Com mais de oito bilhões de visitas mensais e 300.000 colaboradores registrados, a Wikipédia é um dos sites mais visitados do mundo.
As páginas Wiki são um repositório de informações fácil de criar por meio de um site ou recurso on-line que ajuda no compartilhamento de conhecimento dentro da organização.
Criar um wiki é um passo estratégico para construir um futuro melhor para sua organização. Você está assentando os tijolos para centralizar as informações da empresa e construir um espaço colaborativo que crescerá com o tempo.
Essa colaboração aumenta a produtividade de seus funcionários porque eles têm melhor acesso às informações e orientação adequada para navegar pelos processos internos. Entretanto, a criação de seu próprio wiki requer tempo e um processo bem estabelecido.
Este blog aborda o processo passo a passo de criação de um wiki com um dos melhores softwares de wiki. Antes disso, discutimos a definição de um wiki, seus tipos e por que você deve criar um.
O que é uma página wiki?
Uma página wiki é um centro comunitário on-line em que as pessoas trazem seus conhecimentos, percepções e informações. Embora algumas plataformas wiki, como a Wikipedia, sejam acessíveis ao público, as organizações usam outras para reunir e gerenciar informações internas, permitindo que as equipes compartilhem conhecimento e trabalhem juntas com mais eficiência.
Em um ambiente corporativo, uma página wiki é um cérebro coletivo que incentiva a colaboração dos funcionários, o aprendizado entre colegas e centraliza todo o conhecimento da empresa.
Pense nisso como uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que elimina os silos de informações e dá a todos acesso às informações essenciais necessárias para realizar seu trabalho. Ao eliminar o caos de idas e vindas, sua equipe se concentra mais no que é essencial dentro de um determinado prazo.
Tipos de Wikis
Há dois tipos de wikis: os internos e os externos. Vamos ver a diferença entre os dois, pois cada um desempenha uma função diferente em termos de usabilidade.
Dependendo de seu objetivo, escolha o tipo certo para sua empresa.
Wiki interno
Um wiki interno, também chamado de wiki privado, é um site fechado para seus funcionários que colaboram em tempo real para manter e atualizar as informações internas da empresa. O wiki da sua empresa se torna uma fonte de consulta para eles quando querem aprender sobre os regulamentos, verificar referências quando ficam presos e obter conhecimento de especialistas.
O wiki interno permite que todos compartilhem notas e sugestões e contribuam com recursos, especialmente para uma equipe virtual.
As organizações armazenam dados proprietários e informações confidenciais sobre a empresa em páginas wiki internas. Hospede o wiki da equipe em seu próprio servidor ou em um serviço de hospedagem de wiki para ter controle total sobre os dados e as páginas pessoais.
Se estiver buscando segurança avançada para proteger seus dados, você deve hospedar o wiki interno em seu servidor. Você precisa de uma equipe de TI para monitorar as atualizações regulares e o espaço de armazenamento na sintaxe do wiki.
Wiki externo
Os wikis externos também são chamados de wikis públicos, acessados por qualquer pessoa que use uma conexão com a Internet. A página da Wikipédia é o melhor exemplo de um wiki externo que aceita contribuições de milhões de usuários em todo o mundo para suas páginas públicas.
Um wiki de fandom é outro exemplo de um wiki externo; é uma comunidade de pessoas que compartilham os mesmos interesses e adoram escrever sobre eles on-line.
Os wikis externos funcionam como sites de autoatendimento para reduzir as consultas dos clientes e diminuir o tempo de espera para responder às suas preocupações.
A ideia é criar um wiki que contenha os problemas mais comuns que os clientes provavelmente encontrarão e torná-lo acessível ao público.
Se um cliente ficar preso, ele poderá acessar o wiki e tentar solucionar o problema de forma independente. Isso é vantajoso tanto para o cliente, pois os problemas são resolvidos rapidamente, quanto para a sua empresa, pois a equipe de suporte se concentra na solução de problemas mais avançados.
Os wikis internos e externos ajudam a centralizar seu produto e o conhecimento organizacional.
Razões para criar uma página Wiki
Embora o conceito de wiki seja quase tão antigo quanto a Internet, o uso de páginas wiki para produtividade é relativamente novo. Aqui estão os benefícios de criar um wiki em sua organização.
De modo geral, os wikis da empresa são usados para duas finalidades principais:
- Encontrar informações e aprender algo
- Contribuir com conhecimento e ensinar algo
Vamos nos aprofundar nesse contexto.
Economizar tempo
Wiki significa "rápido" em havaiano. Foi assim que a Wikipédia recebeu seu nome - um local para acesso rápido a informações.
Uma página wiki deixa a sua equipe mais ágil, tornando-se uma fonte de conhecimento completa que a ajuda a realizar o trabalho mais rapidamente. De funcionários experientes a novos integrantes, todos precisam de informações rapidamente para realizar seu trabalho. Com um wiki de equipe, eles sabem onde estão os dados sem depender de outras equipes, como o departamento de TI.
