Aumente os lucros brutos, otimize o crescimento da receita, reduza o tempo médio de resolução de tickets de suporte, melhore o desempenho da equipe de marketing — há dezenas e dezenas de processos e metas estratégicas que podem ser acompanhados com os KPIs certos.
Então, como começar? Você precisará de um conjunto de bons KPIs que sejam relevantes para seus objetivos específicos e aprenderá a criar um quadro de KPI para acompanhar de forma eficaz o progresso em direção a esses objetivos.
Pronto para começar? Leia abaixo um guia detalhado sobre os scorecards de KPI, além das etapas para criar o seu próprio.
O que é um quadro de resultados de KPI?
Vamos começar explicando o que são KPIs: os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são métricas usadas para quantificar e acompanhar o progresso em direção aos seus objetivos ou metas. Então, o que é um quadro de resultados de KPI?
Pense neles como as fichas de pontuação que você e seus amigos usam para acompanhar os resultados em uma noite de boliche ou durante um jogo de tabuleiro. É uma representação visual dos seus KPIs que facilita o acompanhamento e a medição do progresso em direção a várias metas. Eles acompanham os KPIs em nível individual, por equipe ou departamento, ou em toda a empresa.
Benefícios de usar um quadro de resultados de KPI
Uma coisa é entender o que é um quadro de resultados de KPI, mas por que você deve usá-los? Há muitos motivos:
- Os scorecards de KPI facilitam a visualização de metas e objetivos, o que promove a transparência em toda a empresa.
- Eles mantêm o foco na conquista de metas específicas, o que, por sua vez, mantém as pessoas responsáveis ✨
- Os scorecards de KPI são uma forma fácil de medir o desempenho, permitindo acompanhar o desempenho de indivíduos, equipes, departamentos ou até mesmo o desempenho organizacional como um todo.
- Use os scorecards de KPI como base para o planejamento estratégico e a previsão de projetos.
- Como os scorecards de KPI enfatizam metas ou objetivos específicos, eles mantêm todos alinhados com sua estratégia geral.
- Ao acompanhar o progresso, você perceberá que algumas áreas não estão progredindo tão bem quanto outras — e isso lhe dará insights sobre as áreas que precisam de melhorias nos processos 🛠️
Diferentes tipos de quadros de KPI
Em última análise, os scorecards de KPI podem assumir qualquer formato ou forma que seja mais útil para você e sua equipe. Quer esteja medindo o desempenho geral ou acompanhando as metas de funcionários individuais, sinta-se à vontade para usar tabelas, gráficos e outras visualizações de dados para facilitar o acompanhamento do progresso.
Alguns scorecards de KPI exibem os dados em formato de lista e usam códigos de cores para diferenciar os KPIs dentro e fora do prazo.
Use o modelo de KPI do ClickUp para criar um quadro de KPI rápido e fácil. Esse modelo de quadro de KPI permite status personalizados para cada tarefa ou objetivo, campos que permitem adicionar diferentes atributos aos seus KPIs, visualizações personalizadas que exibem seus KPIs de diferentes ângulos e muito mais.
Embora existam várias maneiras de abordar um quadro de resultados de KPI, há uma metodologia que é particularmente popular — e vamos detalhá-la abaixo. 👀
O quadro de pontuação de KPI equilibrado
O Balanced Scorecard (BSC) é um scorecard de KPIs criado pelo Dr. David Norton, cofundador da empresa de consultoria Renaissance Solutions, e pelo Dr. Robert Kaplan, professor de Desenvolvimento de Liderança na Harvard Business School.
Esse tipo de scorecard de KPI reúne KPIs que avaliam o desempenho geral da organização a partir de quatro perspectivas diferentes.
- A perspectiva financeira: incluem métricas que avaliam o desempenho financeiro da sua empresa. Margens de lucro, metas de receita e receita são exemplos de KPIs financeiros ✨
- A perspectiva do cliente ou das partes interessadas: os KPIs da perspectiva do cliente fornecem uma medida de fatores como satisfação do cliente, retenção de clientes, pontuação líquida de promotores e assim por diante. Para as partes interessadas, você provavelmente mediria o sentimento, que inclui o quanto elas veem sua empresa de forma positiva, sua satisfação e outras medidas relacionadas ao envolvimento e sucesso das partes interessadas.
- Processos internos: os KPIs para essa perspectiva analisam o desempenho da sua empresa e a eficiência com que você entrega seu produto ou serviço. Essas métricas de desempenho medirão o sucesso da logística, do gerenciamento de pedidos e de outros processos comerciais.
- Aprendizagem e crescimento: esses KPIs analisam as coisas da perspectiva dos seus funcionários. Eles medem itens como investimentos em treinamento, desenvolvimento de habilidades, cultura no local de trabalho, ferramentas e recursos tecnológicos e engajamento dos funcionários.
O nome diz tudo: o Balanced Scorecard oferece uma visão “equilibrada” do desempenho da sua empresa a partir de quatro ângulos diferentes — e cruciais. Ele também permite identificar rapidamente possíveis problemas (como uma queda no engajamento dos funcionários ou na retenção de clientes), facilitando a localização da origem do problema e a criação de uma estratégia para resolvê-lo antes que saia do controle.
A melhor parte? Usar o Balanced Scorecard não impede que você crie outros scorecards de KPI. Fique à vontade para usar essa metodologia para avaliar o desempenho da empresa como um todo e também criar scorecards em nível de departamento ou equipe para gerenciar projetos com mais facilidade e medir seu sucesso.
Como criar um quadro de KPI para melhorar o desempenho do projeto
Pronto para começar a criar seus próprios scorecards de KPI? Se você deseja criar um mapa estratégico geral para sua empresa, avaliar metas de negócios ou acompanhar e melhorar os fluxos de trabalho dos projetos, siga as etapas abaixo. 🤩
1. Defina o escopo
Como os scorecards de KPI monitoram tudo, desde as metas organizacionais de toda a empresa até o sucesso individual, o primeiro passo é definir o escopo do seu scorecard. As equipes de vendas acompanham KPIs diferentes ao atingir seus objetivos do que os KPIs que uma organização como um todo pode usar para perseguir objetivos de negócios.
Escolha entre scorecards para a empresa como um todo, departamentos dentro da empresa e equipes que trabalham em projetos específicos, ou crie scorecards em nível individual para incentivar os funcionários a atingirem seus próprios objetivos.
2. Defina suas metas
O que você deseja alcançar com seus scorecards de KPI? Você quer melhorar suas taxas de retenção de clientes ou gerar mais tráfego no site? Que tal melhorar as campanhas de marketing ou a satisfação dos funcionários?
Escolha qualquer meta que desejar, mas antes de criar um quadro de KPI, você precisará definir essas metas claramente e escolher os KPIs certos para acompanhar ao longo do caminho.
Ao definir suas metas, pense também no prazo. Por exemplo, se você deseja reduzir a rotatividade em uma determinada porcentagem até o final do próximo trimestre financeiro, seu quadro de resultados precisará refletir o progresso em direção a essa meta durante o período especificado.
Dica: experimente os critérios SMART!
Está com dificuldade para definir metas? Uma maneira de esclarecer suas metas é seguir os critérios SMART. “SMART” significa Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e com Prazo determinado. Usar essa abordagem em vez de generalizar torna suas metas muito claras.
Por exemplo, você poderia definir uma meta para reduzir seu custo de aquisição de clientes (CAC), mas isso é muito vago. Siga os critérios SMART para refinar essa meta.
- Específico: você deseja reduzir o custo de aquisição de clientes nas redes sociais.
- Mensurável: você sabe quanto custa adquirir clientes nas redes sociais atualmente e continuará analisando esses dados enquanto trabalha para reduzir o custo.
- Alcançável: você não pode reduzir seu CAC a zero, mas precisa definir uma porcentagem realista como meta.
- Relevante: pense nas razões pelas quais você está buscando esse objetivo — por exemplo, porque seu CAC está aumentando mais rapidamente do que outros custos ou porque o CAC de um produto é desproporcional em relação a outro.
- Prazo determinado: defina uma data realista para atingir sua meta.
3. Escolha seus KPIs
Com suas metas totalmente definidas, você está pronto para escolher os KPIs, certo? Não tão rápido!
