10 dicas de redação técnica para ajudá-lo a explicar qualquer tópico complexo para seu público

Como redator técnico, seu principal trabalho é simplificar tópicos complexos para leitores comuns.

Você deve ser capaz de apresentar conceitos técnicos e complexos em uma linguagem simples e compreensível.

Nós entendemos. A redação técnica é desafiadora. Ela exige habilidades sólidas de redação, edição e formatação e precisa equilibrar precisão e simplicidade.

Este guia de redação técnica explora como criar documentos mais eficazes e aprimorar suas habilidades de redação técnica, bem como os erros comuns a serem evitados.

Como redator técnico, use essas práticas recomendadas para garantir que seus documentos técnicos sejam precisos, concisos e fáceis de compreender.

O que é redação técnica?

A redação técnica torna informações, ideias, processos e instruções complexas acessíveis a todos, independentemente de seus conhecimentos. Quando você começa a criar documentação técnica centrada no leitor, sua empresa/produto tem uma chance muito maior de adquirir e reter clientes.

Os documentos técnicos são usados em diferentes campos técnicos para:

• Guias do usuário
• Procedimentos operacionais padrão
• Documentação de projetos
• Documentação de software
• Materiais de treinamento
• Relatórios técnicos
• Artigos científicos
• Documentação da API

Se você deseja navegar pelas complexidades da redação técnica com confiança, aqui estão as dicas de redação técnica para facilitar o processo.

10 dicas de redação técnica para melhorar sua redação

1. Conheça seu público

O primeiro passo para escrever documentos técnicos não é de fato escrever. Em vez disso, dedique algum tempo para entender quem é o seu público-alvo e atender às necessidades específicas dele em sua redação.

Mesmo o redator técnico mais experiente não pula essa etapa de criar uma conexão humana ao abordar os principais tópicos técnicos em seus documentos.

Então, como você pode entender o seu público? Aqui estão algumas perguntas com as quais você pode começar:

• Qual é o papel ou a função do público-alvo? Eles são usuários finais, técnicos, gerentes ou outro grupo?
• Qual é a formação técnica e o nível de conhecimento sobre o assunto?
• Em que contexto eles usarão o documento - para aprender, solucionar problemas ou tomar decisões?
• Que tarefas ou perguntas específicas eles terão?
• Que tipo de tom e linguagem seriam apropriados?

Vamos entender isso com um exemplo.

Você está usando um ferramenta de criação de ajuda para escrever um guia do usuário para um novo aplicativo de software.

Público-alvo: Usuários iniciantes com conhecimentos básicos de informática que precisam de orientação para usar seu aplicativo.

Para atender às necessidades deles, o documento de redação técnica deve

• Ter instruções passo a passo para todas as principais tarefas que eles realizarão
• Ser escrito em linguagem clara e concisa
• Definir termos técnicos e abreviações
• Incluir capturas de tela ou diagramas para guiá-los visualmente pelas próximas etapas

Ao adaptar sua mensagem às necessidades e ao nível de conhecimento do cliente, você pode criar documentos técnicos que facilitem o uso do produto.

Por outro lado, a redação técnica eficaz para usuários administrativos exigirá uma linguagem mais avançada.

2. Crie um esboço

Depois de determinar as necessidades do público, crie um esboço com os principais tópicos e subtítulos que você deseja abordar. Isso lhe dará uma estrutura básica para sua documentação técnica e facilitará o processo de redação.

Quando estiver escrevendo um esboço, pense em:

• Perguntas-chave: Quais são as perguntas-chave para as quais eles querem respostas?
• Resolução de problemas: Que problema você está ajudando a resolver?
• Finalidade: Para que eles usarão o documento técnico?

Use esses insights para moldar as seções principais do seu esboço, que depois serão divididas em tópicos ou subseções menores, cada um focado em uma necessidade ou meta específica do público. Quadros brancos ClickUp são úteis para fazer um brainstorming do esboço, anotar ideias, adicionar imagens e desenhos e criar links de tarefas relacionadas.

