Asystent wykonawczy a szef sztabu: Które stanowisko jest odpowiednie dla Ciebie?

Za każdym wysoko wydajnym kierownikiem stoi solidna załoga - ci, którzy pozwalają mu skupić się na 20% zadań, które stanowią 80% wpływu.

Asystenci wykonawczy (EA) i szefowie personelu (CoS) znajdują się na pierwszej linii tej załogi. Są to dwie potężne role, które sprawiają, że miejsca pracy działają jak dobrze naoliwione maszyny.

Jakie są jednak kluczowe różnice między tymi rolami i której z nich potrzebuje Twoja organizacja?

Przeanalizujemy te kwestie i przedstawimy wgląd w te role w ClickUp - abyś mógł podjąć wyważoną decyzję podczas oceny pozycji asystenta wykonawczego i szefa personelu dla swojego zespołu.

Czym jest szef sztabu?

Szef sztabu to zaufany partner strategiczny dla kierownictwa wyższego szczebla, często postrzegany jako "prawa ręka" dyrektorów najwyższego szczebla, takich jak CEO, CFO i COO. Rola ta wykracza poza tradycyjne wsparcie, koncentrując się na podejmowaniu decyzji na wysokim szczeblu, zarządzaniu projektami i dostosowaniu między działami.

Znaczenie roli

Czy wiesz, że rola szefa sztabu ma korzenie sięgające strategii wojskowej i operacji rządowych? Wynika to z faktu, że wysokiej rangi generał na polu bitwy, otoczony chaosem, zwykle potrzebował kogoś, kto poradziłby sobie z przepływem informacji, nadał sens priorytetom i upewnił się, że każdy ruchomy element jest na swoim miejscu.

W dzisiejszych czasach rola ta wyewoluowała z areny politycznej, najbardziej znanej w miejscach takich jak Biały Dom, gdzie szef sztabu stał się osobą, do której zwraca się prezydent.

W dzisiejszych czasach szef sztabu jest równie ważny dla strategicznej wizji w świecie korporacji.

👀 Fun Fact

Większość szefów sztabów (25,7%) pracuje w branży technologicznej - znacznie więcej niż na jakimkolwiek innym polu. Bankowość i inwestycje plasują się na kolejnym miejscu z wynikiem 17,6%, co odzwierciedla zapotrzebowanie na ludzi, którzy potrafią zsynchronizować duże organizacje.

za pośrednictwem Szef sieci sztabów To mówi nam coś kluczowego o tej roli: Szefowie sztabów rozwijają się w szybko zmieniających się środowiskach, w których dyrektorzy generalni potrzebują kogoś, kto pomoże przekształcić wizję w działanie, działając jednocześnie jako zaufany pełnomocnik dyrektora.

Czym jest asystent zarządu?

Asystent wykonawczy to mistrz logistyki i zarządzania czasem, dostawca wsparcia administracyjnego dla kadry kierowniczej. Do ich obowiązków należy zarządzanie harmonogramami, obsługa komunikacji i wypełnianie luki w zarządzaniu projektami dla płynne codzienne operacje .

Znaczenie roli

👀 Fun Fact

Rola asystenta wykonawczego (EA) powstała na początku XX wieku po rewolucji przemysłowej, wraz z rozwojem biznesu. Ewoluowała od prostej pracy biurowej i zadań administracyjnych do wysoce wyspecjalizowanych pozycji, które obejmowały nadzorowanie logistyki i działanie jako strażnicy komunikacji.

Dzisiejsi EA są niezbędni do codziennej funkcji, zarządzania złożonymi harmonogramami i obsługi poufnych informacji. Choć zazwyczaj nie są odpowiedzialni za szersze plany strategiczne, tworzą przestrzeń dla kadry kierowniczej, która może skupić się na obowiązkach wyższego szczebla, co czyni ich niezbędnymi dla ogólnej wydajności biznesu.

Role i obowiązki

Podczas gdy zarówno szef sztabu, jak i asystent wykonawczy stanowią istotne wsparcie dla kadry kierowniczej, ich obowiązki znacznie różnią się zakresem i celem.

Szef Sztabu

Planowanie strategiczne

Szef sztabu jest mocno zaangażowany w kształtowanie przyszłości firmy . Pomagają w opracowywaniu i wdrażaniu strategii wysokiego szczebla wraz z zespołem kierowniczym. Może to obejmować:

• Opracowywanie i nadzorowanie wdrażania inicjatyw obejmujących całą firmę
• Prowadzenie sesji planowania rocznego i kwartalnych przeglądów strategii
• Przekładanie wizji kierownictwa na praktyczne plany działania

Na przykład, szef sztabu może współpracować z dyrektorem generalnym podczas fuzji korporacyjnej, zarządzając złożoną logistyką i dostosowując różne Teams w celu osiągnięcia płynnego przejścia.

Koordynacja między działami

Działając jako pomost między działami, CoS rozwiązuje międzyfunkcyjne wyzwania i wąskie gardła, pomaga zapobiegać silosom i zapewnia, że każdy dział pracuje na rzecz wspólnych celów.

