U werkt in de inkoop. Waarom bent u dan nog steeds bezig met het verkrijgen van goedkeuringen, het bijwerken van spreadsheets en het zoeken naar informatie over leveranciers in uw inbox?
Terwijl u zich in details verliest, nemen uw concurrenten sneller sourcingbeslissingen op basis van schonere data en scherpere inzichten.
Bijna een kwart van de bedrijfsleiders heeft 40% of meer van hun AI-budget toegewezen aan generatieve AI.
Elk uur dat verloren gaat aan handmatig werk is tijd die u had kunnen besteden aan strategische besparingen en leveranciersinnovatie.
Generatieve AI in inkoop verandert het spel. Het consolideert gescheiden gegevens, brengt risico's en kansen aan het licht en stelt binnen enkele seconden de volgende stappen voor.
In deze gids laten we zien hoe AI in uw inkoopproces past. Van het vinden van leveranciers en het beoordelen van contracten tot het analyseren van uitgaven en strategische sourcing: we behandelen praktijkvoorbeelden, tools en belangrijke uitdagingen waar u op moet letten.
⭐️ Uitgelichte sjabloon
Met de sjabloon voor inkoop van ClickUp kunt u uw supply chain-proces van begin tot eind bijhouden en beheren. Met tools voor taakbeheer, zoals tags, geneste subtaken, aangepaste statussen en prioriteitslabels, is het ideaal voor teams die hun inkoopactiviteiten effectief willen verfijnen en opschalen.
Wat is generatieve AI in inkoop?
Generatieve AI in inkoop verwijst naar het gebruik van geavanceerde kunstmatige intelligentie-modellen, zoals grote taalmodellen (LLM's), om complexe inkoopprocessen te stroomlijnen, verbeteren en automatiseren. In tegenstelling tot traditionele, op regels gebaseerde systemen kan generatieve AI voor inkoop de context begrijpen, content genereren en gegevens uit verschillende systemen samenvoegen, waardoor u sneller kunt werken.
In een inkooporganisatie elimineert Gen AI de tijd die u anders zou besteden aan repetitieve taken in het supply chain management. Zo kunnen bijvoorbeeld het opstellen van RFP's (request for proposal), het herschrijven van contractclausules of het schrijven van e-mails aan leveranciers allemaal worden geautomatiseerd.
Daarnaast betekent het integreren van generatieve AI in uw inkoopwerkstromen en supply chain-systemen:
- Leveranciersrisico's signaleren voordat ze escaleren
- Verbetering van de datakwaliteit op verschillende platforms
- Ontdek aanzienlijke kostenbesparingen door het verminderen van arbeidsuren besteed aan repetitieve documentatie en het verkorten van inkoopcycli
- Gebruik geavanceerde analyses om inzichten te verkrijgen uit leveranciersprestaties, grote datasets samen te vatten en afwijkingen van eerdere benchmarks te signaleren
📮 ClickUp Insight: 21% van de respondenten wil AI inzetten om professioneel uit te blinken door het toe te passen op vergaderingen, e-mails en projecten.
Hoewel de meeste e-mail-apps en platforms voor projectmanagement AI als functie hebben geïntegreerd, is deze mogelijk niet naadloos genoeg om werkstromen tussen tools te verenigen.
Maar bij ClickUp hebben we de code gekraakt! Met de AI-aangedreven functies voor vergaderbeheer van ClickUp kunt u eenvoudig agendapunten aanmaken, aantekeningen maken tijdens vergaderingen, taken aanmaken en toewijzen op basis van vergadernotities, opnames transcriberen en nog veel meer – met onze AI Notetaker en ClickUp Brain. Bespaar tot 8 vergaderingen per week, net als onze clients bij Stanley Security!
Sleuteltoepassingen van generatieve AI in inkoop
Generatieve AI verandert de manier waarop inkoopteams werken. Dit zijn de belangrijkste gebieden waar de impact het meest zichtbaar is.
Geautomatiseerde documentgeneratie
Het opstellen van inkoopdocumenten is repetitief werk. Elk document, of het nu gaat om een RFP (request for proposal), RFQ (request for quotation) of een formulier voor het onboarden van leveranciers, moet nauwkeurig zijn, in overeenstemming met het beleid en afgestemd op de context.
