A metodologia ágil tornou-se a estrutura de gerenciamento de projetos padrão para a maioria dos desenvolvimentos de software em todo o mundo, e por um bom motivo.
Afinal, o ágil é uma das únicas metodologias de gerenciamento de projetos que se adapta perfeitamente aos desenvolvedores de software e às equipes de gerenciamento de produtos, com seu foco em adaptabilidade, foco no cliente, mitigação de riscos e prazos de lançamento rápidos.
Se você é um gerente de projetos ou líder técnico que deseja formar uma equipe ágil, o primeiro passo é se familiarizar com os principais conceitos ágeis — sprints, scrums, Kanban, programação extrema (XP) e muito mais. O próximo passo seria explorar as várias ferramentas de planejamento de sprints disponíveis no mercado para que você possa escolher a ferramenta certa para configurar seus projetos ágeis.
Se você é novo no ágil ou gerencia uma equipe pequena, um ótimo ponto de partida seria usar planilhas! Ou, mais especificamente, o bom e velho Microsoft Excel.
Vamos explorar por que as planilhas do Excel podem ser uma boa opção para equipes ágeis, algumas limitações que você pode enfrentar ao usá-las e como você pode gerenciar seus projetos do início ao fim no Excel.
Então, vamos começar!
Benefícios de realizar o planejamento de sprints no Excel
Há inúmeras vantagens em planejar seus sprints no Excel. Além de ser uma ferramenta com a qual a maioria da sua equipe já está familiarizada, ela também é muito fácil de usar e quase não requer aprendizado.
Um bom modelo de planejamento de sprint para o Excel pode até mesmo ajudá-lo a começar em poucos minutos. Aqui estão alguns outros benefícios de usar o Excel para planejar e gerenciar seus sprints.
- Flexibilidade: personalize colunas, linhas e fórmulas para acompanhar tarefas, histórias de usuários, progresso do sprint e muito mais, adaptando a planilha ao seu fluxo de trabalho ágil.
- Colaboração: as planilhas oferecem suporte à colaboração em tempo real, permitindo que vários membros da equipe acessem e atualizem as informações do projeto simultaneamente.
- Eficiência de custos: se você já usa o Excel, não há necessidade de investir em um novo software de gerenciamento de projetos.
- Personalização: crie exibições, painéis e relatórios personalizados, adaptados às necessidades do seu projeto. A formatação condicional e as tabelas dinâmicas ajudam você a visualizar os dados do projeto e acompanhar as principais métricas.
- Integração: o Excel pode ser facilmente integrado a outras ferramentas em sua pilha de tecnologia. Você pode importar dados de rastreadores de bugs, sistemas de controle de versão e muito mais para garantir que todas as tarefas estejam em um hub central.
- Escalabilidade: quer você esteja gerenciando um único sprint ou coordenando vários sprints entre equipes distribuídas, as planilhas podem ser dimensionadas para atender às necessidades de todas as equipes, grandes e pequenas.
Aproveite ao máximo esses benefícios durante o planejamento do sprint. Vamos mostrar como!
Como fazer o planejamento de sprints no Excel
Durante o planejamento do sprint, decida a duração do seu sprint e defina antecipadamente suas metas e resultados esperados. Em seguida, siga estas etapas para documentar os detalhes no Excel.
1. Configure sua planilha
A primeira etapa é criar sua planilha de planejamento de sprint. Você pode fazer isso do zero ou duplicar e personalizar um dos modelos gratuitos de planejamento de sprint disponíveis online.
Depois de criar sua planilha, você pode criar guias individuais para os vários aspectos do seu sprint, como backlog, tarefas e retrospectivas do sprint.
2. Crie um backlog de sprint
A próxima etapa é examinar o roadmap do produto, o rastreador de bugs e os tickets de suporte ao cliente para selecionar todas as tarefas que devem ser concluídas durante esse sprint. Em seguida, você pode adicionar essas tarefas à guia “Sprint Backlog”.
