We hebben allemaal gehoord over de General Data Protection Regulation (GDPR).
Het gaat over privacy van gegevens, toch? In wezen wel, ja.
Maar voor bedrijven betekent het een fundamentele verschuiving in de manier waarop ze omgaan met en in contact blijven met hun klanten en target.
Instance, Meta kreeg een fikse boete van 1.3 miljard dollar voor het niet naleven van de parameters voor privacy van gegevens zoals gedefinieerd door GDPR. 😲
Dus als je klanten hebt in de EU-regio, moet je dit goed doen en wel zo snel mogelijk!
In deze blogpost krijg je een duidelijk inzicht in GDPR-compliance, een handige checklist om dit te bereiken en een aantal handige tools om het proces te automatiseren en te stroomlijnen.
Hier gaan we. 🎢
GDPR 101: De basis begrijpen
Wat is GDPR? De GDPR is een verordening die door de EU wordt opgelegd om de privacy van gegevens van personen in de regio te waarborgen. Het dicteert hoe de persoonlijke gegevens van EU-burgers worden verzameld, opgeslagen, gebruikt en uiteindelijk beschermd door bedrijven.
De wet werd in mei 2018 geïmplementeerd en heeft een aanzienlijke invloed gehad op de manier waarop bedrijven met klanten omgaan. Deze uitputtende richtlijn werd ingevoerd om drie brede aspecten van gegevensbescherming te regelen:
- Dataprivacy: De GDPR geeft individuen meer controle over hun persoonsgegevens, waaronder het recht op toegang, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, object tegen verwerking en geïnformeerd worden over gegevensverwerkingsactiviteiten
- Veiligheid van gegevens: Bedrijven zijn verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemenVEILIGHEIDte beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging
- Verantwoordelijkheid: Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het aantonen van naleving van de GDPR. Dit omvat het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) voor risicovolle verwerkingsactiviteiten, zoals bankieren, en het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) in bepaalde gevallen
🚦Bedenk: Elke organisatie die persoonsgegevens van inwoners van de EU verzamelt of verwerkt, ongeacht de locatie van het bedrijf, moet GDPR-compliant zijn. Dit geldt voor kleine bedrijven, multinationals en zelfs non-profitorganisaties.
**Over welke gegevens hebben we het?
GDPR richt zich op persoonlijk identificeerbare informatie (PII), dat is alle informatie die kan worden gebruikt om een individu te identificeren, direct of indirect. Voorbeelden zijn onder andere:
- Directe identificatoren: Naam, adres, nummer sociale zekerheid of gelijkwaardig, telefoonnummer, e-mailadres
- Indirecte identificatoren: Geslacht, ras, geboortedatum, geografische indicator, beroep, demografische gegevens
- Gevoelige PII: Rijbewijsnummer, paspoortnummer, biometrische gegevens, financiële informatie, medische gegevens, elektronische en digitale accountgegevens, personeelsgegevens van werknemers, wachtwoordgegevens, identificatienummers van scholen
Lees meer: 10 Beste software voor gegevensbeheer in 2024 (beoordelingen en prijzen) )
**Wat betekent dit voor Business?
Vanuit GDPR-perspectief ben je ofwel een gegevensbeheerder of een gegevensverwerker die werkt met de gegevens van EU-burgers. Afhankelijk van in welke categorie je valt, kunnen de verwachtingen voor jou als bedrijf variëren.
- Gegevensbeheerder: Dit is de entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Zij zijn verantwoordelijk voor de naleving van de GDPR
- Gegevensverwerker: Dit is de entiteit die persoonsgegevens verwerkt namens de gegevensbeheerder. Zij moeten de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke opvolgen
In een voorbeeld uit de praktijk kan een gegevensbeheerder een ziekenhuis zijn en een gegevensverwerker een provider van cloud opslagruimte waar het ziekenhuis patiëntendossiers opslaat. Als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking beslist het ziekenhuis welke informatie wordt opgeslagen en hoe deze wordt gebruikt. De provider van de cloud (gegevensverwerker) slaat de gegevens gewoon veilig op volgens de instructies van het ziekenhuis.
onthoud: GDPR legt meer verantwoordelijkheid bij de verwerkingsverantwoordelijken om privacy by design te creëren en te implementeren in al hun bedrijfsprocessen.
