Saravana Kumar is de oprichter en CEO van Kovai.co , een bedrijf dat actief is op het gebied van bedrijfssoftware en kennisbeheer. Onder zijn dynamische leiding heeft het bedrijf verschillende prijzen gewonnen van gerenommeerde instanties zoals SaaSBoomi, The Economic Times en Nasscom.
Een van de grootste uitdagingen voor het succesvol runnen van een bedrijf of een onderneming is het beheren van je tijd. In de wereld van vandaag lijkt het alsof we nooit genoeg tijd hebben.
U heeft vast wel eens gehoord dat tijd het meest waardevolle bezit is van een bedrijfseigenaar, maar dat het ook vluchtig is. Gelukkig zijn er manieren om u te helpen georganiseerd te blijven door middel van effectieve documentatie, zoals een kennisbank.
Een kennisbank is uw beste vriend: hij lost al uw problemen op, verbetert uw processen, doet uw onderzoek en nog veel meer.
In dit tijdperk van informatie-overload en kennismanagement kan het echt lonen om tijd vrij te maken voor het opzetten van een kennisdatabase voor uw bedrijf. Het is niet dat u niet genoeg weet over uw bedrijf, maar er is gewoon te veel informatie en uw huidige systemen helpen u niet om die te ordenen.
In deze blogpost bespreken we een systeem dat u kunt gebruiken om uw kennisbank te beheren en nieuwe informatie over uw bedrijf te leren.
Laten we beginnen met te begrijpen wat een kennisbank is.
Wat is een kennisbank?
Een kennisbank is een online of offline opslagplaats voor documenten, video's, veelgestelde vragen, handleidingen en ander materiaal. De content van een kennisbank wordt gemaakt om de functionaliteit, componenten, codes en instructies voor probleemoplossing van het product uit te leggen, maar kan ook het bedrijfsbeleid, een handboek enz. bevatten, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf.
Een kennisbank fungeert in feite als een zelfbedieningsopslagplaats voor de werknemers van het bedrijf, maar ook voor klanten en prospects.
Op basis van de documenten krijgen gebruikers toegang tot de weergave en wordt andere klantgerichte content, zoals producthandleidingen, zelfhulpboeken, veelgestelde vragen over producten, enz. die de klanten kunnen helpen, voor iedereen op het internet zichtbaar gemaakt. Het is gemaakt om mensen te helpen gemakkelijk oplossingen voor het probleem te vinden, vanaf elke locatie en, nog belangrijker, zonder iemand te hoeven vragen.
Zoals eerder besproken, kan de weergave worden toegekend op basis van de vertrouwelijkheid van de documenten, terwijl de bewerkingsrechten voor kennisbanksoftware aan een beperkt aantal personen kunnen worden toegekend. Dit wordt gedaan om de kwaliteit van de documentatie te waarborgen en moet regelmatig worden bijgewerkt door de editor.
We zullen ingaan op hoe u de kwaliteit van uw kennisbank kunt waarborgen en wat de best practices zijn voor het beheren van een kennisbank, maar laten we eerst eens kijken waarom het zo belangrijk is om een kennisbank op te zetten en hoe dit kan helpen bij tijdmanagement.
Bonus: sjablonen voor tijdblokken
Waarom is een kennisbank belangrijk voor tijdmanagement?
Kennis elimineert alle toegangskosten die gepaard gaan met het creëren en opnieuw creëren van content. U hoeft de documenten slechts één keer te maken, ze vervolgens bij te werken indien nodig en ze vervolgens te delen met uw publiek.
Ten tweede kan elke gebruiker de documenten altijd en overal raadplegen in een dashboard met de kennisbank. Met een kennisbank die wordt bijgewerkt naarmate processen evolueren, kunnen werknemers hun productiviteit maximaliseren door minder tijd te besteden aan het zoeken naar relevante documenten om hun werk te voltooien. Ze kunnen eenvoudig zoeken op trefwoorden en alle ondersteunende documenten in de kennisbank raadplegen.
Een ander voordeel van een kennisbank is dat deze de communicatie binnen een organisatie verbetert. Trainingen, vragen van klanten en medewerkers of andere snelle antwoorden kunnen worden afgehandeld met kennisbanksoftware die het delen van kennis en samenwerken voor alle medewerkers automatiseert, zodat zij hun tijd effectiever kunnen besteden.
Bovendien blijkt uit het laatste onderzoek van Harvard dat een help-sectie het aantal telefoontjes met 5% kan verminderen, omdat klanten daar het antwoord op de meeste vragen kunnen vinden. Dit vermindert op zijn beurt het aantal herhaalde telefoontjes naar klantenservicemedewerkers, waardoor zij hun tijd beter kunnen besteden aan belangrijkere en dringender zaken.
Maar alleen een kennisbank is niet voldoende: het beheren van een kennisbank of het volgen van best practices kan u alleen helpen om resultaten te behalen.
Hier volgen enkele tips voor een efficiënt gebruik van een kennisbank voor het beheren van uw tijd.
8 best practices voor kennisbanken
1. Investeer in cloud-gebaseerde software
Voordat u begint met het structureren en creëren van content, is het kiezen van een kennisbank een sleutelonderdeel van het proces. U moet uw huiswerk doen en het volgende uitzoeken:
- Is de oplossing compatibel met uw andere stack?
- Heeft het een beperkte weergave/bewerkingstoegang?
- Is de oplossing gecentraliseerd?
- Kiest u voor een kompasoplossing of een cloudoplossing?
Investeren in gecentraliseerde cloudgebaseerde kennisbanksoftware kan voordelig zijn voor u en uw teams, omdat deze voor iedereen overal toegankelijk en weer te geven is, zelfs vanuit uw luie stoel.
2. Zorg ervoor dat artikelen en middelen gemakkelijk te begrijpen zijn
Voordat u begint met het schrijven van artikelen voor de kennisbank, moet u het doel van uw content bepalen. Dit bepaalt het doel van deze artikelen. De toon van uw artikel moet het doel van het artikel bepalen en het moet zo eenvoudig zijn dat zelfs een kind het kan begrijpen.
Het toevoegen van ondersteunende middelen zoals afbeeldingen, video's, stroomdiagrammen, algoritmen, enz. kan ook helpen om lezers te begeleiden, vooral als uw kennisbank een complex onderwerp behandelt met instructies of handleidingen.
Probeer voor instructieve content ondersteunende video's, werkstroom grafieken of afbeeldingen toe te voegen bij elke instructie.
Waarom?
Statistisch gezien zijn instructies met visuele hulpmiddelen gemakkelijker te begrijpen. Bovendien worden visuele hulpmiddelen ook beter gerangschikt in Google, dus waarom zou u die kans laten liggen?
3. Structureer uw content en organiseer uw content
Stel de pijlerpagina's van uw kennisbank en de ondersteunende gerelateerde pagina's vast op basis van de gerichte zoekwoorden en LSI-zoekwoorden, zodat uw gebruikers gemakkelijker informatie kunnen vinden.
In plaats van lange alinea's te schrijven, kunt u uw content beter opdelen in kleinere alinea's, opsommingen en tussenkopjes om de leesbaarheid te vergroten.
Door uw content onder te verdelen in koppen en subkoppen, maakt u het voor gebruikers gemakkelijker om de content te vinden in plaats van het hele artikel te moeten lezen.
Het belangrijkste punt hier is om uw content zo navigeerbaar mogelijk te maken.
4. Gebruik kennisbanken voor trainingssessies
Organiseer voor zowel nieuwe als oude werknemers regelmatig trainingssessies, zodat ze weten welke documentatie beschikbaar is in het bedrijfsarchief en hoe ze deze kunnen raadplegen.
Dankzij 24/7 toegang tot documenten kunnen uw medewerkers in hun eigen tempo en vanuit hun luie stoel leren, zonder dat ze zich hoeven te stressen om tegelijkertijd te leren en te presteren. Bovendien hoeven uw medewerkers niet steeds anderen om informatie te vragen, en dat geldt ook voor uw klanten. Uw klanten hoeven niet in lange wachtrijen te staan om hun query opgelost te krijgen als ze altijd en overal toegang hebben tot de faq's.
U kunt de kennisbank gebruiken voor zelfstudie, om klanten te helpen met hun queries en zelfs om het vertrouwen van klanten op te bouwen.
5. Houd het up-to-date
Het is belangrijk om een actuele kennisbank te onderhouden om te voorkomen dat uw medewerkers verouderde informatie gebruiken die de kans op fouten, dubbel werk en miscommunicatie over het bedrijf, de producten, diensten enz. vergroot.
Maak er een proces van voor uw engineering-, ontwikkelings-, HR-, financiële en marketingteam om de kennisbank bij te werken met elk nieuw onderzoek, product, beleid, budgetwijziging en productmerkwijziging of -update.
6. Communiceer updates
Automatiseer het informeren van uw klanten via e-mail, Slack of een ander berichtenplatform wanneer uw documenten zijn bijgewerkt, zodat uw klanten en medewerkers op de hoogte zijn van de wijzigingen.
U kunt ook regelmatig feedbackrondes houden met klanten en medewerkers om respectievelijk de queries van klanten en medewerkers te kennen, zodat u de FAQ-sectie op basis daarvan kunt bijwerken.
7. Werk samen aan nieuwe updates met behulp van een kennisbank
In eerdere werkinstellingen hebt u uw teamleden misschien mondeling op de hoogte gebracht van updates; het enige wat u hoefde te doen was even pingelen of naar het bureau van uw teamlid lopen om hem of haar op de hoogte te brengen. Maar als u op afstand werkt, hebt u niet langer de luxe om naar de bureaus van uw teamleden te lopen of bij hen te gaan zitten om hen te helpen.
Dit is waar een gecentraliseerde kennisbank een zegen is.
Gebruik voor documenten in plaats van samen te werken aan geïsoleerde Word-documenten en PDF's het gecentraliseerde kennisbanksysteem om het samenwerkingsproces binnen het team te verbeteren en te vergemakkelijken. Teamleden kunnen ook opmerkingen achterlaten voor de editor waar bewerkingen nodig zijn, waardoor het een gezamenlijke inspanning wordt om de informatie in de kennisbank te allen tijde actueel te houden.
8. Integreer uw kennisbank met uw CRM
Integreer uw kennisbank met ClickUp CRM om pop-ups met kennis of hints mogelijk te maken, zodat werknemers overal naar informatie kunnen zoeken. Dit zorgt er ook voor dat uw werknemers de informatie bij de hand hebben wanneer ze een klantverzoek afhandelen.
Uw kennisbank moet op alle kanalen aanwezig zijn, zodat uw medewerkers antwoorden op hun vragen kunnen zoeken op hun favoriete platforms. Als u de antwoorden niet op hun favoriete platforms kunt geven, kunt u in ieder geval de omnichannel-aanwezigheid van de klant gebruiken om een gesprek te starten.
Gebruik een kennisbank om tijd te besparen en informatie direct te vinden
Tijdmanagement is een uitdagend aspect van ons werk.
Het gebruik van een kennisbank helpt ons onze tijd te beheren door solide, gestroomlijnde en betrouwbare processen te creëren die iedereen in de organisatie helpen verbonden, georganiseerd en op de hoogte te blijven, ondanks het feit dat ze op een externe locatie werken.
Kennisbanken vergemakkelijken het bijhouden van taken, stroomlijnen verantwoordelijkheden en helpen ons de status van elke taak te begrijpen, waardoor we tijd besparen en de kans op miscommunicatie verkleinen.
En wanneer u met hybride en externe teams werkt, kunt u omnichannel-tools gebruiken om functies te bieden waarmee uw team verbonden blijft, de samenwerking verbetert en op de hoogte blijft van al het laatste nieuws over uw bedrijf.
Als u deze gids nuttig vond, neem dan contact op met ons team via LinkedIn of onze website.