Projetos complexos geralmente envolvem inúmeras tarefas interdependentes, tornando difícil acompanhar o progresso e cumprir prazos.
Os gerentes de projeto precisam de ferramentas eficazes para dividir esses projetos complexos em componentes gerenciáveis. O Jira, uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos, oferece um recurso chamado subtarefas para atender a essa necessidade.
Você pode usar subtarefas no Jira para dividir seu projeto em unidades de trabalho menores e mais específicas. Como as subtarefas estão vinculadas às tarefas principais, essa abordagem granular pode melhorar a visibilidade do projeto, facilitar a colaboração e ajudar as equipes a trabalhar com mais eficiência. Com as subtarefas, você pode atribuir funções e responsabilidades aos membros da equipe, acompanhar o progresso com mais precisão e gerar relatórios mais detalhados.
Neste guia, exploraremos os conceitos básicos das subtarefas no Jira. Você aprenderá o que são, como acompanhar o progresso das tarefas e como criar subtarefas no Jira.
Mais adiante neste artigo, também compararemos o Jira com o ClickUp, outra ferramenta popular de gerenciamento de projetos, para ajudá-lo a tomar uma decisão informada sobre qual solução pode ser mais adequada às necessidades da sua equipe.
Entendendo as subtarefas no Jira
As subtarefas no Jira são segmentos menores de uma tarefa maior, atuando como tarefas secundárias dentro de uma tarefa principal. Elas permitem que você divida um projeto complexo em partes mais gerenciáveis.
Imagine seu projeto como a construção de uma casa. A tarefa principal é a construção geral, enquanto as subtarefas do Jira podem representar etapas específicas, como lançar os alicerces, erguer as paredes ou instalar o telhado. Cada subtarefa é uma parte crucial do projeto, mas lidar com elas individualmente torna a tarefa geral mais gerenciável.
Para começar, você só precisa de permissão para criar problemas e habilitar subtarefas no esquema de tipos de problemas do seu projeto.
Como criar uma subtarefa no Jira
Você pode criar subtarefas no Jira usando dois métodos:
- Crie uma subtarefa dentro de uma questão principal
- Converta uma questão existente em uma subtarefa e atribua-a a uma questão principal.
Aqui está uma descrição detalhada desses métodos.
Método nº 1: crie uma subtarefa dentro de uma questão principal
1. Abra a questão principal
Localize e abra a questão para a qual deseja criar uma subtarefa.
2. Acesse o menu de reticências
Clique no botão “...” (elipsis) no canto superior direito para expandir o menu suspenso.
3. Selecione “criar subtarefa”
Selecione a opção “Criar subtarefa” no menu.
Uma página pop-up “Criar subtarefa” aparecerá na parte superior da página principal da questão. Observe que um administrador do Jira deve habilitar o submenu “Criar subtarefa” e o tipo de questão da subtarefa deve ser adicionado ao esquema de tipos de questões do projeto.
4. Preencha os detalhes da subtarefa
Selecione “Subtarefa” no menu suspenso do tipo de problema, preencha os campos obrigatórios e adicione todas as informações necessárias. Clique no botão “Criar” na parte inferior da página para finalizar a criação da subtarefa.
A nova subtarefa será exibida na seção "Subtarefas" da questão principal/pai.
É importante observar que os campos na janela pop-up “Criar subtarefa” podem ser personalizados. Basta clicar em Configurar campos (ícone de engrenagem ⚙️) no canto superior direito para abrir uma caixa de diálogo onde você pode marcar ou desmarcar campos conforme necessário. Você pode alternar entre campos padrão e personalizados usando os links “Todos” e “Personalizado”.
Seguindo essas etapas, você pode simplificar o gerenciamento de projetos do Jira e acompanhar melhor o andamento das tarefas, os bloqueadores e a conclusão usando as funcionalidades de “criar subtarefa” do Jira.