GDPR: Een privacywet of een informatieprivacywet?
Privacy- en informatieprivacywetten worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze hebben verschillende nuances. Hoewel beide gericht zijn op het beschermen van de gegevens van individuen, benaderen ze het probleem vanuit een iets andere invalshoek.
Privacywetgeving, in de breedste zin van het woord, heeft betrekking op het beschermen van personen tegen inbraken in hun persoonlijke leven en fysieke ruimte, zoals ongewenste thuisafspraken. Privacywetgeving is daarentegen specifiek gericht op het beschermen van persoonlijke gegevens, zoals IP-adressen of e-mails.
In de praktijk kan een dienst waarvoor je je hebt aangemeld toegang krijgen tot je locatie via de GPS van je telefoon en je updates sturen die specifiek zijn voor jouw locatie, of een bezorgdienst kan items naar je huisadres sturen. Als een van deze bedrijven te maken krijgt met een datalek, is je thuislocatie ineens bekend en kan deze worden misbruikt.
Binnen deze context beschermt de GDPR in de eerste plaats persoonsgegevens, maar raakt ze ook aan bredere privacykwesties.
De GDPR gaat niet alleen over gegevensbescherming. Het gaat over fundamentele rechten, waaronder het recht op privacy en het recht om vergeten te worden. Max Schrems privacy activist
De GDPR Compliance Checklist: Uw stappenplan voor gegevensbescherming
Nu we de GDPR code hebben gekraakt (nou ja, in ieder geval de basis!), laten we eens kijken naar de globale stappen die je moet opnemen in een GDPR audit checklist om compliant te worden.
1. Breng uw databronnen in kaart
Voordat je ze kunt beschermen, moet je begrijpen welke gegevens je verzamelt. Voer een audit uit om alle persoonlijke gegevens te identificeren die uw bedrijf verzamelt, waar ze vandaan komen en hoe ze worden gebruikt.
Nog te doen, je moet naar het volgende kijken:
- Gegevensinventaris: Maak een gedetailleerde inventaris van alle verzamelde categorieën persoonlijke gegevens, waaronder namen, adressen, contactgegevens, financiële gegevens, biometrische gegevens en meer
- Gegevensbronnen: Identificeer de bronnen van deze gegevens, zoals websites, formulieren, providers van derden of fysieke interacties
- Verwerking van gegevens: Bepaal hoe de gegevens worden gebruikt, zoals opslagruimte, verwerking, overdracht en delen ervan
- Bescherming van gegevens: Stel een beleid op voor het bewaren van gegevens (hoe lang de gegevens in uw systeem blijven) dat in overeenstemming is met de GDPR-principes en minimaliseer de opslagruimte van persoonlijke gegevens
- Gegevensstroom: Breng de gegevensstroom binnen uw organisatie en naar externe partijen in kaart. Een voorbeeld: een externe bezorgdienst die uw bestelling uitvoert, valt onder deze categorie
💡 Pro Tip: ClickUp CRM kan hier uw allesomvattende gegevensoplossing zijn voor het in kaart brengen en opslaan van klantgegevens. Van het vastleggen van e-mailadressen in verkoopleads tot het bijhouden van klanttrajecten en eventuele extra interacties, het zal u helpen om alle gegevens op één plaats te organiseren.
beheer accounts van clients, stroomlijn workflows en automatiseer klantenwerving met ClickUp CRM_
2. Breng een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan boord
Een DPO fungeert als het enige contactpunt voor privacy van gegevens binnen uw organisatie.
Als expert op het gebied van gegevensprivacy zorgt de functionaris voor gegevensbescherming ervoor dat de gegevenspraktijken van de organisatie voldoen aan de GDPR-vereisten. In zijn rol behandelt een DPO verzoeken van betrokkenen, reageert hij op datalekken, helpt hij bij risicobeoordelingen en fungeert hij als contactpersoon met gegevensbeschermingsautoriteiten.
