Lindsey Rossi is Operations Manager bij New Reach Marketing. Ze is gespecialiseerd in het opzetten van systemen en het verbeteren van de bedrijfsvoering. In haar vrije tijd houdt Lindsey zich graag bezig met het schrijven van muziek, zingen, het geven van zanglessen en buitenactiviteiten.
Bij het opstarten van een bedrijf is het gemakkelijk om in allerijl een systeem in elkaar te knutselen om je projecten te beheren, zonder daarbij rekening te houden met schaalbaarheid. Misschien gebruik je tools zoals Google Spreadsheets en tekstapps, en ben je je huidige systeem ontgroeid.
Als u merkt dat u ongeorganiseerd te werk gaat en tijd verspilt, kan het gebruik van een effectieve tool voor projectmanagement de oplossing zijn om de groei en schaalbaarheid van uw bedrijf te ondersteunen.
New Reach Marketing begon in 2020 als een klein bedrijf en werd destijds volledig beheerd via Google Spreadsheets.
Naarmate ons bedrijf aan kracht won en meer klanten kreeg, beseften we dat het systeem dat we hadden niet schaalbaar of beheersbaar zou zijn.
We hebben in de loop van zes maanden verschillende tools voor projectmanagement (PM-tools) getest en hebben voor ClickUp gekozen omdat het gebruiksvriendelijk is, tijd bespaart en aanpasbaar is aan onze unieke bedrijfsvoering.
Hier lees je hoe de overstap naar een ander projectmanagementplatform een van de beste beslissingen bleek te zijn die we als bureau hebben genomen.
Het probleem: ongeorganiseerde werkstroomen, moeilijkheden bij het beheren van projecten en miscommunicatie
Stel je voor dat je op je werk aankomt en meteen wordt overspoeld met teksten, Slack-berichten en een lijst met taken, zonder dat er duidelijkheid is over de prioriteit of urgentie van de taken.
Je bent elke ochtend een uur of langer bezig om orde op zaken te stellen, maar hebt nog steeds geen idee hoe je je dag moet beginnen.
Je opent Google Drive om het juiste Google Spreadsheet te vinden en doorzoekt berichten om er zeker van te zijn dat je niets over het hoofd ziet.
Je scrolt door talloze rijen met gegevens om de informatie te vinden die je nodig hebt – het systeem werkt wel, maar nauwelijks.
Dit was de situatie bij New Reach Marketing voordat we overstapten naar ClickUp.
Naarmate de tijd verstreek, werden onze spreadsheets steeds moeilijker te beheren. Alleen al in onze content-spreadsheet zaten we op 648 rijen, en we hadden meerdere tabbladen binnen één spreadsheet nodig om de verschillende projecten voor al onze klanten te beheren! 😱
Het was bijna onmogelijk om het overzicht bij te houden en er bleven voortdurend zaken tussen de mazen van het net glippen.
Ons projectmanagement was niet geoptimaliseerd voor het soort groei dat we verwachtten.
Ik laat je een paar schermafbeeldingen zien van onze oude Google Spreadsheets en laat je straks ons nieuwe systeem zien, zodat je kunt zien hoe we vóór en na ClickUp te werk gingen.
Maar eerst wat achtergrondinformatie over het soort bedrijf dat we zijn en hoe we ClickUp hebben kunnen aanpassen aan onze Business-behoeften.
Wat we als bureau doen: een kijkje achter de schermen van ons oude systeem
Om je een kijkje achter de schermen te geven en te laten zien hoe ClickUp ons heeft geholpen om op te schalen naar een ARR van $800K, is het belangrijk dat je een algemeen beeld hebt van wat we als bedrijf doen.
New Reach Marketing is gespecialiseerd in SEO en contentmarketing. We hebben verschillende klanten met uiteenlopende niches en doelen en beheren drie verschillende soorten klanten, waaronder onze klanten op het gebied van linkbuilding en onze contentklanten.
Wanneer een client zijn algemene positie in zoekmachines wil verbeteren, besteedt hij zijn linkbuilding aan ons uit. Dit zijn de zeven marketingcampagnes waaruit we kiezen bij het opstellen van een plan voor onze linkbuilding-klanten:
- Gastbijdrage
- Infographics
- Lijsten voor outreach (waarbij mogelijk backlinks worden gekocht als deze verwijzingsverkeer genereren)
- De Skyscraper-techniek
- Vermeldingen bijhouden
- Informatiepagina's
Elke campagne doorloopt drie verschillende fasen, ongeacht welke campagne we uitvoeren.
- Klantenwerving
- Personalisatie
- Outreach
Onze populairste campagne is gastbloggen – hier volgt een kort overzicht van hoe gastbloggen werkt:
Stap 1: Klantwerving
We zoeken websites met blogs die betrekking hebben op de nichemarkten van de client en verzamelen de e-mailgegevens van de bezoekers.
