É o fim de mais um dia de trabalho e, mais uma vez, você tem a sensação persistente de que você - ou alguém da sua equipe - perdeu alguma coisa.
Você tentou manter o controle com listas de tarefas, mas o problema é que ninguém sabe exatamente quem está encarregado de cada detalhe. Isso significa que, quando algo der errado, será mais um jogo de adivinhação de responsabilidade, em vez de tomar medidas para manter o projeto em andamento.
Felizmente, o Daily Work Management (DWM) não precisa ser uma tarefa árdua. Com algumas estratégias simples, você e sua equipe podem criar uma estrutura que mantenha todos na mesma página e permita que se concentrem em suas responsabilidades.
Neste blog, mostramos a você como fazer exatamente isso.
TL;DR:
defina metas específicas e acionáveis para cada dia e priorize-as usando estruturas como a Matriz Eisenhower ou o método MoSCoW para garantir que sua equipe se concentre em tarefas de alto impacto
👍🏾 Atribua tarefas com clareza para que todos saibam quem é o responsável, reduzindo a confusão e os atrasos
use reuniões diárias rápidas de gerenciamento do trabalho para alinhar as prioridades, resolver obstáculos e comemorar as vitórias
🗄️ Use plataformas como o ClickUp para simplificar o gerenciamento de tarefas, automatizar tarefas repetitivas e melhorar a comunicação da equipe
👩🏾🤝👩🏽Foster uma cultura em que os membros da equipe se sintam à vontade para compartilhar atualizações e desafios, garantindo a rápida resolução de problemas
concentre-se em métricas como conclusão de tarefas, taxas de erro e autonomia da equipe para refinar seus processos e manter a produtividade
O que é gerenciamento do trabalho diário?
Diário Gerenciamento de trabalho (DWM) é uma abordagem sistemática para garantir a execução consistente e cotidiana de tarefas, processos e metas. Ele ajuda a manter a eficiência operacional e, ao mesmo tempo, alinhar-se às metas de curto prazo e aos resultados estratégicos de longo prazo.
Como proprietário de um processo ou líder de negócios, você planeja, monitora e ajusta as atividades diárias para promover a melhoria contínua, resolver problemas rapidamente e manter o desempenho da sua equipe ao longo do tempo.
O papel do gerenciamento do trabalho diário nas operações comerciais
Pense no DWM como o seu motor diário, que impulsiona as ações disciplinadas necessárias para converter planos estratégicos em progresso real e mensurável. Esta é a função que ele desempenha nas operações comerciais.
1. Maior agilidade
O DWM permite que você se adapte rapidamente a mudanças inesperadas, mantendo o controle sobre as tarefas principais. Essa adaptabilidade garante que as surpresas não atrapalhem o progresso, mas sejam tratadas com eficiência.
2. Foco aprimorado
Um plano de trabalho diário bem definido ajuda a sua equipe a se concentrar em tarefas específicas, eliminando distrações e incertezas. O esclarecimento das prioridades reduz o desperdício de esforço e melhora a produtividade, permitindo que todos direcionem sua energia para o que realmente importa.
3. Maior qualidade de trabalho
Ao implementar processos padronizados e métricas de desempenho claras, o DWM permite que a sua equipe mantenha a alta qualidade em todas as tarefas. Esse gerenciamento visual minimiza a variabilidade, garantindo que cada produto entregue atenda aos padrões estabelecidos.
4. Cultura de propriedade
Com a responsabilidade definida, vem a prestação de contas definida. O DWM capacita cada membro da equipe a ser motivado e orientado a cumprir sua parte no projeto. Isso gera responsabilidade e fomenta uma cultura em que os prazos são respeitados sem necessidade de estímulos adicionais.
5. Ênfase na melhoria contínua
O DWM tem a ver com a manutenção do status quo e com a identificação proativa de áreas para otimização. Você refina continuamente os processos e aprimora o funcionamento geral da sua equipe, detectando ineficiências logo no início e seguindo exemplos de automação .
Implementing Daily Work Management: A Step-by-Step Guide to Boosting Productivity (Guia passo a passo para aumentar a produtividade)
Em última análise, você não quer apenas atribuir tarefas. Você quer criar uma estrutura que alinhe os esforços de todos, maximize a produtividade e permita o progresso - sem complicações. Veja como você pode implementar um sistema de gerenciamento diário enxuto de forma eficaz.
