Nos últimos anos, houve uma mudança significativa na forma como trabalhamos. Com o aumento dos empregos remotos, que devem representar 22% da força de trabalho dos EUA até 2025 - as organizações e os líderes estão se debatendo com questões como se devemos ir ao escritório, com que frequência e, é claro, qual deve ser nosso horário de trabalho.
Ao trabalhar com equipes distribuídas globalmente, é normal ter funcionários em diferentes fusos horários. No entanto, para alguns gerentes, pode ser difícil coordenar com equipes geograficamente dispersas.
Se você está enfrentando um desafio semelhante, este artigo é para você.
Continue lendo para saber mais sobre como coordenar com eficácia a sua equipe em diferentes fusos horários.
Desafios enfrentados pelas equipes ao trabalhar em fusos horários diferentes
Embora o ambiente de trabalho global ofereça vários benefícios, ele também traz um conjunto exclusivo de desafios.
Aqui estão alguns dos principais desafios enfrentados pelas equipes que trabalham em diferentes fusos horários.
- Atrasos na comunicação: Com os funcionários trabalhando em fusos horários diferentes, é provável que as respostas a e-mails e mensagens atrasem, levando a uma tomada de decisão mais lenta
- Dificuldade para agendar reuniões: É mais difícil encontrar horários de reunião que se encaixem na agenda de todos. Alguns funcionários podem não participar de reuniões devido a horários inconvenientes
- Coordenação de tarefas: Quando os membros da equipe não trabalham simultaneamente, é difícil alinhar os horários de trabalho preferidos e coordenar o trabalho, especialmente se houver dependências na conclusão de uma tarefa
- Horas de sobreposição limitadas: Se os funcionários trabalham em fusos horários muito diferentes, pode haver muito poucas horas de trabalho sobrepostas entre os membros da equipe. Isso limita a comunicação síncrona e pode atrasar os resultados do projeto
- Dificuldade para acompanhar o progresso: A coordenação de transferências de funcionários de um fuso horário para outro pode ser complexa. Isso pode causar lacunas no progresso da tarefa
Estratégias e práticas recomendadas para colaboração em diferentes fusos horários
Aqui estão algumas estratégias e práticas recomendadas que podem ser implementadas para ajudar as equipes remotas e distribuídas a manter a produtividade e a coesão.
1. Use estratégias de comunicação eficazes
Diferenças de tempo, variações culturais e obstáculos tecnológicos podem prejudicar a comunicação eficaz em equipes distribuídas. Experimente as estratégias abaixo para remover esses obstáculos:
- Estabeleça protocolos de comunicação
Defina diretrizes claras de comunicação para as equipes que trabalham em fusos horários diferentes. Isso ajuda as equipes remotas a se manterem alinhadas, pois todos estão na mesma página no que diz respeito a fornecer atualizações, resolver problemas e comunicar mudanças.
Você pode estabelecer protocolos de comunicação para o tipo de canal a ser usado e a frequência das reuniões. Além disso, defina expectativas para os tempos de resposta com base no horário de trabalho preferido da sua equipe.
Exemplo: Use o e-mail para comunicação formal sobre atualizações, anúncios e relatórios do projeto. Defina uma expectativa de que cada e-mail deve receber uma resposta do membro relevante da equipe dentro de 24 horas.
Use o Modelo de matriz de comunicação e reunião da equipe ClickUp para planejar e organizar um plano de comunicação eficiente para sua equipe.
Organize seus horários de reuniões, metas e canais de comunicação em uma plataforma unificada com o modelo de matriz de reuniões e comunicação de equipe do ClickUp
A visualização da agenda de reuniões desse modelo permite planejar reuniões e a visualização do status da reunião fornece informações sobre o progresso dos check-ins programados. Isso permite que você estabeleça uma comunicação eficaz e um cronograma de reuniões para a sua equipe.
💡Dica profissional: Uma boa maneira de padronizar os protocolos de comunicação é usar modelos de planos de comunicação . Dessa forma, todos têm acesso às mesmas informações, deixando menos espaço para inconsistências e ambiguidades.
