Independentemente de você fazer parte de uma equipe pequena ou grande, as ineficiências de engenharia frustram toda a equipe, prejudicam os relacionamentos com os clientes e levam a perdas financeiras. Elas desperdiçam recursos valiosos, fazendo com que seus projetos fiquem aquém das expectativas e dos cronogramas.
Nesse sentido, vamos explorar um conceito que salva as equipes de engenharia de situações complicadas: a eficiência da engenharia. Discutiremos tudo, desde o que é até como implementá-la de forma eficaz.
O que é eficiência de engenharia?
A eficiência da engenharia refere-se à obtenção dos resultados desejados com o mínimo de desperdício de recursos, como tempo, materiais, energia ou força de trabalho. Quanto mais próxima a sua produção estiver do resultado planejado, maior será a sua eficiência de engenharia. Isso é útil quando gerenciar engenheiros e envolve a otimização de processos, projetos e metodologias para maximizar a produção e minimizar a entrada.
O objetivo é aumentar a produtividade e reduzir os custos.
Importância da eficiência da engenharia no desenvolvimento de projetos
A eficiência da engenharia garante:
- Os projetos sejam concluídos dentro do prazo programado, sem atrasos
- Os custos do projeto sejam minimizados por meio da otimização da utilização dos recursos, da redução do desperdício e da prevenção de despesas desnecessárias. Isso é particularmente importante em projetos com orçamentos apertados ou financiamento fixo
- Os riscos são identificados e atenuados no início do ciclo de vida do projeto para reduzir a probabilidade de erros dispendiosos, retrabalho ou falhas no projeto
- A qualidade é mantida em um padrão que atende ou excede as expectativas do cliente
A eficiência da engenharia é particularmente crucial para projetos nas seguintes áreas:
- Desenvolvimento de software
- Engenharia mecânica
- Engenharia civil
- Engenharia industrial
- Sistemas de energia
- Gerenciamento da cadeia de suprimentos
- Engenharia ambiental
Uma visão geral do ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas
Você pode se deparar com outro termo intimamente relacionado à eficiência da engenharia - Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Sistemas (SDLC).
O SDLC é uma abordagem estruturada usada explicitamente na engenharia de software e no desenvolvimento de sistemas de informação. Você tem uma série de fases que garantem o desenvolvimento eficiente e eficaz de software ou sistemas de informação e, ao mesmo tempo, atendem às necessidades das partes interessadas.
As fases típicas do SDLC incluem:
- Planejamento
- Análise
- Projeto
- Implementação
- Testes
- Implementação
- Manutenção
O conceito promove uma abordagem cíclica para o desenvolvimento de projetos, oferecendo amplas oportunidades de avaliação e iteração. Se executado corretamente, o SDLC aumentará a eficiência da engenharia ao otimizar utilização de recursos , simplificando processos e gerenciando riscos.
Você pode melhorar continuamente sem interromper seu fluxo de trabalho adotando o desenvolvimento ágil de software, o que nos leva ao próximo tópico.
Papel do desenvolvimento ágil de software no aumento da eficiência
O desenvolvimento ágil de software é uma abordagem iterativa que prioriza a flexibilidade, a colaboração e o fornecimento de valor consistente ao cliente por meio de melhorias incrementais e iterações rápidas.
Os líderes de engenharia que a utilizam se concentram em três aspectos:
- Planejamento adaptativo
- Feedback contínuo
- Colaboração estreita entre equipes multifuncionais
As equipes de engenharia que adotam metodologias ágeis podem responder rapidamente às mudanças nos requisitos e nas demandas do mercado.
De acordo com Harvard Business Review as empresas que adotam metodologias ágeis registram um crescimento de 60% na receita, o que indica a eficácia dessa abordagem no aumento da eficiência.
Métricas e indicadores-chave de desempenho para uma engenharia eficiente
As métricas de eficiência são medidas padronizadas e quantificáveis que ajudam a avaliar a taxa de sucesso de seus esforços para obter eficiência na engenharia.
