O desempenho da equipe é um fator decisivo para o sucesso de qualquer empresa. Mas sejamos realistas: manter um desempenho máximo de forma consistente pode ser um verdadeiro desafio.
Hoje, as empresas precisam evoluir constantemente para se manter à frente das condições dinâmicas do mercado, e os funcionários podem enfrentar pressão para acompanhar essas mudanças.
Como gerente, seu papel é crucial para manter sua equipe motivada e alinhada com os objetivos da organização. Isso significa gerenciar as expectativas da equipe e compartilhar as ferramentas que os ajudarão a manter o foco, especialmente na fase de desempenho.
Se você está se perguntando o que é a fase de desempenho e como pode levar sua equipe a alcançá-la, este artigo é para você. Continue lendo. 🧐
O que é a fase de desempenho?
A fase de desempenho é uma das fases mais importantes do modelo de desenvolvimento de equipes de Tuckman. O modelo foi desenvolvido por Bruce Tuckman, um psicólogo educacional que o utilizou para descrever um processo teórico de como os grupos evoluíram e cresceram em meados da década de 1960.
A fase de desempenho é a quarta fase do modelo “Cinco Fases do Desenvolvimento da Equipe” e talvez seja a fase mais importante. Nesta fase, todos os membros da equipe atuam em seu potencial máximo, e a equipe funciona como uma unidade altamente organizada e coesa.
As cinco fases do modelo incluem:
- Fase 1: Fase de formação
- Fase 2: Fase de conflito
- Fase 3: Fase de normatização
- Fase 4: Fase de desempenho
- Fase 5: Fase de encerramento
Vamos entender brevemente todas as fases de formação de equipes antes de nos aprofundarmos na fase de desempenho.
Fase nº 1: Fase de formação
Esta fase é quando os membros da sua equipe ou grupo estão apenas começando a se unir.
Os membros da sua equipe podem não se conhecer bem. Há muita incerteza no ar, e a equipe pode não ser muito produtiva. Os membros ainda estão se acostumando uns com os outros e precisam de tempo para descobrir suas funções individuais.
Fase 2: Fase de conflito
É nesse momento que os membros da equipe estão aprendendo a trabalhar juntos. Nessa fase, às vezes podem surgir conflitos devido a personalidades ou opiniões conflitantes.
Os membros da equipe podem ainda não ter clareza total sobre suas funções e podem ultrapassar os limites uns dos outros. A dinâmica da equipe pode se tornar desafiadora à medida que os membros trabalham para encontrar as funções que melhor se adequam a eles.
Fase 3: Fase de normatização
Esta fase é quando as coisas finalmente começam a se encaixar. Os membros da sua equipe estão se adaptando às suas respectivas funções.
À medida que se sentem mais à vontade para trabalhar juntos em tarefas em equipe, eles se sentem mais à vontade para pedir ajuda ou buscar feedback construtivo uns dos outros.
Fase 4: Fase de desempenho
Somente equipes bem-sucedidas podem alcançar esse estágio tão valorizado, no qual os membros da equipe atingem seu potencial máximo, não apenas individualmente, mas como equipe.
Se você já assistiu a filmes como Ratatouille ou Burnt, aqui está um exemplo: no início, os chefs estão constantemente em conflito uns com os outros e os conflitos interpessoais são abundantes. Mas, no final, eles estão em perfeita sincronia, como uma orquestra harmoniosa e afinada. Essa é a fase de desempenho.
Na fase de desempenho,
- Sua equipe definiu suas funções, estabeleceu limites claros para que ninguém interfira no trabalho dos outros e pode colaborar sem esforço.
- Os membros assumem ativamente a responsabilidade e a autoridade necessária para liderar projetos.
- Todos os membros ajudam uns aos outros a identificar e superar erros, falhas e outras deficiências.
- Os membros trocam feedback entre si para obter melhores resultados e avançam em sincronia em direção aos objetivos da equipe.
- Todos sentem uma profunda satisfação com seu progresso.
