O trabalho do conhecimento cresceu exponencialmente, mais do que qualquer outro setor, nos últimos anos. Algumas das empresas mais valiosas do mundo, como Apple, Alphabet, Amazon e Microsoft, são todas empresas de tecnologia.
O crescimento dos empregos, bem como os salários mais altos, estão todos em funções habilitadas para a tecnologia. "As funções que mais crescem em relação ao seu tamanho atualmente são impulsionadas pela tecnologia, digitalização e sustentabilidade" constata o Fórum Econômico Mundial (WEF).
De fato, de acordo com o estudo do WEF as habilidades cognitivas, como pensamento analítico, pensamento criativo, resiliência, autoconsciência, curiosidade e alfabetização tecnológica, estão no topo da lista das habilidades mais procuradas.
As habilidades analíticas e comportamentais dominam a demanda do mercado (Fonte: WEF) /%img/: WEF )
Em essência, o valor real na economia do conhecimento será, bem, o conhecimento. No entanto, os funcionários têm dificuldades para acessá-lo. O Gartner descobriu recentemente que 47% dos funcionários têm dificuldades para encontrar as informações de que precisam para realizar seu trabalho. Boa parte dos 32% já tomou decisões erradas por causa disso.
Alguns dos motivos mais comuns para isso são:
Expansão de aplicativos: Informações espalhadas por muitos aplicativos sem uma maneira consolidada de acessá-las.
Dados desorganizados: Já sentiu que tem muitas planilhas para o mesmo relatório, mas não tem confiança em nenhuma delas? Isso!
Acesso limitado: O labirinto de aplicativos cria problemas de controle de acesso e, muitas vezes, os funcionários não se dão ao trabalho de passar pela burocracia para obter acesso.
Falta de treinamento: As organizações presumem que seus funcionários sabem como procurar e encontrar informações rapidamente. Bem, elas estão erradas.
Gestão do conhecimento: Acima de tudo, o conhecimento organizacional nem sempre é documentado, etiquetado, organizado, armazenado e atualizado de forma eficaz.
Uma solução emergente para essas lacunas é a base de conhecimento de IA. Nesta postagem do blog, exploraremos o panorama geral e os detalhes mais profundos do aproveitamento da IA para a base de conhecimento de sua organização. Também explicaremos como criar uma base e mantê-la otimizada.
O que é uma base de conhecimento de IA?
Uma base de conhecimento de IA é um hub centralizado das informações da organização, acessível aos usuários sob demanda por meio de uma interface de bate-papo inteligente. Em resumo, é um chatbot que pode responder às suas perguntas com base em todos os seus dados, mesmo que estejam espalhados por várias fontes.
O que implica uma base de conhecimento de IA?
Alguns dos principais componentes da Ferramentas de IA para gestão do conhecimento são:
- Dados: A consolidação de dados estruturados e não estruturados disponíveis em toda a organização
- Aprendizado de máquina: A capacidade da ferramenta de processar, compreender e apresentar informações relevantes sob demanda
- Processamento de linguagem natural (NLP): A capacidade da ferramenta de entender as perguntas/prompts dos usuários apresentados em linguagem humana
- Chatbot: A base de conhecimento de IA é normalmente um chatbot ou uma interface de conversação com a qual os usuários interagem
Como funciona uma base de conhecimento de IA?
Em sua essência, uma base de conhecimento de IA é semelhante a uma base tradicional. Ou seja, ambas as bases de conhecimento selecionam/criam, organizam e apresentam informações para os funcionários usarem. No entanto, a IA aumenta exponencialmente sua eficácia e usabilidade.
Os modelos de aprendizado de máquina analisam os dados e os organizam automaticamente. Com base em palavras-chave, os modelos marcam informações de artigos, planilhas, documentos e outros formatos para ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), gerenciamento de projetos, recursos humanos, etc.
Eles criam uma rede de dados conectados para apresentar respostas quando uma pergunta é feita.
Como uma base de conhecimento de IA é diferente de uma base de conhecimento tradicional?
A base de conhecimento de IA é uma atualização da tradicional. Veja como.
Estrutura
Para começar, a tradicional software de gerenciamento de conhecimento normalmente inclui uma série de artigos ou documentos interconectados. O manual de instruções de qualquer coisa que você já tenha comprado é o exemplo perfeito de uma base de conhecimento simples.
Uma base de conhecimento de IA é um histórico de dados organizados e marcados adequadamente. No entanto, os usuários não precisam passar por todos eles para acessar as informações, que é o próximo ponto.
Acesso
As bases de conhecimento tradicionais são acessadas por meio de um portal ou de uma pasta. Espera-se que os usuários "pesquisem" se os dados forem pesquisáveis ou examinem os documentos/páginas da Web para obter o que precisam.
Em uma base de conhecimento, o acesso é feito por meio de um chatbot interativo ao qual você faz uma pergunta e obtém uma resposta simples.
Processamento
Em uma base de conhecimento tradicional, você obtém as informações e precisa processá-las por conta própria. Por exemplo, se você quiser saber o preço de uma ferramenta para 52 usuários, a base de conhecimento tradicional diria: "O preço por usuário é de US$ 15 até 50 usuários e US$ 12 por usuário depois disso" Você mesmo precisa fazer os cálculos.
Uma base de conhecimento de IA calculará o preço e lhe dará um número.
Quais são alguns tipos de conteúdo de base de conhecimento?
Diferentemente das bases de conhecimento tradicionais, as baseadas em IA são capazes de processar maior volume, variedade e velocidade de conteúdo. Alguns tipos comuns de conteúdo que suportam uma base de conhecimento de IA são:
Conteúdo estruturado: Normalmente, é o que suas bases de conhecimento tradicionais usariam. Inclui artigos, perguntas frequentes, manuais de instruções, etc.
Conteúdo não estruturado: Além do conteúdo estruturado, as bases de conhecimento de IA podem consumir informações de e-mails, chats, CRMs/ferramentas de gerenciamento de projetos, publicações em mídias sociais etc., mesmo que não estejam formatadas de forma consistente. Algumas ferramentas de IA também podem entender imagens e outros arquivos multimídia.
Essa é a maior vantagem de usar uma base de conhecimento de IA. No entanto, não é a única. Vamos dar uma olhada em outros benefícios de uma base de conhecimento alimentada por IA.
Benefícios de uma base de conhecimento com IA
Uma base de conhecimento com IA é uma nova maneira de fazer as coisas. Ela muda a abordagem de um funcionário para encontrar informações, de vasculhar artigos ou assistir a vídeos para fazer as perguntas certas. Isso pode ser um fator disruptivo estratégia de gestão do conhecimento com uma curva de aprendizado acentuada. Então, por que fazer isso?
Velocidade
Uma base de conhecimento com IA torna significativamente mais rápido o acesso às informações e a obtenção de respostas. Ela elimina a necessidade de vasculhar documentos, tentar vários termos de pesquisa, avaliar se é a informação de que você precisa etc. A IA leva você diretamente à resposta.
Bônus: Oito dicas para melhorar gerenciamento do tempo com uma base de conhecimento **Simplicidade
Para aqueles que estão familiarizados com a era da Internet, as bases de conhecimento de IA são extraordinariamente simples de usar. Assim como pesquisar algo no Google, você pode fazer perguntas com a mesma naturalidade com que falaria com outra pessoa. As aplicações disso em áreas como integração de funcionários e treinamento no trabalho podem ser enormes.
Produtividade
As bases de conhecimento de IA economizam muito tempo. Elas minimizam drasticamente o 30% do tempo que os profissionais do conhecimento gastam na pesquisa para obter informações, melhorando a produtividade e a eficiência do fluxo de trabalho.
Experiência do usuário
Já tentou resolver um problema com seu telefone ou conta de e-mail? Você se lembra de como é percorrer páginas e páginas de informações para tentar resolver um problema simples?
As bases de conhecimento de IA mudarão isso. Elas oferecem aos usuários uma interface inteligente, fácil de usar e interativa. Elas mantêm a conversa contextualizada, com base nas perguntas anteriores do usuário. Esse tipo de personalização pode ser especialmente transformador para o atendimento ao cliente!
Se esses benefícios o convenceram a experimentar as bases de conhecimento de IA, aqui estão algumas das melhores ferramentas de software para ajudá-lo.
Melhor software de base de conhecimento de IA
O software que você escolhe para criar sua base de conhecimento faz toda a diferença. Aqui estão alguns dos melhores softwares de base de conhecimento ferramentas para você dar uma olhada.
1. ClickUp: A melhor base de conhecimento de IA para projetos
O ClickUp é um software de gerenciamento de local de trabalho completo, impulsionado pelo poder da IA. Cérebro do ClickUp é a primeira rede neural que conecta suas tarefas, documentos e pessoas de forma inteligente.
A base de conhecimento de IA simples, eficaz e superalimentada
O maior diferencial do ClickUp Brain é que o gerenciador de conhecimento de IA fornece respostas instantâneas de qualquer trabalho que esteja dentro da plataforma ou integrado a ela.
Por exemplo, no ClickUp, ele pode responder a perguntas sobre quem está trabalhando em quê ou como é o burndown para este sprint. Por outro lado, se você integrou seu Google Calendar ao ClickUp, a IA pode responder a perguntas sobre sua agenda.
Além do AI Knowledge Manager, o ClickUp Brain também automatiza atualizações, standups, relatórios de progresso, revisão, criação de transcrições de vídeos, etc.
Preço: Você pode adicionar o ClickUp Brain a qualquer plano pago por US$ 7 por membro do Workspace por mês.
2. Zendesk: Melhor para suporte ao cliente
Via Zendesk A Zendesk é uma plataforma de atendimento ao cliente que integra comunicações por e-mail, chat, mídias sociais e autoatendimento. A ferramenta de IA captura informações de todas essas fontes para apresentar respostas contextuais.
Ela pode identificar tópicos que precisam de mais informações por meio da análise de consultas, tíquetes e reclamações de clientes. Seus recursos de IA generativa dão suporte à criação de conteúdo, criando primeiros rascunhos para que os especialistas revisem e editem.
No nível da interface, o chatbot da Zendesk é fácil de implantar e permite que você defina sua persona, transformando-o em um excelente companheiro digital para as equipes de atendimento ao cliente.
**Preço Os recursos de IA são integrados à assinatura do Zendesk, que começa em US$ 55 por agente por mês.
3. Slite: melhor para equipes remotas
Via Slite O Slite é uma base de conhecimento de IA projetada para facilitar o compartilhamento de informações entre equipes remotas. Sua interface amigável permite que as empresas criem wikis da empresa, mantenham anotações de reuniões, projetem fluxos de trabalho de integração, processos de documentos etc.
Seus recursos de IA melhoram a redação com resumos e verificações gramaticais. Ele oferece suporte a traduções em vários idiomas. Permite que você importe documentos do Notion, Google Docs ou outros formatos. Ele também se integra ao Slack, Trello, Figma e outras ferramentas para compartilhamento de informações.
**Preço Os planos começam em US$ 8 por membro, por mês.
4. Tettra: Melhor para gerenciamento de conhecimento interno
Via Tettra Tettra é um base de conhecimento interna para simplificar os dados organizacionais e oferecer melhor suporte aos funcionários. Sua integração com o Slack permite que os usuários encontrem respostas diretamente na ferramenta com a qual se sentem mais confortáveis.
Como a maioria das ferramentas, você pode importar conteúdo do Google Docs, Notion, arquivos de bloco de notas etc. Você pode destacar informações desatualizadas, identificar lacunas de conhecimento e manter a base de conhecimento sempre atualizada.
**Preço O preço da Tettra começa em US$ 4 por usuário por mês para o plano básico.
5. Notion: Para colaboração baseada em conhecimento
Via Noção O Notion combina o conhecimento do ChatGPT com suas informações organizacionais para criar uma interface holística para os usuários. Seu assistente de IA integrado ajuda você a obter respostas, criar conteúdo, escrever melhor, resumir documentos e muito mais.
