Duże projekty są nieuporządkowane. Z wieloma ruchomymi częściami, śledzenie zadań, obowiązków i terminów może szybko przerodzić się w chaos.
W tym miejscu pojawia się system współpracy w przedsiębiorstwie - nie tylko jako kolejne modne hasło biznesowe, ale jako różnica między bezgłowymi kurczakami a skoordynowanym powodzeniem. Zrobione dobrze, przekształca rozproszone wysiłki w usprawnione cykle pracy, zamieniając "Gdzie jest ten plik? " w "Tutaj jest to, czego potrzebujesz". ' ✨
Zbadajmy współpracę w ramach Enterprise, dlaczego ma ona teraz większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej i jak ją skutecznie wdrożyć.
⏰60-sekundowe podsumowanie
- Współpraca w przedsiębiorstwie usprawnia pracę zespołową dzięki narzędziom do komunikacji, zarządzania zadaniami i udostępniania dokumentów
- Współpraca wewnętrzna poprawia komunikację w organizacji; współpraca zewnętrzna zapewnia połączenie z dostawcami, klientami i partnerami
- Współpraca prowadzi do szybszego podejmowania decyzji, płynniejszego cyklu pracy i zmniejszenia przeciążenia komunikacyjnego
- Typowe wyzwania obejmują brak strategii, opór przed zmianami i słabe zarządzanie
- Powodzenie wymaga jasno określonych celów, odpowiednich narzędzi, szkolenia zespołów i śledzenia postępów
- Wybierz platformy takie jak ClickUp, które integrują się z istniejącymi systemami i oferują niezbędne funkcje
- Szkolenie Teams w zakresie umiejętności technicznych i praktycznego wykorzystania, aby zapewnić pewność siebie
- Mierz postępy poprzez śledzenie zakończonych zadań i zbieranie informacji zwrotnych
- Budowanie kultury współpracy wiąże się z rozwiązywaniem problemów związanych z zaufaniem, ustawieniem jasnych celów i prowadzeniem teamów przez kolejne sceny
Zrozumienie współpracy w przedsiębiorstwie
Współpraca w ramach Enterprise usprawnia pracę zespołową. Tworzy solidne ramy udostępniania wiedzy między lokalnymi i zdalnymi teamami, dzięki czemu zakończenie zadań i osiągnięcie kamieni milowych jest szybkie i wydajne.
Czym jest współpraca w ramach Enterprise?
Współpraca w przedsiębiorstwie ma na celu dostosowanie zespołów, dostawców i klientów do płynnej pracy, poprawiając komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Nie chodzi tylko o narzędzia - chodzi o stworzenie kultury, w której komunikacja przepływa, pomysły kwitną, a wszyscy pracują nad tymi samymi celami.
Dzięki odpowiednim narzędziom i zoptymalizowanym procesom biznesowym współpraca w zespole staje się płynna, ułatwiając udostępnianie informacji i zwiększając wydajność.
Interesują Cię najlepsze narzędzia do współpracy zespołowej? Zapoznaj się z naszym podsumowaniem wideo:
Rodzaje współpracy w ramach Enterprise
1. Wewnętrzna współpraca w ramach Enterprise
Koncentruje się na poprawie komunikacji organizacyjnej, zarządzaniu zadaniami i udostępnianiu informacji w celu wspierania pracy zespołowej i efektywnego zarządzania projektami. Wewnętrzna współpraca w przedsiębiorstwie wykorzystuje narzędzia takie jak oprogramowanie do komunikacji biznesowej, tablice działań i scentralizowane portale dokumentów.
