A primeira reunião com uma nova equipe é um momento crucial que define o tom do seu relacionamento com ela.
É uma oportunidade para você e os membros da sua equipe criarem um relacionamento e iniciarem uma nova e frutífera relação de trabalho. É por isso que causar uma primeira impressão positiva e duradoura é crucial.
Como novo gerente, você trabalhará com a equipe para atribuir tarefas, gerenciar projetos e avaliar o desempenho. A primeira reunião permite que você comece com o pé direito e crie as bases para a colaboração futura.
Então, como você domina a sua primeira reunião com uma nova equipe e quais desafios você vai superar?
Continue lendo para descobrir.
Desafios de se reunir com uma nova equipe pela primeira vez
Conhecer uma nova equipe é uma experiência empolgante e desafiadora ao mesmo tempo. Você pode estar ansioso para conhecer as pessoas com quem trabalhará e se apresentar. No entanto, você também pode se sentir como alguém de fora tentando se entrosar.
Além do nervosismo e da ansiedade, há outros desafios que você precisará superar na sua primeira reunião. Vamos discutir brevemente alguns desses desafios.
Duração da reunião
Definir uma duração adequada para a sua primeira reunião com uma nova equipe é um desafio. Você não quer que ela seja tão curta a ponto de as pessoas não terem tempo suficiente para interagir com você, mas também não quer que elas fiquem longe do trabalho por muito tempo.
A melhor maneira de lidar com isso é preparar uma pauta clara e atribuir uma duração para cada parte da reunião. Reserve também algum tempo para perguntas e respostas e conversas informais.
Some os intervalos de tempo alocados para cada atividade ou item da pauta e calcule a duração. Certifique-se de manter uma margem para o caso de atrasos inesperados.
Quando terminar as apresentações e começar a fazer reuniões regulares da equipe, faça
de curta duração para mantê-las eficientes e objetivas.
Falta de uma agenda
Você sabia que tanto quanto
50% das reuniões são improdutivas
e uma perda de tempo? O culpado mais provável pelas reuniões improdutivas é não ter uma pauta.
Não ter uma pauta pode tornar sua reunião sem direção e uma perda de tempo para todos os envolvidos. Sem uma estrutura, a reunião pode se estender por mais tempo do que o esperado, sem resolver nenhum objetivo.
Até mesmo os membros da sua equipe não saberiam o que esperar e não viriam preparados. A definição de uma pauta dá estrutura à sua reunião, tornando-a mais eficiente e orientada para um objetivo.
Dificuldades técnicas
Se você tiver uma apresentação preparada para sua primeira reunião e o espaço da reunião não tiver o equipamento certo, isso é um grande problema. Mesmo com o equipamento certo, problemas técnicos podem impedi-lo de exibir uma apresentação ou um vídeo.
Para evitar essas situações, verifique o equipamento e a sala de reunião com antecedência e certifique-se de que tudo esteja funcionando.
Se você gerencia uma equipe remota e planeja fazer uma reunião on-line, muita coisa pode dar errado. Uma conexão lenta com a Internet ou uma solução de videoconferência lenta pode tornar sua reunião irritante e ineficiente. Use uma boa
software de gerenciamento de reuniões
para evitar esses problemas e garantir que sua reunião transcorra sem problemas.
Falta de preparação
Um dos maiores desafios que você pode enfrentar ao se reunir com uma nova equipe pela primeira vez é não ter pontos suficientes para discutir com os membros da sua equipe.
Pesquisar e se preparar com antecedência pode ajudar com isso. Você poderá conversar melhor com os membros da sua equipe se tiver uma lista de pontos de discussão e uma ideia de quem é quem.
Caso contrário, você pode congelar ou enfrentar silêncios constrangedores devido à falta de preparação. Portanto, se você quiser causar uma excelente primeira impressão, compareça à reunião bem preparado.
Tamanho inadequado da sala
Outro desafio que você pode enfrentar ao realizar sua primeira reunião é reservar uma sala com o tamanho errado. Isso acontece quando você usa um sistema de reservas on-line para reservar uma sala de reunião sem verificá-la fisicamente.
Assim como acontece com os equipamentos técnicos, você também deve verificar a sala de reunião com antecedência. Certifique-se de que o tamanho é suficiente para realizar a reunião.
Se houver atividades de equipe planejadas, certifique-se de que haja espaço físico suficiente e que a sala de reunião esteja preparada para elas.
Muitos pontos de discussão
Outro desafio que você pode enfrentar é ter muito o que dizer e fazer durante a sua primeira reunião com os funcionários e precisar de mais tempo.
Como um novo gerente, você pode ter muitas coisas para discutir, mas precisa aprender a priorizar. Lembre-se de que a primeira reunião é introdutória; você pode agendar reuniões relacionadas ao trabalho mais tarde.
Mantenha as coisas curtas e interativas, em vez de tentar fazer muito em uma única reunião.
Discussões fora do tópico
Um desafio inevitável que a maioria dos novos gerentes enfrenta durante uma reunião é o fato de as pessoas se empolgarem e terem discussões fora do assunto. As conversas podem fluir em qualquer direção quando se reúne um grupo de pessoas em um ambiente informal ou casual.
Como um novo gerente, você deve equilibrar as interações informais e uma reunião estruturada e orientada pela agenda. Ao informar cada item da pauta e o horário, você pode conduzir a reunião na direção certa.
Como ter uma primeira reunião bem-sucedida com uma nova equipe
Uma reunião introdutória bem-sucedida o ajudará a causar uma excelente primeira impressão na sua equipe e a começar com o pé direito.
Mas você precisa das ferramentas e estratégias para garantir que sua primeira reunião seja bem-sucedida.
Siga as dicas abaixo para aumentar ainda mais suas chances de sucesso.
Defina metas adequadas e compartilhe-as com sua equipe com antecedência
A definição de uma pauta é necessária para todas as reuniões; sua primeira reunião com uma nova equipe não é exceção. Estabeleça metas para a reunião e informe a sua equipe sobre o objetivo da reunião.
Para uma primeira reunião, a meta deve ser se apresentar e conhecer toda a equipe. No entanto, você deve dividi-la em itens de ação e metas específicas para dar mais clareza aos participantes.
Você precisará, por exemplo, de:
- Uma atividade para quebrar o gelo
- Um discurso para se apresentar
- A apresentação da equipe rodada
- Uma sessão de perguntas e respostas
Liste todas essas atividades e itens de ação e reserve um tempo para cada uma delas ao planejar sua primeira reunião.
Use
para criar uma agenda detalhada com metas e itens de ação claros. Ele permite que você crie listas com marcadores para definir metas e usar formatação avançada para personalizar a agenda da reunião.
Crie metas de reunião bem formatadas e compartilhe-as com sua equipe usando os documentos do ClickUp
Se quiser usar a próxima reunião para definir as metas da equipe, use a função
Modelo de agenda de reunião de definição de metas
. É um documento totalmente personalizável com campos predefinidos para ajudá-lo a definir metas para sua nova equipe.
Tornar a experiência interativa
Não deixe que a sua primeira reunião com a equipe seja apenas sobre você. Faça dela uma sessão interativa em que os membros da equipe conversem com você e o conheçam melhor.
Ouça ativamente para saber mais sobre a dinâmica da equipe e os membros individuais da equipe. Preste muita atenção a cada novo membro da equipe e interaja com eles.
Dica profissional: Saiba mais sobre cada membro da equipe antes da primeira reunião. Leia sobre suas funções, realizações e outros detalhes nos perfis dos funcionários de sua empresa.
Isso o ajudará a personalizar suas conversas e a se envolver com cada membro da equipe, fazendo com que se sintam valorizados.
Aqui estão algumas outras dicas para tornar sua reunião de apresentação interativa:
- Realize atividades de quebra-gelo para dar início às conversas e melhorar a dinâmica da equipe
- Adicione elementos interativos, como questionários, enquetes, etc., para envolver ativamente os membros da equipe remota se estiver realizando uma reunião on-line
- Use exercícios de formação de equipe para incentivar a colaboração e a solução de problemas em equipe
- Organize uma sessão aberta de perguntas e respostas em que os membros da sua equipe possam fazer perguntas
- Pratique a escuta ativa durante toda a reunião, fazendo perguntas de acompanhamento e envolvendo-se genuinamente nas conversas
Deixar tempo para as perguntas dos funcionários
Ao planejar sua
e itens de ação, deixe algum tempo para as perguntas e respostas dos funcionários.
Isso permite que os membros da sua equipe esclareçam suas dúvidas sobre como as coisas funcionarão daqui para frente e o que se espera deles. Isso também os ajuda a conhecer melhor você e seu estilo de gerenciamento.
Deixar um tempo para perguntas e respostas é uma boa prática, mesmo durante
. Isso torna suas reuniões mais interativas e envolve todos na discussão.
Esteja preparado para gerenciar situações inesperadas
Como gerente, você deve estar preparado para conflitos ou desentendimentos durante a primeira reunião. Antecipe quaisquer desafios em potencial e esteja preparado para eles.
Por exemplo, se você planeja mudar as coisas e incentivar os membros da equipe a assumir novas responsabilidades, esteja preparado para enfrentar alguma resistência.
O segredo é lidar com a situação de forma calma e educada. Essa é a sua chance de mostrar à sua equipe que tipo de líder você será. Portanto, preveja os possíveis problemas e esteja preparado para enfrentá-los de frente.
Pense em como encerrar a primeira reunião de equipe com firmeza
Prepare pontos de discussão para encerrar a reunião adequadamente, garantindo que ela não termine de forma abrupta nem se arraste de forma incômoda.
Prepare um breve discurso para inspirar sua equipe e encerrar a reunião de forma positiva.
Certifique-se de definir claramente as próximas etapas e itens de ação para sua equipe antes do término da reunião. Se necessário, agende reuniões individuais com os membros da equipe.
Use
para fazer anotações e resumos de reuniões e compartilhá-los com os membros da sua equipe.
