Większość zespołów nie ma problemów z komunikacją.
Mają problem z rozproszeniem komunikacji.
Aktualizacje są w Slacku. Decyzje są w prywatnych wiadomościach. Pliki są w e-mailach. Status jest w głowie kogoś. I jakoś zawsze nie możesz znaleźć tej jednej wiadomości, której naprawdę potrzebujesz.
Teams spędzają 60% czasu na „pracy związanej z pracą” — sprawdzaniu statusu, poszukiwaniu kontekstu, przełączaniu się między narzędziami i powtarzaniu działań następczych. Rozproszenie komunikacji sprawia, że liczba ta po cichu staje się normalna.
O mnie: ClickUp Verified Consultant i Ekspert ds. architektury rozwiązań
Nazywam się Christopher Day i jestem założycielem oraz głównym architektem Upicent , agencji zajmującej się architekturą rozwiązań, która specjalizuje się w tworzeniu obszarów roboczych ClickUp dla firm każdej wielkości.
Podczas niedawnego webinarium społeczności ClickUp udostępniłem, w jaki sposób mój zespół wykorzystuje ClickUp Chat, aby rozwiązać problem rozproszenia komunikacji.
Ta perspektywa wynika z wieloletniego doświadczenia w tworzeniu obszarów roboczych i szablonów ClickUp dla prawdziwych zespołów, a nie tylko z teorii — dlatego nasze podejście do czatu opiera się na projektowaniu cyklu pracy.
Problem: rozproszenie komunikacji między narzędziami i kanałami
Podobnie jak wiele innych zespołów, nasza agencja na początku korzystała z Slacka. Wiadomości, aktualizacje i decyzje krążyły między wątkami czatu, podczas gdy rzeczywista praca odbywała się gdzie indziej.
Oznaczało to:
- Istotne informacje były rozproszone między wieloma narzędziami (i mieliśmy do czynienia z problemem rozproszenia pracy ).
- Rozmowy nie były w sposób niezawodny połączone z zadaniami i szablonami, na które miały wpływ.
- Członkowie zespołu pracujący zdalnie w różnych strefach czasowych mieli trudności z ustaleniem, kto jest dostępny i kiedy.
Podejście: migracja do ujednoliconej platformy komunikacji i współpracy zespołowej
Kiedy pojawił się ClickUp Chat, dokładnie go przeanalizowałem i szybko dostrzegłem potencjał połączenia komunikacji z platformą zawierającą zadania, dokumenty i szablony. Prewencyjnie przenieśliśmy się ze Slacka do ClickUp Chat — i nie żałujemy tej decyzji.
Jeśli jesteś ciekawy, oto krótki przegląd działania ClickUp Chat:
Jednak prawdziwą korzyścią dla nas nie było samo posiadanie „czatu w ClickUp”. Nie, to było coś znacznie więcej.
ClickUp zaoferował nam zintegrowany obszar roboczy oparty na AI , w którym rozmowy, praca i kontekst są domyślnie połączone.
W takim systemie wiadomość nie jest tylko wiadomością. Może bezpośrednio odnosić się do zadania, pobierać dokument, być wyzwalaczem automatyzacji lub stać się początkiem rzeczywistej pracy. Nikt nie musi tracić czasu na kopiowanie linków między narzędziami lub powtarzanie tego samego kontekstu pięć razy.
A dzięki dodaniu kontekstowej sztucznej inteligencji ClickUp, ClickUp Brain, Twój obszar roboczy nie jest już tylko miejscem do przechowywania komunikacji. Jest to obszar roboczy, w którym AI faktycznie ją rozumie, podsumowuje i pomaga Twojemu zespołowi szybciej na nią reagować.
To właśnie różnica między prostą aplikacją do czatu a aplikacją stworzoną z myślą o wyeliminowaniu chaosu komunikacyjnego u źródła.
Jak to zrobić dobrze: zacznij od architektury obszarów roboczych, a nie kanałów czatu
Architektura obszaru roboczego jest zarówno początkiem, jak i końcem Twojego doświadczenia z ClickUp.
Architektura obszaru roboczego jest zarówno początkiem, jak i końcem Twojego doświadczenia z ClickUp.
Moja podstawowa zasada jest prosta: architektura Twoich obszarów roboczych powinna determinować strategię komunikacji.
Jeśli nie jesteś jeszcze ClickUp Power Userem, oto najprostszy sposób, aby zrozumieć architekturę ClickUp (lub hierarchię projektów ):
- Przestrzeń jest jak dział lub główna funkcja (marketing, dostawa, produkt, praca z klientem).
- Folder jest jak program lub cykl pracy w tej przestrzeni (kampanie, sprinty, wdrażanie nowych pracowników).