1. Defina os objetivos diários
Definir metas é uma tarefa assustadora por si só e, se você tiver que fazer isso regularmente, pode imaginar o horror. Não se preocupe - respire fundo e identifique o que deseja realizar como equipe todos os dias.
Por exemplo, se estiver trabalhando no lançamento de um produto, as prioridades do dia podem incluir:
- Finalizar a cópia do e-mail de lançamento
- Obter aprovação do resumo do anúncio PPC
- Realizar um passo a passo final da página de destino para detectar erros de última hora
Percebeu como essas metas são claras e como elas influenciam o lançamento do seu produto? Metas do ClickUp é um excelente recurso para garantir transparência nas prioridades diárias
Ele permite que você agrupe e categorize seus objetivos e metas (como numéricos, sim/não ou monetários) adicionando descrições exclusivas para que você e sua equipe saibam exatamente para o que todos estão trabalhando.
Você pode vincular Tarefas ou Listas a uma Meta, e o ClickUp acompanhará automaticamente seu progresso à medida que você as concluir.
Mantenha-se dentro do cronograma para atingir seus objetivos com o ClickUp Goals
2. Dê a cada objetivo uma classificação de prioridade
Nem todas as tarefas em seu prato precisam ser feitas imediatamente. A meta é atender prontamente as mais urgentes e distribuir as tarefas menos urgentes ao longo do tempo. Estabelecer uma hierarquia clara mostra que você como planejar seu dia de trabalho efetivamente.
Embora a Matriz Eisenhower seja um ótimo começo, você também pode usar estruturas como o método MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) para fins de classificação.
Por exemplo:
- Uma correção de bug crítica que afeta a experiência do cliente? Isso é um "must-have" hoje
- Planejamento de uma estratégia de marketing futura? É importante, mas pode esperar até que as tarefas críticas sejam concluídas Visualização de lista do ClickUp pode ser útil aqui.
Aqui, cada tarefa na plataforma pode ser atribuída a um nível de prioridade - Urgente, Alta, Normal ou Baixa. Basta clicar no ícone de bandeira ao lado de uma tarefa para definir seu nível de prioridade. Você também pode usar o recurso para exibir as informações mais importantes para você, como uma caixa de seleção, uma barra de progresso ou uma fórmula.
Aproveite as opções flexíveis de classificação, filtragem e agrupamento com o ClickUp List Views
3. Esclareça as funções e atribua responsabilidades
A ambiguidade leva à perda de tempo e à frustração. Sua equipe não saberá como gerenciar tarefas pessoais a menos que estejam perfeitamente claros sobre quem deve fazer o quê.
Se você tiver uma equipe multifuncional trabalhando em uma campanha de marketing, por exemplo, atribua a criação do conteúdo a uma pessoa, o design do anúncio a outra e o acompanhamento das análises a uma terceira.
Para sua sorte, o ClickUp fornece uma imagem completa da carga de trabalho da equipe, para que você possa definir prazos individuais e monitorar o progresso usando scorecards semanais.
Você pode criar Tarefas do ClickUp e fornecer percepções detalhadas sobre o que são e como afetam o projeto.
Adicionar Campos personalizados no ClickUp como links, menus suspensos, endereços de e-mail e muito mais, para dar a cada membro da equipe o contexto necessário para concluir o trabalho.
Personalize fluxos de trabalho específicos para seu processo com o ClickUp Tasks
4. Siga uma rotina diária regular
Definir objetivos é apenas um lado da moeda. Você também precisa de uma rotina diária para enfatizar o foco principal do dia.
Por exemplo, você pode realizar uma reunião de 10 minutos pela manhã para alinhar as prioridades, um check-in no meio do dia para saber como as coisas estão indo e um período de reflexão no final do dia em que todos compartilham o que deu certo e no que podem precisar de ajuda.
A ideia aqui é comemorar as vitórias como uma equipe e ajudar a resolver quaisquer problemas no local antes que eles se agravem.
5. Use as ferramentas corretas de gerenciamento de trabalho
Deseja economizar um dia por semana ?
Equipe a sua equipe com ferramentas que suportam a colaboração e o gerenciamento de tarefas sem interrupções.