Método nº 2: converta uma questão existente em uma subtarefa e escolha uma tarefa principal
1. Navegue até a questão
Comece abrindo a questão que deseja converter em uma subtarefa. Você pode fazer isso pesquisando a questão na barra de pesquisa ou navegando pela lista de questões do seu projeto.
2. Acesse o menu “mais”
Depois que a questão estiver aberta, localize o menu suspenso “Mais”. Ele geralmente fica no canto superior direito da visualização da questão. Clique nesse menu para revelar opções adicionais.
3. Selecione converter em subtarefa
Nas opções do menu suspenso, selecione “Converter em subtarefa”. Essa opção permite que você transforme a questão atual em uma subtarefa de outra questão.
4. Especifique a tarefa principal
Uma nova tela será exibida, solicitando que você escolha a tarefa principal. Você pode digitar o ID da tarefa principal ou procurá-la usando o link fornecido. Essa tarefa principal é a questão sob a qual a subtarefa será aninhada.
5. Finalize o processo
Depois de especificar a tarefa principal, clique em “Converter” para finalizar o processo.
A questão será transformada em uma subtarefa e agora aparecerá na seção “Subtarefas” da tarefa principal, ajudando você a organizar melhor seus módulos de gerenciamento de projetos do Jira.
Limitações do uso do Jira para criar subtarefas
Embora as subtarefas do Jira possam ser extremamente úteis para dividir projetos complexos, a ferramenta tem certas limitações.
- Impossibilidade de subdividir subtarefas: as subtarefas do Jira não podem ser divididas em subtarefas menores. Isso pode ser restritivo para projetos que exigem divisões mais detalhadas. Se você precisar subdividir uma subtarefa, primeiro será necessário convertê-la em uma questão padrão e, em seguida, criar novas subtarefas abaixo dela, o que pode ser demorado e trabalhoso.
- Gerenciamento de dependências: embora o gerenciamento de projetos do Jira ofereça suporte à criação de dependências entre tarefas, gerenciar essas dependências no nível das subtarefas pode ser um desafio. As subtarefas do Jira não gerenciam dependências de forma inerente, o que dificulta o acompanhamento da sequência e da inter-relação de tarefas menores dentro de um projeto.
- Limitações dos relatórios: ao gerar relatórios, as subtarefas do Jira geralmente não são incluídas nos relatórios de alto nível do projeto por padrão. Isso pode levar a visões gerais incompletas do andamento do projeto e pode exigir configuração adicional ou acompanhamento manual para garantir que o status de cada subtarefa seja representado com precisão nos relatórios.
- Complexidade na personalização: personalizar campos e fluxos de trabalho para subtarefas do Jira pode ser complexo. Embora seja possível, isso requer um profundo conhecimento das configurações administrativas do Jira. Essa complexidade pode ser uma barreira para equipes que desejam adaptar subtarefas às suas necessidades específicas e melhorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas.
- Restrições de conversão: os tipos de problemas de subtarefas no Jira não podem ser movidos diretamente de um problema pai para outro. Para reatribuir uma subtarefa, você deve primeiro convertê-la em um problema padrão e, em seguida, vinculá-la a um novo problema pai. Esse processo não só é demorado, mas também propenso a erros, especialmente em projetos maiores, onde reatribuições frequentes são necessárias.
Ao reconhecer essas limitações, você pode aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas e elaborar estratégias para mitigar esses desafios, garantindo uma experiência de gerenciamento de projetos mais tranquila no Jira.
Crie tarefas e subtarefas com o ClickUp
Se você já enfrentou limitações com ferramentas de gerenciamento de tarefas como o Jira, vai achar a abordagem flexível e personalizável do ClickUp para o gerenciamento de tarefas e subtarefas revigorante. O ClickUp simplifica as necessidades complexas de gerenciamento de projetos, adaptando-se aos seus fluxos de trabalho, integrando-se aos aplicativos que você usa diariamente e garantindo que você nunca encontre obstáculos para levar seus projetos até a linha de chegada.
Criando e gerenciando tarefas no ClickUp
Criar tarefas no ClickUp é intuitivo e simples.