2. Zewnętrzna współpraca w ramach Enterprise
Zapewnia bezpieczne, dedykowane przestrzenie do udostępniania osi czasu, śledzenia raportowania statusu i zarządzania zasobami z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak klienci, dostawcy i partnerzy. Celem zewnętrznej współpracy w ramach Enterprise jest uniknięcie opóźnień lub nieporozumień.
| Aspect | Wewnętrzna współpraca w ramach Enterprise | Zewnętrzna współpraca w ramach Enterprise |
| Główny cel | Usprawnianie pracy zespołowej i udostępnianie wiedzy w organizacji | Koordynacja z podmiotami zewnętrznymi w celu osiągnięcia wspólnych celów |
| Uczestnictwo | Pracownicy i wewnętrzne Teams | Klienci, sprzedawcy, partnerzy i inni interesariusze zewnętrzni |
| Używane narzędzia | Oprogramowanie do komunikacji biznesowej, tablice działań, portale dokumentów | Bezpieczne platformy udostępniania, portale dla klientów, pakiety do współpracy |
| Własność danych | Pełna kontrola w ramach organizacji | Udostępnianie lub negocjowanie między wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami |
| Korzyści | Redukuje silosy, promuje przejrzystość w cyklach pracy | Unikaj nieporozumień, zapewniaj terminowe aktualizacje |
Korzyści ze współpracy w przedsiębiorstwie
Efektywna współpraca nie tylko poprawia dynamikę zespołu, ale także zwiększa wydajność i podejmowanie decyzji.
Zanurzmy się w tym, jak to robi różnicę.
- Bądź na bieżąco: Utrzymuj wszystkich na bieżąco dzięki współpracy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze wiesz, co się dzieje, kto nad czym pracuje i na jakim etapie są sprawy
- Lepsza praca zespołowa: Pożegnaj się z niekończącymi się spotkaniami, aby Twój zespół o wysokiej funkcji był połączony i pewny siebie
- Mniej przeciążenia komunikacyjnego: Uniknij zmęczenia Zoomem i przeciążenia skrzynki odbiorczej - narzędzia do współpracy przecinają bałagan, dzięki czemu nie musisz ciągle szukać informacji
- Szybsze zrobienie czegoś: Wczesne wykrywanie problemów, aby móc zmienić przydział zasobów i utrzymać płynność pracy
Czytaj więcej: 10 najlepszych narzędzi do współpracy dla przedsiębiorstw
Główne wyzwania związane z wdrażaniem współpracy w przedsiębiorstwie
Nawet przy najlepszych intencjach, strategie współpracy w ramach Enterprise napotykają na przeszkody. Oto jak sobie z nimi poradzić.
1. Brak strategii dla całej firmy
Teams często wdrażają narzędzia technologiczne na bieżąco, zaczynając od aplikacji do zrobienia, następnie dodając platformę do notatek i tak dalej. Z czasem tworzy to mieszankę narzędzi AI do współpracy, które mogą się pokrywać, ale nie integrują się dobrze, co prowadzi do nieefektywności i silosowych danych.
Rozwiązanie: Audyt istniejącego stosu technologicznego, eliminacja nadmiarowości i standaryzacja procesów współpracy.
2. Opór przed zmianami
Czy kiedykolwiek słyszałeś: "Nie mam czasu na wypróbowanie czegoś nowego"? Pracownicy, którzy nie widzą wartości przyjęcia nowego narzędzia lub metody, będą się temu opierać.
Rozwiązanie: Zidentyfikuj bolączki i wprowadź narzędzia, które płynnie integrują się z istniejącymi cyklami pracy.
3. Brak zarządzania
Jednym z najtrudniejszych wyzwań we wdrażaniu efektywnej współpracy jest zrównoważenie elastyczności z zarządzaniem, bezpieczeństwem i zgodnością. Na przykład zezwolenie na nieograniczone udostępnianie plików bez odpowiedniej kontroli może prowadzić do naruszenia danych.
Rozwiązanie: Utworzenie zespołu IT, ds. zgodności i kierowników zespołów w celu wstępnej weryfikacji narzędzi. Dostarczenie zatwierdzonej listy oprogramowania z wytycznymi niestandardowymi i zaplanowanie regularnych audytów w celu zapewnienia zgodności.
Jak z powodzeniem wdrożyć strategię współpracy w przedsiębiorstwie?
Powodzenie współpracy zależy nie tylko od wyboru narzędzi - wymaga ona dostosowania celów, ustrukturyzowanych procesów i zaangażowania zespołu.
Przeanalizujmy kroki, aby to osiągnąć.
1. Wyczyszczone cele organizacyjne
Zanim zaczniesz korzystać z narzędzi lub procesów, zadaj sobie pytanie:
- Jakie problemy próbujesz rozwiązać?
- Chcesz skrócić czas reakcji obsługi klienta lub przyspieszyć dostawy produktów?
- Czy poprawa wydajności pracy zespołowej w okresach szczytu jest priorytetem?
Oprzyj swoją strategię na jasnych, możliwych do zrealizowania celach. Na przykład, jeśli celem jest poprawa wdrażania pracowników, należy dążyć do czegoś w rodzaju: "Skróć czas wdrażania nowych pracowników z 3 tygodni do 2 tygodni w ciągu następnego kwartału". '
Użyj ClickUp Goals, aby zakończyć to zadanie.
Dzięki funkcjom takim jak "Cele zadań" możesz połączyć zadania lub listy z celem, umożliwiając automatyczną aktualizację postępów w miarę zakończenia zadań przez członków zespołu.
Podobnie, "Cele liczbowe" i "Cele pieniężne" umożliwiają śledzenie celów, takich jak "Utwórz 5 e-maili z promocją produktu w ciągu tygodnia" lub "Osiągnij 50 000 $ sprzedaży w tym miesiącu". "
W przypadku prostszych zadań, takich jak sprawdzanie, czy kluczowe działania zostały zrobione, "Cele Prawda/Fałsz" zapewniają, że o niczym nie zapomniano. Możesz przeprowadzać krótkie ankiety lub wywiady ze swoimi zespołami lub klientami, aby odkryć wspólne bolączki i odpowiednio zdefiniować cele.
Musieliśmy upewnić się, że nasze wewnętrzne procesy są przygotowane na sukces. ClickUp został nam polecony - cena była świetna, gromadzenie informacji było dokładnie tym, czego potrzebowaliśmy i wydawało się, że platforma może rozwijać się wraz z firmą.
Musieliśmy upewnić się, że nasze wewnętrzne procesy są przygotowane na sukces. ClickUp został nam polecony - cena była świetna, gromadzenie informacji było dokładnie tym, czego potrzebowaliśmy i wydawało się, że platforma może rozwijać się wraz z firmą.
2. Wybierz odpowiednie oprogramowanie do współpracy w przedsiębiorstwie
Wybór stosu technologicznego może wpłynąć na strategię współpracy w przedsiębiorstwie.
Skorzystaj z tych wskazówek, aby odnieść powodzenie: 🎯
wybierz platformę do współpracy w przedsiębiorstwie, która odpowiada celom, cyklom pracy i skalowalności Twojej organizacji, aby przygotować się na powodzenie.
szukaj narzędzi, które płynnie integrują się z istniejącymi systemami, oferują dostęp mobilny i zawierają kluczowe funkcje, takie jak śledzenie czasu, synchronizacja kalendarza i przechowywanie w chmurze.
✅ Przejdź na zaawansowane alternatywy e-mail dla komunikacji biznesowej, takie jak wideokonferencje i narzędzia do udostępniania ekranu, aby komunikacja była bardziej przejrzysta i skuteczna
użyj Tablic ClickUp, aby tworzyć, organizować i realizować pomysły w jednej przestrzeni. Mają one bezpośrednie połączenie z dokumentami, zadaniami i czatami. Możesz osadzać dokumenty w Tablicy w celu aktualizacji na żywo, łączyć zadania w celu śledzenia postępów lub omawiać pomysły dotyczące wydajności zespołu za pośrednictwem zintegrowanych czatów.
Bonus: Gdy Twoja praca zostanie zakończona, możesz udostępnić Tablicę - osadzić ją w ClickUp, wyeksportować jako PDF lub przekonwertować w pełni funkcjonalny projekt za pomocą jednego kliknięcia.
