"Het spijt ons heel erg" was alles wat CrowdStrike kon zeggen nadat een defecte software-update het beroemde Blue Screen of Death (BSD) veroorzaakte voor miljoenen gebruikers wereldwijd. Naast de 10% daling van de aandelenkoers binnen een dag moest CrowdStrike verantwoording afleggen aan boze klanten en het Amerikaanse Congres.
Hoewel dit misschien een extreem geval lijkt, zijn onopzettelijke fouten vrij normaal in de zakenwereld. Met meerdere Teams die geografisch verspreid werken aan complexe problemen, kan er van alles misgaan.
Een van de meest voorkomende en effectieve manieren om dergelijke rampen te voorkomen is de interne audit. Met een sterke proces- en Software voor bestuur, risico en naleving (GRC) kunnen organisaties proactief potentiële problemen identificeren en deze van tevoren aanpakken.
In deze blogpost laten we je zien hoe je een auditstrategie kunt creëren en implementeren met een krachtige checklist voor interne audits.
**Wat is een audit?
Een audit is een proces voor het systematisch onderzoeken en evalueren van processen. Deze processen kunnen financieel, operationeel of compliance-gerelateerd zijn.
Bijvoorbeeld, interne auditors bekijken regelmatig de bankafschriften van hun bedrijf om ze te evalueren op fouten of frauduleuze transacties.
Een dienstverlenende organisatie, zoals een restaurant of een kuuroord, kan audits uitvoeren van de manier waarop het personeel de levering voltooit. Technologiebedrijven gebruiken vaak hondenvoer als een manier om ook interne audits uit te voeren.
Waarom is een interne audit nodig?
Eenvoudig gezegd is een interne audit bedoeld om problemen op te sporen voordat er werk naar buiten wordt gebracht. Dit zorgt voor het volgende:
- Nauwkeurigheid: Audits geven teams een extra kans om ervoor te zorgen dat het werk nauwkeurig, voltooid en foutloos is
- Risicobeheer: Interne audits identificeren potentiële risico's, die van tevoren kunnen worden beperkt om verliezen en boetes te voorkomen
- Kwaliteit: Audits helpen ook bij het waarborgen van de kwaliteit van de output, door te controleren of ze voldoen aan de eisen en industriestandaarden
- Prestaties: Interne audits evalueren soms de prestaties om een echte situatie te simuleren
- Naleving: Als meest voorkomende reden helpen interne audits bij het naleven van toepasselijke wetten, regels en normen
- **In bedrijven met investeerders of aandeelhouders bouwen interne audits vertrouwen op in de activiteiten en rapportage van de organisatie
Wat zijn de soorten audits?
Afhankelijk van de aard van uw business, doelen, behoeften en stakeholders kunt u een aantal verschillende audits uitvoeren. De meeste zullen in de volgende drie categorieën vallen.
Interne audit
Een interne audit wordt uitgevoerd door de organisatie voor haar eigen behoeften. De auditors zijn actieve medewerkers van je organisatie of materiedeskundigen binnen de afdeling die de audit uitvoeren.
Het talent management team kan bijvoorbeeld elk jaar een interne audit uitvoeren van de compensatiestructuren voor elke werknemer. Dit kan gebruikt worden om onbewuste vooroordelen of ongelijkheden te identificeren.
Externe audit
Bij een externe audit worden onafhankelijke experts ingeschakeld om de processen of de output van een organisatie te evalueren. Naast het interne auditteam bieden externe auditors een breder bereik aan kennis en ervaring. Dit vergroot de geloofwaardigheid en het vertrouwen in de organisatie.
Branche-instanties en standaardisatieorganisaties voeren regelmatig externe audits uit voor bedrijven. ISO-certificeringen zijn de meest gewilde in alle industrieën.
Andere voorbeelden zijn de Forest Stewardship Council voor duurzaam bosbeheer, LEED voor het ontwerp en beheer van gebouwen en Leaping Bunny voor producten die 100% dierproefvrij zijn.
Nalevingsaudit
Compliance audits beoordelen of een organisatie zich houdt aan specifieke wetten, regels of intern beleid. Deze audits richten zich uitsluitend op de naleving van industrienormen, contractuele verplichtingen of overheidsvoorschriften om sancties te voorkomen en ethische praktijken te handhaven.
In de technologische ruimte zijn regelmatige audits voor GDPR- of HIPAA-naleving een standaardpraktijk. Elke branche heeft zijn eigen compliance-eisen, waarvoor organisaties regelmatig audits moeten uitvoeren.