- Comece fazendo login em sua área de trabalho do ClickUp. Você pode criar tarefas em diferentes categorias de tarefas, garantindo que elas fiquem organizadas e fáceis de gerenciar.
- Clique no botão “+” ou use a opção “Nova tarefa”.
- Quando solicitado, insira os detalhes da tarefa, como nome, descrição, data de vencimento e responsáveis.
- Você também pode definir níveis de prioridade e adicionar tags para uma melhor categorização.
- Preencha todos os detalhes necessários para sua tarefa. A interface do ClickUp permite incluir descrições em rich text, anexar arquivos e vincular uma tarefa a outras, se necessário.
- Depois de inserir todos os detalhes, salve a tarefa. Sua tarefa aparecerá no seu painel de tarefas e poderá ser acessada e editada conforme necessário.
Criando e gerenciando subtarefas no ClickUp
As subtarefas no ClickUp são tão fáceis de criar e gerenciar quanto as tarefas principais. Você pode criar subtarefas a partir de uma ou duas tarefas das suas visualizações do ClickUp, ou seja, a visualização Quadro e a visualização Lista.
💡Dica profissional: a criação e a edição de subtarefas estão acessíveis a todos os usuários em todos os planos do ClickUp, incluindo convidados com permissões de edição ou permissões completas.
A partir das tarefas:
- Abra a tarefa à qual deseja adicionar subtarefas e clique no botão “+ Adicionar subtarefa”. Isso abrirá uma nova janela de subtarefa, onde você poderá inserir os detalhes da subtarefa.
- Insira o nome da subtarefa, a descrição, a data de vencimento e os responsáveis. Você também pode adicionar anexos, comentários e listas de verificação às subtarefas.
- Depois de inserir todos os detalhes, salve a subtarefa. Ela aparecerá como uma questão secundária abaixo da questão principal e você poderá gerenciá-la de forma independente.
O ClickUp permite que você crie quantas subtarefas forem necessárias, o que é uma vantagem significativa em relação a ferramentas como o Jira. Outras alternativas ao Jira podem não oferecer essa flexibilidade.
A partir das visualizações:
- Exibição em lista Passe o mouse sobre uma tarefa e clique no ícone “Criar subtarefa” para adicionar uma nova subtarefa.
- Passe o mouse sobre uma tarefa e clique no ícone “Criar subtarefa” para adicionar uma nova subtarefa.
- Passe o mouse sobre uma tarefa e clique no ícone “Criar subtarefa” para adicionar uma nova subtarefa.
- Para tarefas com subtarefas expandidas, use a seta suspensa ao lado do ícone “Criar subtarefa”.
- Para tarefas com subtarefas recolhidas, passe o mouse sobre o ícone “Criar subtarefa” para exibir um ícone de mais. Clique no ícone de mais para criar uma subtarefa.
- Forneça um nome, responsável, data de vencimento e outros detalhes para a subtarefa.
- Pressione Enter (PC) ou Return (Mac) para salvar.
- Organize as subtarefas hierarquicamente usando subtarefas aninhadas.
- Exibição do quadro Passe o mouse sobre um cartão de tarefa e clique no ícone “+ Adicionar tarefa” Insira os detalhes da subtarefa e pressione Enter ou Return para salvar
- Passe o mouse sobre um cartão de tarefa e clique no ícone “+ Adicionar tarefa”.
- Insira os detalhes da subtarefa e pressione Enter ou Return para salvar.
- Passe o mouse sobre um cartão de tarefa e clique no ícone “+ Adicionar tarefa”.
- Insira os detalhes da subtarefa e pressione Enter ou Return para salvar.
Você pode controlar a visibilidade das subtarefas usando a opção “Subtarefas” na parte superior da visualização Lista ou Quadro:
- Recolher tudo: Ocultar todas as subtarefas
- Expanda tudo: exiba as subtarefas diretamente abaixo das tarefas principais.
- Como tarefas separadas: mostre as subtarefas como itens individuais
As subtarefas no ClickUp mantêm uma hierarquia clara sob suas tarefas principais, facilitando a navegação e o gerenciamento.