✅ Zoptymalizuj proces recenzowania obrazów, wideo i plików PDF dzięki ClickUp Proofing. Możesz dodawać adnotacje bezpośrednio na tych plikach, dostarczając jasnych, przydatnych informacji zwrotnych. Jest to szczególnie przydatne w przypadku aktualizacji umów prawnych lub zatwierdzania zawartości marketingowej, gdzie precyzyjna współpraca w ramach Enterprise ma kluczowe znaczenie.
skorzystaj z szablonu ClickUp's Communications Plan Tablica Template, aby określić wiadomości, które należy rozpowszechnić, do kogo należy je skierować i jakiego kanału użyć. Możesz określić, jak często powinna odbywać się komunikacja i czy wymagane są jakiekolwiek działania następcze, aby wszyscy byli na bieżąco informowani.
Ten szablon planu komunikacji zwiększa widoczność w zespołach i działach, zapewniając, że wszyscy pracują razem, aby osiągnąć cele projektu i cele organizacyjne.
zdefiniuj role i obowiązki dla każdego projektu, ustal wytyczne dotyczące regularnych stand-upów i stwórz oś czasu dla nadchodzących projektów za pomocą szablonu komunikacji w zespole i matrycy spotkań ClickUp.
Pro Tip: Unikaj wybierania narzędzi wyłącznie na podstawie ich popularności. Zamiast tego, należy ocenić zarówno lokalne, jak i wirtualne wyzwania zespołowe i sporządzić krótką listę kilku narzędzi, które mogą działać najlepiej. Stwórz matrycę porównawczą pod kątem funkcji, kosztów, integracji i łatwości użytkowania w celu szybkiego podejmowania decyzji.
3. Edukuj i szkol swój zespół
Według raportu PwC, 90% dyrektorów najwyższego szczebla uważa, że ich organizacja zwraca uwagę na potrzeby ludzi podczas wprowadzania nowych technologii.
Jednak tylko 53% pracowników zgadza się z tym stwierdzeniem. Dlatego, aby pomóc swojemu zespołowi poczuć się pewnie, skup się na szkoleniach wykraczających poza kwestie techniczne.
Czy kiedykolwiek odczuwałeś ból związany z wdrażaniem nowego narzędzia, tylko po to, aby Twój zespół miał z nim trudności?
Zainwestowałeś czas i pieniądze, ale bez odpowiedniego szkolenia narzędzie wydaje się bardziej przeszkodą niż rozwiązaniem. ClickUp Brain może w tym pomóc, tworząc ustrukturyzowane warsztaty szkoleniowe. Możesz ustawić zadania dla każdego modułu szkoleniowego, śledzić postępy i przypisywać członkom zespołu konkretne cele edukacyjne.
💡Podpowiedzi do wypróbowania:
✅ Ustawienie zadań dla każdego modułu szkoleniowego i przypisanie terminów w celu śledzenia postępów
wyznacz każdemu członkowi zespołu jasne cele edukacyjne i śledź ich postępy
twórz szybkie quizy lub zadania, aby sprawdzić zrozumienie po każdej fazie
stwórz przestrzeń do dyskusji zespołowych, aby każdy mógł dzielić się pytaniami i pomysłami
Niezależnie od tego, czy tworzysz warsztaty, czy informujesz swój zespół o innowacyjnych testach funkcji, pomaga to w łatwym tworzeniu zawartości. Możesz także używać szablonów, aby szybko tworzyć powtarzalne sesje szkoleniowe i organizować je w dedykowanym obszarze roboczym.
Bonus: Jeśli Twój zespół jest rozproszony po całym świecie, ClickUp Brain przetłumaczy również materiały szkoleniowe na wiele języków, aby były łatwo dostępne dla różnych zespołów.
4. Śledzenie i mierzenie współpracy
Wdrażanie narzędzi to tylko wierzchołek góry lodowej we współpracy w ramach Enterprise. Musisz wiedzieć, czy robią one różnicę. Czy ludzie je wdrażają? Czy zadania są zakończone szybciej? Skorzystaj z wbudowanych narzędzi analitycznych, aby zmierzyć postęp. Następnie połącz liczby z opiniami pracowników.
