A área de trabalho do seu Mac é uma selva caótica de arquivos, ícones e pastas?
Aqui está a verdade: arrumar a área de trabalho do Mac não é ciência de foguetes.
Claro, há muitos aplicativos de produtividade para Mac usuários.
Mas, às vezes, você só precisa de alguns dicas de organização digital para fazer tudo certo.
Nesta postagem do blog, ensinaremos passo a passo como organizar arquivos no Mac. Também discutiremos como você pode estender essa estrutura para um software de gerenciamento de projetos completo, como o ClickUp.
12 maneiras de organizar arquivos e pastas no Mac
1. Organizar itens em pastas
Em seu Mac, clique no ícone "Finder" (o ícone de rosto azul e branco) no "Dock" para abrir a janela "Finder".
Você poderá visualizar a guia 'Recents' que lista todos os seus arquivos mais recentes, independentemente de onde eles estejam armazenados no sistema.
Agora, navegue até o local onde você deseja criar a pasta de documentos. Vamos supor que você queira que tudo esteja na área de trabalho para este exemplo. Clique na guia "Área de trabalho" em "Favoritos" no menu lateral da janela do "Finder".
Em seguida, pressione as teclas "Shift-Command-N" para criar uma nova pasta na "Área de trabalho" Essa pasta servirá como um local temporário para reunir todos os arquivos soltos antes de começar a organizá-los.
Uma pasta chamada "Untitled Folder" (Pasta sem título) aparecerá na tela.
Renomeie a pasta para "Organize" e, em seguida, clique e arraste-a para a seção "Favorites" (Favoritos) da barra de menu lateral do "Finder" (logo abaixo de "Desktop"), conforme mostrado na captura de tela abaixo.
Dica profissional: Você pode fazer isso com vários arquivos simultaneamente - basta pressionar e manter pressionada a tecla "Command" e, em seguida, clicar nos itens (não é necessário que estejam um ao lado do outro) e arrastá-los para a pasta.
Você também pode rapidamente agrupar itens na área de trabalho em pastas . Selecione todos os itens que deseja agrupar, clique com a tecla Control pressionada em um dos itens e selecione Nova pasta com seleção. Lembre-se de que os itens bloqueados não podem ser agrupados.
2. Criar subpastas
Retorne à pasta "Organize" e **crie subpastas para cada categoria principal na qual deseja organizar seus próprios arquivos
Para este exemplo, escolhemos as seguintes categorias: "Pasta de documentos", "Modelos do YouTube", "Mídia de estoque", "Modelos PPT", "Capturas de tela de software", "Materiais de marketing" e "Tutoriais de instalação de aplicativos"
3. Mesclar pastas semelhantes
Embora isso possa parecer a localização de pastas duplicadas, não é simples. Por exemplo, se você criar uma pasta com o mesmo nome para o mesmo local, poderá sobrescrever acidentalmente a primeira pasta e perder informações valiosas.
Mas, como na maioria das coisas, há uma saída.
Na verdade, aqui estão duas maneiras de mesclar pastas com segurança em um Mac.
Mesclar pastas usando o Finder
Ao adicionar uma pasta a um local que já tenha uma pasta com o mesmo nome, será exibida uma mensagem perguntando se você deseja interromper esse processo, substituir a pasta no local ou mesclar as duas. Se você tiver arquivos diferentes com o mesmo nome, deverá escolher "Parar" para evitar que os arquivos sejam substituídos.
Agora, caso queira manter as duas pastas, arraste a pasta e mantenha pressionada a tecla Option antes de soltá-la para ter uma nova opção chamada "Merge" (Mesclar). Clique nela.
Os arquivos com o mesmo nome terão um "2" adicionado ao nome do arquivo, garantindo que você mantenha o arquivo original e o novo sem perder nenhum conteúdo.
Mesclar pastas usando o Terminal
O segundo método **utiliza o Terminal e um comando chamado "ditto". Isso mesclará o conteúdo de duas pastas, incluindo todas as subpastas dentro delas.
Abra o Terminal e digite: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Você deve adicionar os nomes reais das pastas no lugar de "source_folder" e "target_folder"
Além disso, em vez de digitar o caminho da pasta, você pode arrastar e soltar as pastas na janela do Terminal.
