Os organogramas são fantásticos para visualizar funções, estruturas hierárquicas e alinhar sua equipe com a estratégia de negócios.
No entanto, eles têm maior impacto quando todos têm acesso a eles. Embora o Google Docs seja excelente para compartilhar informações, criar organogramas pode ser complicado e muitas vezes envolve o uso do Google Sheets.
Felizmente, criar e personalizar organogramas no Google Docs é fácil com a orientação certa. Este blog irá guiá-lo pelo processo, oferecer modelos gratuitos para você começar e apresentar uma ferramenta melhor para otimizar seu fluxo de trabalho. Vamos começar!
O que são organogramas?
Um organograma é uma ferramenta visual que mapeia a estrutura interna de uma empresa, detalhando as funções, responsabilidades e relações entre indivíduos, departamentos e equipes.
Um organograma ilustra claramente as linhas de reporte e as hierarquias, ajudando a mostrar como as diferentes funções e departamentos estão interligados e funcionam em conjunto.
Isso é especialmente útil em estruturas organizacionais matriciais, nas quais os funcionários podem se reportar a vários gerentes ou trabalhar em diferentes departamentos. Um organograma ajuda a esclarecer essas relações complexas, garantindo uma comunicação e um fluxo de trabalho mais tranquilos.
Normalmente, um organograma inclui:
- Formas: caixas ou outras formas representam funcionários e cargos
- Linhas: conecte níveis e ilustre relações hierárquicas
- Fotos: informações de contato, endereços de e-mail, ícones e outros elementos visuais
- Cores: cores diferentes podem indicar diferentes níveis de autoridade e responsabilidade.
- Contornos pontilhados: indiquem cargos ou departamentos que estão planejados, mas ainda não foram preenchidos.
Veja como os organogramas podem beneficiar sua organização:
- Esclareça funções e responsabilidades: forneça uma compreensão clara de quem é responsável por quê.
- Melhore a comunicação: visualize as linhas hierárquicas para minimizar falhas de comunicação.
- Melhore o fluxo de trabalho: identifique diversas funções do projeto e simplifique os processos
- Apoie o crescimento: planeje a expansão futura exibindo a estrutura atual.
- Aumente a eficiência: evite sobreposições nas funções e responsabilidades profissionais.
- Facilite a integração: ajude os novos contratados a entender rapidamente a estrutura da empresa e da equipe.
- Auxilie na tomada de decisões: forneça aos gerentes uma visão clara das funções para uma melhor tomada de decisões.
Modelos de organogramas do Google Docs
Para uma solução mais rápida, você pode usar modelos pré-criados em vez de criar um organograma do zero no Google Docs.
Aqui estão alguns modelos de organogramas do Google Docs prontos para uso para você começar:
1. Modelo de organograma
O modelo de organograma da TEMPLATE. NET oferece uma maneira clara e visualmente atraente de mapear a estrutura da sua empresa. O uso de cores neutras aumenta a clareza e o apelo estético. O organograma começa com uma posição de nível superior destacada em verde, que se destaca visualmente. Abaixo dela, ele se ramifica em caixas cinza escuro, representando efetivamente vários departamentos dentro da organização.
Mais abaixo, o organograma apresenta caixas laranja e vermelhas para indicar funções ou equipes mais específicas, como gerentes de nível médio e líderes de equipe. Na parte inferior, caixas cor de pêssego ilustram membros individuais da equipe ou cargos de nível inferior.
Este modelo foi projetado para ajudá-lo a entender rapidamente a hierarquia da sua organização, identificar claramente a cadeia de comando e visualizar como diferentes funções e equipes estão interligadas.
2. Modelo simples de organograma de agência
O modelo de organograma da agência da TEMPLATE. NET apresenta um design limpo e minimalista, com um gradiente sutil e gradual nas caixas verdes. Esse efeito de gradiente ajuda a diferenciar os níveis hierárquicos no organograma.
Na parte superior, você pode encontrar a função de presidente da agência exibida com destaque. O organograma se ramifica em quatro departamentos principais: gerenciamento de projetos, atendimento ao cliente, diretor executivo de criação e chefe de produção.
Abaixo desses departamentos, o modelo se divide em funções individuais, como gerente de projetos, executivo de contas, diretor de arte e muito mais. Esse layout organizado do organograma ajuda a representar os cargos de nível médio e inferior.
3. Modelo de organograma de operações de RH
Se você está procurando uma maneira clara e organizada de representar as funções dentro das operações de RH, o modelo de organograma de operações de RH da TEMPLATE. NET é uma excelente escolha. Este modelo apresenta um design moderno com retângulos arredondados em verde e azul, conferindo-lhe uma aparência elegante e profissional.