Użyj widoku formularza ClickUp, aby szybko zebrać opinie od swojego zespołu. Korzystając z tej samej platformy, możesz tworzyć niestandardowe formularze do śledzenia postępów lub zbierania informacji na temat szkolenia.
Budowanie kultury współpracy: Frameworks to Guide Your Enterprise
Budowanie kultury współpracy wymaga czegoś więcej niż dobrych intencji; wymaga ustrukturyzowanego podejścia.
Przyjrzyjmy się kilku ramom, które mogą w tym pomóc.
1. 5 dysfunkcji zespołu
Według "The Five Dysfunctions of a Teams" Patricka Lencioniego, brak zaufania, strach przed konfliktem, słabe commit, unikanie odpowiedzialności i nieuwaga są powszechnymi barierami, które zmuszają zespoły do działania w silosach, fragmentując procesy w całym Enterprise.
W jaki sposób można zatem zarządzać współpracą?
➡️ Oceniając obecną dynamikę zespołu i wykorzystując odpowiednie technologie do wypełnienia luk. Na przykład, jeśli w zespole brakuje zaufania, należy wprowadzić narzędzia komunikacyjne, takie jak anonimowe opinie, które umożliwiają swobodny przepływ myśli.
⚠️ Czego unikać: Unikaj ignorowania podstawowych przyczyn niewłaściwego dopasowania. Poprawa współpracy zdalnej staje się prawie niemożliwa, jeśli nie zajmiemy się zaufaniem, komunikacją i odpowiedzialnością.
2. Cele, role, procesy, model interakcji
Współpraca zaczyna się od jasnego zdefiniowania celów, przypisania zadań, usprawnienia cyklu pracy i zapewnienia płynnej komunikacji. To esencja modelu GRPI.
Rozpoczynając projekt, stwórz plan działania oparty na tych czterech filarach.
➡️ Rozpocznij od sesji uzgadniania zespołów, aby jasno określić swoje cele.
Na przykład, jeśli Twoim celem jest "Zwiększenie retencji klientów o 15% w ciągu sześciu miesięcy", podziel go na wykonalne zadania:
- Niestandardowe powodzenie: Uruchom nagrody lojalnościowe dla długoterminowych klientów
- Prowadzenie produktu: Dostarczenie dużej aktualizacji w ciągu trzech miesięcy
- Marketing: Twórz i realizuj spersonalizowane kampanie e-mail
➡️ Zdefiniuj role i obowiązki w oparciu o indywidualną wiedzę i doświadczenie.
Twórz ustrukturyzowane, łatwe w nawigacji repozytoria dla udostępnianej wiedzy, takie jak wiki lub zagnieżdżona dokumentacja z ClickUp Docs. Korzystaj z zaawansowanych opcji formatu, takich jak zakładki, tabele i widżety, aby ułatwić wizualne zrozumienie.
➡️ Zbieraj informacje na temat procesów, aby zapewnić spójność i dostępność procesów decyzyjnych, cykli pracy i eskalacji problemów.
Korzystaj z funkcji Instant i Live Collaboration w ClickUp, aby otrzymywać powiadomienia, gdy członek zespołu jednocześnie przegląda zadanie lub dodaje komentarz do dokumentu. Udostępnianie opinii, przydzielanie zadań i śledzenie pomysłów bez zakłóceń.
➡️ Zachęcaj do budowania więzi w zespole poza pracą. Trenuj konstruktywne rozwiązywanie konfliktów poprzez otwarte dyskusje i regularne spotkania poza pracą.
3. Formularze, burze, normowanie i wydajność
Aby promować współpracę w przedsiębiorstwie, poprowadź swój zespół przez sceny rozwoju grupy Tuckmana: formularz, burza, normowanie i wykonywanie.
Formularz: Dołącz członków Teams z różnych działów i wyjaśnij ich cel. Na przykład, dostosuj IT, operacje i marketing do projektu cyfrowej transformacji zorientowanej na klienta. Skorzystaj z platformy współdzielonej przestrzeni roboczej, aby scentralizować komunikację.
