Twój nowy członek zespołu, chcąc udowodnić swoją wartość, konsekwentnie zostaje do późna, aby zakończyć zadania. Jednak gdy nadchodzi dzień wypłaty, jego nadgodziny nie są odzwierciedlone, co powoduje mieszankę frustracji i zamieszania.
Brzmi znajomo?
Dokładne obliczanie przepracowanych godzin to nie tylko śledzenie czasu - to także budowanie zaufania i zapewnienie, że każda minuta wysiłku zostanie doceniona i nagrodzona.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz małym biznesem, czy dużą organizacją, prawidłowe rozliczanie godzin pracy pracowników ma kluczowe znaczenie.
Na tym blogu zbadamy, jak obliczać godziny pracy i zapewnić dokładne wynagrodzenie, omawiając różne metody i narzędzia do obliczania godzin pracy.
Zrozumienie godzin pracy
Kiedy mówimy o godzinach pracy, mamy na myśli całkowity czas pracy pracownika lub wykonawcy - lub zaplanowany czas pracy - w określonym okresie, takim jak dzień, tydzień lub miesiąc.
Zgodnie z US Fair Labor Standards Act (FLSA) obejmuje to rzeczywisty czas spędzony na czynnościach związanych z pracą, za które pracownicy powinni otrzymać wynagrodzenie.
Chociaż nie każda organizacja musi śledzić godziny pracy (zwłaszcza jeśli nie płaci godzinowo), firmy, które współpracują z freelancerami, wykonawcami, pracownikami budowlanymi lub pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin, muszą sumiennie wykonywać swoje obliczenia.
Dokładne śledzenie czasu ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia wydajności zespołu i efektywności firmy. Gdy masz jasny obraz tego, jak spędzasz czas, możesz lepiej ocenić wydajność, wskazać obszary wymagające poprawy i usprawnić swoje operacje.
Przeczytaj również: Ile godzin tygodniowo powinieneś pracować, aby zapobiec wypaleniu zawodowemu?
Kroki do obliczenia przepracowanych godzin
Przejdźmy przez kroki obliczania przepracowanych godzin pracowników w prosty i skuteczny sposób, aby upewnić się, że wszystko się zgadza.
Krok 1: Określ czas rozpoczęcia i zakończenia pracy
Aby dokładnie śledzić czas pracy, zacznij od zapisania dokładnego czasu rozpoczęcia i zakończenia każdego okresu pracy. Możesz użyć zegara czasu pracy, oprogramowania cyfrowego, a nawet ręcznej karty czasu pracy - cokolwiek działa najlepiej dla Ciebie.
Kluczem jest upewnienie się, że metoda śledzenia dostarcza dokładnych danych i uwzględnia nadgodziny lub niepłatne przerwy zgodnie z umową o pracę.
Krok 2: Konwersja formatów czasu dla przejrzystości
Aby uprościć obliczenia, przelicz czas rozpoczęcia i zakończenia na czas wojskowy lub format 24-godzinny. Oznacza to, że godzina 9:00 staje się godziną 09:00, a godzina 17:00 staje się godziną 17:00.
Format 24-godzinny eliminuje pomyłki między AM i PM, ułatwiając odejmowanie bez błędów. Konwersja czasu do tego formatu zapewnia przejrzystość podczas odejmowania czasu rozpoczęcia od czasu zakończenia.
Krok 3: Odejmij czas rozpoczęcia od czasu zakończenia
Po przekonwertowaniu czasów, odejmij czas rozpoczęcia od czasu zakończenia, aby obliczyć całkowitą liczbę przepracowanych godzin.
Jeśli pracownik pracuje od 09:00 do 17:00, wystarczy odjąć 09:00 od 17:00, z czego wynika 8 godzin. Krok ten daje całkowitą liczbę godzin przepracowanych w danym okresie.
Krok 4: Uwzględnienie czasu przerwy
Następnie odejmij niepłatne przerwy od całkowitej liczby przepracowanych godzin.
Na przykład, jeśli pracownik ma 30-minutową przerwę na lunch podczas 8-godzinnej zmiany, odejmij te 30 minut od całkowitej liczby przepracowanych godzin.
Tak więc, jeśli średnia liczba przepracowanych godzin w początkowych obliczeniach wynosiła 8 godzin, po uwzględnieniu 30-minutowej przerwy, skorygowana łączna liczba godzin wyniesie 7,5 godziny.
Krok 5: Konwersja danych wyjściowych do formatu dziesiętnego
Aby ułatwić obliczenia płacowe, przekonwertuj całkowitą liczbę przepracowanych godzin na format dziesiętny.
Tak więc, jeśli pracownik pracuje 7 godzin i 30 minut, należy to przekonwertować na 7,5 godziny.
Godziny dziesiętne upraszczają obliczanie wynagrodzenia, zwłaszcza w przypadku ułamków godzin.
Przeczytaj również: Jak zarządzać czasem za pomocą Techniki Pomodoro
Krok 6: Zsumowanie wszystkich godzin w danym okresie rozliczeniowym
Zsumuj wszystkie godziny przepracowane w całym okresie rozliczeniowym.
Jeśli pracownik przepracował 35 godzin w pierwszym tygodniu pracy, 37,5 godziny w drugim tygodniu i 40 godzin w trzecim tygodniu, łączna liczba godzin w miesiącu wynosi 112,5 godziny.
Zsumowanie tych godzin zapewnia kompleksowy widok całkowitego nakładu pracy i ma kluczowe znaczenie dla dokładnych obliczeń listy płac.
Krok 7: Obliczenie całkowitego wynagrodzenia
W ostatnim kroku wystarczy pomnożyć łączną liczbę przepracowanych godzin przez stawkę godzinową, aby określić należną kwotę.
Jeśli stawka wynagrodzenia dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin wynosi 40 USD za godzinę, a przepracował on 37,5 godziny, to należy wykonać obliczenia w postaci 40 USD razy 37,5, co równa się 1 500 USD. Jest to łączna kwota, jaką należy zapłacić za ich pracę.
**Ale co z nadgodzinami?
Obsługa nadgodzin wymaga dokładnych obliczeń.
Zacznij od określenia standardowej liczby godzin w danym okresie rozliczeniowym, np. 40 godzin tygodniowo. Wszelkie godziny przepracowane ponad tę liczbę są uznawane za nadgodziny.
Na przykład, jeśli pracownik pracuje 45 godzin w tygodniu, 5 godzin to nadgodziny. Oblicz wynagrodzenie za nadgodziny w oparciu o stawkę za nadgodziny obowiązującą w Twojej firmie, często ustawioną na półtorej stawki.
Regularne audyty i właściwe praktyki w zakresie ewidencji czasu pracy mogą pomóc w skutecznym zarządzaniu nadgodzinami i zapewnieniu pracownikom prawidłowego wynagrodzenia.
Wybór odpowiednich narzędzi do obliczania przepracowanych godzin
Obliczanie przepracowanych godzin i minut może być bardzo proste dzięki odpowiednim narzędziom. Niezależnie od tego, czy zarządzasz małym zespołem, czy dużą organizacją, odpowiednie narzędzie może pomóc usprawnić proces i zapewnić dokładność.
Zapoznajmy się z różnymi dostępnymi narzędziami, zbadajmy jak działają i odkryjmy, które z nich może być najlepsze dla Twojej organizacji.
Obliczenia ręczne
Ręczne wyliczanie czasu pracy to oldschoolowy sposób śledzenia godzin pracy.
Aby zsumować przepracowane godziny, będziesz potrzebować długopisu, papieru lub podstawowego kalkulatora. Zanotuj godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy na telefonie, zegarku lub zegarze ściennym, a na koniec dnia wykonaj obliczenia samodzielnie.
Jest to proste i nieskomplikowane, ale wymaga pewnego wysiłku.
Plusy
- Prosty i nie wymaga żadnych specjalnych narzędzi
- Opłacalny, zwłaszcza dla małych firm
**Wady
- Czasochłonne i może być podatne na błędy
- Łatwo popełnić błąd podczas sumowania godzin, zwłaszcza w długich okresach
- Może wymagać fizycznej obecności w miejscu pracy
Arkusze kalkulacyjne
Arkusze kalkulacyjne stanowią krok naprzód w stosunku do ręcznych obliczeń, umożliwiając użycie formuł w celu automatyzacji niektórych obliczeń matematycznych.
Narzędzia takie jak Microsoft Excel czy Arkusze Google umożliwiają śledzenie godzin pracy, obliczanie sum i generowanie podstawowych raportów.
Plusy
- Pomoc w organizacji i automatyzacja części procesu obliczeniowego
- Zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów
- Narzędzia takie jak Excel lub Arkusze mogą być niestandardowe z formułami dla szybszych obliczeń i lepszej wizualizacji danych
Wady
- Może być kłopotliwy w zarządzaniu i wymaga regularnych aktualizacji
- Może stać się skomplikowany wraz ze wzrostem ilości danych
- Brak możliwości śledzenia czasu rzeczywistego i integracji z innymi systemami
Platformy takie jak ClickUp dostarczają szablony, dzięki którym proces ten przebiega sprawniej.
Szablon karty czasu pracy ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w śledzeniu i zarządzaniu godzinami pracy zespołu usługowego.
Szablon karty czasu pracy dla usług ClickUp upraszcza śledzenie czasu, kosztów i zasobów. Bez wysiłku śledzi rozliczane godziny i wykorzystanie zasobów w wielu projektach.