Elas fornecem insights sobre o custo e o tempo do projeto, alocação de recursos e utilização, desempenho e qualidade, ajudando-o a tomar medidas estratégicas e mensuradas para melhorá-los.
Veja a seguir mais detalhes sobre essas métricas valiosas para ajudá-lo a melhorar a eficiência da engenharia.
1. Tempo de ciclo
O tempo de ciclo é a duração necessária para concluir uma tarefa ou um processo específico (do início ao fim) e geralmente é rastreado por meio de registros de data e hora ou software de rastreamento de tempo.
Fórmula para medir o tempo de ciclo: Tempo de ciclo = tempo total/número de ciclos
Por exemplo, suponha que uma equipe de software conclua 10 recursos em 20 dias úteis. Nesse caso, o tempo total seria de 20 dias úteis e o número de ciclos seria de 10.
Tempo de ciclo = 20 dias úteis / 10 recursos = 2 dias úteis por recurso.
Tempos de ciclo reduzidos significam maior produtividade, rendimento e minimização de atrasos, enquanto tempos de ciclo longos indicam ineficiências.
2. Tempo de codificação
O tempo de codificação mede a duração que os engenheiros de software gastam escrevendo ou modificando o código. Acompanhe-o usando ferramentas de controle de tempo, ferramentas de gerenciamento de projetos para engenheiros de software ou sistemas de controle de versão. A métrica é essencial para cumprir prazos, identificar gargalos prontamente e programar recursos de forma eficaz .
Longo tempo de codificação significa que seus desenvolvedores levam muito tempo para escrever código, indicando que há espaço para otimizar os processos.
3. Tempo de inatividade
O tempo de inatividade mede a unidade de tempo em que o equipamento ou os processos de produção não estão operando devido a manutenção, falhas ou outros fatores. Acompanhe-o com registros de tempo de inatividade ou sistemas de monitoramento de equipamentos e use o tempo de inatividade para identificar problemas recorrentes e encontrar soluções permanentes.
Um tempo de inatividade alto sugere interrupções frequentes ou falhas no processo, enquanto um tempo de inatividade baixo aponta para processos confiáveis.
4. Tempo de coleta
O tempo de coleta ou de resposta mede o tempo para responder e abordar solicitações ou tarefas recebidas, como consultas de clientes ou tíquetes de suporte.
Acompanhe essa métrica por meio de sistemas de tíquetes padrão, como o SupportBee ou o Help Scout.
Um tempo de resposta curto significa que seu processo de resolução de problemas é eficiente, enquanto um tempo de resposta longo indica que você precisa acelerar o atendimento ao cliente.
5. Tempo de revisão
O tempo de revisão é o tempo gasto para avaliar tarefas ou resultados. Ele pode ser rastreado usando ferramentas de mapeamento de processos ou rastreando manualmente os ciclos de feedback.
6. Tempo de implementação
Diferentemente do tempo de inatividade, o tempo de implementação é uma métrica de eficiência específica para atualizações de software - essencial em análise de processos para engenharia de software.
Também chamado de tempo de implementação ou lead time de implantação, o tempo de implantação mede o tempo gasto desde o início de uma solicitação ou tarefa de recurso até sua liberação para testes ou para um ambiente de produção.
Um tempo de implantação baixo significa ciclos de lançamento mais rápidos, entrega mais rápida de novos recursos ou correções para os usuários finais e agilidade geral no desenvolvimento de software. Um tempo de implementação alto indica complicações no processo de implementação e a necessidade de melhorar a eficiência do engenheiro. A otimização dessa métrica pode acelerar o tempo de lançamento no mercado.
7. Frequência de implementação
A frequência de implementação refere-se à frequência com que você implementa atualizações ou alterações de software em um período de tempo específico. É possível monitorá-la usando registros de implementação ou calendários de lançamento.
Essa métrica é mais importante para as equipes que operam em ambientes hipercompetitivos, como SaaS, comércio eletrônico e finanças. Uma alta frequência de implementação indica que você pode fornecer valor aos usuários mais rapidamente, enquanto uma frequência mais baixa significa que está levando mais tempo para melhorar seu produto.
8. Taxa de correção na primeira vez (FTFR)
A taxa de correção inicial avalia a porcentagem de problemas de equipamentos ou sistemas resolvidos com sucesso na primeira tentativa.
Fórmula para medir a taxa de correção inicial: Taxa de correção na primeira tentativa = (número de incidentes resolvidos na primeira tentativa/número total de incidentes) x 100
Por exemplo, digamos que a sua equipe de suporte técnico receba 100 tíquetes de suporte em um mês e, desses tíquetes, 80 sejam resolvidos com êxito sem a necessidade de assistência adicional ou retornos de chamada.
A taxa de correção na primeira tentativa seria FTFR = (80 / 100) x 100 = 80%.
Uma FTFR baixa indica ineficiências no processo de resolução de problemas, o que pode levar à insatisfação do cliente. Uma FTFR alta significa que sua equipe de suporte ao cliente ou de manutenção é altamente eficiente no diagnóstico e na resolução de problemas no primeiro contato.
9. Taxa de retrabalho
Idealmente, você gostaria que todas as máquinas/códigos fossem perfeitos e nunca quebrassem. No entanto, erros acontecem durante o processo de montagem ou o ciclo de desenvolvimento de software.
No desenvolvimento de software, a taxa de retrabalho é a porcentagem de alterações de código em que um engenheiro reescreve um código atualizado recentemente (com menos de 30 dias).
Embora um pouco de retrabalho seja uma parte natural do processo de desenvolvimento de software (esse número varia de acordo com a experiência e o trabalho do colaborador), uma alta taxa de retrabalho indica especificações pouco claras, mudanças nos requisitos do produto e falta de familiaridade com a base de código.
10. Utilização de recursos
O planejamento de recursos é um KPI integral para a eficiência da engenharia, pois ajuda os gerentes de projeto a medir o desempenho e o esforço em um período de tempo específico.
Esse insight permite que os gerentes de projeto prevejam os recursos disponíveis em várias categorias para que possam planejar os cronogramas da força de trabalho e garantir a saúde ideal dos projetos.
A fórmula para calcular a utilização de recursos é: Total de horas faturáveis/ Total de horas de trabalho disponíveis x 100
11. Saldo/limites de WIP (Work-in-Progress)
WIP é qualquer tarefa que tenha sido iniciada, mas não concluída. As organizações precisam diminuir o estágio de WIP porque quanto mais tempo uma tarefa ou item permanecer no estágio de trabalho em andamento, menos eficientes serão a equipe e a empresa.
No desenvolvimento ágil de produtos, a definição de limites de WIP permite identificar ineficiências e gargalos, limpar o pipeline para evitar multitarefas, atender às exigências dos clientes com atualizações regulares e manter o ritmo ideal entre ociosidade e excesso de trabalho.
Como você determina seu saldo de WIP?
Primeiro, lembre-se de que o saldo de WIP é intercambiável e, se estiver fazendo isso pela primeira vez, há uma boa chance de cometer erros.
Para começar, considere duas coisas:
- O número de pessoas na sua equipe
- O número de tarefas em que todos precisam trabalhar em um determinado momento
O saldo de WIP ficará na faixa de:
- Tamanho da sua equipe + 1
- Tamanho da sua equipe x 2
Para uma equipe de 15 pessoas, seu limite de WIP deve estar entre 16 (15+1) e 30 tarefas (15×2).
No entanto, lembre-se de repetir os limites de WIP até que eles funcionem melhor para a sua equipe.
12. Precisão do planejamento
Se você é um gerente de projeto ou faz parte de uma equipe de desenvolvimento de software que se movimenta rapidamente, esta pergunta lhe parecerá familiar: Quanto tempo isso levará?
Uma pesquisa recente descobriu que a precisão média do planejamento de mais de 2.000 equipes estava abaixo de 50%.
A precisão do planejamento é definida como o número de produtos, o backlog de produtos ou as iterações que sua equipe pode enviar dentro de um prazo específico.
Essa estimativa será baseada no escopo e na complexidade do projeto, na disponibilidade de recursos, na experiência da equipe e no acesso a recursos relevantes.
Use as ferramentas de gerenciamento de projetos ClickUp para medir a precisão do planejamento para produtividade do desenvolvedor . Isso permitirá que você entenda os recursos da sua equipe e a quantidade de trabalho que poderá realizar no futuro.
Como medir a eficiência da engenharia?
A primeira etapa para medir a eficiência da engenharia é mapear seus processos. Sua eficiência geral de engenharia é o agregado da eficiência de processos individuais, portanto, é essencial ter uma visão clara deles.
Para mapear um processo listar as etapas e organizá-las em ordem cronológica (ou lógica).
Talvez você também queira usar um auxílio visual como o Modelo de quadro branco de mapa de processos do ClickUp para facilitar as coisas:
Visualize como as tarefas fluem para cada estágio do projeto e categorize-as em metas, atividades e itens de ação com o modelo de mapa de processos do ClickUp
O modelo permite que você determine o objetivo, as atividades e os itens de ação de cada estágio do processo e entenda as dependências. Por que não usar um pedaço de papel para mapear os processos? Este modelo oferece vários benefícios:
- Oferece uma visão abrangente de processos longos. O quadro branco é infinito, o que significa que você pode diminuir o zoom e adicionar quantos estágios quiser
- Fácil de atualizar e modificar durante as atualizações do processo
- Agiliza a colaboração entre os associados de engenharia
- Funcionalidade de arrastar e soltar para facilitar o uso
A próxima etapa é a coleta de dados. Depois de mapear seus processos, você deseja coletar dados relevantes para cada estágio para calcular as métricas. Há três categorias principais de dados a serem coletados:
- Tempo: Isso inclui dados sobre o tempo necessário para concluir um processo, como design, desenvolvimento, teste, depuração e implementação
- Utilização de recursos: Os dados relacionados à utilização de recursos ajudam a determinar a eficácia do uso dos recursos (como recursos humanos, equipamentos e software)
- Satisfação do cliente: A satisfação do cliente vem do feedback do cliente, de pesquisas, do Net Promoter Score (NPS) ou de tíquetes de suporte ao cliente
A categoria mais importante aqui é o tempo, que ajuda a calcular a maioria de nossas métricas de eficiência. O ClickUp oferece uma extensão gratuita do Chrome que monitora o tempo em desktops, celulares e navegadores da Web.
Vincule esse tempo a qualquer tarefa em que sua equipe esteja trabalhando no ClickUp e, em seguida, use Painel de controle do ClickUp para determinar o tempo que cada processo leva.
Veja a seguir a aparência do painel de controle de tempo:
Compare visualmente as cargas de trabalho da equipe e acompanhe a progressão com a visualização da Linha do Tempo do ClickUp
A etapa final é calcular as métricas de eficiência de engenharia para obter insights orientados por dados. As Modelo de KPI do ClickUp é um verdadeiro salva-vidas aqui. O modelo permite que você crie métricas personalizadas para acompanhar e definir metas e acompanhar o progresso para ver como você está se saindo em relação a elas.
Mantenha o controle de suas métricas de sucesso com o modelo de indicador-chave de desempenho (KPI) do ClickUp
Evitando erros comuns na medição da eficiência da engenharia
Aqui estão alguns erros comuns na medição da eficiência da engenharia que devem ser evitados:
- Focar em métricas quantitativas básicas, como custo e tempo, sem considerar fatores complexos e mais detalhados, como a utilização de recursos e a satisfação do cliente
- Reduzir excessivamente o foco em processos específicos, departamentos ou métricas individuais. Isso leva à negligência em relação ao contexto organizacional mais amplo, a insights incompletos e à perda de oportunidades de otimização
- Uso de abordagens de medição desatualizadas ou inflexíveis que não se adaptam às mudanças na dinâmica dos negócios
- Medição de métricas de eficiência irrelevantes não diretamente ligadas aos objetivos estratégicos da organização, o que leva à alocação ineficiente de recursos
- Falha na validação de fontes de dados, metodologias e suposições, resultando em deduções imprecisas
Uma das maneiras mais fáceis de evitar esses erros é usar ClickUp para equipes de software . Veja por quê:
Os painéis do ClickUp 3.0 oferecem aos gerentes de projetos ágeis uma visão rápida das tarefas e prioridades restantes da equipe para a semana, bem como gráficos detalhados de burnup e burndown
- O ClickUp oferece dados precisos e em tempo real, para que suas métricas de eficiência estejam sempre atualizadas e válidas
- O ClickUp permite que vários membros da equipe e partes interessadas multifuncionais colaborem nos cálculos de eficiência de engenharia, de modo que as suposições incorretas de uma única pessoa não possam distorcer a interpretação dos dados
- Modelos de engenharia do ClickUp -como o Modelo de processo de desenvolvimento de software do ClickUp-garanta que você não deixe de fora estágios essenciais de um processo ao calcular a eficiência
Outras considerações para evitar erros de eficiência de engenharia incluem:
- Incluir pelo menos uma métrica não financeira (satisfação do cliente ou envolvimento dos funcionários) em suas medições de eficiência. Esses aspectos da eficiência comumente negligenciados podem afetar diretamente o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo
- Antes de analisar as métricas departamentais, certifique-se de que elas estejam alinhadas com as metas e prioridades gerais da empresa
- Implemente um processo de revisão mensal para identificar oportunidades de eficiência e implementar melhorias
- Verifique novamente as fontes de dados e a metodologia antes de concluir as métricas de eficiência para garantir sua validade
- Invista em treinamento e desenvolvimento para que suas equipes de engenharia estejam cientes das mais recentes tecnologias e práticas de engenharia
Como melhorar a eficiência de sua engenharia?
Aqui estão quatro práticas recomendadas que você pode implementar para melhorar a eficiência geral e a produção como líder de engenharia.
1. Os líderes de engenharia e as equipes de engenharia devem desenvolver uma mentalidade de investidor
Tanto os gerentes quanto os desenvolvedores devem priorizar tarefas e projetos com base em seu potencial retorno sobre o investimento (ROI) para a organização.
Avalie o valor e o impacto de cada esforço de engenharia e aloque recursos estrategicamente para maximizar a eficiência e os resultados gerais. Evite investir tempo em novos recursos excessivamente complicados ou nas últimas tendências se eles não trouxerem um alto ROI.
Essa mentalidade também ajuda as equipes a encontrar o equilíbrio certo entre a criação de novos recursos e a redução do débito tecnológico.
2. Use ferramentas de automação
Crie automação personalizada com o ClickUp para automatizar todas as suas tarefas de rotina
Identifique tarefas e fluxos de trabalho repetitivos e tediosos e, em seguida, selecione as ferramentas apropriadas ou desenvolva scripts de automação personalizados para simplificar os processos .
Várias ferramentas aumentam a engenharia eficiência do processo identificando áreas para automação. Por exemplo, o Ansible automatiza o provisionamento de nuvem e a implantação de aplicativos, enquanto o Travis CI ajuda a executar testes automatizados. Se estiver usando o ClickUp para seus processos de gerenciamento de projetos, ele também permite automatizar tarefas repetitivas e fluxos de trabalho baseados em acionadores.
3. Evite escrever código extra
Ajude seus engenheiros a adotar princípios de design modular e a buscar a simplicidade e a reutilização do código. Concentre-se em dividir os projetos em módulos, funções ou classes menores e autônomos e minimize a duplicação de código consolidando as funcionalidades comuns em componentes reutilizáveis.
Também é uma boa ideia ensinar a sua equipe a aproveitar as bibliotecas, as estruturas e os padrões de design existentes sempre que possível para evitar reinventar a roda, aumentar a produtividade do desenvolvedor e fornecer prontamente uma melhor qualidade de código.
4. Use uma ferramenta de desenvolvimento de projetos para gerenciar sua equipe de engenharia
Escolha uma solução abrangente que ofereça todas as ferramentas necessárias para planejar e desenvolver seu produto em um só lugar.
Por exemplo, a solução de gerenciamento de produtos da ClickUp oferece tudo o que você precisa para planejar e executar seu projeto em uma plataforma intuitiva:
- Cérebro ClickUp ajuda você a gerar planos e documentação de produtos para acelerar o processo de desenvolvimento, além de fornecerFerramentas de IA para automatizar o trabalho repetitivo
- Tarefas do ClickUp possibilitam fluxos de trabalho ágeis para que você possa seguir as práticas recomendadas de desenvolvimento de produtos. Ele permite que você crie um roteiro de produto compartilhado que incorpore feedback, épicos e sprints para que toda a sua equipe saiba qual é a próxima etapa
- Documentos do ClickUp é uma base de documentação central que suporta edição avançada, comentários, marcação de equipe e integração com fluxos de trabalho de produtos para uma colaboração eficaz
- ClickUp Whiteboards ajuda você e sua equipe a planejar e mapear ideias e convertê-las em produtos que geram ROI
- ClickUp Dashboards ajudam você a acompanhar o progresso de um determinado projeto, identificar gargalos e medir a produtividade
Aproxime as equipes com fluxos de trabalho conectados, documentos e painéis em tempo real com a ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp
Otimize a eficiência da engenharia da sua equipe com o ClickUp
A eficiência da engenharia mede sua capacidade de atingir suas metas sem desperdiçar recursos. Várias métricas de eficiência ajudam a determinar a eficiência de seus processos de engenharia, como tempo de ciclo, tempo de implantação e tempo de codificação.
Ao calcular essas métricas, você deve mapear seus processos, coletar dados sobre cada um deles e criar relatórios usando o ClickUp.
Use Modelos pré-criados do ClickUp para organizar e rastrear métricas importantes de eficiência e ver como está seu desempenho. Não se esqueça de ler sobre os erros comuns que as equipes cometem ao determinar a eficiência para que sua análise seja válida, útil e acionável.
Interessado em ver como uma plataforma como o ClickUp pode ajudá-lo a melhorar a eficiência da engenharia? Registre-se hoje mesmo para uma avaliação gratuita.
FAQs comuns
1. O que você quer dizer com eficiência de engenharia?
A eficiência da engenharia refere-se à capacidade de obter o máximo de resultados com o mínimo de recursos, mantendo os padrões de qualidade. Você otimiza os fluxos de trabalho e usa os recursos de forma eficiente para aumentar a produtividade, reduzir o desperdício e melhorar a capacidade de engenharia.
2. Como você mede a eficiência da engenharia?
Você mede a eficiência da engenharia usando várias métricas quantitativas e qualitativas. Elas incluem métricas como:
- Tempo de ciclo: O tempo de ciclo refere-se à duração da conclusão de uma tarefa ou projeto
- Rendimento: É a taxa na qual os produtos ou unidades são produzidos
- Utilização de recursos: É a porcentagem de recursos disponíveis utilizados de forma eficaz
- Taxa de erros: É a frequência de erros ou defeitos nos resultados
- Satisfação do cliente: É o feedback dos clientes com relação à qualidade do produto e do serviço
- Produtividade dos funcionários: É a produção gerada pelos funcionários em um período de tempo específico
3. O que é eficácia da engenharia?
Eficácia em engenharia significa alcançar os resultados ou objetivos desejados em tarefas e projetos de engenharia. A meta é atingir ou superar as metas de desempenho.