Sua equipe também segue fluxos de trabalho estabelecidos para atingir objetivos compartilhados, e os membros se sentem unidos na busca de um objetivo comum. Isso representa o estágio ideal de desenvolvimento do grupo.
Como líder de equipe, seu objetivo é guiar sua equipe até esse estágio o mais rápido possível — e é exatamente para isso que estamos aqui para ajudá-lo.
Fase 5: Fase de encerramento
Esta é a quinta e última fase de Tuckman, quando a equipe está pronta para se desintegrar. Geralmente, isso acontece quando a missão da equipe é cumprida.
Este é o momento em que você e sua equipe podem comemorar o que conquistaram. Reflita sobre suas realizações e lembre sua equipe do propósito por trás do trabalho deles.
Como esta é a quinta fase, também é uma excelente oportunidade para reconhecer e celebrar os talentos de cada membro da equipe.
Por que você deve buscar o estágio de desempenho?
A fase de desempenho pode gerar os melhores resultados possíveis para você e sua equipe. 🎯
Nessa fase, há sincronia perfeita e comunicação fluida, e a maioria dos membros está trabalhando de forma impecável para atingir seus objetivos.
A ideia é manter a equipe nesta fase pelo maior tempo possível.
Embora pareça ótimo em teoria, nenhuma equipe consegue se manter consistentemente equilibrada na fase de desempenho sem qualquer intervenção. Cabe a você, líder da equipe, garantir que sua equipe permaneça nessa fase pelo maior tempo possível, especialmente durante projetos.
Para isso, você pode começar evitando os desafios comuns que podem surgir nesta fase, mantendo uma liderança forte. Vamos aprender mais.
Quais são alguns dos desafios comuns na fase de desempenho? E por que eles acontecem?
🚩Esgotamento
O esgotamento é o inimigo mais formidável quando se trata de manter uma equipe de alto desempenho. E você não pode simplesmente resolver isso introduzindo atividades de bem-estar. Não importa o quanto os membros da sua equipe meditem ou se exercitem, se eles estiverem presos em um ambiente que induz ao estresse crônico, eles sentirão o impacto.
O esgotamento é prejudicial para os negócios e para os seres humanos em geral. 33% dos funcionários admitem que o esgotamento os torna menos concentrados no trabalho, enquanto 31% afirmam que isso os fez perder o interesse em seus empregos e 21% relatam que isso os levou a procrastinar mais.
As três principais causas do esgotamento incluem: aumento da carga de trabalho, desafios de saúde mental que podem decorrer da falta de equilíbrio entre vida profissional e pessoal e prazos irrealistas.
Outros fatores que contribuem para o esgotamento no local de trabalho incluem:
- Urgência constante
- Redes de comunicação hierárquicas e lentas
- Microgerenciamento
- Falta de reconhecimento pelas conquistas
- Ultrapassar os limites pessoais e as horas de trabalho
🚩 Manter o ritmo
Outro desafio considerável para os gerentes é garantir um desempenho consistente da equipe, dia após dia e semana após semana. Embora você não possa esperar 100% da sua equipe o tempo todo, isso não significa que você deva permitir que haja estagnação.
Algumas causas comuns de perda de impulso incluem:
- Esgotamento (sim, todos eles estão inter-relacionados)
- Falta de objetivos alinhados e claros
- Complacência
- Ausência de membros importantes da equipe
- Falta de reconhecimento
- Fatores externos, como mudanças nos valores da empresa, na alta administração e muito mais.
🚩 Aumento dos conflitos
Os conflitos são inevitáveis. Eles podem surgir devido a conflitos de interesse, desentendimentos de personalidade ou outros motivos.
Aqui estão alguns motivos comuns para conflitos que surgem na fase de desempenho e que você deve estar atento:
- Opiniões profissionais e estilos de trabalho diferentes
- Trabalhando em direção a objetivos pessoais e profissionais diferentes
- Sobreposição de funções nas fases finais de um projeto
- Sistemas de crenças pessoais
- Recursos limitados
- Fatores organizacionais, como mudanças na política da empresa ou reestruturação
- Estresse causado por fatores externos, como prazos irrealistas impostos por superiores/gerência
- Concorrência acirrada
Qualquer uma dessas razões (ou outras) pode prejudicar o que deveria ser uma equipe altamente funcional, eficaz e eficiente.
