Criar um wiki é uma medida estratégica para construir um futuro melhor para sua empresa (organização) e os membros da equipe. Você está lançando as bases para centralizar as informações da empresa e construir um espaço colaborativo que crescerá com o tempo.
Essa colaboração aumenta a produtividade dos seus funcionários por meio de um melhor acesso às informações e orientações adequadas para navegar pelos processos internos. No entanto, criar seu próprio wiki requer tempo e um processo bem estabelecido.
Este blog aborda o processo passo a passo para criar um wiki com um dos melhores softwares wiki. Antes de entrarmos nesse assunto, discutimos a definição de um wiki, seus tipos e por que você deve criar um.
Como criar um wiki: etapas e práticas recomendadas
O que é um wiki?
Uma página wiki é um centro comunitário online onde os indivíduos trazem seus conhecimentos, insights e informações. Embora algumas plataformas wiki, como a Wikipedia, sejam acessíveis ao público, as organizações utilizam outras para reunir e gerenciar informações internas, permitindo que as equipes compartilhem conhecimentos e trabalhem juntas de forma mais eficiente.
Em um ambiente corporativo, uma página wiki é um cérebro coletivo que incentiva a colaboração entre os funcionários e o aprendizado entre colegas, além de centralizar todo o conhecimento dentro da empresa.
Pense nisso como uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que elimina silos de informação e dá a todos acesso às informações essenciais necessárias para realizar seu trabalho. Ao eliminar o caos de idas e vindas, sua equipe se concentra mais no que é essencial dentro do prazo determinado.
O que armazenar em um wiki da empresa
Aqui está uma lista do que você pode armazenar em um wiki da empresa:
- Políticas e procedimentos da empresa: código de conduta, manual do funcionário, calendário de feriados, diretrizes para trabalho remoto, etc.
- Cultura e valores da empresa: declarações de missão e visão, programas de reconhecimento de funcionários, iniciativas de DEI, pesquisas de satisfação dos funcionários e formulários de feedback, etc.
- Materiais de integração: organograma, recursos de treinamento específicos para cada função, introdução às ferramentas e softwares da empresa, perguntas frequentes para novos funcionários, pilha de tecnologia e como usá-la de forma eficaz.
- Documentação do projeto: objetivos e resultados esperados do projeto, atualizações de status, relatórios de progresso e muito mais.
- Informações sobre equipes e departamentos: fluxos de trabalho e ferramentas específicos de cada departamento, listas de contatos, funções e responsabilidades
- Base de conhecimento interna: documentação técnica, glossário de termos e siglas internas, guias práticos, relatórios de pesquisa e análises de mercado.
- Informações sobre produtos ou serviços: ofertas de serviços e principais recursos, especificações de produtos, planos de ação, atualizações futuras de produtos, notas de lançamento internas, histórias de sucesso de clientes, estudos de caso, análises competitivas etc.
- Treinamento e desenvolvimento: critérios e modelos de avaliação de desempenho, planos de desenvolvimento de habilidades, cronogramas de treinamento, recursos de aprendizagem e assim por diante.
- Comunicações internas: anúncios e atualizações para toda a empresa, boletins informativos internos, atas de reuniões, relatórios de desempenho financeiro, calendários de eventos da empresa, etiqueta de comunicação
- Suporte e recursos de TI: procedimentos de acesso ao sistema (VPN, configuração de e-mail etc.), protocolos de segurança e políticas de proteção de dados, guias de solução de problemas.
- Informações sobre clientes: políticas e procedimentos de suporte ao cliente, processos de integração de clientes, acordos de nível de serviço (SLAs)
- Informações de RH e folha de pagamento: cronograma e processos de folha de pagamento, inscrição e solicitações de benefícios, processos de solicitação e aprovação de licenças
- Legal e conformidade: regulamentos do setor e requisitos de conformidade, diretrizes de propriedade intelectual (IP), contratos e modelos legais, acordos de confidencialidade e não divulgação (NDAs)
- Planejamento de eventos e recursos: guias de planejamento de eventos, contatos e contratos de fornecedores, feedback e resultados de eventos anteriores.
Tipos de wikis
Existem dois tipos de wikis: wikis internas e externas. Vamos ver a diferença entre as duas, pois cada uma desempenha um papel diferente em termos de usabilidade.
