"A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas realmente bem-sucedidas é que as pessoas realmente bem-sucedidas dizem não a quase tudo", disse Warren Buffet certa vez.
A palavra-chave aqui é "quase"
Para ser bem-sucedido, é preciso ser capaz de se concentrar no que importa e cortar quase todo o resto. Em outras palavras, é preciso dominar a priorização rigorosa e implacável. Vamos ver como.
O que é priorização implacável?
Priorização implacável é escolher no que se concentrar, de forma sistemática e consistente, durante um determinado período de tempo, como a duração de um projeto, um mês, um trimestre etc., e adiar todo o resto.
A priorização implacável ajuda em:
- Atingir metas SMART limitadas, porém ambiciosas
- Eliminar distrações após o início de uma tarefa/projeto/sprint
- Gerenciar seu tempo e recursos na busca de metas específicas
- Melhorar a qualidade dos resultados e a eficiência da equipe
Se você estiver se perguntando, bem, isso soa apenas como priorização, o que a implacabilidade tem a ver com isso? Aqui está sua resposta.
| Priorização regular | Priorização implacável |
|---|---|
| Agendamento das tarefas de maior prioridade com base na importância, urgência e disponibilidade de recursos | |
| Inclui tarefas que deveriam ter sido realizadas e que poderiam ter sido realizadas, além de incluir apenas as tarefas obrigatórias | |
| Criada para organizar e planejar projetos, com o objetivo de eliminar distrações e permitir maior foco | |
| A meta é concluir o máximo possível e, ao mesmo tempo, atingir o objetivo escolhido (ou pelo menos uma parte significativa dele) | |
| Oferece margem de manobra para incluir tarefas contextualmente; não oferece espaço para a inclusão furtiva de tarefas após a priorização implacável |
As diferenças entre a priorização regular e a priorização implacável
O processo de priorização implacável
O processo Princípio de Pareto ou regra 80/20 afirma que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Portanto, concentrar-se nos 20% valiosos e otimizar o trabalho nessas áreas pode produzir resultados maiores.
Embora não seja totalmente semelhante, o Agile/Scrum/ Gerenciamento de projetos Lean também acredita na eliminação de processos que geram desperdício para maximizar a produção. Em essência, em todos os setores, um dos principais fatores de sucesso é saber como priorizar seu trabalho .
Vamos ver como você pode criar um processo de priorização implacável e aproveitar algumas ferramentas importantes de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, para fazer isso.
1. Entenda o contexto
Antes de tomar qualquer decisão sobre priorização, entenda o contexto comercial, as metas, os recursos disponíveis, os riscos etc. que influenciam suas tarefas. Conheça as dependências e as complexidades da empresa. Para priorizar de forma eficaz, você precisa conhecer o custo real e o custo de oportunidade de tudo o que você elimina.
Um mapa mental é uma ótima maneira de reunir todas essas informações. Mapas mentais do ClickUp permitem que você divida as ideias, estabeleça conexões, controle a complexidade e crie uma visualização em um único painel de tudo em que está trabalhando.
Visualize o contexto e controle a complexidade com o ClickUp Mind Maps
2. Identificar prioridades
Faça uma lista de tudo o que você está escolhendo.
Em um projeto de software, isso pode ser recursos, tíquetes ou histórias de usuários para trabalhar nesse sprint. Em uma equipe de vendas, podem ser todos os leads no pipeline, organizados por vários estágios. Certifique-se de não perder nada nesse estágio, por mais irrelevante que possa parecer. Anotar prioridades concorrentes também, para que você possa gerenciá-las posteriormente. Tarefas do ClickUp ajuda a realizar isso de forma eficaz. Para documentar o conjunto completo de prioridades sob sua alçada, configure-as como projetos, tarefas e subtarefas no ClickUp. Conecte tarefas relacionadas. Adicione mais contexto com os campos personalizados.
E depois, use Prioridades de tarefas do ClickUp para identificar no que você vai trabalhar imediatamente.
Identificar prioridades de tarefas no ClickUp
3. Avaliar opções
A única coisa que importa na priorização implacável é o valor que cada atividade gera. Às vezes, isso pode significar até que ponto qualquer atividade o leva a atingir suas metas.
Entretanto, essa é a parte complicada. Medir o valor de cada atividade, especialmente em comparação com outras, pode ser um desafio. Crie uma escala e se atenha a ela. Por exemplo, as equipes de marketing usam a pontuação de leads, as equipes de software usam Priorização do MoSCoW ou o modelo Kano, e os líderes empresariais usam o modelo Matriz de Eisenhower . Escolha uma ferramenta que funcione para você.