Of je het nu intern doet of externe hulp krijgt, audits zijn een noodzaak als je een bedrijf runt. Het verzekert elke belanghebbende-klant, investeerder, aandeelhouder, werknemer, verkoper, partner, etc.-dat de organisatie aan hun normen voldoet.
Om dat te garanderen, heb je een uitgebreide en doelgerichte auditstrategie nodig. Dit is hoe je die kunt creëren.
Voorbereiden op een audit
Voordat je aan een audit begint, moet je jezelf grondig voorbereiden. Dit legt een sterke basis voor het auditproces na verloop van tijd.
1. Auditdoelstellingen instellen
Bepaal duidelijk het doel van je audit. Spoor de geschiedenis van het probleem op en begrijp de context terwijl je dit doet.
Een engineering hoofd kan bijvoorbeeld om een DevOps audit vragen omdat het aantal productie rollbacks in de afgelopen zes maanden hoog was. Stel in dat geval de doelstelling niet in als "voer een DevOps-audit uit" Maak in plaats daarvan van "redenen voor productie rollback identificeren" je doel.
2. Bepaal de reikwijdte van de audit
Dit onderdeel bepaalt hoe je de audit gaat uitvoeren. Een goede manier om dit te benaderen zijn de 4 W's.
- Wie: De mensen en afdelingen die verantwoordelijk zijn voor en uitvoering geven aan de audit
- Wat: De processen of systemen die worden doorgelicht
- Wanneer: De tijdlijn waarbinnen de audit voltooid moet zijn
- Waar: De fysieke grenzen van waar de audit moet worden uitgevoerd, indien aanwezig
Bijvoorbeeld, bij het uitvoeren van een DevOps audit zou de scope er als volgt uit kunnen zien.
Wie: De engineering lead is verantwoordelijk voor het toezicht op de audit. Het auditteam, bestaande uit twee ontwikkelaars, twee kwaliteitsanalisten en drie DevOps engineers, voert de audit uit.
Wat: De CI/CD-pijplijn wordt geauditeerd, inclusief alle geautomatiseerde en handmatige processen. SOC 2 nalevingssoftware is ook inbegrepen.
Wanneer: De audit wordt uitgevoerd in de acht weken vanaf 1 juli 2025.
Waar: De procesaudit wordt uitgevoerd in de fase- en productieomgevingen.
3. Indeling auditgebieden
Als de scope van het werk klaar is, splits deze dan op in kleinere beheersbare subprojecten, taken en subtaken. Groepeer verwante taken en organiseer ze systematisch.
4. Maak specifieke taken en vragen
In deze stap maak je de checklists voor de interne audit. Hier maak je een lijst van alle uitvoerbare en meetbare taken voor elk gebied van de audit.
Een DevOps audit checklist kan bijvoorbeeld vragen bevatten als:
- Is de code bugvrij voor de productiepush?
- Hoeveel % van de bekende bugs wordt naar productie gestuurd?
- Is er een code review door de senior ontwikkelaar voor de productie?
- Is eenIT-compliance controle uitgevoerd vóór de productie?
- Wie heeft toegang om de productie te pushen?
Enkele tips bij het opstellen van je checklist voor interne audits zijn:
Houd het eenvoudig: Gebruik duidelijke en beknopte taal die onnodige complexiteit vermijdt. Focus op uitvoerbare Taken die iedereen gemakkelijk kan begrijpen en volgen.
Maak het relevant: Stem je checklist af op de doelstellingen, de reikwijdte en de van toepassing zijnde normen van de audit. Neem alleen items op die direct betrekking hebben op de gebieden die je gaat auditen.
Als je bijvoorbeeld een GDPR compliance checklist vermijd het toevoegen van andere wettelijke vereisten aan dezelfde audit.
Houd consistentie: Gebruik gestandaardiseerde formats, terminologie en beoordelingscriteria voor alle Taken.
5. Noodzakelijke documentatie voorbereiden
Bepaal voor elk checklistitem de specifieke documenten, rapporten of gegevens waarmee de naleving of operationele effectiviteit kan worden gecontroleerd. In een financieel onderzoek heb je bijvoorbeeld balansen, facturen en belastingaangiften nodig.
Voor de DevOps-audit heb je misschien standaard operationele procedures (SOP's), matrix van rollen en verantwoordelijkheden, processen voor productievrijgave, enz. nodig.
6. Afronden en standaardiseren
Voer een kleinschalige meta-audit uit om te controleren op redundanties, hiaten of onduidelijke items in je checklist. Gebruik de resultaten om de checklist te verfijnen en de bruikbaarheid en effectiviteit te verbeteren.
Formateer het voor duidelijkheid, met georganiseerde secties en ruimte voor aantekeningen of bevindingen. Standaardiseer de checklist voor toekomstige audits om consistentie en gebruiksgemak in de hele organisatie te garanderen.
Voorbeeld van een checklist voor interne audits
Als je voorbereiding voltooid is, heb je een checklist voor interne audits die er ongeveer zo uitziet als hieronder.
Doel en reikwijdte van de audit
Dit is een kort gedeelte dat de doelen en doelstellingen van het auditproces beschrijft. Het bevat ook de RACI matrix en escalatieprocessen.
Checklist audit
Dit bevat al het werk dat gedaan moet worden als onderdeel van het auditproces. Enkele veelgebruikte items zijn:
Voorbereiding
- Alle relevante informatie en toegang verzamelen
- Werk plannen dat elke dag Voltooid moet worden
- Verkrijgen van noodzakelijke goedkeuringen van sleutel belanghebbenden
Uitvoeren van audits
- De efficiëntie van elk proces meten
- Identificeer knelpunten
- Sleutelprestatie-indicatoren en overeenkomstige statistieken beoordelen
- De naleving van het beleid evalueren
DeSarbanes-Oxley Act SOX compliance checklist Volgacties
- Bevindingen documenteren
- Aanbevelingen doen voor corrigerende en preventieve maatregelen
- Verantwoordelijkheden en deadlines toewijzen voor het oplossen van problemen
- Werk dechecklist voor naleving
- Vervolgaudits plannen om de voortgang te controleren
Auditresultaten
Het typische resultaat van een interne audit is een rapport aan de betreffende belanghebbende met een beschrijving van de bevindingen en aanbevelingen.
Als de DevOps-audit bijvoorbeeld aantoont dat rollbacks worden veroorzaakt door foutieve of gebrekkige code naar productie te sturen, dan zal het auditrapport dat vermelden. Bovendien kan het ook een formeel code review proces voorstellen om rollbacks in de toekomst te voorkomen.
Je bent klaar met je abonnement; laten we eens kijken hoe je je audit goed kunt uitvoeren.
Een audit uitvoeren: Stap voor stap proces
Nogmaals, de voorbereiding van de audit is waarschijnlijk de meest kritieke stap in het proces. Het bepaalt waar je een audit op uitvoert, hoe, wanneer en waar. Voltooi dus je pre-auditactiviteiten en -planning voordat je iets begint te evalueren.
Maak een uitgebreide checklist voor de audit en begin dan met de controles.
1. Gegevens verzamelen
Verzamel alle bestaande gegevens. Als je bijvoorbeeld een DevOps-audit uitvoert, kunnen je gegevens het volgende omvatten:
- Bestaande rapportages van eerdere productie pushes en rollbacks
- Logboeken van geautomatiseerde audits
- Bestaande retrospectieven over waarom het gebeurde
- Architectuurontwerpen en andere proceskaarten
- Feedback van teamleiders en leden over het proces
In sommige gevallen zou je ook gegevens van de GRC software willen zien.
2. Doe uw controles
Dit klinkt misschien eenvoudig, maar het is zeker niet gemakkelijk. Het is de taak van de auditcommissie om elke stap in elk proces te evalueren. Zorg ervoor dat je zorgvuldig en grondig te werk gaat.
- Neem alle gegevens in detail door
- Controleer alle processen in je auditbereik met behulp van je interne audit checklist
- Als er iets niet klopt, stel dan de juiste vragen aan het betreffende team lid
- Maak bij elke stap een duidelijke aantekening van je waarnemingen
3. Verzamel auditbewijs
Het verschil tussen een audit en een willekeurig oordeel is het bewijsmateriaal. Een grondige interne audit levert concreet bewijs van inefficiënties, afwijkingen, fouten, fraude of andere afwijkingen van het proces. Richt je op het verzamelen van voldoende, relevant en betrouwbaar bewijsmateriaal om een solide basis te leggen voor je conclusies.
4. Auditbewijs analyseren
Analyseer het bewijs zorgvuldig om te begrijpen wat er gebeurt en waarom. Gebruik technieken voor gegevensanalyse, benchmarking en risicobeoordeling om patronen, afwijkingen of probleemgebieden te identificeren.
5. Auditbevindingen rapporteren
Breng nu de resultaten van je audit samen in een document. Dit omvat:
- Doelen: Een korte intro over wat je wilde bereiken
- Bevindingen: Observaties en conclusies op basis van de audit
- Aanbevelingen: Voorgestelde verbeteringen voor eventuele inefficiënties of niet-naleving die zijn waargenomen
- Volgende stappen: Toekomstige abonnementen voor de volgende audit of noodzakelijke veranderingen
Hoewel audits normaal zijn voor elke organisatie, zijn er een aantal dingen die mis kunnen gaan. Hier zijn enkele best practices om dat te voorkomen.
Best Practices voor het gebruik van een Audit Checklist
Een audit checklist is je schatkaart. Hij toont je het pad dat je moet volgen om je auditmissie te voltooien. Een duidelijke, relevante, bruikbare schatkaart is essentieel voor je succes. Neem deze tips in overweging terwijl je je eigen checklist maakt.
Bekijk je checklist: Ja, dat lees je goed. Om ervoor te zorgen dat je checklist relevant en effectief blijft, moet je hem regelmatig opnieuw bekijken. Werk hem bij om de organisatorische processen, verantwoordelijke belanghebbenden, systeemwijzigingen, etc. weer te geven.
Kijk naar buiten: Sluit je bij het opstellen van je checklist voor interne audits niet af van de buitenwereld. Houd periodiek rekening met industriestandaarden en ontwikkelingen in de regelgeving. Dit helpt om de checklist geschikt te houden voor zijn tijd en plaats.
Geef feedback: Auditors moeten een gevoel van afstand en autoriteit behouden om serieus genomen te worden. Dit mag echter niet in de weg staan van het verzamelen van zinvolle feedback van interne belanghebbenden, van wie velen mogelijk deel uitmaken van het proces dat je aan het auditen bent. Stel een documentatiebeoordelingsproces voor het verzamelen van feedback.
Pas gestandaardiseerde checklists aan: Branche-instellingen en certificeringsorganisaties hebben ongetwijfeld al robuuste checklists voor audits. Kijk of deze beschikbaar zijn onder Creative Commons licenties en pas ze aan jouw processen aan.
Houd het digitaal: gebruik een digitale checklist om de toegankelijkheid en efficiëntie te maximaliseren. Misschien vind je zelfs waarde in tools voor nalevingsbeheer die realtime waarschuwingen, automatiseringen en samenwerkingsfuncties bieden. Laten we eens kijken hoe dat zou werken.
Tools en bronnen voor het maken van audit checklists
Audits zijn langdurige processen die veel tijd en moeite kosten. Een robuuste tool voor projectmanagement zoals ClickUp kan dat voor u verlichten. Hier leest u hoe.
Gestructureerde abonnementen met sjablonen
Voel je niet onder druk gezet om je sjabloon voor een audit vanaf een lege pagina te beginnen. Pas een van de openbaar beschikbare checklists aan je behoeften aan.
Je kunt ook de volledig aanpasbare, beginnersvriendelijke ClickUp's sjabloon voor een auditplan om uw werk te structureren. Met behulp van dit sjabloon kunt u de sleutelgebieden voor naleving identificeren, gegevens verzamelen, kennis organiseren en de audit probleemloos plannen en uitvoeren.
Effectieve en herbruikbare checklists
Een goede checklist is de basis van je audit. Maak dus een sjabloon voor een checklist die je steeds opnieuw kunt gebruiken. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, kijk dan eens naar ClickUp's Interne Audit Checklist Sjabloon . U kunt dit beginnersvriendelijke, kant-en-klare sjabloon gebruiken om:
- Audit items te identificeren
- Herbruikbare checklists maken met bijbehorende auditscores, inspanningsniveaus en andere aangepaste velden
- Dupliceren en gebruiken wanneer nodig
- Samenwerken met belanghebbenden en wendbaar blijven
ClickUp's Interne Audit Checklist sjabloon
Taakbeheer voor audits
Wat is een audit anders dan een reeks specifieke Taken? Beheer uw audits efficiënt met ClickUp-taak . Verdeel de audit in taken en subtaken. Maak indien nodig kleinere checklists binnen taken. Werk samen met relevante mensen door ze te vermelden in de opmerkingen. Je kunt ook actiepunten aan mensen toewijzen als dat nodig is.