Dependendo do seu objetivo, escolha o tipo certo para a sua empresa.
Wiki interno
Um wiki interno, também chamado de wiki privado, é um site fechado para seus funcionários que colaboram em tempo real para manter e atualizar as informações internas da empresa. O wiki da sua empresa se torna uma fonte de referência para eles quando querem aprender sobre regulamentos, verificar referências quando ficam em dúvida e obter conhecimento de especialistas.
O wiki interno permite que todos compartilhem notas e sugestões e contribuam com recursos, especialmente para uma equipe virtual.
As organizações armazenam dados proprietários e informações confidenciais sobre a empresa em páginas wiki internas. Hospede o wiki da equipe em seu próprio servidor ou em um serviço de hospedagem wiki para ter controle total sobre os dados e as páginas pessoais.
Se você está procurando segurança avançada para proteger seus dados, deve hospedar o wiki interno em seu servidor. Você precisa de uma equipe de TI para monitorar atualizações regulares e espaço de armazenamento na sintaxe do wiki.
Wiki externo
Wikis externos são wikis públicos acessados por qualquer pessoa com conexão à Internet. Uma página da Wikipedia é o melhor exemplo de um wiki externo que aceita contribuições de milhões de usuários em todo o mundo.
Um wiki de fãs é outro exemplo de wiki externo; é uma comunidade de pessoas que compartilham os mesmos interesses e adoram escrever sobre isso online.
Wikis externos também podem funcionar como sites de autoatendimento para reduzir as consultas dos clientes e diminuir o tempo de espera para responder às suas dúvidas.
A ideia é criar um wiki contendo os problemas mais comuns que os clientes provavelmente encontrarão e torná-lo acessível ao público.
Se um cliente tiver dificuldades, ele pode acessar o wiki e tentar resolver o problema por conta própria. Isso é vantajoso tanto para o cliente, pois seus problemas são resolvidos rapidamente, quanto para sua empresa, pois sua equipe de suporte pode se concentrar em resolver questões mais complexas.
Wikis internas e externas ajudam a centralizar o conhecimento sobre seus produtos e sua organização.
Razões para criar uma página wiki
Embora o conceito de wiki seja quase tão antigo quanto a internet, o uso de páginas wiki para aumentar a produtividade é relativamente novo. De modo geral, os wikis corporativos são usados para dois objetivos principais:
- Para encontrar informações e aprender algo
- Para contribuir com conhecimento e ensinar algo
Vamos nos aprofundar nos benefícios de criar um wiki.
Economize tempo
Wiki significa “rápido” em havaiano. É assim que a Wikipedia recebeu esse nome: um local para acesso rápido a informações.
Uma página wiki mantém sua equipe atualizada, tornando-se uma fonte de conhecimento completa que os ajuda a realizar o trabalho mais rapidamente. De funcionários experientes a novos contratados, todos precisam de informações rapidamente para realizar seu trabalho. Com um wiki da equipe, eles sabem onde estão os dados sem depender de outras equipes, como o departamento de TI.
Mas você precisa criar um wiki para evitar que eles sejam enviados a uma viagem improdutiva pelo labirinto de informações, o que custará um tempo considerável de suas horas produtivas. O resultado é baixa produtividade e esgotamento dos funcionários.
Exemplo: Jenna ingressou recentemente na sua equipe de design. Em vez de procurar as diretrizes da marca, o tom e os padrões de design, ela acessa a seção “Guia de estilo” do seu wiki. Jenna obtém acesso instantâneo às diretrizes e padrões. O mesmo se aplica quando ela deseja saber mais sobre as políticas da empresa e o código de conduta no local de trabalho.
Incentive a colaboração
Os sites wiki são ótimas plataformas para incentivar a colaboração entre funcionários de diferentes equipes. As organizações criam wikis como sistemas de conhecimento que dependem do trabalho em equipe, das contribuições e dos aportes de diferentes usuários.
Pense nos artigos wiki como uma plataforma para os funcionários compartilharem suas ideias e pensamentos, adicionarem páginas e conteúdo, consultarem as diretrizes da comunidade e atualizarem o material para que ele seja relevante para os tempos atuais.