4. Tome decisões difíceis
O caminho para uma priorização implacável está repleto de decisões difíceis. É tentador trabalhar em projetos menos críticos ou em muitas tarefas ao mesmo tempo por motivos emocionais, como o fato de ser um projeto no qual um colega de trabalho está profundamente envolvido ou que exigiu muito investimento etc. Entretanto, para que a priorização implacável seja bem-sucedida, você precisa tomar decisões difíceis.
Elimine tudo o que não for o aspecto mais importante de seu projeto e que não crie um valor extraordinário. Mas para fazer isso de uma forma que não prejudique seus relacionamentos profissionais, preste atenção no próximo ponto.
5. Comunique-se de forma eficaz
Como você pode ver, a priorização implacável consiste em tomar decisões difíceis. De uma forma ou de outra, isso vai incomodar algumas pessoas. A melhor maneira de evitar isso é se comunicar de forma proativa e empática.
Se você estiver despriorizando o problema de alguém, sente-se com essa pessoa e explique o motivo. Mostre que os esforços dela são apreciados, mas que seu foco foi simplificado. Envolva-se com as objeções da pessoa e tente fazer com que ela aceite sua visão.
6. Meça e otimize
Independentemente da confiança que você tenha em sua priorização, sempre há algo a melhorar. Para cada período de tempo que você priorizar:
- Meça os resultados da priorização implacável em termos do valor que você projetou
- Avalie o valor perdido nas tarefas que você despriorizou para validar que você fez a escolha certa
Use Painéis do ClickUp para monitorar seus resultados durante o curso do projeto. Configure widgets personalizados para as métricas que você identificar como valiosas, como recursos desenvolvidos, bugs eliminados, receita, lucros etc.
Aproveite as métricas e os scorecards com os ClickUp Dashboards
Embora esse processo de seis etapas pareça simples, pode ser uma tarefa árdua.
Como escolher entre desenvolver recursos de segurança de dados e integrar a GenAI ao seu produto? Como resistir à tentação de fazer tarefas fáceis em vez de tarefas complexas de alto valor? Como lidar com a resistência das equipes cujo trabalho pode ser despriorizado?
Temos algumas estratégias para colocá-lo em um terreno estável.
Estratégias para implementar a priorização implacável
Em cada estágio da priorização implacável, é provável que surjam vários desafios. Embora não seja possível antecipar e resolver todos eles, aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a se preparar.
Concentre-se no valor
O maior motivo para priorizar algo de forma implacável é o valor que ele cria para a empresa. Esse valor pode ser:
- Receita adicional (ao criar um novo recurso/produto)
- Eliminação de riscos (ao priorizar a segurança ou a conformidade dos dados)
- Experiência do cliente (ao redesenhar a interface do usuário ou treinar equipes de sucesso do cliente)
- Eficiência (ao implementar ferramentas para gerenciamento de projetos ou automação)
Dependendo do projeto em que estiver trabalhando, decida qual é o maior valor que deseja obter. Associe-o às grandes metas da organização. Em seguida, assimile isso à priorização de tarefas.
Por exemplo, se você for o chefe de marketing, poderá priorizar as atividades de conversão na parte inferior do funil para fechar mais vendas em vez de criar uma base de público mais ampla. Isso terá um impacto direto sobre a receita no curto prazo, se esse for o objetivo.
Seja decisivo
É relativamente fácil sentar-se no conforto de seu escritório e tomar uma decisão. Entretanto, diante das objeções e da resistência da sua equipe, você pode ficar tentado a adicionar tarefas desnecessárias à sua lista de prioridades. Isso é um erro. Depois de definir suas prioridades, seja decisivo até alcançar o que se propôs.
Para garantir que suas decisões sejam mantidas:
- Obtenha a contribuição de todas as partes interessadas durante o estágio de compreensão do contexto
- Informe-os com bastante antecedência de que você vai definir as prioridades de forma implacável; isso evitará que eles sejam surpreendidos mais tarde
- Faça suas avaliações de forma científica, orientada por dados e objetiva para não questionar suas decisões mais tarde
- Comunique-se de forma proativa antes que as fofocas do escritório tomem conta
- Explique sua lógica e peça feedback
Crie agilidade
Como já dissemos, a priorização implacável consiste em tomar decisões difíceis. Por exemplo, se você for o gerente de operações que prioriza projetos, poderá optar por pausar um projeto experimental quando a economia desacelerar.
Entretanto, a priorização implacável não é uma desculpa para ficar estático. Se a situação mudar drasticamente, você precisa ser capaz de se adaptar rapidamente. No exemplo anterior, se o seu projeto experimental era com IA, o rápido crescimento do ChatGPT deve ser um bom motivo para repensar suas prioridades estrategicamente.
Aproveite a priorização implacável em vários contextos
A priorização implacável é uma ótima ferramenta em várias áreas. Por exemplo, um escritor pode estar priorizando implacavelmente a conclusão de seu romance, cancelando assim todas as novas reuniões de projeto, a vida social ou outras atividades de lazer. Um atleta pode priorizar a prática de treinamento rigoroso por alguns meses antes das Olimpíadas, eliminando sobremesas, endossos ou lazer. Um vendedor pode usar o teoria do pote de picles para gerenciamento de tempo.
Em todos esses casos, a capacidade de se concentrar com firmeza em apenas uma coisa pode ajudar imensamente. Vamos ver como você pode aplicar isso em sua vida profissional.
No gerenciamento de projetos
O bom gerenciamento de projetos consiste em entregar as coisas certas de forma consistente. Nessa busca, priorização de projetos envolve:
- Entender as metas do projeto, os marcos e o progresso de cada um deles
- Dividir o projeto em tarefas que se desdobram no cumprimento das metas
- Identificar dependências e possibilidades de atraso
- Criar sistemas para evitar descarrilamentos
Uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, pode fazer maravilhas nesse sentido. Metas do ClickUp pode ajudá-lo a definir sua North Star, que pode ser monitorada com base no seu progresso em tarefas específicas. A exibição do gráfico de Gantt é excelente para visualizar dependências e eliminar obstáculos para a realização de tarefas eficazes gerenciamento de prioridades .
Use a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para gerenciar as dependências do projeto
E mais? Automações do ClickUp podem cuidar de todo o trabalho pesado, permitindo que você se concentre em como trabalhar mais rápido em suas prioridades.
No desenvolvimento ágil de software
A priorização é um dos princípios fundamentais do desenvolvimento ágil de software. De fato, um dos princípios da agilidade é a "arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado" As equipes usam técnicas ágeis de priorização para decidir o que construir em cada sprint, que normalmente dura duas semanas.
Modelo de matriz de prioridades do ClickUp
Uma plataforma projetada para o gerenciamento ágil de projetos de desenvolvimento de software já terá ferramentas de priorização e modelos. Por exemplo, Modelo de matriz de prioridades do ClickUp ajuda a organizar as tarefas em uma grade 2×2, medindo a importância e a urgência.
Em recursos humanos
Na aquisição de talentos, um ditado popular diz: "Se não for um sim, é um não" O que isso sugere é que, se o gerente de contratação não estiver completamente convencido da adequação de um candidato, ele não deve ser contratado. Em essência, elimine impiedosamente os perfis que não combinam.
A maioria dos líderes de RH gasta seu tempo entre priorizar as principais funções a serem contratadas, projetar a estrutura de remuneração, criar estratégias para iniciativas de diversidade e lidar com as queixas dos funcionários. Quando as solicitações chegam, todas elas são apresentadas como urgentes e importantes.
Um bom líder de RH deve ser capaz de priorizar as iniciativas de forma implacável. Você pode analisar a reformulação da remuneração no próximo trimestre? Então, mude-o. Há uma escassez de recrutadores para as funções no pipeline? Elimine o pipeline. A equipe de relações públicas quer que você faça uma entrevista para a Vogue? Diga não e recomende outra pessoa, a menos que os resultados da marca do empregador sejam significativos.
A priorização em si, por mais implacável que seja, é uma tarefa individual. É o trabalho de um indivíduo ou de uma equipe tomar decisões. Seu maior desafio é implementar essas prioridades e manter-se no caminho certo. É nesse ponto que um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode ajudar imensamente.
Como um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp facilita a priorização implacável
Em vários cenários, vimos como as ferramentas e os modelos certos podem ajudar a tomar as decisões corretas de priorização. Aqui está uma rápida recapitulação.
Tarefas do ClickUp: A divisão de projetos complexos em tarefas gerenciáveis ajuda a ver tudo o que você precisa pensar antes de priorizar
Prioridades de tarefas do ClickUp: Você já decidiu o que é prioridade? Marque-o como tal no ClickUp para que todos saibam no que precisam se concentrar.
Metas do ClickUp: O principal objetivo da priorização implacável é atingir metas. Defina metas de conclusão de tarefas no ClickUp Goals e acompanhe seu progresso em tempo real. Está enfrentando uma mudança radical? Adapte-se e seja ágil com todas as informações de seu projeto na ponta dos dedos com o ClickUp. Modelos de priorização : A priorização pode ser difícil. Embora as decisões sejam suas, o ClickUp simplifica o processo de tomada de decisão com modelos pré-projetados baseados em estruturas populares, como a matriz Eisenhower.
Visualização da carga de trabalho do ClickUp: Talvez você queira priorizar uma série de coisas, mas se não tiver os recursos para realizá-las, não adianta. Use a Visualização da carga de trabalho do ClickUp para ter uma visão clara de quem está fazendo o quê, quem está disponível e quem pode ser realocado.
Simplifique a priorização baseada em recursos com o ClickUp Workload View
Benefícios e desafios da priorização implacável
Claramente, a priorização implacável não é uma tarefa fácil. Não só é desafiador priorizar em primeiro lugar, como também é igualmente difícil implementar essas prioridades e manter o foco nelas com uma mente unilateral. Então, por que fazer isso?
Benefícios da priorização implacável
- Foco: A priorização implacável capacita as equipes a trabalharem em uma coisa de cada vez, sem distrações e com foco profundo e imperturbável
- Clareza: Ao priorizar, os líderes empresariais demonstram clareza de pensamento e ação para suas equipes, minimizando a confusão e a sobrecarga
- Controle: A prática padrão é priorizar de 1 a 3 metas/atividades de cada vez. Isso permite que os líderes controlem as operações e intervenham, se necessário
- Evitar a síndrome do "objeto brilhante ": Ajuda as equipes a eliminar distrações, especialmente de novas tecnologias e produtos
- Maiores chances de sucesso: Como a priorização implacável se concentra intensamente no valor ou no retorno sobre o investimento, as chances de resultados baseados em valor são maiores
- Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: As equipes que conhecem suas prioridades podem gerenciar bem seu tempo e desfrutar de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
No entanto, isso não significa que a técnica não tenha seus desafios.
Desafios da priorização implacável
Definição de valor: No gerenciamento de projetos, marketing, RH, etc., definir o conceito de valor pode ser um desafio. Para evitar isso, escolha sua rubrica. Discuta com os líderes de negócios qual é a métrica certa para o valor de cada tarefa.
Miopia: Às vezes, um gerente de projeto pode priorizar impiedosamente as tarefas para as próximas duas semanas, sem pensar no que virá depois, prejudicando os projetos de longo prazo. Evite isso priorizando o trabalho imediato com metas de longo prazo em mente.
Aversão a conflitos: Um líder que tem medo de incomodar as pessoas com a priorização pode, inadvertidamente, tomar as decisões erradas. Aprenda a ser decisivo. Considere a possibilidade de contratar um coach para ajudá-lo a superar o gerenciamento de conflitos e a agradar as pessoas.
Grandes fracassos, se houver: Se o seu processo de priorização for falho e você aplicar recursos em projetos que não produzem valor, seus fracassos poderão ser muito maiores do que se você tivesse distribuído suas apostas.
Evite grandes fracassos tomando decisões ponderadas para priorizar. Escolha a definição correta de valor. Valide-a com seus colegas e líderes de negócios. Acima de tudo, seja ágil. Acompanhe o progresso e esteja preparado para se adaptar caso as coisas não saiam como planejado.
Outra coisa que você pode fazer é usar o poder do "Agora não" Em vez de eliminar completamente as tarefas menos críticas, adie-as para um momento posterior e definido.
O poder do "Agora não" na priorização implacável
Se você levar as palavras de Warren Buffet ao pé da letra, ficará naturalmente preocupado em dizer não às ideias da sua equipe. Um "não" inequívoco, especialmente no contexto de não ser uma prioridade, pode frustrar a inovação e afetar o moral dos funcionários.
Uma resposta muito melhor e com a mente mais aberta é dizer "agora não" e apresentar sua justificativa. Quando um desenvolvedor traz uma ideia para adicionar um novo recurso, você pode dizer: "Agora não, porque isso não está no roteiro que planejamos para este trimestre. Mas vamos discutir isso novamente no quarto trimestre"
Ao reconhecer ideias e incentivar a experimentação, mas priorizando impiedosamente com base no valor, você pode criar um ambiente de trabalho mais sustentável. Você pode usar a energia física, criativa e emocional dos membros da sua equipe para construir o que importa.
De certa forma, ao minimizar seus projetos, você também pode minimizar os ativos que implanta, servidores, data centers, computação etc. e promover uma operação mais enxuta e eficiente.
Domine a priorização implacável com o ClickUp
Dizem que se você trabalhar em tudo ao mesmo tempo, não conseguirá concluir nada. Muitas vezes, a realização de metas audaciosas e ambiciosas exige que você escolha um caminho e aplique um foco afiado para nunca se desviar dele.
Isso é especialmente verdadeiro na economia do conhecimento, onde as energias são limitadas, os talentos são difíceis de encontrar e as iniciativas de solução de problemas correm o risco constante de serem prejudicadas por interrupções importantes. Muitas vezes, a única maneira de maximizar o talento e a energia que temos é praticar uma priorização implacável.
Liste suas ideias. Classifique suas tarefas. Trabalhe para o que importa. Separe o joio do trigo.
Priorize o trabalho de alto valor sem esforço com o ClickUp. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .