Dringend versus belangrijk: wat is het verschil?

Rond zes of acht jaar worden we ons bewust van het begrip 'tijd'.

We beginnen seconden, minuten, uren en onze perceptie van het verstrijken van de tijd te begrijpen.

Al snel beginnen we gewoontes te ontwikkelen en beslissingen te nemen over hoe we onze tijd besteden.

In onze ontwikkelingsfasen bepalen anderen meestal hoe we onze tijd moeten besteden. Naarmate we echter groeien tot professionals, krijgen we steeds meer autonomie over onze tijd.

We ontwikkelen onze eigen persoonlijke systemen om onze tijd te besteden – soms met succes, soms niet.

En ieder van ons moet beslissen: hoe kan ik mijn tijd het meest effectief gebruiken?

In dit besluitvormingsproces kunnen we worden misleid door te denken dat taken belangrijk zijn, terwijl dat niet zo is. Of we stellen de belangrijkste items op onze takenlijst uit omdat ze vaak het moeilijkst zijn.

En dan verwarren we wat urgent is met wat belangrijk is.

Dat is een cruciaal onderscheid dat onze prioriteiten en takenlijsten zou kunnen veranderen.

Voordat we verder gaan, volgt hier eerst een definitie van deze termen:

Items die onmiddellijke aandacht vereisen.

Items die van invloed zijn op uw langetermijndoelen en -strategie

Een manier om na te denken over wat je moet doen en wat je wilt doen, is door je taken in een tijdmanagementmatrix te plaatsen, ook wel bekend als de Eisenhower-matrix.

Deze methode, genoemd naar de voormalige Amerikaanse president, werd populair gemaakt door Stephen Covey in 7 Habits of Highly Effective People.

Zo ziet het kwadrant eruit met enkele relevante voorbeelden voor werk:

Dringend

Niet dringend

Belangrijk

Onbelangrijk

Kwadrant 1: Dringend en belangrijk

Dit zijn de dingen die u onmiddellijk moet doen, anders zijn er negatieve gevolgen. Het kan gaan om onmiddellijke beoordelingen en wijzigingen die u vóór een deadline moet uitvoeren en die andere tijdgevoelige implicaties kunnen hebben.

Deze activiteiten met een hoge waarde zullen uw bedrijf winst opleveren en moeten ook meteen worden uitgevoerd.

Kwadrant 1 Dringend en belangrijk Voorbeelden:

Tenzij je een traumachirurg bent of iets heroïsch, is dit niet waar het grootste deel van je werk zou moeten zijn.

Kwadrant 2: Niet urgent, maar belangrijk

Hier is de ideale plek om prioriteiten te stellen voor je werk.

Hier kunt u het meest productief werken. Dit is waar u naartoe werkt. Deze projecten, taken en andere actie-items zijn de bouwstenen die u helpen uw langetermijndoelen te bereiken.

Deze zijn niet direct urgent, maar helpen u wel om uw doelen met succes te bereiken.

Soms omvatten deze taken het blussen van brandjes die misschien niet jouw verantwoordelijkheid zijn of die nooit hadden mogen gebeuren.

Kwadrant 2 Belangrijk/niet urgent Voorbeelden:

Dit is hoe het grootste deel van je dagelijkse werk eruit zou moeten zien.

Als je veel te veel tijd doorbrengt in kwadrant één en drie met spoedgevallen, dan moet je opnieuw nadenken, je prioriteiten herzien of meer middelen zoeken om je te helpen.

Kwadrant 3: Dringend, maar niet belangrijk

Dit is het gevaarlijkste kwadrant.

Dit is waar velen van ons leven en ademen zonder dat we dat willen.

Het is gemakkelijk voor anderen om eisen te stellen aan onze tijd zonder zich te realiseren wat ze precies doen.

Hun probleem is niet noodzakelijkerwijs uw noodsituatie. Als ze op zoek zijn naar een snelle oplossing of reactie voor iets dat het bedrijf niet vooruit helpt, dan is duidelijke communicatie van groot belang.

Een productiviteitsplatform zoals ClickUp lost dit op.