Isso é especialmente útil para equipes que trabalham em um ambiente remoto ou híbrido. Fusos horários diferentes obstruem o fluxo de informações entre equipes que trabalham juntas em um projeto. Um wiki resolve esse problema, tornando-se uma fonte comum para obter todas as atualizações mais recentes sobre o projeto e evitar atrasos, independentemente da localização das equipes.
À medida que seus funcionários começam a perceber os benefícios dos sites wiki, eles naturalmente participam para torná-los uma fonte mais robusta de conhecimento institucional.
A melhor parte é que isso não se limita apenas aos funcionários experientes; os novos membros da equipe também têm um espaço para compartilhar e adquirir conhecimento desde o início.
Organize o conteúdo
Os wikis podem lembrá-lo de ferramentas familiares, como planilhas. Afinal, as planilhas são conhecidas por lidar com grandes quantidades de dados.
No entanto, há duas áreas em que as planilhas ficam muito aquém dos sites wiki: colaboração e organização. Já explicamos a primeira; vamos nos concentrar na organização.
O wiki permite que os usuários adicionem tags ao conteúdo e criem categorias com um layout estruturado. As tags são ferramentas do wiki que permitem aos usuários obter informações mais rapidamente. Os membros da equipe marcam uns aos outros para indicar a fonte e evitar confusão.
Essa forma de organizar o conteúdo também é benéfica ao integrar novos stakeholders (fornecedores, vendedores, agências etc.).
Tradicionalmente, a integração envolve uma enxurrada de trocas de e-mails e documentos dispersos. O site Wiki externo permite que seus novos stakeholders acessem facilmente diretrizes de conformidade, protocolos de colaboração e cronogramas de projetos em diferentes categorias em uma única fonte.
Vincule informações relacionadas
Outra característica notável dos sites wiki é sua capacidade de vinculação. Um link usando código CSS é um hiperlink para outras páginas relacionadas ou páginas da web externas.
Esse recurso de links internos torna o wiki mais poderoso, pois permite que o usuário acesse detalhes específicos de um projeto ou informação sem sair do site wiki.
O fluxo ininterrupto de informações também torna o wiki uma fonte fácil de aprendizado para seus novos funcionários. Permita que eles explorem todo o wiki em seu próprio ritmo, sem precisar gastar horas desnecessárias procurando conhecimentos relevantes em outras páginas e artigos.
Além disso, um wiki é um sistema de gerenciamento de conteúdo de código aberto com recursos colaborativos e permite que você crie contas de usuário individuais com acesso baseado em funções.
Revisões de conteúdo
Ter seu próprio wiki é uma conquista significativa, mas é apenas a ponta do iceberg. Os principais colaboradores continuam editando o conteúdo do wiki da equipe para se manterem atualizados com as mudanças nas demandas do negócio.
No entanto, você precisa usar uma das plataformas wiki mais populares e contar com ferramentas de processamento de texto para rastrear as revisões online. Retornar ao conteúdo wiki original só é possível se alguém tiver mantido o botão de histórico de revisões ativado durante a edição.
Um software ou plataforma wiki salva cada versão revisada das alterações, e os administradores têm a palavra final para monitorar o que entra no wiki e o que não entra. O mecanismo integrado facilita o rastreamento das alterações e quando outros usuários as fizeram.
Como criar uma página wiki
Siga estas etapas para criar um wiki eficaz para sua empresa. Mais tarde, também mostraremos como o ClickUp pode ajudar.
Etapa 1: Defina o objetivo e o escopo
Determine o objetivo principal do wiki. É para documentação interna, compartilhamento de conhecimento, integração de novos funcionários ou todos os itens acima? Definir isso ajudará a moldar o conteúdo e a estrutura.
Depois de esclarecer o objetivo, decida que tipos de informações você incluirá no wiki.
Etapa 2: Escolha a plataforma wiki
Selecione uma plataforma wiki que atenda às necessidades da sua organização. Algumas opções populares incluem:
- ClickUp: excelente para criar wikis colaborativos e interligados.
- Confluence (da Atlassian): excelente para equipes que utilizam o Jira e outras ferramentas da Atlassian.
- Google Sites: simples e econômico para wikis básicos
- SharePoint: ideal para equipes que já utilizam as ferramentas do Microsoft Office.
- Gitbook: uma plataforma ideal para publicar conhecimento técnico
- MediaWiki: uma plataforma flexível e de código aberto frequentemente usada para wikis maiores.
