tyler Gillespie é um fundador com 2X saídas que adora criar e expandir empresas de serviços. Nascido e criado no Colorado, você pode encontrar Tyler viajando, com bases na Colômbia e no Colorado. Ele adora a cultura latina, o espanhol e a dança da salsa. Atualmente, Tyler compartilha seus pensamentos_ aqui .
Se há algo de que os proprietários de agências estão cansados, é disso: reuniões.
As pessoas falam sem parar sobre como as reuniões são realmente inúteis e como essas notificações intermináveis do Slack não ajudam em nada além de aumentar os níveis de estresse. As reuniões já foram até chamadas de " assassinos da produtividade ."
O consultor de administração Peter Drucker chega a dizer: "As reuniões são um sintoma de má organização. Quanto menos reuniões, melhor"
Não há outra maneira de colocar isso: a maioria das reuniões suga o tempo produtivo.
Não acredita em mim? Basta dar uma olhada em alguns dos dados.
" Relatório sobre o estado das reuniões de 2019 " da Doodle, uma ferramenta on-line de gerenciamento de tempo, examinou dados de 19 milhões de reuniões e encomendou entrevistas (com mais de 6.500 profissionais) nos EUA, Reino Unido, Alemanha e Suíça. O relatório descobriu que os profissionais gastam mais de duas horas (por semana!) em reuniões sem sentido.
O mesmo relatório também descobriu que mais de um terço dos profissionais acredita que as reuniões desnecessárias são o maior custo para sua organização.
O relatório também revela que as reuniões de negócios improdutivas custam às empresas US$ 541 bilhões em perda de produtividade e tempo dos funcionários.
E não vamos nos esquecer do movimento WFH, acelerado graças à pandemia. Embora as mudanças nas circunstâncias devessem ter sido motivo suficiente para as empresas analisarem as tendências e encontrarem novas formas de trabalho, elas simplesmente traduziram os mesmos processos (e problemas) para o espaço digital.
👉 Dica profissional: AQUI ESTÃO MAIS DE 25 FERRAMENTAS DE TRABALHO REMOTO PARA TORNAR O WFH MUITO FÁCIL De acordo com um documento de trabalho da HBS e da Stern School of Business da NYU, que analisou os metadados de três milhões de usuários da América do Norte, Europa e Oriente Médio, a duração média das reuniões caiu 20% devido à pandemia. O número de reuniões, no entanto, aumentou em 13%. Adicione à mistura " Fadiga por zoom " e, caramba, sua saúde mental está em risco.
Não é, por falta de uma palavra melhor, estranho que a incômoda charada das reuniões no escritório tenha se mantido mesmo no ano de 2021? As pessoas estão obcecadas em aumentar a produtividade há anos; os millennials parecem ter um desdém muito maior pela pretensão do que a geração X. O trabalho está se tornando cada vez mais remoto e, AINDA ASSIM... as reuniões continuam a prevalecer, permanecendo como parte "integral" do trabalho.
Então, por que as reuniões são tão improdutivas quando se trata de desenvolver sua agência e gerenciar uma equipe remota? Embora essa pergunta possa exigir uma resposta mais longa, em poucas palavras, podemos culpar os seguintes fatores:
- Falta de uma pauta clara antes do início da reunião
- Falta de preparação dos líderes e funcionários antes da reunião
- Excesso de pessoas nas reuniões (será que realmente precisamos da Rachel do RH em todas as reuniões?)
- Não falar sobre o assunto
- Pessoas que chegam atrasadas e que, muitas vezes, interrompem o fluxo da reunião em andamento e, ao mesmo tempo, ficam sem saber o que fazer durante parte do tempo em que participam da reunião
- Distrações digitais
Isso não o faz pensar se existe uma maneira melhor, mais produtiva e menos estressante de conduzir os negócios? gerenciar fluxos de trabalho ? Uma maneira em que todos aproveitam ao máximo o dia de trabalho? Uma maneira em que os trabalhadores remotos que vivem em fusos horários diferentes possam se reunir para colaborar e atingir metas com eficiência, sem precisar queimar o óleo da meia-noite?
Uma maneira em que possamos dizer adeus ao cansaço do Zoom para sempre?
Enter Asynchronous Communication. 👋
Eu mudei para funcionando de forma assíncrona há alguns anos. Veja o exemplo de meu programa de mentoria. Eu co-invisto, compro e presto consultoria a empresas de serviços em meu Programa de mentores produtivos que é um programa mensal 1:1 executado de forma totalmente assíncrona. Consegui ajudar empresas interessantes de todo o mundo a atingir seis dígitos por mês graças ao trabalho assíncrono.
O que percebi é o seguinte: o modo assíncrono funciona muito bem para a maioria das agências e estruturas empresariais; ele aumenta a produtividade e dá às pessoas tempo para trabalhar em seu próprio tempo. Além disso, é possível pensar, preparar e criar respostas mais detalhadas para questões X etc.
Então, o que é comunicação assíncrona?
via Productized.Services Não é nada técnico. Na verdade, a comunicação assíncrona é uma dádiva de Deus para as agências que trabalham com funcionários remotos em todo o mundo.
De acordo com um blog post por plataforma de RH Remoto que ajuda a recrutar talentos de todo o mundo, "O trabalho assíncrono é um conceito simples: faça o máximo que puder com o que você tem, documente tudo, transfira a propriedade do projeto para a próxima pessoa e, em seguida, comece a trabalhar em outra coisa"
Para simplificar, a comunicação assíncrona é aquela em que não há exigência de tempo para a transmissão. Cada indivíduo da equipe se comunica em seu próprio tempo. As pessoas se comunicam de uma maneira que não exige que a outra pessoa esteja presente.
Se eu receber uma mensagem de um colega, não preciso respondê-la imediatamente. Também não preciso dizer ao meu colega de equipe para fazer uma ligação comigo (ou seja, ambos ou todas as partes envolvidas não precisam estar presentes).
Posso simplesmente responder à mensagem em meu próprio tempo. Isso não quer dizer que a comunicação assíncrona não envolva cronogramas ou prazos que estejam sob a alçada do gerenciamento de projetos. Significa apenas que cada pessoa da equipe está ciente dos prazos em questão e os cumpre. Nesse processo, equipes de todo o mundo notaram que os níveis de produtividade aumentaram, pois o tempo gasto em reuniões inúteis diminuiu drasticamente.
A comunicação síncrona, por outro lado, é aquela em que ambas (ou todas) as partes devem estar presentes ao mesmo tempo. Suas reuniões regulares no escritório, reuniões no Zoom ou até mesmo seus colegas que esperam que você entre em contato com eles imediatamente no Slack são exemplos de comunicação síncrona.
Isso pode resumir a experiência que a maioria das pessoas terá com organizações típicas:
via Twitter Algumas das ferramentas que você usa atualmente são exemplos de ferramentas que podem ser usadas para se comunicar de forma assíncrona, como o e-mail, WhatsApp (Adoro anotações de voz!), Tear , Jumpshare e até mesmo Zoom (o recurso de registro automático). A comunicação síncrona, por outro lado, significaria participar de reuniões presenciais (!!), reuniões virtuais, respostas do Slack ou chamadas telefônicas simples.
A comunicação assíncrona oferece vários benefícios em comparação com a comunicação síncrona, desde ser mais produtivo até respeitar o tempo dos seus colegas de equipe.
5 maneiras de reformular a conversa
1. A comunicação assíncrona significa maior flexibilidade em seu horário de trabalho
via Productized.Services Quando você se comunica de forma assíncrona, você se comunica no seu próprio tempo. Isso significa que, se estiver ocupado (ou apenas tendo um dia ruim), você não precisa responder imediatamente.
Comunicar-se de forma assíncrona significa respeitar o "fator humano" do trabalho. Os seres humanos não são máquinas. Temos dias bons e dias ruins, temos dias produtivos e dias menos produtivos. A comunicação assíncrona significa entender isso e dar aos seres humanos das equipes um pouco de espaço de manobra.
Por exemplo, sou uma coruja noturna e produzo meu melhor trabalho entre 1h e 5h da manhã. Graças à comunicação assíncrona, posso acordar e brilhar ao meio-dia e ainda assim realizar meu trabalho, talvez com melhor qualidade do que se tivesse sido forçado a comparecer às 9 horas da manhã.
2. A comunicação assíncrona leva a mais horas de trabalho sem interrupções e ao aumento da produtividade
via Productized.Services Imagine o seguinte: você está em um estado de fluxo. O sol está brilhando, você está fazendo seu trabalho e sua mente está clara e concentrada. Então boom. Você recebe uma ligação. Você precisa atendê-la. Pior ainda, você ouve o temido som de uma chamada do Skype sendo recebida. "Você está brincando comigo?", você pensa consigo mesmo antes de dar um sorriso, ajeitar os óculos e cumprimentar o cliente ou um colega de equipe. Mais uma daquelas reuniões do tipo "ei, só estou entrando em uma chamada para dar uma olhada!". Segue-se uma conversa fiada, um pouco de conversa sobre trabalho e, dez minutos depois, você está de volta ao seu estado celestial de fluxo.
como gostaríamos que fosse assim que as coisas funcionassem!
De acordo com pesquisa realizada por Gloria Mark da UC Irvine, a maior parte do trabalho interrompido é retomada, em média, em 23 minutos e 15 segundos. Esse é o custo de tempo da troca de tarefas. Mas não é só isso. Você não volta simplesmente ao que estava fazendo; é preciso reorganizar os pensamentos em sua mente e talvez concluir uma ou duas tarefas antes de voltar ao mesmo estado em que estava antes da interrupção.
A comunicação assíncrona elimina essa possibilidade e permite que você escolha seu próprio horário para trabalhar. Além disso, você pode se desconectar do mundo se assim desejar (desligando o telefone, talvez?) enquanto trabalha e se concentrar totalmente na tarefa em questão.
3. É da natureza da comunicação assíncrona deixar um rastro de papel, ou seja, há uma melhor organização de dados e fatos
via Productized.Services A comunicação síncrona geralmente significa que parte do que foi discutido nas reuniões pode ser perdido, a menos que alguém esteja explicitamente fazendo anotações da conversa. É claro que você sempre tem ferramentas como a gravação de vídeo do Zoom.
No entanto, isso significa passar por toda a reunião para encontrar o que você está procurando. E se você for como eu e assistir a vídeos com o dobro da velocidade ou pular grandes partes, poderá perder algo importante. Mesmo que não perca, você sabe que a tarefa de assistir a todo o vídeo é tediosa e desagradável, com muita perda de tempo.
Por outro lado, a comunicação assíncrona deixa um rastro de papel, afinal, é assim que funciona! Ter um rastro de papel é especialmente útil no caso de projetos complexos.
Há vários méritos em manter um registro da sua comunicação com os colegas de equipe. Reduz as chances de qualquer confusão ou falha de comunicação. Sempre que você se sentir confuso, poderá voltar atrás e examinar a conversa. Caso acredite que algo não tenha ficado claro ou precise de mais clareza, você saberá exatamente o que perguntar aos seus colegas de equipe ou ao seu cliente.
Confira nosso_ Modelos de plano de comunicação !
4. A comunicação assíncrona é perfeita para colaborar com talentos de todo o mundo
via Productized.Services Se você dirige uma agência ou trabalha em uma, provavelmente se comunica e trabalha muito com pessoas de todo o mundo. Se esse for o caso, a comunicação assíncrona é a sua salvação! A comunicação assíncrona significa uma colaboração mais fácil para equipes remotas, pois o fuso horário não é mais uma restrição. Além disso, com a comunicação assíncrona sendo uma de suas armas secretas, você estará mais aberto a trabalhar com talentos de todo o mundo. Isso significa uma melhor solução de problemas graças a uma perspectiva multicultural (essencial para muitas empresas na era hiperglobalizada de hoje), além de se tornar um empregador atraente para talentos que preferem trabalhar remotamente - de viajantes ávidos a novas mães.
Na nossa opinião, o trabalho remoto e a comunicação assíncrona são um ciclo virtuoso.
5. A comunicação assíncrona significa um feedback melhor, mais ponderado e honesto
via Productized.Services A comunicação assíncrona proporciona um feedback melhor e uma comunicação mais honesta. Veja por quê:
- Ajuda a evitar respostas precipitadas-A comunicação assíncrona dá às pessoas a chance de pensar, refletir e depois responder. Isso significa um feedback melhor e mais ponderado.
- Incentiva a honestidade\A comunicação assíncrona dá às pessoas que talvez não gostem muito da ideia de falar em reuniões (estamos falando com vocês, introvertidos) a capacidade de dizer o que pensam. Se as reuniões fazem com que você sinta que está sendo pressionado, então a comunicação assíncrona é para você
- Efeito de desinibição on-line\O efeito de desinibição on-line é a falta de restrição que uma pessoa sente como resultado da comunicação on-line em comparação com a comunicação pessoal
Quando você combina todos os três fatores, tem uma receita para obter um feedback melhor, honesto e ponderado.
Como se comunicar de forma assíncrona
via Productized.Services Algumas das atividades que são mais bem executadas com o auxílio da comunicação assíncrona incluem:
- Anúncios semanais
- Início semanal da equipe
- Apresentação de novos membros da equipe
- Edição de documentos
- Preparação para reuniões
- Planejamento de capacidade
- Acréscimos financeiros mensais
- Reuniões diárias
Então, como outras empresas que usam a comunicação assíncrona como a principal forma de comunicação conseguiram aproveitar o poder da assincronia? Aqui estão algumas ferramentas que podem ajudar.
Ferramentas que recomendamos para ajudar seus colegas de equipe a se comunicarem de forma assíncrona
Atualmente, existem várias ferramentas que podem ajudar sua equipe a colaborar e se comunicar de forma assíncrona. Dito isso, a revolução do trabalho remoto fez com que muitas ferramentas surgissem no mercado. Isso faz com que a ferramentas de comunicação assíncrona o setor é altamente competitivo, com cada nova ferramenta sendo a próxima ferramenta de otimização "revolucionária". Por isso, pensamos em ajudá-lo oferecendo algumas ferramentas que funcionaram para nós.
E-mail 📧
Ah, a ferramenta confiável que continuará a prevalecer em tudo o que é trabalho. Veja por que os e-mails são frequentemente considerados uma parte necessária da comunicação assíncrona.
- Eles geralmente são planejados. Não há reações impulsivas quando se trata de enviar e-mails.
- Eles são extremamente fáceis de usar e todo mundo já sabe como enviar e receber e-mails.
- Os e-mails tendem a ser muito diretos.
- Eles podem ser usados para compartilhar facilmente imagens e documentos.
Deve-se ter em mente que os e-mails são frequentemente usados por equipes que dependem de comunicação síncrona. Então, o que você deve ter em mente ao usar e-mails para a comunicação assíncrona de suas equipes? Estabeleça algumas regras básicas, como:
- Não espere respostas imediatas
- Manter os e-mails tão longos ou curtos quanto for necessário. (de preferência curtos)
- Adicione contexto ou qualquer detalhe relevante que o destinatário precise saber (ou seja, torne-o abrangente e/ou autoexplicativo)
- Informe ao remetente quanto tempo você pode levar para responder à resposta dele. É fundamental definir expectativas claras ao se comunicar de forma assíncrona, não apenas em relação a e-mails, mas também em qualquer forma de comunicação assíncrona
ferramentas de mensagens 📲
Slack tem recebido uma má reputação porque muitas vezes cria o estresse de ter que se envolver constantemente. No entanto, não precisa ser assim. Muitas equipes em todo o mundo que se comunicam de forma assíncrona acreditam que o Slack é indispensável para a comunicação da equipe. O Slack deixa para trás um rastro de papel, pode ser facilmente dimensionado e oferece muitas possibilidades de integração. No entanto, ele funciona melhor quando usado em tempo real (quando todos na respectiva equipe estão on-line juntos), pode ficar desorganizado e as notificações podem ser perturbadoras. Há algumas coisas que você pode fazer para
otimizar o Slack para comunicação assíncrona como desativar as notificações e criar um guia de etiqueta do Slack para sua equipe. Torcer é outra ferramenta popular usada por equipes remotas atualmente. O Twist foi criado com o objetivo de simplificar as conversas e organizá-las de modo que nada importante se perca e, ao mesmo tempo, garantir que os membros da equipe não se sintam sobrecarregados por uma caixa de entrada explosiva (e/ou confusa). Ele também consiste em recursos que parecem ter sido criados tendo em mente a comunicação assíncrona. Por exemplo, não há indicador para mostrar se alguém está on-line ou off-line. Você também pode escolher quem deseja notificar. Além disso, ele facilita muito a integração e a colaboração com agências e prestadores de serviços. MICROSOFT TEAMS OU SLACK: QUAL DELES VOCÊ DEVE ESCOLHER?
Comunicação por vídeo 👨💻
O Loom é outra ferramenta poderosa que recomendamos fortemente para equipes remotas. O Loom ajuda você a criar vídeos curtos (de você mesmo ou da sua tela, ou de ambos), carregá-los na nuvem e compartilhar o URL com seus colegas de equipe. Seus colegas de equipe podem assistir ao vídeo sempre que tiverem tempo. Esse é um exemplo de como aproveitar o poder do vídeo ao se comunicar de forma assíncrona. É interessante notar que a equipe por trás do Loom é remota e usa o Loom para realizar reuniões assíncronas.
A principal diferença entre o Zoom e o Loom é que, enquanto as empresas usam o Zoom para realizar reuniões síncronas (um mero substituto para reuniões presenciais), o Loom é usado para realizar reuniões de forma assíncrona. O Zoom também pode ser usado para assíncrono. No entanto, não é por isso que ele é conhecido principalmente. ZipMessage é outra ferramenta de compartilhamento de vídeo que faz maravilhas para equipes remotas. Criado mantendo a comunicação assíncrona no centro, o ZipMessage consiste em recursos que facilitam a colaboração remota. Alguns desses recursos incluem o compartilhamento de links dos vídeos, mensagens de ida e volta em uma única página, modelos de mensagens reutilizáveis e integração com o Slack.
Notas de voz 🗣
Não é fã de chamadas telefônicas, mas ainda quer que seus pensamentos fluam livremente durante a comunicação? Tem pouco tempo e não consegue criar o e-mail perfeito? Deseja fazer algo que exija menos compromisso e menos tempo do que fazer um vídeo? Notas de voz para o resgate. Ferramentas como o WhatsApp e o Yac permite que as equipes remotas enviem notas de voz que podem ser respondidas pelos membros da equipe a qualquer momento. O que é ótimo no Yac é que ele usa o conceito popular de anotações de voz e o torna mais amigável para os negócios. O Yac permite gravar sua tela, integra-se ao Slack e cada nota de voz vem com transcrição, caso você queira lê-la.
Ferramentas de gerenciamento de projetos 💻 ✅
Quando você estiver gerenciando uma equipe que se comunica principalmente de forma assíncrona, um excelente gerenciamento de projetos torna-se essencial para o sucesso do projeto. Para garantir que as equipes remotas trabalhem de maneira eficiente (e oportuna) a fim de atingir as metas do projeto, é necessário ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos igualmente excelente. Enter ClickUp . 👋 🎉
O ClickUp reúne todas as informações importantes e as coloca em um só lugar. Você pode atribuir tarefas aos membros da equipe, colaborar com os membros e gerenciar projetos inteiros no ClickUp. Ele tem a capacidade de criar listas de tarefas, gerenciar a agenda da sua equipe e simplificar os fluxos de trabalho. O GUIA DEFINITIVO PARA ROADMAPS EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM 2021
Documentação e compartilhamento de documentos 📂
Não procure mais do que o confiável Google Drive quando se trata de criar e compartilhar documentos. A grande vantagem dos produtos do Google (Docs, Sheets, Slides etc.) é que eles se integram perfeitamente à maioria dos outros SaaS usados por empresas remotas. Eles também foram criados para manter a colaboração no centro. Pode-se dizer que eles são indispensáveis quando se trata de trabalhar em equipes remotas e se comunicar de forma assíncrona.
Cuidados a serem tomados ao se comunicar de forma assíncrona
via Productized.Services Até agora, aprendemos sobre as enormes vantagens da comunicação assíncrona. Aproveitar a comunicação assíncrona, sabemos agora, significa uma equipe mais produtiva e talvez até mais feliz. A comunicação assíncrona vem em socorro quando a comunicação síncrona falha.
Dito isso, como acontece com praticamente tudo, é imperativo que também aprendamos sobre as desvantagens da comunicação assíncrona. Embora não sejam muitas, é importante estar atento às que existem.
1. A comunicação assíncrona pode não ser a melhor forma de comunicação quando o objetivo é construir um relacionamento
Os seres humanos são animais sociais. Gostamos de nos sentir conectados. No mundo dos negócios, especialmente, criar e nutrir relacionamentos é crucial. A comunicação assíncrona é tão obcecada em ser produtiva e em manter tudo em ordem que podemos deixar de nos conectar uns com os outros em um nível humano. A pandemia, em especial, nos ensinou o quão importante é a conexão humana.
2. A comunicação assíncrona não é ótima para tarefas urgentes ou imediatas
Quando você precisa que algo seja feito imediatamente, sua melhor esperança pode ser, de fato, "fazer uma ligação rápida" É por isso que muitos gerentes de projeto, mesmo quando são fãs da comunicação assíncrona, recomendam descobrir quais tarefas podem ser realizadas de forma assíncrona e quais podem ser mais adequadas à comunicação síncrona. Também pode ser útil criar uma lista de motivos pelos quais seria melhor se comunicar de forma síncrona. Por outro lado, isso pode não funcionar se a equipe for composta principalmente por funcionários contratados.
3. Isso também pode levar a uma conversa
Às vezes, novamente, pode ser do interesse de todos pegar o telefone e fazer uma chamada. Ou então fazer uma chamada pelo Zoom, compartilhar a tela e explicar a tarefa. A comunicação assíncrona não permite essa possibilidade.
Tudo se resume a uma boa comunicação. Se algo estiver se arrastando desnecessariamente, a melhor opção para um membro da equipe pode ser enviar uma mensagem e solicitar uma reunião rápida. Também recomendamos que a pauta da reunião seja bem clara e que seja informada com antecedência. Afinal de contas, o objetivo da comunicação assíncrona é respeitar o tempo dos outros e garantir que os níveis de produtividade permaneçam altos.
Agora está tudo pronto!
A comunicação assíncrona é uma prova de que os funcionários e os membros da equipe são adultos que não precisam ser constantemente monitorados ou gerenciados. Pode-se esperar que eles façam seu trabalho em seu próprio tempo e que o façam bem. Afinal de contas, as pessoas em todo o mundo estão buscando proativamente se tornar trabalhadores mais conscientes e produtivos. Isso, juntamente com o fato de que o trabalho remoto é em ascensão (uma tendência que não vai parar tão cedo), significa que a assíncrona é a forma de comunicação do futuro.
Se você quiser saber mais sobre como aproveitar o poder da comunicação assíncrona, além de outras formas práticas de expandir seu negócio de serviços, sugiro que consulte este manual com 12 estratégias muito práticas Que escrevi (após intensa pesquisa, se me permite acrescentar) há alguns meses. Ele é gratuito e será muito valioso para sua empresa.
Então... o que está esperando? Aproveite-o, economize tempo e mergulhe nas belas águas claras do trabalho produtivo. 🙌