Então, o que você precisa para colocá-los de volta em ação?
Quais são algumas das melhores práticas para liderar com eficácia na fase de desempenho?
Uma liderança forte continua sendo o foco principal ao lidar e gerenciar equipes de alto desempenho.
Apesar de seus melhores esforços para montar uma equipe com a combinação ideal de habilidades e atitudes, criar um ambiente onde sua equipe possa prosperar muitas vezes requer ajustes em sua composição à medida que sua dinâmica evolui.
Aqui estão algumas estratégias para lidar com equipes na fase de desempenho:
✅ Realize atividades em grupo
- Discuta o panorama geral: concretize a posição em que você deseja ver a si mesmo e sua equipe após um determinado período. Permita que sua equipe visualize onde precisa estar com o projeto em que está trabalhando atualmente. Isso os ajuda a manter a energia, visualizando suas conquistas futuras e manifestando esse nível de sucesso da equipe.
- Três perguntas principais: faça estas três perguntas fundamentais à sua equipe: O que tem funcionado para nós? O que está causando problemas para nós? O que podemos melhorar?
- O que tem funcionado para nós?
- O que está causando problemas para nós?
- O que podemos melhorar?
- O que tem funcionado para nós?
- O que está causando problemas para nós?
- O que podemos melhorar?
Mas não as guarde para o final do sprint.
Colete esse feedback valioso em intervalos regulares durante o ciclo do seu projeto para ter uma boa ideia dos tópicos acima. Fornecer feedback oportuno, abordar problemas antecipadamente e destacar o progresso cria uma sensação de melhoria contínua e realização para todos os membros da equipe.
- Sessões de brainstorming inclusivas: visualize suas ideias com a ajuda deste exercício rápido. Ele reúne seu grupo e os incentiva a pensar de maneiras inovadoras para ajudar na conclusão oportuna do projeto em que você está trabalhando.
Imagine ter um espaço infinito para preencher com ideias textuais e visuais para acompanhar projetos e atividades. É isso que os quadros brancos do ClickUp ajudam você a fazer.
Com os quadros brancos do ClickUp, você pode:
- Colabore visualmente em uma única plataforma compartilhada para transformar ideias em insights acionáveis.
- Faça brainstorming, crie estratégias, crie mapas mentais e planeje fluxos de trabalho ágeis.
- Conecte-se com ferramentas do ClickUp, como Tarefas, para uma transição perfeita da ideação à ação.
- Vincule arquivos de trabalho, documentos e tarefas diretamente no seu quadro branco.
✅ Reconheça as contribuições
Uma equipe é uma amalgamação de personalidades contrastantes. É claro que alguns membros serão mais dinâmicos do que outros e, como resultado, mais visíveis. É seu trabalho, como líder, entender claramente quem está contribuindo de que maneira durante um projeto.
Certifique-se de que os membros menos visíveis tenham a chance de estar em destaque, reconhecendo suas contribuições. Isso levará a uma equipe que está ciente dos talentos de todos os seus membros e os celebra, independentemente de quão expressivo seja um indivíduo.
Para fazer isso de forma eficiente, você pode usar um sistema de gerenciamento de equipe que ajuda a acompanhar as tarefas realizadas. Você pode usar vários recursos do ClickUp em conjunto aqui. O primeiro deles é o ClickUp Tasks.
Com o Tasks, você pode:
- Atribua tarefas viáveis, claras e bem definidas à sua equipe.
- Acompanhe o progresso das tarefas para entender o desempenho da sua equipe.
- Planeje, organize e colabore perfeitamente em qualquer projeto
- Categorize as tarefas por prioridade e atribuição
- Vincule tarefas relacionadas e acompanhe o progresso com status personalizados.
Outra maneira interessante de acompanhar seu progresso é usar o modelo de acompanhamento de projetos do ClickUp.
Com ela, você pode agrupar tarefas por fase, acompanhar o progresso e colaborar perfeitamente com sua equipe. É perfeita para gerenciar vários projetos sem se sobrecarregar. Você ficará organizado, receberá atualizações em tempo real e saberá as contribuições de todos.
✅ Sempre defina metas alcançáveis
Uma equipe com desempenho máximo precisa estar focada e alinhada em direção a um objetivo comum. Isso começa com a definição de metas bem definidas e viáveis para cada membro da equipe, alinhadas às suas funções.
Evite sobrepor objetivos para prevenir conflitos entre tarefas. Continue elevando um pouco o nível a cada vez para garantir que sua equipe continue buscando a excelência sem estagnar.
Depois de definir suas metas, comunique-as aos seus funcionários e monitore de perto o cumprimento delas. Para fazer tudo isso em um único lugar, sem precisar alternar entre abas, use o ClickUp Goals.
O ClickUp Goals permite que você:
- Acompanhe automaticamente o progresso em direção às metas vinculando tarefas, usando metas numéricas, monetárias ou verdadeiro/falso.
- Organize as metas em um único lugar usando pastas, facilitando o monitoramento conjunto dos objetivos relacionados.
- Defina vários tipos de metas (por exemplo, ciclos de sprint, scorecards semanais) para atender a diferentes necessidades.
- Compartilhe metas, gerencie permissões e mantenha todos alinhados com cronogramas e prazos claros.
✅ Defina prioridades claras
Sua equipe não pode trabalhar de maneira ideal se você classificar todas as tarefas como urgentes! Quando tudo é urgente, nada é realmente urgente. Isso pode fazer com que sua equipe fique sobrecarregada com várias prioridades conflitantes e prazos irrealistas, o que pode causar estresse.
É por isso que você deve criar critérios bem definidos para urgência e priorizar cada tarefa de acordo com eles. Planeje bem e crie um sistema no qual você não apenas atribua tarefas aos seus colegas de equipe, mas também possa classificá-las com base em sua importância.
Por exemplo, você pode codificar por cores os itens de alta prioridade como vermelho, seguido por amarelo e verde, para um sistema simples, mas universalmente reconhecível.
Você também pode usar um dos muitos sistemas de priorização, como:
- A Matriz de Eisenhower
- Método MoSCoW (Must have, Should have, Could have e Won’t have)
- Método ABC de prioridade (“A” inclui alta prioridade e alta urgência, “B” inclui média prioridade e média urgência, “C” inclui baixa prioridade e baixa urgência)
- Pontuação RICE (alcance, impacto, confiança e esforço)
✅ Garanta o equilíbrio adequado entre vida profissional e pessoal
Entenda que seus funcionários têm uma vida fora do trabalho.
Se você constantemente confunde os limites entre o pessoal e o profissional, seus funcionários não conseguirão descansar ou tirar férias adequadamente. Eles não conseguirão se desconectar totalmente do trabalho, o que levará à exaustão e à frustração.
Isso é especialmente importante, pois grande parte da força de trabalho começou a optar por ambientes de trabalho remotos ou híbridos.
Atualmente, 53% dos empregos nos EUA são híbridos. Isso significa que você precisa se preparar para lidar e gerenciar os desafios que vêm com esse ambiente de trabalho flexível e, muitas vezes, assíncrono.
✅ Incentive uma comunicação transparente e eficiente
A comunicação é fundamental para motivar e reconhecer os esforços dos seus funcionários. Seu papel deve ser o de facilitador, não o de obstáculo ao fluxo de trabalho.
Você precisa estar acessível aos seus colegas de equipe para que eles não precisem passar por vários obstáculos para conseguir uma reunião com você.
