Como calcular o tempo de espera para otimizar seus fluxos de trabalho

“Quanto tempo levará?” e “quanto custará?” são as duas perguntas que todo comprador faria, seja para um terno sob medida ou para a implementação de um software.

Nesta postagem do blog, vamos explorar o que é necessário para responder à primeira pergunta, usando um conceito chamado prazo de entrega.

O que é prazo de entrega?

O prazo de entrega refere-se ao tempo total necessário para concluir um processo, desde o início até a conclusão. É o tempo entre o momento em que o cliente faz um pedido e recebe seu produto ou serviço.

O conceito de prazo de entrega tem suas raízes no início da era industrial, ganhando destaque com o surgimento das práticas de fabricação e gestão da cadeia de suprimentos. Na fabricação, é o tempo que a unidade de produção leva para fabricar um produto. Isso pode se estender por algumas semanas.

Da manufatura, agora é uma métrica popular em vários setores. Quando você vai a um restaurante e pede o jantar, eles podem dizer: “aguarde 20 minutos para prepararmos sua refeição”. Esses 20 minutos são o prazo de entrega.

No desenvolvimento ágil de software, os gerentes de projeto usam o prazo de entrega para planejar sprints, programar implantações, alocar recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas e muito mais.

Diferentes tipos de prazos de entrega

Dependendo dos seus objetivos, você pode medir os prazos de entrega para todo o processo ou apenas para algumas partes. Alguns dos diferentes tipos de prazos de entrega são os seguintes.

Prazo de produção

O tempo total necessário para fabricar um produto, desde o início do processo de produção física até sua conclusão, é chamado de prazo de produção.

Considere uma empresa de fabricação de móveis que produz mesas personalizadas. Se for necessário:

O prazo de produção total é de nove dias. Se houver lacunas ou tempos de espera devido à indisponibilidade da linha de montagem/membros da equipe, isso também deve ser incluído.

Prazo de entrega do material

O tempo entre a realização de um pedido de materiais e o recebimento dos mesmos, prontos para uso na produção, é chamado de prazo de entrega do material.

Isso inclui o tempo que o fornecedor leva para processar o pedido, preparar/fabricar a matéria-prima, embalar e enviar para sua linha de montagem.

O prazo de entrega do material é frequentemente a primeira parte do prazo de entrega da produção. Seja um fabricante de automóveis comprando alumínio ou um padeiro comprando açúcar, o prazo de entrega do material define quando você pode começar a trabalhar.

Prazo de entrega da fabricação

O tempo total necessário para fabricar um produto, desde o início da produção até a conclusão do produto final, é chamado de prazo de fabricação. Ele abrange todas as etapas do processo de fabricação, incluindo configuração, execução do projeto e montagem.

Enquanto o prazo de produção inclui o tempo para receber materiais, inspeção, etc., o prazo de fabricação é apenas o tempo necessário para criar o produto.

Seguindo o exemplo anterior, o prazo de produção seria de seis dias, sem incluir os dois dias para receber os materiais e um dia para inspeção.

Prazo de entrega de compras

O tempo decorrido entre a solicitação de compra de bens ou serviços e a sua entrega é chamado de prazo de aquisição.

Isso abrange o processamento de requisições, a criação de ordens de compra, a seleção de fornecedores, a fabricação e a entrega. O prazo de aquisição começa antes do prazo de entrega do material, mas também o inclui.

O prazo de aquisição ajuda as equipes de projeto a avaliar a latência resultante de processos fora de sua alçada imediata.

Prazo de entrega do cliente

O tempo decorrido entre o momento em que um cliente faz um pedido e o momento em que recebe o produto ou serviço é chamado de prazo de entrega ao cliente.

Em um restaurante fast-food como o McDonald's, o tempo de espera é minimizado pelo pré-processamento dos itens muito antes da realização do pedido, o que é possível devido à padronização dos serviços. Isso também se aplica às ferramentas SaaS. O cliente pode ter acesso instantâneo ao software porque o produto já está criado e pronto para ser enviado.

No entanto, se você estiver criando um logotipo personalizado para sua marca, os prazos de entrega para o cliente incluirão todo o processo de produção.

Prazo de entrega do envio

O tempo entre o momento em que um produto fica pronto para envio nas instalações e sua entrega no destino final é chamado de prazo de entrega. Esse período inclui a preparação do produto para envio, manuseio, transporte e entrega ao cliente ou local do projeto.

Na gestão moderna da cadeia de suprimentos, o prazo de entrega é uma métrica importante. Por exemplo, se o seu smartphone está sendo montado na China ou na Índia, sua capacidade de vendê-lo nos EUA depende do tempo que seu fornecedor leva para enviá-lo até você. Portanto, seus planos de entrada no mercado devem levar em consideração os prazos de entrega.

Prazo de entrega acumulado

A soma total dos prazos de entrega em vários processos é chamada de prazo de entrega cumulativo ou prazo de entrega da cadeia de suprimentos. Inclui os prazos de entrega de todos os seus componentes e processos, desde o pedido inicial de matérias-primas até a entrega do produto acabado ao cliente final.

Com tantos tipos de prazos de entrega aplicáveis a várias situações e ambientes, calcular o prazo de entrega pode ser um desafio. Por isso, trouxemos ajuda. Aqui está a fórmula do prazo de entrega e um processo passo a passo para calculá-lo.

Como calcular o prazo de entrega?

A maneira mais simples de calcular o prazo de entrega é analisar os dados anteriores e calcular o tempo entre a data de início e a data de conclusão.

Por exemplo, se o processo começar em 01/01/2024 e terminar em 31/01/2024, o prazo de entrega será de 31 dias. Em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você pode calcular automaticamente os prazos de entrega médios com base em dados históricos.

Embora ofereça uma excelente visão consolidada, essa fórmula de prazo de entrega não fornece as informações detalhadas necessárias para melhorar a eficiência. Portanto, outra maneira de abordar isso é trabalhar de forma proativa. Veja como.

1. Identifique os componentes do prazo de entrega

Comece dividindo o processo em seus principais componentes, tais como:

Nem todos os processos afetarão o prazo de entrega. Em alguns casos, eles podem ser chamados ou executados de maneira diferente.

Por exemplo, na engenharia de software, a embalagem pode incluir a conteinerização, e o envio pode ser a implantação. Para esses projetos, o controle de tempo do ClickUp é uma ferramenta fantástica para medir com precisão. Para controlar o tempo no ClickUp, os membros da equipe podem iniciar e parar o cronômetro, adicionar um intervalo ou simplesmente inserir o tempo gasto em horas/minutos retroativamente!

Portanto, escolha todos os componentes aplicáveis ao seu negócio.

2. Meça os prazos de entrega individuais

Com base nos componentes que se aplicam a você, calcule os prazos de entrega individuais.

Fórmula do prazo de entrega de compras: Data de recebimento do pedido – data da requisição da equipe do projeto.

Se você usar os formulários do ClickUp para coletar requisições, será muito mais fácil inserir a data de recebimento e visualizar o prazo de entrega no painel.

Embora a equipe do projeto tenha pouco controle sobre a rapidez com que a equipe de compras trabalha, esse prazo de entrega é fundamental para a eficiência geral do processo.

Fórmula do prazo de produção/fabricação: Data da produção final – data de recebimento das matérias-primas. Use essa métrica para determinar o tempo necessário para transformar matérias-primas ou componentes no produto final, incluindo tempos de configuração, processamento, montagem, garantia de qualidade ou inspeção.

Fórmula do prazo de entrega: tempo de entrega ao cliente – tempo de envio do armazém. Algumas empresas incluem a embalagem no prazo de fabricação, enquanto outras consideram isso um processo relacionado ao envio. Escolha o que for mais adequado para você.

3. Some tudo!

Some os prazos de entrega individuais (aquisição, produção e envio) para obter o prazo de entrega total ou o prazo de entrega real do pedido. Os campos de fórmula do ClickUp podem tornar isso muito mais simples com funções de data e hora, funções de string, funções lógicas e funções matemáticas.

Enquanto faz isso, aqui estão algumas coisas para lembrar.

Considere um tempo de buffer: se você estiver usando os prazos de entrega como referência para decidir a data de entrega prometida ao cliente, adicione algum tempo de buffer para cobrir quaisquer atrasos imprevistos ou variabilidade no processo.

Por exemplo, um pequeno atraso em uma etapa pode ter um impacto cumulativo nas etapas seguintes. Use o gráfico de Gantt do ClickUp para visualizar as dependências e o impacto geral no cronograma de entrega.

Divida o prazo de entrega em detalhes granulares: a maioria das empresas calcula os prazos de entrega para melhorar a eficiência. Se for esse o caso, você deve manter todos os detalhes granulares. Por exemplo, você precisa saber se o desembaraço aduaneiro é o que mais consome o seu prazo de entrega.

Exemplos de prazo de entrega

O prazo de entrega é simplesmente o tempo entre o início e o fim de um processo. Em todos os setores, empresas, projetos e equipes, existem centenas de exemplos de prazo de entrega.

Prazo de entrega na fabricação

Digamos que você seja um fabricante de camisetas de algodão vendidas em lojas de varejo. Seu prazo de entrega seria o total de:

Prazo total = 35 dias

Prazo de entrega na gestão de projetos de software

Os projetos de desenvolvimento de software podem ser um pouco diferentes. As fases de planejamento e arquitetura podem ser muito mais longas, mas o restante pode ocorrer em sprints curtos, que se desenvolvem de forma incremental.

Portanto, os prazos de entrega são normalmente calculados a partir do momento em que uma história do usuário está pronta até o momento em que o recurso é implantado.

Benefícios da redução do tempo de espera

O prazo de entrega indica quanto tempo você leva para realizar o trabalho. Por extensão, você pode saber quanto pode produzir em um determinado momento. Por exemplo, se uma pessoa pode desenvolver um recurso em uma semana (ou seja, seu prazo de entrega), você pode planejar a alocação de recursos e a capacidade com base no número de recursos que precisa desenvolver a cada semana.

Com um prazo de entrega reduzido, ou seja, se uma pessoa puder desenvolver duas funcionalidades por semana, você poderá aumentar a receita, a eficiência, a satisfação do cliente, a vantagem competitiva e muito mais!

Satisfação do cliente: quando você consegue entregar um produto mais rapidamente a um cliente, é provável que ele fique mais satisfeito. É por isso que reduzir o prazo de entrega — ou seja, cumprir os prazos — é uma métrica crítica para empresas de comércio eletrônico como a Amazon, que investem pesadamente em armazenamento, logística e automação para o atendimento de pedidos.

Eficiência: um prazo de entrega mais curto significa que você pode fazer mais no mesmo período, melhorando a eficiência dos processos. Uma maior eficiência também acelera a produção e reduz os custos de armazenamento e manutenção.

Agilidade: reduzir o tempo de execução do projeto aumenta a capacidade da empresa de responder rapidamente às mudanças do mercado ou atender à demanda dos clientes. Durante a COVID-19, as organizações que puderam trabalhar remotamente e criar experiências digitais rapidamente — em prazos mais curtos — obtiveram uma enorme vantagem competitiva.

Gerenciamento de estoque: prazos de entrega mais curtos levam a níveis de estoque reduzidos — a vantagem fundamental que as montadoras japonesas perceberam pela primeira vez com a manufatura enxuta. Isso liberou espaço no armazém, reduziu a obsolescência do estoque e diminuiu o capital em estoque, melhorando a saúde financeira geral da empresa.

Os benefícios da redução dos prazos de entrega podem ser observados ao longo de todo o processo. Mas como alcançá-los? Aqui estão algumas dicas.

Estratégias para reduzir o prazo de entrega

Para otimizar qualquer coisa, você precisa conhecer o estado atual. Portanto, comece por aí.

Use aplicativos de gerenciamento de tempo para calcular o tempo de espera em todos os processos e etapas com precisão. Em seguida, identifique oportunidades de otimização. Depois de ter os dados básicos em mãos, a próxima pergunta é: como economizar tempo?