Uiteindelijk bent u uren kwijt met het kopiëren van oude sjablonen, het zoeken naar clausules en het dubbel controleren van de naleving.
🎯 Waarde van generatieve AI: Het maakt gebruik van taalmodellen om patronen in uw bestaande content te herkennen, zoals structuur, toon en compliance-taal, en past die toe op nieuwe documenten. Het begrijpt wat voor soort document u aan het maken bent en past zich daarop aan.
ClickUp Brain is perfect voor dit soort taken:
Dit zijn de drie soorten inkoopcontracten die u moet kennen:
- Vaste prijs contracten: Voor een duidelijk omschreven project
- Contracten met kostenvergoeding: Voor projecten met een onzekere omvang, waarbij de koper de verkoper de toegestane kosten plus een vergoeding vergoedt
- Contracten op basis van tijd en materiaal: Voor projecten waarvan de omvang niet duidelijk is gedefinieerd, waarbij zowel contracten met een vaste prijs als contracten met kostenvergoeding worden gecombineerd
Intelligent risicobeheer voor leveranciers
Het handmatig bijhouden van leveranciersrisico's is traag en reactief. U bent afhankelijk van verouderde rapporten, verspreide spreadsheets of gefragmenteerde feedback van verschillende interne stakeholders. Tegen de tijd dat een inkoopmanager een probleem ontdekt, heeft dit al gevolgen voor de tijdlijn, kwaliteit of kosten.
🎯 Waarde van generatieve AI: Het analyseert gegevens uit verschillende systemen, zoals leveranciersscorecards, contractgeschiedenis, leveringstijdlijnen en supporttickets. Het signaleert vroegtijdig risico's bij leveranciers, zoals vertraagde leveringen, prijsschommelingen of kwaliteitsdalingen, en stelt proactief volgende stappen voor.
⚡ Sjabloonarchief: RFQ-sjablonen voor effectieve inkoop
Uitgavenanalyse en optimalisatie
Uw inkoopteams zitten op een goudmijn aan uitgavengegevens. Maar zonder de juiste tools blijven die inzichten verborgen. Wanneer u te maken hebt met niet-gekoppelde systemen, krijgt u te maken met verouderde rapportages. Dit betekent dat u geen duidelijk beeld hebt van de uitgaven binnen uw inkoopactiviteiten.
🎯 Waarde van generatieve AI: Het haalt gegevens uit ERP's, inkoopplatforms, leveranciersbeheersystemen en andere upstream- en downstream-bedrijfssystemen. Vervolgens kunt u deze in realtime classificeren en analyseren. U krijgt direct zicht op trends, maverick spending en besparingsmogelijkheden.
Data-verrijking en -opschoning
In de meeste inkoopsystemen zijn leveranciersgegevens onvolledig of verouderd. Zo kan bijvoorbeeld dezelfde leverancier onder meerdere namen in de lijst staan, kunnen belastinggegevens ontbreken of kunnen contactgegevens in verschillende systemen niet met elkaar overeenkomen.
Het resultaat van deze onnauwkeurigheden is fouten in rapportages, compliance-risico's en zelfs tijdverspilling bij het handmatig corrigeren van gegevens vóór sourcing of audits.
🎯 Waarde van generatieve AI: Het identificeert en corrigeert hiaten in gegevens door patronen in rommelige invoer te herkennen. U kunt ontbrekende informatie automatisch invullen, invoer standaardiseren, duplicaten samenvoegen en zelfs leveranciersprofielen verrijken met behulp van externe bronnen. Elke beslissing over sourcing en uitgaven wordt ondersteund door gegevens in uw werkstromen voor automatisering van inkoop.
⚡ Sjabloonarchief: Gratis inventarissjablonen voor Excel, Sheets en ClickUp-lijsten
Prognoses en vraagplanning
Uw verkoopteams hebben hun eigen prognoses. Voorraadgegevens zitten opgesloten in verouderde systemen. Markttrends veranderen sneller dan uw rapportagecycli kunnen bijbenen. Dit alles leidt tot versnipperde input.
Nu worden uw beslissingen over prognoses en vraagplanning genomen op basis van verouderde spreadsheets. En uiteindelijk wordt het meer giswerk.
🎯 Waarde van generatieve AI: Het geeft u een duidelijker beeld van wat er gaat gebeuren. Met voorspellende analyses kunt u patronen ontdekken waar uw team niet eens naar op zoek was en vraagverschuivingen signaleren voordat ze in rapporten verschijnen. Al met al kunt u zo bewuster uw abonnementen plannen.
Hier leest u hoe een krachtige generatieve AI-tool zoals ClickUp AI u kan helpen.
Automatisering van e-mail en communicatie
U besteedt veel tijd aan communicatie en follow-up met leveranciers, het bevestigen van tijdlijnen, het verduidelijken van voorwaarden en het beantwoorden van interne queries. Hoewel deze uitwisselingen cruciaal zijn, zijn het repetitieve en licht aangepaste versies van dezelfde updates.
Maar wat gebeurt er als uw inboxen overvol zijn en u met honderden leveranciers te maken hebt? De kans is groot dat belangrijke berichten vertraging oplopen of zelfs helemaal verloren gaan.
🎯 Waarde van generatieve AI: Het fungeert als een gecentraliseerde communicatielaag door context uit uw externe bedrijfssystemen te halen om nauwkeurige antwoorden te genereren. U kunt de coördinatielast verminderen en tegelijkertijd elke leverancier een responsievere, consistentere ervaring bieden.
📚 Lees meer: Hoe AI te gebruiken in operationeel management
Deel kennis
Wie heeft welke voorwaarden bedongen, welke leveranciers waren moeilijk en welke oplossingen zijn er gebruikt om problemen uit het verleden op te lossen? Dit soort informatie zit in de hoofden van mensen, niet in systemen. Wanneer een lid van uw team vertrekt of van rol verandert, gaat die kennis vaak verloren.
Het volgende scenario is bekend: nieuwe managers herhalen fouten uit het verleden en verspillen tijd aan het herontdekken van problemen die al zijn opgelost.
🎯 Waarde van generatieve AI: Het zet tribale kennis om in gedeelde intelligentie. Door e-mails, contracten, aantekeningen van vergaderingen en interne chats te analyseren, kan het belangrijke inzichten aan het licht brengen die anders verloren zouden zijn gegaan. Dankzij deze continuïteit kunt u nieuwe medewerkers sneller inwerken en voortbouwen op wat al bekend is.
⚒️ Quick Hack: Gebruik ClickUp Brain om al deze informatie om te zetten in actie. Van het samenvatten van gesprekken met leveranciers en het extraheren van contractinzichten tot het direct beantwoorden van inkoopquery's, ClickUp Brain helpt uw team op één lijn te blijven.
Koppel het aan ClickUp Dashboards om de prestaties van leveranciers, lopende contracten en uitgaventrends bij te houden, allemaal op één plek. Of u nu een nieuwe leverancier aan boord haalt of de eigendom van een leverancier overdraagt tussen teamleden, u raakt nooit meer de context kwijt.
Praktijkvoorbeelden van generatieve AI in inkoop
We zijn de fase waarin generatieve AI in inkoop nog in de testfase zat, voorbij. Hier leest u hoe toonaangevende organisaties het in hun inkoopactiviteiten gebruiken.
1. Slimmere contractbeheer en rapportage over naleving
Uitdaging: De inkoop- en financiële teams van eBay werden geconfronteerd met inefficiënties bij het handmatig extraheren van sleutelbegrippen uit complexe contracten, het afstemmen van financiële gegevens en het naleven van veranderende belasting- en duurzaamheidsvoorschriften.
Tientallen jaren aan verzamelde gegevens hebben de complexiteit vergroot, waardoor het moeilijk is om de nauwkeurigheid en snelheid te handhaven.
Geïmplementeerde oplossing: Door generatieve AI in te zetten, konden ze contractanalyses automatiseren, betalingsafstemmingen stroomlijnen en de classificatie van indirecte belastingen ondersteunen.
Het inkoopteam is ook begonnen met het gebruik van AI om RFP-processen en de verwerking van leveranciersdocumenten te verbeteren.
Impact: hoe generatieve AI inkoop en compliance heeft getransformeerd
- Minder handmatige werklast bij inkoop, financiën en compliance
- Verbeterde nauwkeurigheid bij contractinterpretatie, belastingnaleving en rapportage over duurzaamheid
- Verbeterde kostenefficiëntie, versnelde inkoopcycli en verbeterde productiviteit van teams in engineering en klantenservice
2. Een veerkrachtigere supply chain opbouwen
Uitdaging: Unilever beheert een uitgebreide en complexe wereldwijde supply chain en stond voor uitdagingen op het gebied van samenwerking met leveranciers, contractbeheer en naleving van veranderende regelgeving.
Deze handmatige processen waren tijdrovend en foutgevoelig, wat de flexibiliteit en het reactievermogen belemmerde.
Oplossing: Unilever werkte samen met Accenture om generatieve AI-toepassingen binnen de hele onderneming op te schalen.
Met behulp van het GenWizard-platform van Accenture heeft Unilever AI-gestuurde tools ontwikkeld om contractanalyse te automatiseren, de samenwerking met leveranciers te verbeteren en inkoopprocessen te stroomlijnen. Deze tools maakten efficiënte leveranciersmatching, het bijhouden van prestaties en het verzamelen van feedback mogelijk, wat innovatie en veerkracht in de supply chain bevorderde.
Impact: implementatie van generatieve AI voor verbetering van de operationele efficiëntie
- Automatisering van inkoop taken leidde tot aanzienlijke tijdwinst en verminderde handmatige werklast
- AI-gestuurde processen hebben bijgedragen aan aanzienlijke kostenbesparingen door de selectie van leveranciers en het contractbeheer te optimaliseren
- Gestroomlijnde samenwerking met leveranciers zorgde voor snellere productontwikkeling en innovatie
Beste generatieve AI-tools voor inkoopprofessionals
Hier zijn enkele van de beste generatieve AI-tools voor inkoopprofessionals zoals u:
ClickUp
ClickUp is de alles-in-één app voor werk: taken, documenten, communicatie, AI en automatisering in één krachtig platform.
Ontdek hoe u ClickUp kunt gebruiken voor AI-gestuurd projectmanagement in inkoop.
Met de ingebouwde AI-assistent, ClickUp Brain, kunt u samenvattingen genereren en contextuele vragen stellen. Brain kan u ook helpen bij het automatiseren van updates, het snel samenvatten van contractaantekeningen en het direct beantwoorden van vragen als "Welke offerteaanvragen zijn vertraagd?"
Gebruik vervolgens de automatiseringen van ClickUp om aangepaste, op regels gebaseerde werkstromen te bouwen voor deze repetitieve taken in uw werkstroom. U kunt triggers maken zoals:
- Wanneer een nieuw leverancierscontract wordt geüpload in de software voor orderbeheer, wijs dan een taak voor juridische controle toe
- Wanneer een RFP-taak naar 'Verzonden' gaat, maak dan automatisch een vervolgtaak aan voor evaluatie
- Stakeholders automatisch op de hoogte stellen wanneer de certificering van een leverancier bijna verloopt
- Verplaats taken naar 'Gesloten' wanneer de definitieve goedkeuring is voltooid
ClickUp Docs vereenvoudigt de samenwerking tussen u en uw leveranciers in een gedeelde, beveiligde werkruimte. Hiermee kunt u in realtime gezamenlijk onboarding-checklists, RFP-instructies of auditsjablonen bewerken.
Dankzij gasttoegang zien leveranciers alleen wat ze moeten zien, zonder dat interne gegevens in gevaar komen. Met opmerkingen en vermeldingen kunt u interne stakeholders taggen om in realtime te beoordelen en opmerkingen te plaatsen.
Met behulp van de bewerkingsgeschiedenis kunt u zien wie wanneer wijzigingen in de documenten heeft aangebracht, zodat u dubbel werk voorkomt.
Met ClickUp Docs kunt u ook het documentbeheer vereenvoudigen. U kunt leveranciersspecifieke mappen aanmaken en opslaan. U kunt zelfs nog een stap verder gaan en documenten koppelen aan taken (bijvoorbeeld leveranciersbeoordelingsformulieren die aan de taak zelf zijn gekoppeld).
📚 Bonus: Met ClickUp Brain kunt u lange contracten samenvatten, belangrijke clausules eruit halen of vervolgopdrachten genereren op basis van aantekeningen van vergaderingen – allemaal binnen het document zelf.
Het bijhouden van inkoop wordt veel eenvoudiger met de flexibele weergaven en dashboards van ClickUp. U kunt de bordweergave gebruiken om te visualiseren waar elk sourcingproject zich bevindt. Met de Gantt- of tijdlijnweergave kunt u leveringsschema's bijhouden.
📊 Hier zijn enkele van de inkoop-KPI's die u kunt bijhouden met ClickUp:
- Nummer van leveranciers
- Kostenbesparingen
- Levertijd van leveranciers
- Aantal defecten bij leveranciers
- Nauwkeurigheid van bestellingen
- ROI van inkoop
Met ClickUp Dashboards kunt u het projectbudget beheren en alle kritieke KPI's monitoren, waaronder responstijden van leveranciers, contractverlengingsdata en directe en indirecte uitgaven.
Bovendien vermindert u met ClickUp-integraties het wisselen tussen verschillende tools. Of u nu sourcing-werkstromen, het onboarden van leveranciers of inkoopanalyses beheert, ClickUp kan gegevens ophalen uit tools die uw team al gebruikt, waardoor u één enkele bron van waarheid hebt die altijd up-to-date is.
Andere toonaangevende generatieve AI-tools voor inkoopteams zijn:
1. Icertis: Icertis is een AI-aangedreven platform voor contract lifecycle management (CLM) dat wordt gebruikt door teams op het gebied van inkoop, juridische zaken en financiën. De Contract Intelligence (ICI)-tool maakt gebruik van grote taalmodellen om automatisch contracten te genereren, risicovolle clausules te markeren en belangrijke verplichtingen te extraheren.
Door tijdens onderhandelingen contextuele aanbevelingen te geven, helpt Icertis teams om goedkeuringen te versnellen en te blijven voldoen aan wettelijke beleidsregels.
2. SAP Ariba: SAP Ariba gebruikt Business AI om inkoopactiviteiten te verbeteren, van het vinden van leveranciers tot het evalueren van risico's. Dit is handig voor inkoop- en supply chain-teams die grote leveranciersnetwerken beheren.
De AI helpt met contractvoorstellen, sourcingaanbevelingen en leveranciersscores op basis van realtime risicoprofielen en historische gegevens.
3. Zycus: Zycus, een end-to-end platform voor automatisering van inkoop, biedt Gen AI-mogelijkheden via zijn Merlin AI-suite. Inkoopteams kunnen automatisch offerteaanvragen genereren, reacties van leveranciers evalueren met contextuele scores en onderhandelingssamenvattingen maken.
Het systeem leert van historische gegevens om optimale sourcingstrategieën voor te stellen.
4. Ivalua: Ivalua is een code-vrij Source-to-Pay (S2P)-platform dat is ontworpen om inkoop, leveranciersbeheer en uitgavenanalyse te verenigen binnen één flexibel ecosysteem.
Met IVA (Intelligent Virtual Assistant) van Ivalua kunt u taken zoals leveranciersonderzoek, contracten samenvatten en communicatie opstellen automatiseren.
5. Cherrywork: Met AI-aangedreven werkstromen stroomlijnt Cherrywork's Intelligent Procurement Suite uw source-to-pay-levenscyclus. Het helpt u cyclustijden te verkorten en tegelijkertijd naleving en consistentie te waarborgen.
De cloud-gebaseerde applicatie is dankzij de native integratie zeer geschikt voor organisaties die SAP gebruiken.
6. Klevaar: Voor teams die grote hoeveelheden of RFQ's met meerdere variabelen beheren, combineert het sourcingoptimalisatie met intelligente automatisering om complexe gebeurtenissen op grote schaal af te handelen, zonder het team te overbelasten.
Het AI-aangedreven eSourcing-platform kan honderden (of duizenden) reacties van leveranciers tegelijkertijd verwerken en daarbij regels en voorkeuren toepassen die door de inkoper zijn ingesteld
7. LevaData: LevaData gebruikt AI om kostenbesparingsmogelijkheden te detecteren, sourcingrisico's te evalueren en alternatieve leveranciers of componenten aan te bevelen.
Deze AI-tool voor inkoop is ideaal voor directe materialen en strategische sourcing. Omdat het externe marktsignalen omzet in proactieve ondersteuning van de besluitvorming gedurende de hele sourcingcyclus.
8. Sievo: Zet rommelige inkoopgegevens om in gestructureerde uitgaveninformatie met de inkoopanalysesoftware van Sievo. Deze software biedt uitgebreide zichtbaarheid van uitgaven, AI-gestuurde inzichten, geavanceerd gegevensbeheer en ESG-bijhouden voor ondernemingen.
In uw dashboard voor uitgavenanalyse kunt u historische prestaties vergelijken en gegevens filteren op basis van business units.
9. GEP Smart: GEP SMART is een end-to-end inkoopplatform met ingebouwde AI. Met dit uniforme inkoopplatform kunt u kansen identificeren, besparingen beheren en het beheer van directe en indirecte uitgaven stroomlijnen.
10. Fairmarkit: het autonome platform voor uitgavenbeheer Fairmarkit is speciaal ontwikkeld voor tail spend sourcing. Het kan handmatige taken automatiseren, zoals het verzamelen van vraag, het creëren van sourcing-gebeurtenissen, het analyseren van reacties van leveranciers en het rapporteren over voortgang en spreadsheet-intensieve werkstromen.
📚 Lees meer: AI-tools voor voorraadbeheer
Belangrijkste uitdagingen en ethische overwegingen bij AI-gestuurde inkoop
Hoewel de voordelen van AI-gestuurde inkoop variëren van geautomatiseerde documentgeneratie tot intelligent leveranciersrisicobeheer, uitgavenanalyse en optimalisatie, brengt het ook uitdagingen met zich mee. Deze omvatten:
1. Algoritmische vooringenomenheid en eerlijkheid
AI-systemen die zijn getraind op historische inkoopgegevens kunnen bestaande vooroordelen in stand houden. Als in het verleden bijvoorbeeld bepaalde leveranciers op basis van hun locatie of grootte werden bevoordeeld, kunnen uw AI-modellen deze trend voortzetten, wat kan leiden tot oneerlijke selectie van leveranciers en mogelijke discriminatie.
Belangrijkste overwegingen:
- Datadiversiteit: Zorg ervoor dat trainingsdata een breed bereik aan leveranciersprofielen omvat (bijv. op basis van grootte, geografie, type eigendom) om versterking van systemische vooringenomenheid te voorkomen
- Bias-auditing: Test AI-modellen regelmatig op scheve resultaten bij het scoren, selecteren en aanbevelen van leveranciers
- Uitlegbaarheid: Gebruik AI-systemen die transparantie bieden over hoe beslissingen worden genomen, zodat deze indien nodig kunnen worden aangevochten of herzien
- Inclusief ontwerp: Betrek meerdere belanghebbenden, waaronder teams voor leveranciersdiversiteit, bij de ontwikkeling en het testen van AI-modellen om blinde vlekken te voorkomen
👀 Wist u dat? Inkoopteams besteden bijna 40% van hun tijd aan handmatige, repetitieve taken, zoals het achterhalen van goedkeuringen of het bijwerken van spreadsheets. Dat is bijna twee volle dagen per week besteed aan zaken die tools zoals automatisering en AI gemakkelijk kunnen afhandelen.
2. Privacy en veiligheid van gegevens
AI-systemen voor inkoop verwerken vaak gevoelige gegevens van leveranciers en organisaties, zoals financiële informatie van leveranciers en contractuele en juridische documenten. Maar wat gebeurt er als u niet over sterke beveiligingsmaatregelen beschikt? Als u geen duidelijk beleid hebt voor de manier waarop AI-systemen toegang krijgen tot gegevens en deze verwerken en delen?
U blijft dan zitten met grote risico's rond misbruik van gegevens, niet-naleving van privacywetgeving en aantasting van het vertrouwen van leveranciers.
✅ Checklist: Ethische waarborgen in AI voor inkoop
- Beperk de toegang tot gevoelige gegevens met op rollen gebaseerde toestemmingen
- Ontdek hoe AI-tools leveranciers- of contractgegevens verwerken
- Controleer AI-beslissingen op naleving van privacy (GDPR, CCPA, enz. )
- Stel toestemmingsprotocollen op voor het extern delen van gegevens
- Controleer regelmatig het beleid voor het bewaren en verwijderen van gegevens
📌 Wat zijn de sancties voor schendingen van de AVG?
Bij ernstige overtredingen kunnen de boetes oplopen tot € 20 miljoen of 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet voor zowel publieke als privé-organisaties.
Zelfs voor minder ernstige overtredingen, zoals het niet bijhouden van een goede administratie of het niet tijdig melden van datalekken, kunnen boetes oplopen tot € 10 miljoen of 2% van de wereldwijde omzet
3. Overmatige afhankelijkheid van automatisering
Naarmate AI steeds capabeler wordt, neemt het risico toe dat uw teams te veel gaan vertrouwen op geautomatiseerde beslissingen.
Neem bijvoorbeeld het opstellen van contracten. Een AI-systeem kan tijdens het genereren van een contract een ogenschijnlijk overbodige clausule verwijderen om het document te stroomlijnen. Maar die clausule kan een terugvalbescherming zijn waar uw juridische team op heeft aangedrongen voor risicovolle leveranciers op basis van een eerder geschil.
Wat AI als duplicatie ziet, kan in werkelijkheid een hard bevochten bescherming zijn die uw organisatie veiligstelt.
✅ Checklist: Hoe automatisering en menselijk inzicht in balans brengen
- Controleer door AI gegenereerde outputs voordat u deze goedkeurt of leveranciers beoordeelt
- Stel drempels in waarvoor geautomatiseerde acties door een mens moeten worden goedgekeurd
- Bijhouden van uitzonderingen en overschrijvingspatronen om te zien waar automatisering faalt
- Train uw inkoopmanagers zodat zij de beperkingen van AI begrijpen, en niet alleen hoe ze de tools moeten gebruiken
📚 Lees meer: Hoe u AI kunt gebruiken om taken te automatiseren
4. Intellectuele eigendom en leveranciersrechten
Leveranciers vertrouwen u hun bedrijfseigen gegevens toe in de hoop op een eerlijke en veilige samenwerking. Als uw AI-tools die informatie hergebruiken of openbaar maken, al dan niet opzettelijk, kunt u ernstige gevolgen verwachten. Dit kan ook leiden tot juridische stappen. AI kan geen grenzen stellen. Dat moet u zelf doen.
Belangrijkste overwegingen voor het beveiligen van leveranciersgegevens in AI-werkstromen
- Contractuele duidelijkheid: Zorg ervoor dat AI-leveranciers expliciet aangeven hoe ze inputgegevens gebruiken en wie eigenaar is van de resultaten
- Gegevensgebruiksrechten: Controleer of alle gegevens van derden die worden gebruikt voor AI-training, over de juiste licenties beschikken om claims wegens inbreuk te voorkomen
- Leveranciersovereenkomsten: Neem vrijwaringsclausules op om u te beschermen tegen mogelijke schendingen van intellectuele eigendomsrechten als gevolg van handelingen van leveranciers
👀 Wist u dat? Verschillende Canadese persbureaus hebben in november 2024 OpenAI aangeklaagd wegens schending van het auteursrecht in verband met het gebruik van hun nieuwsartikelen voor het trainen van ChatGPT. Ze eisen een schadevergoeding van maximaal 20.000 Canadese dollar per nieuwsartikel dat voor de training is gebruikt
Geef uw inkoop een boost met ClickUp
U weet al dat inkoop aan het veranderen is. Maar met provisorische tools en onsamenhangende data kunt u de toekomst niet bijbenen.
Om echt strategische besparingen te realiseren, cyclustijden te verkorten en vooruit te lopen op de toekomst, moet generatieve AI meer zijn dan een experiment. Het moet worden geïntegreerd in elke fase van uw werkstroom, van sourcing en het bijhouden van leveranciersrisico's tot contractautomatisering en zichtbaarheid van uitgaven.
Daarvoor heeft u ClickUp nodig.
Niet alleen om inkooptaken te beheren. Maar om uw mensen, systemen en gegevens te verbinden in één door AI aangestuurde werkruimte.
Bovendien kunt u met ClickUp Brain verspreide gesprekken met leveranciers omzetten in samenvattingen, lange contracten in actiepunten en complexe inkoopvragen in directe antwoorden. Het is alsof u een inkoopanalist, operationeel manager en notulist in één tool hebt.
Klaar om strategische inkoop op te schalen met AI? Meld u gratis aan bij ClickUp.