A área de trabalho do seu Mac é uma selva caótica de arquivos, ícones e pastas?
A verdade é esta: organizar a área de trabalho do seu Mac não é nada complicado.
É claro que existem muitos aplicativos de produtividade para usuários de Mac. Mas, às vezes, você só precisa de algumas dicas de organização digital para acertar.
Nesta postagem do blog, ensinaremos passo a passo como organizar arquivos no Mac. Também discutiremos como você pode estender essa estrutura para um software de gerenciamento de projetos tudo-em-um, como o ClickUp.
12 maneiras de organizar arquivos e pastas no Mac
1. Organize os itens em pastas
No seu Mac, clique no ícone “Finder” (o ícone azul e branco) no “Dock” para abrir a janela “Finder”.
Você poderá visualizar a guia “Recentes”, que lista todos os seus arquivos mais recentes, independentemente de onde eles estejam armazenados no sistema.
Agora, navegue até onde deseja criar a pasta de documentos. Vamos supor que você queira tudo na sua área de trabalho para este exemplo. Clique na guia “Área de trabalho” em “Favoritos” no menu lateral da janela “Finder”.
Em seguida, pressione as teclas “Shift-Command-N” para criar uma nova pasta na “Área de Trabalho”. Essa pasta servirá como um local temporário para reunir todos os arquivos soltos antes de você começar a organizá-los
Você verá uma pasta chamada “Pasta sem título” aparecer na tela.
Renomeie a pasta para “Organizar” e clique e arraste-a para a seção “Favoritos” da barra de menu lateral do “Finder” (logo abaixo de “Área de Trabalho”), conforme mostrado na captura de tela abaixo.
💡Dica profissional: você pode fazer isso com vários arquivos simultaneamente — basta pressionar e segurar a tecla “Command”, clicar nos itens (eles não precisam estar próximos uns dos outros) e arrastá-los para a pasta.
Você também pode agrupar rapidamente os itens da área de trabalho em pastas. Selecione todos os itens que deseja agrupar, clique com a tecla Control pressionada em um dos itens e escolha Nova pasta com seleção. Lembre-se de que itens bloqueados não podem ser agrupados.
2. Crie subpastas
Volte para a pasta “Organizar” e crie subpastas para cada categoria principal na qual você deseja organizar seus próprios arquivos
Para este exemplo, escolhemos as seguintes categorias: “Pasta de documentos”, “Modelos do YouTube”, “Mídia de estoque”, “Modelos de PPT”, “Capturas de tela de software”, “Materiais de marketing” e “Tutoriais de instalação de aplicativos”
3. Mescle pastas semelhantes
Embora possa parecer simples localizar pastas duplicadas, não é assim tão fácil. Por exemplo, se criar uma pasta com o mesmo nome para o mesmo local, poderá acidentalmente substituir a primeira pasta e perder informações valiosas.
Mas, como na maioria das coisas, há uma solução.
Na verdade, aqui estão duas maneiras de mesclar pastas com segurança em um Mac.
Mesclar pastas usando o Finder
Quando você adiciona uma pasta a um local que já possui uma pasta com o mesmo nome, será exibida uma mensagem perguntando se você deseja interromper esse processo, substituir a pasta no local ou mesclar as duas. Se você tiver arquivos diferentes com o mesmo nome, selecione “Interromper” para evitar que os arquivos sejam sobrescritos.
Agora, caso você queira manter as duas pastas, arraste a pasta e mantenha pressionada a tecla Option antes de soltar para ter uma nova opção chamada “Mesclar”. Clique nessa opção.
Os arquivos com o mesmo nome terão um “2” adicionado ao nome do arquivo, garantindo que você mantenha o arquivo original e o novo sem perder nenhum conteúdo.
Mesclar pastas usando o Terminal
O segundo método usa o Terminal e um comando chamado “ditto”. Isso mesclará o conteúdo de duas pastas, incluindo quaisquer subpastas dentro delas.