Narzędzia wizualne, takie jak wykresy i diagramy, zapewniają wgląd w postęp prac w czasie rzeczywistym. Ponadto integracja z aplikacjami takimi jak Stripe i PayPal zapewnia synchronizację wszystkich danych finansowych.
Szablon zawiera następujące elementy Niestandardowe statusy ClickUp takie jak Zatwierdzony i Wymaga uwagi oraz oferuje 12 Pola niestandardowe ClickUp takie jak Stawka godzinowa i Płatne godziny chorobowe, umożliwiające dokładne śledzenie.
Szablon pozwala również na automatyzację generowania faktur w oparciu o kartę czasu pracy, dzięki czemu oszczędza czas i zmniejsza liczbę błędów.
Bonus: Wypróbuj inne szablony kart czasu pracy od ClickUp, aby w pełni wykorzystać swoje wysiłki związane z zarządzaniem czasem.
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy
Narzędzia te zostały zaprojektowane w celu uporządkowania procesu rejestrowania i obliczania godzin pracy.
Aplikacje do śledzenia czasu pracy automatycznie rejestrują czas rozpoczęcia i zakończenia pracy; niektóre z nich oferują nawet takie funkcje, jak automatyczne odliczanie przerw i obliczanie nadgodzin.
Zalety
- Zapewnia zautomatyzowane śledzenie godzin pracy w celu zmniejszenia ryzyka błędu ludzkiego
- Zawierawsparcie dla zautomatyzowanych kart czasu pracy i raportowanie
Wady
- Może być kosztowne, szczególnie dla małych firm
- Może wiązać się z krzywą uczenia się dla zespołu
Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów dziennika czasu pracy w Excelu, Wordzie i ClickUpie
Narzędzia do zarządzania projektami
Narzędzia te oferują kompleksowy sposób śledzenia godzin pracy i zarządzania zadaniami, projektami i terminami w jednym miejscu. Rozwiązanie do zarządzania czasem ClickUp jest jednym z takich narzędzi.
wykorzystaj ClickUp's Project Time Tracking do śledzenia czasu pracy swoich pracowników z przejrzystym interfejsem użytkownika Śledzenie czasu projektu ClickUp jest niezwykle wszechstronne. Możesz śledzić czas z prawie każdego urządzenia, niezależnie od tego, czy używasz telefonu z Androidem, iPhone'a, pulpitu czy laptopa.
Możesz śledzić czas dla całego obszaru roboczego lub skupić się na konkretnych zadaniach, a także możesz wstrzymywać i wznawiać śledzenie za pomocą globalnego timera.
Dzięki tej funkcji możesz:
- Rozwijać konfigurowalne karty czasu pracy: Śledzić czas według dnia, tygodnia, miesiąca lub niestandardowych zakresów. Wizualizować sumy według dat, aby uzyskać cenny wgląd we wpisy dotyczące czasu
śledzenie czasu pracy w projektach ClickUp umożliwia generowanie kart czasu pracy, które zapewniają jasny wgląd w godziny pracy, wydajność i nie tylko Twoich pracowników
- Śledzenie czasu: Analizuj, ile czasu zajmują poszczególne zadania lub grupy zadań dla każdego członka zespołu
- Tworzenie konfigurowalnych raportów: Tworzenie raportów na podstawie wpisów dotyczących czasu pracy, w tym szacowanego czasu i oddzielanie godzin podlegających rozliczeniu od godzin niepodlegających rozliczeniu
- Porównywanie szacowanego czasu: Sprawdź, czy Twój zespół jest na dobrej drodze, porównując szacowane czasy z rzeczywistymi, śledzonymi czasami, co pomoże Ci ocenić, czy wywiązujesz się z harmonogramu
Porada profesjonalisty: Automatyzacja przypomnień o karcie czasu pracy w stałych odstępach czasu - codziennie, co tydzień lub co dwa tygodnie - za pomocą Automatyzacja ClickUp . Pomaga to zapewnić, że wpisy na karcie czasu pracy są dokonywane podpowiedź i zmniejsza ryzyko pominięcia wpisów.
A oto kolejna zaleta: jeśli korzystasz już z narzędzi takich jak Toggl, Everhour lub Clockify, ClickUp płynnie się z nimi integruje, dzięki czemu wszystkie dane dotyczące czasu synchronizują się płynnie z obszarem roboczym ClickUp. Dzięki temu zarządzanie czasem i projektami jest jeszcze bardziej wydajne!
wyeliminuj ręczne wprowadzanie danych poprzez synchronizację projektów i zadań za pomocą ClickUp's Everhour Integration
Zalety
- Łączy śledzenie przepracowanych godzin z zarządzaniem zadaniami i raportowaniem
- Usprawnia cykl pracy i dobrze integruje się z innymi funkcjami zarządzania projektami
- Zwiększa wydajność i pomagaoszacować czas zakończonego projektu dokładnie
The cons
- Ustawienie i zarządzanie może być skomplikowane
- Może mieć bardziej stromą krzywą uczenia się dla nieznanych użytkowników
Przeczytaj również: 11 najlepszych aplikacji do zarządzania czasem w 2024 roku (recenzje i ceny) Zegary czasowe
Są to bardziej tradycyjne metody śledzenia godzin pracy, ale nadal są szeroko stosowane. Pracownicy wchodzą i wychodzą z pracy, a zegar rejestruje ich godziny.