Ele também pode resumir relatórios de progresso, criar itens de ação e identificar insights para tomar decisões importantes.
**Preço Você pode adicionar a IA ao seu espaço de trabalho Notion a partir de US$ 8 por membro, por mês.
Cada software de base de conhecimento de IA oferece recursos diferentes e atende a finalidades diferentes. Escolher o software certo e desenvolvê-lo com base nele afeta a eficácia de seu trabalho de conhecimento. Aqui está uma abordagem abrangente para criar sua própria base de conhecimento de IA.
Como criar uma base de conhecimento de IA
Criar uma base de conhecimento de IA significa mais do que escolher um software e fazer upload de arquivos. Tirar o máximo proveito da IA requer uma abordagem estruturada. A estrutura abaixo oferece um bom ponto de partida para configurar uma base de conhecimento de IA com um ferramenta de gerenciamento de conhecimento como o ClickUp .
1. Definir objetivos e escopo
Você pode configurar uma base de conhecimento para inúmeras finalidades, como autoatendimento para seus clientes, suporte de agente para suas equipes, experiência do funcionário para seus desenvolvedores, conhecimento geral para seus redatores etc. Cada uma dessas finalidades precisa de entradas, software e treinamento diferentes. Portanto, antes de configurar sua base de conhecimento, defina sua finalidade.
Objetivo
Esboce um objetivo simples para sua base de conhecimento de IA. Defina suas metas com clareza. Torne-as razoáveis e mensuráveis.
Escopo
Embora as bases de conhecimento de IA sejam poderosas, elas não são a panaceia para todos os problemas. Para torná-la eficaz, defina os limites de sua aplicação. Saiba o que está dentro e fora do escopo.
Usuários
Identifique quem usará a base de conhecimento e que tipo de informação eles precisarão. Use isso para tomar decisões ao longo do ciclo de vida.
2. Escolha o software e os modelos de IA corretos
Depois de conhecer seus objetivos, escolha o software certo para suas necessidades. Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer ao seu fornecedor de software.
- **O que a IA envolve? Um bom software de base de conhecimento deve integrar o aprendizado de máquina e a PNL para responder às perguntas dos usuários de forma eficaz
- **Que recursos ele oferece? Além de responder a perguntas, ele pode executar verificações ortográficas, fazer correções gramaticais, resumir relatórios, preencher formulários etc.?
- **Como é a interface? O chatbot é fácil de usar? Ele pode se adaptar ao tom e ao estilo de sua organização?
- **Com o que ele se integra? Uma base de conhecimento que integra e aproveita informações de várias ferramentas do espaço de trabalho pode ser um bônus extraordinário
- É dimensionável? À medida que sua organização e suas informações crescem, a ferramenta de IA pode ser dimensionada com você?
Todas as informações relacionadas ao projeto consolidadas em um só lugar com o ClickUp
Por exemplo, se você definiu seu objetivo como melhorar a eficiência do gerenciamento de projetos, o escopo como a prática de engenharia da sua organização e os usuários como gerentes de projeto, desenvolvedores e scrum masters, o ClickUp Brain é uma ótima ferramenta para isso.
No entanto, a pergunta mais importante que você precisa fazer sobre qualquer ferramenta de IA é se ela oferecerá transparência e capacidade de auditoria. A maioria das ferramentas de IA não informa suas fontes, ao contrário do ClickUp Brain.
Como relatado no Tech Crunch no início deste ano, "O que é bacana aqui, no entanto, é que o ClickUp criou o sistema de uma forma que não apenas cita todas as suas fontes, mas também pergunta proativamente ao usuário se deve criar documentos relevantes para ele com base nos resultados da consulta"
3. Reunir e organizar dados
O bom gerenciamento do conhecimento depende quase que inteiramente dos dados que você fornece a ele. Portanto, antes de implementar uma base de conhecimento, prepare seus dados.