Na parte superior do modelo de organograma, o CEO é destacado em uma caixa verde, indicando o nível mais alto da hierarquia. Em seguida, são mostradas três categorias principais: Gerente de Produto, Gerente de RH e outro Gerente de Produto, cada um colocado em caixas verdes.
Abaixo dessas funções, cargos mais específicos, como engenheiro de produto, assistente de RH e analista de negócios, são exibidos em caixas azuis. Essas distinções de cores ajudam a esclarecer as diferentes divisões e funções dentro da organização.
4. Modelo de organograma frente e verso
Procurando um organograma hierárquico que represente a cadeia de comando e as relações entre os cargos? Experimente o modelo de organograma de dupla face da Spreadsheetpoint.
Este modelo apresenta um esquema de cores simples, com destaque em azul para os cargos principais e caixas cinza mais claras para os cargos subordinados. Na parte superior, você encontrará o nome, endereço, e-mail e número de telefone da empresa. Abaixo, o organograma mostra uma posição central a partir da qual se ramificam vários níveis de gestão de equipes.
A caixa azul central representa a autoridade máxima, com cadeias de comando que se estendem horizontalmente para outras funções essenciais. As posições subordinadas são listadas verticalmente sob cada função principal, proporcionando uma visão clara do fluxo de autoridade e da estrutura organizacional.
Este modelo é ideal para visualizar hierarquias organizacionais complexas. Também é perfeito para gerentes e profissionais de RH que desejam comunicar linhas de reporte e relações de funções dentro da empresa.
Como criar um organograma no Google Docs
Criar um organograma no Google Docs simplifica a visualização da estrutura da sua empresa.
Siga este guia passo a passo para criar um organograma no Google Docs:
Etapa 1: abra o Google Docs
Comece abrindo o Google Docs e criando um novo documento em branco. Clique em “Documento sem título” no canto superior esquerdo para nomear seu arquivo para facilitar a referência posterior.
Etapa 2: acesse a ferramenta Google Drawing
Para criar um organograma diretamente no Google Docs, você precisa usar o Google Drawing. Vá para o menu “Inserir”, passe o mouse sobre “Desenho” e clique em “+ Novo”. Essa ação abrirá a interface do Google Drawing (uma prancheta em branco), onde você pode criar organogramas.
Etapa 3: configure seu organograma
No Google Drawings, clique no ícone “Forma” e escolha o retângulo (ou outra forma, como um quadrado, círculo ou triângulo) para representar diferentes funções. Comece a adicionar formas para representar diferentes nomes de funcionários e cargos. Organize-as para refletir a estrutura e os níveis hierárquicos da sua organização.
Etapa 4: personalize seu organograma
Aprimore seu organograma com opções de personalização no Google Desenhos:
- Desenhe linhas: use a ferramenta “Linha” para indicar relações hierárquicas.
- Adicione texto: clique duas vezes nas formas para inserir os nomes dos funcionários e os cargos.
- Altere as cores: modifique a cor das formas e do texto para melhorar a legibilidade e destacar diferentes níveis de autoridade.
Em seguida, altere as cores das caixas ou dos textos. Isso ajudará a representar visualmente a hierarquia da sua empresa e tornará o organograma mais legível e compreensível.
Etapa 5: salve e insira o organograma
Depois de criar seu organograma no Google Drawing, clique em “Salvar e fechar”. O organograma será inserido no seu documento do Google Docs.
Sinta-se à vontade para movê-los e redimensioná-los para se adequarem ao layout do seu documento. Eles fornecerão uma visão geral visualmente atraente da estrutura da sua organização.
Leia mais: Como criar um organograma no Word
Etapa 6: use o Google Sheets para gráficos maiores
Para organogramas mais complexos, considere usar o Google Sheets:
- Abra uma planilha em branco no Google Sheets.
- Insira os nomes dos funcionários em uma coluna e seus gerentes correspondentes em outra.
- Destaque os dados, clique em “Inserir” e selecione “Gráfico”.
- Nas opções do gráfico, escolha “Organograma” no menu suspenso.
- Personalize a aparência do organograma usando a opção "Personalizar" no painel à direita.
Etapa 7: importe dados para o Google Sheets
Se você já tiver dados, pode importá-los para os organogramas do Google Sheets para acelerar o processo. Use o menu “Arquivo” para importar um arquivo CSV ou outros formatos compatíveis. Isso pode ser especialmente útil para empresas com mudanças frequentes em sua estrutura organizacional (como a criação de novos cargos e a contratação de novos funcionários), permitindo atualizações fáceis.