Automatize

Automatize processos que não precisam de interação ou intervenção humana. Isso pode ser tão simples quanto configurar fluxos de trabalho do tipo “se isso, então aquilo” no seu software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, se uma tarefa estiver atrasada, as pessoas serão automaticamente notificadas na matriz de escalonamento. Ou, se o designer tiver concluído uma tarefa, atribua-a automaticamente ao desenvolvedor.

O ClickUp Automations tem mais de 100 modelos para otimizar fluxos de trabalho, tarefas rotineiras, transferências de projetos e muito mais.

Programe melhor

Programe recursos para eliminar tempos de espera desnecessários. Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está fazendo o quê e atribuir tarefas. Incentive os membros da equipe a verem seus próprios relatórios de produtividade para atingirem suas metas de gerenciamento de tempo!

Se você não sabe por onde começar, os modelos de gerenciamento de tempo do ClickUp estão aqui para ajudar. Escolha entre os dez modelos e personalize-os de acordo com suas necessidades!

Faça previsões precisas

Reduza o prazo de gestão de estoque com técnicas como estoque de segurança, pontos de reabastecimento e quantidade econômica de pedido (EOQ) para otimizar os níveis de estoque. Use um software robusto de gestão de estoque para fazer o inventário!

Compartilhe conhecimento

Evite lacunas de conhecimento com documentação detalhada e compartilhamento de conhecimento. O ClickUp Docs foi projetado para ajudá-lo a escrever e compartilhar qualquer coisa dentro da organização. E mais? O ClickUp AI pode revisar, resumir e tornar as informações mais acessíveis.

Reduza o tempo de espera e otimize seu fluxo de trabalho com o ClickUp

Responder com precisão e rapidez à pergunta “Quanto tempo vai demorar?” é uma tarefa importante do gerente de projetos.

Isso ajuda em todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos no planejamento, programação, alocação de recursos, criação de contingências, recuperação de desastres, gerenciamento de partes interessadas, estratégia de entrada no mercado, etc.

Calcular com precisão o prazo de entrega é uma maneira simples, mas poderosa, de prever o futuro. No mundo em rápida evolução de hoje, minimizar o prazo de entrega pode ser o maior diferencial do seu negócio.

À medida que você investe mais na redução dos prazos de entrega, também aumenta a eficiência e a produtividade dos seus sistemas. Por exemplo, mesmo a automação mais simples reduz os prazos de entrega não apenas para esse processo, mas também para todo o fluxo de trabalho da organização.

Otimizar os prazos de entrega tem efeitos cumulativos, por isso o ClickUp foi projetado para lhe dar o poder de ver, medir e minimizar os prazos de entrega.

O software de gerenciamento de projetos gratuito e completo da ClickUp permite que você acompanhe o tempo das tarefas, monitore os prazos de entrega, avalie o desempenho, otimize métricas e automatize processos, tudo em um só lugar.

De agências de criação a gestão imobiliária, organizações de todos os setores entregam produtos e serviços rapidamente com o ClickUp. Veja por si mesmo.

Perguntas frequentes (FAQ)

1. O que é a fórmula do prazo de entrega?

Prazo de entrega = Tempo de conclusão – tempo de início

Embora essa seja a fórmula mais direta para o prazo de entrega, ela não explica por que o prazo de entrega é o número que é. Portanto, as organizações às vezes trabalham de forma antecipada. Nesses casos, o cálculo do prazo de entrega é o seguinte.

Prazo de entrega = prazo de aquisição + prazo de produção + prazo de entrega

2. O que é prazo de entrega versus tempo de ciclo?

Embora sejam um pouco semelhantes, essas duas métricas têm finalidades e necessidades diferentes. Aqui está uma visão geral do tempo de ciclo versus tempo de espera.

3. O que é o prazo de entrega?

O prazo de entrega refere-se ao tempo total entre o momento em que um cliente faz um pedido e o momento em que ele é entregue à sua porta.