Dados precisos
Reúna suas perguntas frequentes, a documentação do produto, os e-mails de instrução, etc. Examine todas as ferramentas que você usa e os dados que elas podem conter.
**Por exemplo, se você estiver criando uma base de conhecimento para as equipes de suporte ao cliente, talvez queira usar os dados das interações com os clientes no CRM, e-mails, chats ao vivo etc.
As dezenas de integrações do ClickUp facilitam a coleta e a organização de dados
Criar dados
Algumas informações podem estar disponíveis apenas na mente das pessoas. Normalmente, os funcionários seniores conhecem os processos e as práticas recomendadas, que podem não estar documentados. Nesses casos, escreva-os.
- Mantenha a linguagem simples e acessível aos usuários-alvo
- Simplifique o jargão com o qual os usuários talvez não estejam familiarizados
- Inclua recursos visuais como tabelas, diagramas, imagens etc.
Bônus:
Como criar um wiki
ClickUp Docs para criar artigos de base de conhecimento eficazes
O ClickUp Docs é uma forma limpa, fácil de usar e colaborativa de criar dados para a base de conhecimento. Incorpore marcadores, tabelas, imagens e muito mais para envolver seu documento. Compartilhe-o com as partes interessadas para obter comentários e atualizações. Converta itens do documento em tarefas e fique por dentro do progresso em tempo real.
Organizar dados
Coloque as informações nas pastas certas e marque-as adequadamente. Centralize os recursos de conhecimento no Docs Hub. Verifique qualquer documento do ClickUp e converta-o em uma base de conhecimento oficial para sua empresa. Se isso parece muito trabalhoso, o ClickUp tem uma série de modelos de base de conhecimento para escolher.
Modelo de base de conhecimento do ClickUp
Modelo da base de conhecimento do ClickUp pode facilitar esse processo para você. Esse modelo totalmente personalizável e amigável para iniciantes ajuda a criar e organizar seu conhecimento por categoria, departamento, processo e muito mais.
Para uma organização mais rápida dos dados, escolha uma ferramenta de IA que possa automatizar isso para você. O ClickUp Brain otimiza sem esforço sua base de conhecimento, categorizando, marcando e organizando automaticamente as informações.
4. Implemente a IA e teste-a
Carregue todos os dados que você coletou na plataforma de IA para treinamento. Plataformas como o ClickUp Brain vêm pré-treinadas com a capacidade de pegar seus dados e gerar respostas instantaneamente. Para uma implementação mais rápida, escolha uma ferramenta como essa.
Em seguida, depois de configurar a base de conhecimento de IA, teste-a. Faça as perguntas que você espera que os usuários façam. Crie um pequeno grupo de testadores beta da sua população de usuários para dar uma volta. Use essa oportunidade para identificar bugs, lacunas de informações ou imprecisões, se houver.
Embora existam vários produtos fantásticos para implementar sua base de conhecimento de IA, você não está totalmente livre de desafios. Aqui estão alguns obstáculos que você pode enfrentar e como superá-los.
Desafios e oportunidades na implementação de bases de conhecimento de IA
A implementação de uma base de conhecimento de IA está mais simples, mais acessível e mais econômica do que nunca. Isso não significa que seja fácil. Alguns dos desafios comumente enfrentados são os seguintes.
Falta de dados
A maioria das organizações não documenta ativamente o conhecimento sobre seus processos e projetos. Poucas têm sistemas usados há tempo suficiente para capturar dados suficientes sobre as atividades cotidianas. Sem os dados, as bases de conhecimento alimentadas por IA são prejudicadas.
Invista tempo na curadoria, criação e organização dos dados para uma implementação mais eficaz da base de conhecimento de IA.
Conteúdo desatualizado
O conhecimento organizacional precisa de atualizações regulares, sem as quais a IA estaria compartilhando conhecimento desatualizado com os usuários.
Defina cronogramas regulares para atualizações de dados. Marque cada documento com a hora da atualização para que você possa revisá-lo conforme necessário. Você também pode automatizar esse processo definindo lembretes de atualização. Por exemplo, você pode dizer que todos os documentos relacionados à conformidade precisam ser atualizados todos os anos.