Etapa 8: vincule o Google Sheets ao Google Docs
Você também pode vincular seu organograma do Google Sheets ao seu documento do Google Docs para obter atualizações dinâmicas.
- Clique no organograma para selecioná-lo.
- Clique no menu “Editar” e selecione “Copiar”.
- Agora, cole o organograma no Google Docs.
- Selecione “Vincular à planilha” para permitir que o organograma no Google Docs seja atualizado automaticamente sempre que forem feitas alterações no organograma do Google Sheets.
Leia mais: Como criar um organograma no Excel
Limitações do uso do Google Docs para criar organogramas
Embora a criação de organogramas no Google Docs possa parecer inicialmente uma boa opção, ela deixa a desejar em várias áreas cruciais para empresas de todos os tamanhos.
Aqui estão algumas limitações do uso do Google Docs para organogramas:
1. Flexibilidade de design limitada
O Google Docs oferece apenas ferramentas básicas de desenho, que podem ser insuficientes para criar organogramas detalhados e visualmente atraentes.
Personalizar formas, linhas ou cores para combinar com o estilo da sua marca pode ser um desafio, e a ausência de um recurso de arrastar e soltar significa que são necessários ajustes manuais. Essa falta de flexibilidade de design torna difícil representar estruturas organizacionais complexas de maneira eficaz, levando você a procurar alternativas ao Google Docs com opções de formatação mais robustas.
2. Desafios de escalabilidade e edição manual
Se você deseja criar um organograma pequeno, o Google Workspace tem a solução. No entanto, gerenciar um organograma maior no Google Docs se torna complicado e menos ideal à medida que sua organização cresce.
A ausência de um recurso de zoom complica o trabalho com organogramas detalhados, dificultando a manutenção da clareza e da legibilidade. Ao contrário dos softwares dedicados a organogramas, com recursos de layout automatizados e opções de modelos, o Google Docs requer ajustes manuais.
3. Dificuldade na colaboração
O Google Docs é conhecido por seus recursos de colaboração, mas trabalhar com equipes em organogramas pode ser um desafio. Vários usuários editando o mesmo organograma podem criar conflitos e confusão desnecessários.
Além disso, edições sobrepostas em um organograma podem bagunçar sua estrutura, e restaurar versões anteriores pode ser complicado. Isso pode atrapalhar a colaboração e tornar difícil garantir a consistência e a precisão do organograma final.
4. Falta de recursos de gerenciamento de projetos
O Google Docs não inclui as ferramentas de gerenciamento de projetos necessárias para manter e atualizar organogramas de forma eficiente conforme as circunstâncias mudam. Ele não possui recursos de gerenciamento de tarefas, definição de metas, quadro branco dedicado, mapeamento mental e gerenciamento de fluxo de trabalho.
Essa ausência significa que você deve gerenciar esses aspectos separadamente, o que pode levar a esforços fragmentados e detalhes negligenciados, especialmente para organizações com mudanças contínuas ou vários projetos.
Crie organogramas melhores com o ClickUp
Gerenciar estruturas organizacionais com eficiência requer mais do que ferramentas básicas. Os métodos tradicionais muitas vezes não conseguem criar organogramas dinâmicos, escaláveis e adaptáveis.
Para uma solução moderna que combina recursos robustos de organogramas com gerenciamento avançado de projetos, o ClickUp se destaca. Sua plataforma tudo-em-um é perfeita para líderes empresariais, gerentes de equipe e profissionais de RH que precisam de uma ferramenta abrangente para gerenciar estruturas organizacionais.
📮 ClickUp Insight: 48% dos funcionários afirmam que o trabalho híbrido é o melhor para o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. No entanto, com 50% ainda trabalhando principalmente no escritório, manter o alinhamento entre os locais pode ser um desafio. Mas o ClickUp foi criado para todos os tipos de equipes: remotas, híbridas, assíncronas e tudo mais. Com o ClickUp Chat e os comentários atribuídos, as equipes podem compartilhar atualizações rapidamente, dar feedback e transformar discussões em ação, sem reuniões intermináveis. Colabore em tempo real através do ClickUp Docs e do ClickUp Whiteboards, atribua tarefas diretamente a partir de comentários e mantenha todos em sintonia, independentemente de onde trabalhem!💫 Resultados reais: A STANLEY Security registrou um aumento de 80% na satisfação com o trabalho em equipe graças às ferramentas de colaboração integradas do ClickUp.