Om in aanmerking te komen als DPO, moet een kandidaat deskundig zijn op het gebied van gegevensbeschermingswetgeving en gemakkelijk toegankelijk zijn voor werknemers en betrokkenen. Door een gekwalificeerde DPO aan te stellen, kunt u uw toewijding aan de privacy van gegevens aantonen, het risico van niet-naleving verminderen en uw geloofwaardigheid als bedrijf bij klanten vergroten.
Lees meer: Hoe AI gebruiken voor data governance (use cases en tools)
3. Documenteer uw GDPR-proces van begin tot eind
Documenteer alles! Als je een beleid voor gegevensverwerking opstelt, moet je elk proces in kaart brengen, zodat je precies kunt aangeven waar de gegevens van een klant worden opgeslagen of hoe lang ze worden bewaard nadat hij bijvoorbeeld zijn abonnement heeft opgezegd.
Zorg ervoor dat het procesoverzicht en de details duidelijk zijn gedefinieerd en toegankelijk zijn voor alle Teams die ze periodiek moeten bijwerken of raadplegen.
Gebruik ClickUp Documenten om een gecentraliseerd, gemakkelijk toegankelijk register bij te houden van uw gegevensverwerkingsactiviteiten, inclusief het type gegevens, de rechtsgrondslag voor verzameling en de bewaarperiode.
Voorbeeld uit het privacybeleid van ClickUp
10. Risico's van derden beoordelen
Als gegevensverantwoordelijke bedrijfsentiteit bent u verantwoordelijk voor het dubbel controleren of uw externe partners GDPR-compliant zijn. Makkelijker gezegd dan gedaan, we weten het! Maar hier is een procesoverzicht om je te helpen een beleid op te stellen voor de audits van je derde partijen:
- Stel een expliciete gegevensverwerkingsovereenkomst op waarin de reikwijdte van het werk, de gedeelde gegevens, de veiligheidsmaatregelen en de verantwoordelijkheden van beide partijen worden beschreven
- Voer grondig due diligence-onderzoek uit naar deze derde partijen, evalueer hun privacybeleid, certificeringen en referenties
- Beoordeel de risico's die gepaard gaan met het delen van gegevens met hen, rekening houdend met factoren zoals de gevoeligheid van gegevens, verwerkingsactiviteiten en hun geografische locatie, of ze nu binnen of buiten de EU gevestigd zijn
Regelmatig toezicht houden door hun naleving te controleren en audits uit te voeren
Meer lezen: 10 beste GRC-tools (Governance, Risk en Compliance) in 2024 De GDPR-compliance veroveren met geautomatiseerde tools
Dat is nogal een checklist. Gelukkig hoef je dit compliancetraject niet alleen af te leggen.
Verschillende digitale GRC-tools kunnen het proces stroomlijnen en je leven eenvoudiger maken, en één daarvan is ClickUp. Als alles-in-één projectmanagementplatform kan ClickUp gemakkelijk dienst doen als hoofdkantoor voor GDPR-compliance.
Bij de instelling van een proces dat zo ontmoedigend is als een GDPR compliance checklist heb je een stapsgewijze aanpak nodig, en bij ClickUp draait alles om stappen. 🪜
Functies zoals de ClickUp-taak Checklists zijn ontworpen om complexe processen zoals deze op te splitsen en te beheren. Zie ze als to-do lijsten binnen uw taken. Door checklists te maken, kunt u duidelijk de specifieke acties definiëren die nodig zijn om een taak te voltooien, ze toewijzen aan teamleden en hun voortgang bijhouden.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Task-Checklists.png
/$$img/
gemakkelijk checklists maken binnen elke Taak met behulp van ClickUp-taak Checklists_
Om checklists in ClickUp te gebruiken, maakt u gewoon een nieuwe taak, klikt u op het tabblad "Checklists" in uw taak en voegt u uw individuele stappen toe. U kunt uw compliance checklist dan organiseren in kleinere, beter beheersbare subtaken zoals deze:
subtaken maken in checklists_
Zodra alle stappen klaar zijn in lijsten met taken, wijst u elke taak toe aan relevante teams, zoals het juridische team, om het proces in gang te zetten.
