Niezależnie od tego, czy jesteś profesjonalistą zarządzającym zespołem, czy osobą poszukującą pracy i szukającą sposobów na rozwój swojej kariery, posiadanie solidnych umiejętności organizacyjnych może pomóc ci w osiągnięciu twoich celów.
Organizacja nie tylko poprawia przestrzeń na biurku, ale także poprawia samopoczucie, umożliwiając pracę nad wieloma projektami przy jednoczesnym zachowaniu porządku w szczegółach. 🧘
Dowiedz się więcej o umiejętnościach organizacyjnych, w tym o pięciu kluczowych umiejętnościach, które pomogą Ci w rozwoju zawodowym. Poznasz również wskazówki, jak podkreślić te kompetencje podczas ubiegania się o pracę oraz techniki doskonalenia tych umiejętności.
Czym są umiejętności organizacyjne?
Umiejętności organizacyjne to zdolności, które pomagają ci być na bieżąco z zadaniami, przydzielać czas i opracowywać procesy w celu ustalenia priorytetów i maksymalizacji wysiłków. Są one uważane za umiejętności miękkie - osobiste atrybuty, a nie umiejętności techniczne, które pozwalają zarządzać pracą, wchodzić w interakcje ze współpracownikami i podejmować decyzje. ✅
Umiejętności organizacyjne obejmują zarządzanie czasem, ustalanie priorytetów i samomotywację. Umiejętności te sprawiają, że jesteś bardziej efektywnym pracownikiem i poprawiają twoje umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne, które mogą pomóc we wszystkich dziedzinach twojego życia.
W rzeczywistości, w jednej z ankiet, prawie 45% menedżerów ds. rekrutacji stwierdziło, że szukają umiejętności organizacyjnych podczas przeglądu kandydatów na pozycje pracy.
Dobre umiejętności organizacyjne pozwalają na pracę nad wieloma projektami bez gubienia się. Potrafisz określić, która praca wymaga Twojej uwagi w pierwszej kolejności, a która zajmie więcej czasu niż inne zadanie.
Informacje te pozwalają na ustalenie priorytetów i struktury harmonogramu, aby zmaksymalizować swój czas.
5 Umiejętności organizacyjne dla rozwoju kariery
Poprawa umiejętności organizacyjnych może pomóc ci stać się lepszym pracownikiem i bardziej efektywnym do zrobienia. Jeśli chcesz rozwinąć te umiejętności, aby być bardziej zorganizowanym w pracy lub położyć podwaliny pod rozwój kariery w nowej pracy, rozważ te pięć elementów.
1. Zarządzanie czasem
Zarządzanie czasem to umiejętność organizacyjna, która pomaga przydzielić odpowiednią ilość czasu na określone zadania. Ta zbywalna umiejętność może obejmować podział zadań na dzienne, tygodniowe lub miesięczne. Może to również oznaczać ustawienie harmonogramu na każdy dzień i podzielenie pracy do zrobienia na możliwe do zarządzania kawałki czasu. ⏰
Zarządzanie czasem to nie tylko planowanie dnia i efektywne zarządzanie harmonogramem. Oznacza to, że musisz wiedzieć, kiedy powiedzieć "nie", jeśli masz już zbyt wiele na głowie. Obejmuje to również oddelegowanie zadań, gdy ktoś z zespołu lub działu lepiej sobie z nimi poradzi.
Poznaj ClickUp, aby zarządzać swoimi projektami z mocą AI, ponad 15 widokami i automatyzacją zadań
W dzisiejszej erze cyfrowej umiejętności zarządzania czasem obejmują również tworzenie systemów w celu jak najlepszego wykorzystania czasu. Czasami oznacza to korzystanie z automatyzacji i planów, takich jak szablony do zarządzania projektami, w celu przyspieszenia realizacji określonych zadań. Może to również oznaczać zarejestrowanie się w usłudze narzędzia do zarządzania projektami (witaj, ClickUp!), które usprawnia cykl pracy.
2. Ustawienie celów
Łatwo jest się rozproszyć, zwłaszcza jeśli nie masz ustawionych celów, które starasz się spotkać. Bez jasno wyczyszczonych celów możesz dotrzeć do biura i nie wiedzieć, nad czym powinieneś pracować. Wyczyszczone cele są kluczowymi umiejętnościami organizacyjnymi, które zapewniają, że wkładasz wysiłek tam, gdzie ma on największe znaczenie. 🏆
Nie można jednak po prostu ustawić prostego celu i kontynuować. Cele powinny być wykonalne, osiągalne i mierzalne. Cele te powinny mieścić się w logicznych ramach czasowych, a ty powinieneś ustalić, jakich wskaźników będziesz używać do śledzenia postępów.
Oto kilka przykładów mierzalnych celów:
- Opracowanie i wprowadzenie nowego produktu na rynek docelowy do końca roku
- Poprawa współczynnika konwersji klientów o określony procent w ciągu najbliższych trzech miesięcy
- Zwiększenie sprzedaży o określoną kwotę w ciągu kwartału
- Uzyskanie określonego procentu konwersji poprzez kampanie e-mail w tym miesiącu
3 Podejmowanie decyzji
Podejmowanie decyzji jest jedną z najważniejszych umiejętności organizacyjnych. Nie możesz podejmować dobrych decyzji, jeśli nie jesteś zorganizowany, ponieważ nie będziesz mieć wszystkich niezbędnych informacji. 🤔
Aby podejmować świadome decyzje, musisz wiedzieć jak najwięcej o danym problemie. Na przykład, jeśli pracujesz w dziale produkcji i masz do czynienia z niewystarczającymi zasobami, musisz wiedzieć, co powoduje niedobór i dlaczego. W przypadku menedżerów produktu może to być problem w łańcuchu dostaw lub problem na rynku, gdzie klienci nie potrzebują już produktu, nad którym pracujesz.
Będziesz musiał podejmować decyzje na prawie każdym stanowisku - bez względu na to, czy jesteś dyrektorem generalnym, czy pracownikiem pierwszego szczebla. Decyzje te obejmują rozważenie ryzyka przed uruchomieniem nowej inicjatywy lub uzyskanie wglądu od innych członków teamu przed wprowadzeniem zmian w kalendarzu zadań. ⚖️
Budowanie solidnych umiejętności podejmowania decyzji ułatwia dotrzymywanie terminów, oddelegowywanie zadań i osiąganie celów. Sprawia również, że stajesz się bardziej skutecznym liderem i kimś, do kogo członkowie zespołu będą zwracać się o radę przy podejmowaniu własnych decyzji.
4 Rozwiązywanie problemów
Niezależnie od tego, czy jesteś na rozmowie kwalifikacyjnej, czy chcesz być bardziej skuteczny w swojej obecnej roli, wykazanie się umiejętnościami rozwiązywania problemów jest jednym ze sposobów na wyróżnienie się z tłumu. Umiejętności te wymagają czasu i wysiłku do zrobienia, ale kiedy już to zrobisz, będziesz w stanie lepiej radzić sobie z trudnymi sytuacjami w pracy. ⚠️
Rozwiązywanie problemów polega na strategicznym myśleniu o scenariuszu i opracowaniu kilku rozwiązań. Scenariusz może obejmować ryzyko, które grozi wykolejeniem projektu lub blokadę techniczną uniemożliwiającą zakończenie pracy. Sposób myślenia o problemie i opracowywania odpowiedzi jest znany jako rozwiązywanie problemów.
Nie ma na to jednego sposobu. Zasadniczo, dobry specjalista od rozwiązywania problemów jest w stanie rozważyć wszystkie czynniki, przeprowadzić burzę mózgów na temat potencjalnych rozwiązań, a następnie zidentyfikować najlepszą opcję. 💡
5. Praca zespołowa
Współpraca i praca zespołowa to kluczowe umiejętności, które pozwalają dobrze współpracować ze współpracownikami. Obejmują one skuteczne umiejętności komunikacyjne, zrozumienie różnych stylów pracy i stosowanie technik zarządzania konfliktami. Praca zespołowa obejmuje budowanie przyjemnego środowiska pracy, które ogranicza nieporozumienia i motywuje członków zespołu do osiągania określonych celów. 🤝
Uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w całym zespole lub dziale dzięki Pulpitom w ClickUp 3.0
Praca zespołowa może również oznaczać oddelegowane zadania i zarządzanie relacjami w zespole . Na przykład, jeśli pojawi się problem między dwoma członkami zespołu, będziesz odpowiedzialny za załagodzenie sytuacji.
Kreatywne myślenie i spojrzenie na problem z wielu perspektyw może zapewnić głębszy wgląd niż podejście do wyzwania z perspektywy jednej osoby. Do zrobienia tego będziesz musiał zbudować efektywne relacje z każdym, z kim pracujesz.