Wsparcie decyzyjne na wyższym szczeblu

Szefowie sztabów często pełnią rolę zaufanych doradców, oferując spostrzeżenia i analizy, które pomagają kadrze kierowniczej podejmować świadome decyzje. Uczestniczą w spotkaniach na wysokim szczeblu, syntetyzują informacje i przedstawiają kierownictwu oparte na danych, wykonalne zalecenia.

Chociaż każda rola jest inna, podstawowe obowiązki szefa sztabu generalnie mieszczą się w trzech kategoriach, z których każda pozwala szefowi sztabu w wyjątkowy sposób zwiększyć efektywność organizacji: 1. proces: Ocena, przeprojektowanie i zarządzanie kluczowymi procesami korporacyjnymi 2. ludzie: Monitorowanie pracy zespołów wewnętrznych i rozwiązywanie problemów lub doradzanie w tym zakresie 3. portfolio: Posiadanie portfolio projektów, które napędzają rozwój biznesu

Paul Cohen, szef personelu w One Medical

Asystent wykonawczy

Wsparcie administracyjne

Asystent wykonawczy zajmuje się wszystkim, od przygotowywania dokumentów i systemów archiwizacji po organizację podróży. Rola asystenta jest niezbędna do utrzymania harmonogramu pracy dyrektora w porządku i bez zakłóceń.

Przeczytaj również: Najlepsze narzędzia AI dla asystentów zarządu

Planowanie i zarządzanie czasem

Kluczowym obowiązkiem EA jest zapewnienie, że czas ich kierownictwa jest jak najlepiej wykorzystany. Mogą oni na przykład zmienić harmonogram spotkań, aby stworzyć nieprzerwany czas na skupienie się lub nadać priorytet pilnym sprawom, które wymagają natychmiastowej uwagi.

Asystent wykonawczy robi różnicę, maksymalizując czas zarządu, poprawiając komunikację i organizując zadania, co zwiększa wydajność i pomaga całemu zespołowi pozostać skoncentrowanym. Przewidujemy potrzeby, proaktywnie rozwiązujemy problemy i budujemy silne relacje, dzięki czemu praca przebiega sprawniej dla wszystkich. Dodatkowo, wspieramy zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, (staramy się) zmniejszyć stres kadry kierowniczej i przyczyniamy się do pozytywnej, opartej na współpracy kultury zespołu._

Faye Encarnacion Bautista, asystentka zarządu w ClickUp

Komunikacja i korespondencja

EA często zarządzają wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami w imieniu kadry kierowniczej. Niezależnie od tego, czy chodzi o redagowanie e-maili, odbieranie telefonów czy organizowanie briefingów, zapewniają oni, że ważne wiadomości są dostarczane w sposób jasny i na czas.

pomyśl o tym w ten sposób: Podczas gdy szef sztabu koncentruje się na tym, "co będzie dalej" dla organizacji, asystent wykonawczy pracuje nad tym, aby "to, co jest teraz" działało sprawnie. Razem tworzą potężny system wsparcia, który umożliwia liderom wykonawczym działanie z najwyższym potencjałem.

Umiejętności i kwalifikacje

Niezbędne umiejętności szefa personelu

Szef sztabu musi być strategicznym myślicielem z silnymi zdolnościami przywódczymi.

Musi widzieć szerszą perspektywę, przewidywać wyzwania i opracowywać plany ich rozwiązania:

• Umiejętności rozwiązywania problemów na wysokim poziomie
• Umiejętności politycznych i wyjątkowego zarządzania interesariuszami
• Doświadczenie w zarządzaniu projektami na poziomie Enterprise
• Silnych umiejętności analitycznych i interpretacji danych
• Zdolności przywódcze umożliwiające wywieranie wpływu bez bezpośredniego autorytetu
• Doskonała komunikacja międzyfunkcyjna

Zazwyczaj szef sztabu posiada tytuł MBA lub odpowiedni tytuł magistra oraz 8-10 lat doświadczenia w postępie w biznesie. Wynagrodzenie waha się w zakresie $160,000 do $390,000 rocznie w USA, z dodatkowymi premiami na wyższych szczeblach.

Niezbędne umiejętności dla asystenta wykonawczego

Jako odźwierny swojego kierownictwa, EA musi posiadać wyjątkowe umiejętności organizacyjne i interpersonalne, aby radzić sobie z wewnętrznymi i zewnętrznymi interakcjami. Zapewniają, że właściwi ludzie mają dostęp do kierownictwa we właściwym czasie.