U kunt ook de ClickUp Weergave van het Gantt-diagram om dit proces te visualiseren op een tijdlijn, te zien hoe u vordert en een duidelijke tijdlijn te ontwikkelen voor de voltooiing van het project.
visualiseer uw belangrijkste taken met ClickUp-taak-grafieken_
En daar houdt het niet op. Als u eenmaal een proces hebt, kunt u het volgende inschakelen ClickUp Automatisering om specifieke acties te voltooien op basis van je gedefinieerde regels. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste automatisering instellen die mensen waarschuwt om elke drie maanden input toe te voegen, het privacybeleid te herzien en bij te werken.
ClickUp Brain's AI Writer kan u helpen sneller concepten voor documentatie te maken
Bovendien heeft ClickUp aangepaste sjablonen om het plannen van uw checklists veel gemakkelijker te maken.
ClickUp's Compliance Project Plan Sjabloon
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/compliance-project-plan-1200.webp ClickUp's Compliance Project Plan Sjabloon geeft u een voorsprong in uw planningsproces https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-900200029899&department=operations&\_gl=1\*14bnjqw\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MjY4MTEwMjAuQ2p3S0NBandsNi0zQmhCV0Vpd0FwTjZfa3NscGc1LWJGdnFyb3A3SWptUWoydzF3MTM5VngwcTk4aXpnVGpndlF6a1ozQzBNRkhZMklob0NwWFlRQXZEX0J3Q. Dit sjabloon downloaden /$$cta/ ClickUp's sjabloon voor een projectplan voor naleving met de Compliance Requirements View kunt u een lijst maken van alle noodzakelijke voorschriften, terwijl de Compliance Status View een duidelijk overzicht geeft van de voortgang en gebieden identificeert die niet aan de voorschriften voldoen. De Voorschriften toevoegen weergave zorgt ervoor dat je eenvoudig nieuwe voorschriften kunt opnemen wanneer deze zich voordoen. Over het geheel genomen is dit sjabloon het nalevingsproces gestroomlijnd en helpt u om georganiseerd te blijven, de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat u zich houdt aan de GDPR-normen.
ClickUp's Project Checklist Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-535.png ClickUp's Project Checklist Sjabloon https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-2x1w5kn&department=pmo&\_gl=1\*fdxkmn\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MjU2MjgyMjIuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJWbFZERncxczBSM2l6X1h3S2RQVm5fbXd0QmtVNDE2TWpGc1pEZ054RkJVcUZDLWdjcGlzb2FBbmxzRUFMd193Y0I.\*\gcl_au*OTkyODk2OTgxLjE3MjIzMTYyODg Dit sjabloon downloaden /$$cta/ ClickUp's project checklist sjabloon kan u helpen om de essentiële stappen voor uw compliance-proces te schetsen. Het bevat hoofdlijnen voor algemene subtaken die de basis vormen van elk project. Gebruik dit sjabloon om:
- De juiste volgorde van Taken te schetsen om ervoor te zorgen dat elke stap voortbouwt op de vorige. Dit helpt fouten en omissies te voorkomen
- Anticiperen op mogelijke uitdagingen en risico's met betrekking tot GDPR-compliance en deze problemen proactief aanpakken
- Deadlines op te nemen voor elke taak, zodat het hele project op tijd Voltooid is
Compliance gemakkelijk gemaakt met ClickUp
Een goed gestructureerde GDPR compliance checklist is essentieel om ervoor te zorgen dat uw organisatie voldoet aan de vereisten van deze belangrijke verordening.
ClickUp's projectmanagement functies bieden een krachtig platform voor het maken en beheren van uw GDPR compliance checklist. Door dit ogenschijnlijk complexe proces op te splitsen in kleinere, beheersbare taken, kunt u de voortgang effectief bijhouden, mogelijke problemen identificeren en de naleving waarborgen.
Van het schetsen van het proces tot het toewijzen van verantwoordelijkheden, het bijhouden van de voortgang en de samenwerking met uw team, ClickUp kan u helpen uw compliance project op schema te houden. Meld u aan voor een gratis ClickUp account en breng uw GDPR-proces op gang!