Aumente os lucros brutos, otimize o crescimento da receita, reduza o tempo médio de resolução de tíquetes de suporte, melhore o desempenho da equipe de marketing - há dezenas e dezenas de processos e metas estratégicas que podem ser rastreados com os KPIs certos.
Então, como você pode começar? Você precisará de um conjunto de bons KPIs que sejam relevantes para suas metas específicas e precisará aprender a criar um scorecard de KPI para acompanhar efetivamente o progresso em direção a essas metas.
Pronto para começar? Leia abaixo um guia detalhado sobre os scorecards de KPI, além das etapas para criar o seu próprio.
O que é umcartão de pontuação de KPI?
Vamos começar com o que são KPIs: Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são métricas usadas para quantificar e
acompanhar o progresso em direção a seus objetivos ou metas
. Então, o que é um scorecard de KPI?
Pense nele como as planilhas de pontuação que você e seus amigos podem usar para acompanhar suas pontuações em uma noite de boliche ou em um jogo de tabuleiro. Trata-se de uma representação visual de seus KPIs que facilita o acompanhamento e a medição do progresso em direção a várias metas. Eles rastreiam os KPIs em nível individual, por equipe ou departamento, ou em toda a empresa.
Benefícios de usar um KPI Scorecard
Uma coisa é entender o que é um scorecard de KPI, mas por que você deveria usá-lo? Há muitos motivos:
- Os scorecards de KPI facilitam a visualização de metas e objetivos, o que promove a transparência em toda a empresa
- Eles mantêm o foco no alcance de metas específicas, o que, por sua vez, mantém as pessoas responsáveis
- Os scorecards de KPI são uma medida de desempenho de fácil leitura que permite acompanhar o desempenho de indivíduos, equipes, departamentos ou até mesmo o desempenho organizacional como um todo
- Use os scorecards de KPI como base para o planejamento estratégico e previsão de projetos
- Como os scorecards de KPI enfatizam metas ou objetivos específicos, eles mantêm todos alinhados com sua estratégia geral
- Ao acompanhar o progresso, você perceberá que algumas áreas não estão progredindo tão bem quanto outras - e isso lhe dá insights sobre as áreas que devem ser melhorias no processo 🛠️
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Diferentes tipos de cartões de pontuação de KPI
Em última análise, os scorecards de KPI podem assumir qualquer forma ou formato que seja mais útil para você e sua equipe. Quer esteja medindo o desempenho geral ou acompanhando metas para funcionários individuais, sinta-se à vontade para usar tabelas, gráficos e outras visualizações de dados para facilitar o acompanhamento do progresso.
Alguns scorecards de KPIs exibem dados em formato de lista e usam códigos de cores para diferenciar entre KPIs dentro e fora do caminho.
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Use o modelo
para criar um scorecard de KPI rápido e fácil. Esse modelo de scorecard de KPI permite status personalizados para cada tarefa ou objetivo, campos que permitem adicionar diferentes atributos aos seus KPIs, exibições personalizadas que mostram seus KPIs de diferentes ângulos e muito mais.
Embora existam muitas maneiras de abordar um scorecard de KPI, há uma metodologia que é particularmente popular - e entraremos em detalhes sobre ela a seguir. 👀
O Balanced KPI Scorecard
O Balanced Scorecard (BSC) é um scorecard de KPI criado pelo Dr. David Norton, cofundador da empresa de consultoria Renaissance Solutions, e pelo Dr. Robert Kaplan, professor de desenvolvimento de liderança da Harvard Business School.
Esse tipo de scorecard de KPI reúne KPIs que avaliam o desempenho organizacional geral a partir de quatro perspectivas diferentes.
