Você já se perguntou como as pessoas navegavam antes da invenção dos mapas? Com a ajuda da posição do sol e das estrelas.
No meio do projeto, se você sentir que está vendo estrelas, precisará de um mapa - um mapa de processo. Vamos ver alguns mapeamento de processos e como você pode usá-las para melhorar a eficiência dos negócios.
O que são técnicas de mapeamento de processos?
As técnicas de mapeamento de processos são abordagens sistemáticas usadas para documentar visualmente, analisar e aprimorar as etapas envolvidas em um processo de negócios. Há várias técnicas de mapeamento de processos, como diagramas de fluxo de trabalho, diagramas de fluxo de dados, notações de modelagem de processos de negócios, diagramas SIPOC etc. Antes de entrarmos em detalhes, vamos entender o básico.
O que é mapeamento de processos de negócios?
O mapeamento de processos de negócios é a representação visual da sequência de etapas envolvidas em qualquer processo de negócios. Ele fornece uma imagem consolidada de um processo do início ao fim.
A técnica mais simples de mapeamento de processos é um fluxograma que representa graficamente a sequência de ações ou etapas de um processo. O fluxograma do processo para a resolução de uma reclamação de cliente pode ter a seguinte aparência.
Receber a reclamação do cliente > avaliar a reclamação > definir a prioridade > atribuir ao executivo de atendimento ao cliente > resolver a reclamação > fechar o tíquete > coletar feedback.
O que inclui um mapa de processo?
Os mapas de processos típicos incluem o seguinte.
- Ações que os usuários executam para promover um processo
- Pontos de decisão em que os usuários decidem o curso da ação
- Direção do fluxo com base nas decisões
- Pontos de início e fim que indicam o início e o fim do processo
Dependendo da complexidade do seu projeto, você pode ter vários outros componentes, mas esses quatro representam o básico.
Como o mapeamento de processos é diferente da modelagem de processos de negócios?
Embora os dois termos pareçam semelhantes e tenham alguma sobreposição, o mapeamento de processos de negócios é diferente da modelagem de processos de negócios.
A modelagem de processos de negócios é uma abordagem quantitativa e orientada por dados para delinear processos complexos, enquanto o mapeamento de processos é uma visão qualitativa de como as partes interessadas percebem seus processos.
Além disso, a modelagem tende a ser detalhada e abrangente, analisando o processo a partir de várias perspectivas, enquanto o mapeamento é geralmente mais direto, concentrando-se na sequência de atividades.
O mapeamento de processos de negócios estabelece a base para a compreensão dos processos atuais e de como cada parte interessada acredita que eles deveriam ser. Isso oferece vários benefícios.
Importância e benefícios das técnicas de mapeamento de processos de negócios
O mapeamento de processos de negócios pode ser feito por meio de várias técnicas, cada uma adequada a finalidades específicas. Qualquer que seja o caminho escolhido, os benefícios são muitos.
Melhor visibilidade: O mapeamento de processos de negócios visualiza claramente como os processos funcionam em uma organização. Dessa forma, todos sabem o que se espera que aconteça.
Por exemplo, se for esperado que o desenvolvedor sênior faça uma revisão de código imediatamente após a conclusão da codificação, o mapa do processo deixará isso claro para ambos.
Identificação de ineficiências: Nos negócios gerenciamento de processos os mapas identificam ineficiências, redundâncias e gargalos em seus processos.
Por exemplo, se um mapa do processo de compras mostrar várias aprovações para compras de rotina, a empresa poderá simplificar esse processo definindo limites mais altos para a revisão gerencial, acelerando assim as compras.
Simplificação da comunicação: Bom ferramentas de mapeamento de processos revelam quaisquer lacunas de comunicação ou redundâncias decorrentes da falta de fluxo de informações. Você pode usar esses dados para definir melhores protocolos de comunicação.
Satisfação dos funcionários: Quando os membros da equipe conhecem as etapas antes e depois do trabalho, é provável que sejam mais atenciosos com o resultado. Por exemplo, quando o analista de negócios sabe que o recurso será testado, ele escreve histórias de usuário e critérios de aceitação mais claros.
Automação: Esse é o benefício mais importante. O mapeamento de processos permite a automação dos processos de negócios por meio de:
- Descrever o fluxo do processo e a sequência de etapas
- Identificação de dependências e sobreposições
- Cálculo do tempo e do esforço para cada etapa
- Medir o impacto de uma etapa sobre a seguinte
- Organização das etapas em uma sequência repetível e automatizável
Com todas essas informações, as empresas podem automatizar processos de forma inteligente, liberando os membros da equipe para se concentrarem em atividades mais estratégicas.
Com a teoria sobre o mapeamento de processos de negócios fora do caminho, vamos à prática. Aqui estão as principais técnicas de mapeamento de processos de negócios que você pode aplicar às suas necessidades hoje.
Técnicas de mapeamento de processos de negócios
Dependendo da natureza do seu processo, da sua complexidade, das partes interessadas envolvidas, do seu impacto nos negócios etc., você pode escolher entre várias técnicas avançadas de mapeamento de processos. Aqui, discutiremos as principais.
1. Técnicas de fluxo de trabalho
Um fluxo de trabalho é uma sequência de etapas que pessoas ou máquinas seguem para concluir uma tarefa ou atingir um objetivo. Pode ser simples, como sacar dinheiro em um caixa eletrônico, ou complexo, como montar um smartphone.
As técnicas de mapeamento de processos de negócios baseadas em fluxo de trabalho podem ser usadas para todo o processo, por mais complexo que seja. As organizações também usam essa técnica para mapear o fluxo de trabalho dos fluxos de trabalho.
Por exemplo, a equipe de desenvolvimento pode ter um fluxo de trabalho de programação. A equipe de engenharia pode ter um fluxo de trabalho de implementação conectado ao fluxo de trabalho de programação. A equipe de DevOps pode ter um fluxo de trabalho de manutenção de aplicativos que inclua ambos.
Veja como você pode usar técnicas de fluxo de trabalho para mapear seu processo de negócios.
Identificar o tipo de fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho são de quatro tipos. Comece o mapeamento de seu processo de negócios identificando que tipo de processo é o seu.
Sequencial: Em fluxos de trabalho sequenciais, as tarefas são executadas em uma ordem específica, uma após a outra. Tomemos como exemplo a retirada de dinheiro de um caixa eletrônico; as etapas são executadas em uma sequência, desde a inserção do cartão até a retirada do cartão.
Máquina de estado: Os fluxos de trabalho de máquina de estado são quando o processo vai e volta. Por exemplo, ao desenvolver a experiência do usuário (UX) para um aplicativo móvel, você pode realizar vários testes de usuário e pesquisas antes de fazer o design final.
Baseado em regras: Esses fluxos de trabalho são do tipo "se isso, então, aquilo", embora não sejam tão simples. Algumas decisões podem ter várias opções, cada uma delas se ramificando em vários fluxos de processo.
Paralelo: Quando um fluxo de trabalho é paralelo, os processos/tarefas ocorrem simultaneamente. A manufatura enxuta tem vários fluxos de trabalho paralelos.
Reconhecer vários componentes
Todo fluxo de trabalho inclui vários componentes, como:
- Tarefas: Cada etapa/atividade executada no fluxo de trabalho
- Relacionamentos: Dependências e conexões entre as tarefas no fluxo de trabalho
- Funções: Quem é responsável por cada tarefa (não precisam ser indivíduos, também podem ser funções como gerente de projeto, desenvolvedor etc.)
- Direção: Fluxo de informações (isso é fundamental, especialmente em fluxos de trabalho de máquina de estado)
- POPs: Procedimentos operacionais padrão para tarefas dentro do fluxo de trabalho
Inclua todos esses detalhes no documentação do fluxo de trabalho
Criar um diagrama de fluxo de trabalho
Com os vários componentes de seu processo, crie um diagrama de fluxo de trabalho, descrevendo as tarefas, quem as executará, em que ordem e de acordo com quais padrões. Aqui estão alguns exemplos de diagramas de fluxo de trabalho para inspiração.
Crie diagramas de fluxo de trabalho para suas necessidades comerciais com o ClickUp
2. Diagramas de fluxo de dados
Se os fluxos de trabalho tratam de ações/atividades, o fluxo de dados trata de informações. Os diagramas de fluxo de dados ilustram como os dados se movem da entrada para a saída por meio de um processo, destacando as fontes, os destinos, os pontos de armazenamento e os caminhos.
Eles ajudam a mapear os sistemas de informação, o que os torna especialmente úteis em processos de software e de uso intensivo de dados.
Diagrama de fluxo de dados (Fonte: Wikimedia Commons )
Para desenhar um diagrama de fluxo de dados, use os seguintes componentes.
- Círculos ou retângulos arredondados para processos que mostram como os dados são transformados dentro do sistema
- Retângulos ou linhas abertas para armazenamentos de dados, como arquivos, bancos de dados ou depósitos
- Quadrados ou retângulos para entidades externas, como fontes de dados ou destinos fora do limite do sistema
- Setas para o fluxo de dados, conectando processos, armazenamentos de dados e entidades externas
Ao usar diagramas de fluxo de dados, é importante observar que não há fluxo de controle. Isso significa que esse diagrama não tem fluxos condicionais, regras de decisão ou loops. Eles podem ser representados como fluxogramas conectados ao diagrama de fluxo de dados.
3. Modelo e notação de processos de negócios (BPMN)
Um modelo e notação de processo de negócios é um conjunto de diretrizes para a criação de uma representação gráfica de processos em uma organização. Ele fornece um conjunto abrangente de símbolos e notações facilmente compreensíveis por todas as partes interessadas do negócio.
Modelo e notação de processos de negócios (Fonte: Wikimedia Commons )
O BPNM é mais adequado para processos que precisam ser compreendidos por equipes técnicas, analistas de negócios, líderes e clientes. Veja a seguir as notações recomendadas e como você pode usá-las.
Identifique seus objetos de fluxo: Representam tarefas, eventos ou trabalho realizado no processo. Por exemplo, um nó de tarefa pode representar a verificação do crédito de um cliente em um processo de pedido para pagamento.
Desenhe os objetos de conexão: Eles representam o fluxo de informações ou ações - uma linha sólida com setas sólidas aponta de uma atividade para a próxima. As linhas pontilhadas representam o fluxo de mensagens ou a associação.
Organize em raias: Referem-se a categorias ou participantes que executam as várias tarefas do processo. Por exemplo, em um sistema de processamento de faturas, as tarefas podem ser divididas em raias para fornecedores, clientes, equipes financeiras, equipes de vendas etc.
Fluxograma do diagrama de raias do ClickUp para o mapeamento de seus processos
**Use artefatos: Mostre como os dados são necessários ou produzidos pelas atividades. Por exemplo, um objeto de dados pode ser um pedido criado e depois atualizado por meio de várias etapas do processo.
4. Diagramas de linguagem de modelo unificado (UML)
A Unified Modeling Language (UML) é uma linguagem de modelagem usada para visualizar o design de um sistema. A UML é amplamente usada na engenharia de software para representar as estruturas e os comportamentos de vários componentes.
Embora seja chamada assim, ela não é uma linguagem de programação, mas um conjunto de diretrizes e vocabulário para visualizar sistemas. Cada diagrama UML se concentra em um aspecto diferente do sistema, facilitando a compreensão de projetos de software complexos pelas partes interessadas.
Ao mapear processos de negócios, use o tipo de UML mais adequado para você. Há duas categorias de UMLs.
Diagramas estruturais
Os diagramas estruturais são melhores para os aspectos estáticos de um sistema, como a estrutura do código-fonte, incluindo os componentes, as classes, os objetos e seus arranjos.
Por exemplo, um diagrama de classes para uma plataforma de mídia social pode detalhar como os perfis de usuários, publicações, comentários e mensagens são estruturados e interligados.
Diagramas comportamentais
Os diagramas comportamentais são melhores para os aspectos dinâmicos de um sistema, ilustrando como os elementos dentro do sistema interagem e mudam com o tempo. Esses diagramas descrevem o fluxo de controle de uma atividade para outra, as interações entre objetos e as respostas do sistema a eventos.
Por exemplo, um diagrama de sequência para um sistema de rastreamento de bugs poderia ilustrar o processo de relatar um bug, incluindo interações entre o usuário, a interface do sistema e o banco de dados, destacando como o sistema se comporta em resposta às ações do usuário e aos eventos do sistema.
5. Diagramas SIPOC
SIPOC significa Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Processes (processos), Outputs (saídas) e Customers (clientes). É uma ferramenta usada em manufatura, varejo, cadeia de suprimentos e setores relacionados para mapear uma visão geral de alto nível do processo.
Os diagramas SIPOC são melhores para criar uma visão panorâmica do cenário de negócios. Ele abrange de ponta a ponta, incluindo:
- Fornecedores que fornecem os insumos necessários para o processo, que podem ser internos à sua organização ou fornecedores externos
- Insumos, incluindo os materiais, as informações ou os recursos necessários para executar o processo
- Processo e as atividades de alto nível que transformam a entrada em saída. Os diagramas SIPOC são geralmente compostos de 5 a 7 etapas para manter a simplicidade e a clareza
- Outputs, como os produtos, serviços ou informações gerados pelo processo
- Clientes, tanto internos quanto externos à empresa
Com qualquer uma dessas técnicas, você pode colher os benefícios de processos de negócios simplificados, otimização e automação. Independentemente de qual delas você usar, veja a seguir como criar um mapa de processos de negócios eficiente.
Como criar um mapa eficiente de processos de negócios
Para criar um mapa de processos, você precisa de pesquisa, clareza e uma ferramenta projetada para um fim específico, como o ClickUp. Aqui está um guia passo a passo sobre como usá-las para mapear seus processos.
Defina o escopo e os objetivos
Todo processo envolve várias etapas. Para mapear o processo de forma eficaz, você precisa definir seu escopo, o nível de detalhe necessário e o que você espera alcançar com ele. Por exemplo, se você estiver mapeando o processo de aquisição, o escopo pode ser de ponta a ponta ou apenas uma parte dele, como a seleção de fornecedores.
Um bom software de mapeamento de fluxo de valor pode ajudar a identificar o nível de granularidade de que você precisa. Antes de começar a trabalhar, use Documentos do ClickUp para documentação do processo, incluindo o escopo e as proteções para seus esforços.
Coleta de dados
Colete todas as informações necessárias sobre o processo, incluindo as etapas, tarefas, entradas, saídas, pontos de decisão e funções envolvidas.
Entrevistar os membros da equipe e as partes interessadas é uma ótima maneira de coletar essas informações. Você também pode usar Formulários ClickUp para pesquisar as partes interessadas e coletar os dados apontados.
Capture respostas para ações rápidas com o ClickUp Forms
Identificar pontos de início e fim
Defina claramente onde o processo começa e termina. Isso estabelece os limites de seu mapa detalhado do processo e garante a inclusão de todas as atividades relevantes.
No exemplo da aquisição, o processo pode começar com a identificação de uma necessidade e terminar com o recebimento de mercadorias e o pagamento ao fornecedor.
Preencha as lacunas
Coloque os pontos inicial e final em qualquer um dos ferramentas de mapeamento de processos . Em seguida, adicione sequencialmente cada etapa e ponto de decisão que você documentou. Assegure o uso de símbolos padrão de mapeamento de processos para garantir a consistência e a clareza. Quadro branco do ClickUp oferece uma tela limpa para mapear seu processo como achar melhor. Se você perceber ineficiências e quiser fazer um brainstorming de ideias, use Mapas mentais do ClickUp para criar cenários.
Use o ClickUp Mind Maps para criar seus cenários
Se você é novo no mapeamento de processos, experimente alguns dos modelos do ClickUp:
- Modelo de mapeamento de processos do ClickUp é ideal para iniciantes. Com listas e status personalizados, ele permite que você acompanhe tarefas e atividades de forma eficaz
- Para uma versão mais avançada, experimenteModelo de quadro branco de mapa de processos do ClickUp* O ClickUp também oferece vários modelos demodelos de mapeamento de fluxo de valor para mapeamento eficiente, economizando tempo
Atribuir responsabilidades
Incorpore swimlanes em seu mapa de processos para delinear responsabilidades entre diferentes funções ou departamentos. Por exemplo, swimlanes separados para a equipe de compras, o departamento financeiro e os fornecedores podem mostrar rapidamente qual entidade é responsável pela aprovação, pelo pagamento e pela entrega.
Validar o processo
Quando o rascunho inicial do mapa do processo estiver concluído, revise-o e valide-o com as partes interessadas envolvidas no processo. Essa etapa garante que o mapa reflita com precisão o processo do mundo real e inclua todos os detalhes necessários.
É também uma oportunidade de identificar discrepâncias ou ineficiências que não foram percebidas.
Analisar e otimizar
Analise o processo em busca de ineficiências, gargalos ou redundâncias com um mapa de processo validado. Busque feedback e selecione ideias para melhorias, como reorganização de etapas, eliminação de gargalos, reatribuição de responsabilidades ou introdução de novas ferramentas.
Implemente essas melhorias no processo e monitore continuamente o progresso.
Dirija sua empresa na direção certa com o mapeamento de processos no ClickUp
Um bom mapa de processos faz exatamente o que está escrito na lata - dá orientação a todos que o utilizam. É por isso que essa é uma das técnicas mais populares usadas pelas empresas em todo o mundo.
Por mais eficaz que seja, o mapeamento de processos pode ser um desafio sem as ferramentas certas. O software de gerenciamento de projetos do ClickUp foi projetado com essas necessidades em mente.
Com quadros brancos, mapas mentais, listas de tarefas, listas de verificação e modelos, o ClickUp oferece tudo o que você precisa para criar mapas de processos abrangentes com a técnica que preferir.
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FAQs sobre mapas de processos de negócios
1. Quais são as quatro etapas para um mapeamento de processos eficaz?
As quatro etapas para um mapeamento eficaz são:
- Definição do escopo
- Coleta de dados
- Mapeamento do processo
- Análise e aprimoramento
2. Quais são os cinco níveis de mapeamento de processos?
Os cinco níveis de mapeamento de processos, com base na granularidade, organizados desde a visão geral mais ampla até a documentação mais detalhada, são:
- Mapa de fluxo de valor: Visão panorâmica das principais funções ou processos de negócios
- Alto nível: Visão ampla dos principais processos dentro de cada função principal
- Nível de atividade: Visão ampliada de cada atividade dentro do processo, incluindo a sequência de tarefas e pontos de decisão
- Nível do usuário: Organizado por tarefas/atividades pelas quais cada usuário é responsável
- Nível de tarefa: O nível mais detalhado, que fornece instruções passo a passo para a execução de cada tarefa no processo
3. O que é um exemplo de mapeamento de processos?
Considere um exemplo simples de mapeamento de processos para uma consulta de atendimento ao cliente.
Início: O cliente envia uma consulta. Isso pode ser feito por meio de qualquer canal, como e-mail, telefone ou um formulário da Web.
Registro da consulta: A solicitação é registrada como um tíquete em um sistema de rastreamento com um identificador e uma prioridade exclusivos. Isso geralmente é automatizado.
Atribuição de responsabilidade: Um representante é atribuído à solicitação com base na disponibilidade, gravidade/prioridade do tíquete etc.
Resolução: O representante designado analisa a solicitação, executa as ações necessárias e, em seguida, responde ao cliente. Essa etapa pode envolver várias subetapas, dependendo da complexidade da solicitação.
Encerramento: O representante marca o tíquete como fechado após a confirmação do cliente.Feedback: Uma pesquisa é enviada automaticamente ao cliente para coletar feedback.