Jak zaprezentować i podkreślić umiejętności organizacyjne w CV
Umiejętności organizacyjne nie ograniczają się do zarządzania czasem, ustawienia celów, podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów i pracy zespołowej. (Chociaż są to umiejętności VIP! 🏅)
Istnieje również organizacja fizyczna - która obejmuje umiejętność porządkowania i upiększania obszaru roboczego dla klientów - a także planowanie, dbałość o szczegóły i wielozadaniowość.
Gdy już zdobędziesz te umiejętności organizacyjne, zaprezentuj je w jak najlepszym świetle. W ten sposób potencjalni pracodawcy i rekruterzy szybko zobaczą, że masz to, czego potrzeba, aby odnieść sukces. Oto kilka najlepszych sposobów na podkreślenie swoich umiejętności organizacyjnych podczas pisania CV. ✨
1. Podkreśl umiejętności organizacyjne, które pasują do opisu stanowiska
Większość umiejętności organizacyjnych jest bardzo pożądana w przypadku ról w każdej branży, więc uwzględnij je w swoim CV. Pamiętaj, aby uwzględnić konkretne umiejętności organizacyjne w oparciu o opis stanowiska, ponieważ niektórzy pracodawcy mogą poszukiwać konkretnego ustawienia umiejętności. W liście motywacyjnym możesz podkreślić, w jaki sposób wykorzystałeś konkretne umiejętności organizacyjne, aby wywrzeć wpływ na poprzednie role. 🙌
Niektóre firmy korzystają z narzędzi AI, takich jak systemy śledzenia kandydatów (ATS) analizują życiorysy pod kątem określonych fraz. Wymieniając swoje umiejętności organizacyjne, należy jak najdokładniej dopasować je do sformułowań użytych w ofercie pracy.
2. Określ swoje doświadczenie używając wymiernych przykładów
W sekcji dotyczącej doświadczenia zawodowego w CV, wymień w jaki sposób budowałeś nawyki w pracy i wykorzystywałeś swoje umiejętności organizacyjne, aby zapewnić sobie zwycięstwa w poprzednich rolach. Na przykład, zamiast mówić, że skutecznie się komunikujesz, rozważ bardziej szczegółowe wyjaśnienie, takie jak: "Zbudowałem plany komunikacji dla siedmiu członków zespołu i obsłużyłem 15 spotkań dotyczących rozwiązywania konfliktów" 🎯
O ile to możliwe, podawaj liczby, które potwierdzają twoją wiedzę. Niezależnie od tego, czy jest to wielozadaniowość poprzez obsługę określonej liczby projektów jednocześnie, czy też ustawienie konkretnych, mierzalnych celów, liczby dodają treści do twojego portfolio.
Odnieś się do różnych umiejętności organizacyjnych, od tworzenia oś czasu projektu do budowania SOP, takich jak systemy archiwizacji lub śledzenia satysfakcji klienta. Każda umiejętność powinna być wyróżniona w innym wierszu w sekcji doświadczenia, koncentrując się na tym, w jaki sposób wykorzystałeś te umiejętności w ramach swoich obowiązków służbowych.
3. Lista organizacyjnych słów kluczowych na liście umiejętności i w sekcji podsumowania
Jeśli twoje CV zawiera listę umiejętności, wyraźnie wypisz wszystkie umiejętności organizacyjne, które chcesz podkreślić. Sekcja ta powinna być krótka i zawierać wypunktowaną listę słów kluczowych, których rekruter może szukać na podstawie ogłoszenia o pracę.
Oto kilka przykładów umiejętności organizacyjnych, które warto uwzględnić:
- Aktywne słuchanie
- Budżetowanie
- Zarządzanie czasem
- Zarządzanie kalendarzem
- Współpraca
- Ustalanie priorytetów
W sekcji podsumowania warto ponownie uwzględnić umiejętności organizacyjne, ale zamienić je w aktywne stwierdzenia, a nie listę. Na przykład, możesz powiedzieć: "Strategiczny myśliciel z udokumentowanym doświadczeniem w ustalaniu priorytetów projektów i dostarczaniu ich na czas"
Jak poprawić Umiejętności organizacyjne
Oto krótkie wskazówki, jak poprawić te ważne umiejętności organizacyjne. Od zdobywania certyfikatów po tworzenie planów działania, znajdziesz nowe sposoby na rozwijanie swoich umiejętności organizacyjnych i zwiększenie efektywności w pracy. 🛠️
Oceń swoje umiejętności organizacyjne poziomy i stwórz plan
Zanim zaczniesz doskonalić swoje umiejętności organizacyjne, musisz wiedzieć, co już robisz dobrze, a co możesz poprawić. Poświęć czas na burzę mózgów na temat swoich umiejętności i stwórz plan działania plan pracy aby osiągnąć swoje cele.
