Enterprise Collaboration: Definicja, strategie i narzędzia

Duże projekty są nieuporządkowane. Z wieloma ruchomymi częściami, śledzenie zadań, obowiązków i terminów może szybko przerodzić się w chaos.

W tym miejscu pojawia się system współpracy w ramach Enterprise - nie tylko jako kolejne modne słowo w biznesie, ale jako różnica między bezgłowymi kurczakami a skoordynowanym powodzeniem. Zrobione dobrze, przekształca rozproszone wysiłki w usprawnione cykle pracy, zamieniając "Gdzie jest ten plik?" w "Tutaj jest to, czego potrzebujesz" ✨

Przyjrzyjmy się współpracy w ramach Enterprise, dlaczego ma ona teraz większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej i jak ją skutecznie wdrożyć.

⏰60-sekundowe podsumowanie

• Współpraca w przedsiębiorstwie usprawnia pracę zespołową dzięki narzędziom do komunikacji, zarządzania zadaniami i udostępniania dokumentów
• Współpraca wewnętrzna usprawnia komunikację wewnątrz organizacji; współpraca zewnętrzna zapewnia połączenie z dostawcami, klientami i partnerami
• Współpraca prowadzi do szybszego podejmowania decyzji, płynniejszego cyklu pracy i zmniejszenia przeciążenia komunikacyjnego
• Powszechne wyzwania obejmują brak strategii, opór przed zmianami i słabe zarządzanie
• Powodzenie wymaga jasno określonych celów, odpowiednich narzędzi, szkolenia zespołu i śledzenia postępów
• Wybierz platformy takie jakClickUp które integrują się z istniejącymi systemami i oferują niezbędne funkcje
• Przeszkolić Teams w zakresie umiejętności technicznych i praktycznego użytkowania, aby zapewnić zaufanie
• Mierzenie postępów poprzez śledzenie zakończonych zadań i zbieranie informacji zwrotnych
• Budowanie kultury współpracy obejmuje rozwiązywanie problemów związanych z zaufaniem, ustawienie jasnych celów i prowadzenie teamów przez kolejne sceny

Zrozumienie współpracy w ramach Enterprise

Współpraca w ramach Enterprise usprawnia pracę zespołową. Tworzy solidne ramy udostępniania wiedzy między lokalnymi i zdalnymi teamami, dzięki czemu zakończenie zadań i osiągnięcie kamieni milowych jest szybkie i wydajne.

Czym jest współpraca w przedsiębiorstwie?

Współpraca w ramach Enterprise ma na celu dostosowanie Teams, dostawców i klientów do płynnej pracy, poprawiając komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Nie chodzi tylko o narzędzia - chodzi o stworzenie kultury, w której komunikacja przepływa, pomysły kwitną, a wszyscy pracują nad tymi samymi celami.

Dzięki odpowiednim narzędziom i zoptymalizowanym procesom biznesowym, współpraca Teams staje się płynna, ułatwiając udostępnianie informacji i zwiększając wydajność.

Chcesz poznać najlepsze narzędzia do współpracy zespołowej? Zapoznaj się z naszym podsumowaniem wideo:

Rodzaje współpracy w ramach Enterprise

1. Wewnętrzna współpraca w przedsiębiorstwie

Koncentruje się na poprawie komunikacji organizacyjnej, zarządzaniu zadaniami i udostępnianiu informacji w celu wspierania pracy zespołowej i efektywnego zarządzania projektami. Wewnętrzna współpraca w ramach Enterprise wykorzystuje narzędzia takie jak oprogramowanie do komunikacji Business , tablice działań i scentralizowane portale dokumentów.

2. Zewnętrzna współpraca w ramach Enterprise

Zapewnia bezpieczne, dedykowane przestrzenie do udostępniania osi czasu, śledzenia raportowania statusu i zarządzania zasobami z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak klienci, dostawcy i partnerzy. Celem zewnętrznej współpracy w ramach Enterprise jest uniknięcie opóźnień lub nieporozumień.