Use os quadros brancos do ClickUp para criar seus esboços técnicos em um fluxo lógico

Por exemplo, para um guia do usuário de um novo aplicativo de software, você terá de orientar os usuários na instalação, configuração e uso dos recursos básicos do software. O esboço incluirá:

1. Introdução
   • Objetivo do software
   • Visão geral dos recursos
2. Requisitos do sistema
   • Requisitos de hardware
   • Pré-requisitos do software
3. Etapas de instalação
   • Download do software
   • Processo de instalação passo a passo
4. Primeiros passos
   • Configuração inicial
   • Criação de uma conta
5. Recursos básicos
   • Visão geral do painel principal
   • Como navegar no software
6. Casos de uso
   • Tarefas comuns e como executá-las
   • Exemplos do mundo real
7. Mensagens de erro comuns e como resolvê-las
   • Lista de problemas comuns
   • Guia de solução de problemas passo a passo
8. Perguntas frequentes

Uma boa redação técnica começa com a criação de um esboço detalhado que cubra as informações necessárias de forma lógica e abrangente para tornar o documento útil para o leitor.

Envolva as sessões da sua equipe usando diferentes técnicas de ideação como quadros brancos, mapas mentais, prototipagem e storyboarding.

3. Pesquise seu tópico com a abordagem 5W1H

Os melhores redatores técnicos usam a estrutura 5W1H (quem, o quê, quando, onde, por que e como) para cobrir os aspectos essenciais do conteúdo escrito e garantir que o documento seja relevante para o seu público no campo técnico.

A abordagem 5W1H na redação técnica

4. Crie conteúdo adaptado às personas dos usuários

Com base no seu público-alvo, você pode adaptar sua redação das seguintes maneiras:

• Escolha o tom e a linguagem mais adequados
• Determinar o nível certo de detalhes técnicos a serem incluídos
• Antecipar e responder às perguntas ou preocupações do público
• Estruturar seu documento de forma que seja fácil de navegar e entender

Se estiver escrevendo um guia do usuário para usuários finais e administradores, veja como a abordagem será diferente:

Escrita técnica para diferentes públicos

Nesta etapa, considere a criação de um escopo de trabalho documento que detalha o trabalho que precisa ser feito, incluindo os objetivos, as tarefas, as dependências e qualquer outra informação relevante necessária para orientar o projeto até a conclusão bem-sucedida. Cérebro ClickUp , a equipe do ClickUp ferramenta integrada de escrita com IA ajuda você a criar documentação técnica e escopo de trabalho em minutos. Use os menus suspensos com sugestões para terminar suas frases, alterar esquemas de cores, atualizar a tipografia, adicionar notas e resumos de reuniões e deixar o documento pronto em uma fração do tempo.

5. Organize suas informações de forma eficaz

Nesta etapa, pergunte a si mesmo: "Como meus leitores poderão encontrar o que estão procurando de forma rápida e fácil?"

O ponto crucial é organizar suas informações de forma lógica e torná-las fáceis de ler.

Veja como fazer isso:

• Use cabeçalhos e subcabeçalhos para ajudar os leitores a localizar rapidamente as informações de que precisam
• Incorpore listas e marcadores para destacar pontos-chave e facilitar a leitura do texto
• Inclua imagens, diagramas, tabelas e outros elementos multimídia para ilustrar conceitos complexos e tornar o documento mais atraente
• Use formatação consistente - estilos de fonte, tamanhos, cores e espaçamento em todo o documento
• Organize as informações de forma lógica, começando pelos conceitos mais básicos e passando gradualmente para tópicos mais avançados

Uso do ClickUp Docs para aprimorar sua documentação técnica

Para o seu processo de desenvolvimento de produtos, que pode envolver vários membros da equipe, considere o uso de Documentos do ClickUp para definir suas metas e seu público-alvo, delinear os requisitos do produto, adicionar pesquisas com usuários e garantir a consistência em todos os aspectos.

Use o Docs para criar, editar, gerenciar a comunicação técnica e colaborar com sua equipe em tempo real. Todos podem adicionar comentários; os gerentes de projeto podem marcar os membros da equipe e atribuir tarefas no ClickUp Docs.

Para apresentar as informações de forma eficaz, você pode adicionar seções, recursos visuais e tabelas para tornar a documentação técnica mais envolvente.

O ClickUp Docs permite que a formatação avançada e os comandos de barra funcionem com mais eficiência

O ClickUp Docs oferece várias opções de formatação, incluindo estilos de cabeçalho, opções de cores, opções de fonte e espaçamento entre parágrafos, para quebrar a monotonia e melhorar a legibilidade do documento.

Dica profissional 💡: Use modelos de documentação técnica ou modelos de engenharia para delinear os recursos e usos de seu produto, apresentar detalhes e recursos e documentar o conhecimento do produto para funcionários atuais e futuros.