4. Favorite suas pastas
Se houver muitas pastas e subpastas, a localização de uma pasta específica que você usa com frequência ou para necessidades especiais pode se tornar difícil. A boa notícia é que você pode adicionar qualquer pasta aos seus Favoritos na barra lateral do Finder. Veja como fazer isso:
- Abra uma nova janela do Finder
- Encontre a pasta que você deseja adicionar como favorita
- Arraste-a para a barra lateral
5. Classificar arquivos por tipo
Você também pode classificar seus arquivos por "Tipo" para agrupar arquivos semelhantes (PDFs, imagens, documentos, etc.).
Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da pasta de downloads e escolha 'Sort by'> 'Kind.' Isso o ajudará a ver quais arquivos você tem e para onde movê-los.
Depois de classificar os arquivos de acordo com a forma como deseja categorizá-los, mova-os para as subpastas apropriadas. Por exemplo, fotos e vídeos vão para a pasta "Stock media" e capturas de tela vão para a pasta "Software screenshots".
6. Usar tags
Para priorizar arquivos importantes, **clique com o botão direito do mouse em um arquivo, selecione "Tags" e atribua tags personalizadas, como "Urgente" ou "A fazer".
Você pode acessar rapidamente os arquivos marcados clicando na cor correspondente em "Tags" na barra lateral do "Finder".
Leia mais: 10 melhores aplicativos de lista de tarefas para Mac
7. Experimente as pastas inteligentes
Para agrupar arquivos dinamicamente em seu Mac, abra o Finder e vá para "File" > "New Smart Folder"
Em seguida, clique no botão (+) no canto superior direito da janela ao lado de "Salvar" para adicionar um critério de pesquisa.
Você terá dois menus suspensos para fazer sua seleção.
Neste exemplo, escolhemos "Last modified date" (data da última modificação) e "before" (antes) para acessar rapidamente todos os arquivos que se encaixam nesse critério (sem movê-los de seus locais originais).
Clique no botão "Save" (Salvar) no canto superior direito da janela e dê um nome ao seu "Smart Folder"
A "Smart Folder" aparecerá automaticamente no menu lateral "Favorites".
Dica profissional: Se você tiver duas pastas com o mesmo nome em locais diferentes, mantenha pressionada a tecla "Option" e arraste uma pasta sobre a outra. Quando solicitado, selecione "Mesclar" para combinar o conteúdo das duas pastas. Isso elimina as duplicatas ao combinar os arquivos.
8. Desenvolva seu sistema de nomenclatura de arquivos
Criar estratégias de organização de arquivos com um sistema de nomenclatura pode economizar seu tempo para encontrar arquivos.
Com base em seu fluxo de trabalho ou documentos pessoais, inclua o seguinte em seu nome de arquivo:
- Um nome pessoal ou de projeto
- Descrição desse arquivo específico
- A data em que você começou a trabalhar no arquivo
- Qualquer número de versão
- Suas iniciais, se for um arquivo que você enviará a outras pessoas
Lembre-se de que, dependendo da visualização do Finder, seus arquivos serão organizados em ordem alfabética.
Dica profissional: Colocar a data no início do nome do arquivo ajudará a mantê-lo em ordem cronológica para ajudá-lo a buscá-lo mais rapidamente
9. Use pilhas para organizar arquivos automaticamente Pilhas na área de trabalho permitem organizar arquivos em grupos organizados na área de trabalho. As pilhas são semelhantes às pastas inteligentes, mas para sua área de trabalho. As pilhas podem ser agrupadas por tipo, data ou tags.
Por exemplo, se você agrupar por tipo, todas as suas fotografias aparecerão em uma pilha, as apresentações em outra, e assim por diante. Todos os novos arquivos adicionados são imediatamente movidos para a pilha apropriada, permitindo que você mantenha tudo em ordem sem esforço.
Verifique se você está na área de trabalho e clique em View > Use Stacks > Tags
Para visualizar, abrir ou fechar uma pilha, basta clicar nela e os arquivos serão expandidos para a área de trabalho. Mas se você quiser visualizar os arquivos sem abrir a pilha, basta fazer o seguinte:
- Mova o mouse sobre uma pilha
- Passe o mouse para a esquerda ou para a direita com o trackpad ou o mouse, o ícone da pilha e o nome serão alterados para corresponder a cada arquivo da pilha
- Clique duas vezes no arquivo desejado para abri-lo
10. Armazenar arquivos no iCloud Drive
Com o iCloud Drive, você pode sincronizar suas pastas e arquivos em vários dispositivos. Isso ajudará a recuperar arquivos em seus dispositivos Apple se você usar vários iPads ou iPhones
Veja como ativar o iCloud Drive em seu Mac:
- Abra as Configurações do sistema.
- Clique em Apple ID > iCloud.
- Ative o iCloud Drive.
- Clique novamente em iCloud Drive
- Selecione Options (Opções) para escolher as pastas e os aplicativos que deseja sincronizar com o Mac
Dica profissional: Se você ativar a área de trabalho e os documentos do iCloud se você tiver uma conta iCloud, poderá obter os mesmos itens da área de trabalho em outro Mac fazendo login com a mesma conta iCloud e ativando o iCloud Desktop and Documents nesse Mac.
11. Organize os arquivos em sua área de trabalho
Além de classificar seus arquivos na área de trabalho por nome, tipo, data de adição, tamanho, tags etc., você também pode alterar a exibição das pastas pelo tamanho do ícone, espaçamento da grade, tamanho do texto e mais. Alinhar e redimensionar itens de acordo com sua preferência para obter uma área de trabalho mais personalizada e estética. Você também pode reorganizar os arquivos de forma organizada quando desejar - basta clicar na área de trabalho, escolher View > Clean Up By e selecionar como deseja organizar os arquivos.
12. Use aplicativos externos
Por fim, você pode usar aplicativos de terceiros para organizar seus arquivos e pastas com eficiência, se preferir. Eles não apenas ajudam a rastrear e excluir facilmente arquivos duplicados, mas também ajudam a procurar e limpar a desordem de downloads.
É isso aí!
Com essas etapas, você está no caminho certo para ter uma área de trabalho do Mac organizada. O segredo é a consistência - reserve alguns minutos diários para organizar arquivos e pastas em seu sistema, e logo isso se tornará natural.
Lembre-se de que um pouco de esforço hoje lhe poupará muitos problemas no futuro.
Leia mais: Trabalhe de forma mais inteligente: explore as 10 melhores ferramentas de IA para Mac
Organize seus arquivos sem esforço com o ClickUp
Agora que você já aprendeu Hacks para MacBook para organização de arquivos, por que parar por aí? Vamos dar um passo adiante e explorar o ClickUp, um software eficaz de gerenciamento de tarefas que vai além das soluções de gerenciamento de tarefas e arquivos.
O software de gerenciamento de documentos inclui recursos avançados como o ClickUp Docs para organização de arquivos, o que o torna uma ótima opção para pessoas que desejam otimizar seu espaço de trabalho digital.
Ele fornece ferramentas e funcionalidades avançadas para categorizar, pesquisar e otimizar seus documentos de texto, tarefas e projetos de forma dinâmica e colaborativa.
Fale sobre como ser mais organizado no trabalho .
Ficou intrigado?
1. Explore os documentos do ClickUp
Para começar, Documentos do ClickUp pode funcionar como um gabinete de arquivamento digital para armazenar com eficiência as informações do cliente.
Digamos que você dedique um Doc por cliente para vincular ativos críticos, como contratos, resumos de projetos, faturas e modelos de diretório . Você também pode incorporar arquivos do Google Drive ou do Dropbox diretamente no documento para facilitar o acesso.
Crie e conecte documentos, wikis e muito mais aos fluxos de trabalho de seu projeto
Se os arquivos e pastas relacionados ao cliente estiverem armazenados localmente (por exemplo, no seu MacBook), basta arrastá-los para o documento ClickUp apropriado. **Isso mantém tudo em um só lugar e você pode evitar alternar entre aplicativos ao fazer seu trabalho
Você também pode criar links compartilháveis e gerenciar permissões para os membros de sua equipe em seus ClickUp Docs. Seus controles de privacidade e edição garantem que somente as pessoas certas possam visualizar e acessar informações confidenciais.