Storming: Zachęcaj do ustrukturyzowanych dyskusji za pomocą narzędzi do spotkań grupowych, takich jak ClickUp Chat. Konfigurowalne powiadomienia i działania następcze pozwalają być na bieżąco tylko z tymi rozmowami, które mają znaczenie. Przypinaj kluczowe czaty, organizuj rozmowy w sekcje i używaj bezpośrednich wiadomości do dyskusji jeden na jeden.
ClickUp Chat synchronizuje również wszystkie informacje między urządzeniami i działa bezbłędnie, nawet w trybie offline. Dodatkowo, zredukuj "podatek Toggl" - spadek wydajności spowodowany przełączaniem się między platformami - organizując rozmowy audio i wideo (z maksymalnie 200 uczestnikami) bezpośrednio w ClickUp Chat.
Normowanie: Skoncentruj się na standaryzacji cykli pracy i sporządzeniu listy najlepszych praktyk w zakresie współpracy międzyfunkcyjnej.
Wydajność: Uznaj i świętuj kamienie milowe zespołu, aby wzmocnić poczucie wspólnych osiągnięć.
📮 ClickUp Insight: Niemal 60% pracowników odpowiada na wiadomości błyskawiczne w ciągu 10 minut.
Szybkie reakcje są często utożsamiane z wydajnością, ale zakłócają skupienie i utrudniają dogłębną pracę. Scentralizuj projekty, zadania i wątki czatu w ClickUp, aby usprawnić interakcje i ograniczyć przełączanie kontekstu. Uzyskaj potrzebne informacje bez poświęcania skupienia!
4. 8 kroków do przewodzenia zmianom
Zmiana zaczyna się od liderów, którzy nadają jej ton. Aby rozbić silosy i wspierać współpracę, postępuj zgodnie z 8 krokami Modelu Zmiany Kottera.
Po pierwsze, stwórz poczucie pilności. Pokaż rzeczywiste koszty słabej koordynacji - takie jak opóźnione premiery produktów - aby podkreślić, dlaczego zmiana jest kluczowa.
Następnie zbuduj koalicję liderów z różnych działów, którzy będą w stanie stymulować współpracę. Wyposaż ich w narzędzia takie jak udostępnianie pulpitów lub wewnętrzne sieci społecznościowe, aby zwiększyć przejrzystość.
Wreszcie, zachęcaj do wspólnych warsztatów, podczas których Teams, takie jak R&D i marketing, współpracują, zachowując oś czasu i potrzeby w centrum uwagi. Bądź liderem, a Twój team podąży za Tobą.
Kiedyś spędzaliśmy dodatkowe godziny na ręcznym wykonywaniu rutynowych czynności, takich jak dostarczanie projektów do naszego zespołu, tworzenie zadań i wklejanie połączonych plików. Teraz wykorzystujemy ten czas na planowanie i przenoszenie większej liczby cykli pracy zespołu do ClickUp.
Kiedyś spędzaliśmy dodatkowe godziny na ręcznym wykonywaniu rutynowych czynności, takich jak dostarczanie projektów do naszego zespołu, tworzenie zadań i wklejanie połączonych plików. Teraz wykorzystujemy ten czas na planowanie i przenoszenie większej liczby cykli pracy zespołu do ClickUp.
Usprawnij współpracę w przedsiębiorstwie dzięki ClickUp
Współpraca w przedsiębiorstwie jest jak prowadzenie najlepszej drużyny sportowej. Talent może pomóc przez jakiś czas, ale wydajność spadnie bez regularnych ćwiczeń i dostosowania.
To samo dotyczy firm. Bez zoptymalizowanej współpracy projekty utkną w martwym punkcie, a ich jakość spadnie. To właśnie tutaj ClickUp wkracza do akcji i bez wysiłku upraszcza współpracę w ramach Enterprise. Niezależnie od tego, czy chcesz przeprowadzić burzę mózgów, przydzielić obowiązki, czy ułatwić przekazywanie informacji zwrotnych, masz do dyspozycji wszystkie funkcje potrzebne do dalszego postępu.
Chcesz zacząć? Zarejestruj się w ClickUp za darmo i zobacz współpracę w akcji.