificação aninhadas para ajudar sua equipe a ser mais minuciosa e eficiente
- Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp eDependênciasgerencie o tempo, programe vários projetos e acompanhe o progresso do trabalho. Crie cronogramas de projetos elaborados, para que nenhum prazo seja perdido
- Visualização do ClickUp Chat: use essa visualização para brainstorms improvisados e discussões sobre Money Heist. Mantenha todas essas conversas ao lado de seu trabalho e nunca as perca de vista
- E-mail ClickApp: envie e receba e-mails diretamente do ClickUp sem alternar entre abas ou sobrecarregar sua tela virtual
- Aplicativos móveis: visualize tarefas, crie lembretes e veja suas anotações usando seu dispositivo móvel iOS ou Android enquanto estiver em trânsito
Work Your Way Up
O software de gerenciamento de trabalho não apenas aumenta o desempenho de uma organização, mas também melhora a comunicação e a produtividade da empresa. Ele ajuda as empresas a alocar e gerenciar recursos de forma eficiente e, ao mesmo tempo, motiva os membros da equipe a realizar muito mais em um determinado período de tempo.
_Então, qual é a próxima etapa para as organizações que desejam ampliar seu crescimento?
Tornar-se amigo de um sistema de gerenciamento de trabalho com funcionalidade aprimorada, como o ClickUp! 💁
Com um painel de controle abrangente e fácil de usar, o ClickUp ajuda a monitorar o progresso do trabalho e a gerenciar o tempo com eficiência.
Além disso, sua equipe pode colaborar em ideias de projetos, atas de reuniões e muito mais com o Docs.
Assim registre-se no ClickUp gratuitamente hoje mesmo para realizar todas as tarefas com confiança e #WinAtWork todos os dias.