verdeel je auditproces in ClickUp-taak voor effectief beheer_
Audit automatiseringen
Audits zijn een verzameling kleine repetitieve taken, waarvan er veel effectief kunnen worden geautomatiseerd. ClickUp Automatiseringen bevat vooraf ontworpen sjablonen en triggers om een breed bereik aan scenario's te ondersteunen.
laat uw handmatige taken over aan ClickUp Automations_
- Moet u items op meerdere checklistitems bijwerken? Automatiseer op basis van triggers in een van de lijsten
- Moet u een belanghebbende op de hoogte stellen van items die niet aan de eisen voldoen? Tagging en @vermeldingen automatiseren
- Nieuwe Taken aanmaken op basis van auditscore? Taak aanmaken automatiseren op basis van statusverandering
Samenwerkende inzichten
Houd uw bevindingen georganiseerd op ClickUp Documenten . Deel het veilig met mensen voor opmerkingen en suggesties. U kunt ook rechtstreeks Taken maken van documenten als dat nodig is.
Gebruik AI voor complexere problemen. ClickUp Brein helpt u ideeën te genereren, aantekeningen samen te vatten en onmiddellijk voortgangsupdates te krijgen. U kunt ook antwoorden krijgen op uw vragen over hoe het auditproject wordt beheerd.
haal meer uit de audit met ClickUp Brain_
Daarmee is uw audit Klaar en het rapport klaar. Wat is de volgende stap?
Acties en verbeteringen na de audit
De audit is niet de laatste stap. In feite is het slechts een kritieke mijlpaal in de cyclus van continue verbetering. Dit betekent dat je na de audit nog veel werk moet doen.
Corrigerende maatregelen uitvoeren: Voer de aanbevelingen van de audit uit om niet-naleving op te lossen, hiaten in de controle te dichten en inefficiënties te verhelpen.
Als de aanbeveling van de DevOps-audit bijvoorbeeld is om een stap voor kernbeoordeling toe te voegen, implementeer dat dan als onderdeel van je engineering projectmanagement.
Verantwoordelijkheden toewijzen: Integreer de auditaanbeveling in je processen. Wijs verantwoordelijkheden toe, stel deadlines vast en bewaak de voortgang.
Stel preventieve maatregelen in: Zodra u het probleem hebt opgelost, moet u maatregelen instellen om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
Zo kun je bijvoorbeeld een geautomatiseerde code review implementeren als onderdeel van je DevOps pijplijn. Je kunt ook een goedkeuringsproces instellen dat ervoor zorgt dat een senior ontwikkelaar de code vrijgeeft voor productie.
Beleid bijwerken: Werk op basis van de aanbevelingen van de audit de interne controles, beleidsregels, SOP's, training, enz. bij. Stel een proces in om wijzigingen in het wettelijke kader regelmatig te controleren en pas ze dienovereenkomstig aan. Maak dit onderdeel van uw organisatorische kennis.
Houd de voortgang bij: Wacht niet tot de volgende audit om te weten of het gewerkt heeft! Houd de voortgang bij elke stap bij en meet deze. Gebruik ClickUp Dashboards voor realtime monitoring en rapportage van prestaties.
ontvang real-time audit updates met ClickUp Dashboards_
U kunt bijvoorbeeld widgets maken op ClickUp Dashboards voor taken met code review en rollbacks. Gebruik dit om de correlatie tussen de twee te controleren en ervoor te zorgen dat uw auditaanbevelingen nuttig zijn voor het oplossen van de onderliggende problemen.
Mis nooit een audit met ClickUp
Laten we eerlijk zijn. Er worden voortdurend fouten gemaakt, vooral als er mensen bij betrokken zijn. Hoewel dit niet helemaal kan worden voorkomen, kunnen ze tot een minimum worden beperkt met de juiste processen.
Een goede interne audit handhaaft de nauwkeurigheid, effectiviteit, efficiëntie en integriteit van organisatorische processen. Het helpt ook om de normen van de veiligheids-, wettelijke, regelgevende en kwaliteitsmanagementsystemen te handhaven. Frequente interne en externe audits pakken risico's aan en beperken ze.
Aan de andere kant kunnen frequente audits ook veel tijd, middelen en budgetten kosten. De enige manier om consequent audits uit te voeren en processen continu te verbeteren is door ze te operationaliseren.
De projectmanagement tool van ClickUp is hiervoor een krachtige optie. Met zijn efficiënte Taakbeheer, gestroomlijnde workflows, realtime monitoring en moeiteloze samenwerking ondersteunt ClickUp auditbeheer op schaal. Stel uw aangepaste audits in op ClickUp. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit!