"Quanto tempo levará?" e "quanto custará?" são as duas perguntas que todo comprador faria, seja um terno sob medida ou uma implementação de software.
Nesta postagem do blog, vamos explorar o que é necessário para responder à primeira pergunta, usando um conceito chamado lead time.
O que é lead time?
O lead time refere-se ao tempo total necessário para concluir um processo, desde o início até a conclusão. É a latência entre o momento em que um cliente faz um pedido e recebe seu produto ou serviço.
O conceito de lead time tem raízes no início da era industrial, ganhando destaque com o surgimento das práticas de gerenciamento da cadeia de suprimentos e de fabricação. Na manufatura, é o tempo que a unidade de produção leva para fabricar um produto. Isso pode se estender por algumas semanas.
A partir da manufatura, agora é uma métrica popular em vários setores. Quando você vai a um restaurante e pede o jantar, eles podem dizer: "aguarde 20 minutos para prepararmos sua comida" Esses 20 minutos são o lead time.
No desenvolvimento ágil de software, os gerentes de projeto usam o lead time para planejar sprints, programar a implantação, alocar recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas e muito mais.
Diferentes tipos de lead times
Dependendo de suas metas, você pode medir os prazos de entrega de todo o processo ou apenas de algumas partes. Alguns dos diferentes tipos de lead times são os seguintes.
Tempo de produção
O tempo total necessário para fabricar um produto, desde o início do processo de produção física até sua conclusão, é chamado de lead time de produção.
Considere uma empresa de fabricação de móveis que produz mesas personalizadas. Se for necessário:
- 2 dias para receber os materiais
- 3 dias para cortar e montar
- 1 dia para lixar
- 2 dias para verniz e acabamento
- 1 dia para inspeção
O tempo total de produção é de nove dias. Se houver alguma lacuna ou tempo de espera devido à indisponibilidade de membros da linha de montagem/equipe, isso também deve ser incluído.
Prazo de entrega do material
O tempo entre a colocação de um pedido de materiais e o recebimento deles, prontos para uso na produção, é chamado de lead time de material.
Ele inclui o tempo que o fornecedor leva para processar o pedido, preparar/fabricar a matéria-prima, embalá-la e enviá-la para a sua linha de montagem.
O lead time de material geralmente é a primeira parte do lead time de produção. Quer seja um fabricante de automóveis comprando alumínio ou um padeiro comprando açúcar, o lead time de material define quando você pode começar a trabalhar.
Lead time de fabricação
O tempo total necessário para fabricar um produto, desde o início da produção até a conclusão do produto final, é chamado de lead time de fabricação. Ele abrange todos os estágios do processo de fabricação, inclusive a preparação,
e montagem.
Enquanto o lead time de produção inclui o tempo de recebimento de materiais, inspeção, etc., o lead time de fabricação é apenas o tempo necessário para criar o produto.
De acordo com o exemplo anterior, o lead time de fabricação seria de seis dias, sem incluir os dois dias para receber materiais e um dia para inspeção.
Lead time de aquisição
O período entre a solicitação de compra de bens ou serviços e sua entrega é chamado de lead time de aquisição.
Ele abrange o processamento da requisição, a criação do pedido de compra, a seleção do fornecedor, a fabricação e a entrega. O lead time de aquisição começa antes do lead time de material, mas também o inclui.
O lead time de aquisição ajuda as equipes de projeto a avaliar a latência resultante de processos fora de sua alçada imediata.
Prazo de entrega do cliente
O período entre o momento em que um cliente faz um pedido e o recebimento do produto ou serviço é chamado de lead time do cliente.
Em um restaurante de fast-food como o McDonald's, o lead time é minimizado pelo pré-processamento dos itens muito antes da realização do pedido, o que é possível devido à padronização dos serviços. Isso também se aplica às ferramentas de SaaS. Um cliente pode ter acesso instantâneo ao software porque o produto já foi criado e está pronto para ser enviado.
No entanto, se você estiver adquirindo um logotipo personalizado para a sua marca, os prazos de entrega ao cliente incluirão todo o processo de produção.
Prazo de entrega da remessa
O tempo entre o momento em que um produto está pronto para ser enviado nas instalações e a entrega em seu destino final é chamado de lead time de remessa. Esse período inclui a preparação do produto para remessa, o manuseio, o trânsito e a entrega ao cliente ou ao local do projeto.
No gerenciamento moderno da cadeia de suprimentos, o lead time de remessa é uma métrica importante. Por exemplo, se o seu smartphone está sendo montado na China ou na Índia, sua capacidade de vendê-lo nos EUA depende do tempo que o fornecedor leva para enviá-lo para você. Portanto, seus planos de entrada no mercado devem acomodar os lead times de remessa.
Prazo de entrega cumulativo
A soma total dos lead times em vários processos é chamada de lead time cumulativo ou lead time da cadeia de suprimentos. Ele inclui os prazos de entrega de todos os seus componentes e processos, desde o pedido inicial de matérias-primas até a entrega do produto acabado ao cliente final.
Com tantos tipos de lead times aplicáveis a várias situações e ambientes, calcular o lead time pode ser um desafio. Por isso, trouxemos ajuda. Aqui está a fórmula do lead time e um processo passo a passo para calculá-lo.
Como calcular o lead time?
A maneira mais simples de calcular o lead time é examinar os dados anteriores e calcular o tempo entre a data de início e a data de término.
Por exemplo, se o processo começar em 01/01/2024 e terminar em 31/01/2024, o lead time será de 31 dias. Em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, é possível calcular automaticamente os prazos médios com base em dados históricos.
Visão da linha do tempo do ClickUp para calcular os tempos de espera
Embora ofereça uma excelente visualização consolidada, essa fórmula de tempo de espera não fornece a entrada granular necessária para melhorar a eficiência. Portanto, outra maneira de abordar isso é trabalhar para frente. Veja como.
1. Identifique os componentes do lead time
Comece dividindo o processo em seus principais componentes, tais como:
- Aquisição de matérias-primas
- Pré-processamento
- Produção/manufatura
- Período de resfriamento, se houver
- Latência/tempos de espera
- Controle de qualidade e inspeção
- Montagem
- Embalagem
- Processamento de pedidos
- Expedição e logística
Nem todos os processos afetarão o lead time. Em alguns casos, eles podem ser chamados ou executados de forma diferente.
Por exemplo, na engenharia de software, o empacotamento pode incluir a conteinerização e o envio pode ser a implantação. Para esses projetos,
O controle de tempo do projeto do ClickUp
é uma ferramenta fantástica para medir com precisão. Para controlar o tempo no ClickUp, os membros da equipe podem iniciar e parar o cronômetro, adicionar um intervalo ou simplesmente inserir o tempo gasto em horas/minutos retroativamente!
Controle o tempo, defina estimativas, adicione notas e visualize relatórios de seu tempo de qualquer lugar no ClickUp
Portanto, escolha todos os componentes aplicáveis ao seu negócio.
2. Medir tempos de espera individuais
Com base nos componentes que se aplicam a você, calcule os prazos de entrega individuais.
Fórmula de lead time de aquisição: Data de recebimento do pedido - data da requisição da equipe do projeto.
Se você usar
Formulários ClickUp
para coletar requisições, será muito mais fácil inserir a data de recebimento e visualizar o tempo de espera no painel.
Visualização de formulários do ClickUp para coletar requisições de clientes sem complicações
Embora a equipe do projeto tenha pouco controle sobre a rapidez com que a equipe de compras trabalha, esse tempo de espera é fundamental para a eficiência geral do processo.
Fórmula de lead time de produção/fabricação: Data da produção final - data de recebimento das matérias-primas. Use essa métrica para determinar o tempo necessário para transformar matérias-primas ou componentes no produto final, incluindo tempos de preparação, processamento, montagem, garantia de qualidade ou inspeção.
Fórmula do lead time de envio: Tempo de entrega ao cliente - tempo de envio do depósito. Algumas empresas incluem a embalagem no lead time de fabricação, enquanto outras a consideram um processo relacionado à remessa. Escolha o que é mais adequado para você.
3. Adicione-os!
Some os lead times individuais (aquisição, produção e envio) para obter o lead time total ou o lead time real do pedido.
Campos da fórmula ClickUp
podem simplificar muito as coisas com funções de data e hora, funções de cadeia de caracteres, funções lógicas e funções matemáticas.
Campos de fórmula do ClickUp para executar cálculos avançados com facilidade
Enquanto você faz isso, lembre-se de algumas coisas.
Considere o tempo de buffer: Se estiver usando lead times como referência para decidir a data de entrega prometida ao cliente, adicione algum tempo de buffer para cobrir atrasos imprevistos ou variabilidade no processo.
Por exemplo, um pequeno atraso em uma etapa pode ter um impacto cumulativo nas etapas seguintes. Use o
Gráfico de Gantt do ClickUp
para visualizar as dependências e o impacto geral no cronograma de entrega.
Gráfico de Gantt do ClickUp para planejamento de projeto baseado em lead time
Divida o tempo de espera em detalhes granulares: A maioria das empresas calcula os prazos de entrega para aumentar a eficiência. Se esse for o caso, você deve manter todos os detalhes granulares. Por exemplo, você precisa saber se o desembaraço alfandegário ocupa a maior parte dos prazos de entrega da remessa.
Exemplos de lead time
O lead time é simplesmente o tempo entre o início e o fim de um processo. Em todos os setores, empresas, projetos e equipes, há centenas de exemplos de lead time.
Lead time na manufatura
Digamos que você seja um fabricante de camisetas de algodão vendidas em lojas de varejo. Seu lead time seria o total de:
- Tempo de aquisição de algodão (15 dias)
- Tempo de aquisição de outros materiais, como linhas, botões, materiais de embalagem, etc. (3 dias)
- Tempo de produção/processamento para medir, cortar, costurar, passar, dobrar e adicionar etiquetas (1 dia)
- Tempo de inspeção (1 dia)
- Tempo de embalagem (3 dias)
- Tempo de envio para o varejista (12 dias)
Prazo de entrega total = 35 dias
Lead time no gerenciamento de projetos de software
Os projetos de desenvolvimento de software podem ser um pouco diferentes. As fases de planejamento e arquitetura podem ser muito mais longas, mas o restante pode acontecer em sprints curtos, que se desenvolvem de forma incremental.
Portanto, os prazos de entrega são normalmente calculados a partir do momento em que uma história de usuário está pronta até o momento em que o recurso é implantado.
Benefícios da redução do lead time
O lead time informa quanto tempo você leva para fazer o trabalho. Por extensão, você pode saber o quanto pode produzir em um determinado momento. Por exemplo, se uma pessoa pode desenvolver um recurso em uma semana (ou seja, seu lead time), você pode planejar a alocação de recursos e a capacidade com base no número de recursos que precisa desenvolver a cada semana.
Com um lead time reduzido, ou seja, se uma pessoa puder desenvolver dois recursos por semana, você poderá aumentar a receita, a eficiência, a satisfação do cliente, a vantagem competitiva e muito mais!
Satisfação do cliente: Quando você consegue entregar um produto mais cedo a um cliente, é provável que ele fique mais satisfeito. É por isso que a redução do lead time de entrega - ou seja, o tempo de entrega de um produto,
-é uma métrica essencial para empresas de comércio eletrônico como a Amazon, que investem pesadamente em armazenagem, logística e automação para o atendimento de pedidos.
Eficiência: Um lead time mais curto significa que você pode fazer mais com a mesma duração, melhorando a eficiência do processo. A maior eficiência também acelera a produção e reduz os custos de armazenamento e retenção.
Agilidade: A redução do lead time de execução do projeto aumenta a capacidade da empresa de responder rapidamente às mudanças do mercado ou atender à demanda dos clientes. Durante a COVID-19, as organizações que puderam trabalhar remotamente e criar experiências digitais rapidamente - em prazos mais curtos - obtiveram uma imensa vantagem competitiva.
Gerenciamento de estoque: Prazos de entrega mais curtos levam a níveis de estoque reduzidos - a vantagem fundamental que as empresas automobilísticas japonesas viram pela primeira vez com a produção enxuta. Isso liberou espaço no depósito, reduziu a obsolescência do estoque e diminuiu o capital em estoque, melhorando a saúde financeira geral da empresa.
Os benefícios da redução dos prazos de entrega podem ser observados em todo o processo. Mas como você conseguiria isso? Aqui estão algumas dicas.
Estratégias para reduzir o lead time
Para otimizar qualquer coisa, você precisa conhecer o estado atual. Portanto, comece por aí.
Use
aplicativos de gerenciamento de tempo
para calcular o tempo de espera em todos os processos e estágios com precisão. Em seguida, identifique as oportunidades de otimização. Uma vez que você tenha os dados básicos na ponta dos dedos, a próxima pergunta é:
?
Automatizar
Automatize os processos que não precisam de interação ou intervenção humana. Isso pode ser tão simples quanto a configuração de fluxos de trabalho do tipo "se isso, então, aquilo" em seu software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, se uma tarefa estiver atrasada, as pessoas serão notificadas automaticamente na matriz de escalonamento. Ou, se o designer tiver concluído uma tarefa, atribua-a automaticamente ao desenvolvedor.
Automações do ClickUp
tem mais de 100 modelos para otimizar fluxos de trabalho, tarefas de rotina, transferências de projetos e muito mais.
Automatizações do ClickUp para economizar tempo e se concentrar no que importa
Agendar melhor
para eliminar tempos de espera desnecessários. Use a visualização ClickUp Workload para ver quem está fazendo o quê e atribuir trabalho. Incentive os membros da equipe a verem seus próprios relatórios de produtividade para alcançar seus objetivos
metas de gerenciamento de tempo
!
Visão da carga de trabalho do ClickUp para realocar recursos
Se você não tiver certeza de por onde começar, a visualização de carga de trabalho do ClickUp
modelos de gerenciamento de tempo
estão aqui para ajudar. Escolha entre os dez modelos e personalize-os de acordo com suas necessidades!
Previsão precisa
Reduza o lead time de gerenciamento de estoque com técnicas como estoque de segurança, pontos de reabastecimento e quantidade de pedido econômico (EOQ) para otimizar os níveis de estoque. Utilize técnicas robustas
software de gerenciamento de estoque
para fazer um balanço!
Compartilhar conhecimento
Evite lacunas de conhecimento com documentação detalhada e compartilhamento de conhecimento.
Documentos do ClickUp
foi projetado para ajudá-lo a escrever e compartilhar qualquer coisa dentro da organização. E mais?
IA do ClickUp
pode revisar, resumir e tornar as informações mais acessíveis.
ClickUp AI, a primeira rede neural do mundo que conecta tarefas, documentos, pessoas e todo o conhecimento de sua empresa com IA.
Reduza o tempo de espera e otimize seu fluxo de trabalho com o ClickUp
Responder com precisão e instantaneamente à pergunta - Quanto tempo vai demorar? - é uma tarefa importante do gerente de projetos.
Ela ajuda em todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos no planejamento, programação, alocação de recursos, criação de contingências, recuperação de desastres, gerenciamento de partes interessadas, estratégia de entrada no mercado etc.
Calcular com precisão o lead time é uma maneira simples, mas poderosa, de prever o futuro. No mundo em rápida evolução de hoje, minimizar o lead time pode ser o maior diferencial de sua empresa.
Ao investir mais na redução dos lead times, você também aumenta a eficiência e a produtividade dos seus sistemas. Por exemplo, até mesmo a automação mais simples reduz os tempos de espera não apenas para esse processo, mas também para todo o fluxo de trabalho organizacional.
A otimização dos tempos de espera tem efeitos combinados, portanto, o ClickUp foi projetado para dar a você o poder de ver, medir e minimizar os tempos de espera.
O sistema tudo-em-um do ClickUp
software gratuito de gerenciamento de projetos
permite que você acompanhe o tempo das tarefas, monitore os prazos de entrega, meça o desempenho, otimize as métricas e automatize os processos, tudo em um só lugar.
De agências de criação à administração de imóveis, organizações de todo o espectro fornecem produtos e serviços rapidamente com o ClickUp. Veja você mesmo.
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Perguntas frequentes (FAQ)
1. O que é a fórmula do lead time?
Lead time = tempo de conclusão - tempo de início
Embora essa seja a fórmula de lead time mais direta, ela não explica por que o lead time tem o número que tem. Portanto, as organizações às vezes trabalham para frente. Nessas ocasiões, o cálculo do lead time é o seguinte.
Lead time = lead time de suprimento + lead time de produção + lead time de entrega
2. O que é lead time vs. tempo de ciclo?
Embora um pouco semelhantes, essas duas métricas servem a propósitos e necessidades diferentes. Aqui está uma visão geral de
tempo de ciclo vs. tempo de execução
.
| tempo do ciclo | Tempo do ciclo | ||
|---|---|---|---|
| Definição | Tempo total gasto desde o momento em que o cliente faz um pedido até a entrega do pedido | Tempo necessário para concluir uma tarefa ou processo específico na produção de um único item | |
| Escopo | Mede o processo de ponta a ponta | Mede o tempo gasto em um segmento/subprocesso específico | |
| Objetivo: Estimar os prazos de entrega Planejar as atividades da cadeia de suprimentos Fornecer um cronograma para os clientes Gerenciar o estoque Avaliar a eficiência operacional Identificar gargalos Otimizar os processos de produção | |||
| Fórmula | Data de entrega - Data de solicitação do pedido | Tempo total de produção/número de unidades produzidas |
Diferença entre lead time e tempo de ciclo
3. O que é lead time para entrega?
O lead time para entrega refere-se ao tempo total desde o momento em que um cliente faz um pedido até o momento em que ele é entregue em sua porta.