- A perspectiva financeira: Inclui métricas que avaliam o desempenho financeiro de sua empresa. Margens de lucro, metas de renda e receita são exemplos de KPIs financeiros
- Perspectiva do cliente ou das partes interessadas: Os KPIs da perspectiva do cliente fornecem uma medida de fatores como satisfação do cliente, retenção do cliente, pontuações do promotor líquido e assim por diante. Para as partes interessadas, você provavelmente medirá o sentimento, que inclui a visão positiva que elas têm da sua empresa, a satisfação delas e outras medidas relacionadas ao envolvimento e ao sucesso das partes interessadas
- Processos internos : Os KPIs para essa perspectiva analisam a qualidade das operações de sua empresa e a eficiência da entrega de seu produto ou serviço. Essas métricas de desempenho medirão o sucesso da logística, do gerenciamento de pedidos e de outros processos de negócios
- Aprendizado e crescimento : Esses KPIs analisam as coisas a partir da perspectiva de seus funcionários. Eles medem aspectos como investimentos em treinamento, desenvolvimento de habilidades, cultura do local de trabalho, ferramentas e recursos tecnológicos e envolvimento dos funcionários
O nome já diz tudo: O Balanced Scorecard oferece uma visão "equilibrada" do desempenho da sua empresa a partir de quatro ângulos diferentes - e cruciais. Ele também permite identificar rapidamente problemas em potencial (como uma queda no envolvimento dos funcionários ou na retenção de clientes), facilitando a localização da fonte do problema e a criação de uma estratégia para resolvê-lo antes que fique fora de controle.
Use os filtros nos Dashboards do ClickUp para ver seus dados de praticamente qualquer perspectiva
A melhor parte? O uso do Balanced Scorecard não impede que você crie outros scorecards de KPI. Sinta-se à vontade para usar essa metodologia para avaliar o desempenho da empresa como um todo e também para criar scorecards em nível de departamento ou de equipe para facilitar
gerenciar projetos e medir seu sucesso
.
Como criar um KPI Scorecard para melhorar o desempenho do projeto
Pronto para começar a criar seus próprios scorecards de KPI? Se você deseja criar um mapa estratégico geral para sua empresa, avaliar as metas comerciais ou
rastrear e melhorar os fluxos de trabalho do projeto
siga as etapas abaixo. 🤩
1. Definir o escopo
Como os scorecards de KPI monitoram tudo, desde as metas organizacionais de toda a empresa até o sucesso individual, a primeira etapa é definir o escopo do seu scorecard. As equipes de vendas monitoram KPIs diferentes enquanto atingem seus objetivos, em comparação com os KPIs que uma organização como um todo pode usar para buscar objetivos comerciais.
Com o ClickUp Goals, você pode definir metas para diferentes equipes e finalidades para acompanhar melhor o progresso
Escolha entre scorecards para a empresa como um todo, departamentos dentro da empresa e equipes que trabalham em projetos específicos, ou crie scorecards no nível individual para incentivar os funcionários a atingir suas próprias metas.
2. Descreva suas metas
O que você deseja alcançar com seus scorecards de KPI? Deseja melhorar suas taxas de retenção de clientes ou gerar mais tráfego no site? Que tal melhorar
ou a satisfação dos funcionários?
Escolha qualquer meta que desejar, mas antes de criar um quadro de resultados de KPI, você precisará delinear essas metas com clareza e escolher os KPIs certos para acompanhar ao longo do caminho.
Ao definir suas metas, pense também no período de tempo. Por exemplo, se você quiser reduzir a rotatividade em uma determinada porcentagem até o final do próximo trimestre fiscal, seu scorecard precisará refletir o progresso em direção a essa meta durante o período especificado.
Dica: Experimente os critérios SMART!
Está tendo problemas para definir metas? Uma maneira de esclarecer suas metas é seguir os critérios SMART. "SMART" significa Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Achievable (Alcançável), Relevant (Relevante) e Time-bound (Limitado no tempo). Usar essa abordagem em vez de generalizar torna suas metas muito claras.
Por exemplo, você poderia definir uma meta para reduzir o custo de aquisição de clientes (CAC), mas isso é muito vago. Siga os critérios SMART para refinar essa meta.
- Específica: Você quer reduzir o custo de aquisição de clientes nas mídias sociais
- Mensurável: Você sabe quanto custa adquirir clientes nos canais sociais atualmente - e continuará analisando esses dados enquanto trabalha para reduzir o custo
- Alcançável: Você não pode reduzir seu CAC a zero, mas precisa definir uma porcentagem realista para atingir
- Relevante: Pense nos motivos pelos quais está buscando essa meta - por exemplo, porque seu CAC está aumentando mais rapidamente do que outros custos ou porque seu CAC para um produto é desproporcional a outro
- Limite de tempo: Defina uma data realista para o cumprimento de sua meta
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e organize seus esforços
3. Escolha seus KPIs
Com suas metas totalmente delineadas, você está pronto para escolher os KPIs, certo? Não tão rápido!