Aqui estão algumas colunas que você pode incluir:
- Nome da história: este é o título da tarefa ou item do backlog do produto.
- Descrição: Elabore o que é a tarefa e adicione quaisquer links relevantes.
- Prioridade: adicione uma pontuação de prioridade de 1, 2 ou 3 (da mais urgente à menos urgente) com base na importância da tarefa ou na proximidade do prazo.
- Esforço estimado: também chamado de pontos de sprint, indica quanto tempo ou esforço seria necessário para concluir uma tarefa.
- Atribuído a: Adicione aqui o DRI (indivíduo diretamente responsável) pela tarefa.
Opcionalmente, você também pode adicionar estas colunas:
- Aprovador/Revisor: A pessoa que dá a aprovação final de que uma tarefa foi concluída.
- Observações: para adicionar informações ou referências adicionais
- Ações a serem realizadas: adicione linhas adicionais abaixo de cada história para subtarefas.
Use a formatação condicional para destacar linhas com base na prioridade ou no status, facilitando a identificação visual. Isso ajudará você a determinar o que é importante e o que não é, para que possa escolher as histórias de usuário certas para cada sprint.
Depois de adicionar seu backlog de produtos à planilha do Excel, você pode planejar seu sprint. Considere realizar uma reunião de planejamento de sprint com sua equipe para:
- Defina uma meta clara para o sprint que esteja alinhada com o roteiro geral do produto. Essa meta deve ser alcançável dentro da duração planejada do sprint.
- Analise a disponibilidade dos membros da equipe e a capacidade de carga de trabalho durante o sprint. Não se esqueça de levar em consideração os dias de férias ou fins de semana.
Depois de priorizar seu backlog e considerar a capacidade, você pode usar o esforço estimado para determinar quais histórias de usuários podem ser realisticamente concluídas dentro do prazo do sprint.
3. Configure um quadro de tarefas
A próxima etapa na sua reunião de planejamento de sprint é criar um quadro de tarefas para visualizar o progresso das suas tarefas. Você pode classificar as tarefas com base no status — a fazer, em andamento, em espera, em revisão, concluída — ou no nível de prioridade para ter uma visão geral das suas tarefas.
Embora um modelo de planejamento de sprint do Excel possa não ter o “efeito visual” de um quadro Kanban, você pode usar cores e formatação condicional para destacar o status das tarefas e chamar a atenção da sua equipe.
4. Crie um gráfico de burndown
Um dos principais benefícios do planejamento de sprints é medir o progresso (e a carga de trabalho) da sua equipe. Portanto, é importante criar um “gráfico burndown” para monitorar o nível de desempenho da sua equipe.
Basta criar um cronograma de sprint, alocando colunas para o trabalho concluído e os dias estimados necessários para concluir as tarefas restantes dentro do sprint. Veja como você pode fazer isso:
Crie sua tabela de dados
A primeira etapa é adicionar todos os dados necessários a uma planilha separada. Para começar, você pode criar as seguintes colunas:
- Tarefa
- Data de vencimento
- Pontos do sprint
- Esforço estimado (em horas)
- Esforço real (em horas)
Adicione dados às colunas de esforço estimado e esforço real
A próxima etapa é preencher a coluna de esforço estimado com seus dados “planejados” — quanto tempo você acha que levaria para concluir uma tarefa. Isso pode ser feito de uma só vez ao criar seu gráfico de burndown.
A coluna de esforço real, por outro lado, deve ser preenchida no final de cada dia ou semana e indicará o tempo real que sua equipe levou para concluir uma tarefa.
Crie o gráfico de burndown
Agora que você tem todos os dados organizados, pode começar a gerar o gráfico de burndown. Criaremos um gráfico de linhas simples com o eixo X representando o tempo e o eixo Y representando o esforço necessário.
Aqui estão as etapas:
- Destaque as colunas Data, Esforço estimado e Esforço real.
- Clique na guia Inserir no Excel.
- Escolha Gráfico de linhas e selecione a opção Gráfico de linhas básico.
Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para refinar seu gráfico de burndown:
- Sombreie o fim de semana com uma cor diferente para diferenciá-lo da semana de trabalho.
- Use a formatação condicional para destacar tarefas em que o esforço real excedeu o esforço planejado.
E pronto. Você tem seu gráfico de burndown. Simples, não é?
Você verá duas linhas — uma se não preencheu a coluna Esforço real — que mostram o seu progresso. Idealmente, a linha do esforço planejado deve diminuir ao longo do seu sprint. Se ela aumentar, sua equipe está enfrentando algum atraso ou gargalo.
5. Configure níveis de acesso e permissões
Depois de criar o sprint, a próxima etapa é adicionar sua equipe à planilha. Certifique-se de dar acesso apenas aos membros necessários da equipe. Você também pode definir diretrizes claras sobre o processo de entrada de dados durante sua reunião de planejamento de sprint ou implementar medidas de segurança adicionais, como proteção por senha, para garantir a segurança dos dados.
6. Acompanhe o progresso das tarefas
Atualize regularmente o “Backlog” e o “Quadro de Tarefas” para refletir o status e o progresso mais recentes das tarefas e garantir transparência e visibilidade para toda a equipe. Aproveite os recursos do Excel, como caixas de seleção, listas suspensas e muito mais, para organizar a entrada de dados e garantir a consistência.
7. Realize revisões de sprint
Os gerentes de projeto devem marcar uma reunião de revisão do sprint com sua equipe no final do sprint para demonstrar o trabalho concluído e coletar feedback das partes interessadas. Documente os resultados, os sucessos e as áreas a serem melhoradas na guia “Retrospectiva do Sprint”.
Dica profissional: considere serviços de armazenamento baseados em nuvem, como Google Drive ou Microsoft OneDrive, para facilitar a colaboração em tempo real durante a sessão de planejamento.
Limitações do uso do Excel para o planejamento de sprints
Embora o Excel simplifique o planejamento de sprints para equipes de software, não é uma tarefa fácil. Você pode enfrentar estes desafios ao usar o Excel para gerenciar seus projetos ágeis:
- Falta de recursos especializados: sejam quadros Kanban, planejamento de capacidade ou gerenciamento de backlog, todos eles exigem recursos avançados que não estão disponíveis em planilhas. Isso significa que você terá que criar soluções personalizadas ou alternativas que podem tornar seus sprints mais complexos e confundir os membros da equipe.
- Dificuldade em gerenciar dependências: Outra limitação é o gerenciamento de dependências, especialmente entre tarefas diferentes. Isso pode levar a gargalos e atrasos.
- Relatórios e análises limitados: embora o Excel ofereça análises e visualizações básicas de dados, ele não possui recursos avançados de relatórios, como gráficos de burndown, gráficos de velocidade de sprint ou painéis personalizáveis comumente usados em processos ágeis. Isso pode impedir a capacidade da equipe de obter insights e tomar decisões baseadas em dados.
- Configuração e manutenção manuais: configurar e manter modelos ágeis no Excel geralmente requer esforço manual. As equipes devem criar e atualizar manualmente os detalhes do projeto, atualizando o status das tarefas, atribuindo DRIs e definindo prazos. Isso não só é demorado, como também há uma grande probabilidade de erros, especialmente ao gerenciar vários sprints ou projetos grandes.
- Não adequado a longo prazo: embora o Excel permita o planejamento e a execução de sprints de curto prazo, ele não possui modelos de previsão sofisticados que prevejam resultados futuros com precisão, tornando o planejamento de longo prazo mais desafiador para as equipes.
- Risco de acesso não autorizado: o Excel vem apenas com os níveis básicos de permissão, ao contrário das ferramentas dedicadas ao gerenciamento de projetos. Isso dificulta o controle do acesso a dados confidenciais, aumentando o risco de alterações não autorizadas e possíveis violações de segurança.
Vale lembrar que o Excel oferece uma solução básica para o planejamento de sprints. Ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos podem oferecer recursos mais avançados, funcionalidades e modelos de planejamento de sprints adequados para projetos complexos.
ClickUp como ferramenta ágil de planejamento de sprints
Se você deseja realmente aproveitar as estruturas ágeis para organizar seus projetos e maximizar a produtividade da sua equipe, recomendamos o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp.
Ele foi projetado para o acompanhamento e gerenciamento ágil de projetos e também é muito fácil de configurar e usar.
O Gerenciamento Ágil de Projetos do ClickUp tem muitos recursos integrados, incluindo quadros Kanban, gráficos burndown, gerenciamento scrum, recursos genAI e opções avançadas de relatórios. Isso pode ajudá-lo a planejar seus sprints sem esforço e usar insights baseados em dados para melhorar o desempenho do seu sprint.
Agora, vamos explorar como configurar e gerenciar um projeto ágil com o ClickUp.
Inicie sprints para cada projeto
O recurso Sprints do ClickUp permite automatizar todo o ciclo do sprint, do início ao fim. Você pode configurar sprints, atribuir pontos para cada tarefa e até mesmo integrar o ClickUp ao seu software de controle de versão, como o GitHub, para sincronizar automaticamente seus bugs e problemas.
Além disso, você pode criar novos sprints automaticamente e mover suas tarefas incompletas para eles com apenas um clique.
Mas o melhor do ClickUp são seus modelos. Você pode configurar um sprint detalhado em segundos, duplicando um dos modelos de planejamento de sprint prontamente disponíveis.
O modelo de planejamento de sprints ágeis do ClickUp traz mais clareza e foco ao seu processo de planejamento de sprints. Ele ajuda você a planejar sprints independentemente da complexidade do projeto. Você pode visualizar facilmente as tarefas e dependências em uma exibição clara da linha do tempo e acompanhar o progresso em todas as etapas do ciclo de vida do sprint.
Para monitorar o progresso, você pode marcar o status da tarefa como “Concluída”, “Em andamento” e “A fazer”. Você também pode atribuir atributos personalizados, como “Status de desenvolvimento”, “Tipo”, “Épicos” e “Horas restantes” para salvar informações valiosas sobre as tarefas.
Quatro visualizações, como Itens do Backlog do Sprint, Status do Desenvolvimento, Recursos e Guia de Introdução, garantem que todas as suas informações sejam facilmente acessíveis e organizadas.
Configure seu quadro Kanban
O ClickUp também oferece uma visualização padrão do quadro Kanban que facilita a visualização do progresso do seu sprint. A visualização do quadro do ClickUp permite agrupar tarefas com base no status ou na prioridade e selecionar várias tarefas para fazer atualizações em massa.
Isso facilita para suas equipes criarem visualizações filtradas, gerenciarem tarefas e entenderem no que os outros estão trabalhando. Os líderes de equipe, por outro lado, podem usar o quadro Kanban para monitorar o progresso das tarefas e a capacidade de carga de trabalho.
Gerencie seus backlogs
Depois de criar seu novo sprint, você pode adicionar ou remover tarefas do seu backlog, atribuí-las a colegas de equipe e muito mais. Você também pode usar a ferramenta de IA generativa do ClickUp, o ClickUp Brain, para obter resumos curtos do progresso de qualquer sprint ou pesquisar tarefas específicas no backlog do seu sprint.
Novamente, você não precisa criar seu backlog de sprint do zero. Basta personalizar o modelo de backlog de sprint do ClickUp e economizar um tempo precioso.
Use este modelo para planejar e acompanhar seu sprint e atualizar as tarefas do projeto à medida que você analisa seu progresso durante o scrum diário. Este modelo facilita para suas equipes atingirem suas metas de sprint com uma lista organizada de itens do backlog do sprint.
Gerencie suas reuniões diárias
Como o gerenciamento ágil de projetos se baseia na transparência e na comunicação constante, sua próxima etapa é configurar um processo para atualizações diárias do scrum.