Stap 2: Personalisatie
We bekijken de blog van de potentiële klant, zoeken iets dat we er leuk aan vinden en passen het e-mailsjabloon daarop aan. We plaatsen ook een reactie op de blog om de lead warm te maken. Dit helpt bij het responspercentage, omdat we cold e-mails versturen.
Stap 3: Outreach
We sturen e-mails naar potentiële klanten en zodra we een reactie ontvangen, sturen we ideeën voor blogonderwerpen. Zodra het medium een onderwerp heeft gekozen, sturen we de content-aanvraag naar onze editor en voegen we links naar de website van onze client toe aan die gastbijdragen.
Voor onze contentklanten voeren we diepgaand zoekwoordonderzoek uit, maken we aangepaste afbeeldingen om organische links te stimuleren en stellen we het artikel zo op dat het beter scoort dan de concurrerende artikelen die al hoog scoren op het zoekwoord dat wij nastreven.
Vroeger deden we dit allemaal in Google Spreadsheets, en omdat het niet als afzonderlijke projecten werd beheerd, konden we niet opschalen of dingen gemakkelijk beheren.
Bekijk hieronder onze oude spreadsheet met content ⬇️
Een beetje overweldigend, toch? Dit is nog niet eens het volledige overzicht van alle informatie die we via Google Spreadsheets hebben opgeslagen.
Het was voor ons erg moeilijk om bij te houden hoeveel artikelen we voor onze klanten in de pijplijn hadden en hoe lang ze al in elke status zaten! Er raakten dingen zoek en het kostte veel tijd om een rapport voor een client op te stellen.
Zo hebben we de status van de actieve campagnes van onze client beheerd. Hier hebben we ook de campagnedumps (alle details over elke campagne die we voerden) en het werkblad van de client opgeslagen ⬇️
En dit is een volledig overzicht van onze klanten, hun doelstellingen en de voortgang ten opzichte van waar we in de maand stonden. Dit is specifiek bedoeld voor onze klanten op het gebied van linkbuilding, aangezien we vóór ClickUp nog niet eens een systeem hadden om de voortgang bij te houden voor klanten die we ter plaatse bedienen.
Zoals je kunt zien, hadden we wel een systeem, maar dat was zeker niet schaalbaar. 😬
Onze eerste manager voor projectmanagement koos Asana als oplossing, maar dat loste het probleem bij lange na niet op – het maakte de situatie alleen maar erger.
Het eerste probleem was dat ze probeerden geleidelijk over te stappen van Google Spreadsheets naar Asana, in plaats van een strakke overgang te maken. Dit zorgde voor nog meer communicatieproblemen, omdat dezelfde projecten op meerdere plaatsen werden beheerd.
Hierdoor verspilde ons team meer tijd dan toen we uitsluitend Google Spreadsheets gebruikten, en eerlijk gezegd maakten mensen niet eens veel gebruik van het platform.
Het was voor het team ook erg moeilijk om de werkstroom onder de knie te krijgen, en het was niet flexibel genoeg om aan de behoeften van ons bureau te voldoen. We hebben veel tijd besteed aan het uitzoeken van Asana, en tijd is geld, dus we hebben ook veel geld verspild.
Maar ja, dat is nu eenmaal eigen aan een start-up: veel groeipijnen en leercurves.
De oplossing: overstappen op een alles-in-één platform voor projectmanagement
Uiteindelijk bood ClickUp alles wat we nodig hadden om snel op te schalen. We konden het systeem dat we in Google Spreadsheets hadden, volledig naar ClickUp overzetten, wat de overgang voor het team een stuk gemakkelijker maakte. We veranderden geen processen, maar verbeterden alleen de bedrijfsvoering.
ClickUp is gebruiksvriendelijk, heeft een geweldig systeem voor hiërarchie en maakt teamsamenwerking, aangepaste instellingen en automatisering mogelijk – dit was precies wat we zochten.
We hebben ons team in iets meer dan een maand naadloos kunnen laten overstappen naar ClickUp. Dit bewijst hoe gebruiksvriendelijk en intuïtief ClickUp is, en hoeveel hulpmiddelen ze beschikbaar stellen voor beginners. Dus als je zenuwachtig bent om de overstap te maken, hoef je dat niet te zijn. Als ik het kan, kun jij het ook. 😊
Hoe wij ClickUp als bureau gebruiken: een kijkje achter de schermen bij ons nieuwe systeem
Nu je de oude werkwijze hebt gezien, laat ik je graag zien hoe we ClickUp vandaag de dag als bureau gebruiken.
Laten we beginnen met onze contentruimte!
Hieronder zie je een Board-weergave die de status laat zien van elk artikel waaraan we momenteel werken. Als je onze oude spreadsheet bekijkt, zul je merken dat er geen manier was om te zien hoe vaak we artikelen hebben opgevolgd of om te bepalen hoeveel artikelen zich in elke fase bevonden. We hadden ook geen deadlines en geen echte organisatie.
Bonus: software voor marketingbureaus
Nu we ClickUp gebruiken, kunnen we door de weergaven te filteren zien aan hoeveel artikelen er voor een client worden gewerkt. Met één klik hebben we een volledig overzicht van de stand van zaken. We kunnen ook de deadlines goed in de gaten houden en ons team veel gemakkelijker aansturen.
We hebben veel aangepaste statussen, maar dit werkt voor ons omdat we te maken hebben met veel verschillende scenario’s rondom verschillende websites. We hebben voor elke status een automatisering ingesteld om de juiste deadline weer te geven naarmate het door de pijplijn loopt, en we werken eraan om onze contentwerkstroom nog verder te verbeteren naarmate we opschalen.
Hier volgt een kijkje achter de schermen bij hoe wij onze onsite-content in ClickUp beheren ⬇️
Hier volgt een kort overzicht van hoe we met ClickUp de campagnes van onze klanten beheren ⬇️
De campagnes doorlopen deze drie statussen keer op keer totdat ze worden beëindigd, wat meestal alleen gebeurt als we besluiten een andere koers te varen of als de client het contract beëindigt. Dit is heel eenvoudig te beheren via ClickUp.
Laten we nu eens kijken naar onze nieuwe en verbeterde lijst met klanten ⬇️
Is dat niet prachtig? We hebben hier alle informatie die we over onze klanten nodig hebben, en we hebben actieve campagnes aan elke client gekoppeld. We kunnen klanten ook eenvoudig van de ene status naar de andere verplaatsen.
We hebben verschillende automatiseringen ingesteld om administratieve taken te verminderen. Wanneer bijvoorbeeld het aantal uren per week voor een client toeneemt, schrijft ClickBot een vermelding waarin het teamlid dat verantwoordelijk is voor de toewijzing van tijd aan elk project (prospectie, personalisatie, outreach) wordt vermeld en op de hoogte wordt gesteld.
Vóór ClickUp werd het, wanneer een client het werk wilde pauzeren, via Slack gecommuniceerd en dat leidde soms tot veel verwarring. Nu is één klik voldoende en weet het hele team wat de status van een client is.
We hebben ook een lijst voor elk type client dat ik eerder heb vermeld. Uiteindelijk zijn we van plan om nog verder uit te breiden en we weten dat we dit kunnen doen dankzij de eindeloze mogelijkheden die ClickUp biedt.
De 5 favoriete voordelen van ClickUp
1. Gebruiksvriendelijk voor gebruikers
Een van onze favoriete dingen aan ClickUp is hoe gebruiksvriendelijk het is. Het is uiterst eenvoudig in gebruik en zeer intuïtief. Hier zijn vier factoren die de overstap naar ClickUp soepel hebben laten verlopen:
- Mogelijkheid om alles binnen één maand op te zetten, zelfs zonder ervaring
- Eenvoudige overdracht van gegevens van Google Spreadsheets naar ClickUp – we hebben zelfs ons oude Google Spreadsheet met klanten voor linkbuilding geïntegreerd totdat het team meer vertrouwd was met ClickUp. Toen iedereen de weg eenmaal had gevonden, hebben we de lijstweergave aangemaakt. Dit maakte de overgang voor iedereen gemakkelijker
- Er zijn diverse bronnen beschikbaar via ClickUp University en de ClickUp-blog
- Snelle reacties van de klantenservice als je een bug opmerkt of hulp nodig hebt
2. Biedt een duidelijke hiërarchie
We zijn erg te spreken over de hiërarchie van ClickUp, omdat het zo makkelijk is om alles overzichtelijk te houden. Met ClickUp kun je:
- Bekijk alles in één oogopslag
- Bekijk de volledige ruimte
- Ruimtes opsplitsen en weergave van mappen
- Mappen indelen en lijsten bekijken
Je kunt weergaven ook filteren op toegewezen persoon, tags, aangepaste velden en meer!
Hier volgt een voorbeeld van hoe we gebruikmaken van de hiërarchie in ClickUp:
Hier zie je een weergave van onze verschillende ruimtes. Als je op ‘Alles’ klikt, zie je letterlijk alles wat er in ClickUp voor je Business gebeurt. Van daaruit kun je je individuele ruimtes bekijken.
Als je bijvoorbeeld op de ruimte ‘Content’ klikt, kun je alles zien wat er binnen die ruimte gebeurt. Ik heb de ruimte op kleur ingedeeld, dus als ik al onze content in de lijstweergave bekijk, wordt deze op kleur onderverdeeld.
Als je op de map ‘Guest Post Content’ klikt, zie je alles wat zich in die map bevindt.
Zodra je de map opent, kun je al je lijsten binnen die map bekijken. Zoals je kunt zien, is onze content onderverdeeld in twee mappen en bevat elke map lijsten die ons helpen georganiseerd te blijven. We kunnen ook zien hoeveel taken er op elke lijst staan. Ik heb de hiërarchie van ClickUp echt goed begrepen nadat ik de introductiecursus over ClickUp op ClickUp University had doorlopen.
3. Ondersteunt samenwerking binnen het team
ClickUp stimuleert samenwerking binnen het team. We vinden het geweldig dat we:
- Wijs meerdere toegewezen personen toe aan één taak. Dit is handig wanneer meerdere mensen actie moeten ondernemen of de voortgang van een taak moeten volgen. Bijvoorbeeld als een schrijver een wijziging in een artikel moet aanbrengen en onze editor die wijziging moet controleren
- Maak subtaken/checklists voor teamleden. Je kunt binnen de Taak ook subtaken en checklistitems toewijzen, zodat iedereen in staat is zijn of haar werk te doen.
- Stuur taaklinks. Dit is handig bij dringende verzoeken. We sturen af en toe taken via Slack om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is. Andere toepassingen zijn bijvoorbeeld het versturen van taken naar klanten. Je kunt ook een integratie tussen ClickUp en Slack instellen om automatische berichten te versturen, als je dat liever hebt.
- Gasten uitnodigen. We maken vaak gebruik van deze functie voor gastschrijvers en freelancers die deel uitmaken van ons team. Zo kunnen we onze schrijvers exclusief uitnodigen voor onze contentruimte, zodat ze geen toegang hebben tot gevoelige klantgegevens.
4. Zeer aanpasbaar
Het vinden van een platform met tal van aangepaste opties was cruciaal voor ons bedrijf. Met ClickUp kun je je installatie aanpassen door:
- Ruimtes aanmaken en werkprocessen implementeren op basis van de behoeften van uw bedrijf. U kunt zelfs ClickApps inschakelen, zoals tijdsregistratie, tijdsinschattingen, Sprints en aangepaste velden, afhankelijk van uw behoeften
- Aangepaste weergaven maken op basis van de behoefte. Hieronder vallen opties zoals het bordoverzicht, de lijstweergave, Google Spreadsheets insluiten, de documentweergave, de kalenderweergave en meer. Je kunt weergaven vastmaken en beveiligen
- Aangepaste velden om belangrijke informatie op te slaan. Dit is cruciaal voor ons bedrijf en een waardevolle ClickApp die we in elke ruimte gebruiken. We gebruiken aangepaste velden om onder andere clientgegevens en content-informatie op te slaan. Er zijn verschillende opties waaruit u kunt kiezen
- Aangepaste statussen aanmaken. Je kunt statussen een naam geven en indelen zoals je wilt! We vinden het geweldig dat we ze op elk moment kunnen bijwerken en verplaatsen
5. Handige functies voor automatisering
ClickUp beschikt over verschillende automatiseringsfuncties die je op elk niveau kunt implementeren: ruimte, map of lijsten. Automatiseringen:
- Bespaar tijd
- Intuïtief en eenvoudig in te stellen
- Zorg ervoor dat taken niet tussen wal en schip raken
- We verminderen de administratieve taken, wat ons geld bespaart
Onze knelpunten oplossen en opschalen met ClickUp
ClickUp heeft ons bedrijf geholpen op te schalen en heeft ons in staat gesteld meer klanten aan te nemen en meer werk te verrichten.
Door de overstap naar ClickUp konden we de meeste knelpunten binnen ons bedrijf oplossen. Dit heeft meer mogelijkheden gecreëerd om het bedrijf uit te breiden en verder te schalen. Voordat we overstapten naar ClickUp, boden we onze klanten slechts één pakket aan; nu hebben we er drie.
Het stelde ons ook in staat om nieuwe klanten aan te nemen en nieuwe medewerkers aan te trekken. We hebben onze werkwijze gestructureerd en beschikken nu over één centraal overzicht van alle lopende projecten voor elke vertakking van het bedrijf.
Dus als je je in ons verhaal herkent of gewoon van plan bent je bedrijf uit te breiden, dan raden we je ten zeerste aan om ClickUp te gebruiken om al je werk op één plek te bundelen, je werkstroom georganiseerd, consistent en beheersbaar te houden en tegelijkertijd de onnodige wrijving weg te nemen die het gebruik van meerdere apps met zich meebrengt. 🙏