- Helpjuice: Projetado para armazenar informações de atendimento ao cliente
Leia mais: Melhor software wiki interno para empresas
Etapa 3: Planeje a estrutura
Defina categorias amplas para o seu wiki e divida cada uma delas em subcategorias ou páginas mais específicas. Vincule todas elas com uma estrutura de menu bem organizada para tornar o wiki mais acessível.
Por exemplo, as equipes de RH podem decidir dividir um wiki em categorias como “Políticas”, “Projetos Especiais”, “Programas de Integração” e assim por diante. Na categoria “Políticas”, elas podem ter subcategorias como “Políticas de Licença”, “Benefícios”, “Código de Conduta” etc.
Etapa 4: Configure permissões de segurança e controle de acesso
Defina quem terá acesso ao wiki e qual nível de acesso essas pessoas devem ter (por exemplo, visualizar, editar ou gerenciar). Decida se o wiki será aberto a todos na empresa ou se determinadas páginas devem ser restritas a departamentos específicos (por exemplo, RH ou TI).
Nesse momento, você também deve definir algumas regras de uso. Especifique as diretrizes que deseja que os funcionários sigam e o processo para atualizar wikis existentes.
Etapa 5: Preencha o wiki com conteúdo
Comece reunindo todos os documentos, políticas e conhecimentos que você planeja adicionar ao wiki. Isso pode envolver a colaboração entre departamentos.
Comece criando páginas para cada categoria e subcategoria. Procure manter as informações em cada página concisas, claras e relevantes. Quando apropriado, vincule as páginas entre si para facilitar a navegação.
Etapa 6: Adicione recursos de colaboração
Escolha uma plataforma onde os membros da equipe possam deixar comentários ou fazer perguntas sobre páginas específicas do wiki. Isso promoverá a colaboração e permitirá que o wiki evolua ao longo do tempo.
Você também pode acompanhar as revisões para evitar a perda de informações e permitir a fácil reversão das alterações.
Etapa 7: Compartilhe o wiki e treine os membros da equipe
Depois que a estrutura básica e o conteúdo do wiki estiverem prontos, convide os funcionários a acessá-lo e incentive-os a contribuir. Se necessário, ofereça treinamento sobre como usar o wiki de maneira eficaz.
Melhores práticas para criar e usar um wiki
Para aproveitar ao máximo seu wiki, tenha em mente estas sugestões:
- Alinhe os membros da equipe e colegas sobre o uso do wiki como sua base de conhecimento interna.
- Crie modelos para diferentes tipos de páginas (por exemplo, documentação de projetos ou manuais do funcionário) e defina regras de formatação. Isso garante consistência na forma como as informações são apresentadas.
- Otimize-o para facilitar a pesquisa. Use palavras-chave relevantes e títulos de página claros para facilitar aos funcionários a localização de informações no wiki. Organize as páginas de forma lógica para tornar a navegação no wiki intuitiva. Se a plataforma escolhida suportar, marque as páginas com termos relacionados para melhorar os resultados da pesquisa.
- Designe uma equipe ou pessoa para verificar regularmente o wiki em busca de informações desatualizadas e atualizá-las para garantir a precisão.
- Forneça um mecanismo para que os funcionários enviem feedback ou sugiram alterações nas páginas wiki.
- Use análises para rastrear a frequência com que o wiki é acessado e quais páginas são as mais visitadas. Com base no feedback e nos dados de uso, ajuste a estrutura, o conteúdo ou as permissões para melhorar a eficácia do wiki.
Crie wikis sem esforço usando o ClickUp
Agora que você sabe como criar um wiki, vamos ver como o ClickUp facilita essa tarefa.
Aqui estão os três recursos que ajudarão você a criar, escrever e projetar suas páginas wiki sem que isso pareça uma tarefa árdua.
ClickUp Docs – O melhor software wiki interno para empresas
O ClickUp Docs é o lugar certo para começar a criar wikis. Ele permite que você crie e adicione conteúdo, além de editar documentos do zero. Para estruturar suas informações de maneira adequada, use as diversas opções de estilo disponíveis nos documentos, como marcadores, tabelas e marcadores.