Gebruikers stellen verschillende prioriteitsniveaus in voor taken, geven tijdsinschattingen om ervoor te zorgen dat de toegewezen persoon de omvang kent, sturen herinneringen en geven belangrijke informatie door aan het hele team. Dit helpt om werk en verwachtingen op één lijn te houden en stelt u in staat om als team effectiever te werken.

We moeten echter voorzichtig zijn. Onze telefoons en communicatiemiddelen zijn bedoeld om ons elke seconde af te leiden. Overload aan notificaties is een reëel probleem.

Push-notificaties op onze telefoon voor sociale media-apps doen ons denken dat er iets dringend is, maar dat is niet zo, vooral niet als het alleen maar je vriend is die laat zien hoe leuk hij het op vakantie heeft.

Rente?

Misschien. Dringend? Nee, absoluut niet.

Kwadrant 4: Onbelangrijk, niet urgent

Ook bekend als het uitstelkwadrant.

Dit zijn de dingen die je merkt dat je doet, ook al zijn ze niet belangrijk en niet urgent. Het zijn eigenlijk de dingen die je doet terwijl je aan het werk zou moeten zijn.

Dit wil niet zeggen dat je nooit een pauze, ontspanning of recreatie mag hebben. Maar soms kunnen goede dingen tot het ultieme worden verheven. En je wilt niet dat dit voor jou het geval wordt.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

Er zijn tegenwoordig veel geweldige apps voor productiviteit op de markt die je kunnen helpen om gefocust te blijven. Een van mijn favorieten is Forest. Voor elke blok tijd dat je productief bent en je telefoon niet aanraakt, groeit er een boom.

Je kunt zelfs een bos beginnen aan te leggen en je voortgang delen met je vrienden. Het is een spel dat je van je telefoon weg houdt.

Het verschil tussen urgent en belangrijk herkennen

Weer een bericht in de inbox van de e-mail.

Er komen steeds meer telefoontjes binnen.

En weet je wat dat betekent? Het is tijd om een beslissing te nemen.

Ja, elke afzonderlijke e-mail kan de komende minuten, het komende uur, uw hele dag of zelfs uw hele week maken of breken.

Als u besluit de e-mail te openen (wacht misschien even tot een bepaald tijdstip!), moet u een beslissing nemen.

Waar past dit verzoek/deze vraag in de Eisenhower Matrix? Wat is de urgentie en het belang van de taak?

Sociale media en de nieuwscyclus doen ons denken dat elk item dat binnenkomt urgent is en onze onmiddellijke aandacht vereist.

We moeten de ruis eruit filteren om het echte signaal te vinden.

Dringende taken zorgen voor een reactie.

We willen meteen aan de slag en een antwoord bedenken. Ja, sommige posities vereisen snellere besluitvorming dan andere (hallo alarmcentrales!). Maar zonder de juiste processen worden we onrustig en presteren we niet optimaal.

De haast om een antwoord te vinden kan leiden tot een verkeerde beslissing die de productiviteit in de toekomst negatief kan beïnvloeden, waardoor er nog meer problemen aan onze werklast worden toegevoegd.

Belangrijke taken geven ons tijd voor strategie. Deze projecten en taken zijn wat we willen doen en hopen bij te dragen. Dit zijn de taken voor nieuwe productspecificaties, het aanbieden van een nieuw Business-abonnement of het bedenken van de financiële doelen voor het verkoopteam voor het volgende kwartaal.

Belangrijke taken zijn bewuste actie-items die aandacht vereisen. Met die extra aandacht zal het aantal fouten hopelijk worden beperkt.

Het is mogelijk dat taken urgent en belangrijk zijn wanneer er meteen een sleutelbeslissing moet worden genomen. Maar niet elke taak die urgent is, is noodzakelijkerwijs belangrijk.

De laatste e-mail van de verkoper vraagt dringend om uw aandacht. Ze doen alsof het dringend is, maar het is niet belangrijk voor u. Dit is een taak die u kunt delegeren.

Andere taken dringen zich op. Zoals een collega die klaagt dat hij of zij meteen hulp nodig heeft. Misschien kunnen ze het zelf wel uitzoeken. Misschien is hun dringende/belangrijke taak niet jouw noodsituatie.