Por exemplo, Quadros Kanban no ClickUp refletem os estágios do seu projeto, como "Escopo", "Em andamento", "Revisão pendente" e "Concluído" Você pode facilmente adicionar, ocultar ou reorganizar as tarefas para se adaptar às mudanças de prioridades.
Por outro lado, Rastreamento de tempo de projeto no ClickUp ajuda você a ver onde o tempo da sua equipe está indo, definir estimativas e visualizar relatórios para identificar ineficiências a serem trabalhadas. Você pode literalmente registrar o tempo em seu desktop, celular ou navegador da Web com a extensão gratuita do ClickUp para o Chrome.
Gerenciar os horários da equipe pode ser um desafio, mas um plano claro pode facilitar muito. Os Modelo de agenda de funcionários do ClickUp ajuda a organizar turnos, controlar a disponibilidade, gerenciar os custos de mão de obra dos departamentos e até mesmo lidar com solicitações de folga - tudo em um só lugar.
Modelo de programação de funcionários do ClickUp
Para configurar sua agenda, você só precisa seguir algumas etapas:
- Estabelecer suas necessidades de cobertura
- Coletar a disponibilidade dos membros da equipe
- Elaborar um cronograma, implementar um mecanismo de revisão estruturado e finalizar as alterações
6. Permitir a comunicação regular
Os membros da sua equipe devem sempre poder entrar em contato com qualquer pessoa para obter ajuda ou esclarecimentos ao longo do dia. Portanto, cultive uma cultura de comunicação proativa em que eles se sintam incentivados a fornecer atualizações, compartilhar preocupações ou simplesmente conversar.
Por exemplo, se um desenvolvedor encontrar um bug que possa afetar o tempo de entrega, ele poderá notificar rapidamente os membros relevantes da equipe.
Da mesma forma, se um agente de vendas receber um feedback de última hora do cliente que exija ajustes da equipe de design, ele deve poder compartilhá-lo imediatamente para evitar atrasos. Essa comunicação em tempo real garante que os possíveis problemas sejam resolvidos rapidamente, mantendo os projetos em andamento no caminho certo.
Desafios comuns na implementação do gerenciamento diário do trabalho (e como superá-los)
Mesmo que você tenha as melhores intenções, seguir a abordagem do DWM não é uma linha reta e geralmente é marcada por obstáculos, como
1. Sentir-se microgerenciado
Operar de acordo com o cotidiano modelos de plano de trabalho e lidar com os check-ins pode parecer excessivamente restritivo para alguns membros da equipe, especialmente para aqueles que gostam de liberdade criativa.
Portanto, quando discutir a responsabilidade, enfatize seus benefícios - como uma colaboração mais suave e maior clareza da equipe - em vez de apresentá-la como uma forma de microgerenciamento.
Dica profissional: Você também deve programar "blocos de foco" de tempo que permitam que sua equipe se atualize sobre o trabalho profundo e as principais prioridades da maneira que se adapte ao ritmo deles, sem deixar de ser responsável pelas entregas.
2. Dificuldade para monitorar o progresso
Relatar regularmente a conclusão de tarefas pode parecer um esforço. Os membros da equipe podem perder a concentração devido à mudança de contexto, levando à frustração e à diminuição da produtividade.
Em vez de fazer com que a sua equipe fique entrando em contato com você sobre atualizações, introduza uma ferramenta fácil de usar para monitorar o progresso das tarefas software de gerenciamento de tarefas onde eles podem deixar atualizações importantes sem esforço. Bate-papo do ClickUp é uma ferramenta robusta nesse sentido. Use-a para enviar mensagens diretamente aos membros da equipe, criar e gerenciar tarefas nos bate-papos, compartilhar arquivos e documentos e até mesmo iniciar bate-papos em grupo para projetos ou equipes específicas.
Ele se integra perfeitamente a outros recursos do ClickUp, permitindo que você vincule tarefas, documentos e outras informações relevantes às suas conversas. A cereja do bolo? O ClickUp Chat aproveita a IA para sugerir tarefas, resumir tópicos e fornecer respostas úteis, tornando sua comunicação mais eficiente e organizada.
Estruture suas conversas da maneira que você trabalha com o ClickUp Chat
3. Perdendo a motivação
Quando não é imediatamente visível como o gerenciamento diário do trabalho está levando ao progresso geral, os membros da sua equipe podem se sentir desanimados. A solução? Organize as metas de longo prazo em pequenos marcos alcançáveis que eles possam comemorar e manter a motivação. Insira suas aspirações de longo prazo no ClickUp Goals e dê início ao processo.
Dica profissional: Além disso, incentive todos a refletirem sobre seu progresso no final do dia e a compartilharem suas percepções no bate-papo em grupo. Isso o ajudará a adotar uma mentalidade de melhoria contínua, fazendo ajustes pequenos e oportunos no fluxo de trabalho para o benefício de todos.
4. Gerenciando o tempo como gerente
É provável que você não seja apenas o gerente do projeto - você também tem suas próprias metas de trabalho a cumprir. Gerenciar o trabalho diário pode parecer mais uma tarefa em um prato cheio. Use a tecnologia para automatizar tarefas repetitivas como enviar lembretes, compartilhar relatórios ou agendar reuniões.
O Modelo de agenda diária do ClickUp o planejador diário, por exemplo, pode ajudar a definir cada evento, compromisso, recado e tarefa. Você também pode delegar algumas de suas responsabilidades a membros confiáveis da equipe.
Medindo a eficácia do gerenciamento do trabalho diário: Práticas recomendadas para o gerenciamento do trabalho diário
Não importa o que modelos de cronograma de trabalho que você implementar, precisará de provas concretas de que elas trazem resultados.
Mas como obter essa prova?
Definindo e acompanhando os principais indicadores de desempenho (KPIs) relacionados aos resultados do trabalho diário.
É claro que existem os suspeitos de sempre, como o "tempo médio por tarefa" ou o "número médio de tarefas concluídas por pessoa por dia". No entanto, para ter uma visão realmente abrangente do gerenciamento do trabalho diário, essas são as métricas que não devem faltar.
1. Taxa de foco
Isso mede a porcentagem de tempo gasto em tarefas de alta prioridade em comparação com as tarefas de baixa prioridade. Quanto maior for o índice de foco, maior será a concentração da sua equipe em tarefas importantes.
2. Taxas de erro
Uma parte importante do conhecimento como economizar tempo está medindo a frequência com que as tarefas exigem revisões ou reformulações. Se a sua taxa de erro for alta, talvez você queira reavaliar sua habilidades de gerenciamento de tarefas em termos da clareza de suas instruções ou do nível de expectativa por tarefa.
3. Lista de pendências de trabalho
Isso mede quanto trabalho permanece inacabado em um determinado momento. Você está constantemente lutando para limpar seu backlog? Talvez você precise repensar como prioriza e aloca suas tarefas do dia.
4. Níveis de autonomia da equipe
Essa é uma medida da quantidade com que os membros da sua equipe consultam você ou outros líderes de equipe para obter orientação. O objetivo é fazer com que eles se sintam o mais independentes possível. Se eles continuarem a abordá-lo com frequência, considere ajustar seu trabalho modelos de programação para aumentar a clareza e a confiança na tomada de decisões.
5. Satisfação com a propriedade da tarefa
Realize pesquisas periódicas sobre os sentimentos da sua equipe em relação à propriedade e às responsabilidades das tarefas. Se as pontuações de satisfação não forem tão altas, talvez valha a pena considerar reajustar as cargas de trabalho para equilibrar a distribuição.
Você pode contar com a ajuda de Modelo de plano de trabalho simples do ClickUp para visualizar melhor as atividades que devem ser realizadas.
6. Tempo para resolução de problemas
Quanto tempo a sua equipe leva para resolver problemas ou gargalos nas tarefas diárias? Quanto menor for esse tempo, mais eficiente será a abordagem da sua equipe para a solução de problemas.
7. Tempo de resposta em tarefas ad-hoc
A capacidade de lidar rapidamente com tarefas inesperadas sem interromper o cronograma geral mede fortemente a flexibilidade e a eficácia do gerenciamento do trabalho diário.
8. Níveis de energia ao longo do dia
Questionamento como trabalhar mais rápido como uma equipe? Alinhe suas tarefas com os níveis de energia da sua equipe o máximo possível. Realize pesquisas breves sobre como sua equipe se sente no início, no meio e no final do dia, e acompanhe o ritmo das tarefas para que nunca se sintam sobrecarregados.