Wewnętrzna współpraca w przedsiębiorstwie a zewnętrzna współpraca w przedsiębiorstwie

Korzyści ze współpracy w ramach Enterprise

Efektywna współpraca nie tylko poprawia dynamikę zespołu, ale także zwiększa wydajność i usprawnia podejmowanie decyzji.

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób robi to różnicę.

• Pozostań w pętli: Utrzymuj wszystkich na tej samej stronie dziękiwspółpraca w czasie rzeczywistymdzięki czemu zawsze wiesz, co się dzieje, kto nad czym pracuje i na jakim etapie są sprawy
• Usprawniona praca zespołowa: Pożegnaj się z niekończącymi się spotkaniami, aby utrzymać swój zespół w ryzachwysoko funkcjonujący team połączenie i pewność siebie
• Mniej przeciążenia komunikacyjnego: Uniknij zmęczenia Zoomem i przeciążenia skrzynki odbiorczej - narzędzia do współpracy przecinają bałagan, dzięki czemu nie musisz ciągle szukać informacji
• Szybsze zrobienie rzeczy: Wczesne wykrywanie problemów, co pozwala na realokację zasobów i utrzymanie płynności pracy

Czytaj więcej: 10 najlepszych narzędzi do współpracy dla przedsiębiorstw

Główne wyzwania we wdrażaniu współpracy w ramach Enterprise

Nawet przy najlepszych intencjach, strategie współpracy w ramach Enterprise napotykają na przeszkody. Oto jak sobie z nimi poradzić.

1. Brak strategii obejmującej całą firmę

Teams często wdrażają narzędzia technologiczne na bieżąco, zaczynając od aplikacji do zrobienia, następnie dodając platformę do notatek i tak dalej. Z czasem tworzy to mieszankę Narzędzia AI do współpracy które mogą się pokrywać, ale nie integrują się dobrze, co prowadzi do nieefektywności i silosowych danych.

Rozwiązanie: Audyt istniejącego stosu technologicznego, eliminacja nadmiarowości i standaryzacja procesów współpracy.

2. Opór przed zmianami

Czy kiedykolwiek słyszałeś: "Nie mam czasu na wypróbowanie czegoś nowego"? Pracownicy, którzy nie widzą wartości przyjęcia nowego narzędzia lub metody, będą się temu opierać.

Rozwiązanie: Zidentyfikuj bolączki i wprowadź narzędzia, które płynnie zintegrują się z istniejącymi cyklami pracy.

3. Brak zarządzania

Jedno z najtrudniejszych wyzwań w jest wdrożenie skutecznej współpracy jest zrównoważenie elastyczności z zarządzaniem, bezpieczeństwem i zgodnością. Na przykład zezwolenie na nieograniczone udostępnianie plików bez odpowiedniej kontroli może prowadzić do naruszenia danych.

Rozwiązanie: Stwórz zespół składający się z informatyków, specjalistów ds. zgodności i kierowników zespołów, którzy będą wstępnie weryfikować narzędzia. Dostarczenie zatwierdzonej listy oprogramowania z wytycznymi niestandardowymi i zaplanowanie regularnych audytów w celu zapewnienia zgodności.

Jak powodzenie wdrożyć strategię współpracy na poziomie Enterprise

Powodzenie współpracy zależy od czegoś więcej niż tylko wyboru narzędzi - wymaga dostosowania celów, ustrukturyzowanych procesów i zaangażowania zespołu.

Przeanalizujmy kroki, które należy wykonać, aby to osiągnąć.

1. Ustalenie wyczyszczonych celów organizacyjnych

Zanim zaczniesz korzystać z narzędzi lub procesów, zadaj sobie pytanie:

• Jakie problemy próbujesz rozwiązać?
• Czy chcesz skrócić czas reakcji obsługi klienta lub przyspieszyć dostawy produktów?
• Czy priorytetem jest poprawa wydajności pracy różnych zespołów w okresach szczytu?