Odnoszący największe powodzenie EA posiadają również:

• Wyjątkowe umiejętności zarządzania czasem, w tym obciążenie wielozadaniowością i ustalaniem priorytetów
• Zaawansowaną biegłość w komunikacji Business
• Dyskrecję i rozsądek w posługiwaniu się informacjami poufnymi
• Dbałość o szczegóły
• Biegłość w nowoczesnychnarzędziami i technologiami zapewniającymi wydajność dla EA Asystenci kadry kierowniczej zazwyczaj posiadają tytuł licencjata w dziedzinie administracji biznesowej lub pokrewnym polu, z 3-5-letnim doświadczeniem we wsparciu kadry kierowniczej wyższego szczebla. Wynagrodzenie asystentów kadry kierowniczej wyższego szczebla zazwyczaj mieści się w zakresie $60,000 do $110,000 w Stanach Zjednoczonych, zależnie od lokalizacji i poziomu doświadczenia.

Codzienne operacje

Czy zastanawiałeś się kiedyś, co tak naprawdę dzieje się za kulisami, gdy kadra kierownicza wydaje się być wszędzie na raz, podejmując decyzje i napędzając inicjatywy?

Odsłońmy kurtynę typowego dnia dla obu ról w ClickUp - możesz być zaskoczony, jak różnie one wyglądają!

Dzień z życia szefa sztabu

Typowy dzień szefa sztabu może się znacznie różnić.

Weźmy na przykład Arjuna Naskera, szefa sztabu dyrektora operacyjnego w ClickUp.

Woli on rozpocząć swój dzień pracy od sprawdzenia wiadomości i statusu trwających projektów. Środowe poranki rezerwuje na głęboką pracę, która wymaga strategicznego myślenia lub analizy. Spotkania i odprawy zespołu odbywają się około południa, a popołudnia są zwykle poświęcone na spotkania 1:1. Jego dzień kończy się przeglądaniem i wyczyszczeniem powiadomień.

Dla Mandy Mekhail, szefowej działu People w ClickUp, wygląda to nieco inaczej.

• Poranek (08:00-10:00): Przeglądanie e-maili i wiadomości w celu ustalenia priorytetów zadań. Sprawdzam ClickUp pod kątem aktualizacji bieżących projektów i zadań. Ustawienie planu dnia i przygotowanie się do spotkań
• Środek poranka (10:00-12:00): Spotkania z zespołem wykonawczym i kierownikami działów. Omówienie inicjatyw strategicznych, zajęcie się wszelkimi przeszkodami i uzgodnienie priorytetów
• Popołudnie (13:00-15:00): Zarządzanie projektami i ich realizacja - koordynacja z różnymi zespołami, upewnianie się, że projekty są na dobrej drodze oraz korzystanie z funkcji zarządzania zadaniami ClickUp w celu aktualizowania statusów i terminów
• Późne popołudnie (15:00-17:00): Planowanie i analiza strategiczna, przeglądanie raportów, analizowanie danych i korzystanie z pulpitów ClickUp do wizualizacji kluczowych metryk i wskaźników wydajności
• Wieczór (17:00-18:00): Przegląd osiągnięć dnia i plan na następny dzień. Upewnij się, że wszystkie zadania i projekty w ClickUp zostały zaktualizowane, a wszelkie elementy oczekujące na realizację zostały odnotowane.

Następnie wyjaśnia:

Nie ma prawdziwie typowego dnia jako szef sztabu - jesteś stale na palcach, zajmując się najbardziej krytycznymi potrzebami, które się pojawiają. Jeśli nie jesteś ostrożny, często może to sprawić, że będziesz wyłącznie reaktywny, a nie proaktywny. Sekretem powodzenia jako CoS jest zaplanowanie tygodnia z wyprzedzeniem, aby zrozumieć, jakie są krytyczne proaktywne zadania lub projekty, które należy monitorować lub działać niezależnie od pożarów, które pojawiają się w danym tygodniu. Podczas gdy czas realizacji proaktywnych elementów może ulec zmianie, rezultaty nie powinny się zmieniać

Mandy Mekhail, szefowa działu People w ClickUp

Dzień z życia asystentki zarządu

Poranek EA często zaczyna się wcześnie, aby przygotować się na cały dzień. Przeglądają oni pilne e-maile i organizują harmonogram kierownictwa, jednocześnie robiąc miejsce na zarządzanie improwizowanymi prośbami o spotkanie i reorganizację commitów, aby uwzględnić zmiany w ostatniej chwili.

Mogą koordynować organizację wydarzeń, trasy podróży, budżety i wydatki, jednocześnie zarządzając przychodzącą komunikacją przez cały dzień.

Faye udostępnia podsumowanie swoich licznych obowiązków jako EA w ClickUp.

Poranna rutyna:

• Sprawdzenie e-maili i kalendarza
  • Sprawdzenie skrzynki odbiorczej pod kątem pilnych wiadomości
  • Zaktualizowanie kalendarza kierownika o nowe terminy lub spotkania
  • Wysłanie przypomnień o spotkaniach danego dnia do wszystkich uczestników
• Przygotowanie codziennego briefu:
  • Sporządzenie listy kluczowych punktów, na które powinien zwrócić uwagę dyrektor, w tym najważniejszych punktów harmonogramu, ważnych e-maili i oczekujących terminów
• Przygotowanie spotkania:
  • Potwierdzenie, że sale konferencyjne są zarezerwowane i ustawione na spotkania w danym dniu
  • Upewnienie się, że wszystkie niezbędne materiały i sprzęt są przygotowane

przez cały dzień:

• Zarządzanie komunikacją:
  • Odbieranie połączeń telefonicznych i wiadomości
  • Zarządzanie korespondencją, redagowanie e-maili i listów w imieniu kadry kierowniczej
• Zarządzanie harmonogramem:
  • Koordynowanie spotkań, zmiana harmonogramu w razie potrzeby oraz aktualizowanie kalendarza kadry kierowniczej podpowiedź
  • Organizowanie tras podróży i zakwaterowania w razie potrzeby
• Obsługa dokumentów:
  • Przygotowywanie i edytowanie dokumentów, raportów i prezentacji
  • Organizowanie i utrzymywanie plików i rejestrów zgodnie z polityką firmy
• Pomoc przy projektach:
  • Pomoc w zarządzaniu projektami zgodnie z przydzielonymi zadaniami
  • Śledzenie oś czasu projektu i przekazywanie aktualizacji kierownictwu

Popołudniowa rutyna

• Organizacja lunchu
  • Koordynowanie spotkań lunchowych lub zamawianie lunchu dla kadry kierowniczej zgodnie z wymaganiami
• Raportowanie wydatków
  • Śledzenie i uzgadnianie wydatków, składanie raportów do zatwierdzenia
• Planowanie wydarzeń (w razie potrzeby lub w określonym okresie)
  • Pomoc w planowaniu wydarzeń firmowych, spotkań lub konferencji
• Łączność wewnętrzna
  • Pełnienie funkcji punktu kontaktowego między dyrektorem a innymi członkami personelu
  • Przekazywanie dyrektyw, instrukcji i zadań od kierownictwa

Koniec dnia

• Podsumowanie dnia
  • Przegląd osiągnięć dnia i niedokończonych zadań
  • Przygotowanie briefu na następny dzień
• Ostateczne sprawdzenie e-maili
  • Upewnienie się, że wszystkie krytyczne e-maile zostały zaadresowane
  • Oznaczenie ważnych elementów na następny dzień
• Przygotowanie kierownictwa na następny dzień
  • Omówienie harmonogramu na następny dzień i wszelkich niezbędnych przygotowań
  • Dostarczenie wszelkich materiałów lub dokumentów do przeglądu

Przeczytaj również: Strategie zarządzania projektami dla asystentów zarządu

Wykorzystanie technologii w obu rolach

Zarówno CoS, jak i EA w dużej mierze polegają na technologii, aby usprawnić swoje codzienne operacje, i to właśnie tutaj narzędzia do zarządzania wydajnością i projektami, takie jak ClickUp wchodzą do gry.

ClickUp oferuje scentralizowaną platformę do zarządzania kalendarzami wykonawczymi, śledzenia kluczowych wyników w projektach i funkcjach oraz automatyzacji powtarzalnych zadań administracyjnych.

Zarządzanie zadaniami z ClickUp

Szefowie sztabów często zarządzają złożonymi, wielozespołowymi projektami.

Korzystanie z Funkcje zarządzania zadaniami w ClickUp , mogą przydzielać zadania, ustawiać terminy i śledzić postępy w różnych działach.

Twórz, przydzielaj, zarządzaj i śledź postępy w dużych i małych projektach dzięki funkcjom zarządzania zadaniami ClickUp

Na przykład, koordynując inicjatywę obejmującą całą firmę, taką jak strategiczny przegląd, CoS może użyć ClickUp, aby podzielić projekt na wykonalne zadania i podzadania oraz upewnić się, że każdy zespół realizuje swoje cele.

Harmonogramowanie z widokiem kalendarza i wykresu Gantta w ClickUp

Ponieważ jednym z moich podstawowych obowiązków w ClickUp jest zapewnienie, że kalendarze naszego zespołu są zsynchronizowane, zazwyczaj rutynowo sprawdzam przypisane mi kalendarze, aby upewnić się, że żadne spotkania nie będą się nakładać, a wszelkie nieprzewidziane sytuacje wynikające z ostatnich wydarzeń mogą zostać rozwiązane i podjęte w jak najkrótszym czasie

Emmanuel James Celis, asystent wykonawczy ds. technologii w ClickUp

Planowanie jest kluczową częścią roli EA, a Widok kalendarza w ClickUp i widok wykresu Gantta zapewniają widok z lotu ptaka na spotkania, terminy projektów i zobowiązania wykonawcze.

Dodatkową zaletą są konfigurowalne szablony, takie jak Szablon blokowania harmonogramu ClickUp eA mogą skuteczniej planować dni swoich menedżerów.

Pobierz ten szablon

Szablon blokowania harmonogramu ClickUp

Szablon ten pomaga im przydzielić określone okresy na spotkania, dogłębną pracę i przerwy, zapewniając realizację priorytetów i uwzględnienie przestojów. Poprzez wizualne mapowanie każdego bloku i śledzenie zakończenia za pomocą Niestandardowe statusy zadań w ClickUp asystenci mogą:

• Lepiej zrównoważyć obciążenie pracą kierownika
• Zminimalizować przerwy
• Stworzyć bardziej ustrukturyzowany, wydajny dzień dostosowany do ich celów i poziomu energii

Komunikacja za pomocą dokumentów i czatu ClickUp Obie role opierają się na płynnej komunikacji.

Mandy przysięga na Funkcja dokumentów ClickUp do robienia notatek i śledzenia elementów działań podczas spotkań z zespołami wykonawczymi.

Połącz ClickUp Docs ze swoimi cyklami pracy - rejestruj notatki ze spotkań i przekształcaj je w zadania, które można śledzić - i wiele więcej

Arjun w znacznym stopniu polega na ClickUp Chat . ClickUp Chat łączy pracę i rozmowy na jednej platformie, eliminując konieczność przełączania się między wieloma narzędziami do zrobienia czegoś.

Używaj czatu ClickUp do kontekstowych rozmów w czasie rzeczywistym - @wzmianki o członkach zespołu w czasie rzeczywistym, przypisuj komentarze do szybkich działań następczych i przekazuj natychmiastowe informacje zwrotne Przypisane komentarze ClickUp i @wzmianki pozwalają CoS i EA na dostarczanie aktualizacji w czasie rzeczywistym swoim zespołom i kadrze kierowniczej bezpośrednio w wątkach dyskusji wewnątrz zadania ClickUp - utrzymując cały kontekst scentralizowany.

Niezależnie od tego, czy chodzi o etykietę szefa marketingu w aktualizacji projektu, czy też oznaczenie pilnej skargi klienta dla dyrektora generalnego, funkcje te zapewniają, że nic nie umknie uwadze.

Zarządzanie wiedzą z ClickUp Brain i połączonym wyszukiwaniem ClickUp Brain jest natywną aplikacją ClickUp

Asystent AI który rozumie pytania w języku naturalnym dotyczące zawartości ClickUp, generuje raporty standup oraz pomaga podsumowywać i analizować dane obszaru roboczego. CoS i EA mogą go używać do zadawania pytań w konwersacji i natychmiastowego uzyskiwania odpowiednich odpowiedzi.

Dzięki ClickUp Brain otrzymuj natychmiastowe odpowiedzi na zapytania, aktualizacje statusu zadań, przypomnienia o terminach, podsumowania notatek i wiele więcej Połączone wyszukiwanie ClickUp zapewnia ujednolicone wyszukiwanie, umożliwiając zespołom znajdowanie informacji w zadaniach, dokumentach, komentarzach i załącznikach w ClickUp oraz w połączonych aplikacjach zewnętrznych, takich jak Dysk Google, Slack i inne.

Razem, narzędzia te pomagają EA i CoS w szybkiej lokalizacji istotnych informacji i utrzymaniu lepszej wiedzy organizacyjnej.

Zdecydowanie żyję w ClickUp i wykorzystuję naszą skrzynkę odbiorczą, listy i przypomnienia, aby mieć pewność, że jestem na bieżąco z tym, co "trzeba wiedzieć" i "trzeba działać". Czasami, w wielkiej skali rzeczy, niektóre szczegóły mogą zostać pominięte, a narzędziami, na których zwykle się opieram, są ClickUp Brain i nasza funkcja Connected Search. Oszczędza mi to wiele czasu na przeglądanie wszystkich dostępnych zasobów lub czytanie każdego komentarza w zadaniu. Wykorzystując naszą natywną AI, może ona generować pomocne podsumowania, oszczędzając czas i zwiększając wydajność

Emmanuel James Celis, asystent wykonawczy ds. technologii w ClickUp

Ścieżka kariery i awansu

Trajektorie kariery szefów sztabów i asystentów wykonawczych oferują fascynujące ścieżki przywództwa i specjalizacji. Zdziwiłbyś się, jak te role mogą ewoluować i przecinać się.

Postęp w karierze szefa sztabu

Przeprowadzona przez McKinsey analiza publicznie dostępnych danych na temat 250 szefów sztabów ujawniło, że dwie trzecie z nich otrzymało promocję, podczas gdy 18% wykorzystało swoje doświadczenie, aby wykonać ruch boczny.

za pośrednictwem Chief of Staff Network

Większość szefów sztabów zazwyczaj pozostaje w roli CoS przez średni czas trwania 2,3 roku, wykorzystując ją jako odskocznię do pozycji kierowniczych, takich jak dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy i dyrektor generalny.

Wielu CoS może również założyć własne firmy, uzbrojeni w nieocenioną wiedzę na temat przywództwa wykonawczego.

