Czy wiesz, że skuteczna informacja zwrotna może znacząco zwiększyć wydajność pracowników? Niezależnie od tego, czy chodzi o udostępnianie informacji o ulepszeniach, czy też o świętowanie zwycięstw w pracy, ważne jest przekazywanie konkretnych i praktycznych informacji zwrotnych.
Model informacji zwrotnej SBI (Situation-Behavior-Impact) to struktura, która może być niezwykle pomocna w miejscu pracy, szczególnie dla specjalistów HR lub liderów Businessu.
Ta potężna struktura zapewni ci narzędzia do dostarczania konstruktywnych informacji zwrotnych z pewnością siebie i inteligencją emocjonalną, zapewniając jednocześnie, że napędzają one rzeczywiste zmiany.
Pokażemy ci, jak sprawić, by model SBI działał dla ciebie, abyś mógł udzielać informacji zwrotnych, które za każdym razem trafiają w sedno. Zaczynajmy! 🚀
Czym jest model informacji zwrotnej SBI?
Model informacji zwrotnej SBI to ustrukturyzowane podejście do udzielania informacji zwrotnej, które koncentruje się na trzech kluczowych elementach: Sytuacja, Zachowanie i Wpływ. Wśród innych modeli udzielania informacji zwrotnej, metoda ta zapewnia jasne ramy dla dostarczania konkretnych, obiektywnych informacji zwrotnych, które minimalizują defensywność i promują pozytywne zmiany.
Rozbicie procesu udzielania informacji zwrotnej na te trzy wyraźne elementy eliminuje dwuznaczność i ładunek emocjonalny, które czasami mogą zakłócać rozmowę zwrotną. **Zamiast tego, informacja zwrotna staje się oparta na obiektywnych faktach, pomagając zarówno dającemu, jak i odbierającemu pozostać po tej samej stronie
W przeciwieństwie do Metoda kanapkowa która zaleca menedżerom łączenie negatywnych informacji zwrotnych z komplementami, metoda SBI jest bardziej bezpośrednia, specyficzna dla sytuacji i zorientowana na działanie
Przeanalizujmy każdy element metody informacji zwrotnej SBI:
Sytuacja
"Sytuacja" to przede wszystkim ustawienie sceny. Ważne jest, aby opisać kontekst, w którym wystąpiło zachowanie. Potraktuj to jako sformułowanie informacji zwrotnej ze szczegółami na temat tego, kiedy i gdzie zaobserwowano dane zachowanie. Eliminuje to potrzebę zgadywania ze strony osoby otrzymującej informację zwrotną; może ona natychmiast wyobrazić sobie scenariusz, do którego się odnosisz.
Przykład: "Podczas wczorajszego spotkania dotyczącego statusu projektu zauważyłem, że..."
Zacznij od sytuacji, aby oprzeć swoją informację zwrotną na konkretnym wydarzeniu. Takie podejście pozwala uniknąć niejasnych uogólnień i ma kluczowe znaczenie dla konstruktywnej rozmowy zwrotnej.
Zachowanie
Komponent "Zachowanie" koncentruje się na działaniach pracownika. Ważne jest, aby trzymać się faktów - co dokładnie powiedział lub zrobił? Dzięki temu informacja zwrotna jest obiektywna i zachęca do unikania przyjmowania założeń lub osądzania intencji lub charakteru danej osoby.
Przykład: "Przerwałeś mówcy kilka razy, zanim zdążył dokończyć swoją wypowiedź."
Celem jest opisanie zachowania bez załączania do niego jakichkolwiek emocji lub uprzedzeń. Im jaśniej i bardziej konkretnie opisujesz zachowanie, tym łatwiej jest odbiorcy zrozumieć, o czym dokładnie mówisz.
