Por que razão existe qualquer negócio? Para satisfazer a procura do mercado, produzindo e vendendo um produto/serviço em troca de um preço.
Se a demanda exceder a produção, você perderá oportunidades de receita. Se a produção exceder a demanda, você não conseguirá vender seus produtos, o que levará a desperdícios e perdas.
Em essência, o sucesso reside na capacidade de uma empresa de prever a demanda com precisão e gerenciar adequadamente a capacidade de produção. A estratégia operacional e o gerenciamento de recursos dependem de uma ferramenta crítica para alcançar isso: o planejamento agregado.
O que é planejamento agregado?
O planejamento agregado é o processo de criar uma fórmula para garantir a produção ininterrupta em uma fábrica, a fim de atender à demanda dos clientes pelos produtos.
As equipes de operações fazem uma previsão da demanda futura, normalmente para os próximos 3 a 18 meses, e, em seguida, realizam um planejamento agregado para gerenciar a capacidade necessária para atendê-la.
Vamos usar o exemplo de um fabricante de automóveis com uma previsão de demanda agregada de 150.000 unidades de três tipos de carros nos próximos 18 meses. O plano agregado projeta o planejamento de produção adequado — incluindo mão de obra, maquinário, logística e recursos financeiros — para atender a essa demanda.
Normalmente, o planejamento agregado da produção é realizado para todas as atividades em uma instalação de produção, não apenas para execuções ou produtos individuais. No exemplo acima, o planejamento agregado não é realizado para cada tipo de carro individualmente. Ele é sempre realizado como um agregado de todos os produtos e instalações da empresa.
Embora seja usado principalmente na fabricação e no gerenciamento da cadeia de suprimentos, o planejamento agregado também pode ser aplicado a empresas de serviços.
Por exemplo, se sua equipe de vendas estiver buscando um projeto de desenvolvimento de software que precise de 20 desenvolvedores ao longo do próximo ano, seu plano agregado descreveria a aquisição, o treinamento e a utilização desses recursos.
Quais são os objetivos do planejamento agregado?
- Planejamento de capacidade para atender à demanda de produção: o planejamento agregado garante que a capacidade da organização esteja preparada para atender à demanda de mercado de longo prazo.
- Gerenciamento ideal de recursos: o planejamento agregado ajuda a utilizar os recursos existentes de maneira ideal, sejam eles mão de obra, matérias-primas, máquinas ou taxa de produção.
- Estabilidade na força de trabalho: o planejamento agregado apoia a contratação estratégica e escalonada, garantindo a máxima produtividade e satisfação dos funcionários.
- Eliminando despesas gerais desnecessárias: comprar e armazenar matérias-primas não utilizadas ou manter máquinas sem uso aumenta as despesas gerais desnecessárias, o que um bom planejamento agregado evita.
Benefícios do planejamento agregado
O planejamento agregado é uma ferramenta operacional essencial e popular na indústria de manufatura e cadeia de suprimentos, oferecendo vários benefícios.
Economia de custos
Com um bom plano agregado, você pode evitar dois cenários indesejáveis: capacidade não utilizada e demanda não atendida. O planejamento agregado ajuda a prever com precisão os recursos necessários, evitando desperdícios ou despesas relacionadas ao armazenamento. Ele evita níveis excessivos de estoque que podem ficar sem ser vendidos ou ser vendidos com grandes descontos.
Melhor gestão de estoque
A vantagem mais significativa do planejamento agregado é que ele torna a gestão de estoque eficiente em vários níveis.
- Evita a compra de matérias-primas extras
- Programe a compra/entrega de matérias-primas no momento certo para a produção.
- Garante que a linha de montagem esteja em utilização ideal
- Elimina a necessidade de armazenar estoque desnecessário
Maior produtividade dos funcionários
Os funcionários podem planejar e organizar melhor suas vidas com uma visão clara do que está por vir. Os gerentes podem contratar os recursos de que precisam e treiná-los adequadamente. Os membros da equipe podem se requalificar/aperfeiçoar para atender à demanda futura. Várias equipes/departamentos podem colaborar de forma mais eficaz.
Mais importante ainda, as organizações podem evitar demissões/reduções de pessoal com um planejamento agregado eficaz.
Melhor tomada de decisões
Os planos agregados oferecem uma visão geral da capacidade de produção de uma organização, facilitando várias decisões comerciais.