Metoda ta jest prosta i może być skuteczna w środowiskach, w których pracownicy pracują na miejscu.
Plusy
- Prosty i łatwy w użyciu
- Wyczyszczony zapis przepracowanych godzin w tygodniu
**Wady
- Może być uciążliwy w zdalnym lub elastycznym środowisku pracy
- Może wymagać konserwacji i może być narażony na fizyczne manipulacje
Systemy biometryczne
Takie systemy wykorzystują odciski palców, rozpoznawanie twarzy lub inne dane biometryczne do śledzenia godzin pracy.
Systemy te są wysoce bezpieczne i zmniejszają ryzyko kumpelskiego wbijania godzin (gdzie jeden pracownik wbija godziny za innego).
Plusy
- Wysoka dokładność i bezpieczeństwo
- Zmniejsza ryzyko kradzieży czasu pracy i "buddy punching"
**Wady
- Może być kosztowny w instalacji i utrzymaniu
- Może budzić obawy o prywatność wśród pracowników
Systemy płacowe
Oprogramowanie płacowe, takie jak Paychex, Paycor, Jibble itp., często obejmuje śledzenie czasu pracy jako część jego funkcji.
Systemy te integrują godziny przepracowane przez pracownika z przetwarzaniem listy płac, automatycznie obliczając wynagrodzenie na podstawie zarejestrowanych godzin i obowiązujących stawek.
Zalety
- Zintegrowane śledzenie czasu upraszcza listę płac
- Zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i zmniejsza obciążenie pracą administracyjną
**Wady
- Może być kosztowne, szczególnie dla małych Businessów
- Pełne wykorzystanie wszystkich funkcji może wymagać szkolenia i ustawień
Korzyści z dokładnego obliczania czasu zatrudnienia
Spójrzmy prawdzie w oczy: pilnowanie godzin pracy to nie tylko przeliczanie liczb. Chodzi o to, aby Twój zespół był szczęśliwy i pracował na najwyższym poziomie.
Oto zestawienie wszystkich korzyści, jakie dokładne obliczanie czasu pracy zapewnia pracownikom.
Zadowoleni pracownicy = Lepsze wyniki pracy
Kiedy pracownicy widzą, że ich godziny pracy są dokładnie śledzone, mają poczucie, że ich czas ma wartość. Zwiększa to ich morale i motywację.
Szczęśliwi pracownicy są również bardziej wydajni. Badania sugerują, że szczęśliwsi pracownicy to o 13% większą wydajność .
Oszczędność czasu i pieniędzy
Stare sposoby śledzenia czasu pracy, takie jak papierowe karty czasu pracy, są powolne i podatne na błędy. Naprawianie błędów i zarządzanie tymi zapisami może zająć dużo czasu.
Dzięki cyfrowym narzędziom do śledzenia czasu pracy można zmniejszyć liczbę błędów i pozwolić zespołowi skupić się na prawdziwej pracy.
Zapobiega wypaleniu zawodowemu
Dobre śledzenie czasu pomaga utrzymać obciążenie pracą na odpowiednim poziomie.
Mając jasny wgląd w to, jak spędzany jest czas, można lepiej przydzielać zasoby, ustalać realistyczne terminy i upewniać się, że obciążenie pracą każdego pracownika jest sprawiedliwe.
Pomaga to zapobiegać wypaleniu zawodowemu i kontrolować oczekiwania, dzięki czemu zespół może zachować wydajność i uniknąć przytłoczenia.
Iidentyfikuj obciążenia i efektywnie przydzielaj zasoby, aby zapobiec ich nadmiernemu lub niedostatecznemu wykorzystaniu dzięki ClickUp's Workload view
Przeczytaj również: Jak rozwiązać typowe wyzwania związane z zarządzaniem czasem?
Śledź godziny pracy lepiej z ClickUp
Dokładne śledzenie czasu pracy zwiększa wydajność i satysfakcję w organizacji. Przy tak wielu dostępnych narzędziach, wybór właściwego może mieć duże znaczenie.
Nowoczesne rozwiązania, takie jak ClickUp, mogą usprawnić cały proces, ułatwiając rejestrowanie i śledzenie godzin pracy pracowników. Wypróbuj ClickUp i zobacz, jak może ułatwić Ci życie!