Abra o Terminal e digite: ditto ~/pasta_de_origem ~/pasta_de_destino
Você deve adicionar os nomes reais das pastas no lugar de “source_folder” e “target_folder”
Além disso, em vez de digitar o caminho da pasta, você pode arrastar e soltar as pastas na janela do Terminal.
4. Marque suas pastas como favoritas
Se houver muitas pastas e subpastas, localizar uma pasta específica que você usa com frequência ou para requisitos especiais pode ser uma tarefa difícil. A boa notícia é que você pode adicionar qualquer pasta aos seus Favoritos na barra lateral do Finder. Veja como fazer isso:
- Abra uma nova janela do Finder
- Encontre a pasta que deseja adicionar aos favoritos
- Arraste-o para a barra lateral
5. Classifique os arquivos por tipo
Você também pode classificar seus arquivos por “Tipo” para agrupar arquivos semelhantes (PDFs, imagens, documentos, etc.).
Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da pasta de downloads e selecione “Classificar por” > “Tipo”. Isso ajudará você a ver quais arquivos possui e para onde movê-los.
Depois de classificar seus arquivos de acordo com a forma como deseja categorizá-los, mova-os para as subpastas apropriadas. Por exemplo, fotos e vídeos vão para a pasta “Mídia de estoque” e capturas de tela vão para a pasta “Capturas de tela de software”.
6. Use tags
Para priorizar arquivos importantes, clique com o botão direito do mouse em um arquivo, selecione “Tags” e atribua tags personalizadas, como “Urgente” ou “A fazer”. Os arquivos marcados exibirão pontos codificados por cores ao lado de seus nomes para facilitar a identificação.
Você pode acessar arquivos marcados rapidamente clicando na cor correspondente em “Tags” na barra lateral do “Finder”.
7. Experimente as pastas inteligentes
Para agrupar arquivos dinamicamente no seu Mac, abra o “Finder” e vá para “Arquivo” > “Nova pasta inteligente”.
Em seguida, clique no botão (+) no canto superior direito da janela, ao lado de “Salvar”, para adicionar um critério de pesquisa.
Você terá dois menus suspensos para fazer sua seleção.
Neste exemplo, escolhemos “Data da última modificação” e “antes” para acessar rapidamente todos os arquivos que atendem a esses critérios (sem movê-los de seus locais originais).
Clique no botão “Salvar” no canto superior direito da janela e nomeie sua “Pasta inteligente”.
A “Pasta inteligente” aparecerá automaticamente no menu lateral “Favoritos”.
💡Dica profissional: se você tiver duas pastas com o mesmo nome em locais diferentes, mantenha pressionada a tecla “Option” e arraste uma pasta para cima da outra. Quando solicitado, selecione “Mesclar” para combinar o conteúdo das duas pastas. Isso elimina duplicatas ao combinar arquivos.
8. Desenvolva seu sistema de nomenclatura de arquivos
Criar uma estratégia para organizar seus arquivos com um sistema de nomenclatura pode economizar tempo na hora de localizá-los.
Com base no seu fluxo de trabalho ou documentos pessoais, inclua o seguinte no nome do arquivo:
- Um projeto/nome pessoal
- Descrição deste arquivo específico
- A data em que você começou a trabalhar no arquivo
- Qualquer número de versão
- Suas iniciais, se for um arquivo que você enviará para outras pessoas
Lembre-se de que, dependendo da sua visualização do Finder, seus arquivos serão organizados em ordem alfabética.
💡Dica profissional: colocar a data no início do nome do arquivo ajudará a mantê-los em ordem cronológica, facilitando sua localização.
9. Use pilhas para organizar arquivos automaticamente
As pilhas da área de trabalho permitem que você organize os arquivos em grupos organizados na sua área de trabalho. As pilhas são semelhantes às pastas inteligentes, mas para a sua área de trabalho. As pilhas podem ser agrupadas por tipo, data ou tags.
Por exemplo, se você agrupar por tipo, todas as suas fotografias aparecerão em uma pilha, as apresentações em outra e assim por diante. Quaisquer novos arquivos adicionados serão imediatamente movidos para a pilha apropriada, permitindo que você mantenha tudo em ordem sem esforço.