Para ir além, crie ClickUp Tasks para cada cliente, anexe os documentos correspondentes, defina datas de vencimento e atribua membros da equipe. Essa integração simplifica seu gerenciamento de documentos fluxo de trabalho e organização de projetos.
Leia mais: 10 melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas para usuários de Mac
2. Guia de hierarquia de projetos do Leverage ClickUp
Em seguida, vem o Guia de hierarquia de projetos do ClickUp que permite que você veja o panorama geral sem perder nenhum detalhe relevante.
Vamos lhe explicar como.
Em cada espaço de trabalho da plataforma, você pode criar espaços para projetos ou departamentos específicos, como "Marketing" ou "Projetos de clientes" Cada espaço pode conter "pastas" para organizar arquivos relacionados.
Mantenha os arquivos organizados com o Guia de Hierarquia de Projetos do ClickUp
Essa hierarquia garante que cada arquivo tenha seu lugar no sistema, facilitando a localização e o gerenciamento de seus documentos. Por exemplo, em um espaço "Client Projects" (Projetos de clientes), crie uma pasta para cada cliente que contenha listas de contratos, faturas e entregas.
3. Usar as listas do ClickUp
Use Visualização de lista ClickUp para impulsionar essa organização usando critérios de definição como tipos de arquivos, nomes de pastas e arquivos, prazos e status de prioridade como "Em uso", "Arquivado" ou "Em revisão"
Gerencie tarefas com listas de tarefas clássicas usando a Visualização de lista no ClickUp
Você também pode personalizar as listas com cores para indicar o status do projeto ou distinguir melhor seu trabalho visualmente. Mas isso não é tudo.
4. Experimente a Pesquisa Universal no ClickUp
Precisa encontrar um determinado arquivo rapidamente?
Basta digitar o nome dele na barra de pesquisa e o ClickUp exibirá exatamente o que você está procurando, esteja ele no espaço de trabalho do ClickUp, em um aplicativo conectado (por exemplo, Dropbox, Slack e Google Drive) ou em sua unidade local. Esse é o poder do Pesquisa universal no ClickUp .
Obtenha resultados de pesquisa mais personalizados e relevantes no ClickUp Universal Search
Por exemplo, você pode filtrar tarefas por prazos para identificar o que exige atenção urgente, como propostas que devem ser entregues em breve ou renovações de contratos que estão por vir. Ou marque os arquivos com etiquetas como "Jurídico", "Financeiro" ou "Pessoal" e, em seguida, filtre por essas etiquetas para localizar documentos específicos.
E mais, Cérebro ClickUp o ClickUp Brain, o assistente de IA integrado do ClickUp, lembra seus hábitos de pesquisa e melhora com o tempo, fornecendo resultados ainda mais precisos.
Tenha todas as suas consultas de pesquisa de arquivos respondidas com precisão com o ClickUp Brain
Por exemplo, se você pesquisar frequentemente por "contratos" relacionados a clientes específicos, o ClickUp Brain priorizará esses resultados em pesquisas futuras. Isso significa que quanto mais você usa a plataforma, mais inteligente ela fica, permitindo que você encontre arquivos com mais rapidez e precisão
Leia mais: Domine seu tempo com o 10 melhores aplicativos de calendário para Mac
Não deixe que a desordem digital atrase seu fluxo de trabalho
Há coisas mais importantes a fazer do que perder um tempo valioso procurando documentos essenciais, pois as ineficiências podem se acumular rapidamente.
Em vez disso, assuma o controle de seu tempo com a organização estratégica de arquivos.
A estruturação adequada de seus arquivos reduz as distrações, minimiza os erros e garante operações mais tranquilas. Essa prática é essencial para coordenar projetos de grande escala, gerenciar registros de clientes e supervisionar documentos confidenciais.
Felizmente, o ClickUp fornece as ferramentas para criar um espaço de trabalho centralizado e eficiente - desde a organização de tarefas com a Hierarquia do ClickUp e a utilização do List View para filtragem detalhada até o aproveitamento de recursos avançados como a IA.
Então, o que está esperando? Registre-se no ClickUp gratuitamente hoje mesmo e comece a trabalhar.