Por exemplo, o planejamento agregado equilibra a demanda do mercado com a capacidade de fornecimento da organização. Com essas métricas, você pode tomar decisões de preços sem esforço. Se o plano agregado mostrar que você provavelmente terá mais estoque do que a demanda prevista, você pode aumentar suas promoções para influenciar o lado do cliente.
Mais importante ainda, o planejamento agregado esclarece suas decisões de investimento. Ele ajuda a responder à pergunta: “Precisamos investir em equipamentos ou pessoal adicionais?”
Em linha com a demanda, o planejamento agregado mostra como otimizar o plano de produção sem investimento adicional de capital.
Melhoria nos resultados financeiros
O planejamento agregado ajuda a controlar os custos variáveis e, ao mesmo tempo, aumenta a eficiência da linha de montagem. Isso contribui diretamente para a lucratividade da organização.
Além disso, fortalece a capacidade da organização de fazer entregas pontuais e completas (OTIF), uma métrica crítica nas cadeias de suprimentos do varejo.
Apesar de seus benefícios significativos, o planejamento agregado não é fácil. Ele traz consigo vários desafios, que exploraremos a seguir.
Desafios comuns do planejamento agregado
Em sua forma mais simples, o planejamento agregado prevê a demanda futura e desenvolve a capacidade para atendê-la. Para que um plano agregado seja eficaz, ele precisa de dados precisos sobre demanda e oferta das equipes de vendas, gestão de operações, compras, recursos humanos e finanças.
Para a maioria das organizações, coletar esses dados é o maior desafio do planejamento agregado. Mas isso não é tudo.
Flutuações da demanda: Não é fácil prever a demanda. Ela flutua dependendo da economia, do mercado, dos preços, da concorrência e dos avanços tecnológicos, afetando o planejamento agregado.
Horizonte de planejamento: as organizações normalmente planejam para um período de três a 18 meses. Muita coisa pode acontecer durante esse tempo. Uma pandemia global ou uma eleição decisiva podem mudar muita coisa rapidamente.
Interrupções na cadeia de suprimentos: uma cadeia de suprimentos é uma rede complexa pela qual o produto trafega. Uma guerra ou um desastre natural em qualquer canto do mundo pode afetar até mesmo os planos mais bem elaborados.
Gargalos: um planejamento rígido pode criar gargalos na linha de montagem, causando as ineficiências que o planejamento agregado visa evitar.
Suavização: Mudanças frequentes na produção, recursos etc. acarretam custos de suavização que muitas vezes não são considerados.
Embora esses desafios possam prejudicar as iniciativas de planejamento agregado, uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos e processos bem pensados podem ajudar. Veja como.
Como implementar um planejamento agregado eficaz
Colete dados
Para um planejamento agregado eficaz, você precisa de dados sobre demanda e capacidade, que qualquer ferramenta de gerenciamento de recursos pode ajudar a consolidar.
Por exemplo, do lado da demanda, colete dados sobre:
- Quantos produtos você vendeu nos últimos cinco anos?
- Qual é a taxa de crescimento das vendas?
- Quais fatores internos/externos influenciam as vendas
No que diz respeito à capacidade, aprenda:
- Quanta matéria-prima, maquinário e recursos são necessários para produzir o produto?
- Qual é o custo incremental da produção de cada produto?
- Qual é a sua capacidade atual?
- Qual é o seu nível atual de estoque?
Ao usar um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp, muitos desses dados podem ficar instantaneamente acessíveis. Alguns clientes do ClickUp usam a ferramenta como uma solução de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para acompanhar as vendas.
As organizações de serviços utilizam a visualização da carga de trabalho para gerenciar a capacidade dos recursos humanos. Os relatórios do ClickUp oferecem informações detalhadas sobre quem está fazendo o quê, quanto tempo leva, como a equipe está se saindo, etc.
Mapeie sua demanda para a capacidade esperada
Agora que você tem os dados de ambos os lados, é hora de visualizar como eles se relacionam. Essa etapa é essencial para atribuir a capacidade adequada às várias etapas do processo.
Por exemplo, um fabricante de automóveis não precisaria de capas para bancos ou de pessoas para instalá-las até o final do processo. Um mapa mental sólido do processo ajuda a identificar esse fluxo.
O ClickUp Mind Maps é uma ótima maneira de traçar a curva de demanda e os requisitos de capacidade correspondentes. Ele serve como uma ferramenta de planejamento de capacidade para alinhar os recursos com a demanda.
