O guia definitivo para o uso de símbolos de mapas de processos

Você já foi iluminado por uma imagem depois de se debater com os detalhes de um projeto? Ou roubou os holofotes com uma visualização em vez de páginas de jargão técnico?

É surpreendente como uma imagem clara literalmente pinta uma imagem mais clara, certo?

Esse impacto se estende aos melhores projetos e processos. Um mapa de processos dá vida e clareza a cada função e até mesmo à visão de uma organização.

Adivinhe o que aumenta seu impacto? Os símbolos do mapa de processos.

Esses elementos fundamentais levam a compreensão visual para o próximo nível, e o 9.84 bilhões de dólares o setor de ferramentas de visualização concorda.

Este artigo é um guia abrangente sobre símbolos de mapas de processos. Explicaremos o que eles são, forneceremos símbolos específicos e comuns de mapeamento de processos e discutiremos os principais tipos.

Também abordaremos um guia de seis etapas para a criação de mapas de processos e como o ClickUp, uma plataforma de gerenciamento de projetos, pode ajudá-lo a criar um.

O que são símbolos de mapas de processos?

Os símbolos do mapa de processos são elementos visuais usados para representar diferentes etapas, operações e decisões em um processo. Eles ajudam a ilustrar como um processo flui do início ao fim.

O principal objetivo dos símbolos de mapas de processos é facilitar a compreensão e a análise de procedimentos complexos. Eles são amplamente usados em negócios, engenharia e gerenciamento de processos para indicar como as informações fluem, são armazenadas e executadas.

Símbolos comuns usados no mapeamento de processos

Agora que você tem uma breve visão geral dos símbolos do mapa de processos, aqui estão os símbolos padrão mapeamento de processos com base em seu uso.

Processamento de dados

Aqui estão os principais símbolos que indicam como os dados são processados e organizados:

Armazenamento de arquivos e informações

Para representar o armazenamento de dados, estes são os símbolos do mapa de processo que você precisa usar:

Processo e operação

Aqui estão os símbolos do mapa de processos que mostram que uma etapa executa uma tarefa, operação ou lógica:

Entrada e saída

Todo mapa de processo deve indicar o tipo de informação. Esses símbolos ajudam a comunicar a entrada e a saída:

Branqueamento e controle de símbolos de fluxo

Para ajudar sua empresa a visualizar a direção do fluxo de informações, esses símbolos de mapas de processos são essenciais:

Glossário de símbolos

Um mapa de processo padronizado garante que cada forma represente um tipo semelhante de tarefa ou operação. Aqui está um glossário que o ajuda a entender as formas comuns em um mapa de processo e sua função principal:

Diferentes tipos de mapas de processos

Os símbolos a serem usados dependem dos tipos de mapas de processos que atendem às suas necessidades. Aqui estão seis tipos de mapas de processos padrão baseados em propósitos específicos e casos de melhor uso:

Mapa detalhado do processo

Um mapa detalhado fornece uma visão aprofundada do processo, incluindo cada etapa e decisão. É ideal para entender processos complexos ou identificar gargalos.

Aqui estão os símbolos usados com mais frequência:

• Símbolos de armazenamento de dados: Banco de dados, documento
• Oval: Representa um processo ou atividade
• Retângulo: Representa um ponto de decisão
• Diamante: Representa uma entrada ou saída

É aqui que você deve usar um mapa de processo detalhado:

• Realização de análise de causa raiz
• Compreensão de processos complexos
• Identificação de gargalos e ineficiências
• Documentar procedimentos detalhados

Mapa de processos de alto nível

Um mapa de processo de alto nível oferece uma visão geral dos marcos e pontos de decisão significativos, ajudando a entender o fluxo geral de um processo ou a se comunicar com as partes interessadas.

Aqui estão os símbolos de mapas de processos avançados usados com frequência:

• Oval: Representa um processo ou atividade
• Retângulo: Representa um ponto de decisão
• Diamante: Representa uma entrada ou saída

Estas são as melhores situações para as quais um mapa de processos de alto nível pode ser usado:

• Visão geral do processo
• Entender o fluxo geral do processo
• Comunicação com as partes interessadas
• Planejamento estratégico

Mapa de fluxo de valor (VSM)

Um VSM ajuda a identificar desperdícios e ineficiências em um processo, com foco no fluxo de valor. Essa abordagem é frequentemente usada em Software de VSM para aprimoramento do processo enxuto.

