Wyobraź sobie śledzenie wielu zadań, terminów i członków zespołu bez niezawodnego systemu technologicznego. Prawdopodobnie nie dotrzymasz terminów, nie będziesz się komunikować i doświadczysz przeciążenia zadaniami.
Wykresy Gantta to doskonały sposób na uniknięcie tego chaosu i poprawę efektywności zarządzania projektami. Pomagają one wizualizować oś czasu zadań, zarządzać zależnościami i równoważyć obciążenie pracą, umożliwiając wykreślenie wszystkich zadań do wykonania wraz z ich terminami i wzajemnymi zależnościami na jednym ekranie.
Microsoft Planner może być świetnym punktem wyjścia, jeśli szukasz narzędzia do zarządzania projektami. Ale jak dobrze wspiera on wykresy Gantta? Przyjrzyjmy się, w jaki sposób Microsoft Planner pomaga usprawnić zarządzanie projektami jak utworzyć wykres Gantta aby usprawnić cykl pracy.
Co to jest wykres Gantta?
Wykres Gantta to wizualne narzędzie do ilustrowania harmonogramu projektu. Przedstawia on poziomą oś czasu lub mapę drogową projektu z zadaniami wykreślonymi w czasie. Każde zadanie jest reprezentowane przez pasek, którego pozycja i długość odzwierciedla datę rozpoczęcia, czas trwania i datę końcową zadania.
Pomaga to łatwo zobaczyć, które zadania nakładają się na siebie, które są zależne od innych i jak blisko jest do zakończenia projektu.
An przykład wykresu Gantta wykonany w narzędziu do zarządzania projektami ClickUp
Oto elementy składowe wykresu Gantta:
- Oś czasu: W górnej części wykresu Gantta znajduje się pozioma oś czasu, która wyświetla cały czas trwania projektu, pomagając w śledzeniu terminów
- Paski: Każde zadanie jest reprezentowane przez poziomy pasek, którego długość odpowiada czasowi trwania zadania. Na przykład, jeśli zadanie trwa dwa tygodnie, pasek będzie rozciągał się przez dwa tygodnie na osi czasu
- Kamienie milowe: Kamienie milowe oznaczają znaczące punkty w projekcie, takie jak zakończenie głównej fazy lub termin
- Zależności: Wykresy Gantta ilustrują również powiązania między zadaniami. Może on na przykład pokazywać, że zadanie B można rozpocząć dopiero po zakończeniu zadania A
Pro Tip: Dodaj kolory, aby wyróżnić swój wykres Gantta! Użyj ich do śledzenia postępu projektu, faz lub ról w zespole i wyróżnij ważne zadania określonymi kolorami, aby wszystko było przejrzyste i uporządkowane.
Jak stworzyć wykres Gantta w Microsoft Planner?
Zobaczmy teraz, jak utworzyć wykres Gantta w Microsoft Planner.
Microsoft Planner to popularne narzędzie do zarządzania codziennymi zadaniami i dużymi projektami. Jego konfigurowalne szablony umożliwiają tworzenie list rzeczy do zrobienia i planów projektów, ustawienie celów i monitorowanie postępu zadań.
Ale czy może pomóc w tworzeniu wykresów Gantta? **Niestety, prosta odpowiedź brzmi: nie
via Hub społeczności Microsoft Można jednak użyć widoku osi czasu w Microsoft Planner do śledzenia zadań, zależności i ścieżki krytycznej projektu, aby szybciej osiągnąć cele. Należy pamiętać, że dostęp do tego widoku wymaga subskrypcji premium.
Widok osi czasu projektu w Microsoft Planner
- Przejdź do wybranego planu w aplikacji Microsoft Planner
- Wyświetl zadania do wykonania dla planu i ich szczegóły, takie jak zależności między zadaniami, terminy itp. Jest to domyślnie wyświetlane w widoku siatki
- Wybierz oś czasu na pasku nawigacji obok konstelacji projektu. Spowoduje to wyświetlenie zadań do wykonania i odpowiadającego im widoku Gantta/osi czasu, w którym można wizualizować zależności między zadaniami, harmonogramy, terminy i ścieżkę krytyczną
via Microsoft
- Kliknij panel Filtr, aby niestandardowo dostosować widok osi czasu
via Microsoft
- Włącz przełącznik Pokaż ścieżkę krytyczną, aby zobaczyć ścieżkę krytyczną. Podświetli to zadania krytyczne dla zakończenia projektu na czerwono na osi czasu
via Microsoft
- Najedź kursorem na łącza zależności, aby uzyskać dostęp do informacji o opóźnieniach dla dowolnego zadania
via Microsoft Możesz pomniejszyć do sześciu lat, aby uzyskać przegląd długoterminowych projektów. Istnieje również opcja eksportu osi czasu w pliku PDF.
Poza tymi możliwościami, opcje niestandardowego dostosowania wykresu Gantta w Microsoft Planner są ograniczone.
Inną opcją jest utworzenie osi czasu projektu w programie Excel .
Wyeksportuj dane projektu z programu Microsoft Planner do programu Excel. Możesz użyć kilku szablonów wykresów Gantta programu Excel, aby ręcznie utworzyć wykres Gantta, wprowadzając dane projektu. Wybierz zadania, które chcesz wyświetlić i utwórz wykres słupkowy na osi czasu. Jest to jednak proces czasochłonny.
Należy również pamiętać, że ta metoda wymaga ręcznych aktualizacji za każdym razem, gdy zadania zmieniają się w Plannerze.
Limity Microsoft Planner
Najbardziej znaczącym limitem jest to, że Microsoft Planner z natury nie ma wsparcia dla wykresów Gantta. Menedżerowie projektów muszą polegać na narzędziach innych firm do zrobienia wykresu Gantta, co może skomplikować proces i może nie być w pełni zintegrowane z istniejącymi funkcjami Plannera.
Inne wyzwania, które można napotkać podczas tworzenia osi czasu w Microsoft Planner to:
- Czasochłonne ustawienia: Instalowanie i konfigurowanie rozszerzeń do tworzenia wykresów Gantta może być żmudnym i czasochłonnym zadaniem. Ten dodatkowy krok może umniejszać prostotę, którą Microsoft Planner ma na celu zapewnić, czyniąc go mniej atrakcyjnym dla dostawców poszukujących wydajności
- Adaptacja Teams: Wprowadzenie rozszerzeń często wymaga kompleksowego przeszkolenia członków zespołu projektowego. Potrzeba wyjaśnienia dodatkowych narzędzi i cykli pracy może prowadzić do nieporozumień, szczególnie w przypadku osób, które nie są obeznane z technologią
- Nieadekwatność do złożonych projektów: Możliwości Microsoft Planner mogą okazać się niewystarczające w przypadku projektów o zmieniającej się osi czasu i wielu ruchomych częściach. Wykresy Gantta są świetne do pokazywania połączenia zadań i śledzenia harmonogramów. Bez rozbudowanych funkcji Gantta, zarządzanie złożonymi projektami staje się znacznie trudniejsze
Czytaj więcej: Jak zrobić wykres Gantta w Arkuszach Google (z szablonami)
Tworzenie wykresów Gantta za pomocą ClickUp
Jeśli chcesz ominąć wszystkie te limity i stworzyć wykres Gantta bez żadnych kłopotów, spróbuj Alternatywy dla Microsoft Planner , takie jak Microsoft Project.
