Como gerente de projeto, você sabe que a alocação eficaz de recursos pode ser o fator decisivo para o sucesso ou fracasso do projeto. A Estrutura Analítica de Recursos (RBS) é uma ferramenta poderosa que oferece uma visão clara e hierárquica de todos os recursos necessários para o sucesso do projeto.
Neste post, apresentaremos 10 modelos gratuitos de RBS que você pode começar a usar imediatamente:
- Organizar os recursos de seu projeto por tipo (por exemplo, mão de obra, equipamentos, materiais)
- Identificar lacunas e sobreposições de recursos
- Estimar os custos com mais precisão
- Melhorar a comunicação com as partes interessadas
Quer esteja gerenciando uma pequena equipe ou um projeto empresarial complexo, esses modelos o ajudarão:
- Visualizar suas necessidades de recursos em um relance
- Tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos
- Acompanhar a utilização de recursos durante todo o ciclo de vida do projeto
Vamos explorar como esses modelos de RBS podem transformar sua abordagem de gerenciamento de projetos. Antes, porém, vamos explicar brevemente o que é um RBS e por que ele é crucial para o sucesso do projeto.
O que são modelos de estrutura analítica de recursos?
**Uma estrutura analítica de recursos (RBS) é uma ferramenta de gerenciamento de recursos que ajuda a analisar, categorizar e visualizar todos os recursos necessários para um projeto
Uma estrutura de decomposição de recursos adequada oferece uma visão clara e organizada dos recursos humanos e não humanos necessários para alcançar excelentes resultados no projeto.
Em palavras simples, um modelo de RBS é um gráfico hierárquico ou um diagrama de árvore que divide as necessidades de recursos de um projeto em componentes menores e gerenciáveis, incluindo:
- Recursos humanos: Inclui os recursos necessários, como gerentes, membros da equipe e contratados, detalhando suas funções, responsabilidades e conhecimentos
- Recursos materiais: Consiste em itens físicos, como materiais de construção, equipamentos e suprimentos
- Recursos financeiros: Concentra-se na alocação de fundos do projeto, garantindo o uso eficiente dos recursos financeiros
- Recursos informacionais: Inclui recursos digitais, como sistemas de informação, ferramentas, bancos de dados e pesquisas necessárias para a tomada de decisões
- Recursos de tempo: Críticos para o sucesso, abrangendo gerenciamento de tempo, programação e cronogramas para o cumprimento de marcos
Um modelo de RBS oferece um recurso comum planejamento de capacidade **e estrutura de alocação para gerentes de projeto, ajudando a evitar futuras restrições de recursos
Seja para gerenciar um projeto de construção, desenvolvimento de software ou uma campanha de marketing, um RBS pode ser adaptado para atender às especificidades do seu projeto.
O que faz um bom modelo de estrutura analítica de recursos?
Um bom modelo de estrutura analítica de recursos (RBS) ajuda a tornar o gerenciamento de projetos eficaz, proporciona visibilidade aos participantes do projeto e organiza os recursos necessários para concluir e entregar os projetos no prazo.
Aqui estão os principais elementos que tornam um modelo de RBS eficaz:
- Claridade e simplicidade: O modelo deve ser fácil de entender e usar, com um layout simples que exiba claramente todos os recursos
- Categorização abrangente: Deve abranger todos os tipos de recursos, incluindo recursos humanos, materiais, financeiros, informativos e de tempo. Cada categoria deve ser claramente definida e dividida em componentes específicos
- Estrutura hierárquica: Um modelo eficaz de RBS apresenta os recursos em um formato hierárquico, facilitando a visualização de como cada recurso se relaciona com o projeto geral. Isso ajuda a identificar dependências e possíveis gargalos
- Flexibilidade: O modelo deve ser adaptável a diferentes projetos e setores, permitindo a personalização de acordo com os requisitos específicos do projeto
- Atribuição de responsabilidade: Deve incluir seções para atribuir funções aos recursos e responsabilidades do grupo, garantindo que todos saibam quem é responsável pelo quê
- Descrições detalhadas: Cada recurso deve ter uma descrição detalhada, incluindo quantidades, custos e quaisquer requisitos especiais
- Apelo visual: Um modelo visualmente atraente com código de cores ou outros recursos visuais pode facilitar a leitura e a compreensão
- Facilidade de atualização: O modelo deve ser fácil de atualizar à medida que o projeto avança, permitindo mudanças dinâmicas na alocação de recursos
10 modelos gratuitos de estrutura analítica de recursos
Uma simples pesquisa no Google revelará toneladas de modelos de estrutura analítica de recursos. No entanto, nem todos os modelos de estrutura são criados da mesma forma.