Mas você precisa criar um wiki para não enviá-los em uma viagem não produtiva ao labirinto de informações que custará um tempo considerável de suas horas produtivas. O resultado é a baixa produtividade e o esgotamento dos funcionários.
Vamos entender como um wiki ajuda na integração de funcionários com um exemplo.
Jenna entrou recentemente para a sua equipe de design. Em vez de procurar as diretrizes da marca, o tom e os padrões de design, ela vai para a seção "Guia de estilo" do seu wiki. Jenna obtém acesso instantâneo às diretrizes e aos padrões. O mesmo se aplica quando ela quer saber mais sobre as políticas da empresa e o código de conduta no local de trabalho.
Incentive a colaboração
Os sites wiki são ótimas plataformas para incentivar a colaboração entre funcionários de diferentes equipes. As organizações criam wikis como sistemas de conhecimento que dependem de trabalho em equipe, entradas e contribuições de diferentes usuários.
Pense nos artigos do wiki como uma plataforma para que os funcionários compartilhem suas ideias e pensamentos, adicionem páginas e conteúdo, consultem as diretrizes da comunidade e continuem atualizando o material para que ele seja relevante para os tempos atuais.
Isso é especialmente vantajoso para equipes que trabalham em um ambiente de trabalho remoto ou híbrido. Diferentes fusos horários obstruem o fluxo de informações entre as equipes que trabalham juntas em um projeto. Um wiki resolve esse problema ao se tornar uma fonte comum para obter todas as atualizações mais recentes sobre o projeto e evitar atrasos, independentemente da localização das equipes.
À medida que seus funcionários começarem a perceber os benefícios dos sites wiki, eles naturalmente participarão para torná-los uma fonte mais robusta de conhecimento institucional.
A melhor parte é que isso não é reservado apenas aos funcionários experientes; os novos membros da equipe também têm um pódio para compartilhar e adquirir conhecimento desde o início.
Organizar o conteúdo
Os wikis podem lembrá-lo de ferramentas conhecidas, como planilhas. Afinal de contas, as planilhas são conhecidas por lidar com grandes quantidades de dados.
No entanto, há duas áreas em que as planilhas ficam muito aquém dos sites Wiki: colaboração e organização. Já explicamos a primeira; vamos nos concentrar na organização.
O Wiki permite que os usuários adicionem tags ao conteúdo e criem categorias com um layout estruturado. As tags são ferramentas wiki que permitem que os usuários busquem informações mais rapidamente. Os membros da equipe marcam uns aos outros para indicar a fonte e evitar confusão.
Essa forma de organizar o conteúdo também é benéfica quando se trata de integrar novas partes interessadas (fornecedores, vendedores, agências etc.).
Tradicionalmente, a integração envolve uma enxurrada de trocas de e-mails e documentos dispersos. O site Wiki externo permite que as novas partes interessadas acessem facilmente as diretrizes de conformidade, os protocolos de colaboração e os documentos de apoio cronogramas de projetos em diferentes categorias em uma única fonte.
Informações relacionadas ao link
Outra característica notável dos sites wiki é sua capacidade de criar links. Um link que usa código CSS é um hiperlink para outras páginas relacionadas ou páginas externas da Web.
Esse recurso de vinculação interna torna o wiki mais poderoso, pois permite que o usuário entre nos detalhes granulares de um projeto ou de uma informação sem sair do site wiki.
O fluxo ininterrupto de informações também o torna uma fonte fácil de aprendizado para seus novos funcionários. Permita que eles explorem todo o wiki em seu próprio ritmo, e eles não precisarão passar horas desnecessárias buscando conhecimento relevante em outras páginas e artigos.
Além disso, um wiki é um sistema de gerenciamento de conteúdo de código aberto com recursos colaborativos e permite contas de usuários individuais com acesso baseado em funções.
Revisões de conteúdo
Ter seu wiki é uma conquista significativa, mas é apenas a ponta do iceberg. Os principais colaboradores continuam editando o conteúdo no wiki da equipe para se manterem atualizados com as demandas comerciais em constante mudança.
No entanto, você precisa usar uma das plataformas wiki mais populares e contar com ferramentas de processamento de texto para acompanhar as revisões on-line. O retorno ao conteúdo original do wiki só é possível se alguém tiver mantido o botão do histórico de revisões ativado durante a edição.
Um software ou plataforma wiki salva cada versão revisada das alterações, e os administradores têm a decisão final de monitorar o que entra e o que não entra no wiki. O mecanismo incorporado facilita o rastreamento das alterações e de quando outros usuários as fizeram.
Como criar uma página Wiki?
Vamos nos concentrar na criação de páginas wiki usando uma das melhores ferramentas de criação de páginas wiki Software Wiki -ClickUp.
O ClickUp ajuda você a criar wikis e a conectá-los a outras tarefas do seu projeto. Acompanhe suas atividades e forneça aos seus funcionários as informações necessárias para a execução de suas tarefas a partir de uma única fonte.
Aqui estão os três recursos que o ajudarão a criar, redigir e projetar o farm e as páginas wiki sem que isso pareça uma provação.
ClickUp Docs
Use o ClickUp Docs para criar e conectar belas wikis, documentos e muito mais para uma execução perfeita de ideias com sua equipe Documentos do ClickUp é o ponto de partida para a criação de wikis. Ele é a espinha dorsal do seu novo Wiki, permitindo que você crie e adicione conteúdo e editar documentos do zero. Para estruturar suas informações adequadamente, use as várias opções de estilo nos documentos, como marcadores, tabelas e marcadores.
O ClickUp é um software wiki que permite que você colabore com seus colegas em tempo real. O Colaboração instantânea e ao vivo permite que você monitore as alterações enquanto elas estão sendo feitas e adicione seus comentários para compartilhar suas ideias instantaneamente. Isso permite que o editor revise e refaça as edições antes de publicá-las. Se as revisões exigirem discussões internas, marque os membros da equipe e atribua-lhes tarefas a partir do wiki para que o trabalho avance rapidamente.
Sinta-se à vontade para incluir arquivos de mídia avançada, como vídeos de instruções ou de como fazer, nos documentos. Adicione fluxogramas, diagramas e outros elementos interativos para tornar seu wiki visualmente atraente e de fácil compreensão.
Além disso, o ClickUp permite que você conecte as páginas wiki aos seus fluxos de trabalho existentes. Faça links para documentos existentes, adicione widgets nos documentos para atribuir tarefas e atualize o status do projeto para manter todos informados sobre o progresso. Dessa forma, as informações e os itens acionáveis ficam reunidos em um mesmo lugar.
ClickUp AI
Use a IA assistente de redação no ClickUp para gerar postagens de blog, fazer brainstorming de ideias, escrever e-mails e muito mais
Criar novas páginas do zero em um wiki pode dar muito trabalho até mesmo para os escritores mais experientes. O recurso modelos de redação de conteúdo são úteis para que os principais colaboradores criem uma estrutura para seu conteúdo. A melhor maneira de complementar isso é usar o IA do ClickUp assistente de redação.
O ClickUp AI é um dos melhores Ferramentas de redação de IA para escrever, editar e formatar o conteúdo de seus farms e páginas wiki. Se você não tiver muitas ideias, execute um prompt e prepare seu primeiro rascunho em segundos. O editor interno ajuda você a lapidar o conteúdo para torná-lo mais nítido e envolvente.
Está precisando de um impulso criativo? O ClickUp AI é o seu parceiro de brainstorming para dar vazão à sua criatividade, de modo que seu conteúdo seja divertido e direto ao ponto.
Use cabeçalhos pré-estruturados para formatar seu conteúdo e economizar tempo. Resuma seu anotações da reunião e atualizações de tarefas, e adicione-as ao seu wiki para garantir que nenhuma discussão crítica seja ignorada em seu software de gerenciamento de conhecimento .
Modelos ClickUp
Conecte e use seus detalhes organizacionais em modelos Wiki pré-criados Modelo Wiki do ClickUp torna seu trabalho muito mais fácil ao simplificar o processo de organização e compartilhamento de conhecimento com suas equipes.
O Modelos de base de conhecimento vêm com um estilo pronto para criar o repositório. Esse design responsivo tem uma aparência limpa em todos os dispositivos, e os modelos podem ser acessados em diferentes aplicativos.
O modelo permite que seus funcionários encontrem rapidamente respostas para suas perguntas e naveguem até as informações desejadas sem esforço.
O modelo permite que você crie exibições personalizadas como Lista, Gantt, Calendário e muito mais. Use status personalizados para criar tarefas e acompanhar o progresso da página wiki. Da mesma forma, adicione atributos para gerenciar sua plataforma e páginas wiki e obter informações mais precisas.
Crie Wikis sem esforço usando o ClickUp
A criação de um wiki é desafiadora e demorada; no entanto, a criação de sua empresa e de páginas wiki é muito fácil com o software wiki correto, como o ClickUp.
O ClickUp é útil, especialmente quando seus fluxos de trabalho e projetos são intensivos em documentos modelos de wiki permitem que você crie processos operacionais padrão (SOPs), diretrizes e instruções detalhadas para a sua equipe. Personalize os modelos de acordo com suas necessidades comerciais e requisitos de informações.
Use o modelo de plano de comunicação do ClickUp para criar um roteiro de processo para uma comunicação perfeita com a equipe
Por exemplo, tenha um modelo de plano de comunicação em suas páginas wiki para a comunicação interna e externa da organização. Especifique o público-alvo, como se comunicar, a frequência da comunicação e a estrutura da mensagem do modelo.
Além disso, crie quadros brancos crie documentos e documentos no ClickUp, conecte-os a tarefas de projeto, organize peças organizacionais em toda a empresa e permita que todos colaborem. De notas de reunião e especificações de requisitos a POPs - tudo é criado no ClickUp Docs na versão gratuita.
Para um fluxo de informações em tempo real, o ClickUp se integra a outras ferramentas de gerenciamento de trabalho, aumentando a produtividade e a precisão dos dados da sua equipe.
Quer fazer de seu primeiro wiki um grande sucesso? Registre-se no ClickUp .
Comece usando os modelos de wiki do ClickUp que são repletos de recursos.