De meeste teams hebben geen communicatieprobleem.
Ze hebben last van versnipperde communicatie.
Updates staan in Slack. Beslissingen worden via DM's genomen. Bestanden zitten in e-mails. De status zit in iemands hoofd. En op de een of andere manier is het enige wat je altijd niet kunt vinden, juist het bericht dat je echt nodig hebt.
Teams besteden 60% van hun tijd aan ‘werk over werk’ — statuscontroles, zoeken naar context, wisselen tussen tools en herhaalde opvolging. Door versnipperde communicatie wordt dat percentage stilletjes normaal.
Over mij: een ClickUp Verified Consultant en expert op het gebied van oplossingsarchitectuur
Ik ben Christopher Day, oprichter en hoofdarchitect van Upficient , een bureau voor oplossingsarchitectuur dat gespecialiseerd is in het opzetten van ClickUp-werkruimten voor bedrijven in alle vormen en groottes. Als ClickUp Verified Consultant en ‘Top-Rated Plus’-freelancer op Upwork breng ik mijn dagen door met het ontwerpen van sterk geoptimaliseerde ClickUp-werkruimten voor teams over de hele wereld.
In dit artikel leg ik uit hoe ik ClickUp Chat heb gebruikt om een van de meest voorkomende problemen aan te pakken waarmee moderne teams te maken hebben: versnipperde communicatie.
Mijn visie is gebaseerd op jarenlange ervaring met het opzetten van ClickUp-werkruimten en/of het optimaliseren van bestaande ClickUp-omgevingen, en niet alleen op theorie – mijn benadering van chatten is dus geworteld in werkstroomontwerp.
Het probleem: versnipperde communicatie over verschillende tools en kanalen
Net als veel andere teams begon ons bureau met Slack. Berichten, updates en beslissingen werden heen en weer gestuurd tussen verschillende chatthreads, terwijl het eigenlijke werk ergens anders plaatsvond.
Dat hield het volgende in:
- Essentiële context was verspreid over meerdere tools (en we hadden te maken met ‘Work Sprawl’ )
- Gesprekken hadden geen betrouwbare verbinding met de taken en sjablonen waarop ze betrekking hadden
- Leden van teams op afstand in verschillende tijdzones hadden moeite om te weten wie er wanneer beschikbaar was
De aanpak: overstappen naar één platform voor teamcommunicatie en samenwerking
Toen ClickUp Chat in het derde kwartaal van 2024 werd gelanceerd, heb ik het grondig onderzocht en zag ik al snel het potentieel om communicatie onder te brengen op hetzelfde platform als taken, documenten en sjablonen. We zijn proactief overgestapt van Slack naar ClickUp Chat – en daar hebben we geen spijt van gehad.
Als je nieuwsgierig bent, volgt hier een kort overzicht van hoe ClickUp Chat werkt:
Maar het echte voordeel voor ons kwam niet alleen voort uit het feit dat we nu konden chatten binnen ClickUp. Nee, het was veel meer dan dat.
ClickUp bood ons een Converged AI-werkruimte aan — waar gesprekken, werk en context standaard met elkaar zijn verbonden.
In zo’n systeem is een bericht niet zomaar een bericht. Het kan direct naar een taak verwijzen, een document ophalen, een automatisering triggeren of het begin zijn van echt werk. Niemand hoeft tijd te verspillen met het kopiëren van links tussen tools of het vijf keer herhalen van dezelfde context.
En met ClickUp Brain, de contextuele AI van ClickUp, is je werkruimte niet langer alleen een plek om communicatie op te slaan. Het is een plek waar AI de communicatie daadwerkelijk begrijpt, samenvat en je team helpt er sneller op te reageren.
Dat is het verschil tussen een eenvoudige app voor chatten en een app die is ontwikkeld om de wildgroei aan communicatie bij de wortel aan te pakken.
Zo pak je het goed aan: begin met de werkruimtearchitectuur, niet met chatkanalen
De structuur van de werkruimte vormt zowel het begin als het einde van je ClickUp-ervaring.
De structuur van de werkruimte vormt zowel het begin als het einde van je ClickUp-ervaring.
Mijn belangrijkste motto is simpel: de inrichting van je werkruimte moet bepalend zijn voor je strategie voor chatten.
Als je nog geen ClickUp Power User bent, is dit de eenvoudigste manier om de architectuur van ClickUp (of de projecthierarchie ) te begrijpen:
- Een Space is te vergelijken met een afdeling of een belangrijke functie (Marketing, Levering, Product, Klantwerk)
- Een map is als een programma of werkstroom binnen die ruimte (campagnes, Sprints, onboarding)
- In een lijst wordt het daadwerkelijke werk georganiseerd (backlog, verzoeken, Taaken, bugs)
De meeste teams doen het tegenovergestelde. Zij beginnen eerst met chatten. Ze maken een lange lijst met kanalen zoals #aankondigingen, #bugs, #willekeurig, #klantverzoeken… en proberen pas later die gesprekken weer aan het werk te koppelen.
Zo ontstaat een chaotische communicatie.
Combineer de ingebouwde hiërarchie van projecten van ClickUp met Chat
In ClickUp staan de hiërarchie en ClickUp Chat naast elkaar in één zijbalk.
Elke ruimte, map en lijst kan een eigen kanaal voor chatten hebben.
Standaard is het ‘inactief’ – het is er wanneer je het nodig hebt. Maar zodra je op Kanaal toevoegen klikt, ontstaat op die exacte locatie een gerichte stroom van gesprekken die gekoppeld zijn aan concreet werk.
Dit is waarom dat belangrijk is:
- Kanalen nemen de instellingen voor delen en toestemmingen automatisch overAls iemand geen toegang heeft tot het werk, ziet hij of zij het kanaal niet. Geen aparte uitnodigingen. Geen handmatig toezicht
- De juiste mensen krijgen standaard de juiste updatesJe volgt de ruimte/map/lijst waarin je daadwerkelijk werkt, en het lidmaatschap van het kanaal komt vanzelf overeen met de mensen die actie kunnen ondernemen
- Chat sluit eindelijk aan bij de manier waarop het werk is gestructureerdCommunicatie wordt onderdeel van de werkruimte – niet langer een parallel universum waar beslissingen worden genomen en vervolgens in de vergetelheid raken
Wanneer je chat afstemt op de vorm van het werk, besteden teams minder tijd aan het doorzoeken van berichten en meer tijd aan het voortzetten van projecten.
Maak van belangrijke locaties gerichte kanalen
Neem bijvoorbeeld de ruimte Productontwikkeling, waar ons Upficient-team samenwerkt om ClickUp-sjablonen te maken.
Normaal gesproken lossen teams dit op door een algemeen #product-announcements-kanaal aan te maken in Slack (of welke chat-tool ze ook gebruiken). Het probleem is dat dit kanaal losstaat van het daadwerkelijke werk. Het wordt zo een extra stroom updates die mensen vluchtig doorlezen, over het hoofd zien of vergeten om een verbinding te maken met taken.
In plaats daarvan hebben we binnen ClickUp iets eenvoudigers gedaan:
- We hebben een speciale lijst met Aankondigingen aangemaakt binnen ons Digital Products-gedeelte
- Ik klikte op Kanaal toevoegen in die lijst om direct een chatkanaal aan te maken dat daaraan gekoppeld is
- De juiste mensen als volgers toegevoegd, zodat alleen het team dat verantwoordelijk is voor dat werk het te zien krijgt
Nu verschijnt elke mededeling over onze digitale producten op dezelfde plek waar het daadwerkelijke productwerk is gestructureerd.
Zorg ervoor dat het lidmaatschap van een kanaal overeenkomt met degenen die actie kunnen ondernemen op basis van de berichten
Omdat kanalen aan locaties zijn gekoppeld, wordt al via de deelinstellingen van de werkruimte bepaald wie een kanaal kan zien en volgen. We gebruiken dit om de communicatie zowel gericht als vindbaar te houden:
- Iedereen met toegang tot de ruimte, map of lijst kan het kanaal volgen
- Zodra ze als volgers zijn toegevoegd, zien ze elke update zonder dat ze daarvoor een apart Slack-kanaal nodig hebben dat alleen op uitnodiging toegankelijk is
- Nieuwe leden van het team krijgen direct inzicht in de historische context door het kanaal te bekijken dat verbonden is aan de locatie waartoe ze zojuist toegang hebben gekregen
💡 Pro-tip: Als er nieuwe mensen bij een kanaal komen, laat ze dan niet door weken aan berichten scrollen om de draad weer op te pakken. Gebruik AI CatchUp in ClickUp Chat om direct samen te vatten wat ze gemist hebben – belangrijke beslissingen, huidige prioriteiten en lopende threads – zodat ze snel de context begrijpen en een bijdrage kunnen leveren zonder het team om een samenvatting te hoeven vragen.
Hoe je gesprekken aan het werk koppelt met taakrelaties in ClickUp
We maken gebruik van taakrelaties om ervoor te zorgen dat de chat altijd een verbinding houdt met het werk waar het over gaat.
Als ClickUp nieuw voor je is, volgt hier een eenvoudige uitleg: een taakrelatie is gewoon een manier om twee taken aan elkaar te koppelen, zodat de context behouden blijft. In plaats van dat een gesprek op zichzelf staat in een chattool, kun je in ClickUp dat gesprek koppelen aan de taak waarop het betrekking heeft – zodat het bericht niet verloren gaat zodra de chatstilte intreedt.
Als een teamgenoot bijvoorbeeld een video-update opneemt over een ClickUp-sjabloon dat we aan het ontwikkelen zijn – bijvoorbeeld een gedetailleerde handleiding ‘Aan de slag’ voor een Agile Scrum-projectsjabloon – dan:
- Deel de video-update in het betreffende chatkanaal
- Gebruik Relationships om dat bericht rechtstreeks aan de specifieke Taak te koppelen (bijvoorbeeld de Taak Aan de slag-gids)
- Laat ClickUp de berichten samenvoegen in de activiteitenstream van de Taak
Dat betekent dat iedereen die de Taak later opent, het volgende ziet:
- De taakdetails en velden
- Gerelateerde berichten en video-updates op één plek
- Een duidelijk overzicht van wat er is besproken, wat er is veranderd en waarom
Dit is een van de eenvoudigste manieren om de communicatieversnippering op de lange termijn terug te dringen. Het verandert chatten van een vluchtig gesprek in blijvende context die deel uitmaakt van het werk.
📮ClickUp-inzicht: 75% van de mensen zegt dat het chatten elke ochtend voelt als een rustige start van de werkdag. De rest beschrijft het als een tweede baan!
De paradox? Chatten lijkt productief, totdat je je realiseert dat je de helft van je dag besteedt aan scrollen, zoeken of het herlezen van lange, onsamenhangende threads.
We hebben chat te snel gemaakt voor context en te gefragmenteerd voor een duidelijke opvolging. ClickUp Chat brengt de focus terug. Het koppelt gesprekken aan concreet werk, waarbij een bericht direct een taak, een vervolgactie of een beslissingspunt kan worden. ClickUp Brain vat deze ook samen, omdat je werk en chat eindelijk met elkaar zijn verbonden!
Hoe je automatiseringen en AI kunt gebruiken om te voorkomen dat je jezelf herhaalt in ClickUp Chat
⚡️ Hier is een van mijn beste (zij het wat sluwe!) pro-tips van Upficient: Laat de automatiseringen en AI van ClickUp waar mogelijk het samenvatten, melden en beantwoorden in je Chat-kanalen voor hun rekening nemen. Zo kan je team zich concentreren op het nemen van beslissingen, in plaats van op het zoeken naar informatie.
Twee patronen springen in het oog:
Door AI aangestuurde documenten op basis van vermeldingen
Mijn team is altijd op zoek naar innovatieve ClickUp-oplossingen om de werkdruk te verminderen.
We gebruiken bijvoorbeeld de Teams-functie van ClickUp om een leeg team aan te maken met de naam “AI-Doc”. Wanneer het @AI-Doc-team wordt vermeld in een opmerking bij een taak, genereert ClickUp een samenvattend document voor die taak, waarin de belangrijkste details en activiteiten tot nu toe worden gebundeld. Er zijn nog andere toepassingen voor een dergelijke aanpak die we u aanraden om eens uit te proberen.
Autopilot-agenten in kanalen
Vaak worden ClickUp-kanalen overspoeld met berichten, waardoor je geen tijd hebt om het kanaal door te spitten op zoek naar een belangrijke update. In dergelijke kanalen (bijvoorbeeld een webdev-kanaal) schakelen we Autopilot Agents in, zodat de agent automatisch reageert wanneer er een bericht wordt geplaatst.
Dat antwoord zou kunnen:
- Breng in kaart wat er gaande is in gerelateerde taken
- Antwoorden op veelgestelde vragen
- Verwijs iemand naar het juiste document of de volgende stap
Zo krijgen mensen direct hulp*, zonder dat iemand in het team zijn of haar werk hoeft te onderbreken om te reageren.
📚 Lees meer: Deze patronen sluiten aan bij de bredere visie van ClickUp op AI-gestuurd werkbeheer, waarbij functies als ClickUp Super Agents en ClickUp Brain teams helpen hun productiviteit te verhogen en snel veranderende gesprekken bij te houden.
Als je deze richting overweegt, zijn deze diepgaande artikelen nuttige hulpmiddelen:
Hoe je ClickUp kunt gebruiken om de versnipperde communicatie binnen teams op afstand aan te pakken: het ritueel van de dagelijkse logboeken
Upficient werkt volledig op afstand, met leden van het team verspreid over meerdere tijdzones. En in een gedistribueerde werkomgeving ontstaat er al snel een wirwar aan communicatie. Om het heen-en-weer-geping en de ‘ben je er nog?’-berichten te verminderen, hebben we een Daily Logs-systeem in ClickUp opgezet.
Zo werkt het werk:
- In onze Human Resources-ruimte hebben we een lijst met Dagelijkse logboeken aangemaakt in de map Team
- Elk teamlid heeft een eigen taak met zijn of haar naam, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is voor het bijwerken
- De taak omvat aangepaste statussen zoals Online, Geconcentreerd werk, Onderweg, Verlof, Pauze enz.
- Automatiseringen houden statuswijzigingen in de gaten en sturen een bericht naar een speciaal Daily Logs-chatkanaal
Dus als ik mijn status gedurende dertig minuten op ‘Pauze’ zet, plaatst de automatisering een vriendelijke update in het kanaal ‘Daily Logs’ met de naam van de Taak, status en duur – in feite zegt het: “Ik heb nu pauze, stoor me alsjeblieft niet.”
📌 Het resultaat: iedereen in het team kan in één oogopslag zien wie beschikbaar is voor een kort gesprek, wie druk bezig is en wie offline is – zonder willekeurige kanalen te overspoelen met statusupdates.
Waarom dit zo goed werkt voor teams die op afstand werken
Dit model biedt teams die op afstand werken, zoals het onze, een eenvoudige manier om:
- Respecteer elkaars concentratietijd en persoonlijke grenzen
- Je hoeft niet meer te raden of iemand tijd heeft voor een gesprek
- Houd statusupdates op één overzichtelijke plek in plaats van verspreid over verschillende DM’s
We gebruiken deze statussen zelfs bij het inplannen van follow-ups in andere kanalen. Als iemand pauze heeft of niet op kantoor is, kunnen we een bericht inplannen voor wanneer hij of zij terug is. Zo blijft de communicatie essentieel in plaats van constant.
Van versnipperde berichten naar een doordacht intern communicatiesysteem: kopieer deze ClickUp-chatten-installatie
Onze benadering van ClickUp Chat draait niet zozeer om ‘weer een nieuwe berichtentool’, maar meer om het opzetten van een doelgericht communicatiesysteem dat aansluit bij de structuur van ons werk. En jij kunt dit ook overnemen!
- Ontwerp eerst een duidelijke werkruimte-structuur
- Maak van belangrijke locaties gerichte kanalen
- Koppel belangrijke chatberichten rechtstreeks aan taken met behulp van Relationships
- Voeg automatische agents en door AI gegenereerde documenten toe
Dit systeem heeft ons geholpen om de overstap te maken van de chaos van Slack naar de overzichtelijkheid van ClickUp.
Maar maak je geen zorgen, je hoeft niet alle werkwijzen in één keer toe te passen. Begin met jezelf af te vragen:
- Waar hebben we al een duidelijke hiërarchie (Ruimtes, mappen, lijsten) die een eigen kanaal verdient?
- Welke kanalen met veel verkeer zouden baat hebben bij taakrelaties of automatische agents, zodat we ons niet voortdurend hoeven te herhalen?
Ga vervolgens vanaf daar verder.
Begin met een gratis ClickUp-account en ga aan de slag!
Christopher is de oprichter van Upficient, een onafhankelijke provider van ClickUp-oplossingen die grote en kleine bedrijven over de hele wereld ondersteunt met krachtige ClickUp-oplossingen. Het team van Upficient werkt voortdurend aan het bijwerken van een ClickUp Chat-handleiding , zodat teams nog beter in staat zijn om het maximale uit hun ClickUp-omgevingen te halen. Ze hebben ook een marktplaats voor ClickUp-sjablonen die speciaal zijn afgestemd op gebruikers van Business Plus en Enterprise. Volg hen op LinkedIn om op de hoogte te blijven van hun aanbiedingen.