Ewolucja kariery asystenta wykonawczego

Współcześni EA przełamują tradycyjne schematy, tworząc zróżnicowane ścieżki kariery oparte na ich wszechstronnym zrozumieniu biznesu. Możliwe ścieżki kariery obejmują:

• Junior EA → Senior EA → Executive Business Partner → Dyrektor Operacyjny
• Śledzenie specjalizacji: Szef sztabu, zarządzanie projektami lub przywództwo operacyjne
• Wielu staje się bardzo poszukiwanymi konsultantami lub trenerami EA

Odblokowanie i śledzenie rozwoju kariery z ClickUp

Nowoczesny rozwój kariery wymaga nowoczesnych narzędzi. Oto, jak profesjonaliści w obu rolach wykorzystują ClickUp do awansu:

• Twórz pulpity rozwoju osobistego, śledząc kluczowe projekty i zwycięstwa
• Korzystaj z ClickUp Docs, aby prowadzić dynamiczne portfolio osiągnięć
• Ustawienie i monitorowanie kamieni milowych w karierze za pomocą narzędziaFunkcja ClickUp Cele lub użyj szablonów z możliwością dostosowania, takich jakSzablon ustawiania celów rozwoju kariery ClickUpidealny do tworzenia planu promocji, rozwoju umiejętności lub osiągnięć związanych z rolą

Ustaw ambitne cele zawodowe, podziel je na wykonalne plany działania i śledź swoje postępy za pomocą ClickUp Goals

Kluczem do awansu w obu rolach jest ciągła nauka, strategiczne myślenie i wyczyszczone dokumentowanie swojego wpływu. Przy odpowiednim nastawieniu i narzędziach, obie ścieżki oferują niezwykłe możliwości rozwoju.

Studium przypadku: Przejście od dyrektora generalnego do szefa sztabu

Przejście od EA do szefa sztabu staje się coraz bardziej powszechne, zwłaszcza w firmach technologicznych.

Dlaczego? EA posiadają nieocenioną wiedzę instytucjonalną i relacje, które czynią ich wyjątkowo wykwalifikowanymi do pełnienia strategicznych ról.

Podróż Ann Hiatt od asystentki wykonawczej w Amazon do szefa sztabu w Google ✈️

Po ukończeniu Uniwersytetu Waszyngtońskiego w 2002 r. z podwójnym dyplomem w dziedzinie studiów międzynarodowych i skandynawistyki, Hiatt zapewniła sobie pozycję Executive Business Partner CEO Jeffa Bezosa w Amazon po wyczerpującym dziewięciomiesięcznym procesie rozmów kwalifikacyjnych w erze po upadku DotCom.

W Amazon wyróżniała się w zarządzaniu logistyką, koordynowaniu wielofunkcyjnych Teams i przygotowywaniu komunikacji publicznej, jednocześnie zdobywając bezcenny wgląd w styl przywództwa Bezosa i strategie operacyjne. Te spostrzeżenia okazały się nieocenione w jej przyszłych rolach.

Po trzech latach pracy w Amazon, Hiatt przeszła do Google, gdzie początkowo pracowała pod kierownictwem Marissy Mayer. Jej rola polegała na zarządzaniu cyklami wprowadzania produktów na rynek i wsparciu międzynarodowego zespołu zajmującego się dystrybucją. Jej wyniki zwróciły uwagę Erica Schmidta, ówczesnego dyrektora generalnego Google, który zatrudnił ją jako szefa sztabu.

Jako pierwszy w historii szef sztabu Google wymyśliła ramy tej roli, które od tego czasu stały się złotym standardem w różnych branżach. Zarządzała wewnętrzną i zewnętrzną komunikacją Schmidta, planem strategicznym i inicjatywami w zakresie polityki publicznej. Jej innowacyjne podejście zoperacjonalizowało "myślenie księżycowe" i ustanowiło nowe standardy dla roli wsparcia wykonawczego w firmach technologicznych.

Po odejściu z Google w 2018 roku, Hiatt nadal wpływa na krajobraz technologiczny poprzez swoją bestsellerową książkę Bet On Yourself, udostępniając spostrzeżenia ze swoich doświadczeń z Bezosem i Schmidtem. Obecnie konsultuje się z dyrektorami generalnymi na całym świecie w zakresie wyzwania związane z przywództwem i strategie innowacji, wspierając ambitne ścieżki kariery.

Wpływ CoS i EA na powodzenie organizacji

Kiedy kadra kierownicza osiąga niezwykłe wyniki, często jest to możliwe dzięki płynnemu wsparciu szefa sztabu i asystenta wykonawczego, którzy pracują w porozumieniu. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób role te wpływają na doskonałość organizacyjną.

Strategiczny wpływ szefa sztabu

Szef sztabu działa jako dyrektor generalny (lub innych kierowników C-suite) strategiczny mnożnik siły. Jako zaufany pełnomocnik, oni:

• Organizują wdrażanie złożonych polityk w jednostkach Business
• Tworzą pętle sprzężenia zwrotnego w celu pomiaru skuteczności polityki i napędzania iteracji
• Działają jako system wczesnego ostrzeżenia o punktach tarcia
• Dekodują niuanse kulturowe i niepisaną dynamikę władzy
• Pośredniczyć w rozwiązywaniu delikatnych wyzwań międzyfunkcyjnych, zanim dojdzie do ich eskalacji
• Chronienie kadry kierowniczej przed niepotrzebnymi zawirowaniami politycznymi przy jednoczesnym ujawnianiu krytycznych problemów

Najskuteczniejsi szefowie sztabów rozumieją przepływ swojej władzy wynikający ze wzmacniania wpływu swoich mocodawców.

