Od pustyni do biurka: rozproszenie pracy jest zjawiskiem powszechnym
Niedawno znalazłem się w Arabii Saudyjskiej, gdzie odbyłem spotkanie z liderami pierwszego producenta pojazdów elektrycznych w tym kraju oraz największego państwowego funduszu majątkowego na świecie. Organizacje te realizują projekty na skalę trudną do ogarnięcia — ośrodki narciarskie warte 20 miliardów dolarów, miasta w kształcie sześcianu wielkości dwunastu Empire State Building. To szalone i inspirujące.
Jednak największe wrażenie zrobiła na mnie nie skala ich projektów, ale skala wyzwań, przed którymi stoją. Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, rozproszenie pracy jest cichą siłą hamującą rozwój zespołów. Niezależnie od tego, czy budujesz futurystyczne miasto, czy kierujesz zespołem sprzedaży w Stanach Zjednoczonych, objawy są takie same: zbyt wiele aplikacji, procesów i kontekstów, które się między nimi gubią.
To niesamowite, że ClickUp działa w zupełnie innej części świata, ale rzeczywistość jest taka, że rozproszenie pracy występuje wszędzie.
Nazwanie problemu: czym jest rozproszenie pracy?
Rozproszenie pracy to fragmentacja aplikacji, procesów, kontekstu, a obecnie także AI w miejscu pracy w ramach niepołączonych systemów — coraz częściej spotykane wyzwanie dla współczesnych zespołów. Jest to ukryty koszt wydajności, innowacyjności i zaangażowania. Szacujemy, że powoduje on straty w wydajności na poziomie ponad 2,5 biliona dolarów na całym świecie. Jednak rzeczywisty koszt jest trudniejszy do oszacowania: frustracja, zmęczenie i poczucie, że praca jest trudniejsza niż powinna.
Podstępną cechą rozproszenia pracy jest to, że rzadko daje się o sobie znać. Większość ludzi nie nazywa tego zjawiska po imieniu — po prostu odczuwa jego skutki: opóźnienia, frustrację, chaos. Wykonanie zadań zajmuje wieki. Ludzie są sfrustrowani. Panuje ogólne poczucie zmęczenia i opóźnień. Jednak u podstaw tego wszystkiego leży zawsze ta sama przyczyna: niepołączone narzędzia, niespójne procesy, brak kontekstu.
Moja pierwsza walka z rozproszeniem pracy: lata Snowflake
Po raz pierwszy zetknąłem się z problemem rozproszenia pracy w firmie Snowflake.
Nasz zespół ds. operacji sprzedażowych zajmował się różnego rodzaju projektami — lokalnymi cenami, nowymi cyklami pracy i wieloma innymi sprawami. Jednak każdy projekt był zarządzany w Wrike, podczas gdy zależności znajdowały się w Salesforce, a zespół programistów śledził swoją pracę w Jira. Nie było dwukierunkowej synchronizacji. Co tydzień odbywaliśmy spotkanie, aby sprawdzić, czy priorytety są zharmonizowane. Było to bardzo uciążliwe.
Skutkowało to ogromną frustracją w zespołach, konfliktami międzyludzkimi i kalendarzem pełnym spotkań, które nic nie rozwiązywały. Każdy działał w innym kierunku.
Technologia miała nam pomóc działać szybciej, ale w rzeczywistości nas spowolniła. Pamiętam, jak bolesne było uczestnictwo w tych spotkaniach, wiedząc, że brak integracji kosztował nas nie tylko czas, ale także morale.
Nowoczesny zestaw narzędzi sprzedażowych: kiedy liczy się każda minuta
Kierowanie zespołem sprzedaży w dzisiejszych czasach oznacza życie w świecie zaawansowanych technologii: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator — lista jest długa. Przedstawiciele handlowi przeskakują między narzędziami, aby wysłać jedną wiadomość e-mail. A w sprzedaży czas to dosłownie pieniądz. Jeśli wysłanie wiadomości e-mail zajmuje dziesięć minut zamiast dwóch, tracisz realne pieniądze.
Kiedy pojawia się nowe narzędzie lub funkcja albo ktoś chce coś kupić lub wprowadzić, moim pierwszym odruchem jest zapytanie, gdzie i jak możemy to zrobić w ramach naszych obecnych systemów. Nie chcę dodawać niczego nowego, chyba że jest to absolutnie konieczne.