Ferramenta inadequada
Nem toda ferramenta é projetada para fazer tudo. Um software projetado com o autoatendimento do cliente em mente pode não ser excelente para o envolvimento interno dos funcionários.
Não tenha pressa em avaliar várias ferramentas. Escolha uma que atenda exatamente às suas necessidades. Se ela não for adequada para você, pergunte ao fornecedor se ele pode personalizar a ferramenta para você.
Reinventar a roda
Uma base de conhecimento de IA funciona muito bem se for adicionada aos seus sistemas existentes. Se você já tiver uma base de conhecimento, não a jogue fora e comece do zero. Desenvolva-a.
Use a hierarquia de informações para estruturar o conteúdo de sua base de conhecimento de IA. Atualize os documentos e carregue-os em sua nova ferramenta.
O que estamos vendo hoje no mercado é apenas o começo das possibilidades que as bases de conhecimento de IA oferecem. O futuro parece mais brilhante.
O Futuro das bases de conhecimento de IA
As bases de conhecimento de IA estão se tornando cada vez mais populares e evoluirão para ter um impacto mais significativo em um futuro próximo.
IA de jornada completa
Seja para um cliente que deseja comprar um produto ou para um funcionário que está sendo integrado a uma nova organização, o futuro das bases de conhecimento de IA está em cuidar do processo de ponta a ponta.
A IA guiará o usuário por toda a sua jornada e o apoiará em cada etapa do caminho, preparando-o para o sucesso.
Chega de trabalho sobre trabalho
Atualmente, as empresas fazem muito "trabalho sobre trabalho". Por exemplo, os gerentes de projeto gastam tempo escrevendo notas de standup, monitorando quem fez o quê e quando, etc. O futuro da IA minimizará isso.
Geração automatizada de conhecimento
No futuro, as bases de conhecimento de IA serão capazes de entender os processos e criar documentação para eles.
Por exemplo, se um agente resolver uma reclamação específica de um cliente de uma determinada maneira, sem que haja uma entrada na base de conhecimento sobre isso, a IA do futuro criará essa entrada e a sinalizará para aprovação.
Transição mais suave do conhecimento para a ação
O próximo nível de Casos de uso de IA no gerenciamento do conhecimento passaria rapidamente da informação à ação. Por exemplo, se alguém perguntar sobre a política de empréstimo para funcionários de uma empresa, a IA poderá orientá-lo sobre a solicitação, a documentação necessária, os prazos etc.
Até o momento, a tecnologia de IA iniciou uma sólida jornada com a criação de conteúdo, automação e processamento de informações. O próximo estágio pode ser qualquer coisa, desde assistentes ativados por voz até ferramentas de codificação automática. No futuro, a IA será o que fizermos dela.
Capitalize seu conhecimento com o ClickUp Brain
O impacto do trabalho do conhecimento no mundo está crescendo a cada dia. A automação e o conhecimento estão ganhando força e substituindo rapidamente o trabalho manual. Em um mundo assim, acessar, analisar e usar informações é a habilidade mais valiosa. As bases de conhecimento de IA facilitam isso.
Uma boa IA software de compartilhamento de conhecimento simplifica a complexidade dos dados organizacionais para conectar os pontos e oferecer aos usuários uma visão mais completa. Ele automatiza o trabalho pesado e libera tempo - e a mente - para a solução criativa de problemas.
Uma ferramenta poderosa o suficiente para realizar tudo isso precisa ser bem pensada. O ClickUp Brain é exatamente isso. Projetado com base nos dados relacionados ao projeto no ClickUp e em todas as outras ferramentas que você integrou a ele, a IA obtém uma compreensão contextual do seu espaço de trabalho e oferece respostas claras e precisas.
De "Quais são minhas tarefas hoje?" a "Explique o processo de controle de qualidade para mim", o ClickUp Brain pode responder a qualquer pergunta com facilidade. E mais? Ele mostrará a fonte, criando confiança e transparência em seu relacionamento com a IA.
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