Certifique-se de estar na área de trabalho e clique em Exibir > Usar pilhas > Tags.
Para visualizar, abrir ou fechar uma pilha, basta clicar nela e os arquivos serão expandidos na sua área de trabalho. Mas se você quiser visualizar os arquivos sem abrir a pilha, basta fazer o seguinte:
- Mova o mouse sobre uma pilha
- Deslize para a esquerda ou para a direita com o trackpad ou mouse, o ícone da pilha e as alterações de nome para corresponder a cada arquivo na pilha.
- Clique duas vezes no arquivo desejado para abri-lo.
10. Armazene arquivos no iCloud Drive
Com o iCloud Drive, você pode sincronizar suas pastas e arquivos em vários dispositivos. Isso ajudará você a recuperar arquivos em seus dispositivos Apple se você usar vários iPads ou iPhones.
Veja como ativar o iCloud Drive no seu Mac:
- Abra as Configurações do Sistema.
- Clique em Apple ID > iCloud.
- Ative o iCloud Drive.
- Clique em iCloud Drive novamente
- Selecione Opções para escolher as pastas e aplicativos que deseja sincronizar com o seu Mac.
💡Dica profissional: se você ativar o iCloud Desktop and Documents, poderá obter os mesmos itens da área de trabalho em outro Mac fazendo login com a mesma conta do iCloud e ativando o iCloud Desktop and Documents nesse Mac.
11. Organize os arquivos na sua área de trabalho
Além de classificar seus arquivos na área de trabalho por nome, tipo, data de adição, tamanho, tags etc., você também pode alterar a exibição das pastas por tamanho do ícone, espaçamento da grade, tamanho do texto e muito mais.
Alinhe e redimensione os itens de acordo com sua preferência para obter uma área de trabalho mais personalizada e estética. Você também pode reorganizar os arquivos de forma organizada quando desejar — basta clicar na área de trabalho, escolher Exibir > Limpar por e, em seguida, selecionar como deseja organizar os arquivos.
12. Use aplicativos externos
Por fim, você pode usar aplicativos de terceiros para organizar seus arquivos e pastas com eficiência, se preferir. Eles não só ajudam a rastrear e excluir arquivos duplicados com facilidade, mas também ajudam a localizar e limpar a desorganização da sua pasta de downloads.
Pronto!
Com essas etapas, você estará no caminho certo para ter uma área de trabalho organizada no Mac. O segredo é a consistência: reserve alguns minutos todos os dias para organizar os arquivos e pastas no seu sistema e, em breve, isso se tornará um hábito.
Lembre-se: um pouco de esforço hoje vai poupar muito trabalho mais tarde.
Organize seus arquivos sem esforço com o ClickUp
Agora que você aprendeu dicas para organizar arquivos no MacBook, por que parar por aí? Vamos dar um passo adiante e explorar o ClickUp, um software eficaz de gerenciamento de tarefas que vai além das soluções de gerenciamento de tarefas e arquivos.
O software de gerenciamento de documentos inclui recursos avançados, como o ClickUp Docs para organização de arquivos, tornando-o uma ótima opção para pessoas que desejam otimizar seu espaço de trabalho digital.
Ele oferece ferramentas e funcionalidades avançadas para categorizar, pesquisar e otimizar seus documentos de texto, tarefas e projetos de forma dinâmica e colaborativa.
Fale sobre como ser mais organizado no trabalho!
Ficou curioso?
1. Explore o ClickUp Docs
Para começar, o ClickUp Docs pode funcionar como um arquivo digital para armazenar informações com eficiência.
Digamos que você dedique um documento por cliente para vincular ativos críticos, como contratos, resumos de projetos, faturas e modelos de diretório. Você também pode incorporar arquivos do Google Drive ou Dropbox diretamente no documento para facilitar o acesso.
Se os arquivos e pastas relacionados a clientes estiverem armazenados localmente (por exemplo, no seu MacBook), basta arrastá-los para o ClickUp Doc apropriado. Isso mantém tudo em um só lugar e evita que você precise alternar entre aplicativos ao realizar seu trabalho.
Você também pode criar links compartilháveis e gerenciar permissões para os membros da sua equipe no ClickUp Docs. Seus controles de privacidade e edição garantem que apenas as pessoas certas possam visualizar e acessar informações confidenciais.
Para ir além, crie tarefas no ClickUp para cada cliente, anexe os documentos correspondentes, defina prazos e designe membros da equipe. Essa integração simplifica seu fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos e organização de projetos.
2. Aproveite o Guia de Hierarquia de Projetos do ClickUp
Em seguida, vem o Guia de Hierarquia de Projetos do ClickUp, que permite que você tenha uma visão geral sem perder nenhum detalhe relevante.
Vamos explicar como fazer isso.
Dentro de cada área de trabalho na plataforma, você pode criar espaços para projetos ou departamentos específicos, como “Marketing” ou “Projetos de clientes”. Cada espaço pode conter “pastas” para organizar arquivos relacionados.
Essa hierarquia garante que cada arquivo tenha seu lugar no sistema, facilitando a localização e o gerenciamento de seus documentos. Por exemplo, em um espaço chamado “Projetos de clientes”, crie uma pasta para cada cliente que contenha listas de contratos, faturas e entregas.
3. Use as listas do ClickUp
Use a visualização de lista do ClickUp para melhorar essa organização usando critérios definidos, como tipos de arquivos, nomes de pastas e arquivos, prazos e status de prioridade, como “Em uso”, “Arquivado” ou “Em revisão”.
Você também pode personalizar as listas com cores para indicar o status do projeto ou distinguir melhor seu trabalho visualmente. Mas isso não é tudo.
4. Experimente a Pesquisa Conectada no ClickUp
Precisa encontrar um arquivo específico rapidamente?
Basta digitar o nome na barra de pesquisa e o ClickUp exibirá exatamente o que você está procurando, seja no espaço de trabalho do ClickUp, em um aplicativo conectado (por exemplo, Dropbox, Slack e Google Drive) ou em seu disco local. Esse é o poder da Pesquisa Conectada no ClickUp.
Por exemplo, você pode filtrar tarefas por prazos para identificar o que exige atenção urgente, como propostas com prazo curto ou renovações de contrato em breve. Ou marque os arquivos com rótulos como “Jurídico”, “Financeiro” ou “Pessoal” e, em seguida, filtre por esses rótulos para localizar documentos específicos.
Além disso, o ClickUp Brain, assistente de IA integrado do ClickUp, lembra seus hábitos de pesquisa e melhora com o tempo, oferecendo resultados ainda mais precisos.
Por exemplo, se você costuma pesquisar “contratos” relacionados a clientes específicos, o ClickUp Brain priorizará esses resultados em pesquisas futuras. Isso significa que quanto mais você usa a plataforma, mais inteligente ela fica, permitindo que você encontre arquivos com mais rapidez e precisão.
Leia mais: Controle seu tempo com os 10 melhores aplicativos de calendário para Mac
Não deixe que a desorganização digital atrapalhe seu trabalho
Há coisas mais importantes a fazer do que perder tempo valioso procurando documentos importantes, pois as ineficiências podem se acumular rapidamente.
Em vez disso, assuma o controle do seu tempo com uma organização estratégica dos arquivos.
Estruturar adequadamente seus arquivos reduz distrações, minimiza erros e garante operações mais tranquilas. Essa prática é essencial para coordenar projetos de grande escala, gerenciar registros de clientes e supervisionar documentos confidenciais.
Felizmente, o ClickUp oferece as ferramentas para criar um espaço de trabalho centralizado e eficiente — desde organizar tarefas com a Hierarquia do ClickUp e utilizar a Visualização de Lista para filtragem detalhada até aproveitar recursos avançados como IA.
Então, o que você está esperando? Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo e comece a usar.