💡Dica profissional: use a barra de ferramentas de ação em massa para modificar várias subtarefas ou tarefas com eficiência. Certifique-se de expandir as subtarefas antes de começar.
- Exibição em lista: selecione subtarefas usando os botões seletores e escolha uma ação em massa.
- Exibição do quadro: selecione subtarefas dentro de uma coluna usando o botão seletor em cada cartão ou a opção “Selecionar tudo” no menu da coluna. Aplique uma ação em massa.
Você também pode usar modelos de lista de tarefas e modelos de gerenciamento de tarefas para criar e gerenciar subtarefas para projetos gerenciados em equipe rapidamente, economizando tempo e garantindo consistência entre tarefas semelhantes.
Organize tarefas e subtarefas com o modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp.
O modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp pode otimizar significativamente o fluxo de trabalho da sua organização. Ao integrar esse modelo ao fluxo de trabalho diário, sua equipe pode evitar o processo demorado de identificar a estrutura mais eficiente para as configurações do seu projeto. Depois que o modelo estiver configurado, você só precisará inserir os detalhes específicos relevantes para suas tarefas.
Use o modelo para:
- Visualize e organize tarefas por status, prioridade ou departamento.
- Acompanhe e otimize os fluxos de trabalho com base na capacidade da equipe e no progresso das tarefas.
- Colabore entre equipes no planejamento, atribuição e conclusão de tarefas.
O modelo também apresenta seis visualizações dinâmicas para adaptar o gerenciamento de tarefas às suas necessidades:
- Exibição em lista: divida as tarefas em listas detalhadas
- Visualização do quadro: gerencie e priorize tarefas usando um quadro Kanban.
- Visão geral: avalie a carga de trabalho da equipe para facilitar a atribuição inteligente de tarefas.
- Exibição do calendário: organize tarefas com facilidade usando um calendário de arrastar e soltar.
A visibilidade do projeto é crucial para um trabalho em equipe eficaz. É por isso que o modelo inclui campos personalizados pré-configurados para cada tarefa, permitindo que você veja instantaneamente detalhes como o responsável, a data de vencimento, a duração estimada e elementos adicionais, como orçamentos, URLs ou anexos de arquivos.
Além disso, o modelo organiza suas tarefas em três listas distintas: Itens de ação, Ideias e Backlog. Essa configuração ajuda a reduzir a desorganização e a se concentrar nas tarefas dentro da mesma categoria.
Essa estrutura eficiente garante que sua equipe possa gerenciar tarefas e projetos de maneira integrada, aumentando a produtividade e a colaboração.
Melhore o gerenciamento de seus projetos com o ClickUp
Embora o Jira seja uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos, ele tem limitações, principalmente no gerenciamento de subtarefas e dependências. Essas restrições podem prejudicar o gerenciamento eficiente das tarefas.
O ClickUp, por outro lado, oferece uma alternativa superior com uma interface amigável e recursos avançados que resolvem esses desafios.
Se você está procurando uma melhor personalização, gerenciamento avançado de dependências ou relatórios abrangentes, o ClickUp oferece as ferramentas para gerenciar suas tarefas e subtarefas de forma eficaz e garantir que você conclua os projetos com facilidade e sucesso.
Após a transição para o ClickUp, as equipes relatam uma redução significativa no tempo gasto com o gerenciamento de tarefas e um aumento significativo na entrega pontual dos projetos.
Nossa equipe executiva reduziu o atraso dos projetos em mais de 70% ao longo do nosso primeiro ano usando o ClickUp.
Nossa equipe executiva reduziu o atraso dos projetos em mais de 70% ao longo do nosso primeiro ano usando o ClickUp.
Ao escolher o ClickUp, você também pode otimizar seu fluxo de trabalho, aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas e atingir seus objetivos de projeto com mais eficácia. Todos esses recursos — e muito mais — fazem dele a escolha preferida para o gerenciamento de projetos moderno!