Aby zmaksymalizować czas i wygodę, użyj narzędzia takiego jak Tablica ClickUp aby zanotować listę umiejętności i dodać kontekst pod każdą z nich. Pomyśl o przykładach każdej umiejętności organizacyjnej i o tym, co możesz poprawić. Zapisz sytuacje, w których skutecznie zastosowałeś daną umiejętność organizacyjną i zrób drugą listę umiejętności, których nie wykorzystałeś lub które chcesz dalej rozwijać. 🌱
Burza mózgów i współpraca przy użyciu ClickUp Tablica w celu opracowania planu zarządzania ryzykiem, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji
Po zidentyfikowaniu tego, co robisz dobrze i uzyskaniu jasnych przykładów, możesz odnieść się do swojej listy burzy mózgów podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub wypełniania aplikacji. Możesz także stworzyć listę umiejętności do zrobienia i zbudować oś czasu, aby poczynić postępy w każdym z nich podczas poszukiwania pracy.
Zarządzanie i śledzenie czasu
Kiedy wykonujesz pracę zorientowaną na szczegóły, łatwo jest stracić poczucie czasu. Czasami oznacza to spędzanie zbyt dużej ilości czasu na danym zadaniu, podczas gdy powinieneś skupić się na czymś ważniejszym.
Użyj ClickUp, aby mieć oko na opóźnienia i zależności za pomocą jednej tablicy
Użyj Śledzenie czasu ClickUp aby monitorować swój czas na każdym zadaniu. A matryca zarządzania czasem może również pomóc w bardziej efektywnym przydzielaniu wysiłków.
Dodaj notatki do time trackera, aby podkreślić, dlaczego coś zajęło więcej czasu niż oczekiwano. Używaj raportów do widoku czasu spędzonego na dowolnym projekcie lub zadaniu i przeglądaj je regularnie, aby tworzyć lepsze plany dla wysokiej jakości pracy - a resztę zautomatyzować.
Ustawienie jasnych i wykonalnych celów
Ustawienie osiągalnych i mierzalnych celów jest kluczem do poprawy umiejętności organizacyjnych. Zamiast ustawiać swój cel jako ogólne stwierdzenie, takie jak "Lepiej zarządzaj swoim czasem", bądź konkretny.
Na przykład: "Stwórz kalendarz zadań i oś czasu, aby zakończyć [projekt X] do [data]" Ustawiając jasny cel z rezultatami (w tym przypadku kalendarz zadań i oś czasu), jesteś bardziej skłonny do pozostania zorganizowanym i bezpośredniego mierzenia swojego postępu. 📈
Dostosuj cele zespołu, wspieraj współpracę i zapewnij widoczność postępów dzięki ClickUp Goals Cele ClickUp może pomóc w ustaleniu celów w celu poprawy umiejętności organizacyjnych. Używaj celów liczbowych, zadań i Prawda/Fałsz do śledzenia postępów. Twórz foldery dla różnych celów organizacyjnych i korzystaj z widoku rozwijanego postępu, aby zobaczyć swoje powodzenie w odniesieniu do każdej metryki w jednym wygodnym miejscu.
Podziel pracę na łatwe do wykonania zadania
Niektórym osobom trudno jest rozpocząć pracę, jeśli projekt jest zbyt duży lub niejasny. Uprość swoje podejście, dzieląc większe projekty na wykonalne zadania. Wiąże się to nie tylko z przydzieleniem czasu do zrobienia każdego kroku, ale także z podzieleniem pracy i nadaniem jej priorytetów w oparciu o jej ważność. Zadania ClickUp to idealny sposób na planowanie strategiczne i tworzenie listy rzeczy do zrobienia, skupiającej się na poprawie umiejętności organizacyjnych. Łatwo jest podzielić pracę na mniejsze zadania - a zależności pozwalają podkreślić powiązania między powiązanymi zadaniami. Dodaj flagi priorytetów, aby podkreślić pracę, która powinna być zrobiona w pierwszej kolejności i użyj pól niestandardowych, aby dodać odpowiednie szczegóły dla każdego zadania. 🔖
Zadania ClickUp oferują konfigurowalne widoki, integrację API z innymi narzędziami i platformami, śledzenie czasu, dostępność mobilną, narzędzia do współpracy i kontrolę dostępu
Korzystaj z różnych widoków ClickUp, w tym tablic, list i osi czasu kalendarza, aby uniknąć niedotrzymania terminów. Mając ustaloną strukturę do doskonalenia swoich umiejętności, będzie mniej prawdopodobne, że ulegniesz prokrastynacji.