- Lista to miejsce, w którym organizowana jest rzeczywista praca (zaległości, zgłoszenia, zadania, błędy).
Większość zespołów postępuje odwrotnie. Najpierw zaczynają od czatu. Tworzą długą listę kanałów, takich jak #ogłoszenia, #błędy, #losowe, #prośby klientów… i dopiero później próbują nawiązać połączenie między tymi rozmowami a pracą.
Tak właśnie zaczyna się rozproszenie komunikacji.
Połącz wbudowaną hierarchię projektów ClickUp z czatem
W ClickUp hierarchia i ClickUp Chat współistnieją w jednym pasku bocznym.
Każda przestrzeń, folder i lista mogą mieć swój własny dedykowany kanał czatu.
Domyślnie jest on „uśpiony” — jest dostępny, gdy go potrzebujesz. Jednak w momencie kliknięcia Dodaj kanał, ta lokalizacja otrzymuje skupiony strumień rozmów powiązany z rzeczywistą pracą.
Oto dlaczego ma to znaczenie:
- Kanały automatycznie dziedziczą uprawnienia i ustawienia udostępnianiaJeśli ktoś nie ma dostępu do danego zadania, nie widzi kanału. Nie ma potrzeby wysyłania osobnych zaproszeń ani ręcznego nadzorowania.
- Właściwe osoby otrzymują odpowiednie aktualizacje zgodnie z planemŚledzisz przestrzeń/folder/listę, w której faktycznie pracujesz, a członkostwo w kanale w naturalny sposób odpowiada osobom, które mogą podjąć działania.
- Czat w końcu odzwierciedla strukturę pracyKomunikacja staje się częścią obszaru roboczego — nie jest już równoległym wszechświatem, w którym podejmowane są decyzje, a następnie zapominane.
Kiedy budujesz czat wokół kształtu pracy, zespoły spędzają mniej czasu na sortowaniu wiadomości, a więcej na realizacji projektów.
Zmień ważne lokalizacje w ukierunkowane kanały
Podczas webinarium zademonstrowaliśmy to na przykładzie obszaru Produkty cyfrowe w naszym obszarze roboczym — zasadniczo jest to miejsce, w którym zespół tworzy i utrzymuje nasze szablony ClickUp.
Zazwyczaj zespoły radzą sobie z tym problemem, tworząc szeroki kanał #product-announcements w Slacku (lub innym narzędziu do czatu, z którego korzystają). Problem polega na tym, że kanał ten jest oddalony od rzeczywistej pracy. Staje się kolejnym strumieniem aktualizacji, które ludzie przeglądają pobieżnie, pomijają lub zapominają nawiązać połączenie z zadaniem.
Zamiast tego zrobiliśmy coś prostszego w ClickUp:
- Stworzyliśmy dedykowaną listę Ogłoszenia w obszarze naszych produktów cyfrowych.
- Kliknąłem Dodaj kanał na tej liście, aby natychmiast utworzyć powiązany z nią kanał czatu.
- Dodano odpowiednie osoby jako obserwujących, dzięki czemu tylko zespół odpowiedzialny za daną pracę ma do niej dostęp.
Teraz wszystkie ogłoszenia dotyczące naszych produktów cyfrowych pojawiają się w tym samym miejscu, w którym zorganizowana jest rzeczywista praca nad produktem.
Dopasuj członkostwo w kanale do osób, które mogą podejmować działania w oparciu o wiadomości.
Ponieważ kanały są powiązane z lokalizacjami, osoby, które mogą je przeglądać i śledzić, są już określone w ustawieniach udostępniania obszaru roboczego. Wykorzystujemy to, aby komunikacja była zarówno ukierunkowana, jak i łatwa do znalezienia:
- Każdy, kto ma dostęp do przestrzeni, folderu lub listy, może śledzić kanał.
- Po dodaniu jako obserwatorzy widzą wszystkie aktualizacje bez konieczności korzystania z oddzielnego kanału Slack dostępnego tylko dla zaproszonych osób.
- Nowi członkowie zespołu uzyskują natychmiastowy dostęp do historii, przeglądając kanał z połączeniem z lokalizacją, do której właśnie uzyskali dostęp.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Kiedy nowe osoby dołączają do kanału, nie każ im przewijać tygodni wiadomości, próbując poskładać wszystko do kupy. Skorzystaj z funkcji AI CatchUp w ClickUp Chat, aby natychmiast podsumować to, co przegapili — kluczowe decyzje, aktualne priorytety i otwarte wątki — dzięki czemu szybko zrozumieją kontekst i zaczną wnosić swój wkład, bez konieczności proszenia zespołu o podsumowanie.