A **Modelo de comunicação interna do ClickUp é outra ferramenta útil para criar protocolos para manter os membros da equipe informados sobre informações importantes.
Gerencie os anúncios e comunicações da empresa com o Modelo de Comunicações Internas do ClickUp
Ele funciona como uma fonte única de verdade, onde é possível organizar documentos, diretrizes e anúncios para que fiquem acessíveis à sua equipe. Dessa forma, você pode estabelecer consistência nas diretrizes de comunicação interna e garantir que os funcionários tenham em mãos as informações mais recentes.
Leia mais: Como melhorar a comunicação híbrida no local de trabalho
- Defina os canais de comunicação
A comunicação pode ocorrer em qualquer número de canais: bate-papo, chamadas telefônicas, e-mails ou por meio de ferramentas e aplicativos do local de trabalho. Mas quando suas informações estão espalhadas por esses canais, as atualizações podem nem sempre chegar às pessoas certas no momento certo. Detalhes importantes podem se perder no meio do ruído, e o rastreamento das conversas se torna difícil.
Em vez disso, especifique quais canais devem ser usados para diferentes tipos de comunicação para evitar confusão. Uma abordagem estruturada resulta em um fluxo de informações mais eficiente.
**Por exemplo
- Mensagens instantâneas: Para comunicação rápida e informal e compartilhamento de atualizações breves
- **E-mail: para o compartilhamento de informações detalhadas sobre o projeto, anúncios oficiais e interações com partes interessadas externas
- Videoconferência: Para reuniões diárias de standup, feedback e sessões de brainstorming
- Ferramentas de colaboração de documentos : Para que os membros da equipe trabalhem simultaneamente em propostas, relatórios e planos de projetos importantes
💡 Dica profissional: Se você estiver fazendo a transição para o trabalho remoto, implemente ferramentas e sistemas que possam acomodar colaboração assíncrona _. Enfatize o treinamento, a documentação e o gerenciamento de projetos para que suas equipes não precisem se preocupar em recuperar o atraso e possam melhorar sua produtividade.
- Use calendários de equipe compartilhados Calendários compartilhados da equipe permitem que os funcionários vejam os horários e a disponibilidade uns dos outros, facilitando a organização de reuniões. Isso facilita o planejamento colaborativo durante trabalho assíncrono e mantém todos informados sobre as próximas reuniões e prazos. Visualização do calendário do ClickUp permite que você compartilhe seu calendário com colegas de equipe e partes interessadas externas. As equipes podem verificar sua disponibilidade, e você será atualizado em tempo real sempre que uma reunião for agendada.
Conecte o ClickUp ao Google Calendar para visualizar facilmente os compromissos de reuniões agendadas no ClickUp
- Listar processos para comunicação assíncrona
Comunicação assíncrona significa não esperar uma resposta imediata de seus colegas. Essa prática é frequentemente empregada para gerenciar a agenda de uma equipe internacional ou para equipes que trabalham em fusos horários diferentes.
No entanto, sem as diretrizes adequadas, comunicação assíncrona pode ser contraproducente, especialmente se levar a mais informações inconsistentes e mal-entendidos.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para implementar a comunicação assíncrona de forma eficaz:
- Seja específico sobre a ação que deseja que um membro da equipe realize e forneça um prazo para concluí-la. Comunique os prazos claramente para evitar atrasos
- Forneça o contexto das tarefas e atividades para ajudar as equipes a entender melhor a sua mensagem
- Incentive os destinatários a fazer perguntas antes de prosseguir com uma tarefa
- Organize suas informações de modo que sejam lógicas e fáceis de entender
- Realize reuniões regulares para avaliar o progresso de diferentes tarefas, discutir possíveis problemas e garantir que as equipes estejam na mesma página sobre o que precisa ser feito
- Usoferramentas de comunicação assíncrona**para manter suas equipes conectadas, mesmo quando estiverem trabalhando em vários fusos horários
Dica profissional:Use Cérebro ClickUp para gerar automaticamente um resumo do progresso em uma determinada tarefa
- Implementar metas para melhorar a responsabilidade
Se você é um gerente, pode ser um desafio fazer check-in todos os dias com sua equipe, especialmente se você trabalha em diferentes localizações geográficas.
No entanto, você ainda precisa estabelecer a responsabilidade de cada membro da equipe.
Para fazer isso, defina metas individuais para os membros da equipe e acompanhe suas realizações. Metas do ClickUp permitem que você defina e estabeleça metas claras e mensuráveis para cada meta. Acompanhe o progresso de cada meta para entender como os membros da equipe estão progredindo em seu trabalho.
Estabeleça metas de tarefas e acompanhe as metas de forma eficaz com o ClickUp Goals
Depois de definir as metas, você pode marcar check-ins periódicos com os funcionários para discutir o desempenho deles e identificar áreas de melhoria.
Você também pode usar o **Modelo de plano de trabalho remoto do ClickUp para monitorar e gerenciar o trabalho realizado por funcionários remotos.
Monitore o andamento dos projetos de trabalho dos funcionários em qualquer lugar e a qualquer momento com o modelo de plano de trabalho remoto do ClickUp
Use seções predefinidas para definir diretrizes para os funcionários em transição para o trabalho remoto. Veja as expectativas e as funções de cada membro da equipe usando a visualização Work Activities (Atividades de trabalho) e monitore o progresso das tarefas usando a visualização Work Progress (Progresso do trabalho).
2. Aproveite as ferramentas e tecnologias de colaboração
Encontre plataformas de colaboração que se concentram em facilitar a comunicação assíncrona.
Há vários tipos de colaboração e ferramentas de trabalho remoto no mercado, mas sugerimos escolher uma que ofereça recursos abrangentes para otimizar o trabalho remoto.
Uma ferramenta como ClickUp para trabalho remoto combina gerenciamento de tarefas, colaboração, documentação e várias outras funções em uma plataforma unificada, simplificando seu fluxo de trabalho.
Alinhe metas comerciais, acompanhe o progresso, realize reuniões de gerenciamento de projetos e colabore de forma eficiente, independentemente da sua localização, com o ClickUp Remote Team Project Management Software
Descubra como você pode aproveitar o conjunto abrangente de recursos do ClickUp para melhorar a coesão da equipe, mesmo quando seus funcionários trabalham remotamente em vários fusos horários:
- Atribua trabalho com facilidade
Use Tarefas do ClickUp para criar e compartilhar tarefas em um ambiente remoto. Atribua cada tarefa ao membro apropriado da equipe, juntamente com uma data de vencimento. Conecte tarefas individuais a wikis e bases de conhecimento em Documentos do ClickUp para fornecer um contexto amplo aos membros da sua equipe remota.
Certifique-se de que nada seja esquecido, atribuindo tarefas ao membro certo da equipe usando o ClickUp Tasks
- Colaboração na documentação
Trabalhe de forma colaborativa com os membros da equipe para criar relatórios detalhados, documentação e propostas com Documentos do ClickUp . Você pode criar documentos ilimitados, editá-los de forma colaborativa e formatar as informações da maneira que desejar. A melhor parte? Você pode iniciar tarefas diretamente dos documentos ou vinculá-los a uma tarefa, conforme explicamos acima. Isso torna seu fluxo de trabalho mais conectado e coeso, mesmo com equipes globais ou membros da equipe trabalhando em fusos horários distantes.
Obtenha uma visão rápida de todas as suas subpáginas e relacionamentos conectados no ClickUp Docs para se manter organizado e manter o trabalho conectado
- Compartilhe atualizações no bate-papo
Comunique-se com os membros da equipe com o Visualização do bate-papo do ClickUp . Basta @mencionar um colega de equipe para adicioná-lo a uma conversa e compartilhar suas atualizações. A visualização de bate-papo é aberta diretamente no ClickUp Workspace, para que você não precise ficar alternando entre plataformas para trabalhar.
Use-o para ter conversas com o contexto de sua tarefa, para evitar discussões desnecessárias troca de contexto e mantenha sua mensagem clara.
Acesse o histórico completo de comentários e o contexto da tarefa com a visualização do ClickUp Chat
- Explique conceitos com clareza
Use Clipes do ClickUp para gravar sua tela ao comunicar mensagens longas e complexas ou conceitos técnicos. Compartilhe os clipes com os membros da equipe usando um link público ou fazendo o download do arquivo de vídeo.
Você também pode incorporá-los em descrições de tarefas para adicionar contexto. Todos os clipes gravados serão armazenados no Clip Hub para que os membros da equipe possam acessar as gravações quando precisarem delas.
Compartilhe gravações de tela para transmitir sua mensagem com precisão com o Clips by ClickUp
- Brainstorm virtualmente
Discuta ideias com os membros da sua equipe remota em uma tela digital com o Quadro branco ClickUp . Represente visualmente seus pensamentos e transforme-os em tarefas diretamente do quadro branco com apenas alguns cliques. Faça upload de imagens e links para adicionar ainda mais contexto ao seu trabalho.
Faça brainstorming, crie estratégias ou mapeie fluxos de trabalho com os quadros brancos ClickUp visualmente colaborativos
Veja o que Danielle Bush, gerente de projetos da EDforTech tem a dizer:
O ClickUp ajudou nossa equipe a se comunicar em uma equipe remota em diferentes fusos horários e a saber o que está acontecendo no projeto sem ter que fazer reuniões desnecessárias ou pedir informações às pessoas por e-mail ou Slack. O recurso de quadro branco nos ajuda a fazer brainstorming de processos e fluxos de trabalho e a atribuir tarefas em tempo real.
Danielle Bush, gerente de projetos, EDforTech
- Realize reuniões de equipe em vídeo
Convide os membros da equipe para videochamadas presenciais regulares usando o Integração do ClickUp Zoom . Os links para as anotações e gravações das reuniões serão automaticamente adicionados às suas tarefas para que você possa acessá-los mais tarde.
Esse tempo presencial tão necessário pode permitir uma melhor tomada de decisões e uma colaboração produtiva com sua equipe remota.
- Use um hub centralizado para comunicações
Gerencie todas as suas tarefas e comunicações em um único hub usando Caixa de entrada do ClickUp . Fique por dentro de todo o seu trabalho e destaque atividades essenciais para não perder tarefas importantes. Para cada conversa, você pode abrir um painel de descrição ao lado dela para obter todo o contexto necessário para concluir uma tarefa.
Tome conta de suas tarefas com a renovada Caixa de entrada do ClickUp, projetada para navegar rapidamente por suas prioridades e concluir o trabalho
- Acompanhe o progresso da equipe
Fique por dentro de tudo em que sua equipe está trabalhando com o Painéis do ClickUp . Tenha uma visão geral de quanto trabalho foi realizado e se você está no caminho certo para cumprir prazos importantes. Ao fornecer acesso em tempo real às principais métricas e dados de desempenho, você pode manter os funcionários remotos alinhados e engajados no trabalho, independentemente da localização.
Divida metas, tarefas, pontos ágeis e status de projetos no altamente personalizável ClickUp 3.0 Dashboard
3. Crie uma cultura de equipe forte
Coordenar uma equipe global fica muito mais fácil quando os funcionários estão alinhados com as metas da organização e têm uma mentalidade resiliente para enfrentar os desafios.
É por isso que você deve se concentrar na criação de uma cultura de equipe forte que combine engajamento dos funcionários, trabalho coeso e flexibilidade.
Use nossas dicas abaixo para ajudar os funcionários a enfrentar os desafios do trabalho remoto:
- Promova a flexibilidade e a compreensão: Definahorários de trabalho flexíveis ao gerenciar funcionários com diferença de fuso horário. Permita que os funcionários escolham suas horas de trabalho mais produtivas e enfatize os resultados e os resultados em vez de horários rígidos
- Ofereça suporte: Certifique-se de que os funcionários possam acessar o suporte e as informações de que precisam para serem eficientes, mesmo quando estiverem trabalhando remotamente. Treine os funcionários remotos sobre a importância do gerenciamento do tempo e forneça a eles as ferramentas de colaboração necessárias para trabalharem sem problemas
- Acompanhe o progresso: Monitore o status atual dos projetos e das contribuições individuais. Isso garante que todos estejam trabalhando para atingir os mesmos objetivos e ajuda a gerenciar facilmente a produtividade de toda a equipe
- Celebre a diversidade e a inclusão: Crie um ambiente acolhedor para celebrar as diversas culturas de funcionários remotos de diferentes origens geográficas. Implemente políticas para promover oportunidades iguais de trabalho e atrair talentos de alto nível de diferentes locais
Dica profissional: Se você gosta de trabalhar em cafeterias ou em viagens, tente usar ferramentas para nômades digitais _. Elas oferecem uma ampla gama de recursos que podem ajudá-lo a trabalhar de forma assíncrona e a se comunicar de forma eficaz com os membros da equipe, mesmo quando você estiver em trânsito
4. Foco na produtividade e no bem-estar dos funcionários
Priorizar o bem-estar dos funcionários reduz o esgotamento e ajuda toda a sua equipe a manter o foco em suas metas. As iniciativas de bem-estar também aumentam o moral da equipe, melhorando a qualidade do trabalho, mesmo em ambientes remotos.
- Enfatize o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Respeite os limites pessoais e a diferença de horário quando se trata de trabalho remoto. É muito fácil deixar o trabalho transbordar e dominar completamente sua vida pessoal.
Use Rastreamento de tempo do ClickUp para monitorar o tempo gasto em diferentes tarefas. As planilhas de horas detalhadas registram onde você passa mais tempo. Você pode usar as informações dessas planilhas de tempo para descobrir maneiras de otimizar seu tempo, de modo a manter o cronograma sem se estender até depois do horário de trabalho.
Crie planilhas de horas para coletar e visualizar o tempo rastreado em tarefas e locais para ter uma visão rápida do seu progresso
- Evite o esgotamento
Gerencie as cargas de trabalho da equipe com eficiência sem sobrecarregá-la. Visualize a capacidade da sua equipe e identifique quem está com pouco ou muito trabalho usando o Visualização da carga de trabalho do ClickUp .
Aproveite essas informações para distribuir o trabalho igualmente e incluir recursos adicionais sempre que necessário. Além disso, evite agendar reuniões até tarde da noite ou durante os finais de semana para dar aos funcionários tempo para relaxar e descontrair.
Veja rapidamente as cargas de trabalho da equipe para melhor delegar ou reatribuir tarefas e entender rapidamente quem está abaixo ou acima da capacidade
- Aproveite as diferenças de fuso horário
Use práticas como horários de reunião rotativos, horas de trabalho sobrepostas e o modelo "follow-the-sun" (uma equipe começa a trabalhar quando a outra termina o dia) para realizar mais trabalho, independentemente das diferenças de fuso horário.
Transforme os desafios de fuso horário em vitórias com o ClickUp
Imagine seus funcionários colaborando perfeitamente com seus colegas de equipe em todos os continentes, com reuniões perfeitamente planejadas, comunicação assíncrona eficaz e trocas produtivas.
Você pode fazer isso acontecer implementando uma ferramenta de colaboração como o ClickUp, que facilita o trabalho remoto.
De gravações de tela via ClickUp Clips a mensagens em contexto via ClickUp Chat, a plataforma oferece um conjunto de recursos para superar os desafios de colaboração em um ambiente de trabalho remoto.
Faça com que todos da sua equipe saibam que estão juntos nisso, mesmo que não estejam no mesmo fuso horário Registre-se no ClickUp gratuitamente para reunir sua equipe global.