Em primeiro lugar, certifique-se de saber a diferença entre KPIs e métricas para não preencher acidentalmente seu scorecard com métricas em vez de KPIs. Aqui está a diferença básica:
- Métricas: Com base em que você mede seu sucesso
- **KPIs: medidas quantificáveis do progresso em direção às suas metas
Vejamos o exemplo do custo de aquisição de clientes acima. O CAC é mais comumente usado como um KPI - em outras palavras, as empresas o usam para acompanhar o progresso em direção à otimização do CAC -, mas também funciona como uma métrica. Compare seus números com um benchmark ou padrão do setor. Se o CAC médio em seu setor for US$ 100, compare seu CAC com essa métrica para ver se seus custos são maiores ou menores do que o padrão do setor.
Quando tiver clareza sobre seus KPIs e métricas, escolha KPIs que sejam relevantes para as metas que você deseja alcançar. Existem dezenas de KPIs para escolher portanto, não tenha pressa e escolha aqueles que melhor se adequam ao que você deseja realizar.
Dica: menos é mais!
Você poderia criar um
que rastreia algumas dezenas de KPIs relacionados às suas metas - mas, geralmente, a melhor abordagem é minimizar. É a questão de "não conseguir ver a floresta por causa de todas as árvores". Você não quer se perder no excesso de dados e, definitivamente, não quer gastar todo o seu tempo em análises para manter seu
atual.
Categorize suas tarefas e planos e acompanhe o progresso com a visualização de lista no ClickUp Dashboards
Comece com cerca de 10 a 15 KPIs diferentes e avance a partir daí. Você pode achar que a remoção de alguns ou a adição de mais alguns atinge o equilíbrio certo para seus objetivos específicos. 🌻
4. Desenvolva metas específicas a serem alcançadas
A esta altura, você já deve ter em mente seus objetivos estratégicos e uma lista de KPIs eficazes a serem usados para acompanhar o progresso em direção a esses objetivos. A próxima pergunta é: em que ponto você atingirá sua meta?
Se estiver acompanhando os KPIs de vendas - talvez medindo o número de leads qualificados que acabam sendo convertidos -, seu objetivo provavelmente será aumentar o número de conversões. Mas em quanto e em que período de tempo?
Desenvolver metas significa criar números específicos a serem atingidos. No caso das taxas de conversão, talvez você queira aumentar a taxa de conversão atual de 10% para 15%, e deseja atingir esse número em três meses.
5. Encontre as ferramentas certas para rastrear seus KPIs
Agora que você definiu suas metas, selecionou KPIs e estabeleceu metas atingíveis, está quase lá. A última etapa? Escolher uma ferramenta para ajudá-lo a monitorar esses KPIs.
Algumas pessoas usam como padrão uma planilha do Excel para isso - e essa é uma opção viável se você estiver monitorando apenas algumas coisas básicas. Mas as planilhas podem não oferecer toda a funcionalidade necessária para visualizar adequadamente o progresso em direção às suas metas de negócios.
Lembre-se, também, de que os scorecards de KPI têm como objetivo, em parte, aumentar a transparência - e as planilhas não são tão fáceis de compartilhar quanto um painel de KPI ao qual todos os membros da sua equipe têm acesso a qualquer momento.
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Em vez de seguir o caminho da planilha, considere o uso de uma plataforma de gerenciamento de projetos. As melhores entre essas plataformas oferecem todos os recursos, não apenas a capacidade de
gerenciar vários projetos com facilidade
mas também espaços para você monitorar análises, criar painéis de KPI e muito mais.
Dica: Experimente o ClickUp!
Se você está procurando uma ferramenta que domine todas elas, o ClickUp é o que você deseja. Trata-se de uma plataforma de gerenciamento de projetos que oferece uma grande variedade de recursos e funcionalidades, incluindo a capacidade de
e
.
E no que diz respeito ao controle de KPIs, é aí que o ClickUp realmente se destaca. Em vez de usar aplicativos ou softwares separados para seu scorecard de KPI, use o
para criar metas rastreáveis que estejam conectadas ao seu trabalho. Melhor ainda, o ClickUp Goals permite que você acompanhe o progresso de várias maneiras diferentes. Crie metas de tarefas, metas monetárias, metas numéricas e muito mais, tudo em um painel de controle fácil de usar que manterá toda a sua equipe no caminho certo. 🙌
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