Jak utrzymać powiązania rozmów z pracą dzięki relacjom zadań w ClickUp
Opieramy się na powiązaniach między zadaniami , aby zapewnić, że czat pozostaje połączony z pracą, której dotyczy.
Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z ClickUp, oto prosta wersja: powiązanie między zadaniami to po prostu sposób na połączenie dwóch elementów pracy, aby kontekst pozostał spójny. Zamiast izolowanej rozmowy w narzędziu do czatu, ClickUp pozwala powiązać tę rozmowę z zadaniem, na które ma ona wpływ — dzięki czemu wiadomość nie ginie w momencie, gdy wątek cichnie.
Podczas webinarium zobaczysz, jak przechodzę do wersji alfa obszaru roboczego, w którym mój zespół tworzy zaawansowane szablony dla naszego przyszłego rynku — od zwinnych środowisk Scrum z planami działania i ceremoniami po wewnętrzne systemy zgłoszeń i huby wsparcia.
Kiedy członek zespołu nagrywa wideo z aktualizacjami dotyczącymi szablonu (na przykład szczegółowy przewodnik „Pierwsze kroki” dla szablonu projektu agile Scrum), my:
- Udostępnij aktualizację wideo na odpowiednim kanale czatu.
- Użyj funkcji Relacje, aby połączić tę wiadomość bezpośrednio z konkretnym zadaniem (na przykład zadaniem Przewodnik dla początkujących).
- Pozwól ClickUp skonsolidować te wiadomości w strumieniu aktywności zadania.
Oznacza to, że każdy, kto otworzy zadanie później, zobaczy:
- Szczegóły zadania i pola
- Powiązane wiadomości i aktualizacje wideo w jednym miejscu
- Przejrzysty zapis tego, co zostało omówione, co się zmieniło i dlaczego.
Jest to jeden z najprostszych sposobów na długoterminowe ograniczenie chaosu komunikacyjnego. Dzięki temu czat przestaje być jednorazową rozmową, a staje się trwałym kontekstem, który towarzyszy pracy.
📮ClickUp Insight: 75% osób twierdzi, że otwieranie czatu każdego ranka sprawia, że łatwiej jest im rozpocząć dzień pracy. Pozostali opisują to jako drugą pracę!
Paradoks? Czat wydaje się wydajny, dopóki nie zdasz sobie sprawy, że połowę dnia spędzasz na przewijaniu, wyszukiwaniu lub ponownym czytaniu długich, chaotycznych wątków.
Sprawiliśmy, że czat stał się zbyt szybki, aby uwzględnić kontekst, i zbyt fragmentaryczny, aby zapewnić jasną kontynuację. ClickUp Chat przywraca skupienie. Łączy rozmowy z rzeczywistą pracą, gdzie wiadomość może natychmiast stać się zadaniem, działaniem następczym lub punktem decyzyjnym. ClickUp Brain podsumowuje je również, ponieważ Twoja praca i czat są w końcu połączone!
Jak korzystać z automatyzacji i AI, aby uniknąć powtarzania się w ClickUp Chat
⚡️ Oto jedna z moich najlepszych (choć podstępnych!) profesjonalnych wskazówek: pozwól, aby automatyzacje i AI ClickUp zajmowały się podsumowywaniem, powiadamianiem i odpowiadaniem, gdy jest to możliwe, w kanałach czatu. W ten sposób Twój zespół może skupić się na podejmowaniu decyzji, a nie na poszukiwaniu informacji.
Wyróżniają się dwa wzorce:
Dokumenty oparte na AI z wzmiankami
Możemy tworzyć małe „zespoły AI” lub reguły, które monitorują, czy w zadaniu pojawia się wzmianka o konkretnym dokumencie AI. Gdy tak się stanie, ClickUp generuje dokument podsumowujący to zadanie, zbierając kluczowe szczegóły i dotychczasowe działania.
Jest to szczególnie przydatne, gdy zadanie wymaga wielu wymian informacji. Zamiast przewijać aktualizacje i komentarze, otrzymujesz przejrzysty dokument, który zawiera wszystkie istotne informacje.
Agenci Autopilot w kanałach
W niektórych kanałach (na przykład w kanale webdev) możemy włączyć funkcję Autopilot Agents, dzięki czemu po opublikowaniu wiadomości agent odpowiada automatycznie.
Ta odpowiedź może:
- Ujawniaj, co dzieje się w powiązanych zadaniach
- Odpowiedzi na często zadawane pytania
- Wskaż komuś odpowiedni dokument lub następny krok
Dzięki temu ludzie otrzymują pomoc w danej chwili, bez konieczności przerywania pracy przez innych członków zespołu w celu udzielenia odpowiedzi.
📚 Więcej informacji: Te wzorce są zgodne z szerszą wizją ClickUp dotyczącą zarządzania pracą opartego na AI, w ramach której funkcje takie jak ClickUp Super Agents i ClickUp Brain pomagają zespołom zwiększyć wydajność pracy i nadążać za szybko zmieniającymi się rozmowami.
Jeśli rozważasz podjęcie podobnych działań, poniższe artykuły mogą okazać się pomocne:
Jak używać ClickUp, żeby poprawić komunikację w zespołach zdalnych: codzienny rytuał logowania
Nasza agencja działa całkowicie zdalnie, a członkowie zespołu są rozsiani po różnych strefach czasowych. W takiej sytuacji szybko pojawiają się problemy z komunikacją. Żeby ograniczyć ciągłe wysyłanie wiadomości typu „jesteś tam?” stworzyliśmy system dzienników w ClickUp.
Oto jak to działa:
- W naszej przestrzeni Zasoby ludzkie utworzyliśmy listę Codzienne dzienniki w folderze Zespół.
- Każdy członek zespołu ma przypisane zadanie, za którego aktualizację jest odpowiedzialny.
- Zadanie to obejmuje niestandardowe statusy, takie jak Online, Deep Work, Traveling, Leave i Break.
- Automatyzacje monitorują zmiany statusu i wysyłają wiadomość do dedykowanego kanału czatu Daily Logs.
Jeśli więc dokonam ustawienia swojego statusu na „Przerwa” na trzydzieści minut, automatyzacja publikuje przyjazną aktualizację w kanale dzienników, zawierającą nazwę zadania, status i czas trwania — zasadniczo informując: „Jestem teraz na przerwie, proszę nie przeszkadzać”.
📌 Wynik: wszyscy członkowie zespołu mogą natychmiast sprawdzić, kto jest dostępny do szybkich rozmów, kto jest zajęty, a kto jest offline — bez zalewania losowych kanałów aktualizacjami statusu.
Dlaczego to rozwiązanie sprawdza się tak dobrze w przypadku zespołów pracujących zdalnie?
Ten model zapewnia zespołom pracującym zdalnie, takim jak nasz, prosty sposób na:
- Szanujcie czas skupienia i granice osobiste innych osób.
- Nie musisz już zgadywać, czy ktoś ma czas na rozmowę telefoniczną.
- Zachowaj aktualizacje statusu w jednym przewidywalnym miejscu zamiast w rozproszonych wiadomościach prywatnych.
Korzystamy z tych statusów nawet podczas planowania działań następczych w innych kanałach. Jeśli ktoś jest na przerwie lub poza biurem, możemy zaplanować wysłanie wiadomości po jego powrocie. Dzięki temu komunikacja pozostaje niezbędna, a nie ciągła.
Od rozproszonych wiadomości do przemyślanego systemu komunikacji wewnętrznej: skopiuj te ustawienia ClickUp Chat
Nasze podejście do ClickUp Chat nie polega na traktowaniu go jako „kolejnego narzędzia do komunikacji”, ale raczej na budowaniu celowego systemu komunikacji, który odzwierciedla strukturę naszej pracy. Ty też możesz to skopiować!
- Najpierw zaprojektuj przejrzystą architekturę obszarów roboczych.
- Zmień kluczowe lokalizacje w ukierunkowane kanały
- Użyj listy dzienników, aby zapewnić zdalną obecność.
- Połącz kluczowe komunikaty z zadaniami za pomocą funkcji Relacje.
- Zamień powtarzające się pytania w oparty na AI cykl pracy wiki.
System ten pomógł nam przejść od chaosu komunikacyjnego w stylu Slacka do przejrzystości zapewnianej przez ClickUp.
Nie martw się jednak, nie musisz od razu wdrażać wszystkich rozwiązań. Zacznij od zadania sobie pytania:
- Gdzie mamy już solidną hierarchię (przestrzenie, foldery, listy), która zasługuje na własny kanał?
- W jaki sposób lista dziennych raportów może pomóc naszemu zespołowi pracującemu zdalnie w przestrzeganiu czasu skupienia i dostępności?
- Które kanały o dużym natężeniu ruchu skorzystałyby na relacjach zadań lub agentach autopilota, dzięki czemu nie musielibyśmy ciągle się powtarzać?
Następnie powtórz tę czynność.
Załóż bezpłatne konto ClickUp i zacznij budować!
Christopher jest założycielem Upficient, niezależnego dostawcy rozwiązań ClickUp, który obsługuje duże i małe firmy na całym świecie, oferując im zaawansowane rozwiązania ClickUp. Firma posiada również platformę handlową z szablonami ClickUp — od systemów operacyjnych OKR i EOS po zwinne środowiska projektowe i wewnętrzne huby wsparcia — przeznaczoną dla użytkowników Business Plus i Enterprise.