O software wiki ClickUp permite que você colabore com seus colegas em tempo real. O recurso de colaboração instantânea e ao vivo permite que você monitore as alterações enquanto elas são feitas e adicione seus comentários para compartilhar suas ideias instantaneamente. Isso permite que o editor revise e refaça as edições antes de publicar as alterações.
Se as revisões exigirem discussões internas, marque os membros da equipe e atribua-lhes tarefas a partir do wiki para agilizar o trabalho. Ou simplesmente inicie uma mensagem instantânea usando o ClickUp Chat.
Sinta-se à vontade para incluir arquivos de mídia avançada, como vídeos tutoriais ou instrutivos, nos documentos. Adicione fluxogramas, diagramas e outros elementos interativos para tornar seu wiki visualmente atraente e fácil de entender.
Se você estiver documentando um processo ou compartilhando um tutorial, faça uma gravação rápida da tela com o ClickUp Clips e incorpore o vídeo ao seu wiki.
Além disso, o ClickUp permite que você conecte páginas wiki aos seus fluxos de trabalho existentes. Crie links para documentos existentes, adicione widgets nos documentos para atribuir tarefas e atualize o status do projeto para manter todos informados sobre o andamento. Dessa forma, as informações e os itens acionáveis ficam reunidos no mesmo lugar.
ClickUp AI – Criador de Wiki com IA
Mesmo os redatores mais experientes podem achar difícil criar novas páginas do zero em um wiki. Os modelos de redação de conteúdo do ClickUp ajudam os principais colaboradores a estruturar seu conteúdo. O melhor complemento para isso é o assistente de redação ClickUp Brain AI.
O AI Writer da ClickUp é uma das melhores ferramentas de redação com IA para escrever, editar e formatar conteúdo para suas páginas wiki. Se você estiver sem ideias, execute um prompt e prepare seu primeiro rascunho em segundos. O editor interno ajuda a aprimorar o conteúdo para torná-lo mais nítido e envolvente.
Precisa de um impulso criativo? O ClickUp Brain é o seu parceiro de brainstorming para estimular a sua criatividade, tornando o seu conteúdo divertido e relevante.
Use cabeçalhos pré-estruturados para formatar seu conteúdo e economizar tempo. Resuma suas notas de reunião e atualizações de tarefas e adicione-as ao seu wiki para garantir que nenhuma discussão crítica seja ignorada em seu software de gerenciamento de conhecimento.
Modelos ClickUp
O modelo ClickUp Wiki facilita muito o seu trabalho, simplificando o processo de organização e compartilhamento de conhecimento com suas equipes.
Modelos de base de conhecimento como este vêm com estilos prontos para a construção do repositório. Este design responsivo tem uma aparência limpa em todos os dispositivos, e os modelos são acessíveis em diferentes aplicativos.
Use status personalizados para criar tarefas e acompanhar o progresso da página wiki. Da mesma forma, adicione atributos para gerenciar sua plataforma wiki e páginas e obter informações mais precisas.
Criar um wiki é desafiador e demorado; no entanto, construir sua empresa e páginas Wiki é muito fácil com o software wiki certo, como o ClickUp.
O ClickUp é útil, especialmente quando seus fluxos de trabalho e projetos envolvem muitos documentos. Os modelos de wiki pré-construídos do ClickUp permitem que você crie processos operacionais padrão (SOPs) detalhados, diretrizes e instruções para sua equipe. Personalize os modelos para atender às necessidades do seu negócio e aos requisitos de informação.
Por exemplo, tenha um modelo de plano de comunicação nas páginas do seu wiki para comunicação interna e externa dentro da organização. Especifique o público-alvo, como se comunicar, a frequência da comunicação e a estrutura da mensagem do modelo.
Crie seu primeiro wiki hoje mesmo com o ClickUp
Com documentos colaborativos, IA integrada, modelos wiki e quadros brancos virtuais, o ClickUp é a ferramenta perfeita para criar wikis pessoais e empresariais. Mas isso não é tudo. Com o ClickUp, você também pode conectá-los a tarefas de projetos, organizar peças organizacionais em toda a empresa e permitir que todos colaborem.
Para um fluxo de informações em tempo real, o ClickUp se integra a outras ferramentas de gerenciamento de trabalho, aumentando a produtividade da sua equipe e a precisão dos dados.
Quer que seu primeiro wiki seja um grande sucesso? Inscreva-se no ClickUp.