Wpływ
"Wpływ" to miejsce, w którym wyjaśniasz konsekwencje danego zachowania. W tym miejscu informacja zwrotna często zawodzi w większości rozmów, ale jest to najbardziej krytyczna część modelu informacji zwrotnej SBI. Nie wystarczy wskazać, co ktoś zrobił; wyjaśnienie, w jaki sposób to zachowanie wpłynęło na innych, Teams lub projekt, jest tym, co kieruje wiadomość do zrobienia
Przykład: "Z tego powodu nie mogliśmy usłyszeć ich pełnej aktualizacji, co doprowadziło do zamieszania wokół oś czasu projektu."
Kiedy wyartykułujesz wpływ danego zachowania, pomożesz odbiorcy zrozumieć, dlaczego ważna jest zmiana i nadasz informacji zwrotnej cel wykraczający poza zwykłą korektę.
Oto jak wyglądałaby cała informacja zwrotna dotycząca tej sytuacji:
"Podczas wczorajszego spotkania dotyczącego statusu projektu zauważyłem, że kilkakrotnie przerywałeś mówcy, zanim zdążył dokończyć swoją myśl. Z tego powodu nie mogliśmy usłyszeć pełnej informacji, co doprowadziło do nieporozumień dotyczących oś czasu projektu"
Teraz, gdy rozumiesz już, co oznacza SBI, przyjrzyjmy się, dlaczego przynosi ono korzyści liderom.
Przeczytaj również: Jak inteligencja emocjonalna w pracy wpływa na miejsce pracy
Dlaczego SBI jest skuteczne?
Piękno modelu informacji zwrotnej SBI polega na jego prostocie i skupieniu się na faktach. Jest on bardzo skuteczny z kilku powodów:
- Obiektywność: Model ten redukuje subiektywne interpretacje i uprzedzenia poprzez skupienie się na konkretnych sytuacjach i obserwowalnych zachowaniach. Gdy informacja zwrotna skupia się wyłącznie na faktach, odbiorcy łatwiej jest ją zaakceptować i podjąć odpowiednie działania
- Jasność: Ustrukturyzowane podejście zapewnia, że informacje zwrotne są jasne, zwięzłe i łatwe do zrozumienia. Unikając uogólnień i mówiąc bezpośrednio o obserwowalnych zachowaniach, zmniejszasz dwuznaczność. Prowadzi to do większej wydajności, ponieważ pracownik otrzymujący informację zwrotną może jasno zrozumieć, co należy zmienić
- Zmniejszona defensywność: Skupienie się na obserwowalnych faktach zamiast na osobistych osądach pomaga stworzyć bardziej otwartą i otwartą atmosferę na informację zwrotną. Usuwa ładunek emocjonalny często związany z informacją zwrotną, zmniejszając prawdopodobieństwo wyzwalacza reakcji obronnych. Zamiast sprawiać, że informacja zwrotna jest postrzegana jako atak, SBI promuje rozmowę opartą na współpracy i przejrzystości
- Otwarty dialog i możliwość działania: SBI otwiera drzwi do szczerych, otwartych rozmów, ponieważ koncentruje się na opisywaniu konkretnej sytuacji i jej wpływu. Model ten zachęca osoby udzielające i odbierające informacje zwrotne do zaangażowania się w dialog, a nie jednostronną krytykę
Model w naturalny sposób prowadzi do dyskusji na temat poprawy i zmian poprzez podkreślanie wpływu zachowań. Jak zatem wdrożyć model SBI w codziennej pracy?
Przewodnik krok po kroku po udzielaniu informacji zwrotnej z wykorzystaniem modelu SBI
Teraz, gdy rozumiesz już bloki modelu informacji zwrotnej SBI, przejdźmy przez przewodnik krok po kroku, aby skutecznie wykorzystać go w swojej pracy sesjach informacji zwrotnych .
Zobaczymy również, jak wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp może pomóc w łatwym dokumentowaniu, udostępnianiu i otrzymywaniu konstruktywne informacje zwrotne .
Jak zauważa Martha Kumi, Technical writer w Akkadian Labs,
Udostępnianie informacji i współpraca stały się dziecinnie proste teraz, gdy wszystkie teamy pracują zdalnie. Łatwo jest udostępniać aktualizacje projektów i przekazywać informacje zwrotne członkom Teams. Jesteśmy w stanie śledzić zadania i projekty w różnych zespołach i przekazywać aktualizacje w czasie rzeczywistym
Martha Kumi, Technical writer w Akkadian Labs
Współpraca w czasie rzeczywistym jest właśnie tym, co sprawia, że narzędzia takie jak ClickUp są tak cenne w procesie przekazywania informacji zwrotnych.
Integrując model feedbacku SBI z funkcjami ClickUp, menedżerowie i członkowie zespołu mogą angażować się w ustrukturyzowane, wydajne rozmowy zwrotne, które płynnie przekładają się na możliwe do wprowadzenia ulepszenia.
Sprawdźmy, jak to działa w praktyce:
Krok 1: Przygotowanie informacji zwrotnej
Przed rozpoczęciem sesji feedbackowej, poświęć trochę czasu na uporządkowanie swoich myśli i zebranie istotnych informacji. Takie przygotowanie pomoże ci przekazać bardziej skoncentrowaną i skuteczną informację zwrotną.
Stwórz kompleksową agendę spotkania w Dokumenty ClickUp , które mogą być pomocne podczas omawiania planów ulepszeń lub dokumentowania rozmowy do wykorzystania w przyszłości.
Krok 2: Zainicjowanie rozmowy
Skontaktuj się z osobą otrzymującą informację zwrotną. Zapytaj, czy to dobry moment na dyskusję. Jeśli nie, zaplanuj odpowiedni termin.
Wybierz prywatną lokalizację, aby zminimalizować rozpraszanie uwagi i zapewnić poufność. W przypadku rozmów zdalnych możesz skorzystać z integracji z wideokonferencjami, aby spotkać się twarzą w twarz.
Krok 3: Opisz sytuację
Zacznij od jasnego opisania konkretnej sytuacji lub kontekstu, w którym wystąpiło zachowanie. Bądź tak dokładny, jak to tylko możliwe, jeśli chodzi o czas, miejsce i okoliczności.
Pamiętaj, aby trzymać się konkretnych wydarzeń lub spotkań - unikaj ogólnych stwierdzeń typu _"zawsze tak robisz"
Jeśli masz do czynienia z członkami zespołu pracującymi zdalnie, możesz wykorzystać funkcje czatu, takie jak ClickUp Chat . Jest to szybki, bezpośredni sposób połączenia z członkami zespołu, który oferuje natychmiastowość i prywatność.
Użyj ClickUp Chat, aby połączyć się ze zdalnymi członkami zespołu w celu uzyskania sesji opinii
Krok 4: Opisz zachowanie
Następnie skup się na zaobserwowanym zachowaniu. Bądź rzeczowy i unikaj osobistych interpretacji lub założeń dotyczących ich intencji. Pomocne jest notowanie konkretnych działań, słów lub wzorców zachowań, którymi należy się zająć.
Opisując konkretne, obserwowalne zachowanie, ważne jest, aby być obiektywnym i podać konkretne przykłady. Zarządzanie zadaniami w ClickUp funkcje pomagają w tym, oferując bogactwo udokumentowanych konkretnych zachowań i działań.
Przykład: "Nie aktualizowałeś statusu zadania na czas, co doprowadziło do niepewności zespołu co do postępu projektu i niepotrzebnych check-inów."
System zarządzania zadaniami ClickUp zapewnia szczegółowy zapis zachowań związanych z pracą.
Zapewnij jasność co do rezultatów oczekiwanych od każdego członka zespołu dzięki zadaniom ClickUp
Oto, jak możesz go wykorzystać w swoich sesjach feedbackowych:
- Historia zadań: Przejrzyj historię zadań przypisanych lub zakończonych przez daną osobę. Daje to konkretne przykłady wzorców pracy, terminowości i jakości wyników
- Komentarze i aktualizacje: Komentarze do zadań często rejestrują zachowania w czasie rzeczywistym, takie jak sposób, w jaki ktoś komunikuje postępy lub radzi sobie z wyzwaniami
- Śledzenie czasu: Funkcja śledzenia czasu w ClickUp może zapewnić wgląd w nawyki i wydajność pracy, oferując konkretne dane do dyskusji
- Podzadania i listy kontrolne: Mogą one wykazać dbałość o szczegóły, dokładność lub wszelkie tendencje do pomijania kroków w procesie
Krok 5: Wyjaśnij wpływ
Ten krok jest kluczowy.
Wyjaśnij, w jaki sposób zachowanie danej osoby wpłynęło na zespół, projekt, a nawet na nią samą. Niezależnie od tego, czy jest to wpływ pozytywny czy negatywny, to właśnie on sprawia, że informacja zwrotna jest naprawdę przydatna. Przykład: "W wyniku tego nie dotrzymaliśmy terminu aktualizacji projektu, co zdezorientowało klienta"
Wyjaśniając wpływ, nie tylko pokazujesz konsekwencje, ale także dajesz pracownikowi możliwość zastanowienia się nad swoim zachowaniem.
Oto jak możesz wykorzystać Zarządzanie zadaniami ClickUp, aby wyjaśnić wpływ:
- Widok obciążenia pracą: Użyj go, aby pokazać, jak zachowanie danej osoby wpływa na równowagę zespołu i ogólną wydajność.
- Wykresy Gantta: Zademonstruj, jak konkretne działania wpłynęły na oś czasu projektu lub zależności.
- Pulpity: Wykorzystaj niestandardowe pulpity, aby zaprezentować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), na które wpłynęło dane zachowanie.
- Cele: Cele ClickUp umożliwia bezpośrednie powiązanie zachowań z postępem (lub jego brakiem) w realizacji celów zespołu lub firmy.
Krok 6: Dokumentowanie informacji zwrotnych
Po udzieleniu informacji zwrotnej, ważne jest, aby ją udokumentować, zwłaszcza w ustawieniach zespołowych. Formularze ClickUp może pomóc w natychmiastowym przechwytywaniu odpowiedzi i przekształcaniu ich w zadania, które można śledzić.
Przekształć odpowiedzi z formularza ClickUp w zadania, które płynnie integrują się z Twoim cyklem pracy
Możesz niestandardowo dostosować formularz opinii do swoich wymagań. Lub nawet lepiej - możesz wykorzystać gotowe szablony formularzy ClickUp do zbierania opinii.
Szablon formularza opinii ClickUp
Szablon Szablon formularza opinii ClickUp jest niezbędnym narzędziem do uporządkowania informacji zwrotnych w jasny i zorganizowany sposób. Niezależnie od tego, czy zarządzasz dużym teamem, czy też przeprowadzasz ocenę jeden na jeden, szablon ten jest dostawcą usprawnionego formatu do skutecznego zbierania informacji zwrotnych.
/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-633.png Wypróbuj szablon formularza opinii ClickUp, aby rejestrować i śledzić wszystkie informacje zwrotne dla swojego zespołu https://app.clickup.com/signup?template=t-222239474&department=engineering-product Pobierz szablon /%cta/ Oto niektóre z jego kluczowych zalet:
- Zgodność z modelem informacji zwrotnej SBI dla ustrukturyzowanej informacji zwrotnej (Sytuacja, Zachowanie, Wpływ)
- Sprawia, że informacje zwrotne są przydatne i łatwe do zastosowania w celu wyraźnej poprawy lub uznania
- Wszechstronny dlaoceny wyników, informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym lub obserwacji klientów
- Integruje się z cyklami pracy, umożliwiając dokumentowanie i śledzenie informacji zwrotnych
- Ułatwia monitorowanie elementów działań, zapewniając ciągły postęp
Krok 7: Zachęcanie do dialogu
Po przedstawieniu informacji zwrotnej za pomocą modelu informacji zwrotnej SBI ważne jest, aby zachęcić do otwartego dialogu. Pozwól odbiorcy odpowiedzieć, zadać pytania lub poprosić o wyjaśnienia.