Het probleem met de veronderstelling dat elke taak urgent en belangrijk is, is dat je niet genoeg tijd hebt om strategisch na te denken.

Het is belangrijk dat u een verkoopstrategie ontwikkelt. Er kan zelfs een zekere urgentie achter zitten. Maar als u een paar dagen of weken besteedt aan het zorgvuldig opstellen van het abonnement, zult u achteraf minder fouten maken. Alle belangrijke taken kunnen niet meteen worden uitgevoerd – daarvoor zijn ze te belangrijk en vragen ze extra aandacht.

Maar urgentie geeft ons het gevoel dat we belangrijk zijn. De drukte kan een gebrek aan strategische aandacht maskeren. Enorme organisatorische problemen kunnen door de drukte onopgemerkt blijven.

U loopt mogelijk onbenutte kansen mis omdat u geen tijd heeft gehad om na te denken over belangrijke strategische veranderingen.

Denk aan een bedrijf als Blockbuster of Borders.

Het waren enorme bedrijven die films verhuurden en boeken verkochten. Ze hebben de veranderende tijden gemist.

Kan dit alleen worden toegeschreven aan het feit dat ze belangrijke taken hebben gemist?

Natuurlijk niet. Maar u begrijpt wel waarom tijd die aan strategisch werk wordt besteed, niet altijd even 'urgent' is

Welke taken horen in welk kwadrant?

Hoe bepaal je wat waar komt te staan?

Dit is heel eenvoudig en sluit goed aan bij de kwadranten. Ze zullen helpen:

Hoe kunt u prioriteiten stellen in de Eisenhower / tijdmanagement matrix?

Niet elke taak heeft hetzelfde gewicht. En een taak die u als urgent/belangrijk beschouwt, kan door iemand anders als belangrijk/niet urgent worden beschouwd.

Toch moet u specifiek tijd in uw abonnement reserveren voor deze verschillende soorten taken. Als de planning klaar is, kunt u elke taak met de juiste energie en instelling aanpakken.

In plaats van alleen maar te doen wat er op je takenlijst staat, maak je elke dag of week tijd vrij voor de dringende/belangrijke zaken en daarna voor de belangrijke/niet dringende zaken.

Dit vergt discipline. Instance, uw ochtenden kunnen gevuld zijn met de belangrijkste, dringende en belangrijke taken. Vervolgens kunt u een paar minuten besteden aan het delegeren van de andere dringende/onbelangrijke taken.

In de namiddag of later op de avond, wanneer alles tot rust is gekomen, kunt u zich verdiepen in het meer strategische werk – het belangrijke maar niet dringende werk.

Dan blijven de niet-urgente/onbelangrijke taken over. Dit omvat alles van het checken van je sociale media tot het bekijken van je vakantieplannen voor volgend jaar. Uiteindelijk kunnen ze zelfs een plaats veroveren in je urgente of belangrijke taken.

Nog een belangrijke overweging: kunt u dit in 2 minuten of minder doen?

Die regel komt uit de methode Get Things Done van David Allen.

Hij zegt dat als je de taak in minder dan twee minuten kunt uitvoeren, je het zelf kunt doen. Zo niet, delegeer het dan of bekijk het later opnieuw.

Bonus: software om dingen gedaan te krijgen!

Hoe ClickUp u kan helpen prioriteiten te stellen in uw werk

ClickUp is een platform voor productiviteit dat uw manier van werken radicaal kan veranderen.

U kunt uw projecten ordenen met mappen en lijsten en deze vervolgens toewijzen aan uw team om aan te werken of aan uzelf toewijzen. Deze functies helpen u niet alleen voor uzelf, maar voor uw hele team het verschil te bepalen tussen urgent en belangrijk.

Conclusie: het verschil tussen urgent en belangrijk beïnvloedt uw tijd

Nadenken over het verschil tussen urgent en belangrijk kan een groot effect hebben op wat u met uw tijd bereikt. Deze algemene tijdmanagementstrategieën kunnen u helpen om u beter te concentreren.

Met deze tips in gedachten bent u klaar om dringende en belangrijke problemen aan te pakken. Hier vindt u meer bronnen in ClickUp om u te helpen prioriteiten te stellen in uw werk: