Você já se perguntou como é um dia na vida de um gerente de compras? Essa é uma função que pode parecer misteriosa e confusa se você não a estiver exercendo, mas hoje vamos revelar como é a vida de um líder de compras e o que ela envolve.
Neste guia detalhado, abordaremos o que é um gerente de compras, o que envolve suas operações diárias, suas habilidades e técnicas e como você pode construir uma carreira de sucesso no setor de compras. 💼
O que é um gerente de compras?
A função de um gerente de compras é supervisionar o gerenciamento da cadeia de suprimentos e como a empresa compra (ou adquire) materiais, serviços ou suprimentos. Seu trabalho envolve encontrar os fornecedores certos, negociar custos em contratos ou pedidos de compra e obter o melhor serviço ou material pelo melhor valor.
Embora estejamos falando de gerentes de compras neste artigo, você também pode ouvir a descrição da função como gerente de compras ou especialista em compras. O título específico dependerá das políticas da empresa, mas a função é a mesma: obter suprimentos de forma eficiente para a organização.
Dia típico de um gerente de suprimentos
Vamos direto ao que um gerente de compras realmente faz no dia a dia. Essas tarefas são frequentemente mencionadas nas descrições de cargos, mas apenas de forma vaga, portanto, aqui está uma visão mais detalhada do que está envolvido para que você possa decidir se essa é a função certa para você.
Trabalhar em contratos de compra
Grande parte da função de um gerente de aquisições envolve a obtenção de grandes negócios para a empresa. Isso inclui trabalhar em contratos de compra - contratos em que você concorda em comprar uma determinada quantidade de um produto ou serviço em troca de um desconto. 🤝
O gerenciamento de contratos e acordos de compra leva tempo, o que significa que muitos gerentes dedicam uma parte do dia à negociação, à revisão de contratos e à finalização de acordos.
Uma vez acordados, esses acordos garantem uma taxa de desconto em serviços ou suprimentos ao longo do tempo, facilitando para todos a previsão de custos e a manutenção dos orçamentos.
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Garantia de conformidade
Como gerente de aquisições, você precisa ter um bom entendimento dos processos e procedimentos para garantir a conformidade. Parte da função envolve a criação e a adesão a políticas e procedimentos de aquisição, o gerenciamento de riscos e a execução de auditorias para garantir a conformidade. ⚖️
É essencial seguir suas próprias políticas internas de aquisição, pois, caso contrário, você estará sujeito a contestações de possíveis fornecedores ou a acusações de favoritismo ou suborno. Além de manter suas próprias políticas, você precisa verificar se seus fornecedores têm políticas adequadas em vigor, principalmente se você for beneficiário de algum financiamento ou subsídio governamental que exija isso.
Use este Modelo ClickUp para planejar e gerenciar a conformidade, incluindo avaliação de requisitos, medição de progresso e ação corretiva
Avaliação de fornecedores
Antes de assinar um contrato de compra com um fornecedor, primeiro você precisa encontrar o fornecedor certo. A função de um especialista em aquisições inclui procurar fornecedores em potencial, criar uma lista e, em seguida, avaliá-los para encontrar o mais adequado.
A menos que você esteja em uma organização pequena, essa tarefa envolverá outros membros da equipe e talvez precise ser levada ao nível da diretoria para uma decisão final. A equipe de compras trabalhará em conjunto para encontrar fornecedores, verificar credenciais, obter cotações com
modelos de solicitação de cotação
e usar uma estrutura ou método de avaliação para classificá-los entre si ou em toda a cadeia de suprimentos.
Mantenha o controle de todos os seus vendedores e fornecedores atuais e potenciais usando o modelo Modelo de lista mestra de fornecedores do ClickUp
Gerenciar e coordenar a equipe
Se você estiver na função de gerente de compras ou de aquisições, geralmente estará ao lado de uma equipe de aquisições que poderá apoiá-lo em seus esforços para obter o melhor negócio para a sua organização. A função de um gerente envolve coordenar a equipe e capacitá-la a trabalhar da melhor forma possível. 🎉
Em uma organização maior, é possível que você gerencie uma série de funções de suporte de nível básico e oficiais de compras. Dependendo da estrutura da equipe, sua função pode ser atribuir tarefas, supervisionar o treinamento, oferecer suporte e atuar como líder para orientar a equipe rumo ao sucesso.
Acompanhe seus funcionários, a carga de trabalho e o salário deles com o Modelo de lista de funcionários do ClickUp
Manutenção de dados atualizados
O mundo das compras e aquisições envolve muitos dados. Há de tudo, desde sua
para obter o preço exato por unidade de cada material ou suprimento que você queira comprar. 📝
Se você estiver trabalhando sozinho ou em uma equipe pequena, parte das suas atividades diárias envolverá a manutenção desses dados e a garantia de que estejam atualizados e precisos. Em uma equipe maior, um diretor ou assistente de compras pode assumir essa função.
Principais habilidades de um gerente de compras bem-sucedido
Agora que já conhecemos algumas das tarefas diárias ou semanais de um gerente de aquisições, vamos dar uma olhada mais de perto nas habilidades e no conhecimento que você precisa ter para ser bem-sucedido.
Habilidades de negociação
Excelentes profissionais de compras são negociadores brilhantes. Essa é uma habilidade da qual você dependerá repetidamente para obter descontos favoráveis e fazer acordos de compra com seus fornecedores mais requisitados.
Se essa não for atualmente uma de suas áreas mais fortes, faça um curso de
ou tente adquirir alguma experiência de trabalho em um ambiente que use muito essas habilidades, como em vendas. Para ter sucesso no setor de compras, você precisa ser capaz de articular seu ponto de vista, negociar e conseguir um acordo melhor do que o que pode encontrar em outro lugar - portanto, isso deve estar no topo da sua lista de habilidades. 💡
Habilidades analíticas
Os gerentes de compras tomam muitas decisões, o que significa que você precisa saber como analisar dados para tomar a decisão mais bem informada possível naquele momento.
Os líderes de compras sabem como interpretar dados, o que fazer com eles e como usá-los para informar suas escolhas. Eles podem usar os dados que têm, saber onde pedir insights que não têm e combinar todo o seu conhecimento para escolher o fornecedor certo. ✅
Habilidades de gerenciamento do relacionamento com o fornecedor
Pode parecer que a aquisição se resume a dados e suprimentos, mas, na verdade, ela envolve muitas habilidades de gerenciamento de relacionamento e comunicação. Se você não conseguir criar conexões fortes, é improvável que forme parcerias de longo prazo com outras pessoas.
Os aspirantes a gerentes de compras precisam se concentrar em habilidades de comunicação, de escuta e de pessoas se quiserem ter sucesso no setor. Você precisa saber como conhecer as pessoas, entender seus desejos e necessidades e ser capaz de se comunicar de forma eficaz em todos os pontos do processo de aquisição. 💬
Habilidades de controle de estoque
Você não pode saber o que precisa pedir se não tiver certeza de como estão os níveis de estoque. Por esse motivo, habilidades sólidas de controle de estoque são imprescindíveis no setor de compras.
Bons gerentes de compras sabem como estão seus níveis de estoque e inventário o tempo todo. Você está pensando no futuro, fazendo pedidos com o suficiente
tempo de espera
para que você possa manter o fornecimento e se adaptar a quaisquer mudanças caso assuma um novo projeto ou contrato. 📋
Conhecimento de ERP
Felizmente, não se espera que você saiba de cor se um determinado suprimento está acabando ou se precisa aumentar o suprimento em uma área específica. Existem ferramentas de gerenciamento de planejamento de recursos empresariais (ERP) para isso.
Quantos e quais recursos você precisa gerenciar depende da sua função na equipe de compras. No nível básico, você deve saber como gerenciar o estoque e programar a disponibilidade da sua equipe, mas também pode ter que lidar com orçamentos ou contratados. 📊
Compreensão econômica
Embora esteja concentrado em garantir as melhores ofertas de suprimentos e contratos para a sua empresa, você não pode ignorar o cenário econômico mais amplo.
Os gerentes de compras devem conhecer a fundo os detalhes financeiros e os planos de crescimento de sua empresa, mas também devem estar cientes do que está acontecendo no mundo ao seu redor. Fatores como recessões, problemas políticos e desafios da cadeia de suprimentos podem influenciar a facilidade de obtenção de suprimentos e o custo - portanto, vale a pena prestar muita atenção ao quadro econômico mais amplo. 🌍
Habilidades de gerenciamento de riscos
Idealmente, seus fornecedores podem atender às suas necessidades, você pode atender aos pedidos dos clientes no prazo e seus projetos são executados sem problemas. No entanto, nem sempre é esse o caso, e é por isso que os líderes de aquisição também precisam ser adeptos do gerenciamento de riscos e da identificação de obstáculos antes que se tornem um problema.
Os melhores gerentes de aquisições sabem como calcular os riscos, monitorar as mudanças e antecipar pequenos problemas antes que eles se transformem em desafios maiores. O gerenciamento de riscos é uma parte inerente do seu trabalho diário, e não algo que você considera quando as coisas dão errado. ❌
Ferramentas e técnicas usadas pelos gerentes de compras
O processo de aquisição é longo e detalhado, e gerenciar tantas expectativas, orçamentos, prazos e requisitos pode ser estressante às vezes. Mas isso não é algo que você tenha que fazer sozinho. Há muitas ferramentas e técnicas de procurement que podem acelerar os processos, simplificar as tarefas e introduzir maneiras mais fáceis de gerenciar o fluxo de trabalho do início ao fim.
Aqui estão algumas das mais populares
ferramentas de software de gerenciamento de compras
e técnicas que os gerentes de compras usam para trabalhar com mais eficiência. 🤖
Estruturas de gerenciamento de aquisições
Executar um longo processo de aquisição para cada projeto ou necessidade de suprimento não é realista e tira o tempo de outras tarefas valiosas. Uma maneira de contornar isso é criar ou participar de uma estrutura de gerenciamento de aquisições existente.
Essas estruturas funcionam como uma rota pronta para fornecedores e serviços de qualidade, sem a necessidade de executar um processo completo de licitação ou aquisição. Você precisa de grandes volumes de pedidos ou quantidades para que essas estruturas façam sentido para todos os envolvidos, por isso elas são normalmente usadas por grandes organizações e órgãos governamentais.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Embora os gerentes de compras não sejam responsáveis pela execução direta de projetos, ter um sólido conhecimento de gerenciamento de projetos e usar as ferramentas de sua equipe pode dar a eles uma vantagem e facilitar o processo.
Pesquise, defina ou classifique os status das tarefas na visualização de lista do ClickUp para ver o progresso de todo o trabalho
Ferramentas como
agilizar o gerenciamento de projetos e tornar tudo mais acessível para toda a organização. Com
A hierarquia de projetos do ClickUp
com o ClickUp, é possível ver rapidamente o progresso de um projeto, identificar obstáculos, comunicar-se com os gerentes de projeto sobre suas necessidades de suprimentos e criar um sistema interno que ajuda todos a se manterem mais organizados quando se trata de compras.
Ao contrário de muitas ferramentas genéricas de gerenciamento de projetos, o ClickUp tem recursos dedicados que facilitam a adaptação para o gerenciamento de aquisições. Por exemplo, o
Modelo de aquisição do ClickUp
permite que você execute todo o processo do início ao fim, com todos os seus projetos, tarefas e informações em um único local.
Ferramentas de envolvimento do fornecedor
Grande parte de seu trabalho diário envolve falar com fornecedores e manter um bom relacionamento com eles. As ferramentas corretas de engajamento e
ferramentas de software de gerenciamento de fornecedores
podem fazer uma grande diferença aqui, transformando o que pode ser uma tarefa demorada em algo que se torna parte de um processo muito mais rápido.
Os tópicos de comentários mantêm as conversas organizadas em uma tarefa para que os usuários não precisem percorrer todos os comentários
O ClickUp simplifica o processo de envolvimento do fornecedor, mantendo tudo em um só lugar. Além de poder se comunicar com os membros da equipe por meio de tarefas, comentários e edição em tempo real, você também pode gerenciar e-mails externos, tudo isso sem sair da plataforma de gerenciamento de projetos.
Encontre as informações de que você precisa usando um dos muitos
e, em seguida, faça o check-in com seus fornecedores de maneira mais eficiente.
Ferramentas de gerenciamento de riscos
O gerenciamento de riscos é parte integrante da função de um gerente de compras. Desde a garantia de que seus fornecedores possam realmente acompanhar seus
até o gerenciamento de orçamentos para que você possa pagar seus fornecedores em dia, há muitas oportunidades para que as coisas deem errado.
Simplifique todo o processo usando ferramentas e recursos para criar seu próprio sistema de gerenciamento de riscos. Use o
Modelo de registro de riscos de gerenciamento de riscos do ClickUp
para começar a criar seu próprio banco de dados interno que facilite a identificação, a mitigação e a reflexão sobre os riscos, e experimente um
ferramenta de mapeamento de processos
para criar um fluxo de trabalho sobre como gerenciar riscos.
Combine isso com a ferramenta
e recursos de gerenciamento de projetos para manter todo o seu trabalho diário em um só lugar.
Ferramentas de planejamento de recursos empresariais
É quase impossível gerenciar as aquisições de forma eficaz se você não souber como é o seu inventário, como o seu estoque se compara ao que o sistema de ponto de venda (PDV) diz, quantos membros da equipe você tem disponíveis e com quais restrições orçamentárias você está trabalhando. É por isso que o planejamento de recursos empresariais e o
é tão benéfico.
Os melhores gerentes de compras entendem como
e como usá-las em seu benefício. As ferramentas de ERP abrangem tudo, desde a programação de funcionários até a compra de estoque, e as áreas pelas quais você é responsável dependem do tamanho da sua organização.
Personalize seu fluxo de trabalho, visualize todos os detalhes do projeto com os membros da equipe designados em uma única plataforma e compartilhe recursos com o Gerenciamento de Projetos no ClickUp
Incentive sua organização a começar a usar uma ferramenta como o ClickUp para agilizar seu gerenciamento de projetos
para que você possa supervisionar não apenas os materiais e suprimentos, mas também a disponibilidade dos membros da equipe.
Com todas as suas
planejamento e gerenciamento de recursos ocorrendo em um único sistema, é mais fácil verificar rapidamente se você tem tudo o que precisa - ou tomar decisões com base no que precisará no futuro.
Principais lições e dicas de profissionais de compras experientes
Ser um profissional de compras bem-sucedido não é apenas analisar dados e negociar acordos com fornecedores em potencial. Se você deseja ter sucesso no setor, considere estes conselhos de especialistas que já fizeram carreira nessa área.
Participe de eventos do setor
Dedicar-se a conhecer sua organização por dentro e por fora vale a pena, mas também é útil sair do escritório e mergulhar no setor mais amplo.
Participar de eventos do setor apresenta vários benefícios. Você tem a oportunidade de conhecer outras pessoas que estão na mesma posição que você, ou em uma posição mais avançada na carreira, e aprender com elas. Você pode conhecer possíveis contatos, fornecedores ou até mesmo recrutadores para uma futura função. Você pode participar de seminários e workshops para atualizar suas habilidades ou aprender novas.
Participar de eventos do setor é uma obrigação se você quiser fazer mais do que simplesmente ser bom em seu trabalho. 💻
Aumente sua rede de contatos
Uma das principais habilidades de que você precisará como profissional de compras é a capacidade de se comunicar bem. Uma ótima maneira de praticar isso é por meio do networking e do crescimento de sua própria comunidade pessoal.
Comece a criar uma presença para si mesmo em uma plataforma como o LinkedIn e aumente sua lista de seguidores tornando-se um líder de pensamento ou um membro de apoio da comunidade. Conecte-se com possíveis fornecedores ou partes interessadas, seja digitalmente ou pessoalmente, usando encontros e eventos do setor como a ponte perfeita para construir relacionamentos fortes e duradouros. 📣
Procure um mentor
Outra maneira de se beneficiar da experiência e do conhecimento de outras pessoas é encontrar um mentor. Há muitas pessoas que já trilharam um caminho no setor de aquisições e estão felizes em ajudar outras pessoas a terem sucesso também.
Pergunte primeiro em sua organização para ver se há uma pessoa em mente ou entre em contato com sua rede. Se não houver ninguém em sua rede, tente expandi-la ou entre em contato com pessoas que você admira para perguntar se elas oferecem esse tipo de serviço. 🏆
Inicie ou avance em sua carreira como gerente de compras
Ser um gerente de compras envolve habilidade e conhecimento especializado, mas também envolve saber quando delegar tarefas ou processos a ferramentas e softwares. A escolha do software certo pode ajudá-lo a simplificar os fluxos de trabalho, automatizar tarefas simples e obter uma visão mais clara para que você possa tomar decisões mais estratégicas.
Se você está procurando uma ferramenta que supere todas elas,
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e experimente uma maneira melhor de gerenciar todos os aspectos de compras. ✨