6. Tenha um guia de estilo para manter a consistência

Quando várias pessoas trabalham em um documento técnico, podem ocorrer inconsistências e erros se os estilos não estiverem alinhados.

Um guia de estilo é como uma força unificadora que mantém o mesmo padrão em todos os documentos técnicos.

Por que um guia de estilo é essencial:

• Garante a consistência: Ele mantém o estilo de redação uniforme em todos os documentos, o que é fundamental para a legibilidade e o profissionalismo
• Economiza tempo: Com diretrizes predefinidas, os redatores gastam menos tempo decidindo como formatar o conteúdo, permitindo que se concentrem mais na redação propriamente dita
• Redução de erros: Um guia de estilo ajuda a minimizar inconsistências e erros, garantindo que todos os documentos atendam aos mesmos padrões de qualidade

Por exemplo, o Modelo de processos e procedimentos do ClickUp permite documentar e gerenciar processos em um só lugar. Crie instruções passo a passo para tarefas que podem ser repetidas para padronizar os fluxos de trabalho de processos e procedimentos da sua equipe.

Faça o download desse modelo

Destaque as tarefas necessárias para criar um documento de processo vivo com o modelo de processos e procedimentos do ClickUp

Pontos de honra por usar Plataforma de gerenciamento de projetos do ClickUp para atribuir tarefas aos membros da sua equipe, permitir que eles adicionem informações técnicas em modelos pré-criados e acompanhar o progresso das tarefas em uma única plataforma.

Leia mais: Como escrever um relatório: da conceitualização à conclusão

7. Conheça os fundamentos da documentação técnica

Obtenha os fundamentos corretos, independentemente do tipo de documento técnico que estiver criando.

Atenha-se aos fatos

Em todos os documentos técnicos, apresente as informações de forma objetiva. Evite linguagem emocional ou opiniões pessoais. Opiniões subjetivas podem influenciar sua redação e prejudicar sua credibilidade.

• Por exemplo, em vez de dizer: "Você vai adorar esse recurso!", diga: "Esse recurso pode reduzir o tempo de processamento de dados em até 40%"

Evite linguagem vaga

Use uma linguagem precisa para garantir que seus leitores saibam exatamente o que esperar e como seguir suas instruções.

• Em vez de dizer: "Vá para a próxima etapa", forneça detalhes específicos: 'Clique no botão "Próximo"'

Use a voz ativa

A voz ativa torna sua redação direta e envolvente.

• Em vez de escrever: "A instalação do software precisará ser atualizada todos os meses", escreva: "Você precisará atualizar o software todos os meses"

Use Gerador de especificações técnicas do ClickUp para gerar ideias, processos e estruturas para sua documentação de produtos e processos.

Se você faz parte da equipe de software responsável pela documentação de API, arquitetura, fluxo de dados e novos módulos, use a ferramenta de redação técnica do ClickUp Brain para criar documentos técnicos abrangentes - para reduzir mal-entendidos, melhorar a colaboração e acelerar o processo de desenvolvimento.

O Assistente de escrita com IA verifica a ortografia e a gramática, reescreve partes do texto e resume parágrafos longos para maior clareza e precisão.

Aperfeiçoe sua cópia - mude o tom, o estilo e verifique a precisão da gramática e da ortografia com o ClickUp Brain

8. Escreva com clareza e concisão

Ao escrever conteúdo, em geral, é bom ser claro e conciso para mostrar seu ponto de vista. Mas, na redação técnica, isso é absolutamente necessário.

A comunicação de ideias complexas ajuda seu público a entender rapidamente os pontos principais sem se perder ou ficar confuso.

Então, como você pode tornar sua redação técnica mais clara e concisa?

Simplificando sua linguagem.

Simplificar o jargão técnico

Lembre-se de que a documentação técnica eficaz envolve iterações e ajustes finos. Planeje sessões de feedback com a sua equipe, que poderá apontar os recursos que você pode ter deixado passar. Formulários ClickUp o ajudará a coletar feedback dos membros designados da equipe em um formato estruturado. A melhor parte é que ele está integrado à plataforma do ClickUp, o que facilita o controle de seu trabalho.

9. Inclua elementos multimídia

Quebre parágrafos e textos longos usando elementos visualmente atraentes, como diagramas, imagens ou vídeos. Eles facilitam a ilustração de seu argumento.

Por exemplo, adicione capturas de tela a um guia do usuário para mostrar às pessoas exatamente onde clicar e o que elas devem ver em cada etapa.