Doskonałość operacyjna dzięki asystentom wykonawczym

Asystenci kierownictwa bezpośrednio przyczyniają się do poprawy wyników finansowych, oszczędzając kierownictwu co najmniej osiem godzin tygodniowo, co przekłada się na 46 dni odzyskanego czasu wykonawczego rocznie.

Pełnią funkcję operacyjnego centrum nerwowego o kluczowym znaczeniu, zwiększając efektywność przywództwa. Oni:

• Przekształcają chaotyczne żądania w uporządkowane priorytety
• Architekt i obrońca przywództwa w celu uzyskania maksymalnego wpływu na organizację
• Inteligentnie filtrują informacje, aby pomóc kierownictwu w podejmowaniu lepszych decyzji
• Zapewniają precyzję i celowość realizacji zadań o wysokiej stawce
• Pełnienie funkcji zaawansowanego huba komunikacyjnego, selekcjonowanie i przekierowywanie krytycznych informacji
• Utrzymywanie pamięci organizacyjnej i kontekstu w różnych projektach i inicjatywach
• Poruszanie się w delikatnej dynamice interpersonalnej z dyplomacją i dyskrecją

Wykorzystanie ClickUp dla maksymalnego wpływu

Współcześni szefowie sztabów i asystenci wykonawczy polegają na Pulpity ClickUp i funkcje Celów, aby usprawnić współpracę zespołu i strategiczne dostosowanie.

Konfigurowalne pulpity służą jako centra dowodzenia, w których mogą monitorować wiele strumieni pracy, priorytety zespołów i inicjatywy wykonawcze w czasie rzeczywistym. Konsolidując strategiczne i operacyjne wskaźniki, statusy projektów i działania zespołu w jednym wizualnym interfejsie, zachowują kompleksowy przegląd postępów organizacyjnych.

Uzyskaj przegląd strategicznych i operacyjnych wskaźników, statusów projektów i działań zespołu w jednym wizualnym interfejsie dzięki ClickUp Dashboards

Podobnie, ClickUp Goals umożliwia im rozbicie celów wysokiego szczebla na mierzalne cele i możliwe do śledzenia kamienie milowe. Pozwala im to skutecznie kaskadować priorytety wykonawcze w całej organizacji przy jednoczesnym zachowaniu widoczności postępów. Mogą szybko zidentyfikować wąskie gardła, realokować zasoby i zapewnić, że Teams pozostaną skoncentrowani na priorytetach strategicznych.

A co najlepsze? Dzięki udostępnianym pulpitom zespoły zyskują przejrzystość w zakresie współzależności i terminów, a zautomatyzowane śledzenie postępów zmniejsza potrzebę spotkań dotyczących aktualizacji statusu, umożliwiając bardziej efektywną współpracę między działami. Dzięki temu współpraca staje się bardziej naturalna i mniej uciążliwa.

Wyzwania i rozwiązania

Nawet najbardziej doświadczeni profesjonaliści na tych rolach napotykają wyjątkowe przeszkody.

Sprawdźmy, czym one są i jak je pokonać, korzystając ze wskazówek EA i CoS w ClickUp.

Wyzwania i rozwiązania dla szefów sztabów

Nawigowanie autorytetem bez bezpośredniego raportowania

Jeden z największych bólów głowy dla szefa sztabu? Często muszą oni doprowadzić do zrobienia czegoś w różnych działach, nie mając bezpośredniej władzy.

Jak mówi Arjun ze swojego doświadczenia:

_Utrzymanie OKR-ów i priorytetów dla całego zespołu jest wyzwaniem. Poza moim zespołem, inne zespoły mają priorytety, które musimy śledzić we właściwym kierunku

Arjun Nasker, szef personelu COO w ClickUp

To właśnie w tym przypadku wizualne narzędzie do współpracy robi różnicę. Korzystanie z Tablice ClickUp i dokumenty na sesje strategiczne pomagają uzyskać poparcie wszystkich i zapewniają, że wszyscy są na tej samej stronie.

Zarządzanie konkurencyjnymi priorytetami

Jako CoS, masz długoterminowe projekty strategiczne konkurujące z tymi "potrzebnymi na wczoraj" żądaniami kierownictwa.

Rozwiązanie? Wdrożenie wyczyszczonych systemów ustalania priorytetów. Nie wszystko, co ważne, wymaga natychmiastowej uwagi. I nie wszystko, co wymaga natychmiastowej uwagi, może być wystarczająco ważne.

Użycie Priorytety zadań ClickUp'a do oznaczania elementów pilnych, o wysokim, normalnym i niskim priorytecie, dzięki czemu każdy wie dokładnie, czym zająć się w pierwszej kolejności.

Ustaw dokładne priorytety dla swoich zadań dzięki ClickUp's Task Priorities

Zarządzanie ludźmi i wdrażanie zmian

Kolejnym odsetkowym wyzwaniem są ludzie.

Wdrażanie nowych strategii i napędzanie zmian może spotkać się z oporem. Radzę sobie z tym, wspierając kulturę współpracy i wykorzystując oparte na danych spostrzeżenia z ClickUp Dashboards, Workday i innych zasobów, aby wykazać korzyści płynące z proponowanych zmian

Mandy Mekhail,Chief of Staff, People, w ClickUp

Arjun dodaje:

_Mój zespół jest coraz większy i ufam, że będą działać autonomicznie. Polegam na podsumowaniach AI dokumentów i zadań oraz czatów [w ClickUp], aby nadrobić zaległości w ciągu dnia

Arjun Nasker, szef personelu COO w ClickUp

Wyzwania i rozwiązania dla asystentów zarządu

Przeciążenie informacjami

Dla asystentów zarządu przeciążenie informacjami jest prawdziwe! Wyobraź sobie, że każdego dnia próbujesz zarządzać niekończącym się strumieniem e-maili, próśb i zaproszeń do kalendarza.

Emmanuel udostępnia praktyczną perspektywę korzystania z Automatyzacja ClickUp do obsługi zajętej pracy. Możesz używać warunków if-then do zrobienia określonych wyzwalaczy (np. jeśli status zadania zmieni się na "zrobione", zmień osobę przypisaną do zadania na "Klara") lub tworzyć niestandardowe sekwencje automatyzacji przy użyciu komend w języku naturalnym za pośrednictwem ClickUp Brain!

Utrzymanie wydajności i efektywności w mojej rutynie jest codziennym wyzwaniem i właśnie tutaj automatyzacje i przypomnienia są bardzo pomocne! Tworząc nasze automatyzacje, ręczny wysiłek należy już do przeszłości, a Ty możesz skupić się na "dlaczego", zamiast tracić czas na zastanawianie się "co"

Emmanuel James Celis, asystent wykonawczy ds. technologii w ClickUp

Zachowanie granic między pracą a życiem prywatnym

"Zawsze włączona" natura roli EA może być szczególnie wymagająca. Aby osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, ustaw jasne systemy i protokoły oddelegowania w ClickUp Docs, dzięki którym wszystko będzie udokumentowane i zorganizowane.

Pomyśl:

• Szablony odpowiedzi lub odpowiedzi AI dla typowych zapytań
• Standaryzowane procesy dla pilnych spraw
• Wyczyszczone procedury eskalacji

Skuteczna komunikacja między Teamsami

Faye przyznaje, że zapewnienie, że wiadomości, aktualizacje i instrukcje są dokładnie przekazywane między działami może być wyzwaniem, zwłaszcza przy napiętych harmonogramach.

Jej sugestia?

Ustanowienie jasnych kanałów komunikacji i korzystanie ze scentralizowanych narzędzi (takich jak udostępniane dokumenty lub tablice zadań), aby informacje były dostępne i uporządkowane. Regularne działania następcze i jasne podsumowania w wiadomościach pomagają zapewnić, że wszyscy rozumieją aktualizacje i obowiązki

Faye Encarnacion Bautista, asystentka wykonawcza w ClickUp

Emmanuel dodaje:

Przy mnogości narzędzi, których używamy do realizacji zadań, skuteczna komunikacja może być sporym wyzwaniem. Wspaniałą rzeczą w ClickUp jest to, że kiedy zbudowaliśmy i uruchomiliśmy ClickUp Chat, moja praca może teraz odbywać się w jednym obszarze roboczym, a udostępnianie informacji staje się bardziej płynne!

Emmanuel James Celis, asystent wykonawczy ds. technologii w ClickUp

Wybór właściwego rozwiązania

Rozróżnienie między rolą szefa sztabu i asystenta wykonawczego nie polega tylko na tytułach - chodzi o to, w jaki sposób każda pozycja w wyjątkowy sposób przyczynia się do doskonałości organizacyjnej.

Wybór pomiędzy tymi rolami zależy od konkretnych potrzeb organizacji:

• W przypadku większych organizacji (takich jak nasza), obie role pracujące w tandemie często zapewniają optymalną strukturę wsparcia
• Potrzebujesz strategicznego wsparcia i koordynacji między działami? Szef sztabu może być odpowiedzią na te potrzeby
• Szukasz doskonałości operacyjnej i płynnej codziennej realizacji? Asystent wykonawczy może być idealnym rozwiązaniem

Odpowiednia technologia może zwiększyć wpływ tych kluczowych ról, od automatyzacji rutynowych zadań po śledzenie strategicznych inicjatyw. Wszechstronny zestaw funkcji ClickUp zapewnia wsparcie dla strategicznego planu i codziennych operacji, dzięki czemu jest to idealna platforma dla szefów sztabów i asystentów wykonawczych.

Po co czekać, aż zatrudnisz najlepszego pracownika? Wypróbuj ClickUp już dziś i planuj powodzenie!