Zaawansowane Oprogramowanie do wykresów Gantta jak ClickUp może być również fantastycznym wyborem. Dzięki wyjątkowym funkcjom wykresu Gantta i ogromnej bibliotece konfigurowalnych szablonów, ClickUp jest kompleksowym rozwiązaniem do zarządzania projektami dostosowanym do unikalnych wymagań różnych projektów i branż. Widok wykresu Gantta w ClickUp oferuje zaawansowane funkcje wykresu Gantta, które pozwalają zoptymalizować oś czasu projektu usprawnić cykl pracy i usprawnić zarządzanie projektami w czasie .
wizualizacja cykli pracy za pomocą widoku wykresu Gantta ClickUp_
Dzięki elastycznym widokom i opcjom sortowania możesz używać widoku wykresu Gantta ClickUp do:
- Śledzenia aktualizacji zadań w czasie rzeczywistym i zarządzania zależnościami między zadaniami
- Organizowania zadań i uzyskania kompleksowego widoku całego projektu
- Wykrywać krytyczne zadania, które mają wpływ na terminy i identyfikować potencjalne opóźnienia
Aby rozpocząć pracę z wykresami Gantta w ClickUp, musisz najpierw zalogować się (lub założyć konto) i utworzyć nową przestrzeń specjalnie dla swojego projektu. W tej przestrzeni możesz tworzyć foldery i listy, aby kategoryzować różne fazy projektu. Aby ułatwić Ci zrozumienie, nasz zespół w ClickUp wziął za przykład tworzenie oprogramowania i jego podstawowe procesy.
W ClickUp projekty mogą być tak szerokie lub szczegółowe, jak tylko chcesz, ale zalecamy posiadanie dedykowanego folderu projektu. W tym przypadku nazwaliśmy projekt "Data powstania oprogramowania".
Utwórz dedykowany folder projektu w obszarze roboczym ClickUp, aby utworzyć wykres Gantta
Po zrobieniu tego, postępuj zgodnie z prostym przewodnikiem krok po kroku do zrobienia wykresu Gantta w ClickUp.
Krok 1: Utwórz zadania i ustaw terminy ich wykonania
Ustaw terminy realizacji w oparciu o oś czasu projektu. W naszym przykładzie przeznaczyliśmy tydzień na zdefiniowanie pomysłu.
Ustawianie terminów dla zadań projektu w ClickUp w celu utworzenia wykresu Gantta
Kliknij przycisk "+ Nowe zadanie" i wprowadź zadania, nazwy, opisy i terminy. Możesz również przypisać zadania do członków zespołu, z którymi współpracujesz.
Teraz ustaw priorytety zadań - wybierz spośród pilnych, wysokich, normalnych i niskich. Możesz wybrać priorytety w oparciu o oś czasu i potrzeby projektu. Pamiętaj, że im bardziej szczegółowe są opisy zadań, tym łatwiej będzie później śledzić postępy.
Jest to prawdopodobnie najważniejszy krok, ponieważ to tutaj wykres Gantta zaczyna nabierać kształtu.
Krok 2: Wizualizacja zadań za pomocą widoku wykresu Gantta
Aby uzyskać dostęp do widoku wykresu Gantta w ClickUp, przejdź do lewego górnego rogu obszaru roboczego ClickUp i kliknij przycisk Widok. Następnie wybierz Gantt z rozwijanych opcji, jak pokazano poniżej.
śledź postępy projektu i zarządzaj zależnościami zadań za pomocą widoku wykresu Gantta w ClickUp
W widoku Gantt wszystkie Twoje zadania pojawią się na osi czasu, dzięki czemu łatwo będzie zobaczyć czas trwania każdego zadania i sposób, w jaki nakładają się one na siebie. Możesz dostosować daty rozpoczęcia i zakończenia, przeciągając zadania na oś czasu.
Monitoruj czas trwania zadania i oś czasu projektu za pomocą widoku wykresu Gantta w ClickUp
Krok 3: Niestandardowy wykres Gantta
Niestandardowe ustawienia są kluczem do zwiększenia efektywności wykresu Gantta. W ClickUp możesz zmieniać kolory zadań, dostosowywać oś czasu (dzienną, tygodniową lub miesięczną) i dodawać kamienie milowe dla ważnych terminów.
dostosuj wykres Gantta w ClickUp, aby łatwo uzyskać wgląd w projekt_
Ponadto możesz zmienić wygląd swoich zadań, dostosowując kolory, grupując zadania według kategorii lub dodając pola niestandardowe. Te wizualne rozróżnienia ułatwiają zrozumienie wykresu na pierwszy rzut oka.
zwiększ efektywność wykresu Gantta poprzez grupowanie zadań i dodawanie pól niestandardowych_
Co więcej? Możesz także ustawić zależności między zadaniami, aby zapewnić, że zostaną one zakończone we właściwej kolejności, co jest bardzo pomocne w przypadku złożonych projektów.
W naszym przykładzie ustawiliśmy zadanie Revise and Edit tak, aby zależało od zakończenia zadania, w którym Write the Code. ClickUp sprawia, że jest to proste do wykonania - wystarczy kliknąć i przeciągnąć między zadaniami na wykresie Gantta, aby je połączyć.
Dodaj zależności zadań na wykresie ClickUp Gantt, aby zapewnić płynną realizację projektu
Krok 4. Monitorowanie postępów i dostosowywanie ich w razie potrzeby
Podczas pracy nad projektem wykres Gantta będzie aktualizowany w czasie rzeczywistym, aby pokazać postęp. Po oznaczeniu zadań jako zakończonych, zostaną one wizualnie pokazane jako zrobione na osi czasu. ClickUp pozwala również aktualizować statusy zadań, dodawać komentarze i załączać pliki do każdego zadania, centralizując informacje i ułatwiając zachowanie kontekstu.
A jeśli zdasz sobie sprawę, że zadanie trwa dłużej niż oczekiwano, możesz łatwo dostosować oś czasu, przeciągając pasek zadań, aby wydłużyć czas jego trwania. W końcu elastyczność jest kluczowa w zarządzaniu projektami, prawda?
Gdy wykres Gantta zostanie zakończony, możesz udostępnić go innym. ClickUp umożliwia zapraszanie innych osób do widoku lub edycji wykresu w celu zarządzania zadaniami. Ta funkcja jest nieoceniona, jeśli oczekujesz informacji zwrotnej.
udostępniaj widok wykresu Gantta innym osobom w celu śledzenia projektów, zapewnienia odpowiedzialności lub uzyskania informacji zwrotnej
Oto szczegółowy samouczek dotyczący tworzenia wykresów Gantta w ClickUp👇
ClickUp idzie nawet o krok do przodu i oferuje proste, gotowe do użycia wykresy Gantta Szablony wykresów Gantta więc nie musisz zaczynać od zera.
Prosty szablon wykresu Gantta ClickUp
Zrozumienie, jak tworzyć wykresy Gantta może być początkowo przytłaczające. Możesz spróbować Prosty szablon wykresu Gantta dla ClickUp aby natychmiast przekształcić wybrane z listy zadania w prosty wykres Gantta.
ClickUp Prosty szablon wykresu Gantta
Oto jak szablon może pomóc:
- Błyskawiczne ustawienia: Rozpocznij pracę natychmiast dzięki gotowemu do użycia szablonowi Gantt Chart, który pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek
- Wyczyszczone śledzenie zadań: Łatwa wizualizacja zależności między zadaniami, pomagająca zespołom zachować zgodność co do priorytetów i ułatwiająca współpracę zespołową
- Lepszy plan: Wczesne wykrywanie potencjalnych przeszkód i skuteczniejsze planowanie, aby utrzymać projekty na właściwym torze
Wizualizuj oś czasu projektu za pomocą ClickUp
Microsoft Planner to solidne narzędzie do planowania projektów i zarządzania zadaniami, ale jego niezdolność do natywnego wsparcia wykresów Gantta ogranicza jego skuteczność w przypadku złożonych projektów.
Na szczęście narzędzia takie jak ClickUp oferują zaawansowane kluczowe funkcje wykresu Gantta i gotowe szablony, które rozwiązują ogólne ograniczenia i umożliwiają użytkownikom śledzenie planów projektów bez wysiłku, zapewniając potężne doświadczenie w zarządzaniu projektami. Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby zobaczyć, o ile bardziej zorganizowane mogą być Twoje projekty!