O acompanhamento: Próximas etapas após a primeira reunião da equipe
A primeira reunião é apenas o começo. Você também precisa comunicar as próximas etapas e planejar as reuniões futuras. Isso o ajuda a entender os valores da equipe e a conhecer os novos membros da equipe.
Embora a primeira reunião seja crucial, não é possível realizar tudo de uma só vez. Você precisa de um plano de ação e de um cronograma para realizar reuniões regulares com a equipe.
Vamos discutir alguns aspectos essenciais com os quais você deve se preocupar.
Faça anotações e documente as atas da reunião
Documentar a reunião e fazer as atas é fundamental, pois ajuda a manter um registro dos pontos discutidos. As pessoas podem se esquecer de itens de ação essenciais e das próximas etapas se não o fizerem.
Se você estiver gerenciando uma equipe remota, a gravação da reunião se torna ainda mais importante. As pessoas podem usar a gravação para fazer referência aos pontos discutidos durante a reunião.
Use
para gravar sua primeira reunião. Ele permite gravar sua tela e criar uma gravação de vídeo da sua reunião on-line. Dessa forma, os membros da equipe podem ouvir o que foi discutido e ver sua apresentação.
Grave sua tela para documentar sua primeira reunião e compartilhe-a com os membros da sua equipe para referência futura
Registre as atas das reuniões como notas e resumos fáceis de consultar se quiser facilitar as coisas. Com a tecnologia avançada disponível para fazer o trabalho para você, isso pode ser feito sem esforço manual.
Use
para gerar automaticamente anotações e resumos de reuniões em segundos, com alta precisão e nenhum esforço manual.
Resuma tópicos e crie notas de reunião rapidamente com o ClickUp AI
Você também deve anotar os itens de ação e as próximas etapas para os membros da sua equipe e compartilhá-los com ela. Use a função
com uma seção para itens de ação e as próximas etapas.
Agende e planeje as reuniões subsequentes
O planejamento da próxima reunião é outra tarefa essencial que você deve concluir durante a primeira reunião.
Não encerre uma reunião sem agendar a próxima para verificar o progresso dos itens de ação. Crie um cronograma de reuniões de equipe e compartilhe-o com sua equipe para que todos saibam com que frequência você planeja se reunir com eles.
Como um novo gerente, você deve agendar sessões individuais com cada membro da equipe. Você também precisará realizar
para discutir vários projetos e seus cronogramas.
Não é necessário comunicar tudo durante a primeira reunião. Em vez disso, envie uma série de e-mails para transmitir o cronograma dos diferentes projetos
que você planeja realizar.
Use o
Modelo de agenda da próxima reunião do ClickUp
para definir as metas e os pontos de discussão de sua próxima reunião.
Potencialize suas reuniões com a ferramenta certa
A primeira reunião de todo gerente ou líder de equipe com uma nova equipe é crucial, pois define o tom do relacionamento de trabalho com a equipe.
É a sua chance de causar a primeira impressão, apresentar-se à sua equipe e criar confiança. Se fizer isso corretamente, causará uma primeira impressão positiva, e trabalhar com uma nova equipe será muito mais fácil para você no futuro.
Se você gerencia uma equipe remota e planeja realizar sua primeira reunião on-line, certifique-se de ter as ferramentas para tornar o processo perfeito.
Use
para gerenciar todos os aspectos de sua reunião, desde a definição de uma agenda até a tomada de notas e a transmissão das próximas etapas.
e use-o para ter uma reunião bem-sucedida.
FAQs
**1. O que dizer na primeira reunião com uma nova equipe?
Aqui estão alguns pontos de discussão que você pode considerar para sua primeira reunião com uma nova equipe:
- Comece se apresentando e contando à sua equipe sobre sua experiência profissional e áreas de especialização, além de seu histórico
- Agradeça à sua equipe pela recepção calorosa que recebeu e diga o quanto está animado para trabalhar com eles
- Defina a programação da reunião e todas as atividades e itens de ação planejados para o restante da reunião e estabeleça as regras básicas
- Conduza uma sessão de quebra-gelo para deixar as pessoas à vontade, iniciar o fluxo da conversa e conhecer as pessoas em um nível pessoal
- Conclua os itens de ação conforme planejado e encerre com uma sessão de perguntas e respostas e um comentário final
**2. Qual é a primeira coisa que um líder de equipe deve fazer na primeira reunião?
A primeira coisa que você deve fazer durante a reunião inicial é se apresentar aos novos membros da equipe. Conte a eles sobre seu histórico pessoal e profissional, sua experiência de trabalho e sua função atual.
Essa também é uma excelente oportunidade para definir expectativas, falando sobre seu estilo gerencial e como você liderará a equipe daqui para frente.
Você também deve agradecer à equipe por tê-lo recebido e dizer o quanto está ansioso para colaborar com eles.
**3. Como iniciar uma primeira reunião de equipe?
Comece sua primeira reunião de equipe dando as boas-vindas a todos e se apresentando. Use um quebra-gelo para impulsionar as coisas. Mencione os itens de ação críticos planejados para a reunião e analise-os individualmente.