Czy wszystko to może — i powinno — znajdować się w jednym miejscu? Lepsze pytanie brzmi: co trzeba zrobić, aby było to możliwe?
Prawda? Każde nowe narzędzie powoduje więcej zamieszania — więcej „pracy widmowej”, więcej martwych punktów i większą złożoność, z którą trzeba sobie radzić. Praca jest już skomplikowana — każdy zespół ma procesy, których muszą przestrzegać sprzedawcy. Im bardziej więc uda nam się uprościć tę pracę, tym lepiej.
Ukryte koszty rozproszenia pracy z perspektywy klienta: objawy a przyczyny źródłowe
Większość klientów nie przychodzi z informacją: „Toniemy w chaosie organizacyjnym”. Opisują oni raczej objawy: „Praca wydaje się chaotyczna”, „Wykonanie zadań zajmuje wieki”, „Ludzie są sfrustrowani”. Przyczyną tego stanu rzeczy jest zawsze chaos organizacyjny, ale trudno go nazwać, ponieważ ma on wiele oblicz.
Kiedy rozmawiam z kadrą kierowniczą, pytam: gdybyście mogli cofnąć się o pięć lub osiem lat, czy zaprojektowalibyście swoje systemy w ten sam sposób? Wszyscy dochodzą do tego samego wniosku: nie, nie zrobilibyśmy tego ponownie w ten sposób.
Zdają sobie sprawę, że bardziej przemyślane podejście do silosów informacyjnych, transferu danych i współpracy pozwoliłoby im zaoszczędzić lata niepotrzebnych konfliktów. Jednak większość organizacji pozwalała swoim systemom rozrastać się w sposób organiczny, a każdy zespół wybierał własne narzędzia — tablice, narzędzia do zarządzania projektami i inne — bez większej interwencji kierownictwa.
Obecnie, gdy firma zamierza zbudować swój stos technologii AI, staje przed wyborem: powtórzyć błędy z przeszłości lub przyjąć bardziej strategiczne, zunifikowane podejście. Odpowiedź jest zawsze jasna — należy być rozważnym, działać w sposób przemyślany i nie dopuścić do ponownego wystąpienia zjawiska rozproszenia pracy.
W miarę jak AI staje się normą w miejscu pracy, brak ujednoliconego obszaru roboczego i kontekstu na żywo zaczyna limitować jej rzeczywisty wpływ. AI jest tak dobra, jak kontekst, do którego ma dostęp. Jeśli Twoje dane są rozproszone w 18 narzędziach, co nazywamy „rozproszeniem kontekstu”, nie zobaczysz złożonych korzyści, jakie może zaoferować AI.
Pokonywanie przytłoczenia: siła gwiazdy polarnej
Jak więc zacząć naprawiać problem rozproszenia pracy, zwłaszcza gdy wydaje się on przytłaczający? Moim zdaniem najważniejsze jest posiadanie punktu odniesienia.
Kontekst jest tym przewodnikiem.
Potencjał AI można w pełni wykorzystać tylko wtedy, gdy ma ona pełny kontekst. Jednak osiągnięcie tego stanu nie jest łatwe, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z chaotycznym zestawem systemów. Jak pokazuje niezliczona liczba rzeczywistych transformacji, przezwyciężenie chaosu organizacyjnego wymaga odważnych, ale stopniowych kroków — wyboru jednego cyklu pracy na raz, jego konsolidacji i budowania impetu w kierunku prawdziwej konwergencji.
Nauczyłem się, że trzeba działać krok po kroku, ale być zdecydowanym i odważnym w swoich działaniach.
Weźmy na przykład zarządzanie projektami. „Po prostu przenieś wszystko” brzmi prosto — dopóki nie natrafisz na rozproszone dokumenty i niedokończone plany. Niezależnie od tego, czy działasz etapami, czy po prostu przełączasz przełącznik, prawdziwą pracą jest odważne przeniesienie kontekstu i włączenie go do systemu. Półśrodki powodują utratę wiedzy, a odważne działania dają AI pełny obraz sytuacji.
Często udostępniam naszą wewnętrzną historię przejścia ze Slacka na ClickUp Chat. Wszyscy zwlekali. Pierwsza próba przeniesienia jednego zespołu na raz zakończyła się niepowodzeniem. To po prostu nie działało. Jednak gdy podjęliśmy odważną i zdecydowaną decyzję, ogłaszając jednoznacznie, że w określonym dniu Slack zostanie wyłączony, a wszyscy przejdą na ClickUp Chat, udało się! Slack zniknął, wszyscy przeszli na nowy system i było świetnie. Teraz w ClickUp Chat mamy dostęp do magicznych funkcji AI, których nie mielibyśmy w innym przypadku.
Rozumiem, że inercja status quo jest silna. Jednak przyszłość pracy wymaga odważnego, przemyślanego planu. Jako liderzy musimy jednak zdać sobie sprawę, że to właśnie brak wytycznych odgórnych spowodował rozproszenie pracy.
Matryca: plan transformacji oparty na AI
Korzystam z pewnej struktury — swego rodzaju matrycy transformacji AI. Nie chodzi tu o pogoń za błyskotkami ani dodawanie kolejnych narzędzi. Chodzi o:
- ujednolicenie obszaru roboczego: *Fragmentacja danych jest kryptonitem dla AI. Przenieś swoją pracę w jedno miejsce — prawdziwą zintegrowaną przestrzeń roboczą opartą na AI
- Priorytet kontekstu: /AI potrzebuje kontekstu, aby dostarczać wartość. Stwórz połączenie swoich danych, procesów i rozmów
- Wspieranie liderów operacyjnych: Znajdź w swojej organizacji osoby, które myślą systemowo — zapewnij im platformę do wprowadzania zmian
- Odważne, odgórne przywództwo: Wyznacz wizję, podejmuj decyzje i nieustannie komunikuj „dlaczego”
- Wsparcie oddolne: Zmiana to sport zespołowy. Daj swoim zespołom możliwość eksperymentowania, tworzenia i udostępniania tego, co się sprawdza
- Iteracja i skalowanie: zacznij od małych kroków, zmierz wpływ i skaluj to, co działa
Kiedy AI nakłada się na fragmentaryczne, odizolowane dane, przypomina to proszenie szefa kuchni o przygotowanie posiłku ze składników rozrzuconych po 18 kuchniach. Ale kiedy ujednolicisz swoje miejsce pracy i kontekst — prawdziwe zintegrowane miejsce pracy oparte na sztucznej inteligencji — sztuczna inteligencja może w końcu spełnić swoją obietnicę: dostarczać spostrzeżenia, automatyzować zadania i uwolnić Twój zespół, aby mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne. Dlatego rozwiązanie problemu rozproszenia pracy za pomocą sztucznej inteligencji nie dotyczy tylko wydajności — chodzi o odblokowanie zupełnie nowych sposobów pracy.
Różnica ClickUp: AI, która naprawdę działa dla Ciebie
Kiedy rozmawiam z zespołami o AI, największym wyzwaniem nie jest entuzjazm, ale realizacja. Każdy chce mieć inteligentniejsze narzędzia. Jednak bez dostępu do rzeczywistego kontekstu — tego, nad czym pracuje zespół, co zostało już omówione, co należy zrobić dalej — większość rozwiązań AI wydaje się oderwana od rzeczywistości i rozczarowująca.
W tym miejscu pojawia się ClickUp Brain . Ponieważ działa on w Twoim obszarze roboczym, naprawdę rozumie, co się dzieje. Czerpie informacje z Twoich zadań, dokumentów, czatów i celów, aby dostarczać odpowiedzi oparte na rzeczywistości, a nie domysłach.
Jest to rozwiązanie elastyczne. Możesz przełączać się między wiodącymi modelami AI, takimi jak ChatGPT, Claude, Gemini i innymi, w zależności od aktualnych potrzeb. Szybki szkic? Inteligentne podsumowanie? Głębsze rozumowanie? Masz wiele opcji do wyboru, nie przerywając przepływu.
Jest też ClickUp Brain MAX, komputerowy asystent oparty na AI, który idzie jeszcze dalej. Możesz mówić, a on słucha — dosłownie. Dzięki funkcji Talk to Text możesz powiedzieć, co masz na myśli, a on zamieni to w aktualizację, zadanie, dokument — cokolwiek potrzebujesz. Rozpoznaje kontekst, jest zawsze włączony i im częściej go używasz, tym staje się mądrzejszy.
Nie chodzi tylko o AI dla samej AI. Chodzi o AI, która faktycznie usprawnia pracę.
Rewolucja kulturowa: budowanie zespołu 10x
Przyszłość pracy to nie tylko lepsze narzędzia — to także nowe podejście. Wierzę, że przyszłość to świat, w którym ludzie zarządzają ludźmi, a poszczególni współpracownicy zarządzają agentami. W ten sposób można zwiększyć wydajność pracowników dziesięciokrotnie.
Nie da się tego osiągnąć wyłącznie za pomocą technologii. To rewolucja kulturowa. W ClickUp co piątek poświęcamy godzinę na to, aby nasi sprzedawcy mogli pracować nad sztuczną inteligencją. To absurdalna koncepcja: odciąganie sprzedawców od pracy, od działań generujących przychody, aby mogli pracować nad sztuczną inteligencją. Ale to jedyny sposób, aby umożliwić każdemu z nich zautomatyzowanie 30–40% swojej pracy i zwolnienie czasu na to, co naprawdę ważne.
To prawdziwa rewolucja kulturowa. Firmy i liderzy, którzy to zrobili, zobaczą, jak ich firmy rosną 10-krotnie i odnoszą sukcesy.
Sama informatyka nie jest w stanie tego osiągnąć. Tylko użytkownicy końcowi znają szczegóły swojej pracy. Firmy, które odniosą sukces, będą zachęcać wszystkich pracowników do myślenia jak założyciele, tworzenia własnych cykli pracy i agentów oraz wprowadzania innowacji od podstaw.
Pokonywanie oporu: rola liderów wśród współpracowników
Zmiany są trudne. Wrócę do przykładu przejścia ze Slacka na ClickUp Chat. Tak, pojawił się opór — ludzie chcieli zachować swoje niestandardowe emoji i znany interfejs. Dopiero gdy podjęliśmy ostateczną decyzję o zmianie w całej firmie, udało się ją wprowadzić. Duża część zasługi należy się osobom, które głośno i entuzjastycznie popierały tę zmianę.
Musisz znaleźć osoby w swojej firmie, które w naturalny sposób myślą systemowo, i zapewnić im platformę, która pomoże rozwijać firmę. Kluczowe znaczenie miało wzmocnienie pozycji liderów operacyjnych. Stali się oni orędownikami, pomagając swoim współpracownikom dostosować się do nowego środowiska i odnosić sukcesy. Zarządzanie zmianą to nie tylko dyrektywa odgórna, ale ruch, który wymaga zarówno przywództwa, jak i wsparcia oddolnego.
Wyniki w praktyce: od frustracji do przepływu
Od czasu wprowadzenia tych zmian jestem świadkiem transformacji na własne oczy. Spotkania, które kiedyś służyły uzgadnianiu działań, teraz skupiają się na działaniu. AI dostarcza mi informacji, zanim jeszcze o nie poproszę. Przedstawiciele handlowi spędzają mniej czasu na przechodzeniu między narzędziami, a więcej na sprzedaży. Frustracja została zastąpiona przepływem.
A nasi klienci? Ci, którzy przyjmują to podejście, osiągają takie same wyniki. Nie jest to łatwe, ponieważ pozbycie się wieloletniego chaosu w pracy nigdy nie jest łatwe. Jednak dzięki jasno określonym celom, odważnemu przywództwu i gotowości do inwestowania w kulturę organizacyjną jest to możliwe.
Potwierdzają to dane liczbowe. Według badania Forrester Total Economic Impact™ zespoły korzystające z ClickUp osiągnęły 384% zwrotu z inwestycji i zaoszczędziły 92 400 godzin w ciągu trzech lat.
Wniosek: czas działać już teraz
Rozproszenie pracy to największy problem współczesnego świata pracy. Nie jest to jednak sytuacja nieunikniona. Dzięki ujednoliconej przestrzeni roboczej, systemom bogatym w kontekst i cyklom pracy opartym na AI, zespoły mogą odzyskać czas, zwiększyć wydajność dzięki AI, uwolnić potencjał innowacyjny i stworzyć miejsca pracy, które sprawdzają się dla wszystkich.
Zalecam rozpoczęcie od refleksji: gdzie w Twojej organizacji pojawia się rozproszenie pracy? Jakie odważne działanie możesz podjąć w tym kwartale, aby ujednolicić kontekst i wzmocnić pozycję swojego zespołu?
Przyszłość należy do tych, którzy rozwiązują problem rozproszenia pracy — jedna platforma, jedno hub AI, jedna zmiana kulturowa na raz.