Ferramentas para melhorar o gerenciamento diário do trabalho
1. ClickUp
Pense no ClickUp como um hub de produtividade centralizado.
Imagine começar o dia com um Painel Personalizado que puxa tarefas, mensagens e atualizações de todas as suas ferramentas, permitindo que você veja o que é urgente sem alternar entre aplicativos ou guias.
Ou, aproveite Visualização do calendário do ClickUp para planejar as prioridades do seu dia. É possível definir alertas e lembretes de eventos para garantir que você nunca perca um prazo ou uma reunião importante.
Mantenha-se dentro do cronograma com a visualização do Calendário do ClickUp
Melhores recursos
- Usar oAutomação do ClickUp para acionar atualizações de status com tecnologia de IA
- Responda rapidamente a mensagens com abreviações eCérebro ClickUp criará magicamente sua mensagem com o tom perfeito
- Analise o que funcionou (ou não) em sua rotina diária para refinar seu processo usando os modelos de gerenciamento de trabalho do ClickUp continuamente
- Orientar seus sprints para a conclusão bem-sucedida, garantindo que sua equipe permaneça ágil e focada nos resultados comPainéis do ClickUp ### 2. Trello
via Trello O sistema Kanban visual do Trello se destaca para aqueles que preferem ver suas tarefas dispostas de forma direta e digerível. O recurso de automação Butler, por exemplo, lida com atualizações de rotina, como a atribuição automática de cartões a colegas de equipe ou a alteração de datas de vencimento quando os cronogramas mudam.
Melhores recursos
- Destaque sutilmente as tarefas que não são tocadas há dias com o Card Aging
- Sincronize todas as suas ferramentas, como Slack, Google Drive e Evernote, com o Power-Ups (integrações)
- Padronize processos recorrentes sem esforço com seus modelos de lista de verificação
3. Microsoft To Do
via Microsoft To Do Se você gosta de começar o dia com uma lousa limpa, o My Day no Microsoft To Do é perfeito para você. Ele permite que você crie uma nova lista de prioridades todas as manhãs, reduzindo a sobrecarga ao se concentrar no que precisa ser feito agora.
Melhores recursos
- Transforme e-mails sinalizados em itens acionáveis com a integração com o Outlook
- Deixe que as Smart Suggestions o ajudem com tarefas que você poderia ter esquecido
- Arraste e solte para fazer ajustes de data de início e de vencimento em tempo real
4. Asana
via Asana A Asana é a solução ideal se o seu dia envolve o gerenciamento de vários projetos e equipes. O recurso Regras, por exemplo, permite que você lide com atualizações repetitivas - como reatribuir tarefas quando a disponibilidade de alguém muda - sem supervisão constante.
Melhores recursos
- Divida o trabalho em partes pequenas com proprietários e datas de vencimento claros
- Obtenha um instantâneo visual da capacidade diária da sua equipe com o recurso de carga de trabalho
- Crie relatórios personalizados para ver instantaneamente quais metas estão em dia, fora do prazo ou em risco
Domine o sucesso diário por meio de habilidades de gerenciamento eficazes
O gerenciamento diário do trabalho é a melhor maneira de manter a sanidade e o foco no panorama geral à medida que as prioridades da empresa evoluem e os projetos de trabalho aumentam em complexidade.
Ao colocar todos na mesma página, você terá uma equipe motivada, responsável por cada tarefa e capacitada para pedir ajuda sempre que necessário.
No entanto, lembre-se de ser realista em relação ao que eles podem assumir. Ao medir os KPIs corretos, você pode se concentrar em ajustes que os ajudem a otimizar os resultados diários sem se esgotar.
E, acima de tudo, não tenha medo de se adaptar - isso o manterá à frente da curva.
Então, qual é o próximo passo para aqueles que desejam melhorar o gerenciamento do trabalho diário? Aproveitar uma plataforma robusta como o ClickUp!
É um sistema de controle perfeito criado para monitorar o progresso sem esforço e otimizar a alocação de tempo, enquanto vários recursos como Tasks, Gols e Chat permitem a colaboração perfeita da equipe em ideias de projetos, anotações de reuniões e muito mais. Comece a usar o ClickUp gratuitamente e assuma o controle da eficiência do seu trabalho. Boa sorte!