Bem, nós fizemos o trabalho braçal para você. Aqui estão os melhores modelos de estrutura analítica de recursos para simplificar o gerenciamento de projetos:
1. Modelo de gestão de recursos ClickUp para pessoas
Combine os recursos certos com a equipe certa com o ClickUp Resource Management People Template
O gerenciamento eficaz de recursos é fundamental para qualquer empresa ou organização. O Modelo de gestão de recursos ClickUp para pessoas foi projetado para ajudar os recursos humanos a garantir que todos estejam alinhados no gerenciamento de pessoal e na alocação de recursos.
Veja como você pode usar esse modelo da melhor maneira possível com suas várias exibições integradas:
- Visão de linha do tempo: Planejar cronogramas de conclusão de tarefas
- Visualização do status da revisão: Acompanhe quem precisa revisar as tarefas e quando
- Visualização do Guia de Introdução: Fornece aos novos membros uma visão geral da equipe e de suas funções
- Visualização da carga de trabalho da equipe: Monitore a carga de trabalho de cada membro da equipe para evitar o excesso de trabalho
- Visualização de recursos: Armazenar e organizar os recursos necessários para as tarefas
- Status das tarefas: Categorize as tarefas em Concluídas, Em andamento, Revisadas e A revisar para acompanhar o progresso
- Atualizações de status: Mantenha os membros da equipe informados, atualizando os status das tarefas à medida que progride
- Monitoramento e análise de tarefas: Garanta a máxima produtividade monitorando e analisando regularmente as tarefas
Este modelo é uma ferramenta abrangente para facilitar o gerenciamento de recursos e aumentar a eficiência da equipe.
2. Modelo de alocação de recursos do ClickUp
Controle os recursos e a mão de obra de sua empresa com o modelo de alocação de recursos do ClickUp
Sem um modelo adequado de alocação de recursos, os projetos correm o risco de ineficiência e atraso. É aqui que o Modelo de alocação de recursos do ClickUp entra em cena!
Esse modelo ajuda a impulsionar o sucesso do projeto, garantindo que os recursos, o tempo e o orçamento corretos sejam alocados para o projeto.
Aqui estão alguns dos principais recursos desse modelo:
- Status personalizados: Crie tarefas com status personalizados (por exemplo, Revisão do cliente, Concluído, Em andamento) para acompanhar o progresso da alocação de recursos de forma eficaz
- Campos personalizados: Categorize e adicione atributos (por exemplo, orçamento total, notas de recursos, cliente, estágios do projeto) para gerenciar recursos de forma eficiente
- Visualizações personalizadas: Acesse diferentes visualizações (por exemplo, Team Workload, Getting Started Guide, By Projects) adaptadas às suas necessidades para facilitar a recuperação de informações
- Gerenciamento de projetos: Use recursos como reações a comentários, marcação, subtarefas aninhadas e e-mails para aprimorar o rastreamento da alocação de recursos
Uma equipe eficiente alocação de recursos o modelo ajuda você a entregar um trabalho de projeto de alta qualidade alocando os recursos certos.
Você também pode usar o Software de gerenciamento de recursos do ClickUp para criar uma estrutura de divisão de recursos (RBS) para seus projetos.
Aproveite os recursos da empresa, o controle de tempo e o gerenciamento de formulários em um só lugar com o software de gerenciamento de recursos do ClickUp
Veja como ele pode ajudar:
- Identificar os recursos necessários para cada subtarefa (por exemplo, desenvolvedores, designers, testadores).
- Atribuir membros da equipe a tarefas específicas para garantir a responsabilidade e acompanhar o progresso
- **Defina prazos para cada tarefa para manter o projeto no caminho certo. O ClickUp permite definir datas de vencimento de tarefas e gerenciar cronogramas com eficiência
- Use o*Visualização da carga de trabalho* **para alocar recursos de forma eficiente. Monitore a capacidade da equipe e equilibre as cargas de trabalho entre os projetos
Leia também:_ Saiba como lidar com diferentes tipos de recursos de gerenciamento de projetos .
3. Modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Aloque e visualize recursos com o modelo de planejamento de recursos do ClickUp
O planejamento de recursos é uma das primeiras etapas do gerenciamento de projetos, pois garante que todos os recursos necessários sejam identificados, alocados e programados antes da execução do projeto.
O Modelo de planejamento de recursos do ClickUp Ajuda a adotar uma abordagem proativa e a prevenir a escassez, evita conflitos e otimiza o uso de recursos. Ao estabelecer um plano de recursos claro, as equipes podem definir cronogramas realistas, gerenciar orçamentos de forma eficaz e melhorar a coordenação e o sucesso geral do projeto.
Este modelo está repleto de recursos poderosos que podem ajudá-lo a:
- Impedir a alocação excessiva de recursos: Garantir que os recursos sejam usados de forma eficiente, evitando a alocação excessiva e o esgotamento
- Maximizar o resultado do projeto: Aumentar o número de projetos concluídos em um determinado período de tempo, otimizando o uso dos recursos
- Identificar e resolver conflitos: Detecte antecipadamente possíveis conflitos de recursos e desenvolva estratégias eficazes para resolvê-los
- Alinhar-se às metas de negócios: Aumente o alinhamento organizacional com os objetivos e metas comerciais por meio de um planejamento eficaz da carga de trabalho
4. Modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp
Acompanhe e gerencie recursos com o modelo de matriz de recursos do projeto ClickUp
**O planejamento eficaz de recursos é crucial para os projetos, pois determina o custo total esperado dos recursos
Uma matriz de recursos de projeto pode ajudá-lo a visualizar e gerenciar facilmente os recursos necessários para cada projeto, garantindo melhor organização e resultados ideais. Modelo de matriz de recursos de projeto do ClickUp permite que você:
- Visualizar os requisitos de recursos: Ver as necessidades de recursos em vários projetos
- Gerenciar cargas de trabalho e capacidade: Supervisionar a carga de trabalho e a capacidade de toda a equipe
- Otimizar a colaboração da equipe: Garantir que todos estejam alinhados e trabalhando juntos de forma eficaz
Ele também oferece vários outros benefícios:
- Visão geral abrangente dos recursos: Oferece uma visão detalhada de todos os recursos disponíveis para um projeto
- Uso eficiente de recursos: Rastreia a disponibilidade e o uso para garantir que os recursos sejam usados de forma eficaz
- Cronograma preciso do projeto: Ajuda a manter um cronograma preciso para a conclusão do projeto
- Comunicação aprimorada com as partes interessadas: Facilita uma comunicação mais fácil e clara com as partes interessadas
5. Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp
Gerencie com eficiência a carga de trabalho da equipe com o ClickUp Employee Workload Template
Está decidindo se deve assumir mais trabalho ou novos projetos? Não precisa procurar mais! O Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp permite que você gerencie com eficiência a carga de trabalho da sua equipe, alocando a capacidade semanalmente.
É assim que você pode usar esse modelo
- Etapa 1: Comece por analisar as tarefas e funções de cada membro da equipe. Divida seus deveres em categorias gerais (como gerenciamento de projetos, comunicação com o cliente e pesquisa). UseVisualização de tabela do ClickUp para criar uma lista de tarefas e atribuir pesos percentuais a elas
- Etapa 2: Depois de identificar as tarefas e funções específicas, estime o tempo que cada tarefa levará. Você pode estimar em horas ou dias. Visualize essas estimativas usandoGráficos de Gantt do ClickUp *Etapa 3: Defina claramente as expectativas para a conclusão da tarefa. Especifique os prazos e as consequências de não cumpri-los. Certifique-se de que todos na equipe estejam cientes dessas expectativas. UseMarcos do ClickUp para definir prazos e criar uma linha do tempo para a conclusão da tarefa
- Etapa 4: Com base nas tarefas, funções e expectativas delineadas, atribua tarefas específicas aos membros da equipe. Seja transparente sobre quem é responsável por cada tarefa e defina cronogramas realistas. Gerencie as atribuições de tarefas usandoVisualização do quadro do ClickUp *Etapa 5: Monitore o progresso regularmente para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo. Configure check-ins, lembretes e atualizações automáticas. CrieTarefas recorrentes no ClickUp para ficar por dentro do progresso e usarAutomações do ClickUp para lembretes oportunos
Bônus: 10 melhores ferramentas de planejamento de capacidade (gratuitas e pagas)
6. Modelo de quadro branco de planejamento retroativo do ClickUp
Planeje e visualize cronogramas de tarefas com o modelo de gerenciamento de recursos retroativos do ClickUp
O planejamento regressivo é uma técnica de gerenciamento de projetos em que o cronograma do projeto é planejado de forma inversa, começando pelo objetivo final e retrocedendo até o presente. Esse método garante que todas as tarefas e recursos necessários sejam identificados e alocados de forma eficiente para cumprir o prazo final.
O Modelo de quadro branco de planejamento retroativo do ClickUp é um planejamento retroativo orientado por utilidade modelo de planejamento de recursos que ajuda a identificar marcos críticos, gerenciar dependências e garantir que os objetivos do projeto sejam cumpridos no prazo, reduzindo o risco de problemas de última hora.
Esse modelo ajuda você a:
- Planejar etapas de ação: Descobrir e delinear as etapas de ação específicas para atingir os objetivos do projeto
- Acompanhar o progresso da equipe: Usar ferramentas visuais para monitorar o progresso e garantir que as tarefas do projeto estejam em dia
- Gerenciar tarefas: Dividir tarefas complexas em marcos menores e mais gerenciáveis
- Avaliar cada etapa: Obter uma compreensão clara de como cada etapa contribui para o sucesso geral do projeto
Desde o brainstorming de ideias até a definição das metas do projeto, este modelo permite que você tenha o controle de todos os elementos-chave para a conclusão bem-sucedida do projeto.
7. Modelo de divisão de trabalho ClickUp
Rastreie facilmente as entregas com o modelo de divisão de trabalho do ClickUp
O modelo Modelo de divisão de trabalho do ClickUp permite que você organize projetos complexos em tarefas gerenciáveis. Ele detalha cada etapa para garantir clareza, melhorar a coordenação da equipe e evitar que tarefas sejam negligenciadas.
O modelo de divisão do trabalho permite que você:
- Obter uma visão geral completa dos elementos essenciais do projeto, como entregáveis, tarefas e cronogramas, para agilizar o processo de planejamento do projeto
- Compreender antecipadamente os pontos fortes e os possíveis gargalos e criar uma estratégia para se preparar para situações imprevistas
- Crie tarefas com status personalizados (por exemplo, "A fazer", "Em andamento", "Concluído") para acompanhar o progresso do projeto com eficiência
- Categorize tarefas e adicione atributos relevantes (como prioridade, data de vencimento ou atribuição de equipe) para gerenciar projetos com eficiência. Comece usando a visualização de quadro branco do ClickUp. Personalize-a para se adequar ao seu fluxo de trabalho específico, incorporando outras visualizações conforme necessário
- Aproveite os recursos de controle de tempo, tags, avisos de dependência e notificações por e-mail. Mantenha todos informados e melhore o gerenciamento geral do projeto
- Estime com precisão os custos do projeto e a alocação de recursos para maximizar a eficiência
8. Modelo de planejamento do ClickUp Pi
Crie um plano abrangente para qualquer projeto com o modelo de planejamento do ClickUp Pi
Com esse modelo de planejamento Pi, você pode orientar sua equipe em direção a um objetivo comum e selecionar as histórias nas quais se concentrar durante um sprint específico. Esse modelo oferece uma visão clara do backlog da sua equipe, incluindo carga de trabalho, capacidade e riscos potenciais para otimizar o planejamento do sprint.
O Modelo de planejamento do ClickUp Pi é uma ferramenta interativa criada para ajudar as equipes:
- Dividir as tarefas: Simplificar tarefas complexas em partes menores e gerenciáveis
- Organizar para maior clareza: Organizar as tarefas em respectivos sprints com base na prioridade para melhor compreensão e foco
- Alocar recursos: Planejar e alocar recursos de forma eficaz para a execução bem-sucedida do projeto
Esse modelo de quadro branco também oferece os seguintes recursos:
- Rastreamento de tarefas sob medida: Crie status personalizados para monitorar com precisão o progresso do sprint e do projeto
- Organização flexível: Use campos personalizados para categorizar e adicionar detalhes para o planejamento e a visualização eficazes do projeto
- Pontos de vista versáteis: Crie seu fluxo de trabalho ClickUp ideal começando com este modelo e personalizando-o com visualizações de Lista, Gantt, Carga de trabalho e Calendário
- Gerenciamento abrangente de projetos: Aprimore o planejamento de projetos com tags, alertas de dependência, notificações por e-mail e outras ferramentas essenciais
9. Modelo de planejamento de recursos do Excel por Tactical Project Manager
via Gerente de projetos táticos Aproveite o Modelo de planejamento de recursos em Excel do Tactical Project Manager para garantir o sucesso do projeto com o uso ideal dos recursos.
**Esse modelo de estrutura analítica de recursos permite que você gerencie as cargas de trabalho e atribua a tarefa certa às pessoas certas no momento certo
Aqui estão alguns dos recursos mais populares desse modelo:
- Gere automaticamente uma planilha de planejamento com estilo completo para o período desejado. Exibe os membros da equipe e as atribuições do projeto em um layout intuitivo
- **Mantenha sua lista de projetos e atribua funcionários a projetos específicos. A ferramenta gera uma planilha de planejamento com base em suas informações.
- **Monitore as horas faturáveis sem esforço. Monitore as horas faturáveis para obter relatórios claros do cliente
- Rastreie os detalhamentos semanais de recursos para alocação informada de projetos
- Contabiliza feriados e ausências; rastreie com o projeto 'Férias/Dias de folga'
Ao usar esse modelo de planejamento de recursos, você tem uma visão completa da carga de trabalho da sua equipe e elabora uma estratégia para obter a eficiência ideal de cada membro da equipe, garantindo resultados superiores nos projetos.
10. Modelo de planejamento de recursos do Google Sheets pelo Google Workspace Marketplace
via Google Workspace Marketplace O Modelo de planejamento de recursos do Google Sheets do Google Workspace Marketplace é um modelo de gerenciamento de projetos orientado por utilitários, popular entre analistas de negócios e líderes de projetos.
**Do controle de orçamento ao rastreamento de tarefas, do cronograma do projeto à categoria de recursos, esse modelo tem muitos recursos que podem ajudá-lo a estar no topo das principais métricas de gerenciamento de projetos
Veja a seguir alguns dos recursos mais avançados desse modelo que estão disponíveis na versão gratuita:
- Estrutura analítica do trabalho: Planeje, aloque e execute melhor com uma visão geral completa das tarefas e subtarefas
- Acompanhamento do progresso: Aproveite os gráficos de Gantt, os alertas de cores e os recursos de progresso para ficar por dentro do status da tarefa
- Gerenciar o tempo: Use escalas de tempo para visualizar e ajustar as datas de início e término e adicionar marcos para concluir fases importantes do projeto dentro do prazo
Este modelo de estrutura de gerenciamento de projetos permite que você gerencie o escopo do projeto e desenvolva estratégias importantes para garantir os resultados desejados do projeto.
Escolha o modelo certo de estrutura analítica de recursos
Gerenciar os recursos do projeto muitas vezes pode parecer assustador, mas ter as ferramentas certas pode fazer toda a diferença. Os 10 modelos gratuitos de estruturas de divisão de recursos que abordamos hoje foram criados para esclarecer, otimizar fluxos de trabalho, aprimorar estruturas de divisão de trabalho e garantir a eficiência alocação de recursos .
Da versatilidade do ClickUp rastreamento de recursos com ferramentas de gerenciamento de projetos, modelos de planejamento de projetos e soluções práticas do Excel e do Planilhas Google, essas ferramentas podem ajudá-lo a ter uma visão geral abrangente das necessidades e do progresso do seu projeto.
Mas o ClickUp não oferece apenas uma das maiores coleções de modelos de planejamento de recursos. Ele também vem repleto de recursos de gerenciamento de projetos, como o ClickUp Docs, o ClickUp Whiteboards e o ClickUp Resource Management Software.
Ao aproveitar esses recursos, é possível aprimorar a comunicação dentro da equipe, evitar restrições de recursos e manter os projetos no caminho certo para a conclusão bem-sucedida. Registre-se no ClickUp hoje mesmo!