W świecie, w którym pozostawanie w jednym miejscu skutecznie oznacza pozostawanie w tyle, organizacje muszą przyjmować zmiany z otwartymi ramionami.
Wiesz, że jeśli Twoja firma nie dostosuje się do nowego status quo, prawdopodobnie wkrótce stanie się przestarzała.
Jak więc można podążać za falą technologiczną bez wstrząsania operacjami lub, co gorsza, utraty możliwości generowania przychodów?
Odpowiedzią jest zmiana organizacyjna. Psychologowie i badacze opracowali różne teorie zmian, aby pomóc firmom w zarządzaniu reakcją pracowników na zmiany organizacyjne.
Model zmian Lewina zawiera potężne ramy, dzięki którym proces ten przebiega płynniej dla wszystkich w organizacji.
Dowiedz się więcej o wprowadzaniu zmian za pomocą 3-etapowego modelu zmian Lewina i skutecznym wdrażaniu każdego etapu.
Podstawy modelu zmian Lewina
Zanim omówimy, jak wykorzystać Model Zmiany Lewina do zarządzania zmianą organizacyjną, będziesz potrzebować więcej informacji na temat tego, kim był Lewin i na czym polega jego teoria.
Kim był Kurt Lewin?
Kurt Lewin, urodzony 9 września 1890 roku, był niemiecko-amerykańskim psychologiem, który często nazywany jest ojcem psychologii społecznej. Był jednym z pierwszych, którzy nakreślili rozwój organizacyjny, kształtując sposób, w jaki dziś rozumiemy zmiany w Businessie.
Lewin współpracował z najlepszymi uniwersytetami, takimi jak Uniwersytet Berliński, MIT i Stanford, pozostawiając trwały wpływ dzięki swoim spostrzeżeniom na temat procesu wdrażania zmian. Jego praca, w szczególności model zarządzania zmianą Lewina, jest nadal popularna wśród organizacji, które chcą powodzenia we wdrażaniu inicjatyw zmian.
Czym jest model zmiany Lewina?
Teoria zmiany Lewina to strategia biznesowa, która zmienia życie. Pomaga ona firmom płynnie radzić sobie ze zmianami organizacyjnymi.
Dzięki niej organizacje mogą zrozumieć, dlaczego ludzie reagują w taki, a nie inny sposób i nauczyć się, jak zarządzać zmianą w sposób naturalny, tak aby nie odczuwać chaosu. Niezależnie od tego, czy przebudowujesz strukturę organizacyjną, czy nadajesz nowy kierunek istniejącym cyklom pracy, model zmian Lewina polega na usprawnianiu przejść.
Model zmiany Kurta Lewina dzieli zmianę na trzy sceny - niezamrożenie, zmianę i zamrożenie. Pokazuje, jak radzić sobie ze zmianami i ograniczać opór wszystkich zaangażowanych osób.
Przeanalizujmy model zarządzania zmianą Lewina bardziej szczegółowo i zrozummy, jak można go zastosować w swoim biznesie.
Trzy sceny zmiany
Każda scena w modelu zmian Lewina nakreśla krytyczne zadania, które przygotowują pracowników do nadchodzących zmian i zapewniają płynne wprowadzenie zmian.
Zarządzanie zmianą nie jest zadaniem dla jednej osoby, ale nawet mając solidny zespół, będziesz potrzebować wszelkiej możliwej pomocy - od narzędzi programowych, prostych procesów i zależnych systemów. ClickUp **Jako kompleksowa platforma do zarządzania projektami, pomaga uprościć kompleksowe procesy zarządzania zmianą, od oceny potrzeb organizacyjnych i przygotowania pracowników do przejścia do zapewnienia płynnej i trwałej zmiany.
Oto jak zarządza poszczególnymi scenami procesu zmiany.
Scena 1: Unfreeze - Przygotowanie do transformacji
Na tej scenie firmy zdają sobie sprawę, że nadszedł czas na promocję zmian. Kluczowi interesariusze oceniają swoje obecne ustawienia, aby wykryć, co jest przestarzałe i określić, co należy poprawić. To właśnie tutaj otrząsasz się ze starych nawyków i przygotowujesz się na nowy status quo.
Kluczowe aspekty sceny Unfreeze w modelu zmian Lewina:
- Uznanie potrzeby zmiany: Jest to moment, w którym ponownie analizujesz status quo. Zidentyfikuj, dlaczego Twoja organizacja potrzebuje zmian i przyjrzyj się wyzwaniom, obecnym procesom i czynnikom zewnętrznym, aby stworzyć solidne argumenty za ich wprowadzeniem
- Uzyskanie akceptacji pracowników: Wszystko zależy odkomunikacji w zespole. Wyjaśnij, dlaczego zmiana ma znaczenie i wyjaśnij, jakie korzyści przyniesie wszystkim. Ten krok to ustawienie sceny dla powodzenia zmian organizacyjnych
- Buduj impet: Pokaż, jak te zmiany mogą mieć pozytywny wpływ i dlaczego nic nie robienie może w rzeczywistości powstrzymać biznes. Podtrzymuj na duchu, abyś mógł utrzymać dynamikę podczas całego procesu zmian
💡 Pro Tip: Podczas planowania strategii zmian, użyj trendspottingu, aby zidentyfikować pojawiające się innowacje które mogą zwiększyć wzrost Twojej organizacji.
Oto cztery wskazówki, które pomogą Ci zarządzać sceną Unfreeze:
1. Oceń obecne systemy za pomocą pulpitów ClickUp
Uzyskaj dogłębny wgląd w swoje obecne procesy dzięki Pulpity ClickUp. Monitoruj dystrybucję obciążenia pracą, czas spędzony na zadaniach i wydajność zespołu, aby zrozumieć efektywność pracowników.
Uzyskaj kompleksowy widok postępu projektu za pomocą pulpitów ClickUp
Wykrywaj wąskie gardła w dystrybucji zadań i obciążeniach teamów, aby tworzyć zwinne zespoły gotowe na wszystko. Używaj pulpitów do analizowania budżetów i tworzenia raportów dotyczących przychodów, wydatków i dochodu netto w celu obniżenia kosztów.
Oblicz zwrot z inwestycji (ROI) dla istniejących procesów, aby wesprzeć swoje argumenty za zmianą. ClickUp's szablony zarządzania zmianą zapewniają ustrukturyzowane ramy umożliwiające łatwe poruszanie się po złożonych zmianach i uzyskanie pełnej widoczności celów, zasobów, osi czasu itp.
2. Dopasuj cele do wszystkich pracowników dzięki ClickUp Goals
Teraz, gdy już wiesz, które obszary Business wymagają zmian, zdefiniuj cele, aby systematycznie je wdrażać. Zacznij od ustawienia realistycznych celów za pomocą ClickUp Cele .
Dla każdego celu zdefiniuj cele liczbowe, pieniężne lub zadania, aby ułatwić śledzenie postępów. Ustaw jasne oś czasu dla swoich celów, aby uniknąć opóźnień.
Twórz mierzalne cele, aby śledzić swój postęp za pomocą ClickUp Goals
3. Planuj i dokumentuj proponowane zmiany za pomocą ClickUp Docs
Nakreśl nadchodzące zmiany i upewnij się, że kluczowi interesariusze i pracownicy mają dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu.
Z Dokumenty ClickUp twórz bazy wiedzy, wiki i przewodniki po produktach, aby skutecznie przekazywać wiedzę. Ponadto współpracuj z zespołem w czasie rzeczywistym, twórz zagnieżdżone strony, korzystaj z ciekawych opcji stylizacji i oszczędzaj czas dzięki szablonom.
Tworzenie szczegółowej dokumentacji dla inicjatyw zmian za pomocą ClickUp Docs
Ułatw sobie pracę dzięki wstępnie zbudowanym Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp do dokumentowania strategii zmian. Zawiera wszystko, czego potrzebujesz do wdrożenia proponowanych zmian.
/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ClickUp-Change-Management-Plan-Template.png Szablon planu zarządzania zmianą ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-115385254&department=pmo Pobierz szablon /%cta/
Z tym szablonem:
- Nakreśl szczegóły i kolejność działań, które przyczynią się do powodzenia wdrożenia zmian
- Poinformuj interesariuszy i wewnętrzne Teams o ich roli i obowiązkach
- Ustanowienie kanałów komunikacji w celu rozwiązywania problemów i zapytań pracowników
- Uzyskanie opartego na danych wglądu w inicjatywy zmian w celu wczesnego wykrycia wyzwań
- Opracuj mapę oś czasu wdrażania zmian, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem
Ostatnio doceniliśmy wpływ ClickUp na współpracę podczas pracy nad planem zawartości dla wprowadzenia produktu na rynek. Byliśmy w stanie zbudować i utrzymywać repozytorium zawartości za pomocą narzędzia docs, które obejmowało hierarchiczną strukturę, wspólną edycję i potężne funkcje osadzania
Michael Holt, CEO, EdgeTech
4. Współpracuj ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym na tablicach ClickUp
Użyj Tablice ClickUp aby wizualnie wyjaśnić pomysły i wyjaśnić proces zmian dla wszystkich. Pozwalają one na:
- Mapę myśli, połączenie pomysłów liniami i dodanie połączonych linków lub obrazów w celu ustawienia kontekstu
- Po burzy mózgów, przekształcić te pomysły w zadania, które można śledzić bezpośrednio z tablicy
- Przydziel te zadania członkom zespołu, aby błyskawicznie rozpocząć realizację strategii zmian
Wirtualna burza mózgów na cyfrowej tablicy przy użyciu ClickUp Whiteboards
Czytaj więcej: Znaczenie zarządzania zmianą w realizacji projektu
Scena 2: Zmiana - Nawigacja przejścia
W tej fazie rozpoczyna się prawdziwa transformacja. Wdrażane są nowe procesy i systemy, a pracownicy są szkoleni w zakresie dostosowywania się do zmian.
Kluczowe aspekty sceny Change modelu zarządzania zmianą Lewina:
- Wdrażanie zmian: Przeprowadzenie wszystkich działań zaplanowanych w fazie 1 i trzymanie się zaproponowanych osi czasu
- Szkolenie pracowników: Rozpoczęcie szkolenia pracowników, aby pomóc im przyzwyczaić się do nowych systemów i technologii
- Zbieranie informacji zwrotnych: Wdrożenie mechanizmu informacji zwrotnej, aby uchwycić, co pracownicy myślą o procesie zmian
- Zapewnienie ciągłego wsparcia: Utworzenie punktów pomocy technicznej w celu rozwiązywania problemów pracowników i zapoznania ich z nowymi technologiami
Oto trzy sposoby na płynne przejście przez scenę transformacji z ClickUp:
1. Wizualizacja osi czasu na widoku wykresu Gantta w ClickUp
Śledzenie postępu działań związanych z zarządzaniem zmianą za pomocą funkcji Widok wykresu Gantta ClickUp . Uzyskaj wizualną oś czasu do śledzenia postępu wszystkich działań i zadań związanych z procesem zmian.
Śledzenie krytycznych kamieni milowych projektu za pomocą widoku wykresu Gantta ClickUp
Priorytetyzuj zadania zgodnie z ich poziomem pilności i nigdy nie przegap terminu. Opcje sortowania, takie jak widok kaskadowy, zapewniają sekwencyjny widok współzależnych zadań. Zobacz, które zadania muszą zostać zakończone jak najszybciej, aby stworzyć skuteczną strategię i płynny cykl pracy.
💡 Porada dla profesjonalistów: Jeśli jesteś liderem zmian, upewnij się, że skutecznie korzystasz z trzech "C" - zgodności, konsensusu i konsultacji przeprowadzić swój Teams przez zmianę .
2. Automatyzacja powtarzających się zadań dzięki ClickUp Automations
Kiedy jesteś w trakcie wprowadzania zmian, nie możesz pozwolić sobie na spowolnienie przez rutynowe zadania, takie jak aktualizowanie członków zespołu o postępach w realizacji zadań lub wysyłanie powtarzających się e-maili po osiągnięciu każdego kamienia milowego.
W tym miejscu potrzebujesz Automatyzacja ClickUp . Wybieraj spośród ponad 100 gotowych szablonów automatyzacji, aby automatycznie przypisywać zadania, aktualizować statusy, publikować komentarze i nie tylko. Lub skorzystaj z kreatora automatyzacji ClickUp AI, aby zdefiniować konkretne wyzwalacze i działania dla określonych przypadków użycia.
Ustaw automatyzacje ClickUp, aby zająć się rutynowymi zadaniami
Po ustawieniu automatyzacji możesz wyświetlać wszystkie podjęte działania, modyfikować wyzwalacze i weryfikować cykle pracy za pomocą dzienników audytu. Pomaga to kontrolować automatyzacje i rozwiązywać problemy, zanim staną się poważniejsze.
3. Dodaj kontekst i przejrzystość do cykli pracy dzięki ClickUp Chat
Płynna współpraca jest niezbywalnym czynnikiem w powodzeniu zmian organizacyjnych. Korzystanie z ClickUp Chat teams mogą wymieniać się aktualizacjami, udostępniać informacje i nadrabiać zaległości w czasie rzeczywistym - tuż obok zadań i projektów.
Korzystaj z ClickUp Chat, aby prowadzić rozmowy robocze w ClickUp i nigdy nie tracić ważnych informacji przez przeskakiwanie między narzędziami
Jest on zlokalizowany na platformie ClickUp, dzięki czemu bardzo łatwo jest wysyłać wiadomości do współpracowników podczas żonglowania pracą. Zaproś członków zespołu do rozmowy za pomocą @wzmianek i utrzymuj wszystkich na bieżąco.
Ponadto Chat jest połączony z siecią neuronową ClickUp, ClickUp Brain i oferuje nieskończone korzyści, takie jak:
- Tworzenie szczegółowych zadań na podstawie wiadomości
- Planowanie automatycznych działań następczych, oraz
- Aktualizowanie podsumowań dyskusji z najważniejszych kanałów i rozmów
Powiedzmy, że Twój współpracownik potrzebuje aktualizacji dotyczących konkretnego zadania. ClickUp Brain zaczyna sortować zadania, projekty i dokumenty, aby wyświetlić najbardziej odpowiednie odpowiedzi na zapytanie.
Użyj ClickUp Brain do automatycznego generowania aktualizacji zadań, podsumowań i nie tylko za naciśnięciem jednego przycisku
Odpowiedzi są prywatnie wyświetlane na ekranie, a Ty możesz je zaakceptować lub odrzucić. Zaakceptowanie odpowiedzi podpowiedź zostanie przekazana do współpracownika, który zadał pytanie.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Aby jeszcze bardziej usprawnić swój cykl pracy, użyj szablony planów komunikacji w projekcie które określają cele, oś czasu i kluczowe rezultaty. W ten sposób wszyscy zaangażowani w projekt zmian pozostaną na bieżąco z tym, co należy zrobić.
Scena 3: Ponowne zamrożenie - zablokowanie zmiany
Jest to ostatnia scena w procesie wdrażania zmian Lewina, w której wszystko z pierwszych dwóch etapów zostaje zablokowane.
Do tej pory wszystkie nowe zachowania, procesy i systemy są częścią codziennego przepływu w organizacji. Ta scena ma na celu zapewnienie, że ciężka praca się opłaci, a nowy proces stanie się drugą naturą dla wszystkich.
Kluczowe aspekty sceny Refreeze w modelu Lewina:
- Make changes stick: Pomóż pracownikom przyzwyczaić się do nowych procesów, czyniąc je częścią codziennej rutyny
- Zaktualizuj zasady: Odświeżenie zasad i dostosowanie starych do nowych zmian
- Kontroluj postępy: Nieustannie sprawdzaj nowe systemy i używaj określonych wskaźników KPI do pomiaru powodzenia i zmian transformacyjnych
Dzięki wielu wbudowanym szablonom raportowania, ClickUp może być przydatny nawet w końcowej scenie procesu zarządzania zmianą.
Przygotuj wnikliwe raportowanie za pomocą szablonów ClickUp
Po wprowadzeniu zmian, zbierz wszystkie wnioski, błędy i wyniki w zgrabny raport. Potrzebujesz również systemu informacji zwrotnej dla swojego zespołu, aby zobaczyć, jak dostosowują się do nowych zmian.
To jest miejsce, w którym Szablon retrospektywy projektu ClickUp może pomóc w ocenie projektu. Jest to w pełni konfigurowalna struktura, która śledzi wszystko w procesie zmian - od tego, co poszło dobrze, po to, co wymaga pracy.
Szablon retrospektywy projektu ClickUp
Ten szablon jest idealny do definiowania celów, oddelegowanych zadań, śledzenie postępów projektu i identyfikowanie kluczowych obszarów poprawy dla przyszłych projektów.
Praktyczne zastosowania modelu zmiany Lewina
Model trzech kroków Lewina do zarządzania zmianą ma kilka zastosowań w ustawieniu Business. Oto kilka przykładów wykorzystania tego modelu w różnych kontekstach.
- Restrukturyzacja organizacyjna: Teoria zmiany Lewina wstrząsa sytuacją, gdy Teams potrzebują reorganizacji. Zacznij od wskazania tego, co nie działa (scena "Unfreeze"), wprowadź nowe struktury zespołu (scena "Change") i zablokuj wszystko za pomocą nowych KPI (scena "Refreeze")
- Wdrożenie technologii: Firmy często muszą unowocześniać swoją technologię, aby pozostać na czele. Na scenie "Zmiana" wdrażają nowe systemy i zapewniają szkolenia dla pracowników. Następnie zarządzają zmianami poprzez regularne kontrole, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie
- Fuzje i przejęcia: Kiedy dwie firmy stają się jedną, model zarządzania zmianą Lewina może kierować tym procesem. Liderzy komunikują wspólną wizję na etapie "Unfreeze", Teams integracyjne łączą siły na scenie "Change", a nowe zasady są blokowane na etapie "Refreeze" w celu utrwalenia struktury organizacyjnej
Pokonywanie wyzwań związanych z wdrażaniem zmian
Zmiany organizacyjne mogą być trudne dla Teams. Przyzwyczajenie się do nowych procesów i zintegrowanie ich z codzienną rutyną jest żmudne.
Ale jakie są inne wyzwania związane z wdrażaniem zmian i jak sobie z nimi poradzić?
Przyjrzyjmy się im.
1. Opór wobec zmian
Jest to najczęstsze wyzwanie, przed którym stają firmy. Pracownicy często obawiają się nieznanego i uważają, że zmiana automatycznie przekłada się na utratę kontroli.
Rozwiązania:
zaangażuj pracowników w proces zmian od samego początku. Uzyskaj ich wkład i pokaż im, że ich opinie mają znaczenie
✅ Poinformuj, dlaczego zmiana jest konieczna i pomóż im zrozumieć ich rolę w tym procesie
wyposaż pracowników we wszystkie informacje, których potrzebują, aby dostosować się do nowo wdrożonych procesów
2. Brak akceptacji ze strony kierownictwa
Może się okazać, że liderzy i kierownictwo wyższego szczebla nie są w pełni zaangażowani w propozycję zmian. Jeśli liderzy nie będą aktywnie wspierać zmian, inicjatywy te prawdopodobnie stracą impet.
Rozwiązania:
podanie rzeczywistych przykładów podobnych zmian wdrożonych w innych firmach. Dostarczenie historii powodzenia i studiów przypadku w celu zilustrowania wartości zmian
✅ Zrozum obawy swoich liderów. Zademonstruj, w jaki sposób proponowane zmiany będą potencjalnie zgodne z ich odsetkami i aspiracjami
zaangażuj liderów i uzyskaj ich wkład i pomysły na wczesnym etapie procesu zmian
3. Restrykcyjne oś czasu
Czasami, agenci zmian nie doceniają rzeczywistego czasu potrzebnego do wdrożenia pewnych zmian i obserwowania ich wyników. Może to negatywnie wpłynąć na strategię zmiany i jej wyniki.
Rozwiązania:
✅ Ustawienie realistycznych oś czasu poprzez mapę wszystkich działań i zadań związanych z wdrożeniem. Możesz nawet uwzględnić bufory, aby przygotować się na nieoczekiwane opóźnienia
✅ Zaplanuj testy, aby zobaczyć, jak zmiany radzą sobie na mniejszą skalę, zanim przejdziesz do wdrożenia na pełną skalę
✅ Zaplanuj zasoby z wyprzedzeniem i upewnij się, że są one dostępne przez cały czas trwania wdrożenia, aby wesprzeć inicjatywy zmian
Usprawnij zarządzanie zmianami dzięki ClickUp
Wiemy, jak trudno jest zarządzać zmianami w całym ekosystemie organizacyjnym. Podejście podzielone na sceny, takie jak Model Zmiany Lewina, jest najlepsze do poruszania się po inicjatywie zmiany bez utraty z oczu celu końcowego.
Kompleksowa platforma wydajności, taka jak ClickUp, zawiera wiele funkcji przydatnych na różnych scenach procesu zmian. Funkcje takie jak pulpity, dokumenty i tablice ClickUp ułatwiają planowanie i opracowywanie strategii z zespołem.
ClickUp Automation i ClickUp Brain automatyzują rutynowe zadania, a ClickUp Chat promuje współpracę w czasie rzeczywistym na każdym etapie inicjatywy zmian. Zarejestruj się w ClickUp za darmo i dowiedz się, jak wyposażyć swoją organizację, aby dostosować się do zmian i zapewnić powodzenie.