Lembre-se de adicionar elementos multimídia de alta qualidade, relevantes e claros. Use legendas para explicar o que cada imagem mostra e como ela se relaciona com o texto ao seu redor. Integração do ClickUp com ferramentas como Figma, GitHub, Zoom, YouTube e outras ferramentas multimídia facilita a adição de elementos visuais para dar suporte ao seu conteúdo no ClickUp Workspace.

10. Use exemplos relevantes

Você quer que seja fácil para os leitores avaliarem o que você está dizendo em um formato envolvente.

Mostre, não conte.

Isso também se aplica à redação técnica.

Inclua exemplos para tornar sua redação técnica envolvente, fácil de usar e acessível. Os exemplos ajudam o leitor a entender rapidamente conceitos complexos, mostrando como eles funcionam.

Adição de capturas de tela a documentos técnicos

Para agregar valor, escolha exemplos que destaquem os principais recursos, demonstrem casos de uso essenciais ou percorram passo a passo os fluxos de trabalho comuns. Use exemplos detalhados e específicos para fornecer percepções claras sobre o assunto.

**Dica profissional: Trechos de código, capturas de tela e exemplos de resultados são ótimos exemplos em documentos técnicos

Leia mais: 15 melhores modelos de estudo de caso para usar no ClickUp e no Word

Melhore suas habilidades de redação técnica: Erros comuns a serem evitados

1. Jargão e linguagem complexa

Seu documento técnico deve ser acessível a clientes e leitores de todas as origens.

**Como evitar esse erro

use ferramentas de redação técnica como o ClickUp Brain para simplificar sua redação

forneça exemplos para ilustrar conceitos complexos

peça a alguém que não seja especialista para revisar sua redação para maior clareza

adicionar explicações a termos técnicos

2. Negligenciar a formatação adequada

Grandes blocos de texto ininterrupto, falta de títulos e organização visual ruim tornam o conteúdo técnico difícil de navegar e digerir.

Como evitar esse erro:

divida parágrafos longos em partes mais curtas e mais fáceis de gerenciar

use títulos e subtítulos descritivos para organizar o conteúdo

incorporar listas, caixas de texto e marcadores para destacar informações importantes

assegure-se de que haja espaço em branco suficiente para dar ao documento espaço visual para respirar

3. Ser vago e ambíguo

Uma linguagem vaga e ambígua pode confundir seus leitores.

**Como evitar esse erro

seja preciso em sua linguagem

evite frases como "talvez", "geralmente" ou "um pouco"

defina todos os acrônimos e abreviações utilizados

forneça exemplos concretos para ilustrar seus argumentos

use voz ativa e instruções diretas

4. Ignorar as necessidades de seu público

Deixar de pensar nas necessidades do seu público fará com que seus documentos não sejam claros.

**Como evitar esse erro

entenda o histórico, as metas e os pontos problemáticos de seu público

adapte seu conteúdo ao nível de conhecimento do público-alvo

concentre-se nas informações que são mais relevantes e úteis para seus leitores

obtenha feedback dos usuários e faça iterações com base nas opiniões deles

5. Tratar a experiência do usuário como uma reflexão tardia

Quando você se concentra na redação sem considerar a experiência do usuário, seus documentos podem se tornar confusos e não atender à sua finalidade.

Como evitar esse erro:

estruture seu conteúdo de forma lógica e intuitiva

forneça auxílios de navegação, como índices e referências cruzadas

inclua guias de referência rápida e folhas de consulta para facilitar o acesso às principais informações

tornar seu conteúdo pesquisável e fácil de ser folheado com títulos e formatação claros

teste seus documentos com usuários reais para identificar e corrigir problemas de usabilidade

Pronto para elevar o nível de sua documentação técnica com o ClickUp?

Imagine se todos os seus documentos técnicos - POPs, manuais de usuário, guias de instruções e casos de uso - contribuíssem para o sucesso de sua empresa ou produto.

E se disséssemos que isso é bem possível: com uma combinação de clareza no conteúdo e um software como o ClickUp, que ajuda a elevar o nível da redação técnica?

Para fazer isso, comece implementando nossas dicas de redação técnica. Em seguida, use o ClickUp para fazer um brainstorming do esboço, coletar feedback de seus colegas, integrar multimídia e aproveitar o ClickUp Brain como seu assistente de redação com IA.

Comece a criar documentação técnica que seus usuários vão adorar inscrevendo-se no ClickUp gratuitamente .