Primeiro, certifique-se de aprender a diferença entre KPIs e métricas para não preencher acidentalmente seu quadro de resultados com métricas em vez de KPIs. Aqui está a diferença básica:
- Métricas: o que você usa para medir seu sucesso
- KPIs: medidas quantificáveis do progresso em direção às suas metas
Vamos usar o exemplo do custo de aquisição de clientes acima. O CAC é mais comumente usado como um KPI — em outras palavras, as empresas o utilizam para acompanhar o progresso na otimização do CAC —, mas também funciona como uma métrica. Compare seus números com uma referência ou padrão do setor. Se o CAC médio em seu setor for de US$ 100, compare seu CAC com essa métrica para ver se seus custos são maiores ou menores do que o padrão do setor.
Depois de esclarecer a diferença entre KPIs e métricas, escolha os KPIs que são relevantes para as metas que você deseja alcançar. Existem dezenas de KPIs para escolher, então reserve um tempo e escolha aqueles que melhor se adequam ao que você deseja realizar.
Dica: menos é mais!
Você poderia criar um painel de KPI que acompanha algumas dezenas de KPIs relacionados às suas metas, mas, muitas vezes, a melhor abordagem é minimizar. É o dilema de “não conseguir ver a floresta por causa das árvores”. Você não quer se perder em muitos dados e, definitivamente, não quer gastar todo o seu tempo com análises para manter seus relatórios de KPI atualizados.
Comece com cerca de 10 a 15 KPIs diferentes e vá avançando a partir daí. Você pode descobrir que remover alguns ou adicionar outros é o equilíbrio certo para seus objetivos específicos. 🌻
4. Desenvolva metas específicas a serem alcançadas
A esta altura, você já deve ter em mente seus objetivos estratégicos e uma lista de KPIs eficazes para acompanhar o progresso em direção a esses objetivos. A próxima pergunta é: em que momento você alcançará sua meta?
Se você estiver acompanhando os KPIs de vendas — talvez medindo o número de leads qualificados que acabam se convertendo —, seu objetivo provavelmente será aumentar o número de conversões. Mas em quanto e em que período de tempo?
Desenvolver metas significa definir números específicos a serem atingidos. No caso das taxas de conversão, talvez você queira aumentar sua taxa atual de 10% para 15% e atingir esse número em três meses.
5. Encontre as ferramentas certas para acompanhar seus KPIs
Agora que você definiu suas metas, selecionou os KPIs e estabeleceu metas alcançáveis, você está quase lá. O último passo? Escolha uma ferramenta para ajudá-lo a acompanhar esses KPIs.
Alguns utilizam uma planilha do Excel para isso, o que é uma opção viável se você estiver acompanhando apenas alguns itens básicos. No entanto, as planilhas podem não oferecer todas as funcionalidades necessárias para visualizar adequadamente o progresso em direção às suas metas de negócios.
Lembre-se também de que os scorecards de KPI têm como objetivo, em parte, aumentar a transparência — e as planilhas não são tão fáceis de compartilhar quanto um painel de KPI ao qual todos os membros da sua equipe têm acesso a qualquer momento.
Em vez de usar planilhas, considere usar uma plataforma de gerenciamento de projetos. As melhores plataformas oferecem todos os recursos necessários, não apenas a capacidade de gerenciar vários projetos com facilidade, mas também espaços para você monitorar análises, criar painéis de KPI e muito mais.
Dica: experimente o ClickUp!
Se você está procurando aquela ferramenta que domina todas as outras, o ClickUp é o que você precisa. É uma plataforma de gerenciamento de projetos que oferece uma ampla gama de recursos e funcionalidades, incluindo a capacidade de planejar projetos e acompanhar e priorizar tarefas.
E quando se trata de acompanhamento de KPIs, é aí que o ClickUp realmente se destaca. Em vez de usar aplicativos ou softwares separados para o seu quadro de resultados de KPIs, use o ClickUp Goals para criar metas rastreáveis que estão conectadas ao seu trabalho. Melhor ainda, o ClickUp Goals permite que você acompanhe o progresso de várias maneiras diferentes. Crie metas de tarefas, metas monetárias, metas numéricas e muito mais, tudo em um painel fácil de usar que manterá toda a sua equipe no caminho certo. 🙌
Atinja seus objetivos com o ClickUp
Quais são seus objetivos? Talvez você queira começar a acompanhar os KPIs ou talvez precise de uma plataforma para acompanhar tarefas, melhorar a colaboração ou planejar projetos com mais eficiência.
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