Essas reuniões diárias de scrum proporcionam visibilidade sobre o que cada membro da sua equipe está trabalhando e promovem a colaboração dentro da equipe de desenvolvimento.
Você pode usar o modelo de planejamento Scrum do ClickUp para definir as diretrizes para suas metas de sprint e reuniões diárias de scrum, além de acompanhar as atualizações do scrum.
Este modelo oferece uma interface fácil de usar para ajudá-lo a definir metas de sprint, planejar sprints com sua equipe, identificar riscos potenciais, aumentar a colaboração da equipe e monitorar o progresso.
Você pode marcar o status das tarefas como “Backlog”, “Concluído”, “Em andamento” e “A fazer”. Além disso, você pode usar diferentes campos personalizados (como Pontos da história e Status do desenvolvimento) e exibições personalizadas (como Formulário de envio de ticket e Definição de concluído) para organizar suas informações e visualizar os dados das tarefas da maneira que desejar.
Equipes remotas e híbridas também podem organizar reuniões scrum assíncronas usando o ClickUp Docs. Basta criar um documento para cada sprint e pedir à sua equipe para atualizar suas tarefas diariamente.
Além disso, as equipes podem usar o ClickUp Clips para gravar suas telas e fornecer às equipes uma atualização visual sobre o andamento do recurso. Isso pode ser especialmente útil para equipes de design e front-end compartilharem seus projetos e obterem feedback sem ficarem limitadas por restrições de fuso horário.
Crie gráficos e relatórios de progresso do sprint.
Um dos principais benefícios de usar o ClickUp é sua infinidade de gráficos e relatórios. Esses relatórios oferecem uma visão detalhada do progresso do seu sprint, mostram os gargalos e até mesmo prevêem o sucesso do seu próximo sprint.
Com o ClickUp, você pode definir metas para cada sprint, atribuir pontos e criar relatórios, como gráficos de burnup e burndown, gráficos de velocidade e fluxos cumulativos, praticamente sem nenhuma configuração manual.
Organize retrospectivas de sprint
Depois de concluir um ciclo de sprint, você pode organizar reuniões retrospectivas para analisá-lo e avaliar o que deu certo, o que pode ser melhorado e quais mudanças você deseja fazer no próximo ciclo de sprint.
Faça isso usando os quadros brancos do ClickUp e torne as reuniões mais interativas e envolventes com colaboração em tempo real e recursos de desenho à mão livre. O ClickUp também oferece um modelo simples de quadro branco para gerenciar retrospectivas de sprints com blocos de texto para o que deu certo, itens de ação e metas retrospectivas.
O modelo de brainstorming retrospectivo de sprint do ClickUp facilita a revisão e a análise do progresso do sprint para que você possa garantir que sua equipe esteja no caminho certo. Esse modelo ajuda você a debater ideias e soluções para melhorar os resultados do seu sprint, identificar tendências de desempenho em vários sprints e monitorar o progresso em relação às metas.
Após a retrospectiva, você pode criar tarefas para novos itens de ação a partir do painel, tornando muito mais conveniente para sua equipe acompanhar os aprendizados.
Gerencie seus projetos ágeis do início ao fim com o ClickUp
O Excel é um ótimo ponto de partida para equipes novas em gerenciamento ágil de projetos e planejamento de sprints. No entanto, gerenciar um sprint no Excel pode exigir tempo e esforço, e você pode perder benefícios como relatórios holísticos de desempenho do sprint e recursos avançados de gerenciamento de tarefas.
É por isso que sugerimos que você explore o ClickUp! Ele é fácil de usar para equipes pequenas e pode ser dimensionado para incluir vários sprints simultâneos. Ele também pode ajudar as equipes em todos os aspectos do gerenciamento de sprints.
Seus recursos de IA generativa são uma vantagem definitiva. Eles podem automatizar seus sprints e reduzir o trabalho intenso da sua equipe. Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e planeje seus sprints sem complicações!