Zapisz się na certyfikaty lub zajęcia
Wszyscy potrzebujemy pomocy w pewnym momencie, a zajęcia - czy to online, czy osobiście - mogą pomóc ci zwiększyć twoje umiejętności organizacyjne. Zapisz się na kursy, aby zdobyć kompetencje takie jak rozwiązywanie problemów, taktyki negocjacyjne i rozwiązywanie konfliktów. Na przykład, Coursera oferuje kursy online z certyfikatami w celu poprawy umiejętności miękkich, takich jak aktywne słuchanie i rozwiązywanie problemów.
Zadbaj o czystość obszaru roboczego
Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy masz dedykowaną przestrzeń w biurze firmy, utrzymywanie czystości w obszarze roboczym sprzyja lepszej organizacji, mniej prawdopodobne jest, że zgubisz ważne dokumenty w chaosie i łatwiej zlokalizujesz to, czego potrzebujesz, aby podejmować lepsze decyzje. 📌
Przechowywanie polityk, procedur i ocen ryzyka w widoku dokumentów ClickUp
To samo dotyczy cyfrowego obszaru roboczego. Użyj narzędzia takiego jak ClickUp Dokumenty aby przechowywać wszystkie standardowe procedury operacyjne (SOP) w jednym miejscu. Twórz foldery do przechowywania podobnych informacji i korzystaj z uprawnień udostępniania, aby usprawnić współpracę z członkami zespołu.
Zbuduj swoje umiejętności organizacyjne z ClickUp
Dobre umiejętności organizacyjne pomogą Ci ustawienie lepszej mapy kariery zawodowej niezależnie od tego, czy szukasz nowej pracy, czy chcesz się rozwijać w swojej obecnej roli. Od poprawy komunikacji z zespołem, poprzez bardziej efektywną współpracę między działami, aż po lepsze zarządzanie czasem, bycie zorganizowanym pomoże ci osiągnąć twoje cele. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i uzyskaj dostęp do darmowych narzędzi, takich jak wbudowane kalendarze, time trackery i konfigurowalne zadania, które zapewniają wszystko, czego potrzebujesz, aby poprawić swoje umiejętności organizacyjne. A ponieważ ClickUp oferuje automatyzację, pomoc AI i nie tylko, możesz cieszyć się lepszą równowagą między pracą a życiem prywatnym.
Najczęściej zadawane pytania
Chcesz dowiedzieć się więcej o umiejętnościach organizacyjnych i rozwijać się zawodowo? Oto odpowiedzi na kilka często zadawanych pytań.
1. Dlaczego umiejętności organizacyjne są ważne?
Umiejętności organizacyjne są ważne, ponieważ tworzą strukturę dla procesów firmy, oszczędzają czas i poprawiają alokację zasobów. Bycie zorganizowanym oznacza, że firmy tracą mniej czasu na nieistotne zadania i mogą szybciej osiągać swoje cele bez rozpraszania się.
2. Czym są silne umiejętności organizacyjne?
Silne umiejętności organizacyjne obejmują:
- Skuteczna komunikacja
- Zarządzanie czasem
- Ustalanie priorytetów
- Planowanie strategiczne
- Tworzenie harmonogramów i kalendarzy
- Ustawienie celów
- Dbałość o szczegóły
- Podejmowanie decyzji
- Współpraca i praca zespołowa
3. Jak opisać umiejętności organizacyjne ?
Umiejętności organizacyjne odnoszą się do zdolności danej osoby do dotrzymywania terminów, ustalania priorytetów zadań i zarządzania czasem. Umiejętności te obejmują tworzenie systemów do żonglowania wieloma rolami i złożonymi projektami bez utraty z oczu głównego celu. 🤹