Amazon Q gebruiken voor kennisbeheer

Teams worstelen vaak met versnipperde kennis van de onderneming.

Belangrijke informatie raakt zoek tussen tientallen losstaande tools, waardoor het bijna onmogelijk is om snel nauwkeurige antwoorden te vinden.

Dit komt vooral doordat de meeste bedrijven kennisbeheer behandelen als een archiefkast. Hun processen zijn dan wel digitaal, maar de aanpak blijft geworteld in traditionele, analoge denkwijzen.

Informatie is in de theorie georganiseerd, maar wordt nooit daadwerkelijk gekoppeld aan het werk dat nog te doen is.

Deze handleiding leidt u door het instellen van Amazon Q Business voor kennisbeheer binnen uw onderneming, van de verbinding met uw databronnen tot het configureren van veiligheid, plus hoe u de kloof tussen het vinden van antwoorden en het ondernemen van actie kunt overbruggen.

Wat is Amazon Q Business?

Amazon Q Business is de generatieve, door AI aangestuurde assistent van AWS. Het fungeert als een centrale, conversatiegerichte chatassistent voor de interne informatie van uw bedrijf. Zie het als een enkele zoekbalk die verbinding maakt met uw bestaande databronnen, van documenten tot chatberichten.

Het is belangrijk om dit te onderscheiden van Amazon Q Developer, een aparte tool die speciaal is ontwikkeld voor codering en softwareontwikkeling.

Amazon Q Business is aangepast voor algemene kennis van de onderneming. Het maakt gebruik van een technologie die retrieval-augmented generation (RAG) wordt genoemd, wat betekent dat het zijn antwoorden baseert op uw daadwerkelijke bedrijfsdocumenten, terwijl het actief voorkomt dat de AI informatie verzinnt.

Bovendien respecteert het machtigingsbewuste systeem de toegangsbeperkingen die u al hebt ingesteld. Als een medewerker een bestand niet op de oorspronkelijke locatie kan zien, zal hij het ook niet zien in de zoekresultaten van Amazon Q.

Amazon Q Business richt zich op drie kernfuncties:

Hoe Amazon Q Business werkt voor kennisbeheer

Als u de technische kant begrijpt, kunt u beter bepalen of een tool echt een oplossing biedt voor kennisversnippering of dat het gewoon weer een app is die bijdraagt aan de wildgroei aan tools.

Aangezien bedrijven tegenwoordig gemiddeld 101 verschillende SaaS-apps gebruiken, moet het toevoegen van nog een tool zorgvuldig worden overwogen. Amazon Q volgt een duidelijke werkstroom om uw verspreide gegevens om te zetten in doorzoekbare kennis. Het begint met het invoeren van gegevens, gaat verder met indexeren, vervolgens ophalen en uiteindelijk het genereren van antwoorden.

Het systeem leest niet alleen uw documenten, maar splitst ze ook op in kleinere, beheersbare stukjes, zogenaamde 'chunks'. Elk chunk wordt vervolgens omgezet in een vector-embedding: een numerieke weergave van de betekenis ervan. Dit maakt neurale zoekopdrachten mogelijk, waarbij de AI niet alleen exacte trefwoordovereenkomsten vindt, maar ook conceptueel gerelateerde informatie.

Wanneer u een vraag stelt, verloopt de werkstroom als volgt:

Dit grondmechanisme is essentieel. Het zorgt ervoor dat de AI 'zijn werk laat zien', wat helpt om vertrouwen op te bouwen en het black box-denken voorkomt dat ontstaat wanneer u een antwoord hebt, maar geen idee waar het vandaan komt of of het betrouwbaar is.

Hoe u uw databronnen voor de onderneming kunt koppelen aan Amazon Q

Een kennisbeheersysteem is slechts zo goed als de gegevens waartoe het toegang heeft.

Bij de meeste bedrijven is informatie overal verspreid en is het idee van een grootschalig datamigratieproject vaak onhaalbaar. Hier komt de connectorgebaseerde aanpak van Amazon Q goed van pas.

In plaats van u te dwingen al uw gegevens naar een nieuw systeem te verplaatsen, gebruikt Amazon Q Business meer dan 40 native connectoren om content te indexeren waar deze zich bevindt. Dit betekent dat u verbinding kunt maken met uw bestaande tools zonder een moeizaam migratieproces.

