Nos últimos anos, houve uma mudança significativa na forma como trabalhamos. Com o aumento dos empregos remotos — que devem representar 22% da força de trabalho dos EUA até 2025 —, as organizações e os líderes estão lidando com questões como se devemos ir ao escritório, com que frequência e, é claro, quais devem ser nossos horários de trabalho.
Ao trabalhar com equipes distribuídas globalmente, é normal ter funcionários em diferentes fusos horários. Para alguns gerentes, porém, pode ser difícil coordenar equipes geograficamente dispersas.
Se você está enfrentando um desafio semelhante, este artigo é para você.
Continue lendo para saber mais sobre como você pode coordenar de forma eficaz com sua equipe em diferentes fusos horários.
Desafios enfrentados pelas equipes ao trabalhar em diferentes fusos horários
Embora o ambiente de trabalho global ofereça vários benefícios, ele também traz um conjunto único de desafios.
Aqui estão alguns dos principais desafios enfrentados por equipes que trabalham em diferentes fusos horários.
- Atrasos na comunicação: com funcionários trabalhando em diferentes fusos horários, as respostas a e-mails e mensagens tendem a demorar, levando a uma tomada de decisão mais lenta.
- Dificuldade em agendar reuniões: é mais difícil encontrar horários de reunião que se encaixem na agenda de todos. Alguns funcionários podem não participar das reuniões devido a horários inconvenientes.
- Coordenação de tarefas: quando os membros da equipe não trabalham simultaneamente, é difícil alinhar os horários de trabalho preferidos e coordenar o trabalho, especialmente se houver dependências na conclusão de uma tarefa.
- Horas de sobreposição limitadas: se os funcionários trabalham em fusos horários muito diferentes, pode haver poucas horas de trabalho em comum entre os membros da equipe. Isso limita a comunicação síncrona e pode atrasar a entrega dos resultados do projeto.
- Dificuldade em acompanhar o progresso: Coordenar a transferência de tarefas entre funcionários em diferentes fusos horários pode ser complexo. Isso pode causar lacunas no progresso das tarefas.
Estratégias e melhores práticas para colaborar em diferentes fusos horários
Aqui estão algumas estratégias e práticas recomendadas que você pode implementar para ajudar equipes remotas e distribuídas a manter a produtividade e a coesão.
1. Use estratégias de comunicação eficazes
Diferenças de fuso horário, variações culturais e obstáculos tecnológicos podem prejudicar a comunicação eficaz em equipes distribuídas. Experimente as estratégias abaixo para remover esses obstáculos:
- Estabeleça protocolos de comunicação
Defina diretrizes de comunicação claras para equipes que trabalham em diferentes fusos horários. Isso ajuda as equipes remotas a se manterem alinhadas, pois todos estão em sintonia no que diz respeito a fornecer atualizações, resolver problemas e comunicar mudanças.
Você pode estabelecer protocolos de comunicação para o tipo de canal a ser usado e a frequência das reuniões. Além disso, defina expectativas para os tempos de resposta com base no horário de trabalho preferido da sua equipe.
Exemplo: Use o e-mail para comunicações formais sobre atualizações de projetos, anúncios e relatórios. Estabeleça a expectativa de que todos os e-mails devem receber uma resposta do membro relevante da equipe em até 24 horas.
Use o Modelo de Matriz de Comunicação e Reuniões da Equipe ClickUp para planejar e organizar um plano de comunicação eficiente para sua equipe.
A visualização da agenda de reuniões neste modelo permite que você planeje reuniões, e a visualização do status das reuniões fornece informações sobre o andamento das suas verificações programadas. Isso permite que você configure uma comunicação eficaz e uma agenda de reuniões para sua equipe.
💡Dica profissional: Uma boa maneira de padronizar os protocolos de comunicação é usar modelos de plano de comunicação . Dessa forma, todos têm acesso às mesmas informações, deixando menos espaço para inconsistências e ambiguidades.
O Modelo de Comunicação Interna do ClickUp é outra ferramenta útil para criar protocolos para manter os membros da equipe informados sobre informações importantes.
Ele funciona como uma única fonte de verdade, onde você pode organizar documentos, diretrizes e anúncios para que fiquem acessíveis à sua equipe. Dessa forma, você pode estabelecer consistência nas diretrizes de comunicação interna e garantir que os funcionários tenham as informações mais recentes à mão.
- Defina canais de comunicação
A comunicação pode ocorrer por meio de vários canais: chat, telefonemas, e-mails ou ferramentas e aplicativos de trabalho. Mas quando suas informações estão espalhadas por esses canais, as atualizações nem sempre chegam às pessoas certas no momento certo. Detalhes importantes podem se perder no meio do ruído, e fica difícil acompanhar as conversas.
Em vez disso, especifique quais canais devem ser usados para diferentes tipos de comunicação, a fim de evitar confusão. Uma abordagem estruturada resulta em um fluxo de informações mais eficiente.
Por exemplo:
- Mensagens instantâneas: para comunicação rápida e informal e compartilhamento de atualizações breves
- E-mail: Para compartilhar informações detalhadas sobre projetos, anúncios oficiais e para interações com partes interessadas externas.
- Videoconferência: para reuniões diárias, feedback e sessões de brainstorming.
- Ferramentas de colaboração em documentos: para que os membros da equipe trabalhem simultaneamente em propostas, relatórios e planos de projeto importantes.
💡 Dica profissional: Se você estiver fazendo a transição para o trabalho remoto, implemente ferramentas e sistemas que possam acomodar colaboração assíncrona . Enfatize o treinamento, a documentação e o gerenciamento de projetos para que suas equipes não fiquem para trás e possam melhorar sua produtividade.
- Use calendários compartilhados da equipe
Os calendários compartilhados da equipe permitem que os funcionários vejam as agendas e a disponibilidade uns dos outros, facilitando a marcação de reuniões. Isso facilita o planejamento colaborativo durante o trabalho assíncrono e mantém todos informados sobre as próximas reuniões e prazos.
A visualização do calendário do ClickUp permite que você compartilhe seu calendário com colegas de equipe e partes interessadas externas. As equipes podem verificar sua disponibilidade e você será atualizado em tempo real sempre que uma reunião for agendada.
- Liste os processos para comunicação assíncrona
Comunicação assíncrona significa não esperar uma resposta imediata de seus colegas. Essa prática é frequentemente empregada para gerenciar a programação de uma equipe internacional ou para equipes que trabalham em diferentes fusos horários.
No entanto, sem diretrizes adequadas, a comunicação assíncrona pode ser contraproducente, especialmente se levar a informações mais inconsistentes e mal-entendidos.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para implementar a comunicação assíncrona de forma eficaz:
- Seja específico sobre a ação que você deseja que um membro da equipe realize e forneça um prazo para concluí-la. Comunique os prazos com clareza para evitar atrasos.
- Forneça contexto às tarefas e atividades para ajudar as equipes a entender melhor sua mensagem.
- Incentive os destinatários a fazer perguntas antes de prosseguirem com uma tarefa.
- Organize suas informações de forma lógica e fácil de entender.
- Realize reuniões regulares para avaliar o progresso das diferentes tarefas, discutir possíveis problemas e garantir que as equipes estejam alinhadas sobre o que precisa ser feito.
- Use ferramentas de comunicação assíncronas para manter suas equipes conectadas, mesmo quando estiverem trabalhando em vários fusos horários.
💡Dica profissional: Use o ClickUp Brain para gerar automaticamente um resumo do progresso de uma tarefa específica
- Implemente metas para melhorar a responsabilidade
Se você é um gerente, pode ser desafiador verificar diariamente o andamento do trabalho da sua equipe, especialmente se vocês trabalham em locais geográficos diferentes.
No entanto, você ainda precisa estabelecer responsabilidades para cada membro da equipe.
Para isso, defina metas individuais para os membros da equipe e acompanhe suas realizações. O ClickUp Goals permite que você defina e estabeleça metas claras e mensuráveis para cada objetivo. Acompanhe o progresso de cada meta para entender como os membros da equipe estão progredindo em seu trabalho.
Depois de definir metas, você pode marcar reuniões periódicas com os funcionários para discutir o desempenho deles e identificar áreas que precisam ser melhoradas.
Você também pode usar o Modelo de Plano de Trabalho Remoto do ClickUp para acompanhar e gerenciar o trabalho realizado por funcionários remotos.
Use seções predefinidas para definir diretrizes para os funcionários em transição para o trabalho remoto. Veja as expectativas e funções de cada membro da equipe usando a visualização Atividades de Trabalho e monitore o progresso das tarefas usando a visualização Progresso do Trabalho.
2. Aproveite as ferramentas e tecnologias de colaboração
Encontre plataformas de colaboração que se concentram em facilitar a comunicação assíncrona.
Existem vários tipos de ferramentas de colaboração e trabalho remoto no mercado, mas sugerimos escolher uma que ofereça recursos abrangentes para otimizar o trabalho remoto.
Uma ferramenta como o ClickUp para Trabalho Remoto combina gerenciamento de tarefas, colaboração, documentação e várias outras funções em uma plataforma unificada, simplificando seu fluxo de trabalho.
Descubra como você pode aproveitar o conjunto abrangente de recursos do ClickUp para melhorar a coesão da equipe, mesmo quando seus funcionários trabalham remotamente em vários fusos horários:
- Atribua tarefas com facilidade
Use o ClickUp Tasks para criar e compartilhar tarefas em um ambiente remoto. Atribua cada tarefa ao membro apropriado da equipe, juntamente com uma data de vencimento. Conecte tarefas individuais com wikis e bases de conhecimento no ClickUp Docs para fornecer um contexto amplo aos membros remotos da sua equipe.
- Colabore na documentação
Trabalhe em colaboração com os membros da equipe para criar relatórios detalhados, documentação e propostas com o ClickUp Docs. Você pode criar documentos ilimitados, editá-los de forma colaborativa e formatar as informações da maneira que desejar. A melhor parte? Você pode iniciar tarefas diretamente do Docs ou vinculá-las a uma tarefa, conforme explicamos acima. Isso torna seu fluxo de trabalho mais conectado e coeso, mesmo com equipes globais ou membros da equipe trabalhando em fusos horários distantes.
- Compartilhe atualizações no chat
Comunique-se com os membros da equipe usando a visualização de bate-papo do ClickUp. Basta @mencionar um colega de equipe para adicioná-lo a uma conversa e compartilhar suas atualizações. A visualização de bate-papo abre diretamente dentro do seu espaço de trabalho do ClickUp, para que você não precise ficar alternando entre plataformas para realizar seu trabalho.
Use-o para ter conversas com o contexto da sua tarefa, para evitar mudanças desnecessárias de contexto e manter suas mensagens claras.
- Explique conceitos com clareza
Use o ClickUp Clips para gravar sua tela ao comunicar mensagens longas e complexas ou conceitos técnicos. Compartilhe os clipes com os membros da equipe usando um link público ou baixando o arquivo de vídeo.
Você também pode incorporá-los nas descrições das tarefas para adicionar contexto. Todos os clipes gravados serão armazenados no Clip Hub para que os membros da equipe possam acessar as gravações quando precisarem.
- Faça brainstorming virtualmente
Discuta ideias com os membros remotos da sua equipe em uma tela digital com o ClickUp Whiteboard. Represente visualmente seus pensamentos e transforme-os em tarefas diretamente do quadro branco com alguns cliques simples. Carregue imagens e links para adicionar ainda mais contexto ao seu trabalho.
Veja o que Danielle Bush, gerente de projetos da EDforTech, tem a dizer:
O ClickUp ajudou nossa equipe a se comunicar remotamente em diferentes fusos horários e saber o que está acontecendo no projeto sem ter que fazer reuniões desnecessárias ou pedir informações às pessoas por e-mail ou Slack. O recurso de quadro branco nos ajuda a debater processos e fluxos de trabalho e atribuir tarefas em tempo real.
O ClickUp ajudou nossa equipe a se comunicar remotamente em diferentes fusos horários e saber o que está acontecendo no projeto sem ter que fazer reuniões desnecessárias ou pedir informações às pessoas por e-mail ou Slack. O recurso de quadro branco nos ajuda a debater processos e fluxos de trabalho e atribuir tarefas em tempo real.
- Realize reuniões de equipe por vídeo
Convide os membros da equipe para videochamadas regulares usando a integração do ClickUp com o Zoom. Links para suas notas e gravações da reunião serão adicionados automaticamente às suas tarefas para que você possa acessá-los posteriormente.
Esse contato pessoal tão necessário pode permitir uma melhor tomada de decisões e uma colaboração produtiva com sua equipe remota.
- Use um hub centralizado para comunicações
Gerencie todas as suas tarefas e comunicações a partir de um único hub usando o ClickUp Inbox. Fique por dentro de todo o seu trabalho e destaque atividades críticas para não perder tarefas importantes. Para cada conversa, você pode abrir um painel de descrição ao lado dela para obter todo o contexto necessário para concluir uma tarefa.
- Acompanhe o progresso da equipe
Fique por dentro de tudo o que sua equipe está fazendo com os painéis do ClickUp. Tenha uma visão geral do trabalho realizado e saiba se você está no caminho certo para cumprir prazos importantes. Ao fornecer acesso em tempo real a métricas e dados de desempenho essenciais, você pode manter os funcionários remotos alinhados e engajados em seu trabalho, independentemente de sua localização.
3. Construa uma cultura de equipe forte
Coordenar uma equipe global se torna muito mais fácil quando os funcionários estão alinhados com os objetivos da organização e têm uma mentalidade resiliente para enfrentar os desafios.
É por isso que você deve se concentrar em construir uma cultura de equipe forte que combine engajamento dos funcionários, trabalho coeso e flexibilidade.
Use nossas dicas abaixo para ajudar os funcionários a enfrentar os desafios do trabalho remoto:
- Promova flexibilidade e compreensão: defina horários de trabalho flexíveis ao gerenciar funcionários em diferentes fusos horários. Permita que os funcionários escolham seus horários de trabalho mais produtivos e enfatize os resultados e os resultados em vez de horários rígidos.
- Ofereça suporte: garanta que os funcionários tenham acesso ao suporte e às informações necessárias para serem eficientes, mesmo quando estiverem trabalhando remotamente. Treine os funcionários remotos sobre a importância do gerenciamento do tempo e forneça a eles as ferramentas de colaboração necessárias para trabalharem de forma integrada.
- Acompanhe o progresso: monitore o status atual dos projetos e as contribuições individuais. Isso garante que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos e ajuda você a gerenciar facilmente a produtividade de toda a equipe.
- Celebre a diversidade e a inclusão: crie um ambiente acolhedor para celebrar as diversas culturas dos funcionários remotos de diferentes origens geográficas. Implemente políticas para promover oportunidades de trabalho iguais e atrair os melhores talentos de diferentes locais.
💡Dica profissional: Se você adora trabalhar em cafeterias ou viajar, experimente usar ferramentas para nômades digitais . Elas oferecem uma ampla gama de recursos que podem ajudá-lo a trabalhar de forma assíncrona e se comunicar de maneira eficaz com os membros da equipe, mesmo quando você estiver em trânsito.
4. Concentre-se na produtividade e no bem-estar dos funcionários
Priorizar o bem-estar dos funcionários reduz o esgotamento e ajuda toda a sua equipe a manter o foco em seus objetivos. Iniciativas de bem-estar também melhoram o moral da equipe, aumentando a qualidade do trabalho, mesmo em ambientes remotos.
- Enfatize o equilíbrio entre vida profissional e pessoal
Respeite os limites pessoais e a diferença de fuso horário quando se trata de trabalho remoto. É muito fácil deixar o trabalho tomar conta e dominar completamente sua vida pessoal.
Use o ClickUp Time Tracking para acompanhar o tempo gasto em diferentes tarefas. Planilhas de tempo detalhadas registram onde você gasta mais tempo. Você pode usar as informações dessas planilhas para descobrir maneiras de otimizar seu tempo, de modo a cumprir o cronograma sem precisar trabalhar além do horário.
- Evite o esgotamento
Gerencie as cargas de trabalho da equipe com eficiência, sem sobrecarregá-la. Visualize a capacidade da sua equipe e identifique quem está com carga de trabalho insuficiente ou excessiva usando a Visualização de Carga de Trabalho do ClickUp.
Aproveite essas informações para distribuir o trabalho de maneira igualitária e incluir recursos adicionais sempre que necessário. Além disso, evite agendar reuniões tarde da noite ou durante os finais de semana para dar aos funcionários tempo para relaxar e descontrair.
- Aproveite as diferenças de fuso horário
Use práticas como horários de reunião rotativos, horários de trabalho sobrepostos e o modelo “follow-the-sun” (uma equipe começa a trabalhar quando a outra termina o dia) para realizar mais trabalho, independentemente das diferenças de fuso horário.
Transforme os desafios dos fusos horários em vitórias com o ClickUp
Imagine seus funcionários colaborando perfeitamente com seus colegas de equipe em diferentes continentes, com reuniões perfeitamente planejadas, comunicação assíncrona eficaz e trocas produtivas.
Você pode fazer isso acontecer implementando uma ferramenta de colaboração como o ClickUp, que facilita o trabalho remoto.
Desde gravações de tela via ClickUp Clips até mensagens contextuais via ClickUp Chat, a plataforma oferece um conjunto de recursos para superar os desafios da colaboração em um ambiente de trabalho remoto.
Deixe todos na sua equipe saberem que vocês estão juntos nessa, mesmo que não estejam no mesmo fuso horário.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp para reunir sua equipe global.