“A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas realmente bem-sucedidas é que as pessoas realmente bem-sucedidas dizem não a quase tudo”, disse Warren Buffet certa vez.
A palavra-chave aqui é “quase”.
Para ter sucesso, é preciso ser capaz de se concentrar no que é importante e eliminar quase tudo o resto. Em outras palavras, é preciso dominar a arte de estabelecer prioridades de forma rigorosa e implacável. Vamos ver como.
O que é priorização implacável?
Priorização implacável é escolher em que se concentrar, de forma sistemática e consistente, durante um determinado período de tempo, como a duração de um projeto, um mês, um trimestre, etc., e adiar todo o resto.
A priorização implacável ajuda a:
- Alcançando metas SMART limitadas, mas ambiciosas
- Elimine distrações assim que uma tarefa/projeto/sprint começar.
- Gerencie seu tempo e recursos na busca por objetivos específicos.
- Melhorando a qualidade da produção e a eficiência da equipe
Se você está se perguntando: “Bem, isso soa como priorização, o que a implacabilidade tem a ver com isso?”, aqui está a resposta.
| Priorização regular | Priorização implacável |
|---|---|
| Programe as tarefas de maior prioridade com base na importância, urgência e disponibilidade de recursos. | Escolha as tarefas mais importantes com base no valor e no impacto para os negócios. |
| Inclui tarefas obrigatórias e opcionais. | Inclui apenas as tarefas indispensáveis. |
| Projetado para organizar e planejar projetos | Com o objetivo de eliminar distrações e permitir um foco maior. |
| O objetivo é concluir o máximo possível. | O objetivo é realizar o mínimo possível de tarefas enquanto cumpre o objetivo escolhido (ou pelo menos uma parte significativa dele). |
| Oferece flexibilidade para incluir tarefas contextualmente. | Não há espaço para tarefas extras depois que a priorização implacável é feita. |
O processo de priorização implacável
O princípio de Pareto, ou regra 80/20, afirma que 80% dos resultados provêm de 20% dos esforços. Portanto, concentrar-se nos 20% valiosos e otimizar o trabalho nessas áreas pode produzir melhores resultados.
Embora não seja totalmente semelhante, a gestão de projetos Agile/Scrum/Lean também acredita na eliminação de processos desnecessários para maximizar a produção. Em essência, em todos os setores, um dos principais fatores para o sucesso é saber como priorizar seu trabalho.
Vamos ver como você pode criar um processo de priorização implacável e aproveitar algumas ferramentas importantes de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, para fazer isso.
1. Entenda o contexto
Antes de tomar qualquer decisão sobre priorização, entenda o contexto do negócio, os objetivos, os recursos disponíveis, os riscos etc. que influenciam suas tarefas. Aprenda sobre as dependências e complexidades do negócio. Para priorizar com eficácia, você precisa saber o custo real e o custo de oportunidade de tudo o que você elimina.
Um mapa mental é uma ótima maneira de reunir todas essas informações. Os mapas mentais do ClickUp permitem que você decomponha ideias, estabeleça conexões, domine a complexidade e crie uma visão única de tudo em que está trabalhando.
2. Identifique as prioridades
Faça uma lista de tudo o que você está escolhendo.
Em um projeto de software, isso pode ser recursos, tickets ou histórias de usuários para trabalhar naquele sprint. Em uma equipe de vendas, isso pode ser todos os leads no pipeline, organizados por vários estágios. Certifique-se de não perder nada nesta fase, por mais irrelevante que possa parecer. Anote também as prioridades concorrentes, para que você possa gerenciá-las posteriormente.
O ClickUp Tasks ajuda a alcançar isso de forma eficaz. Para documentar o conjunto completo de prioridades sob sua responsabilidade, configure-as como projetos, tarefas e subtarefas no ClickUp. Conecte tarefas relacionadas. Adicione mais contexto com campos personalizados.
Em seguida, use o ClickUp Task Priorities para identificar em que você vai trabalhar imediatamente.
3. Avalie as opções
A única coisa que importa na priorização implacável é o valor que cada atividade gera. Às vezes, isso pode significar até que ponto qualquer atividade o leva em direção aos seus objetivos.
No entanto, essa é a parte complicada. Medir o valor de cada atividade, especialmente em comparação com outras, pode ser um desafio. Crie uma escala e siga-a. Por exemplo, equipes de marketing usam pontuação de leads, equipes de software usam priorização MoSCoW ou o modelo Kano, e líderes empresariais usam a matriz de Eisenhower. Escolha uma ferramenta que funcione para você.
4. Tome decisões difíceis
O caminho para a priorização implacável está repleto de decisões difíceis. É tentador trabalhar em projetos menos críticos ou em muitas tarefas ao mesmo tempo por motivos emocionais, como, por exemplo, porque é um projeto no qual um colega de trabalho está profundamente envolvido ou no qual investiu muito, etc. No entanto, para que a priorização implacável seja bem-sucedida, você precisa tomar decisões difíceis.
Elimine tudo o que não for o aspecto mais crítico do seu projeto e que não crie um valor extraordinário. Mas, para fazer isso sem comprometer suas relações profissionais, preste atenção ao próximo ponto.
5. Comunique-se de forma eficaz
Como você pode ver, priorização implacável significa tomar decisões difíceis. De uma forma ou de outra, isso vai incomodar algumas pessoas. A melhor maneira de evitar isso é se comunicar de forma proativa e empática.
Se você estiver deixando de priorizar o problema de alguém, converse com essa pessoa e explique seu raciocínio. Mostre que seus esforços são apreciados, mas que seu foco foi simplificado. Discuta as objeções com ela e tente convencê-la a aderir à sua visão.
6. Avalie e otimize
Independentemente do seu nível de confiança em relação à sua priorização, sempre há algo a ser melhorado. Para cada período de tempo que você prioriza:
- Avalie os resultados da priorização implacável em termos do valor que você projetou.
- Avalie o valor perdido nas tarefas que você deixou de priorizar para confirmar que fez a escolha certa.
Use os painéis do ClickUp para monitorar seus resultados ao longo do projeto. Configure widgets personalizados para as métricas que você identificar como valiosas, como recursos desenvolvidos, bugs corrigidos, receita, lucros, etc.
Embora esse processo de seis etapas pareça simples, pode ser uma tarefa difícil.
Como você escolhe entre desenvolver recursos de segurança de dados e integrar GenAI ao seu produto? Como você resiste à tentação de realizar tarefas fáceis em vez de tarefas complexas e de alto valor? Como você lida com a resistência de equipes cujo trabalho pode perder prioridade?
Temos algumas estratégias para ajudá-lo a se estabelecer em terreno firme.
Estratégias para implementar a priorização implacável
Em cada etapa da priorização implacável, é provável que surjam vários desafios. Embora não seja possível antecipar e resolver todos eles, aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo.
Concentre-se no valor
A principal razão para priorizar algo de forma implacável é o valor que isso gera para o negócio. Esse valor pode ser:
- Receita adicional (ao criar um novo recurso/produto)
- Eliminando riscos (ao mesmo tempo em que prioriza a segurança dos dados ou a conformidade)
- Experiência do cliente (ao redesenhar a interface do usuário ou treinar equipes de sucesso do cliente)
- Eficiência (ao implementar ferramentas para gerenciamento de projetos ou automação)
Dependendo do projeto em que você está trabalhando, decida qual é o maior valor que você deseja alcançar. Vincule-o aos grandes objetivos da organização. Em seguida, assimile isso para a priorização de tarefas.
Por exemplo, se você é o chefe de marketing, pode priorizar atividades de conversão na parte inferior do funil para fechar mais vendas, em vez de construir uma base de público mais ampla. Isso terá um impacto direto na receita a curto prazo, se esse for o objetivo.
Seja decisivo
É relativamente fácil sentar-se no conforto do seu escritório e tomar uma decisão. No entanto, diante das objeções e resistências da sua equipe, você pode ficar tentado a adicionar tarefas desnecessárias à sua lista de prioridades. Isso é um erro. Depois de definir suas prioridades, seja decisivo até alcançar o que se propôs a fazer.
Para garantir que suas decisões sejam válidas:
- Obtenha informações de todas as partes interessadas durante a fase de compreensão do contexto.
- Informe-os com antecedência que você vai priorizar de forma implacável; isso evitará que eles fiquem surpresos mais tarde.
- Faça avaliações científicas, baseadas em dados e objetivas, para não questionar suas decisões posteriormente.
- Comunique-se proativamente antes que os boatos no escritório tomem conta da situação.
- Explique sua lógica e peça feedback.
Desenvolva agilidade
Como já dissemos, priorização implacável significa tomar decisões difíceis. Por exemplo, se você é o gerente de operações responsável por priorizar projetos, pode optar por pausar um projeto experimental quando a economia desacelerar.
No entanto, a priorização implacável não é uma desculpa para ficar estático. Se a situação mudar drasticamente, você precisa ser capaz de se adaptar rapidamente. No exemplo anterior, se o seu projeto experimental fosse com IA, o rápido crescimento do ChatGPT deveria ser um bom motivo para repensar suas prioridades estrategicamente.
Aproveite a priorização implacável em vários contextos
A priorização implacável é uma ótima ferramenta em várias áreas. Por exemplo, uma escritora pode estar priorizando implacavelmente a conclusão de seu romance, cancelando assim todas as reuniões de novos projetos, vida social ou outras atividades de lazer. Um atleta pode priorizar treinos rigorosos por alguns meses antes das Olimpíadas, eliminando sobremesas, patrocínios ou lazer. Um vendedor pode usar a teoria do pote de picles para gerenciamento de tempo.
Em todos esses casos, a capacidade de se concentrar firmemente em apenas uma coisa pode ajudar imensamente. Vamos ver como você pode aplicar isso à sua vida profissional.
Em gerenciamento de projetos
Uma boa gestão de projetos consiste em entregar as coisas certas de forma consistente. Nessa busca, a priorização de projetos envolve:
- Compreender os objetivos do projeto, os marcos e o progresso em cada um deles
- Divida o projeto em tarefas que contribuam para o cumprimento das metas.
- Identificando dependências e possibilidades de atrasos
- Criando sistemas para evitar desvios
Uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode fazer maravilhas nesse sentido. O ClickUp Goals pode ajudá-lo a definir sua meta, que pode ser acompanhada com base no seu progresso em tarefas específicas. A visualização do gráfico de Gantt é ótima para visualizar dependências e eliminar obstáculos para um gerenciamento eficaz de prioridades.
E mais? O ClickUp Automations pode lidar com todo o trabalho pesado, permitindo que você se concentre em como trabalhar mais rápido em suas prioridades.
No desenvolvimento ágil de software
A priorização é um dos princípios fundamentais do desenvolvimento ágil de software. Na verdade, um dos princípios do ágil é a “arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado”. As equipes usam técnicas ágeis de priorização para decidir o que construir para cada sprint, que normalmente dura duas semanas.
Uma plataforma projetada para o gerenciamento ágil de projetos de desenvolvimento de software já terá ferramentas e modelos de priorização. Por exemplo, o modelo de matriz de prioridades do ClickUp ajuda você a organizar tarefas em uma grade 2×2, medindo a importância e a urgência.
Em recursos humanos
Na aquisição de talentos, existe um ditado popular que diz: “Se não for um sim convicto, é um não convicto”. O que isso sugere é que, se o gerente de contratação não estiver completamente convencido da adequação de um candidato, ele não deve ser contratado. Em essência, elimine impiedosamente os perfis que não correspondem.
A maioria dos líderes de RH passa o tempo dividida entre priorizar as principais funções a serem contratadas, projetar a estrutura de remuneração, traçar estratégias para iniciativas de diversidade e lidar com reclamações dos funcionários. Quando as solicitações chegam, todas são apresentadas como urgentes e importantes.
Um bom líder de RH deve ser capaz de priorizar iniciativas de forma implacável. Você pode analisar a reformulação da remuneração no próximo trimestre? Então adie. Você tem falta de recrutadores para vagas em aberto? Reduza o número de vagas. A equipe de relações públicas quer que você dê uma entrevista para a Vogue? Recuse e recomende outra pessoa, a menos que os resultados da marca do empregador sejam significativos.
A priorização em si, por mais implacável que seja, é uma tarefa individual. É função de um indivíduo ou de uma equipe tomar decisões. Seu maior desafio está em implementar essas prioridades e manter o rumo. É aí que um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode ajudar imensamente.
Como um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp facilita a priorização implacável
Em vários cenários, vimos como as ferramentas e os modelos certos podem ajudar a tomar as decisões corretas de priorização. Aqui está uma rápida recapitulação.
Tarefas do ClickUp: dividir projetos complexos em tarefas gerenciáveis ajuda você a ver tudo o que precisa considerar antes de definir prioridades.
Prioridades de tarefas do ClickUp: você decidiu o que é prioridade? Marque-o como tal no ClickUp para que todos saibam no que precisam se concentrar.
ClickUp Goals: O objetivo principal da priorização implacável é atingir metas. Defina metas de conclusão de tarefas no ClickUp Goals e acompanhe seu progresso em tempo real. Enfrentando uma grande mudança? Adapte-se e seja ágil com todas as informações do seu projeto ao seu alcance com o ClickUp.
Modelos de priorização: priorizar pode ser difícil. Embora as decisões sejam suas, o ClickUp simplifica o processo de tomada de decisão com modelos pré-concebidos baseados em estruturas populares, como a matriz de Eisenhower.
Visualização da carga de trabalho do ClickUp: você pode querer priorizar várias coisas, mas se não tiver os recursos para realizá-las, não adianta. Use a visualização da carga de trabalho do ClickUp para ter uma visão clara de quem está fazendo o quê, quem está disponível e quem pode ser realocado.
Benefícios e desafios da priorização implacável
É claro que estabelecer prioridades de forma implacável não é uma tarefa fácil. Não só é desafiador estabelecer prioridades, como também é igualmente difícil implementar essas prioridades e manter o foco nelas com uma mente determinada. Então, por que fazer isso?
Benefícios da priorização implacável
- Foco: a priorização implacável permite que as equipes trabalhem em uma coisa de cada vez, sem distrações e com foco profundo e ininterrupto.
- Clareza: ao estabelecer prioridades, os líderes empresariais demonstram clareza de pensamento e ação para suas equipes, minimizando a confusão e o excesso de trabalho.
- Controle: A prática padrão é priorizar de 1 a 3 metas/atividades por vez. Isso permite que os líderes controlem as operações e intervenham, se necessário.
- Evitar a síndrome do “objeto brilhante”: ajuda as equipes a eliminar distrações, especialmente aquelas causadas por novas tecnologias e produtos.
- Maiores chances de sucesso: como a priorização implacável se concentra intensamente no valor ou no retorno sobre o investimento, as chances de resultados baseados em valor são maiores.
- Equilíbrio entre vida profissional e pessoal: equipes que conhecem suas prioridades conseguem gerenciar bem seu tempo e desfrutar de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Isso não significa, porém, que a técnica não tenha seus desafios.
Desafios da priorização implacável
Definição de valor: em gerenciamento de projetos, marketing, RH etc., definir o conceito de valor pode ser um desafio. Para evitar isso, escolha sua rubrica. Discuta com os líderes empresariais qual é a métrica certa para o valor de cada tarefa.
Míopia: às vezes, um gerente de projetos pode priorizar tarefas de forma implacável para as próximas duas semanas, sem levar em conta o que vem depois, prejudicando projetos de longo prazo. Evite isso priorizando o trabalho imediato com objetivos de longo prazo em mente.
Aversão a conflitos: um líder que tem medo de incomodar as pessoas com a definição de prioridades pode, inadvertidamente, tomar decisões erradas. Aprenda a ser decisivo. Considere contratar um coach para ajudá-lo a superar a gestão de conflitos e a necessidade de agradar às pessoas.
Grandes fracassos, se houver: se o seu processo de priorização for falho e você aplicar recursos em projetos que não geram valor, seus fracassos podem ser muito maiores do que se você tivesse diversificado suas apostas.
Evite grandes fracassos tomando decisões ponderadas para priorizar. Escolha a definição certa de valor. Valide-a com colegas e líderes empresariais. Acima de tudo, seja ágil. Acompanhe o progresso e esteja preparado para se adaptar se as coisas não correrem como planejado.
Outra coisa que você pode fazer é usar o poder do “Não agora”. Em vez de eliminar completamente as tarefas menos críticas, adie-as para um momento posterior definido.
O poder do “agora não” na priorização implacável
Se você levar as palavras de Warren Buffet ao pé da letra, ficará naturalmente preocupado em dizer não às ideias da sua equipe. Um “não” inequívoco, especialmente no contexto de não ser uma prioridade, pode impedir a inovação e afetar o moral dos funcionários.
Uma resposta muito melhor e mais aberta é dizer “Não agora” e explicar o motivo. Quando um desenvolvedor traz uma ideia para adicionar um novo recurso, você pode dizer: “Não agora, porque isso não está no roteiro que planejamos para este trimestre. Mas vamos discutir isso novamente no quarto trimestre”.
Ao reconhecer ideias e incentivar a experimentação, mas priorizando impiedosamente com base no valor, você pode criar um ambiente de trabalho mais sustentável. Você pode usar a energia física, criativa e emocional dos membros da sua equipe para construir o que é importante.
De certa forma, ao minimizar seus projetos, você também pode minimizar os ativos que utiliza, servidores, centros de dados, computação, etc., e promover uma operação mais enxuta e eficiente.
Domine a priorização implacável com o ClickUp
Dizem que, se você tentar fazer tudo ao mesmo tempo, não vai conseguir concluir nada. Muitas vezes, para alcançar objetivos ousados e ambiciosos, é preciso escolher um caminho e manter o foco nele, sem nunca se desviar.
Isso é especialmente verdadeiro na economia do conhecimento, onde as energias são limitadas, os talentos são difíceis de encontrar e as iniciativas de resolução de problemas correm constantemente o risco de serem prejudicadas por interrupções importantes. Muitas vezes, a única maneira de maximizar o talento e a energia que temos é praticar a priorização implacável.
Liste suas ideias. Classifique suas tarefas. Trabalhe em direção ao que é importante. Separe o joio do trigo.
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