Aqui estão os símbolos envolvidos em um VSM:

• Símbolo de inventário: Representa um estoque de materiais
• Seta: Representa o fluxo de materiais ou informações
• Triângulo: Representa um atraso ou tempo de espera

Um VSM é melhor aplicado para as seguintes finalidades:

• Aumentar a eficiência
• Mapeamento de departamentos ou funções inteiras
• Identificação de desperdícios e ineficiências
• Melhoria do processo enxuto
• Redução de custos

Mapa de processos do Swimlane

Um mapa de processo swimlane visualiza um processo em diferentes departamentos ou equipes usando seções claras. Essas seções geralmente representam os departamentos ou funções responsáveis pela tarefa.

Os símbolos do mapa de processos exclusivos do swimlane são faixas horizontais ou verticais. Essas faixas separam visualmente as responsabilidades das diferentes equipes, departamentos ou indivíduos envolvidos

Um swimlane é perfeito para as seguintes finalidades:

• Analisar os gargalos do processo
• Entender a propriedade do processo
• Identificar transferências entre departamentos
• Melhorar a colaboração multifuncional

Árvore de decisão

Uma árvore de decisão representa os processos de tomada de decisão e seus possíveis resultados. Ela se ramifica como uma árvore para ajudar os leitores a entender o que pode acontecer após a execução de uma tarefa.

Estes são os símbolos envolvidos aqui:

• Rectângulo: Representa um ponto de decisão
• Diamante: Representa um Nó de probabilidade
• Círculo: Representa um ponto final

Aqui estão as melhores situações para as quais uma árvore de decisão é adequada:

• Avaliar opções e consequências
• Tomada de decisões
• Avaliação de riscos
• Planejamento de cenários

Fluxograma

Um fluxograma de processo foca na sequência de etapas. É uma ferramenta básica, mas eficaz, para visualizar processos.

Aqui estão alguns dos símbolos básicos do fluxograma:

• Círculo: Representa um ponto inicial ou final
• Oval: Representa um processo ou atividade
• Retângulo: Representa um ponto de decisão
• Diamante: Representa uma entrada ou saída

Aqui estão as melhores situações para as quais um fluxograma é adequado:

• Análise de processos
• Entender o fluxo do processo
• Documentar procedimentos
• Módulos de treinamento

Além desses tipos, existem tipos de processos baseados em gráficos, como diagramas de fluxo de dados, diagramas de fluxo de trabalho e diagramas de fluxo cumulativo, estão ganhando força no gerenciamento de projetos.

Como criar um mapa de processos usando símbolos

Aqui está um passo a passo em duas partes que abrange a criação e a análise de mapas de processos. O ClickUp's ferramentas de mapeamento de processos podem tornar isso 10 vezes mais fácil.

6 etapas para criar um mapa de processos usando símbolos

Aqui estão as seis etapas que você precisa seguir para criar um mapa de processos eficaz:

Passo 1: Definir o escopo e a abordagem

A primeira etapa é envolver as partes interessadas e estabelecer o foco e a abordagem do mapa de processos.

Aqui estão duas etapas para fazer isso:

• Identificar o projeto ou a função que precisa de foco
• Convoque uma reunião do comitê de direção com as partes interessadas
• Anote as expectativas, como a forma de representação e as informações que devem vir dela

Embora isso pareça extenso, o ClickUp oferece várias ferramentas de visualização para ajudar a finalizar o escopo e a abordagem logo na primeira reunião. Quadros brancos do ClickUp são telas digitais colaborativas ideais para brainstorming e visualização de ideias. Ao definir a intenção, as expectativas e as necessidades de um projeto ou mapa de processo, essa ferramenta sempre cumpre o que promete.

Mapeie sem esforço as entradas de suas partes interessadas e documente suas expectativas em relação ao mapa do processo com os quadros brancos do ClickUp

Veja como o ClickUp Whiteboards ajuda a definir o escopo e a abordagem de um mapa de processo em uma reunião com as partes interessadas:

• Faça brainstorming de ideias em tempo real, adicionando notas, formas e desenhos diretamente no quadro branco
• Mantenha um registro transparente dos resultados da reunião do mapa do processo e das decisões tomadas com dados de versão e contribuição
• Conecte a ferramenta ao gerenciamento de tarefas, ao ClickUp e a outros elementos do projeto para passar para a próxima etapa sem problemas

Etapa 2: Documentar as etapas

Com as expectativas esclarecidas, a próxima etapa é que os chefes funcionais documentem cada etapa, processo de manuseio e metodologia envolvida.

Isso requer um extenso brainstorming, mapeamento e compartilhamento. O ClickUp facilita esse processo com um conjunto dedicado de ferramentas de brainstorming e visualização.

Converta sem problemas as expectativas de suas partes interessadas em etapas claras do processo com o ClickUp Mind Maps Mapas Mentais do ClickUp é uma ferramenta visual para brainstorming, organização de ideias e criação de conexões entre conceitos. Depois de definir o escopo e a abordagem, essa ferramenta transforma a maneira como você documenta e conecta cada etapa e operação

Aqui estão alguns recursos do ClickUp Mind Maps que facilitam a documentação detalhada do mapa do processo:

• Permite que você personalize a aparência e diferencie as etapas do processo, as decisões ou outros elementos
• Simplifica a seleção de símbolos com acesso a uma biblioteca de símbolos de fluxogramas padrão
• Visualize o fluxo de dados entre tarefas e etapas com o recurso integrado de conexão de pontos. A ferramenta também vem com uma opção de novo layout para realinhar itens e remover automaticamente sobreposições confusas

Mesmo com essas ferramentas incríveis, criar uma solução personalizada do zero pode consumir muito tempo. Para resolver isso, você pode acessar vários modelos do ClickUp que estão prontos para uso e são facilmente personalizáveis.

Faça o download deste modelo

Modelo de quadro branco de mapa de processo do ClickUp

O modelo **Modelo de quadro branco de mapa de processo do ClickUp é a estrutura ideal para mapeamento e documentação de processos colaborativos. Sua estrutura básica, porém visualmente marcante, garante que todas as observações levem a uma visualização clara e organizada

Aqui estão alguns recursos que tornam a documentação e a visualização de etapas perfeitas:

• Permite que você organize etapas e conexões sem esforço. Isso simplifica a seleção dos símbolos do mapa do processo
• Ajuda a capturar detalhes e descrições de etapas facilmente com recursos abrangentes de formatação de texto, como banners, estilos de fonte e destaques
• Capacita as equipes a criar e refinar mapas de processos em conjunto com recursos colaborativos, como atualização em tempo real e comentários instantâneos

Etapa 3: Selecionar e mapear símbolos

Depois que as etapas e os processos forem definidos, você deve finalizar quais símbolos se aplicam

Aqui estão alguns fatos importantes que você deve ter em mente ao selecionar os símbolos do seu mapa de processos:

• A natureza e a função do processo
• Quais etapas se seguem depois de cobrir a primeira etapa
• Fatos importantes envolvidos na descrição do processo

Com o conjunto de símbolos de mapeamento de processos mapeados em relação a cada etapa, a colocação deles juntos em um mapa de processos torna-se perfeita.

Passo 4: Padronizar com um modelo

Projetos, soluções lógicas e departamentos tendem a ter vários processos semelhantes. Quando o mapa do processo estiver pronto, padronize-o como um modelo. Ele se tornará sua referência para criar rapidamente novos mapas de processos

O ClickUp tem vários estruturas de mapeamento de processos como o **Modelo de fluxograma de processo do ClickUp e vários outros modelos de mapeamento de fluxo de valor para turbinar seu processo de criação.

Faça o download deste modelo

Modelo de mapeamento de processos do ClickUp

Se estiver procurando um framework que possa se adaptar facilmente às suas necessidades de negócios, o Modelo de mapeamento de processos do ClickUp é sua solução ideal. Desde a criação do fluxo de trabalho até a colaboração da equipe, esse modelo permite que você visualize tudo.

Aqui estão alguns recursos que destacam sua capacidade de se tornar sua solução padronizada padrão:

• Permite que as equipes colaborem em tempo real, facilitando o aprimoramento dos processos
• Conecte mais de 1.000 ferramentas comIntegrações do ClickUp. Isso garante que você tenha os dados mais recentes para fazer o backup dos símbolos de mapas de processos que selecionou
• Economize tempo na criação do seu mapa de processos padrão com sua interface amigável, vasta biblioteca de símbolos de mapas de processos e configurações rápidas de arrastar e soltar

Etapa 5: otimizar e automatizar

Embora você possa ter todos os seus processos de negócios mapeados, eles estão sujeitos a mudanças. **Otimizar e automatizar seus mapas de processos ajuda a mantê-los atualizados em qualquer mudança. Isso é especialmente útil ao analisar novos desafios ou implementar melhorias horizontalmente.

Essa etapa geralmente requer a adoção de tecnologia e ferramentas avançadas. Isso geralmente leva a desafios financeiros e relacionados à competência. O ClickUp simplifica tudo isso com sua ferramenta de plataforma de IA dedicada.

Gere insights sem problemas e conecte seu trabalho com o ClickUp Brain ClickUp Brain é a ferramenta de IA integrada do ClickUp que impulsiona a automação e fornece insights de dados detalhados. Quando incorporada aos seus mapas de processos, ela simplifica a criação e ajuda a manter suas visualizações atualizadas.

Aqui estão alguns benefícios do ClickUp Brain em mapas de processos:

• Simplificatécnicas de mapeamento de processos automatizando tarefas e oferecendo comandos de linguagem natural
• Gera uma visualização emmodelagem de processos com seus algoritmos avançados
• Sugere as melhores etapas e o melhor curso de ação
• Permite a colaboração em tempo real e analisa os fluxos de trabalho para identificar ineficiências
• Torna clara a atualização do mapa com resumos instantâneos e insights sobre como seus processos de negócios mudaram

Analisando um exemplo de mapa de processo

O processo de planejamento de capacidade com novos projetos de clientes é representado como um fluxograma

Agora que você sabe como criar um processo, vamos analisar e interpretar um exemplo.

Etapa 1: Definir o tipo de mapa do processo

Criamos um fluxograma com um fluxo lógico, elementos de tomada de decisão e loops de retrabalho.

Identificar o tipo de mapa de processo ajuda a definir como lê-lo.

Etapa 2: Identificar sua finalidade

Essa visualização mapeia como as equipes de vendas e logística devem lidar com a projeção do aumento da demanda dos clientes. Ela descreve as etapas envolvidas na verificação da demanda, na comunicação com o cliente e em como trabalhar para aumentar a capacidade.

Etapa 3: Anotar observações e interpretações

Depois de seguir passo a passo, é importante anotar o que você entendeu.

Aqui está uma análise do exemplo do fluxograma:

• O processo começa com o cliente comunicando projeções de longo prazo que mostram um aumento no volume
• A equipe de vendas verifica a demanda e, se confirmada, colabora com o cliente para documentar os novos requisitos e seu impacto
• A equipe de logística determina a estratégia e o impacto em suas operações
• Se houver falta de capacidade, a equipe explora opções como a utilização da capacidade latente da máquina ou a implementação de aumentos de capacidade
• A comunicação com o cliente é mantida durante todo o processo, garantindo o alinhamento e gerenciando as expectativas
• O processo inclui um ciclo de retrabalho para desenvolver novas estratégias de aumento de capacidade até que nenhuma opção seja viável. Isso também indica que podem ser necessários ajustes com base no feedback do cliente ou na evolução das circunstâncias

Os benefícios do uso de símbolos de mapas de processos

Agora que você já sabe como criar um mapa de processos com símbolos, vamos mostrar como ele transforma sua empresa. Aqui estão cinco benefícios do uso de símbolos de mapas de processos:

Aumenta a clareza e a compreensão

Os símbolos do mapa de processos visam a simplificar um processo complexo. Com um conjunto padronizado de símbolos, o fluxo de informações é rápido e eficaz. Isso simplifica a compreensão do fluxo do processo, mesmo para as partes interessadas sem conhecimento técnico.

A visualização aprimorada também ajuda as equipes a identificar possíveis áreas de melhoria.

Melhora a comunicação e a colaboração

Os símbolos do mapa de processos são uma linguagem própria. Visualizar seus processos com uma linguagem comum promove melhor comunicação e compreensão. Os símbolos certos também simplificam as discussões e facilitam o trabalho em equipe eficiente.

Aumenta a eficiência do processo

Um dos principais motivos pelos quais as empresas adotam mapas de processos é melhorar suas operações.

Os símbolos dos mapas de processos destacam com eficiência os gargalos, as redundâncias e as ineficiências em seus processos. Isso resulta em fluxos de trabalho otimizados e eficiência geral.

Melhora a tomada de decisões

Um mapa de processo com os símbolos corretos facilita a avaliação de diferentes opções. Essa abordagem lógica e orientada por dados é crucial para melhorar a precisão das decisões.

Ao visualizar os possíveis resultados de diferentes escolhas, você pode identificar o melhor curso de ação e evitar erros dispendiosos.

Impulsiona a responsabilidade

Os símbolos do mapa de processos esclarecem quem é responsável por cada ação ou etapa. Eles também simplificam o processo de delegação de tarefas e aumentam o desempenho ao informar aos funcionários o escopo de seu trabalho.

Otimize os processos de negócios com o ClickUp

Embora os mapas de processos deem sentido às operações complexas de uma empresa, os símbolos dos mapas de processos são a chave para simplificar suas complexidades e aumentar a eficiência. Saber como usar um mapa de processos é vital para facilitar a comunicação, a colaboração e a tomada de decisões,

Com o guia abrangente e os exemplos de símbolos de mapas de processos padrão que abordamos, você está quase pronto para transformar seus níveis de produtividade.

Tudo o que resta é escolher o ClickUp e sua ampla gama de ferramentas para simplificar sua jornada de mapeamento de processos. Então, registre-se no ClickUp para experimentar!