Het belangrijkste hierbij is om strategisch te werk te gaan. Begin met uw meest waardevolle databronnen in plaats van alles in één keer te willen verbinden.

Elke connector is ontworpen om de toegangscontrolelijsten (ACL's) van het bronsysteem te respecteren, waardoor uw bestaande veiligheid en toestemmingen behouden blijven. Het maakt ook gebruik van een "delta synchronisatie"-functie, wat betekent dat het na de eerste volledige scan alleen documenten verwerkt die zijn gewijzigd of bijgewerkt, waardoor tijd en middelen worden bespaard.

Ondersteunde soorten databronnen

Amazon Q Business kan worden gekoppeld aan veel van de platforms die uw teams al dagelijks gebruiken. Voor eigen of niet-ondersteunde systemen kunt u de aangepaste connector-SDK gebruiken om uw eigen connector te bouwen.

Werkstroom voor gegevensopname

Het koppelen van een nieuwe databron is een begeleid proces. U selecteert de connector en verstrekt de benodigde verificatie, bijvoorbeeld een API-sleutel of een OAuth-login. Het systeem voert vervolgens een eerste 'volledige synchronisatie' uit om alle bestaande documenten te synchroniseren.

Daarna schakelt het over naar 'incrementele synchronisaties' om de index up-to-date te houden door alleen nieuwe of gewijzigde content te verwerken.

De documentverwerkingspijplijn zorgt voor het extraheren van de tekst, het opsplitsen ervan, het maken van embeddings en het toevoegen ervan aan de index. U ontvangt notificaties als een deel van het invoerproces mislukt, zodat u eventuele problemen snel kunt oplossen.

Best practices voor het synchroniseren van planningen

U moet de juiste balans vinden tussen de actualiteit van gegevens en de kosten. Frequentere synchronisaties leveren actuelere informatie op, maar verbruiken ook meer resources, wat uw AWS-factuur kan verhogen.

Stapsgewijze handleiding voor het instellen van Amazon Q Business

Aan de slag gaan met een nieuwe AI-tool voor ondernemingen kan overweldigend zijn, maar door het proces op te splitsen in duidelijke, behapbare stappen wordt het een stuk overzichtelijker.

Om te beginnen hebt u een AWS-account met de juiste IAM-toestemming nodig. Een basisinstallatie kan in een paar uur worden uitgevoerd, maar een volledige productie-implementatie met meerdere databronnen kan enkele dagen in beslag nemen.

Stap 1: Meld u aan en maak uw applicatie aan

Ga eerst naar de AWS Management Console en zoek naar de Amazon Q Business-service. Hier maakt u een nieuwe 'toepassing' aan. Deze toepassing wordt de container voor uw databronnen, index en webinterface.

Bij het aanmaken moet u het een duidelijke naam geven en de AWS-regio kiezen waar het zal worden geïmplementeerd. Deze keuze is belangrijk voor de gegevensopslag en nalevingsvereisten.

Stap 2: Configureer IAM Identity Center

Amazon Q Business vereist AWS IAM Identity Center (de nieuwe naam voor AWS SSO) om verificatie van gebruikers te beheren. Zo bepaalt u wie toegang heeft tot uw AI-assistent.

U hebt twee belangrijke opties: een nieuwe identiteitsbron aanmaken binnen AWS of verbinding maken met een bestaande identiteitsprovider die uw bedrijf al gebruikt, zoals Okta of Azure AD.

Het correct toewijzen van gebruikers is cruciaal voor de veiligheid. Iedereen die Amazon Q moet gebruiken, moet een account hebben in het Identity Center, zodat hun toestemmingen correct kunnen worden beheerd.

Stap 3: Verbinding maken en synchroniseren van databronnen

Nu komt het leuke gedeelte: uw gegevens koppelen. In uw Amazon Q-applicatie navigeert u naar het gedeelte met databronnen en begint u met het toevoegen van verbindingen. De interface begeleidt u bij de verificatie voor elke verbinding.

Het is een goede gewoonte om te beginnen met een kleinere subset van gegevens om te testen, bijvoorbeeld een enkele SharePoint-site of één Slack-kanaal. Zo kunt u controleren of de content correct wordt geïndexeerd voordat u deze voor het hele bedrijf implementeert. U kunt de voortgang van het synchroniseren rechtstreeks vanuit de console volgen.

Stap 4: Pas de webervaring aan en implementeer deze

Amazon Q Business wordt geleverd met een kant-en-klare webinterface die u kunt aanpassen aan de huisstijl van uw bedrijf. U kunt uw logo toevoegen, de kleuren wijzigen en een welkomstbericht schrijven om gebruikers te informeren over het soort vragen dat ze kunnen stellen.

Als u tevreden bent met het uiterlijk en de werking, kunt u de webomgeving implementeren en de URL delen met uw team. Voor een meer geïntegreerde ervaring kunt u ook de API's gebruiken om de Amazon Q-chatinterface rechtstreeks in andere applicaties te integreren die uw team dagelijks gebruikt.

🎥 Bekijk hoe geïntegreerde kennisoverdracht werkstroomen stroomlijnt en contextwisselingen elimineert!

Amazon Q Business Veiligheid en Guardrails

Het gebruik van AI-tools in een instelling is onmogelijk zonder eerst de hindernissen op het gebied van veiligheid en compliance te nemen. Het overdragen van bedrijfsgegevens aan een AI kan een groot punt van zorg zijn, maar Amazon Q is ontworpen met veiligheid ingebouwd in de kernarchitectuur.

De belangrijkste functie voor veiligheid is het opvragen van gegevens op basis van toestemming. Het respecteert automatisch de toegangscontrolelijsten (ACL's) van uw bronsystemen. Dit betekent dat de antwoorden van de AI alleen content bevatten die een gebruiker al mag zien.

U kunt ook veiligheidsmaatregelen configureren om het gedrag van de AI te controleren. U kunt bijvoorbeeld voorkomen dat gevoelige onderwerpen worden besproken of eisen dat voor elk antwoord bronnen worden vermeld.

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste functies voor de veiligheid:

Deze controles geven u het vertrouwen om een krachtige AI-tool te implementeren zonder nieuwe risico's op gebied van veiligheid te creëren.

Voordeel van ClickUp: ClickUp BrainGPT brengt zoeken, context en actie samen in één AI-laag die over uw hele werkruimte heen ligt.

BrainGPT werkt niet als een aparte assistent, maar direct bovenop uw taken, documenten, chat, kalender en prioriteiten. U kunt informatie zoeken, vragen stellen, begrijpen wat er gebeurt en antwoorden onmiddellijk omzetten in taken, updates of workflowwijzigingen zonder uw werkstroom te onderbreken.

Omdat BrainGPT wordt aangedreven door ClickUp's Enterprise Search en volledige werkruimtecontext, begrijpt het hoe werk met elkaar verbonden is, wat er in uitvoering is en wat vervolgens aandacht nodig heeft.

Het resultaat is een uniforme AI-ervaring waarbij zoeken direct leidt tot uitvoering en intelligentie deel uitmaakt van het werk zelf, in plaats van ernaast te staan.

Beperkingen van het gebruik van Amazon Q voor kennisbeheer binnen ondernemingen

Geen enkele tool is perfect, en het is belangrijk om de limieten van Amazon Q Business te begrijpen voordat u eraan begint. Als u zich bewust bent van de voor- en nadelen, kunt u realistische verwachtingen stellen en verrassingen achteraf voorkomen.

De belangrijkste factor is de diepgaande integratie met het AWS-ecosysteem. Als uw bedrijf al veel in AWS heeft geïnvesteerd, is dit een logische keuze.

Voor teams die niet bekend zijn met AWS-services is er een steile leercurve voor het configureren van zaken als IAM-rollen en VPC's, vooral gezien het feit dat slechts 7% AI binnen de hele onderneming heeft opgeschaald, ondanks de wijdverbreide acceptatie ervan.

Hier zijn enkele belangrijke limieten waarmee u rekening moet houden:

Het laatste punt is het belangrijkste. Het ophalen van kennis alleen lost het onderliggende probleem van een onsamenhangende werkstroom niet op. Het vinden van een antwoord is slechts de eerste stap; u moet dat antwoord nog omzetten in actie.

Hoe ClickUp het kennisbeheer van ondernemingen verbetert

U kent het gevoel wel. U vindt het antwoord dat u nodig hebt en voert het vervolgens handmatig in verschillende tools in.

Van een zoekresultaat naar een document. Van een document naar een taak. Van een taak naar een chatbericht waarin wordt uitgelegd wat er net is gebeurd. Ergens in die estafette gaat de context verloren. Wat begon als duidelijkheid verandert in coördinatiewerk.

Dit is een werkstroomfout die wordt veroorzaakt door fragmentatie. Elke overdracht leidt tot wrijving, dubbel werk en het risico dat kennis los komt te staan van actie.

Waarom een geconvergeerde AI-werkruimte het verschil maakt

Een geconvergeerde AI-werkruimte is niet 'nog een tool'. Het is één veilige omgeving waar projecten, documenten, gesprekken en analyses naast elkaar bestaan. Wanneer alles samenkomt, hoeft kennis niet langer te worden overgedragen. Het kan op natuurlijke wijze door de werkstroom worden verplaatst.

Dat is waar ClickUp zich onderscheidt. In plaats van AI aan zoekopdrachten toe te voegen of een extra assistent bovenop bestaande tools te plaatsen, kunt u met ClickUp een schaalbaar proces voor kennisoverdracht opzetten binnen hetzelfde systeem waarin het werk al plaatsvindt. Uw antwoorden, beslissingen en context blijven gekoppeld aan de uitvoering waarvoor ze bedoeld zijn.

Kennis als een levend onderdeel van de werkstroom

In een traditionele installatie is het vinden van informatie slechts de eerste stap. U zoekt in één tool, kopieert het antwoord, plakt het in uw systeem voor projectmanagement, maakt een Taak aan en stelt vervolgens uw team op de hoogte door te chatten. Elke stap zorgt voor vertraging en vergroot de kans dat er iets verloren gaat of verkeerd wordt begrepen.

Binnen ClickUp verdwijnt de lus. U stelt een vraag met behulp van ClickUp Brain , ontvangt een antwoord met volledige werkruimtecontext en zet dat antwoord onmiddellijk om in een taak, opmerking of documentupdate zonder het scherm te verlaten. Het antwoord reist niet. Het transformeert.

Gekoppelde documenten die niet verouderd raken

ClickUp Docs staat naast het werk dat het ondersteunt, direct gekoppeld aan taken en projecten. Wanneer plannen veranderen, vinden updates plaats op hun plek, niet in parallelle systemen.

Omdat documenten actiegericht zijn, kunt u tekst omzetten in ClickUp-taken of deze zelfs koppelen aan de relevante taak op het moment dat een beslissing wordt genomen. Kennis en uitvoering blijven gesynchroniseerd, wat precies is waar de meeste teams falen.

Contextbewuste AI die uw hele werkruimte met elkaar verbindt

ClickUp Brain begrijpt niet alleen wat u vraagt. Het begrijpt ook waar die vraag zich binnen uw werk bevindt.

Omdat Brain rechtstreeks in de werkruimte is geïntegreerd, heeft het zichtbaarheid in uw taken, prioriteiten, deadlines, eigenaren en kalender. Het kan zien wat er vandaag moet gebeuren, wat er achterstallig is, wat er geblokkeerd is en hoe het werk over mensen en tijd is verdeeld. Dat betekent dat de antwoorden die u krijgt, gebaseerd zijn op wat er op dit moment daadwerkelijk gebeurt.

Wanneer u om een samenvatting vraagt, krijgt u een overzicht op basis van de taakstatus, recente activiteiten en aankomende toewijzingen.

Bedrijfszoekfunctie die ook dienst doet als opdrachtlaag

In de meeste tools is zoeken passief. U zoekt iets op en beslist vervolgens wat u vervolgens gaat doen. Maar ClickUp Enterprise Search is een actieve component. Met de AI-opdrachtbalk die u gebruikt om informatie te vinden, kunt u ook actie ondernemen.

Vanuit één commandopaneel kunt u zoeken in taken, documenten, opmerkingen, chatthreads en gekoppelde apps van derden, en vervolgens uw zoekresultaten direct omzetten in werk. Maak taken aan, werk statussen bij, open documenten, neem deel aan gesprekken of trigger werkstroom zonder van context te wisselen.

In plaats van het werk te onderbreken om naar context te zoeken, gebruiken teams de zoekfunctie om een vraag te beantwoorden en in één beweging verder te gaan. Het resultaat is minder doodlopende wegen, snellere beslissingen en veel minder tijd besteed aan het controleren of u naar de juiste bron kijkt.

Houd kennis up-to-date in documenten, taken en chat

Kennis raakt zelden verouderd omdat mensen vergeten deze te documenteren. Het raakt verouderd omdat gesprekken elders plaatsvinden.

ClickUp lost dit op door ClickUp Chat nauw te integreren in de werkstroom. Chat is direct ingebed naast het werk waarnaar het verwijst. Berichten kunnen worden gekoppeld aan taken, worden geraadpleegd in documenten en opnieuw worden bekeken via zoeken, waarbij de volledige context intact blijft.

Naarmate het werk vordert, werken teams samen aan het bijwerken van documenten, bespreken ze wijzigingen in Chat en houden ze beslissingen bij via opmerkingen en versiegeschiedenis, allemaal in hetzelfde systeem. Er is geen aparte 'documentatiefase' en er is geen opschoonbeurt nodig om de nauwkeurigheid te herstellen.

Omdat gesprekken, beslissingen en uitvoering samengaan, blijft uw bron van waarheid standaard actueel. Niet omdat iemand deze perfect heeft bijgehouden, maar omdat deze op natuurlijke wijze is geëvolueerd naarmate de voortgang van het werk plaatsvond.

De Super Agents van ClickUp veranderen uw werkruimte in een omgeving die vragen beantwoordt voordat ze obstakels worden.

In plaats van te wachten op een prompt, werken Super Agents continu aan taken, documenten, chats en tijdlijnen. Ze monitoren veranderingen, detecteren vastgelopen werk, brengen risico's aan het licht en geven omgevingsgerichte antwoorden op basis van echte signalen uit de werkruimte, zoals gemiste deadlines, conflicterende prioriteiten of onbeantwoorde vragen.

Omdat Super Agents binnen dezelfde geconvergeerde werkruimte draaien, zijn hun inzichten altijd gebaseerd op de live context. Ze signaleren niet alleen problemen. Ze leggen ook uit waarom iets belangrijk is en kunnen automatisch actie ondernemen, van het bijwerken van taken tot het aansporen van de juiste eigenaar.

Dit is wat AI tegelijkertijd onzichtbaar en nuttig maakt. Antwoorden verschijnen in de werkstroom, precies wanneer ze nodig zijn, zonder dat er een andere tool nodig is om ze te beheren of een andere vraag hoeft te worden gesteld.

Verbeter uw zoekopdrachten met ClickUp

Voor succesvol kennisbeheer binnen uw onderneming is meer nodig dan alleen een krachtige zoekmachine. Er is een systeem nodig dat kennis rechtstreeks verbindt aan de werkstroom van uw team.

Begin bij het evalueren van een oplossing met uw meest waardevolle databronnen en breid deze geleidelijk uit. Vergeet niet dat de toekomst van werk een oplossing vereist die antwoorden omzet in actiepunten zonder momentum te verliezen.

Amazon Q Business is een uitstekende keuze voor organisaties die al sterk geïnvesteerd hebben in het AWS-ecosysteem en zich voornamelijk richten op het oplossen van het zoekprobleem binnen de onderneming.

Voor teams die verder willen gaan dan alleen zoeken en een echt verbonden kennis- en werkbeheersysteem willen opzetten, is echter een andere aanpak nodig.

Ontdek hoe een geconvergeerde AI-werkruimte de productiviteit van uw team kan transformeren. Ga gratis aan de slag met ClickUp. ✨

Veelgestelde vragen

Amazon Q Business is ontworpen voor algemeen kennisbeheer binnen ondernemingen om alle werknemers te helpen, terwijl Amazon Q Developer een gespecialiseerde tool is voor softwareontwikkelaars die helpt bij codering, foutopsporing en AWS-architectuur.

Amazon Q Business maakt verbinding met veel databronnen, maar heeft geen native connector voor ClickUp. ClickUp biedt zijn eigen ingebouwde AI-functie, ClickUp Brain, die volledig is geïntegreerd met de functies voor projectmanagement en kennisbank.

Amazon Q Business heeft twee belangrijke abonnementsniveaus, Amazon Q Business Lite en Pro, met prijzen op basis van een model per gebruiker per maand. De kosten omvatten ook kosten voor 'indexeenheden' op basis van de hoeveelheid gegevens die u opslaat. Raadpleeg daarom de officiële AWS-prijspagina voor de huidige tarieven.

De belangrijkste beperkingen zijn onder meer een sterke afhankelijkheid van het AWS-ecosysteem, de noodzaak van AWS-expertise voor de installatie, een primaire focus op zoeken in plaats van geïntegreerde werkstroomen, en mogelijke hiaten in de native connectoren voor sommige tools van ondernemingen.