Wykorzystaj funkcje współpracy, takie jak komentarze i wzmianki ClickUp, aby zachować uporządkowane i jasne informacje zwrotne
Po udokumentowaniu informacji zwrotnej członkowie zespołu mogą ją otwarcie omówić, korzystając z funkcji współpracy ClickUp, takich jak komentarze i @wzmianki. Pozwala to na kontynuowanie rozmowy i zachęca do ciągłego doskonalenia.
Krok 8: Zaplanuj działania następcze
Informacja zwrotna nie jest wydarzeniem jednorazowym. Ważne jest, aby sprawdzić, czy zachowanie uległo zmianie lub czy potrzebne jest wsparcie.
Krok Szablon strategii komunikacji wewnętrznej i planu działania ClickUp to świetny sposób na ustawienie bieżącej komunikacji i śledzenie postępów po otrzymaniu informacji zwrotnej. Dzięki temu wszyscy są odpowiedzialni i mają pewność, że informacje zwrotne prowadzą do wymiernych ulepszeń.
/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-635.png Skorzystaj z szablonu strategii komunikacji wewnętrznej i planu działania ClickUp, aby zaplanować ustrukturyzowane działania następcze związane z informacją zwrotną https://app.clickup.com/signup?template=t-127240564&department=operations Pobierz szablon /%cta/ Sprawdź niektóre z zalet szablonu strategii komunikacji wewnętrznej i planu działania ClickUp:
- Promocja wyczyszczonych, ustrukturyzowanychkomunikację w zespole dla lepszego dopasowania
- Dostawca strategicznego podejścia dokomunikacji wewnętrznej z ustawionymi celami i kluczowymi komunikatami
- Zapewnia spójne, wydajne informacje zwrotne w różnych działach
- Integruje cele komunikacyjne w ramach cyklu pracy zespołu
- Organizuje informacje zwrotne dla nowych procesów, przeglądów projektów i współpracy między działami
- Tworzy formalne plany działania z ośmioma etapami i kamieniami milowymi dla terminowych, możliwych do wykonania informacji zwrotnych
Najlepsze praktyki dotyczące przekazywania informacji zwrotnych
Udzielając informacji zwrotnej za pomocą modelu informacji zwrotnej SBI, należy pamiętać o kilku najlepszych praktykach, aby zapewnić jej skuteczność i dobre przyjęcie.
✅ Bądź na czas
Nie czekaj zbyt długo z udzieleniem informacji zwrotnej. Im szybciej zajmiesz się danym zachowaniem, tym bardziej adekwatna i skuteczna będzie informacja zwrotna.
✅ Skup się na zachowaniu danej osoby, a nie na niej samej
Łatwo jest obwiniać lub personalizować informację zwrotną, ale model informacji zwrotnej SBI zachęca do skupienia się wyłącznie na zachowaniu. Pomaga to utrzymać emocje pod kontrolą i uniknąć defensywności.
✅ Używaj pozytywnego tonu
Nawet gdy dostawca udziela konstruktywnej krytyki, powinien utrzymywać pozytywny i wspierający ton. Celem jest pomoc pracownikowi w poprawie, a nie sprawienie, by poczuł się atakowany.
✅ Zachęcaj do dwukierunkowej rozmowy
Badanie wykazało, że 41% pracowników jest skłonnych odejść z pracy, gdy nie czują się wysłuchani .
Informacja zwrotna powinna być dialogiem, a nie monologiem. Zachęcaj pracownika do dzielenia się swoją perspektywą, zadawania pytań i wnoszenia wkładu w dyskusję.
Przykłady informacji zwrotnej SBI w różnych scenariuszach
Przyjrzyjmy się, jak model informacji zwrotnej SBI sprawdza się w rzeczywistych sytuacjach:
Przykład 1: Spotkania jeden na jeden
Sytuacja: "Podczas naszego spotkania jeden na jeden w zeszłym tygodniu..."
➡️ Zachowanie: "Przyjechałeś 15 minut spóźniony i nie przygotowałeś swoich aktualizacji"
🎯 Wpływ: "Skróciło to czas, jaki mieliśmy na omówienie twojego postępu i nie mogliśmy omówić kilku kluczowych problemów"
Przykład 2: Projekty Teams
Sytuacja: "Podczas naszego ostatniego przeglądu projektu..."
➡️ Zachowanie: "Dostarczyłeś szczegółową informację zwrotną, która pomogła wyjaśnić kolejne kroki."
🎯 Wpływ: "To naprawdę usprawniło proces, a zespół mógł pewnie iść naprzód"
Przykład 3: Ocena wyników
Sytuacja: "Podczas corocznej oceny wyników w zeszłym tygodniu..."
➡️ Zachowanie: "Dostarczyłeś przemyślaną samoocenę i ustawiłeś realistyczne cele do poprawy"
Wpływ: "To proaktywne podejście pozwoliło nam opracować jasny plan działania na rzecz twojego rozwoju i jestem przekonany, że pomoże ci to osiągnąć kolejny poziom w twojej karierze"
Przykład 4: Prezentacje dla klientów
Sytuacja: "Podczas prezentacji dla klienta w zeszły wtorek..."
➡️ Zachowanie: "Użyłeś zbyt wielu technicznych terminów, których klient nie do końca zrozumiał."
🎯 Wpływ: "W wyniku tego wydawali się zdezorientowani i musieliśmy poświęcić dodatkowy czas na wyjaśnienie punktów po spotkaniu"
Przykład 5: Współpraca między działami
sytuacja: "Podczas ostatniego spotkania między działami..."
➡️ Zachowanie: "Konsekwentnie przerywałeś innym kierownikom działów, gdy przemawiali"
🎯 Wpływ: "Zakłóciło to przepływ spotkania i utrudniło zespołowi sprawne podejmowanie decyzji"
Stosując te przykłady sprzężenia zwrotnego i postępując zgodnie z powyższymi krokami, będziesz w stanie udostępniać spostrzeżenia, które poprawią wydajność i wzmocnią komunikację i zaufanie w zespole.
A dzięki narzędziom takim jak ClickUp, integracja informacji zwrotnej z cyklem pracy nigdy nie była łatwiejsza.
Ulepsz swój mechanizm informacji zwrotnej za pomocą ClickUp
Opanowanie sztuki udzielania informacji zwrotnej jest jedną z najcenniejszych umiejętności, jakie może rozwinąć każdy specjalista HR, menedżer lub lider zespołu. Model feedbacku SBI oferuje prosty, skuteczny sposób na dostarczanie jasnych i praktycznych informacji zwrotnych, które poprawiają wydajność i wzmacniają pracowników dynamikę zespołu .
Skupienie się na konkretnych sytuacjach i zachowaniach oraz ich wpływie może sprzyjać otwartej komunikacji i ciągłemu doskonaleniu w organizacji. Ale dlaczego na tym poprzestawać? Połączenie modelu feedbacku SBI z ClickUp może przekształcić proces feedbacku z dobrego w wyjątkowy.
Dzięki funkcjom takim jak czat, komentarze, wzmianki i konfigurowalne szablony, ClickUp umożliwia usprawnienie informacji zwrotnych, śledzenie postępów i tworzenie kultury przejrzystości i rozwoju.
Gotowy, aby uczynić swój proces przekazywania opinii bardziej wydajnym i skutecznym? Wypróbuj ClickUp już dziś i zacznij budować silniejsze, bardziej zgrane Teams z mocą ustrukturyzowanej informacji zwrotnej. Zarejestruj swoje darmowe konto ClickUp już teraz! 🙌