Certifique-se de que todos os membros da sua equipe se sintam à vontade para se aproximar de você. Considere implementar uma política de portas abertas para incentivar as pessoas a expressarem suas opiniões. Além disso, elimine silos de comunicação ineficientes, introduzindo canais de comunicação simplificados.
Tente evitar atrasos ou falhas de comunicação ao compartilhar mensagens entre os colegas de equipe, incluindo você mesmo.
Mais uma vez, o ClickUp oferece uma solução poderosa para isso na forma do ClickUp Chat View. Ele facilita a coordenação perfeita entre departamentos, equipes e membros com tarefas e funções interconectadas.
Use a Visualização de Chat do ClickUp para se comunicar diretamente com os membros da equipe e departamentos dentro do seu espaço de trabalho, compartilhando facilmente arquivos, tarefas e documentos relevantes.
✅ Promova a confiança e a autonomia; monitore, mas não microgerencie
Se você não confia na sua equipe, precisa se perguntar algumas questões profundas. Trabalhar com uma equipe na qual você não pode confiar pode atrapalhar todo o seu fluxo de trabalho. Isso também pode ser um indicador de um ambiente de trabalho pouco saudável.
Dito isso, não caia na armadilha da microgestão. Se você começar a gerenciar cada membro nos mínimos detalhes, isso simplesmente mostrará que você não confia neles o suficiente para deixar o trabalho nas mãos deles.
Incentive sua equipe a assumir funções de liderança durante os projetos para mostrar que estão prontos para a autonomia. Você precisa encontrar um equilíbrio entre permitir que os colegas de equipe se desenvolvam de forma independente e acompanhar de perto o progresso deles, estando pronto para intervir sempre que sua presença ou tomada de decisão for necessária.
Modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos do ClickUp
Para atribuir tarefas e, ao mesmo tempo, manter uma visão geral de todo o cenário, experimente o modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos do ClickUp. Ele ajuda a definir funções, atribuir tarefas e garantir que todos saibam quem é responsável por quê.
Usar este modelo pode garantir que tudo corra bem, independentemente do tamanho da sua organização. O modelo fornece um plano claro, garante que todos conheçam suas funções, melhora a coordenação entre as equipes e ajuda a detectar problemas logo no início, antes que se tornem maiores.
✅ Realize ciclos regulares de feedback
Na fase de desempenho, seus colegas de equipe estarão prontos para oferecer feedback crítico e construtivo uns aos outros.
É importante manter essas linhas de comunicação abertas e saudáveis. Na verdade, como gerente e líder, você pode solicitar feedback construtivo imediatamente e dar o exemplo para os outros membros da equipe. Uma das melhores maneiras de fazer isso é organizar pesquisas anônimas que mostrem exatamente em que você é bom e as áreas que precisam ser melhoradas.
Ao criar um ciclo de feedback em sua equipe, você desenvolve um ambiente de aprendizado e aprimoramento constantes.
Você pode coletar facilmente feedback significativo com o modelo de pesquisa de feedback e check-in dos funcionários do ClickUp. Use-o para reunir rapidamente insights, identificar áreas a serem melhoradas e resolver quaisquer preocupações, tudo isso enquanto otimiza o processo de feedback.
Mantenha sua fase de desempenho em alta com o ClickUp
A fase de desempenho é onde sua equipe se destaca, trabalha em conjunto com o mínimo de conflitos e maximiza a produtividade.
Para manter essa fase ideal, você precisa gerenciar os desafios potenciais. Uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a navegar por todas as cinco fases do modelo de Tuckman.
O ClickUp pode ser a ferramenta ideal para você. Ele oferece uma solução abrangente para manter sua equipe alinhada e produtiva. Ele também ajuda a definir metas, priorizar tarefas, definir funções, otimizar a comunicação, coletar feedback e monitorar o desempenho.
Ao integrar o ClickUp ao seu fluxo de trabalho, você pode evitar problemas antes que eles surjam e manter o sucesso de sua equipe a longo prazo.
Não deixe que a desorganização atrapalhe seu progresso. Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo e mantenha sua equipe com o melhor desempenho possível.