Se seus processos atuais estão muito dispersos, use esses modelos de planejamento de incremento de projeto (PI) do ClickUp. Eles ajudam a otimizar a comunicação do projeto, possibilitam uma melhor colaboração e definem uma visão compartilhada.
Estime os custos
Um bom planejamento agregado leva em consideração todos os custos envolvidos em todo o ciclo de vida do produto. Isso ajuda a alocar sua capacidade existente e a fazer o orçamento para necessidades futuras.
Não sabe por onde começar? Não se preocupe. Os modelos de estimativa do ClickUp são um ótimo ponto de partida. Baixe qualquer um dos modelos e personalize-os de acordo com suas necessidades.
Escolha sua metodologia de planejamento agregado
Depois de ter todas as informações em mãos, é hora de escolher como você irá construir seu plano agregado. Existem três estratégias de planejamento agregado comumente utilizadas.
Estratégia de nível: esse método visa manter a produção e o emprego estáveis, sem investimentos repentinos na capacidade de fabricação. Embora isso mantenha a carga de trabalho estável, corre-se o risco de operar sempre na capacidade máxima ou criar estoques desnecessários, apesar da baixa demanda.
Estratégia de perseguição: nesse método, a capacidade persegue a demanda. Como resultado, você pode terceirizar a produção para outra instalação, comprar/alugar equipamentos ou contratar/demitir recursos. Essa abordagem pode ser perturbadora para as equipes e corre o risco de causar problemas de qualidade.
Estratégia híbrida: este método combina o melhor dos dois mundos. Ele mantém uma capacidade estável com espaço para produção adicional disponível em curto prazo.
Por outro lado, você também pode gerenciar o lado da demanda dessa equação:
- Aceitar pedidos em espera: aceite pedidos, mas atenda-os posteriormente com base na capacidade.
- Atraso na entrega: estenda o prazo de entrega ou opte por entregar durante períodos de baixa demanda.
- Crie demanda complementar: faça vendas cruzadas/vendas adicionais de produtos complementares aos clientes para compensar a alta demanda.
Planeje e programe o projeto
Com base na sua visualização do fluxo de trabalho de produção, divida-o em tarefas e subtarefas. As tarefas do ClickUp permitem definir prazos, indicar dependências e até adicionar listas de verificação para um melhor controle de qualidade.
Alocar recursos
Use a metodologia de planejamento agregado escolhida para alocar recursos para cada projeto ou ciclo de produção.
O software de gerenciamento de recursos da ClickUp é uma excelente solução para o agendamento de recursos. Use a visualização Carga de Trabalho para o planejamento de capacidade. Use a visualização Calendário para visualizar marcos importantes. Crie roteiros visuais com a visualização Linha do tempo e colabore nas prioridades.
Identifique riscos potenciais
Por mais meticuloso que seja o seu plano, sempre surgirão ameaças e riscos decorrentes de fatores externos. Um bom plano agregado inclui previsões do projeto para identificar riscos e elaborar maneiras de mitigá-los.
Gerencie o projeto e calibre o plano agregado.
Uma maneira eficaz de superar os desafios do planejamento agregado é ser ágil. Os recursos do ClickUp permitem o gerenciamento eficaz de recursos ao longo do ciclo de vida do projeto.
Isso proporciona visibilidade para ajustar a alocação de recursos ao longo do projeto em caso de atrasos ou interrupções inesperadas.
Aproveite ao máximo seus recursos com o ClickUp
Seja você uma empresa de produtos ou serviços, a lucratividade depende do atendimento à demanda, da maximização da utilização de recursos e da minimização do desperdício. O planejamento agregado é uma ferramenta comprovada que ajuda as organizações a otimizar suas operações de forma consistente.
Para que o planejamento agregado seja eficaz, são necessárias várias ferramentas de negócios para coletar dados, gerenciar tarefas, alocar recursos, controlar o tempo, gerenciar vendas/compras, colaborar entre os membros da equipe, documentar processos, etc.
As organizações costumam usar uma ferramenta diferente para cada uma dessas atividades, desperdiçando tempo e recursos preciosos na consolidação de informações. O que elas perdem nesse processo é o contexto.
O software de gerenciamento de projetos tudo-em-um da ClickUp foi projetado para ser sua ferramenta mais poderosa para realizar todas essas atividades e muito mais. Ele combina toda a sua inteligência de negócios em um só lugar, impulsionando seus planos para o sucesso. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!