Oprzyj swoją strategię na jasnych, możliwych do zrealizowania celach. Na przykład, jeśli celem jest poprawa wdrażania pracowników, należy dążyć do czegoś w rodzaju: "Skrócenie czasu wdrażania nowych pracowników z 3 tygodni do 2 tygodni w ciągu następnego kwartału"

Użyj Cele ClickUp aby zakończyć to zadanie.

Dzięki funkcjom takim jak "Cele zadań", możesz połączyć zadania lub listy z celem, umożliwiając automatyczną aktualizację postępu w miarę zakończenia zadań przez członków zespołu.

Podobnie, "Cele liczbowe" i "Cele pieniężne" umożliwiają śledzenie celów takich jak "Utworzenie 5 e-maili z promocją produktu w ciągu tygodnia" lub "Osiągnięcie 50 000 $ sprzedaży w tym miesiącu"

Dodawaj unikalne opisy do swoich celów ClickUp dla kontekstu

W przypadku prostszych zadań, takich jak sprawdzanie, czy kluczowe działania zostały zrobione, "Cele Prawda/Fałsz" zapewniają, że o niczym nie zapomniano. Możesz przeprowadzić krótkie ankiety lub wywiady ze swoimi Teams lub klientami, aby odkryć wspólne bolączki i odpowiednio zdefiniować cele.

Musieliśmy upewnić się, że nasze wewnętrzne procesy są w stanie odnieść sukces. ClickUp został nam polecony - ceny były świetne, gromadzenie informacji było dokładnie tym, czego potrzebowaliśmy i wydawało się, że platforma może rozwijać się wraz z firmą.

Charles Frey, Process Manager, QubicaAMF

2. Wybierz odpowiednie oprogramowanie do współpracy w ramach Enterprise

Wybrany stos technologiczny może przyczynić się do sukcesu lub porażki strategii współpracy w ramach Enterprise.

Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby odnieść powodzenie: 🎯

wybierz platformę do współpracy w przedsiębiorstwie, która odpowiada celom, cyklom pracy i skalowalności Twojej organizacji, aby przygotować się na powodzenie.

szukaj narzędzi, które płynnie integrują się z istniejącymi systemami, oferują dostęp mobilny i zawierają kluczowe funkcje, takie jak śledzenie czasu, synchronizacja kalendarza i przechowywanie w chmurze.

✅ Przejdź na zaawansowane alternatywy e-mail do komunikacji w biznesie, takie jak wideokonferencje i narzędzia do udostępniania ekranu, aby komunikacja była bardziej przejrzysta i skuteczna

używaj Tablice ClickUp do tworzenia, organizowania i realizowania pomysłów w jednej przestrzeni. Tablice łączą się bezpośrednio z dokumentami, zadaniami i czatami. Możesz osadzać dokumenty w Tablicy w celu aktualizacji na żywo, łączyć zadania w celu śledzenia postępów lub omawiać pomysły dotyczące wydajności zespołu za pośrednictwem zintegrowanych czatów.

Bonus: Po zakończeniu pracy możesz udostępnić Tablicę - osadzić ją w ClickUp, wyeksportować jako PDF lub przekonwertować w pełni funkcjonalny projekt za pomocą jednego kliknięcia.

Zamień pomysły swojego zespołu w skoordynowane działania dzięki ClickUp Whiteboards

✅ Zoptymalizuj proces recenzowania obrazów, wideo i plików PDF dzięki ClickUp Proofing . Możesz dodawać adnotacje bezpośrednio na tych plikach, dostarczając wyczyszczone, przydatne informacje zwrotne. Jest to szczególnie przydatne w przypadku aktualizacji umów prawnych lub zatwierdzania zawartości marketingowej, gdzie precyzyjna współpraca w ramach Enterprise ma kluczowe znaczenie.

zastosowanie Szablon tablicy z planem komunikacji ClickUp aby określić wiadomości, które należy rozpowszechnić, do kogo należy skierować i jakiego kanału użyć. Możesz określić, jak często powinna odbywać się komunikacja i czy wymagane są jakiekolwiek działania następcze, aby wszyscy byli na bieżąco informowani.

/$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/ClickUps-Communications-Plan-Tablica-Template.jpg Szablon tablicy z planem komunikacji ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-205379663&department=pmo Pobierz ten szablon /%cta/

To szablon planu komunikacji zwiększa widoczność w zespołach i działach, zapewniając, że wszyscy pracują razem, aby osiągnąć cele projektu i cele organizacyjne.

✅ Zdefiniuj role i obowiązki dla każdego projektu, ustal wytyczne dotyczące regularnych stand-upów i stwórz oś czasu dla nadchodzących projektów z Szablon komunikacji w Teams i matryca spotkań ClickUp .

Pro Tip: Unikaj wybierania narzędzi wyłącznie na podstawie ich popularności. Zamiast tego należy ocenić zarówno wirtualne wyzwania Teams i sporządzić krótką listę kilku narzędzi, które mogą sprawdzić się najlepiej. Stwórz matrycę porównawczą funkcji, kosztów, integracji i łatwości użytkowania, aby szybko podjąć decyzję.

3. Edukuj i szkol swój Teams

Według raportu PwC, 90% kadry zarządzającej uważa, że ich organizacja zwraca uwagę na potrzeby ludzi podczas wprowadzania nowej technologii.

Jednak tylko 53% pracowników zgadza się z tym stwierdzeniem. Dlatego, aby pomóc swojemu zespołowi poczuć się pewnie, skup się na szkoleniu wykraczającym poza kwestie techniczne.

Czy kiedykolwiek odczuwałeś ból związany z wdrażaniem nowego narzędzia, tylko po to, by Twój zespół miał z nim trudności?

Zainwestowałeś czas i pieniądze, ale bez odpowiedniego szkolenia narzędzie wydaje się bardziej przeszkodą niż rozwiązaniem. W tym miejscu ClickUp Brain może pomóc w tworzeniu ustrukturyzowanych warsztatów szkoleniowych. Możesz ustawić zadania dla każdego modułu szkoleniowego, śledzić postępy i przypisywać członkom zespołu konkretne cele edukacyjne.

💡Podpowiedzi do wypróbowania:

✅ Ustawienie zadań dla każdego modułu szkoleniowego i przypisanie terminów w celu śledzenia postępów

wyznacz każdemu członkowi zespołu jasne cele nauki i śledź ich postępy

tworzenie szybkich quizów lub zadań sprawdzających zrozumienie po każdej fazie

stwórz przestrzeń do dyskusji w zespole, aby każdy mógł dzielić się pytaniami i pomysłami

Niezależnie od tego, czy tworzysz warsztaty, czy informujesz swój zespół o innowacyjnych testach funkcji, pomaga to w łatwym tworzeniu zawartości. Możesz także użyć szablonów, aby szybko tworzyć powtarzalne sesje szkoleniowe i organizować je w dedykowanym obszarze roboczym.

Bonus: Jeśli Twój zespół jest rozproszony po całym świecie, ClickUp Brain tłumaczy również materiały szkoleniowe na wiele języków, aby były łatwo dostępne dla zróżnicowanych zespołów.

4. Śledzenie i mierzenie współpracy

Wdrożenie narzędzi to tylko wierzchołek góry lodowej we współpracy w ramach Enterprise. Musisz wiedzieć, czy robią one różnicę. Czy ludzie je stosują? Czy zadania są zakończone szybciej? Skorzystaj z wbudowanych narzędzi analitycznych, aby zmierzyć postęp. Następnie połącz liczby z opiniami pracowników.

Używaj Widok formularza ClickUp'a aby szybko zebrać opinie od swojego zespołu. Korzystając z tej samej platformy, możesz tworzyć niestandardowe formularze do śledzenia postępów lub zbierania spostrzeżeń na temat szkolenia.

Budowanie kultury współpracy: Frameworks to Guide Your Enterprise

Budowanie kultury współpracy wymaga czegoś więcej niż dobrych intencji; wymaga ustrukturyzowanego podejścia.

Przyjrzyjmy się kilku ramom, które mogą w tym pomóc.

1. 5 dysfunkcji zespołu

Według Pięć dysfunkcji zespołu (The Five Dysfunctions of a Team) autorstwa Patricka Lencioniego brak zaufania, strach przed konfliktem, słabe zaangażowanie, unikanie odpowiedzialności i nieuwaga są powszechnymi barierami, które zmuszają Teams do działania w silosach, fragmentując procesy w całym Enterprise.

Do zrobienia zarządzanie pracą zespołową to?

➡️ Oceniając obecną dynamikę zespołu i wykorzystując odpowiednie technologie do wypełnienia luk. Na przykład, jeśli w zespole brakuje zaufania, należy wprowadzić narzędzia komunikacyjne, takie jak anonimowe opinie, które umożliwiają swobodny przepływ myśli.

⚠️ Czego unikać: Unikaj ignorowania pierwotnych przyczyn rozbieżności. Poprawa współpracy zdalnej staje się prawie niemożliwa, jeśli nie zajmiemy się zaufaniem, komunikacją i odpowiedzialnością.

2. Cele, role, procesy, model interakcji

Współpraca zaczyna się od jasnego zdefiniowania celów, przydzielenia zadań, usprawnienia cyklu pracy i zapewnienia płynnej komunikacji. To esencja modelu GRPI .

Tak więc, rozpoczynając projekt, stwórz plan działania oparty na tych czterech filarach.

➡️ Rozpocznij od sesji uzgadniania zespołu, aby jasno określić swoje cele.

Na przykład, jeśli Twoim celem jest "Zwiększenie utrzymania klientów o 15% w ciągu sześciu miesięcy", podziel go na możliwe do wykonania zadania:

• Powodzenie klienta: Wprowadzenie nagród lojalnościowych dla klientów długoterminowych
• Prowadzenie produktu: Dostarczenie dużej aktualizacji w ciągu trzech miesięcy
• Marketing: Tworzenie i przeprowadzanie spersonalizowanych kampanii e-mail

➡️ Zdefiniuj role i obowiązki w oparciu o indywidualną wiedzę i doświadczenie.

Tworzenie ustrukturyzowanych, łatwych w nawigacji repozytoriów dla udostępnianej wiedzy, takich jak wiki lub zagnieżdżona dokumentacja z ClickUp Docs . Korzystaj z zaawansowanych opcji formatu, takich jak zakładki, tabele i widżety ułatwiające wizualne zrozumienie.

Zbuduj ClickUp Docs tak, aby pasował do każdego rodzaju zarządzania zadaniami

➡️ Gromadź informacje na temat procesów, aby zapewnić spójność i dostępność procesu decyzyjnego, cyklu pracy i eskalacji problemów.

Użyj Natychmiastowa współpraca na żywo w ClickUp aby powiadamiać, gdy członek zespołu jednocześnie przegląda zadanie lub dodaje komentarz do dokumentu. Udostępnianie opinii, przydzielanie zadań i płynne śledzenie pomysłów.

➡️ Zachęcaj do budowania więzi w zespole poza pracą. Trenuj konstruktywne rozwiązywanie konfliktów poprzez otwarte dyskusje i regularne spotkania poza pracą.

3. Formularz, Storming, Norming i Performing

Aby promować współpracę w ramach Enterprise, przeprowadź swój zespół przez następujące etapy Sceny rozwoju grupy według Tuckmana : formularz, burza, normowanie i wykonywanie.

Formularz: Dołączenie członków Teams z różnych działów i wyjaśnienie ich celu. Na przykład, dostosuj IT, operacje i marketing do projektu cyfrowej transformacji zorientowanej na klienta. Skorzystaj z platformy współdzielonego obszaru roboczego, aby scentralizować komunikację.

Storming: Zachęcaj do ustrukturyzowanych dyskusji za pośrednictwem narzędzi do spotkań opartych na współpracy, takich jak ClickUp Chat . Konfigurowalne powiadomienia i działania następcze pozwalają być na bieżąco tylko z tymi rozmowami, które mają znaczenie. Przypinaj kluczowe czaty, organizuj rozmowy w sekcje i używaj bezpośrednich wiadomości do dyskusji jeden na jeden.

Odblokuj efektywną komunikację w zespole dzięki ClickUp Chat ClickUp Chat synchronizuje również wszystkie informacje między urządzeniami i działa bezbłędnie, nawet w trybie offline. Dodatkowo, zredukuj "podatek od przełączania" - spadek wydajności spowodowany przełączaniem się między platformami - organizując rozmowy audio i wideo (z maksymalnie 200 uczestnikami) bezpośrednio w ClickUp Chat.

Normalizacja: Skoncentruj się na standaryzacji cykli pracy i sporządzeniu listy najlepszych praktyk w zakresie współpracy międzyfunkcyjnej.

Performing: Uznaj i świętuj kamienie milowe zespołu, aby wzmocnić poczucie wspólnych osiągnięć.

📮 ClickUp Insight: _Niemal 60% pracowników odpowiada na wiadomości błyskawiczne w ciągu 10 minut

Podczas gdy te szybkie odpowiedzi są często utożsamiane z wydajnością, zakłócają one skupienie i utrudniają dogłębną pracę. Scentralizuj projekty, zadania i wątki czatu w jednym miejscu ClickUp aby usprawnić interakcje i ograniczyć przełączanie kontekstu. Uzyskaj potrzebne informacje bez utraty koncentracji!

4. 8 kroków do przewodzenia zmianom

Zmiana zaczyna się od liderów, którzy nadadzą jej odpowiedni ton. Aby przełamać silosy i wspierać współpracę, należy postępować zgodnie z 8 kroków modelu zmiany Kottera .

przez Kotter Po pierwsze, stwórz poczucie pilności. Pokaż rzeczywiste koszty słabej koordynacji - np. opóźnione premiery produktów - aby podkreślić, dlaczego zmiana jest kluczowa.

Następnie zbuduj koalicję liderów z różnych działów, którzy mogą napędzać współpracę. Wyposaż ich w narzędzia takie jak udostępnianie pulpitów lub wewnętrzne sieci społecznościowe, aby zwiększyć przejrzystość.

Wreszcie, zachęcaj do wspólnych warsztatów, podczas których Teams, takie jak R&D i marketing, współpracują, utrzymując oś czasu i potrzeby w centrum uwagi. Bądź liderem, a Twój Teams podąży za Tobą.

Kiedyś spędzaliśmy dodatkowe godziny na ręcznym wykonywaniu rutynowych czynności, takich jak dostarczanie projektów do naszego zespołu, tworzenie zadań i wklejanie połączonych linków. Teraz wykorzystujemy ten czas na planowanie i przenoszenie większej liczby cykli pracy zespołu do ClickUp.

Oscar Aguilar, Marketing Project Manager, CEMEX

Usprawnij współpracę w ramach Enterprise dzięki ClickUp

Współpraca w przedsiębiorstwie jest jak prowadzenie najlepszej drużyny sportowej. Talent może pomóc przez jakiś czas, ale wydajność spadnie bez regularnej praktyki i dostosowania.

To samo dotyczy biznesu. Bez zoptymalizowanej współpracy projekty utkną w martwym punkcie, a ich jakość spadnie. W tym miejscu ClickUp wkracza do akcji i bez wysiłku upraszcza współpracę w ramach Enterprise. Niezależnie od tego, czy chcesz przeprowadzić burzę mózgów, przydzielić obowiązki, czy ułatwić przekazywanie informacji zwrotnych, masz wszystkie funkcje potrzebne do dalszego postępu.

Gotowy do rozpoczęcia pracy? Zarejestruj się w ClickUp za darmo i zobacz współpracę w akcji.