Veja como o ClickUp pode melhorar a criação do seu organograma:
Modelo alternativo de organograma do Google Docs
O modelo de organograma do ClickUp simplifica a criação de uma representação visual da estrutura da sua equipe. Ele é otimizado com status personalizados, campos personalizados e visualizações flexíveis, como lista, Gantt e calendário, juntamente com as ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp.
Este modelo inclui um layout pré-concebido com espaços reservados para departamentos, funcionários e linhas hierárquicas. Você pode facilmente adaptar o organograma às suas necessidades, adicionando, removendo ou redimensionando formas, e mantê-lo atualizado à medida que sua equipe evolui.
Dessa forma, isso ajuda você a:
- Visualize a estrutura da equipe e as linhas hierárquicas.
- Personalize campos, status e visualizações para atender às suas necessidades específicas.
- Adapte o organograma à medida que sua organização cresce ou muda.
- Integre funcionalidades de gerenciamento de projetos para otimizar os fluxos de trabalho.
Quadros brancos do ClickUp
O ClickUp Whiteboards foi projetado para ajudar sua equipe a criar diagramas, mapas mentais, fluxogramas e outras representações visuais. É ótimo para brainstorming de ideias, planejamento, colaboração em tempo real e discussão em equipe, e você pode acessá-lo na plataforma ClickUp.
Com o ClickUp Whiteboards, você pode criar um organograma sem esforço. Isso permite que você visualize e gerencie a estrutura da sua equipe, garantindo que todos saibam suas funções e responsabilidades.
Veja como você pode começar:
Etapa 1: crie um novo quadro branco
- Acesse sua área de trabalho do ClickUp
- Clique no botão + Novo para criar um novo item.
- Selecione “Quadro branco” na lista de opções visível na parte superior da caixa de diálogo.
- Digite o nome do quadro branco e clique no botão “Criar quadro branco”.
- Em seguida, clique no botão “Começar do zero”.
Etapa 2: adicione formas
- Clique no ícone Formas na barra de ferramentas visível no lado esquerdo do quadro branco.
- Escolha as formas que deseja para o seu organograma, como retângulos, ovais ou linhas.
- Arraste e solte as formas no quadro branco.
Etapa 3: conecte as formas
- Use a ferramenta Linha para conectar as formas, representando a hierarquia da sua organização.
Etapa 4: adicione texto
- Clique no ícone Texto e clique duas vezes nas caixas para digitar o texto desejado.
Etapa 5: personalize a aparência do organograma
- Clique nas caixas, textos, linhas ou nós para alterar sua cor, tamanho e estilo de acordo com a identidade visual da sua organização.
Etapa 7: compartilhe e colabore
- Clique no botão “Compartilhar” visível no canto superior direito do quadro branco e compartilhe-o com os membros da sua equipe para colaborar no organograma.
Mapas mentais do ClickUp
Outra opção é usar o ClickUp Mind Maps para criar um organograma que descreva claramente a estrutura da sua equipe. Essa ferramenta ajuda a visualizar e organizar ideias complexas, dividindo-as em informações menores e mais fáceis de assimilar.
Aqui estão alguns recursos do ClickUp Mind Maps:
- Organização visual: conecte facilmente tarefas, ideias ou membros da equipe com links visuais claros.
- Personalização: adicione diferentes cores, formas e layouts para tornar seu mapa mais intuitivo e simplificado.
- Reestruturar layout: organize mapas desorganizados com facilidade e realinhe-os automaticamente com um único clique.
- Integração de tarefas: converta ideias em tarefas diretamente do mapa e acompanhe-as sem esforço.
Por exemplo, use o ClickUp Mind Maps para mapear as funções e responsabilidades durante o planejamento de um projeto. Adicione tarefas diretamente do Mind Map, garantindo que todos saibam suas funções e prazos. Essa abordagem mantém seu projeto organizado e sua equipe em sintonia.
Otimize seu processo de criação de organogramas com o ClickUp
Um organograma é uma ferramenta eficaz para compreender as funções e responsabilidades da equipe. Ele incentiva a transparência e ajuda todos a se manterem alinhados e a trabalharem juntos em direção a objetivos comuns. Ao definir claramente as funções e responsabilidades, ele também facilita a gestão da equipe.
O ClickUp simplifica a criação e o gerenciamento de organogramas. Como uma ferramenta de produtividade completa, ele ajuda você a projetar gráficos e oferece recursos como acompanhamento de tarefas, definição de metas, colaboração e integração com outras ferramentas para manter sua equipe organizada.
Pronto para otimizar a gestão da equipe e melhorar a comunicação? Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e leve seus organogramas para o próximo nível!